Manual de Padronização de Procedimentos dos
Almoxarifados do IFRN
Manual de Padronização de Procedimentos dos
Almoxarifados do IFRN
Natal - RN - 2020
INSTITUTO FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE Outubro de 2020
HISTÓRICO DE REVISÕES:
COMISSÃO RESPONSÁVEL Erik Rodrigo de Lima e Silva Felipe Araújo de Medeiros Júlio César da Silva Medeiros
Lucas de Araújo Procópio (Presidente) Magno de Oliveira Alves
COLABORADORES
Glayttson Jales do Nascimento Maria Vania Morais da Silva Santos Melania Aparecida Dantas
REVISÃO LINGUÍSTICA Maria Liliane Borges da Silva
DIAGRAMAÇÃO
Jorge Henrique de Medeiros Santos
Data Versão Responsável(is)
Outubro de 2020 1.0 Comissão – Portaria nº 616/2020-RE/IFRN
Fevereiro de 2021 2.0 Comissão – Portaria nº 1570/2020 - RE/IFRN
A Pró-Reitoria de Administração (Pro- ad) do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Norte (IFRN), com o objetivo de normatizar e padronizar os processos de gestão de materiais no âmbito da Instituição, solicitou criar a comissão res- ponsável pela elaboração do Manual de Pa- dronização de Procedimentos dos Almoxari- fados, a qual foi ofi cialmente designada pela Portaria nº 616/2020-RE/IFRN, de 9 de abril de 2020.
Essa comissão foi constituída por ser- vidores diretamente ligados à rotina admi- nistrativa dos procedimentos descritos nes- te documento, cuja fi nalidade é estudar e identifi car assuntos gerais e específi cos das Unidades do IFRN, sugerindo adequações padronizadas aos Almoxarifados. Para tanto, apresenta um roteiro de atividades, o qual se confi gura neste Manual de Padronização de Procedimentos dos Almoxarifados do IFRN.
Esta edição do Manual é resultado de reconhecidos esforços dos integrantes da presente comissão, em suas respectivas atri- buições laborais, bem como dos estudos re- alizados pela comissão constituída através da Portaria 944/2016-Reitoria/IFRN, de 25 de maio de 2016, que deu início ao trabalho ora apresentado.
Antecipadamente, a comissão agradece aos servidores que, direta ou indiretamente, contribuíram para a edição deste Manual.
A comissão organizadora
APRESENTAÇÃO
1 - INTRODUÇÃO 7 2 - SOBRE O ALMOXARIFADO 8
3 - PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E OPERACIONAIS 9 3.1 Planejamento de compra do material de consumo 9 3.1.1 Ressuprimento de consumíveis 9 3.1.3 Controle de Estoque Crítico 12 3.2 Cadastro de Pessoas Jurídicas 14 3.3 Cadastro de Material 15 3.4 Cadastro de Empenhos 16 3.4.1 Modelo de Empenho emitido pelo Siafi 16 3.4.2 Busca de Empenhos 18 3.4.3 Inserção dos dados do empenho no Suap 19 3.4.4 Adicionando itens a um Empenho de Material de Consumo 21 3.4.5 Adicionando itens em um Empenho de Material Permanente 22 3.4.6 Observações sobre o cadastro de empenhos 23 3.5 Envio ao Fornecedor 23 3.6 Acompanhamento das entregas 24 3.7 Processo de Penalidade 24 3.8 Recebimento de Materiais 25 3.8.1 Recebimento provisório 25
3.8.2 Recebimento Defi nitivo 26
3.8.3 Rec. de materiais em campus distinto da Nota de Empenho 26 3.9 Entrada no Suap 28 3.9.1 Busca de Entradas 28 3.9.2 Entrada via Compra 29 3.9.3 Entrada via Doação 30
SUMÁRIO
3.10 Envio para pagamento/registro no Siafi 33 3.11 Arquivamento de Documentos 35 3.11.1 Detalhamentos de Entrada/Notas Fiscais 36 3.11.2 Notas de fornecimento de material de consumo 37 3.12 Normas de Armazenamento 37
3.12.1 Organização 38
3.12.2 Segurança 38
3.12.3 Conservação 39
3.12.4 Acessibilidade 39 3.12.5 Inservibilidade 39 3.13 Requisição de Material 39 3.13.1 Buscar Requisição 39 3.13.2 Requisição Interna 40 3.13.3 Devolução de Material 41 3.13.4 Transferência Intercampi 42 3.14 Relatórios 45 3.14.1 Saídas por Setor 46 3.14.2 Materiais Transferidos 47 3.14.3 Elemento de Despesa 47 3.15 Conciliação entre Suap e Siafi nos saldos de Material de
Consumo e Material Permanente 48 3.15.1 Fechamento contábil de material de consumos 48 3.15.2 Fechamento contábil de material permanente 49
REFERÊNCIAS 51
APÊNDICE – GLOSSÁRIO 52
1 INTRODUÇÃO
Este Manual de Procedimentos tem por objetivo regulamentar e padronizar rotinas e procedimentos de gestão de materiais no âmbito do IFRN, com vistas a permitir o controle desde o planejamento das aquisições até a movimentação de entrada e saída dos materiais de consumo dos Almoxarifados.
1 INTRODUÇÃO
2 SOBRE O ALMOXARIFADO
2 SOBRE O ALMOXARIFADO
O Almoxarifado é o local destinado à guarda, à localização, à segurança e à preservação do material adquirido, adequado à sua natureza, a fi m de suprir as necessidades operacionais dos setores integrantes da estrutura organizacional dos campi e da Reitoria do IFRN.
Sendo assim, o setor responsável pelo Almoxarifado tem suas atribuições regimentais descritas no artigo 50 do Regimento Interno dos Campi, aprovado pela Resolução nº 17/2011-CONSUP/IFRN, de 1º de julho de 2011, conforme segue:
f) Coordenação de Material e Patrimônio, a quem compete:
I. Armazenar devidamente, codifi cando e classifi cando todo material ad- quirido pelo Instituto;
II. Controlar a movimentação e registrar toda e qualquer cessão, aliena- ção, permuta ou baixa de material permanente e/ou equipamentos, bem como da entrada de materiais no Instituto;
III. Controlar o estoque de material e elaborar inventários dos materiais e dos bens patrimoniais;
IV. Coordenar e executar as atividades da área de recebimento, controle e distribuição dos materiais e equipamentos, visando dotar de meios ma- teriais as diversas unidades do Campus; [...]
VI. Elaborar movimento mensal do Almoxarifado e o envio do mesmo para os registros contábeis competentes;
VII. Fazer a conferência e a verifi cação do material adquirido, à luz da es- pecifi cação solicitada no processo licitatório e empenho da despesa; [...]
X. Preparação de processos de solicitações de materiais de uso comum nas diversas unidades da Instituição;
XI. Receber as requisições de material de consumo e permanente, fazen- do o devido atendimento; e
XII. Desempenhar outras atividades correlatas e/ou afi ns (INSTITUTO FE-
DERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO RIO GRANDE DO NOR-
TE, 2011).
3 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E OPERACIONAIS
3.1 Planejamento de compra do material de consumo
No levantamento de todo o material que precisa ser reposto no Almoxarifa- do, devem ser considerados os seguintes aspectos:
1) saídas realizadas nos últimos 12 meses;
2) previsão de uso por outros setores;
3) falta de materiais detectada;
4) demanda reprimida para posterior aquisição.
3.1.1 Ressuprimento de consumíveis
Conforme Instrução Normativa nº 205/1988 (BRASIL, 1988), o dimensiona- mento das aquisições deve ser realizado exclusivamente pela seção responsável pelo controle do material, pois, além de saber defi nir padrões, qualidades, quan- tidades para atender às demandas, é preciso estar atento ao reconhecimento da necessidade, às informações do mercado e às avaliações das alternativas.
O Art. 7.6 da referida IN defi ne o método claro para defi nição do ressupri- mento, com base nos seguintes fatores:
f = T x 0,25~0,50 – fator de aquisição, a ser defi nido entre 0,25 a 0,50 de T;
EM = Em + (C x I) – Estoque Máximo, a maior quantidade de material ad- missível em estoque, considerando a área de armazenagem, perecimen- to, disponibilidade fi nanceira e obsoletismo;
Em = C x f – Estoque mínimo, a menor quantidade de material a ser manti- da em estoque, para atendimento das demandas até o ressuprimento;
C – consumo médio mensal, média aritmética de consumo dos últimos 12 meses;
T – tempo de aquisição, período entre a emissão do pedido e o recebi- mento dos materiais (em meses);
I – intervalor de aquisição, período entre as aquisições (em meses);
3 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E OPERACIONAIS
Pp = Em + (C x T) – ponto de pedido, nível do estoque que, ao ser atingido, determina a imediata emissão de pedido de compra, visando recomple- tar o Estoque Máximo;
Q = C x I – quantidade a ressuprir, número de unidades a adquirir para recompor o Estoque Máximo.
ESTOQUE MÁXIMO
PONTO DE PEDIDO
FAIXA DE RESERVA TÉCNICA: quantidade de material a ser mantida em estoque (I) = Período entre duas
Compras normais e suessivas
Disponibilidade de consumo
Tempo de aquisição (T) - entre o pedido de compra e o processamento no almoxarifado
EM = Em + (C x I)
Em = C x F x T (fração de tempo de aquisição)
Pp = Em + (C x T) FAIXA PARA NOVOS PEDIDOS
FAIXA DE CONSUMO COM TRANQUILIDADE - Maior quantidade de material em estoque - Área de armazenagem, perecimento - Disponibilidade fi nanceira, obsoletismo
ESTOQUE MÍNIMO
Assim, todas as variáveis dependem exclusivamente do consumo médio(C), do tempo(T) e intervalor de aquisição(I).
Exemplo
1:
Para um consumo anual de 192 pacotes de café, que varia pouco de um mês para outro, com aquisição anual e 45 dias para recebimento das mercadorias a partir do empenho, temos:
C = 192 / 12 = 16I = 12 (1 ano)T = 1,5 (45 dias)
f = 0,25 (devido à variação de saída entre um mês e outro) Logo, temos que:
Em = C x f = C x (T x f) = 16 x (1,5 x 0,25) = 16 x 0,375 = 6 Pp = Em + (C x T) = 6 + (16 x 1,5) = 6 + 24 = 30
EM = Em + (C x I) = 6 + (16 x 12) = 6 x 192 = 198 Q = C x I = 16 x 12 = 192
1 Imagem (adaptada) e exemplo extraídos do Curso de Gestão Patrimonial na Administração Pública, ministrado em julho de 2019 por Paulo Rosso, Consultor do Banco Mundial, Gestor Patrimonial, Palestrante em Administração de Material e Gestão Patrimonial Publica. Professor/Tutor da Escola Superior do Ministério Público da União, Professor/
Consultor ENA Brasil SC.