A INFLUÊNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL NO PROCESSO DECISÓRIO NAS ORGANIZAÇÕES
THE INFLUENCE OF THE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM IN THE DECISION-MAKING PROCESS IN ORGANIZATIONS
Islaine Isis Nunes Brito ¹; Jéssica da Silva Abreu²; Gardênia Tereza Jardim Pereira ³
¹ Universidade Estadual do Sudoeste da Bahia – UESB – Curso de Administração – Vitória da Conquista – BA
isis.britto93@gmail.com
² Universidade Estadual do Sudoeste da Bahia – UESB – Curso de Administração – Vitória da Conquista – BA
jessica.asilva97@gmail.com
³ Universidade Estadual do Sudoeste da Bahia - UESB - Professora orientadora gardeniatjardim@hotmail.com
Resumo: Este artigo estabelece uma discussão teórica acerca do uso de sistema de informação gerencial no processo decisório e suas influências. Inicialmente é abordada a importância da informação para os processos decisórios nas organizações. Em seguida é discutido o que é sistema de informação, seus tipos e logo após sua importância. São considerados posteriormente o processo decisório e tomada de decisão, com base nas visões de diversos autores, entre eles estão Simon (1970) e Silveira (2008). Finalmente é abordada a influência do SIG no processo decisório organizacional. Este escrito busca apontar os usos de sistemas no processo decisório nas organizações, fornecendo subsídios para avançar o debate sobre o tema na prática.
Palavras-chave: SIG, tomada de decisão, informação.
Abstract: This article establishes a theoretical discussion about the use of management information system in the decision process and its influences. Initially the importance of information for decision making processes in organizations is addressed. Next is discussed what is information system, its types and soon after its importance. Decision making and decision making are considered later, based on the views of several authors, among them are Simon (1970) and Silveira (2008). Finally, the influence of GIS on the organizational decision-making process is discussed. This paper seeks to point out the uses of systems in the decision making process in organizations, providing subsidies to advance the debate on the subject in practice.
Keywords: SIG, decision making, information.
1 INTRODUÇÃO
Acredita-se que o estudo sobre informação realizado pelas organizações e por estudiosos em geral seja escasso, poucos especialistas se mostram interessados pelo
assunto, portanto ainda não é dada a devida importância a esse tema. Porém, o interesse por este assunto vem se tornando cada vez mais presente na vida corporativa e no dia a dia das pessoas, se fazendo importante desde uma ocasião simples de decisão, até um processo decisório mais complexo, utilizando assim os mais diversos sistemas de apoio gerencial. Este artigo discute a importância que envolve a busca de informações necessárias voltadas para o processo decisório, subsidiada pelos Sistemas de Informações Gerenciais – SIG’s. Procura-se então responder à problemática: qual a influência dos SIG's no processo decisório nas organizações?
Nesse sentido, o artigo proposto tem como objetivo geral identificar as influências dos Sistemas de Informações Gerenciais no processo decisório, dentro das organizações. No que tange aos objetivos específicos pretende-se identificar as diversas utilidades desses sistemas nos setores organizacionais, bem como, expor de que maneira as informações captadas estão sendo processadas neste meio e, por fim, citar as influências destes sistemas no processo decisório, de forma negativa ou positiva, considerando as inter-relações entre os setores internos.
A metodologia escolhida em primeiro momento pode ser definida como exploratória, quando relacionado ao seu fim. Gil (2008, p. 27) diz que “as pesquisas exploratórias têm como principal finalidade desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e ideias, tendo em vista a formulação de problemas mais precisos ou hipóteses pesquisáveis para estudos posteriores [...]”.
Quanto aos meios, classifica-se como bibliográfica através de consultas a livros e artigos, bem como o acesso a acervos digitais. Segundo Vergara (2000) apud Oliveira (2011, p. 40) “A pesquisa bibliográfica é desenvolvida a partir [...] de livros e artigos científicos e é importante para o levantamento de informações básicas sobre os aspectos direta e indiretamente ligados à nossa temática.”.
O artigo está estruturado de forma que a princípio se encontra a introdução, trazendo depois em sua estrutura a importância de se obter informações verídicas e concretas para chegar à decisão ótima. Uma contextualização sobre os sistemas de informações gerenciais que subsidiam a tomada de decisão dos gestores, além da importância dos SIG’s, contextualizando também o processo decisório e a tomada de decisão, bem como sua ligação com estes. Por fim, nas considerações finais deste estudo, pretende-se relacionar o objetivo proposto inicialmente com os conteúdos
discutidos em tópicos anteriores e, finalmente, elenca-se as referências que sustentam os argumentos.
2 MARCO TEÓRICO
2.1 A IMPORTÂNCIA DA INFORMAÇÃO PARA OS PROCESSOS DECISÓRIOS NAS ORGANIZAÇÕES
Segundo Barreto (1996, p. 02) informação é conceituada como “Estruturas significantes com a competência de gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo, ou a sociedade.”. O autor ainda acrescenta que a informação é qualificada como uma ferramenta transformadora da mente humana e sua respectiva sociedade. Deixa de ser, exclusivamente, um padrão corporativo por atenuação de imprecisão para ser a instituição inerente.
A partir de então, pode-se concluir que a informação é um fator decisivo para o aperfeiçoamento dos processos de serviços e produtos. Organizações a utilizam como vantagem competitiva no mercado, visto que, quem as possui, estará à frente da concorrência. Portanto, a informação tem por objetivo renovar o indivíduo e seu respectivo contexto gerando conhecimento.
Na Era da Informação e do Conhecimento o tema informação tem ganhado o meio organizacional no que diz respeito à gestão das organizações, porém, ainda não é muito estudado. Ainda assim tornou-se o produto mais valorizado do mercado, além de ser a que se alastra mais ao longo do tempo (VIEIRA, 2014). A informação se dissemina por todo lado, basta que se mude a direção do olhar, podendo assim enxergá-la e absorvê-la, ampliando o conhecimento individual.
A difusão da informação dentro da organização é submetida a um processo de comunicação adaptada e ordenada com as diretrizes estratégicas para efetivação simultânea, combinando a importância do que se deseja informar com a conveniência da informação para o indivíduo a ser informado (VIEIRA, 2014). É importante saber filtrar as informações disseminadas para cada setor dentro da empresa. Existem alguns setores que não precisam de informações relacionadas a outros. Porém, também é importante manter a inter-relação entre as áreas, para que a informação flua de forma a colaborar para o maior êxito possível dos processos.
O ideal é manter o equilíbrio e o controle na hora de repassar e-mails recheados de informações que, para muitos, não vai haver sentido algum. A integração entre
sistemas distintos de setores diferentes otimiza as operações e acelera a produção da empresa, auxiliando de forma eficiente e eficaz no processo decisório dos gestores envolvidos.
A informação está ganhando cada vez mais o seu espaço no mundo moderno, tanto no dia a dia dos indivíduos, como no mundo corporativo. É de se esperar que esse bem da comunicação seja cada vez mais exaltado e entendido como um item indispensável no processo decisório.
De acordo com Barreto (1996, p. 10) “O valor da informação é uma ‘medida’
que se localiza na realidade na qual habitam os potenciais receptores e se operacionaliza pela transferência da informação.[...]”. O valor empregado a todo tipo de informação veiculada é subjetiva a cada indivíduo. Seres humanos diferentes vivem em sociedades com costumes distintos e tendem a dar valor maior a uma gama de informação do que a outra.
Ainda afirma Barreto (1996, p. 08-09):
“O conceito de valor é relativo e específico para cada indivíduo, dentro de sua escala de preferências, prioridades racionais ou sua hierarquia de desejos.
Um determinado indivíduo valoriza a informação A em relação à informação B, dentro de uma escala de preferências que lhe é própria. [...]”.
De acordo com Choo (1998) apud Vieira (2014, p.06), “as organizações do conhecimento utilizam estrategicamente a informação e o conhecimento para atuar em três arenas distintas, porém imbricadas: construção de sentido, criação de conhecimento e tomada de decisão.”. Com isso subentende-se que a informação devidamente apropriada e transformada em saber, segue para o próximo estágio, se tornando apta para embasar o tomador de decisões durante o processo.
Em função disso, o quadro a seguir enfatiza a condição da transformação do conhecimento a partir da informação, onde se levanta o entendimento por meio da necessidade, busca e uso da informação. (VIEIRA, 2014). Assim segue-se uma ordem crescente no tratamento da informação.
Quadro 1 - Processo de construção de sentido.
Necessidade de Informação Busca de Informação Uso da Informação -Quais são as novas tendências da
indústria/setor?
-Quais são as competências essenciais dos concorrentes?
-O que os nossos clientes valorizam?
-Escaneamento ambiental.
-Sistema de
informações.
-Pesquisas.
-Redução de incerteza e Ambiguidade.
-Construção de
conhecimento compartilhado.
-Processo decisório.
Fonte: Alvarenga Neto (2002), adaptado de Choo (1998) apud Vieira (2014).
A partir do momento em que um gestor se depara com a necessidade em tomar uma decisão, a informação é um requisito fundamental. Pode-se coletar dados em campo através de questionários ou entrevistas diante do público-alvo, cujo problema em questão está relacionado, ou mesmo se apropriar da expertise acumulada pela própria empresa, consultando o banco de dados alimentado nos últimos anos.
Após a análise realizada pelo administrador, escolhe-se a ferramenta mais adequada à problemática e reúne-se o maior número possível das informações. Já com posse destas, é realizada uma avaliação elencando as possibilidades disponíveis para o processo decisório, seus riscos e suas consequências. Só assim, após a construção do conhecimento compartilhado, é que a decisão pode ser tomada.
Considera-se fundamental captar todos os conhecimentos necessários a cada processo de tomada de decisão que vier a surgir. E mais, investigar a veracidade dos fatos colhidos, para que a decisão tomada tenha uma base sólida e não gere riscos excedentes à organização. É essencial averiguar a fonte em que as informações foram retiradas e se certificar de que estas estão realmente aptas a serem utilizadas como base nos processos decisórios dentro de uma organização.
Pode-se considerar a figura a seguir, nos trazendo uma visão cíclica dos elementos que, agregados, orientam a tomada de decisão e ressalta, acima de tudo, a relevância da informação neste sistema (VIEIRA, 2014).
Figura 1 - Criação do conhecimento.
Fonte: Choo (2003) apud Vieira (2014).
De acordo com a figura acima, citada por Vieira (2014) e elaborada por Choo (2003), podemos concluir que a informação é o cerne das ferramentas que sustentam as ações organizacionais, visto que é elemento imprescindível para o processo decisório, pois cria o conhecimento e a construção dos sentidos que servem de sustentação para a decisão. Também ilustra um ciclo integrando elementos que guiam o processo de tomada de decisão, exaltando assim a importância da informação nesse curso.
É válido ressaltar que a cognição afeta decisivamente as ações dentro da organização. Esta figura elucida as fases da construção do conhecimento ciclicamente, sempre se repetindo e sem um fim conhecido, pois quando se chega à uma possível ação, o processo é novamente iniciado para decidir a próxima conduta a ser adotada.
Logo, não se pode desprender uma sequência lógica das etapas. Inclui-se basicamente a interpretação, conversão e processamento da informação, bem como a construção do significado, a criação do conhecimento e a tomada de decisão propriamente dita. Independente do caminho escolhido para se iniciar o processo, o fim será sempre o mesmo: a intervenção que melhor atende à demanda em questão na instituição, ao bem comum.
2.2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Mosimann, Alves e Fisch (1993, p. 52) apud Araújo e Filho (2017, p. 67) conceituam Sistema de Informação como “uma rede de informações cujos fluxos alimentam o processo de tomada de decisões, não apenas da empresa como um todo, mas, também, de cada área de responsabilidade.”.
A cada problema que se faz necessária uma decisão, é captado um grupo de informações interligadas, dentro do banco de dados do sistema, para fundamentar sua escolha. Por isso essas informações devem ser autênticas e bem trabalhadas, para que, ao serem consultadas, haja um conhecimento básico válido e apto para subsidiar a tomada de decisão.
Já O’Brien (2006, p. 06) diz que “Sistema de Informação é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização.”. Aqui o autor considera uma maior gama de recursos capazes de converter a informação por
meio de um processamento, cujo resultado fim é o conhecimento que poderá ser aplicado dentro da empresa.
Há dois grupos de Sistemas de Informação: os Sistemas de Apoio à Gestão - são aqueles que amparam os administradores no processo decisório, para que esta seja eficiente e eficaz; e os Sistemas de Apoio à Operação - são os que produzem inúmeros dados para aplicação externa ou interna à organização. Nestes encontram- se os Sistemas de Processamento de Transações, Sistemas de Controles de Processos e Sistemas Colaborativos. Já no primeiro encontram-se os Sistemas de Apoio à Decisão, Sistemas de Informação Executiva e Sistemas de Informação Gerencial, conforme figura a seguir:
Figura 2 - Tipos de Sistema de Informação.
Fonte: Elaboração Própria (2018), adaptado de O’Brien (2003) apud Araujo; Razzolini Filho (2017).
Conforme Laudon e Laudon (2010, p. 31) “um sistema de processamento de transações é um sistema computadorizado que executa e registra as transações rotineiras diárias necessárias para a condução dos negócios”. É responsável por disponibilizar informações que respondam questões, auxiliando o desempenho das funções rotineiras de funcionários do nível setorial.
Os Sistemas de Controle de Processos são responsáveis por inspecionar e coordenar processos físicos, possuem aplicações relacionadas com o suporte ao controle de processos industriais e monitorização dos mesmos (O’BRIEN; MARAKAS, 2007 apud ARAÚJO; RAZZOLINI FILHO, 2017).
Já os Sistemas Colaborativos são sistemas de softwares utilizados em computadores para auxiliar a realização de trabalhos em grupos. Precisam ser personalizados para atender as necessidades de trabalho das pessoas envolvidas no
grupo e facilitar o controle, a coordenação, a colaboração e a comunicação entre eles.
Portanto, o objetivo dos Sistemas Colaborativos é minimizar as barreiras colocadas pelo espaço físico e o tempo (CAMARGO, KHOURI e GIAROLA, 2005 apud ARAUJO;
RAZZOLINI FILHO, 2017).
Os Sistemas de Apoio à Decisão são aqueles que assistem os gestores na tomada de decisão não habitual. Possuem indicadores que consideram diferentes opções para que os gestores possam escolher a melhor alternativa. Captam dados do ambiente interno e externo convertendo-os em informação. Segundo Turban e Schaeffer (1991) esse tipo de sistema possui quatro características principais:
agregam modelos e dados ao mesmo tempo; desenvolvidos para auxiliar os tomadores de decisão em tarefas não elaboradas; dão assistência na avaliação de nível gerencial; e tem o objetivo de aperfeiçoar a efetividade das decisões.
Os Sistemas de Informações Executivas - EIS desempenham a função de pesquisar na base de dados informações de maneira acessível para atender as premências dos executivos permitindo que estes encontrem o problema mais rapidamente, acompanhem diariamente os desempenhos, dialoguem com os colaboradores, estabeleçam objetivos estratégicos, além disso, transformam os dados coletados em toda empresa em gráficos.
O Sistema de Informação Gerencial “auxilia os gerentes no monitoramento e no controle do negócio fornecendo informações sobre o seu desempenho.” (ARAÚJO;
RAZZOLINI FILHO, 2017, p. 69). É um método utilizado para disponibilizar à administração informações claras fundamentais simplificando a tomada de decisão e oferecendo situações que permitem a execução eficaz das funções controle, operação e planejamento. Este será abordado de maneira mais abrangente a seguir.
2.2.1 Sistema de Informação Gerencial
Os Sistemas de Informações Gerenciais - SIG’s “[...] facilitam o processo de captação, entrada e transformação dos dados em informações com valor agregado, para que possam ser utilizadas, com efetividade, nas tomadas de decisão.”
(BANDEIRA; PORTO, 2006, p. 01). Desta forma, ajudam os administradores na procura por soluções que levam às organizações a melhorias constantes nos seus processamentos. Estes sistemas consideram informações que agregam o
recolhimento de dados, sua conversão em informação, o processo decisório baseado nela, a ação derivada desta decisão, os resultados obtidos e, por fim, a análise.
“[...] os sistemas de informações gerenciais são constituídos não apenas de elementos pertencentes à tecnologia da informação, como também de pessoas que elaboram os procedimentos adotados na coleta dos dados, na sua transformação em informação com valor agregado e em sua disponibilização, no sentido de auxiliarem os administradores na escolha da decisão correta, para um melhor gerenciamento das estratégias organizacionais.” (BANDEIRA; PORTO, 2006, p. 02).
A partir de então, percebe-se que o objetivo de um SIG é assistenciar a empresa na conquista de seus objetivos, colaborando com particularidades aos seus gestores os procedimentos da organização, de forma que possam controlar, organizar e planejar da melhor forma.
De acordo com Bio (1996, p. 123) apud Araújo e Razzolini Filho (2017, p. 67- 68):
“No período da concepção dos sistemas de informações gerenciais, cabe aos administradores definir o tipo de decisão que devem tomar para que os sistemas não produzam informações irrelevantes. Deste modo, o autor evidencia a necessidade de: identificação dos objetivos, do processo de planejamento e das políticas existentes na organização; determinação das necessidades de informação para auxiliar as tomadas de decisões;
identificação dos responsáveis pelas tomadas de decisões e avaliação de seus padrões de reação e decisão; desenvolvimento de sistemas adequados às necessidades informacionais da organização.”
Baseado neste julgamento verifica-se a importância de averiguar as informações, destacando as verdadeiras, para que estas sirvam de apoio ao tomador de decisão, levando-o a realizar a escolha mais assertiva.
2.3 PROCESSO DECISÓRIO E TOMADA DE DECISÃO
A Teoria da Decisão foi criada por Hebert Simon com o intuito de explicar o comportamento humano nas organizações. Para Simon (1970) apud Abrantes;
Menezes; Morais; Nepomuceno (2016):
“[...] o ato de decidir é essencialmente uma ação humana e comportamental, e isso envolve a seleção, consciente ou inconscientemente, de determinadas ações entre aquelas que são fisicamente possíveis para o agente e para aquelas pessoas sobre as quais ele exerce influência e autoridade.”.
É verídico que decisões são tomadas cotidianamente. Nas mais diversas ocasiões são levantadas questões que envolvem o que comer, em que opinar, o que vestir e milhares de outras indagações. As respostas correspondentes a cada uma
delas são dadas racionalmente ou pelo subconsciente, que considera acontecimentos anteriores e os toma como padrão.
Essas decisões são tomadas com base em racionalidades presentes no dia a dia dos indivíduos. Logo, é viável aprofundar os estudos no mundo das racionalidades e seus diversos vieses. Os estudos sobre as corporações modernas vêm direcionando seu foco para entender sobre os diversos tipos de racionalidades existentes.
(VIZEU, 2006). É necessário coletar informações sobre o assunto, para transformá- las em conhecimento, agregando-os aos gestores e otimizando assim as tomadas de decisão.
“Retomar o debate da racionalidade torna-se relevante no contexto atual em função da necessidade de revisão de significados e referenciais de ação no campo da teoria das organizações, diante das demandas contemporâneas em aliar a racionalidade às questões contingenciais pelas quais as organizações passam [...]” (SILVEIRA, 2008, p. 1110).
A aplicação da racionalidade em diversas áreas de conhecimento se deu a partir do desenvolvimento de novas abordagens teóricas baseadas na lógica e na racionalidade, a partir do século XIX. (SILVEIRA, 2008). A partir daí foi dado o primeiro passo, iniciou-se um novo tratamento dado à temática que, possui teor interdisciplinar e aceitou-se melhor esse fato.
De acordo com Silveira (2008, p. 1115) “A racionalidade pode ser entendida modernamente, [...] como a forma ou a orientação que a ação com sentido assume.”.
Esta, nada mais é, ao não ser analisar com base na razão as consequências que o comportamento diante de determinada situação acarretará, considerando assim os riscos de ganho e perda, tanto em ações corriqueiras, quanto em assuntos mais delicados relacionados às organizações.
Tem-se várias derivadas acerca da racionalidade, dentre elas encontra-se a racionalidade utilitária ou “[...] racionalidade instrumental que pode ser definida como o cálculo utilitário de consequências e [...] representa apenas uma dimensão de toda a amplitude que pode assumir a questão racional [...]” (RAMOS, 1989 apud VIZEU, 2006, p.165, GRIFO NOSSO).
Outra variável é a racionalidade substantiva que, conforme cita Ferreira, Souza, Teixeira, Wellen (2010) expressa a competência inerente dos princípios de cada indivíduo, sob uma alta capacidade moral e destinada a um processo metafísico. Já a racionalidade instrumental trata-se do rigor com que se atingem os objetivos, fundamentada na contagem e na associação ganho/perda. A partir do ponto de vista
de Ferreira et al (2010, p. 05) percebe-se que “diferentemente da racionalidade instrumental, que se caracteriza por uma visão utilitarista, a racionalidade substantiva trata do desenvolvimento humano, da promoção da consciência individual e da emancipação humana [...]”.
Diante do ponto de concordância dos autores supracitados, podemos inferir que a racionalidade instrumental age por meio da razão absoluta, visando o ganho máximo possível, considera apenas a serventia e a aplicação que terá a decisão tomada. Já a racionalidade substantiva está intrínseca em cada ser, considerando o emocional, os princípios e valores individuais.
March e Simon (1958) apud Ribeiro (2015, p. 156) definem que a “[...]
racionalidade limitada [...] é a base cognitiva dos agentes organizacionais como pressupostos para se conhecer os eventos futuros de uma organização, sendo amplamente difundido e utilizado nos estudos das ciências sociais.”. Diante disso, podemos afirmar que existem fatores que limitam a tomada de decisão, bem como a política, o tempo e as pessoas, nenhum indivíduo tem, em tempo real, todas as ferramentas e informações necessárias para subsidiar suas decisões.
Comumente os sujeitos da ação estão tentados a tomar decisões com base nas heurísticas. Estas são gatilhos mentais que advém das neurociências e auxiliam o processo decisório mais simples com bases em acontecimentos anteriores e saberes adquiridos ao longo da vida. Fazem parte das heurísticas decisões como qual roupa vestir, levar ou não o guarda-chuva ao sair de casa e julgamentos à primeira vista.
Geralmente funciona muito bem, porém é preciso tomar cuidado, pois não podemos generalizar o uso desses gatilhos, tomar uma decisão mais complexa com base em experiências anteriores pode ser perigoso. O ideal é analisar todas as variáveis em casos mais delicados e pesar todos os riscos possíveis.
Dentro de uma organização o que prevalece é a racionalidade utilitária, pois a probabilidade de se tomar uma decisão com base em aspectos afetivos é menor do que a fundamentação em aspectos cognitivos. O ideal para a empresa é saber quais riscos está correndo e programar - com base em cálculos racionais - as consequências que irão enfrentar, para que, com isso tomem a decisão ótima para cada problemática que vier a surgir.
Para Silveira (2008) Horkheimer diz que é preciso comparar as racionalidades formal e substantiva com as razões subjetiva e objetiva. Traz também que a relação
entre a razão subjetiva e a racionalidade formal com o cálculo de possibilidades para, através deste, coordenar os meios para chegar a um determinado fim. Já a razão objetiva e a racionalidade subjetiva estão ligadas a forma de atingir um bem maior.
A decisão tomada de forma correta é definitiva no processo decisório e deve ter por base o uso e a análise corretos da informação. Conforme Ribeiro (2015, p. 154)
“[...] o processo de decisão se pauta fundamentalmente na identificação de uma alternativa satisfatória. [...]”.
Conforme Simon (1963), há três etapas no processo de tomada de decisão: a análise do problema - prospecção; elaboração de alternativas para este problema - concepção; e julgamento e escolha da melhor opção - decisão. O autor também fala que há dois tipos de decisões, as programadas e as não programadas. A primeira se caracteriza por ser repetitiva, rotineira e estruturada com base nas experiências anteriores fundamentadas pelas heurísticas. Estas normalmente são previsíveis e, portanto, podem ser inseridas em um sistema da informação munindo seu banco de dados. Já a segunda não possui soluções automáticas, se origina a partir de contingências. Aqui o tomador de decisão precisa utilizar de sua capacidade criativa e de julgamento, analisando os fatores que afetam a decisão como política, custos, objetivos, riscos, tempo e o banco de dados do sistema adotado.
Em concordância com Abrantes et al (2016, p. 05) citando Simon (1963), “[...]
a decisão é um processo de análise e escolha entre várias opções disponíveis no curso da ação que a pessoa deverá seguir. [...]”. Vejamos na tabela a seguir os seis elementos básicos para se adotar no processo decisório:
Quadro 2 - Elementos Básicos no Processo Decisório.
Tomador de Decisão Pessoa que faz uma escolha entre várias opções de ação.
Objetivos O que o tomador de decisão deve alcançar com suas ações.
Preferências Critérios que o tomador de decisão usa para fazer suas escolhas.
Estratégia Curso da ação que o tomador de decisão escolhe para atingir os objetivos, dependendo dos recursos disponíveis.
Situação Aspectos do ambiente que envolvem o tomador de decisão, dos quais muitos se encontram fora do seu controle, conhecimento ou compreensão e que afetam sua escolha.
Resultado Consequência ou resultado de uma dada estratégia de decisão.
Fonte: Elaboração própria (2018), adaptado de Simon (1963) apud Abrantes et al (2016).
Percebe-se então que, seguindo os passos baseados na razão, é maior a probabilidade de tomar-se uma decisão acertada. É necessário ter um líder que dê a
palavra final, batendo o martelo na escolha da decisão ótima analisada com base nas suas preferências e nas estratégias disponíveis, considerando o contexto no qual se está inserido, visando os objetivos propostos e conhecendo os resultados decorrentes da decisão tomada.
2.4 INFLUÊNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL NO PROCESSO DECISÓRIO ORGANIZACIONAL
As organizações necessitam portar um sistema de informação gerencial correspondente ao seu porte, incluindo as pequenas empresas até as grandes indústrias, de acordo com isso, adotam-se sistemas mais simples ou mais relevantes.
Esse tipo de sistema colabora no ponderamento das informações, englobando a coleta de dados, a conversão em informação, o processo de tomada de decisão, culminando assim, nas ações práticas advindas dela, seus produtos finais e, como desfecho, um diagnóstico geral.
Esse SIG vai subsidiar as tomadas de decisão, se fazendo presente durante esse processo. Ele possui funcionalidades que realiza desde a coleta e armazenamento de dados, até funções que trabalham esses dados transformando-os em informação que, serão utilizadas pelos gestores encarregados dos processos decisórios.
De acordo com Batista (2004, p. 03)
“Do ponto de vista da gestão de empresas em concordância com a definição de sistemas, existem dois elementos fundamentais para a tomada de decisão: os canais de informação e as redes de comunicação. Os canais de informação dizem respeito aos pontos de localização que são importantes para a obtenção das informações desejadas. As redes de comunicação são referentes à integração e à colaboração das informações existentes para disponibilizá-las a todos os pontos em que elas sejam necessárias.”
É preciso integração entre os canais de informação e as redes de comunicação para que os sistemas funcionem de maneira adequada e assim produzam informações necessárias a fim de que os gestores passem pelo processo decisório corretamente e escolham a melhor alternativa para a organização e para seus colaboradores.
Na maioria das empresas que utilizam sistemas informatizados, há muitos dados disponíveis, porém estes não podem ser usados no processo decisório sem antes serem convertidos em informações e posteriormente em conhecimento. É nesta
etapa onde os sistemas de informações gerenciais atuam, compilando esses conjuntos de dados em informações processadas, como ilustra a figura a seguir:
Figura 3 - Fluxograma do SIG.
Fonte: Elaboração própria (2018), adaptado de Oliveira (2008, p. 27) apud Eichstaedt e Degenhardt (2009, p. 03).
A primeira coisa a se fazer no processo decisório é buscar fontes de informações dentro da própria empresa, considerando o banco de dados alimentado pelo SIG, e no ambiente externo ponderando os fatores relevantes ao teor da decisão.
Já com as informações selecionadas, a decisão está apta a ser tomada. A partir daí se inicia o processo de análise das consequências, atenta-se para os efeitos causados externamente, no macroambiente e no microambiente empresarial. Em seguida há o balanço comparativo com os padrões já conhecidos e julga-se a necessidade de aplicar ações corretiva posteriores, culminando numa nova tomada de decisão.
Segundo Ribeiro Filho (1997) apud Bandeira e Porto (2006, p. 03), “é estreita a relação entre sistemas de informações e o processo de tomadas de decisão gerencial [...]”. Portanto, qualquer alteração sofrida pela organização, atingirá diretamente os sistemas de informação, já que estas resultarão em uma nova realidade organizacional.
De modo geral, o SIG tem por finalidade esclarecer, de forma objetiva, as reais condições da organização e de seu ambiente interno e externo, proporcionando ao tomador de decisões um maior conhecimento das consequências que poderá acarretar aos stakeholders. É necessário ressaltar que não são todos os dados que podem ser considerados no processo de tomada de decisão. É preciso realizar uma avaliação prévia e selecionar as informações geradas a partir desses dados, de
acordo com a temática do problema em questão, essa análise deve ser feita para cada problemática levantada, separadamente.
3 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este estudo contribui para um melhor entendimento a respeito do uso de SIG auxilia os gestores a tomarem a melhor decisão possível. Primeiramente é necessária a captação de informações, depois a verificação destas quanto à sua relevância e por fim, analisar quais são mais adequadas para aquela determinada situação. Após o processo decisório, o gestor observará quais impactos ocorreram em decorrência da tomada de decisão, tanto no ambiente externo, quanto no interior da empresa, para que, só assim as devidas providências possam ser realizadas.
A temática trabalhada neste artigo é importante para os estudantes de administração que desejam aprofundar seus conhecimentos sobre sistemas de informação e tomada de decisão, bem como para os profissionais interessados no assunto, visto que é um tema interdisciplinar. O problema descrito na introdução foi respondido ao decorrer do mesmo, mostrando a estreita relação entre o SIG e o processo decisório, dado que toda modificação na empresa atingirá automaticamente o sistema de informação, já que resultará em uma nova realidade nas organizações.
Porém, ainda é necessário aprofundar os estudos acerca do tema. Esta pesquisa possui limitações quanto a quantidade de material sobre o assunto e sua metodologia, não envolvendo a coleta de dados práticos, portanto não possuindo comprovação em campo, ainda assim, pode ser um começo para iniciar novas discussões acerca do tema.
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