PLANO PARA ELABORAÇAo DO PROJETO T~CNICO DE MICROFILMAGEM

UFPF{-SC/SA

8!8L!OTECA

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TEORIA DA ELABORAÇAo E IMPLANTAÇAO DO PROJETO TI:CNICO DE MICROFILMAGEM

UMA ABORDAGEMSIST~MICA

ANTONIO FELlPECORR~A DA COSTA Instituto Brasileiro de Informação em Ciên-cia e Tecnologia, IBICT/CNPq

Bras(lja, DF

INTRODUÇÃO

Há muitos séculos, é reconhecido o valor prático da substitui-çlo das operações manuais pelas tarefas mecanicas, o que facilitou a ifixação damáquina em todas as áreas do conhecimento e da

ativida-dehumana.

O maior problema para a conservação dos documentos existen-tes nas empresas particulares e nas instituições públicas tem sido sempre a falta de espaço físico para o seu annazenamento de modo .conveniente.

A microftlmagem tornou-se parte integrantedasmédias e gran-des empresas, seja no setor de documentação como nos de âmbito

fiscal,

legal ou da arquivística geral.

Nos arquivos, bibliotecas e centros de documentação, as fontes de informação histórica, científica e administrativa, formada pelas coleções de diversas categorias de documentos primários e secundá-rios aumentam vertiginosamente e a busca sistemática de novos pro-cessos constituiu um estímuloàexpansão do microfilme.

funçllo relevante, tornando possível a solução de problemas que antes nllo poderiam ser afrontados. Entre eles, a utilizaçlo prática dos conhecimentos acumulados e sua disseminaçlo entre os usuá· rios potenciais, como ainda o uso ativo de informações baseadas em conhecimentos completos e correntes.

OBJETIVOS

o

principal objetivo da microf1lmagem é servir de MEIO para os sistemas de informação atingirem sua fmalidade e completar requi-sitos básicos como:

a. integridade: o arquivo deve ser o mais completo possível, com informações integrais e indeformadas;

b. Conservação: a documentação deve ser mantida no menor es-paço físico possível, durante o tempo necessário, por motivo funcional ou legal, com a devida proteção e segurança;

c. Recuperaçlo: a informação armazenada deve estar em condi· ções de se tornar disponível imediatamente, nas diversas formas

de apresentação, para consulta ou extração de cópias;

d. Controle: o arquivo deve ter um controle positivo e toda a in· formação deve ser agrupada de modo a ser imediatamentedis· ponível;

e. Economia: o sistema de arquivamento deve ter uma inversão e um custo de manutenção justificados pela economia e eficá· cia obtidas.

O administrador do Sistema de Microf1lmagem deve avaliar as vantagens apresentadas pela compactação de documentos e compará-las com aquelas oferecidas pelos métodos convencionais de arquivamento e recuperação da informação.

ANÁLISE DO PROBLEMA

Desde 1839, o microf1lme vem sendo utilizado com inúmeras van-tagens em todas as atividades feitas pelo homem, em todo o mundo.

Mas, para se tornar efetivo, o microf1lme deve fazer parte de um siste. ma de microf1lmagem.

Sistema é o conjunto de partes ou funções unidas por interação ou interdependência para atingir um objetivo específico. A problemá-tica da microf1lmagem é vista sob o aspecto sistémico: o modo como o microf1lme é feito, duplicado, pesquisado e utilizado chama·se sistema de microf1lmagem.

O microf1lme é parte integrante do sistema de microf1lmagem. Somente após a análise profunda e detalhada de todo o complexo ad-ministrativo gerador do documento é possível chegar a um perfeito sis-tema de microf1lmagem.

A documentação deve ser coletada, reunida, analisada e interpre· tada minunciosamente para que o projeto a ser feito tome-se eficaz.

o

QUE MICROFILMAR? POR QUE MICROFILMAR? COMO MICROFILMAR?

O Projeto Técnico de Microf1lmagem deve ser capaz de respon· der as três questões básicas acima, para não correr o risco de insuces-so futuro. O estudo prévio, a análise de cada cainsuces-so e a orientação exa· ta para cada uma das trés questões básicas concorrem para o funcio. namento pleno do Sistema.

A sua implementação é feita através do Projeto Técnico de Microf1lmagem, trabalho altamente detalhado e resultante de inten· sos levantamentos quantitativos e qualitativos, a nível setorial ou , global.

SISTEMA DE MICROFILMAGEM

O Projeto Técnico de MicrofIlmagem é o responsável pela efi· cácia do Sistema de MicrofIlmagem.

O microftlme não pode mais ser enfocado somente como o roo 10 de material plástico no qual está enrolada numa fita de acetato transparente contendo imagens miniaturizadas de documentos.

do como o Sistema de Microftlmagem a ser desenvolvido para cada fmalidade específica.

A partir da fonte de entrada - microftlmadoras - o microftlme começa a ser gerado. Diferentes sistemas podem ser montados e de-senvolvidos desde a entrada do documento na máquina; o rolo de mi-crofIlme negativo (original de câmara) pode ser transformado em

vá-rios tipos de microformas, dando origem aos diversos sistemas de mi-crofIlmagem.

Em termos de microftlmagem, a tomada de decisões depende de dados exatos, envolvendo muitos especialistas no processo, em níveis mínimos de detalhamento. Conforme o tamanho do projeto, o número de especialistas pode ser maior ou menor.

A escolha exata da microforma, com suas vantagens, é o obje-tivo principal e a tarefa mais importante no estudo da implantação de um sistema de microftlmagem. Se o estudo for feito criteriosa-mente, a localização do documento microftlmado não constituirá um problema, independentemente do sistema de arquivamento adotado. O documento poderá ser localizado, inclusive, eletronicamente.

Um projeto técnico de microftlmagem deverá responder a todas as perguntas sobre a documentação da empresa e detalhar as necessidades e procedimentos do Sistema de Microftlmagem. Deverá ser capaz de dimensionar todas as necessidades em termos de infor-mação e o processamento desta. desde a fase de geração do docu-mento até a etapa fmal, em microftlme, com a respectiva indexação e codificação.

Dificilmente um sistema de microftlmagem poderá atender a duas empresas aparentemente iguais; para cada uma, deverá ser estu-dado e analisado um sistema de microftlmagem específico. Decorre daí a importãncia e a justificativa da elaboração do projeto técnico de microftlmagem..

Importantes elementos devem ser estudados para que o sistema de microftlmagem possa desempenhar plenamente suas funções: sua documentação deverá ser detalhadamente analisada, com a freqüên-cia de consulta, taxa de crescimento, amplitude ou tamanho do sis-tema e abrangência de suas áreas de influência.

PLANO PARA ELABORAÇAo DO PROJETOT~CNICO DE MICROFILMAGEM

O plano de elaboração do Projeto Técnico de MicrofIlmagem deve estar atento à observação dos seguintes procedimentos:

a. defmição da problemática como um todo;

b. seleção do grupo de trabalho, isto é, formação da equipe de analistas do sistema de microftlmagem;

c. defmição da metodologia a ser adotada nos levantamentos; d. identificação organizacional das unidades a serem

levanta-das'

,

e. desenvolvimento dos instrumentos a serem aplicados nos le-vantamentos: formulários, questionários, entrevistas, folhas de levantamento de análise, circulares;

f. preparaçã'o dos instrumentos a serem aplicados nos levanta-mentos;

g. treinamento do grupo que vai aplicar os instrumentos; h. entrevistas para a aplicação dos instrumentos. Estes se

apli-cam para cada projeto em particular e não servem para ou-tros projetas;

i.levantamento dos dados propriamento dito. Os dados de to-do o complexo organizacional, administrativo ou operacional slo levantados exaustivamente. Dados insuficientes ou cole-tados de modo errado geram um projeto deficiente, com re· sultados falsos aparecendo a curto, médio e longo prazo, de· pendendo do nível de erro ou da amplitude do projeto.

Os fatores de variação mais prováveis devem ser previstos pelo planejador da elaboração do projeto.

Os levantamentos de dados podem ser diretos ou indiretos. Nos levantamentos diretos, os instrumentos são aplicados di-retamente.

Os resultados mais confiáveis provêm de levantamentos dire· tos; os levantamentos indiretos não se mostram muito eficazes para efeito do projeto técnico de rnicroftlmagem.

a. Recebimento dos instrumentos aplicados; b. tabulação dos dados coletados;

c. análise dos dados coletados; d. análise do sistema atual; e. projeto do novo sistema.

LEVANTAMENTO DOS DADOS

ITENS COBERTOS

a. Unidade a que pertence o documento; b. título do documento;

c. quantidade atual;

d. estimativa do crescimento mensal; e. forma atual de arquivamento; f. indexação utilizada atualmente;

g. quantidade média de páginas por conjunto;

h. medidas mínimas encontradas no conjunto (altura e largu-ra);

i. medidas máximas encontradas no conjunto (altura e largura); j. estado físico do conjunto;

k. valores cromáticos mais freqüentes; 1.área ocupada pelo conjunto de documentos; m. média de consultas mensais;

n. tramitação e movimentação do conjunto; o. valor de permanência no arquivo; p. prazos de descarte;

q. vias em queéelaborado e/ou arquivado.

MODELO DE QUESTIONÁRIO PARA O LEVANTAMENTO DOS DADOS

Características gerais

1.Nome completo da Unidade (Diretoria, Departamento, Divisão, Seção, Serviço etc.).

2. Localização exata (Rua, n9, andar, n9 da sala etc.)

3.Cidade

4. Bairro

5.Estado

6.CEP

7.Telefone

8.Ramal

9. Nome completo do funcionário que preencheu este questionário

10. Data do preenchimento

Do arquivamento da documentação

1.Mantém a documentação arquivada na própria unidade ou no

Arquivo Geral?

( ) Na própria Unidade ( ) No Arquivo Geral: ( ) As duas formas:

2. O arquivamento é em forma 4e: ( ) Pastas

( ) Pacotes

( ) Caixas de madeira ( ) Caixas de papelão ( ) Outras formas

3.Qual a área quadrada total da sua unidade?

m2

4.Qual a área ocupada com arquivos?

m

2

5.Qual o seu maior problema do ponto de vista dos arquivos e

docu-mentação?

( ) Rapidez na informação: ( ) Redução de espaço: ( ) Segurança:

( ) Outros:

6. Quantos documentos sua unidade arquiva mensalmente?

7. Quantos funcionários trabalham no arquivo?

Darecuperação da informação

1. Sua empresa ou organismo público tem arquivo geral?

2. Sua unidade utiliza o arquivo geral?

3. A rapidez na localização de documentos é importante para a sua unidade?

()Sim ( )Nlo

( )e

importantíssima

( )e

indiferente às nossas atividades

4.Tem tido problemas na localizaçlo de documentos arquivados, na

sua ou em outra unidade? ()Sim

( )Nlo

( ) Algumas vezes ( ) Só na nossa unidade ( ) Só nas outras unidades

S.

Qual

a média mensal de, consultas ao arquivo de sua unidade?

consultas mensais

6.Qual a média mensal de consultas ao arquivo geral?

Informações gerais

1. Quantos documentos possui arquivados na própria unidade?

2. Quantos documentos sua unidade possui arquivados no arquivo geral?

3. A partir de que ano há documentos arquivados na sua unidade?

4.Conhece os Sistemas de Microftlmagem?

()Sim ( )Não

( ) Superficialmente

( ) JávimicrofIlme

5. Acredita que um sistema de microfllmagem possa serútilpara a sua unidade?

( ) Sim ( )Não

( ) Somente no arquivo geral

Complementação

Use o espaço abaixo para quaisquer informações que você deseja in-cluir

TABULAÇAO E INTERPRETAÇAo DOS DADOS

Após o preenchimento do questionário para o levantamento dos dados e, conseqüentemente, a obtenção de todos os elementos setoriais e globais, os dados coletados são tabulados e interpretados.

ANÁLISE DO SISTEMA ATUAL

É a fase de análise dos resultados obtidos pelo levantamento, tabulação e interpretação dos dados. É quando são localizados os pontos fracos do sistema atual e as áreas onde poderão ser otimiza-das as operações, pela implantação do Sistema de Microfllmagem.

Nesta fase, os dados documentais quantitativos são superpos-tos aos dados documentais qualitativos, representados por fluxogra-mas detalhados.

A análise do sistema atual toma·se mais fácil quando é possí-vel responder às perguntas formuladas, verificando-se a contiabilida-de dos dados levantados.

ANTEPROJETO DO NOVO SISTi:MA

Após a análise do sistema atual, é feito um simples e resumido anteprojeto do novo sistema, estudando-se como funcionarão as áreas de amplitude e de envolvimento do Sistema de MicrofI1magem, após a implantação do microfilme.

Nesta fase, são realizadas as seguintes operações:

a. estimativa e previsão das unidades principais do Sistema de Microftlmagem;

b. esboços dos fluxos básicos;

c. dimensionamento das principais formas de recuperação da informação pelo uso do microfI1me, tanto em rolo como em outra microforma.

o

anteprojeto é submetido ao exame e julgamento do poder decisório, devendo ser acompanhado das justificativas e explicações necessárias.

Após o estudo e aprovação, o anteprojeto do novo sistemaé seguido pelo Projeto Téçnico de MicrofI1magem.

PROJETOT~CNICO DE MICROFILMAGEM

o

Projeto Técnico de MicrofI1magem é a soma de todos os de. talhes do ponto de vista tecnológico e sistêmico.

Pode ser ele de dois níveis:

descoberta de futuras áreas viáveis em microfJ1me poderá prejudicar os resultados como um todo do Projeto Técnico de MicrofJ1magem a nível setorial;

b. Global: é o que envolve todo o complexo organizacional.

Émais económico, tanto para quem faz como para quem con-trata o Projeto Técnico de MicrofJ1magem elaborar um projeto glo. bal. Isso, porém, não implica que toda a empresa vá possuir micro-fIlme e que a implantação do projeto deva ser global.

Quanto à amplitude, os projetos técnicos de microfJ1magem podem ser:

a. para empresas de pequeno, médio e grande porte; b. para organismos governamentais.

DETERMINAÇÃO DOS OBJETIVOS DO SISTEMA DE MICROFILMAGEM

RAPIDEZ DA INFORMAÇÃO

É a vantagem imediata advinda da adoção do emprego da mi-crofIlmagem. Nesta fase, será escolhido o tipo de microformas a serem usadas no sistema, para a rápida recuperação da informação.

REDUÇÃO DE ESPAÇO

É a análise da documentação em relação ao espaço físico, no sentido de determinar o fator REDUÇÃO DE ESPAÇO como ob-jetivo do Sistema de MicrofJ1magem.

Em princípio, esta é a maior vant~em obtida pela implanta-ção do Sistema, com a reduimplanta-ção de espaço físico ocupado pelos ar· quivos convencionais em até 98%.

SEGURANÇA

O estudo do fator SEGURANÇA estabelece as medidas

a

seremadotadas para preservar a documentação contra calamidadeS

UFPR - BC/SA

BIBLIOTECA

naturais (umidade, água e fogo) ou provocadas pelo próprio homem (roubo, extravio).

Uma das três alternativas mencionadas deverá ser determinada como objetivo principal do Sistema.

VANTAGENS PARALELAS

Duplicação de documentos

Com o emprego do microfJ1me, a documentação existente po-de ser duplicada, o que ocasiona o aumento po-de segurança em caso po-de imprevistos como incêndio, roubo ou extravio.

Economia

Além da economia da área ocupada pelos arquivos convencio-nais, deve-se considerar que, com a tecnologia atual, o microftlme é a maneira mais barata de se reproduzir e armazenar documentos.

O custo no transporte torna-se menor, pois é mais econômico transportar rolos Ç>Umicroformas do que quilos de docurnntos, seja por vid aérea ou terrestre.

Facilidade de acessoàdocumentação rara ou única

Durabilidade do rnicrofUme, com a integridade da informação

Facilidade de manuseio ed~ distribuição

DEtERMINAÇÃO DA AMPLITUDE (TAMANHO) DOSIS1'J~MA DE MICROFILMAGEM

A amplitude (tamanho) do Sistema de Microftlmagem é for-mada pelas áreas ou unidades que possuem documt:ntos para micro-ftlmar, tanto na própria unidade como nos arquivos gerais.

DETERMINAÇAo DO CUSTO DO SISTEMA DE MICROFILMAGEM

A determinação do custo do SistemadeMicrofllmagem é feita pelo levantamento de todos os dados, sendo considerados todos os elementos referentes à matéria:

a. mão-de-obra especializada; b. material de consumo; c. equipamentos; d. utensílios diversos; e. formulários; f. etc.

Deve ser apresentado um CRONOGRAMA DE INVESTIMEN· TOS,junto ou nã'o, com o CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO.

A determinaçã'o fica a critério dos planejadores.

SEGUNDA ETAPA DO PROJETOT~CNICO DE MICROFILMAGEM

O estudo da segunda etapa do Projeto Técnico de Microfllma-gem, ou seja, da implantação do Projeto Técnico de Microfllmagem compreende uma única fase.

Consiste ela na execução do Projeto Técnico de Microfllma-gem, formado pelas cinco fases anteriores. Éo acompanhamento, pela Equipe de Implantação, de todas as cinco fases previstas ante-riormente, em todos os seus detalhes.

A implantaçã'o do Projeto Técnico de Micrommagem, ou seja, do próprio Sistema de Microfllmagem, é opcional, podendo ser efe-tuada pela própria organização de posse do Projeto Técnico de Mi-crofllrnagem.

A implantação do Projeto Técnico de Microfllmagem prevê:

a. a preparaçã'o técnica da documentação que será microm-mada;

b. a instalação de equipamentos;

c. o treinamento técnico-operacional do pessoal que irá operar o Sistema de MicrofIlmagem;

d. o treinamento do pessoal não-especializado, que será feito pelos encarregados da implantação do Projeto Técnico da Microftlmagem. O treinamento deverá durar dois meses, prazo para que os operadores estejam capacitados a manejar todos os equipamentos do Sistema de Microftlmagem, sem necessidade de assistência externa.

e. o início dos trabalhos propriamente dito.

*;:.Os recursos materiais e humanos serão da própria contratante com a supervisã'o direta dos contratados.

A implantação do Projeto Técnico de Microftlmagem corres-ponde a 1/3 do tempo de Elaboração do Projeto.

E100%desse tempo é consumido com os trabalhos práticos. O que nos permite afirmar:

"Os responsáveis pela implantação do Projeto Técnico de Microfilmagem devem dominar completamente as fases operacionais e técnicas do Sistema de Microfilmagem e devem ter acompanhado o Projeto Técnico, familiarizan-do-se com o problema. "

**A conservação e a manutenção dos equipamentos deve ser feita mediante contrato com a empresa ou empresas fornecedoras dos equipamentos.

Para os grandes projetos deve ser prevista uma auditoria sistêmi-ca.

a. Unidades de Entrada - com as microfllrnadoras; b. Unidades de Processamento - com as processadoras; c. Unidades de Saída - com os leitores (Simples e Copiadores).

ORÇAMENTO DO SISTEMA DE MICROFILMAGEM

O Sistema de Microfllrnagem é SEMPRE JUSTIFICÁVEL ECONOMICAMENTE mas, para não se cometer erros, devemos, sempre que possível contar _com a opinião àetécnicos experien-tes, para que não seja condenado o uso desta técnica moderna, racional, lógica e operacional de recuperação da informação.

Com a fmalidade informativa, pode ser efetuada uma pes-quisa de preços do equipamento disponível, atualmente, no mer-cado brasileiro do microfllrne, chegando-se aos seguintes custos de implantação, relativamente a equipamentos:

SISTEMA DE MICROFILMAGEM COMPLETO

Composto das seguintes unidades:

a. duas microfllrnadoras rotativas automáticas; b. uma microfllrnadora planetária;

c. uma processadora de fllrnes automática; d. dois leitores simples;

e. um leitor-copiador.

Acessórios

a. um fIlm-Checker;

b. um arquivo especial- para arquivo de consulta; c. um arquivo de segurança·àprova de fogo e roubo; d. um arquivo eletro-mecãnico automático - para fichas

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SISTEMA DE MICROFILMAGEM INTERMEDIÁRIO

Composto das seguintes unidades:

a. duas microfllrnadoras rotativas b. uma microfllrnadora planetária.

** PROCESSAMENTO FEITO FORA, EM BUREAU DE SERVIÇO

a. dois leitores simples; b. um leitor-copiador.

a. um arquivo simples - para fllrnes;

b. um arquivo de segurança - à prova de fogo e roubo.

SISTEMA DE MICROFILMAGEM SIMPLES

Composto das seguintes unidades:

a. duas microfJ1madoras simples e portáteis

**'PROCESSAMENTO FEITO FORA, EM BUREAU DE SERVIÇO

a. um leitor-copiador;

b. um arquivo simples - para fJ1mes

[CUSTO DO MATERIAL DE CONSUMO

*;;.FEITO FORA EM BUREAU DE SERVIÇO

a. Revelação do ftlme de 16 mm, com 30 metros (ou 100 pés). Cr$

b. Revelação do ftlme de 35 mm, com 30 metros (ou 100 pés) Cr$

c. Revelação do fllme de 16 mm, com 60 metros (ou 100 pés) - Cr$

d. Revelação do fllme de 35 mm, com 60 metros (ou 200 pés) Cr$

e. Cópia em formato A4 - Cr$

*;; CADA ROLO DE FILME, DE 30 METROS, COMPORTA,

APROXIMADAMENTE, DE 1.800 A 3.000 PÁGINAS DE DOCUMENTOS, NO FORMATOA4.

BIBLIOGRAFIA

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EBOLI, C. de M. Tecnolosia operacional dos sistemas de microfilmagem.

Rio de Janeiro, CFPUEG, 1974. .