1. O que é o Invoice Response?
O Invoice Response é uma interface do sistema SAP da Vale enviado para todos os fornecedores após a emissão da Nota Fiscal.
O objetivo desta interface é informar ao fornecedor se a nota fiscal emitida está de acordo com o pedido da Vale ou não, através dos status “Accepted” ou “NotAccepted” Notas fiscais que não têm o Invoice Response Aceito não são recebidas na Vale, gerando devoluções de materiais e caminhões parados nas portarias. Desta forma, a fim de evitar problemas no recebimento das mercadorias, somente notas fiscais com Invoice Response Aceito devem ter a sua coleta solicitada.
2. Como conferir se o meu Invoice Response está aceito ou recusado?
O Invoice Response pode ser conferido através do portal da Quarem/Ariba, no campo Resposta da Nota Fiscal, coluna “Propósito”. O status “Accepted”” significa que a sua nota foi aceita e o “NotAccepted” indica que a sua nota fiscal não foi aceita:
Ao clicar na nota fiscal é possível identificar o motivo do erro ocorrido com a sua nota, preenchido no campo “Notas do Comprador”:
3. O que devo fazer para que o meu Invoice Response seja sempre ACEITO? No momento do recebimento da ordem de compra, antes de emitir a nota fiscal contra a Vale, o fornecedor deverá realizar a conferência do pedido para garantir que os dados estão de acordo com as condições comerciais acordadas com a Vale. Os seguintes campos deverão ser conferidos:
Nº do Pedido Nº do Item
CNPJ
NCM
Base Substituição Tributária Valor Substituição Tributária Base ICMS
Alíquota ICMS Alíquota IPI
CST (Código da Situação Tributária de ICMS)
Utilização de mercadoria (revenda, ativo, insumo, consumo)
Caso algum dado esteja divergente, o fornecedor deverá abrir chamado “Acerto de Pedido s/NF Emitida”, no caminho: https://valeglobalservices.com solicitando a correção do campo divergente.
Após correção do pedido e resposta do chamado, o fornecedor deverá emitir a nota fiscal exatamente igual aos dados do pedido.
Obs.: O número do pedido sempre deverá ser preenchido na tag “xPed” e o número do item na tag “nItemPed” no xml da NFe. Para preenchimento deverão ser considerados somente números. Caso estes campos do xml não sejam preenchidos corretamente, o invoice response será não aceito. Neste caso a sua nota será rejeitada.
4. O que fazer se o seu Invoice Response estiver não ACEITO?
O fornecedor deverá conferir o motivo de erro e verificar se a nota fiscal foi emitida corretamente. Caso seja um erro de emissão do fornecedor, o mesmo deverá cancelar a nota fiscal, comunicar o cancelamento da nota através do chamado SAC – Recebimento Fiscal > Notificar Alteração em XML, no caminho
https://valeglobalservices.com. Após conclusão do chamado deverá emitir nova nota
fiscal.
Se o erro estiver no pedido, o fornecedor também deverá cancelar a NFe e comunicar a Vale através do chamado SAC – Recebimento Fiscal > Notificar Alteração em XML, no caminho https://valeglobalservices.com. Após cancelamento da nota fiscal e comunicação à Vale via chamado, a solicitação de alteração deverá ser realizada através do chamado “Acerto de Pedido s/NF Emitida”, no caminho:
https://valeglobalservices.com
Após correção e resposta do chamado, o fornecedor deverá emitir a nota fiscal exatamente igual aos dados do pedido.
5. O que devo fazer caso a emissão da NFe for exatamente igual ao pedido e mesmo assim o invoice response estiver não aceito?
Caso o status do invoice não tenha sido alterado para “aceito” dentro de 24 horas e o prazo para cancelamento da nota fiscal estiver se aproximando, sugiro a abertura do chamado “DANFE aguardando confirmação”, no caminho:
https://valeglobalservices.com, para que a nota fiscal seja tratada pela equipe do SAC.
6. Quando devo gerar a coleta para a transportadora?
As coletas deverão ser geradas para a transportadora somente após emissão da NFe e recebimento do Invoice Response Aceito.
A primeira página do Invoice Response deverá ser impressa e entregue para transportadora, juntamente com a NFe.
A partir de 20/06/2016 as transportadoras não coletarão mercadorias sem o invoice response aceito.
7. Quais são os benefícios de enviar para a Vale somente as notas com o Invoice Response Aceito?
Agilidade no pagamento das NFs . Entrada sem bloqueio na portaria.
Redução da estadia de veículos na portaria. Redução de devoluções de mercadoria.
Melhora na disponibilização das mercadorias para operação. Redução de re-entregas.
8. A partir de quando começa a valer a regra do invoice reponse?
A regra já vale para alguns fornecedores, entretanto será válida para TODOS os fornecedores FOB / EXW e FCA a partir de 20/06/2016.
9. O que devo fazer quando for necessário o cancelamento da minha nota fiscal? Toda vez que houver a necessidade de cancelamento da nota fiscal, o fornecedor deverá comunicar o cancelamento da mesma através do chamado SAC – Recebimento Fiscal > Notificar Alteração em XML, no caminho https://valeglobalservices.com. Somente após conclusão do chamado deverá ser emitir nova nota fiscal.
10. O que devo fazer quando a Vale interpretar a tributação diferente do que será destacado na minha NFe?
Toda vez que o pedido tiver uma alíquota de imposto divergente do que for ser faturado pelo fornecedor, o mesmo deverá abrir um abrir chamado “Acerto de Pedido s/NF Emitida”, no caminho: https://valeglobalservices.com solicitando a correção do campo divergente.
Após correção do pedido e resposta do chamado, o fornecedor deverá emitir a nota fiscal exatamente igual aos dados do pedido.
Neste caso pode ser que tenha ocorrido algum erro de integração entre Ariba e Fornecedor. Sugerimos entrar em contato com o 08007621434 da Ariba e solicitar reenvio da alteração da ordem de compra
12. Qual o prazo para receber um invoice response?
O envio do invoice response ocorre imediatamente após a emissão da NFe. Caso nenhuma resposta seja recebida após 1 hora da emissão na NFe, provavelmente houve um erro de integração na nota fiscal enviada para Vale.
13. O que devo fazer se não receber a resposta do Invoice Response?
Normalmente o invoice response não é enviado para o fornecedor quando ocorrem os seguintes motivos de erros:
Pedido Inválido
Erro na unidade de medida no cadastro do item Problemas de interface com a SEFAZ
O principal erro ocorrido é a queda do sistema SEFAZ. Neste caso o fornecedor deverá aguardar aproximadamente umas 3 horas para ver se o sistema retornar e o invoice response seja enviado.
Caso após este prazo nenhuma resposta seja enviada, o fornecedor deverá abrir chamado “DANFE aguardando confirmação”, no caminho: https://valeglobalservices.com, para que o erro seja verificado pela equipe do SAC.
14. Como devo proceder quando a NFe for emitida em ambiente de contingencia, onde a Vale verifica sua emissão na Sefaz?
Não deverão ser emitidas notas fiscais em contingência para a Vale, uma vez que notas emitidas em contingência não terão o invoice response.
15. O prazo de entrega dos materiais irá contar a partir do recebimento da ordem de compra, ou após a solução de alguma divergência?
Não há alteração nos prazos de entrega de materiais devido ao início do projeto invoice response.
16. Quando for ser gerado a ASN no Quadrem, a nota fiscal será um campo obrigatório?
17. Qual o prazo de conclusão do chamado no SAC?
Não há um prazo estipulado, entretanto historicamente o prazo médio de tratamento é de 50 horas
18. No caso de entrega feito pelo próprio fornecedor (CIF), deverá seguir este mesmo procedimento de conferência do invoice response?
Não há a necessidade de seguir este procedimento, entretanto aconselhamos fortemente que este processo seja seguido e não sejam enviadas notas fiscais com o invoice response não aceito para a Vale, para evitar que sejam geradas estadias dos seus veículos na portaria da Vale ou até mesmo rejeição de material.
19. O fornecedor é penalizado quando solicitamos revisão do pedido?
Não há penalidade para solicitar a revisão do pedido. A conferência do pedido deve ser um hábito constante que deverá ser realizado pelo fornecedor para melhora a sua assertividade de notas fiscais (notas fiscais emitidas corretamente conforme pedido). 20. E se eu solicitar uma coleta com o invoice response não aceito? A transportadora irá recusar?
Sim. A partir de 20/06 nenhuma coleta será realizada pela transportadora se não tiver o arquivo invoice response aceito.
21. Quanto que o processo se inicia? Ao enviar o XML da NFe para a Quadrem/Ariba?
O processo se inicia tão logo a nota fiscal seja emitida pelo fornecedor e seja enviada para a vale via Quadrem/Ariba. Neste momento a NFE é entregue no SAP para que todas as conferências sejam iniciadas, bem como o envio do invoice response.
22. O documento Invoice Response é obrigatório acompanhar com a nota Fiscal? Sim. Sempre deverá ser impressa a primeira página do invoice response e anexá-la à nota fiscal.
Preencher número da nota sem dígito
23. Quando será a migração para o Nimbi? O que mudará neste novo portal? O portal Nimbi entrará em produção na segunda quinzena de julho. Maiores informações serão repassadas aos fornecedores em breve, através da equipe responsável pela implementação do novo portal.
24. Para quais operações (venda / reparo / transferência) o invoice response é obrigatório?
O invoice response só é valido para as notas fiscais emitidas referente às vendas de materiais. Não se aplica aos fluxos de envio para reparo, retorno de reparo e transferência.
25. Quais empresas não participam do invoice response? Ferrovia Centro Atlântica – FCA
Mineração Corumbaense Reunidas - MCR Instituto Tecnológico Vale – ITV
26. Após a conferência do pedido e verificada alguma irregularidade, o comprador não deverá ser contatado. Somente poderá ser efetuada a correção através do "valeglobalservices"?
Sugerimos que o contato ocorra primeiramente através do chamado via valeglobalservices, para devido direcionamento da tratativa do erro na Vale.
27. E no caso das notas fiscais emitidas nas sextas-feiras, como vamos saber se a nota fiscal está de acordo?
A resposta do invoice response é automática, portanto o fornecedor terá tempo hábil para se programar quanto a geração da coleta ou cancelamento da nota fiscal.
28. Caso não seja inserido o CNPJ da transportadora no campo destinado aos dados de transporte da NFe, a nota fiscal será recusada?
Não, este campo não implica na recusa da NFe, entretanto solicitamos que todos os fornecedores preencham este campo, para que seja possível o envio dos arquivos do xml da NFe e invoice response à transportadora.
29. Ao receber o pedido é necessário conferir todas as informações, inclusive impostos. Entretanto os pedidos não informam o valor e a alíquota da Substituição Tributária. Existe a possibilidade de vir com esta informação?
A partir do novo portal Nimbi, com previsão de go live (implementação) na segunda quinzena de julho/2016, esta informação será enviada.
Enquanto esta informação não estiver sido enviada, os fornecedores poderão verificar a origem do material no pedido, se a mesma está de acordo. A alteração da “origem” ou correção da mesma, indica o CST correto.
30. Sou um fornecedor com emissão de notas fiscais em Minas Gerais. Como devo proceder com este novo processo de emissão da NFe antes da geração da coleta, já que a transportadora tem até 24 horas da data de saída da NFe para emissão do CTe? Para os fornecedores que possuem unidades em MG (emissão de NFe), as notas fiscais deverão ser emitidas sem data de saída e deverá ser utilizado o SIARE para validação da data de saída da nota fiscal no dia de coleta da Della Volpe.
vez que a transportadora tem por obrigação que realizar a emissão do Cte no máximo no dia seguinte ao da data de saída da Nfe.
31. Para fornecedores localizados em cidades fora do estado de Minas Gerais também será necessário fazer a validação no SIARE?
Não. A validação no SIARE é necessária somente para fornecedores que emitem nota fiscal em Minas Gerais.
32. O que devo fazer caso a transportadora não coletar o meu material na data e eu já tiver realizado a validação no SIARE?
O registro no SIARE pode ser cancelado em até 24 horas. Se a transportadora avisar que não irá coletar a tempo o registro deverá ser cancelado e realizado novamente no ato da coleta. No manual do registro do SIARE consta esta informação.
33. Quando devo usar a plataforma “valeglobalservices” e o portal quadrem? A plataforma “valeglobalservices” deverá ser utilizada para abertura dos chamados: Acerto de pedido sem NF emitida – solicitar alteração do pedido antes da emissão da NFe
DANFE aguardando confirmação – solicitar pequenas correções depois da NFe emitida.
Notificar alteração do XML – informar sempre que a nota fiscal for cancelada O portal da Quadrem deve ser utilizado para:
Receber o pedido Vale Gerar ASN
Conferir o Inoive Response
Outras funcionalidades já existentes com o fornecedor.
34. O número da ASN e de Coleta deve aparecer em algum lugar? Devemos imprimir esse documento e anexar a NF? Pois atualmente temos que mencionar as informações em observações da NF.
O número da coleta/ASN pode ser conferido no portal Quadrem/Ariba. Caso possuem dúvidas nesta conferência, favor entrar em contato no 08007621434 da Quadrem e solicitar instrução.
Não há necessidade de impressão do ASN para acompanhar a mercadoria.
A informação da coleta no campo de observação da nota é para controle interno da transportadora. Poderá continuar a ser mencionado.
35. A NFe depois de emitida continuará sendo para nfe@quadrem.net ou será enviada para outro endereço?
A NFe deverá continuar sendo enviada para nfe@quadrem.net.
Sim. A necessidade de informar os dados da transportadora da Vale no campo “dados de transporte” da nota fiscal é obrigatório somente para fornecedores contratados nas modalidades EXW / FOB. Para fornecedores contratados na modalidade FCA, pode emitir a NFe com os dados da transportadora que fará a entrega no galpão da transportadora da Vale.
37. Como devo proceder com a emissão de notas para Mangaratiba?
As notas fiscais destinadas à Mangaratiba devem ter os impostos ICMS – 18% e FECP – 2% destacados.
Os pedidos emitidos antes de 10/05/2016 deverão ser atualizados, para passarem a considerar a nova alíquota.
Neste caso, podem ser abertos chamados de “Acerto de Pedido s/NF Emitida”, no caminho: https://valeglobalservices.com, solicitando esta atualização.
38. Como iremos identificar quando o erro será considerado como não exclusivo do fornecedor?
São erros exclusivos do fornecedor:
Todos estes motivos que demandam unicamente ação do fornecedor na conferência do pedido antes da emissão da nota fiscal, serão rejeitados automaticamente para que a nota fiscal seja reemitida corretamente conforme pedido. Neste caso o fornecedor deverá cancelar a nota fiscal, abrir chamado no SAC informando o cancelamento. Caso o erro esteja no pedido, o fornecedor deverá abrir chamado no SAC da Vale (https://valeglobalservices.com), com o tipo de problema "Acerto de Pedido s/NF Emitida" e informar as divergências encontradas. Após tratativa do chamado, reemitir corretamente a Nota Fiscal.
Caso o erro tenha sido na emissão da Nfe pelo fornecedor, após conclusão do chamado de cancelamento de Nfe, o fornecedor deverá emitir nova nota fiscal corretamente.
39. Nossa empresa é optante pelo Simples e nossos pedidos sempre vem com impostos destacados, tem alguma coisa que posso fazer para meus pedidos serem emitidos sem os destacamentos?
Se o fornecedor estiver cadastro como simples no sistema e mesmo assim o pedido sair incorreto, deverá ser aberto o chamado “Acerto de Pedido s/NF Emitida”, no caminho: https://valeglobalservices.com solicitando a correção do campo divergente, antes da emissão da Nfe.
