Questionamentos. Pesquisas. Meios de Comunicação. Formas Atuais de Armazenamento de Dados

(1)

Questionamentos

Qual é a quantidade de documentos eletrônicos

(cartas, e-mails, desenhos, etc) que eu manuseava

há cinco anos e quantos eu manuseio hoje?

Trabalhando no seu dia a dia, alguma vez já

perdeu um arquivo?

Alguma vez já perdeu mais tempo procurando um

documento do que levou para criá-lo?

Já desistiu de procurar um documento e depois o

encontrou perdido após ter passado pelo trabalho

de refazê-lo?

Já procurou desesperadamente um documento que

tinha certeza de ter recebido há algum tempo, e

ninguém sabia o seu local de armazenamento?

Pesquisas

Pesquisa da Price Watherhouse mostra

que os executivos gastam em média 150

horas/ano procurando,

localizando,solicitando, esperando

documentos

Em cada 20 documentos, um se perde

Executivos gastam 20% a 45% do tempo

pensando, criando ou manipulando

documentos (Gartner group)

Um funcionário guarda em média 20.000

folhas de papel por ano em arquivos dos

mais diversos tipos

1% 95% 4%

PAPEL

Microfilme e Microficha Processamento de Dados

Formas Atuais de

Armazenamento de Dados

Fonte: AIIM

15%

79%

6%

PAPEL

Meios Eletrônicos

Telefone

Fonte: EDI Resources

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2 Pesquisas

Consome 12% a 15% de renda da

empresa

Em média 90% do tempo de vida últil de

um documento é gasto em trânsito e filas

Gastam-se U$ 250,00 para recriar um

documento de engenharia perdido

As pessoas perdem entre 20% a 30% de

seu tempo, localizando e recuperando

informações (CYCO)

Processos trabalhistas são perdidos por

não encontrarmos o documento correto

no prazo estipulado por lei.(FEM)

Pesquisas

A humanidade gerou a mesma

quantidade de informações nos últimos

50 anos que nos 5000 anteriores. E

duplicará esse número entre os próximos

18 e 36 meses. No ano 2010 a

informação duplicará a cada 11 horas.

Em média, faz-se 19 cópias de cada

documento

Em 1990, 95% das informações dos EUA

estavam em papel. Em 2001 a taxa de

utilização de papel é ainda de 92%

O que é Gerenciamento eletrônico de

documentos (GED)

Tecnologia que provê um meio de

facilmente armazenar, localizar e

recuperar informações existentes

em documentos e dados eletrônicos,

durante todo o seu ciclo de vida

Angélica Toffano Seidel Calazans – angelica_toffano@yahoo.com.br

O que é Gerenciamento eletrônico de

documentos (GED)

Gerenciamento – criação, armazenamento,

organização. Transmissão, consultas,

manipulação, atualização, e eventual disposição

de documentos para preencher um propósito

organizacional

Eletrônico – uso de tecnologia da informação

Documento – um conjunto de informações

pertinentes a um tópico, estruturado para a

compreensão humana, representado por uma

variedade de símbolos, armazenado e

manuseado como uma unidade

(3)

Vantagens do GED

Economia de papel

Economia de espaço físico (arquivo metálico de 4 gavetas para 22000 documentos pode ser acomodado em 1 gb de espaço em disco

Facilidade de efetuar consulta e redução de tempo para localização

Disponibilidade de um documento para vários usuários simultaneamente

Fácil manutenção do acervo

Correção de erros e aumento da legibilidade de

documentos (alguns documentos de papel, podem já estar na forma de cópias fotográficas ou em deterioração)

Plano das organizações brasileiras

em relação ao GED até 2001

24,7 23,2 18,3 18,1 10,3 3,6 1,8 0 5 10 15 20 25 Percentual 1 Pretende ter Sistema em uso Com multiplos sistemas em uso Pensando sobre o assunto Com projeto piloto Pretende terceirizar Não preocupada

Fonte: Pesquisa Mercado CENADEM, 1999

Explicação gráfica da utilização do

(4)

4 Nova perspectiva no uso de

documentos

Objeto

Voz

Texto

Imagem

Animação Informação_inteligente

Revisão/ Alteração Aplicação Aprovação Reutilização Arquivamento Criação Distribuição Segurança Apropriada

Ciclo de vida do Documento

Eletrônico

Ciclo de vida de

documentos

Cr ia çã o P ubl ic aç ão e di st ribu iç ão Us o at iv o Pó s de ci sã o Ar qu iv o de sc art e

Tempo

A

ces

so

Comparação entre atividades de recuperação de

documentos em papel e GED

segundos Variável Tempo de recuperação automática Manual Recuperação

Busca por indices diferentes maneiras para localizar mesmo documento Cópias feitas e

armazenadas em diversos arquivos Uso de mais de uma

forma de armazenar documentos ou arquivos setoriais

Documentos são digitalizados para gerar o imagens São armazenados em armários e pastas Capturar um documento

GED

Papel

Atividade

(5)

Comparação entre atividades de recuperação de

documentos em papel e GED

Potencialmente alto – pode requerer a revisão de processos Nenhum Impacto no sistema atualmente em uso Alta Nenhum Impacto na infra-estrutura de computadores Mínima Alta

Potencial para perda

Milhares bytes Milhares metros

Espaço exigido para armazenamento Mensagem eletrônica Malote, correio Distribuição do documento

GED

Papel

Atividade

Principais componentes do GED

Impressão e visualização Transmissão e endereçamento Organização e fluxo de trabalho Captura/criação Redes de computadores Mídias para armazenamento Estações de trabalho – com capacidade de processamento

Principais componentes do GED

Impressão e visualização Transmissão e endereçamento Organização e fluxo de trabalho Captura/criação Redes de computadores Mídias para armazenamento Estações de trabalho – com capacidade de

processamento Mídias magnéticas –_{Hard Disk.} RAID (nível 3 e 5 - Hot Swapable)

Fitas Magnéticas (DAT, Streamer)

Mídias Óticas –

Worm (Write once, read many) parecido com o cd rom mas com maior tamanho e capacidade (650 mb a 25 gb)

CD-ROM ,CD-R, CD-RW Bibliotecas de discos com componentes de robótica (Jukebox)

Principais componentes do GED

Critérios a serem utilizados – largura da banda

(6)

6 Principais componentes do GED

Impressão e visualização Transmissão e endereçamento Organização e fluxo de trabalho Captura/criação Redes de computadores Mídias para armazenamento Estações de trabalho – com capacidade de processamento -Converter documentos do meio analógico para o digital -Associar documentos já criados no meio digital -Scanners papel, microfilme, microficha

-Equipamentos destinados a captura e conversão de áudio e vídeo (câmera digital, placas de captura de som)

Conceitos básicos – reconhecimento

de padrões de imagens

OCR (

Reconhecimento Óptico de Caracteres

)

conversão de informações em forma

de imagem eletrônica para

caracteres processáveis por

sistemas de processamento de

dados.

Processo mais difundido, mais

antigo

Análise de características

R

C

K

F

S

R

X

5

8 D

O

A

H

X

N

W

4

0

9

Volta Fechada Cavidade a direita Cavidade Sul

Conceitos básicos – reconhecimento

de padrões de imagens

ICR (

Reconhecimento Inteligente de Caracteres

)

conversão de informações em forma de

imagem eletrônica para caracteres

processáveis por sistemas de

processamento de dados com o suporte

de redes neurais e de bases de grafia.

Maior problema – base grafia

Ex. usuários palm top

(7)

Conceitos básicos – reconhecimento

de padrões de imagens

OMR (optical mark reader)

Habilidade de detectar a presença

de informação em caixinhas/espaços

para marcas

Conceitos básicos – reconhecimento

de padrões de imagens

BCR (bar code reader)

Habilidade de reconhecer/interpretar

códigos de barras em dados

‘processáveis’. Existe uma série de

padrões de códigos de barras, mas

os mais comuns são todos

reconhecidos pelos programas de

forms processing

Principais componentes do GED

-Integração de bases de dados comuns (registros de dados num banco de dados relacional)

Conceitos básicos

Após a digitalização do documento, faz-se sua indexação através de um software indexador.

Essa indexação irá associar o documento a valores que o representarão e o tornarão buscável no sistema de consulta: estes valores associados formam o registro do documento.

Ainda para esse registro, é importante dispor de um campo para acrescentar o seu conteúdo em formato de texto (txt, rtf, doc), resultante do reconhecimento de caracteres durante a sua passagem para o formato digital. Este último passo é importante para a realização da

pesquisa pelo conteúdo.

(8)

8 Conceitos básicos

Daí, através do software indexador, é feito o envio da imagem do documento com seus valores para a máquina onde se encontra a base de consulta do sistema, um servidor de Internet/Intranet, usando como intermediária uma área de importação.

Este envio de registros é chamado de exportação e assegura que todos os arquivos gerados nesse processo que compõem o registro sejam enviados e recebidos pelo sistema no servidor e lá sejam tratados para inclusão na base de consulta.

Conceitos básicos

A exportação é feita para uma área pré-definida no software de gerenciamento dos documentos, que se encontra no servidor.

Através de um serviço em permanente execução, dentro de um período que pode ser programado de acordo com a freqüência de exportação, ele faz uma varredura nessas áreas, que na verdade são diretórios, para, caso existam novos documentos exportados, ele os importe para a base. Importação é a inclusão dos documentos na base pelo

software GED que está instalado no servidor.

Principais componentes do GED

Impressão e visualização Transmissão e endereçamento Organização e fluxo de trabalho Captura/criação Redes de computadores Mídias para armazenamento Estações de trabalho – com capacidade de processamento -Autorização – segurança de ter o usuário correto utilizando um documento ou estação de trabalho

-Autenticação – assinaturas digitais devem ser validadas -Criptografia – documentos somente lidos pelo individuo que tem a chave de leitura

Principais componentes do GED

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Visualização GED

Construção da interface de consulta para

o usuário

A interface de consulta da base para o

usuário final é composta essencialmente

de páginas web. Nelas, são

disponibilizados os campos que permitirão

a busca e a posterior visualização do

resultado da pesquisa, que também pode

ser configurável segundo o que o próprio

usuário pode definir no momento da

busca.

Monitores específicos

monocromáticos

17” ou mais

Placas aceleradoras

Alta resolução (1600 x

1200)

Vídeos inadequados podem mostrar imagens menos legíveis, causando perda de produtividade, fadiga e stress para os operadores

Questionamentos. Pesquisas. Meios de Comunicação. Formas Atuais de Armazenamento de Dados