4 - Identificação de necessidades

(1)

Identificação de Necessidades

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de Projetos

Prof. M.Sc. Diógenes Lima Neto

Aula 04

(2)

Roteiro



Ciclo de vida de projetos



Identificação de necessidades



Seleção de projetos



Preparando uma Chamada de Projetos (CP)



Solicitando propostas



(3)

Encerra

mento

Encerra

mento

controle

Execução

_Execução

Planeja

mento

Planeja

mento

Iniciação

Ciclo de vida do Projeto

Processos PMBOK 2004

(4)

Ciclo de vida do Projeto



 Identificação do problemaIdentificação do problema 

 Determinação das necessidadesDeterminação das necessidades 

 Determinação das características principais do produtoDeterminação das características principais do produto ou serviço

ou serviço



 Estudo de viabilidadesEstudo de viabilidades – – TécnicaTécnica – – Econômico-financeiraEconômico-financeira – – ComercialComercial – – GerencialGerencial  IniciaçãoIniciação Encerra Encerra mento mento Encerra Encerra mento mento controle controle controle controle Execução Execução Execução Execução Planeja Planeja mento mento Planeja Planeja mento mento Iniciação Iniciação Iniciação Iniciação Processos PMBOK 2004 Processos PMBOK 2004

(5)

Identificação de Necessidades



 Faz parte da fase inicial do Faz parte da fase inicial do ciclo de vida do projetociclo de vida do projeto 

 Inicia-se com o reconhecimento de Inicia-se com o reconhecimento de uma NECESSIDADEuma NECESSIDADE, PROBLEMA ou, PROBLEMA ou

OPORTUNIDADE



 Termina com a emissão de umaTermina com a emissão de uma CHAMADA DE PROPOSTAS (CP)CHAMADA DE PROPOSTAS (CP) 

 Exemplo:Exemplo:

–

– Tempo gasto com a emissão de NF Tempo gasto com a emissão de NF e o recebimento de pagamentose o recebimento de pagamentos

de seus clientes seja longo demais de seus clientes seja longo demais

–

– Falta de atualização de registros de pagamentos da Falta de atualização de registros de pagamentos da empresaempresa

provocando envio duplicado de NF aos clientes provocando envio duplicado de NF aos clientes

–

– Negócio em expansão, mais funcionários para processar as NFNegócio em expansão, mais funcionários para processar as NF

–

– Mais arquivos Mais arquivos físicos e físicos e espaço têm espaço têm de ser de ser obtidos para obtidos para comportarcomportar oo

grande volume de

grande volume de documentos geradosdocumentos gerados

CP solicitando propostas para implementação de um

SISTEMA DE COBRANÇA E RECEBIMENTO

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Identificação de Necessidades



 Antes de elaborar uma CP, deve-se definirAntes de elaborar uma CP, deve-se definir claramente os problemas ou as necessidades claramente os problemas ou as necessidades 

 Levantar dados sobre a magnitude dos problemasLevantar dados sobre a magnitude dos problemas 

 Procurar quantificar financeiramente os problemasProcurar quantificar financeiramente os problemas (necessidades) para possibilitar uma análise (necessidades) para possibilitar uma análise custo-benefício com a soluções obtidas pela CP

benefício com a soluções obtidas pela CP 

 Lembrar que os recursos disponíveis para umLembrar que os recursos disponíveis para um

projeto são limitados, logo, os projetos selecionados projeto são limitados, logo, os projetos selecionados serão aqueles com maior retorno sobre o

serão aqueles com maior retorno sobre o investimento

(7)

Seleção de Projetos



 Envolve a avaliação de várias necessidades ouEnvolve a avaliação de várias necessidades ou

oportunidades para uma escolha final dos projetos a oportunidades para uma escolha final dos projetos a serem implementados

serem implementados 

 Os benefícios/conseqüências relativos à implementaçãoOs benefícios/conseqüências relativos à implementação de cada projeto podem ser quantitativos e qualitativos ou de cada projeto podem ser quantitativos e qualitativos ou tangíveis e intangíveis

tangíveis e intangíveis 

 Exemplos de benefícios:Exemplos de benefícios:

–

– QuantitativoQuantitativos: financeiros, como um s: financeiros, como um aumento de vendas ouaumento de vendas ou redução de custos

redução de custos

–

– Intangíveis: melhora na imagem pública da empresa ou naIntangíveis: melhora na imagem pública da empresa ou na motivação de seus funcionários

motivação de seus funcionários



 Exemplos de conseqüências:Exemplos de conseqüências:

–

– QuantitativaQuantitativas: custo s: custo para implementar um projetopara implementar um projeto –

– Intangíveis: barreiras legais ou reações de um Intangíveis: barreiras legais ou reações de um grupo militante emgrupo militante em particular

(8)

Se

le

çã

o d

e P

roj

et

os

-

Et

ap

as



 Desenvolver um conjunto de critérios em Desenvolver um conjunto de critérios em conformidaconformidade com ade com a

necessidade/oportunidade: necessidade/oportunidade: – – QuantitativosQuantitativos – – QualitativosQualitativos –

– Alinhamento estratégicoAlinhamento estratégico



 Relacionar suposições que serão usadas como base de Relacionar suposições que serão usadas como base de cadacada

projeto:

–

– Ex.: um empréstimo bancário para sua implementaçãoEx.: um empréstimo bancário para sua implementação



 Reunir dados e informações sobre cada projeto:Reunir dados e informações sobre cada projeto:

–

– Ex.: estimativas financeiras preliminares, como Ex.: estimativas financeiras preliminares, como projeções deprojeções de faturamento e custos estimados de implementação

faturamento e custos estimados de implementação



 Avaliar cada projeto de Avaliar cada projeto de acordo com os critérios:acordo com os critérios:

–

– Avaliação ideal: realizada por uma equipe Avaliação ideal: realizada por uma equipe diversificadadiversificada (marketing, financeiro

(marketing, financeiro, técnico, , técnico, RH, logística, etc.)RH, logística, etc.)

–

(9)

Preparando uma

C

hamada de

P

ropostas (

CP

)



Objetivo: declarar, de modo abrangente e

em detalhes, o que é necessário, do ponto

de vista do cliente, para se atender à

necessidade identificada.



Deve ser suficiente para que o fornecedor ou

a equipe de projeto preparem uma proposta

inteligente e que atenda às necessidades.

(10)

Preparando uma CP

Exemplo de Estrutura

1.

1. Especificação do serviço (necessidade)Especificação do serviço (necessidade)

2.

2. Requisitos técnicosRequisitos técnicos

3.

3. Produtos a serem entregues (Produtos a serem entregues (deliverables deliverables ))

4.

4. Itens fornecidos pela contratanteItens fornecidos pela contratante

5.

5. Aprovações necessáriasAprovações necessárias

6.

6. Tipo de contratoTipo de contrato

7.

7. Data de entrega (das propostas)Data de entrega (das propostas)

8.

8. Cronograma do projetoCronograma do projeto

9.

9. Condições de pagamentoCondições de pagamento

10.

10. Conteúdo da propostaConteúdo da proposta

11.

(11)

Solicitando propostas



 Notificação (convite) aos fornecedores em potencialNotificação (convite) aos fornecedores em potencial sobre a CP

sobre a CP 

 Anúncio em publicações empresariaisAnúncio em publicações empresariais

especializadas ou governamentais (Diários oficiais), especializadas ou governamentais (Diários oficiais), conforme o caso

conforme o caso 

 Procurar tratar de forma isonômica os diversosProcurar tratar de forma isonômica os diversos licitantes quanto às informações fornecidas

licitantes quanto às informações fornecidas 

 Atenção: nem todos os ciclos de vida de um projetoAtenção: nem todos os ciclos de vida de um projeto incluem

(12)

Perguntas para estudo



 Por que é importante conduzir um cuidadoso ePor que é importante conduzir um cuidadoso e detalhado trabalho na identificação das

detalhado trabalho na identificação das necessidades?

necessidades? 

 Por que é importante selecionar o projeto certoPor que é importante selecionar o projeto certo antes de começar a trabalhar?

antes de começar a trabalhar? 

 Dê exemplos de situações nas quais uma empresaDê exemplos de situações nas quais uma empresa pode desenvolver uma CP.

pode desenvolver uma CP. 

 Por que é importante para uma empresa quantificarPor que é importante para uma empresa quantificar os benefícios esperados com a implementação de os benefícios esperados com a implementação de uma solução para um problema?