Hospital e Maternidade São Camilo – Unidade Pompéia Autores:
Amauri Sacramento Juliana Gerassi Abrahão Maurício Silva Cláudio Barban Leandro Degasperi Patrícia Barbosa Baria
Orientadora: Profª. Ms. Lilian A. P. Miguel Universidade Presbiteriana Mackenzie
O estudo que segue apresentará as atividades do departamento logístico em um hospital e maternidade, no caso o São Camilo – Unidade Pompéia e suas implicações.
Em seguida, trará um breve estudo de caso, no qual o mesmo teve de lidar com um problema de estocagem de materiais, passando por uma reestruturação e utilizando análises da curva ABC para isso.
A Logística no Hospital e Maternidade São Camilo - Pompéia
Introdução
De forma a deixar mais claro o estudo de caso a ser analisado, segue uma apresentação do Hospital e Maternidade São Camilo-Pompéia. O ideal buscado na sua fundação era oferecer atendimento hospitalar diferenciado às pessoas, que cuidasse não só da doença, mas principalmente, do doente e que oferecesse além de qualidade e eficiência, humanização.
A logística na instituição compreende os setores de: departamento de suprimentos, gestão de estoque, gestão de compras, gerenciamento de materiais consignados, farmácia hospitalar, almoxarifado e transportes.
A seguir, será apresentada uma situação enfrentada pelo departamento logístico logo após a descrição das atividades desenvolvidas por cada setor citado acima.
A Empresa
Em 1960 foi inaugurada uma parte do hospital, com capacidade para 70 leitos. Atualmente, apresenta 222 leitos para internação, 19 de terapia intensiva adulto, 10 leitos de terapia intensiva infantil, 14 salas cirúrgicas, com capacidade para realizar cerca de 9.000 cirurgias/ano, pronto-socorro adulto e um infantil, além do ambulatório que oferece atendimento em todas as especialidades. Além disso, o Hospital e Maternidade São Camilo é também hospital escola, servindo de campo de estágio para alunos dos cursos na área de saúde do Centro Universitário São Camilo.
Contexto e Situação
Descreveremos basicamente as atividades desenvolvidas por cada setor relacionado ao departamento logístico do hospital, de forma a dar uma prévia de como o mesmo funciona.
1. Departamento de suprimentos
Segundo o regimento interno deste departamento, o mesmo tem como finalidade controlar e analisar gerencialmente todos os estoques existentes na instituição, provendo todos os materiais e medicamentos necessários ao desenvolvimento adequado das atividades hospitalares. Compreende os setores de: gestão dos estoques, farmácia central e satélites, almoxarifado, gerenciamento de materiais consignados, recebimento de mercadorias e transportes.
1.1. Gestão de Estoque
Neste setor ocorre a definição de “quanto” e “quando” comprar. O sistema atualmente utilizado é o de reposição dos estoques através do ponto de pedido que baseia-se na definição de parâmetros de controle conforme a classificação ABC.
“A classificação ABC, também conhecida como classificação de Pareto, é um
procedimento que visa identificar os produtos em função dos valores que eles representam e, com isso estabelecer formas de gestão apropriadas à importância de cada item em ralação ao valor total considerado. Essa classificação pode ser feita sob diferentes valores, por exemplo, classificação ABC do consumo de materiais; de estoque e de fornecedores, sendo a primeira a mais importante para gestão de materiais.” Barbieri, 2005
Conforme Marco Aurélio P. Dias, a curva ABC é um importante instrumento para o administrador, pois permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa.
Verifica-se, portanto, que uma vez obtida à seqüência dos itens e sua classificação ABC, disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão administrativa, conforme a importância dos itens. A curva ABC tem sido usada para a administração dos estoques, para a definição de política de vendas, estabelecimento de prioridades para a programação da produção e uma série de outros problemas usuais na empresa.
Após terem sido ordenados pela importância relativa, as classes da curva ABC, podem ser definidas das seguintes maneiras:
Neste setor ocorre também a previsão da demanda. Conforme Claude Machiline, as previsões sobre a demanda ou o consumo de materiais são fundamentais para a consecução dos objetivos da administração de materiais, que consistem em prover o usuário do material certo na quantidade solicitada e nas melhores condições operacionais e financeiras para a organização. Previsão vem do latim previsius, previsionis que significa antever, ver antes, antecipar a visão sobre algo.
Previsão de demanda é um processo pelo qual se procura antever o que ocorrerá no futuro para antecipar as providências necessárias para atender aqueles objetivos. Faz parte, portanto, do planejamento da organização e quanto melhor for a capacidade de antevisão das demandas futuras, melhor será o desempenho da gestão de material no alcance desses objetivos. Planejar é sempre uma atividade voltada para o futuro, e o futuro só se pode prever - daí a importância das previsões de modo geral e da demanda em particular.
Existem muitos modelos de previsão, exemplos: método ingênuo, delphi, analogia, taxas de crescimento, média móvel aritmética simples, suavização exponencial, análise de regressão e correlação, curva S.
A fórmula básica utilizada é a seguinte: PP = ES = TR + LC, onde: “PP = Ponto de pedido” é o nível de estoque indicado para se gerar a solicitação de compras. É medido em dias x o consumo diário. O “ES = Estoque de segurança” pode ser calculado cientificamente ou empiricamente É medido em dias x o consumo diário. O “TR = Tempo de reposição” é o tempo que se gasta desde a emissão da solicitação de compra até o recebimento da mercadoria. É medido em dias x o consumo diário.
• Classe
A
Grupo de itens mais importantes que devem ser tratados com uma atenção especial pela administração;
• Classe
B
Grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C;
• Classe
C
Grupo de itens menos importantes que justificam pouca atenção por parte da administração.
Finalmente, o “LC = Lote de compra” é uma quantidade fixa que deve ser comprada quando o item atingir o PP. É medido em dias x o consumo diário.
Sendo assim, o estoque máximo é o máximo estoque que se deseja obter para cada curva. É também expresso em dias x o consumo diário e é numericamente igual à somatória do ES=TR+LC.
Na instituição São Camilo os parâmetros da fórmula são definidos, conforme a tabela abaixo: CLASSE ES TR LC A 5 5 10 B 10 5 15 C 20 5 35 1.2. Gestão de compras
Este departamento recebe as solicitações de compras das 3 (três) unidades e realiza o processo de compra conjunta para que possa ter algum ganho pela escala. As solicitações são enviadas pelos departamentos de suprimentos das 3 (três) unidades, através do sistema de gestão integrada.
Estas solicitações após a consolidação são “exportadas” para um portal eletrônico de compras denominado “Bionexo”. Este portal agrega aproximadamente 600 fornecedores e 6000 fornecedores. Este sistema é muito aceito na área hospitalar em função da grande adesão de fornecedores e hospitais, bem como e principalmente pela segurança e lisura que o mesmo proporciona.
As cotações podem ser feitas de modo aberto, ou seja, com o nome da instituição aparecendo para todos ou de modo fechado onde a instituição que está realizando as cotações prefere não se identificar. A implantação deste sistema implicou numa redução de quase 10% no valor total das compras.
1.3. Gerenciamento de materiais consignados
Este setor está situado dentro da gestão dos estoques e é responsável pela aquisição de materiais de alto custo, utilizados principalmente nas cirurgias e em procedimentos de endoscopia ou de imagens. Os materiais são indicados pelos médicos cirurgiões conforme suas técnicas cirúrgicas e em consonância com as necessidades especificas de cada paciente.
O setor de gerenciamento de materiais consignados elabora uma série de cotações entre os fornecedores que atendem as técnicas dos cirurgiões. Em seguida envia para um setor denominado “central de guias” que apresentará os valores dos materiais, bem como as fontes de fornecimento, número do registro no ministério da saúde e outros dados, para obter a autorização para a realização do procedimento.
1.4. Farmácia Hospitalar
É no setor de farmácia que ocorre o “picking”. Na instituição existe uma
farmácia central, responsável pelo atendimento de todos os andares, exceto nos setores de centro cirúrgico e UTI onde existem as chamadas farmácias satélites que atendem a esses setores fechados.
Está em processo de implantação uma nova farmácia no pronto socorro adulto e infantil, em função do grande número de atendimentos/dia que exigem rapidez e eficiência.
As requisições são as próprias prescrições dos médicos que tem abrangência de 24 horas, embora as entregas e retiradas de devoluções ocorram a cada duas horas, para que a movimentação seja mais segura. Até o final do ano, com a adequação do sistema de cabeamento, todo o hospital terá a prescrição eletrônica disponível.
O setor de farmácia oferece também através de seus farmacêuticos os serviços de: análise técnica de prescrições, método de administração, farmacovigilância, análise de interações medicamentosas e nutricionais, etc.
1.5. Setor de Almoxarifado
A finalidade deste setor é solicitar as compras, armazenar todos os itens classificados na espécie “materiais não reembolsáveis”, ou seja, tudo aquilo que é utilizado nos processos primários, mas que não são de uso direto no paciente e, portanto, não são pagos pelas operadoras de saúde. Exemplos: Material de limpeza, manutenção, uniformes, impressos e materiais de expediente, etc.
1.6. Setor de transportes
Todos os materiais e medicamentos adquiridos pelo hospital são entregues pelos fornecedores. Entretanto o hospital mantém um veiculo grande utilizado em compras de emergência para volumes maiores e um transporte de equipamentos além de algumas motos para retirada de materiais e medicamentos urgentes ou não previstos que sejam
2. Estudo de caso
Em 2006, houve um substancial aumento de leitos e foi uma fase de grande adaptação no departamento de suprimentos visto que a demanda estava oscilante devido ao aumento do número de internações. Hoje essa situação está normalizada, contudo, como houve aumento de demanda, houve também a necessidade de aumentar o estoque de alguns materiais e medicamentos, ficando assim, inviável utilizar o espaço utilizado anteriormente.
Há em andamento um projeto para reformulação das áreas de estoque de materiais e medicamentos onde se pretende manter a área de dispensação abastecida com estoque para três dias. O restante de materiais e medicamentos será mantido em estoque fechado, tornando mais fácil o controle físico, de lote e validade. A área de estoque do almoxarifado foi reestruturada apresentando altos índices de melhorias que serão apresentados a seguir.
Anteriormente, os produtos eram armazenados sem nenhum critério. À medida que os produtos eram entregues, eram colocados de qualquer forma na área de armazenagem. Não havia local pré-definido para acondicionar os itens e ficava difícil dispensar de acordo com a validade, pois os mais antigos estavam na parte de baixo. Após a reestruturação, os produtos estão armazenados de forma correta em prateleiras e pallets, fazendo com que o estoque fique organizado de acordo com as exigências do fornecedor, mantendo assim a qualidade do produto. Houve também melhora na dispensação dos itens devido à facilidade de localização e circulação na área de estocagem.
A curva ABC é utilizada para programação de materiais e medicamentos. Diariamente os programadores consultam o relatório personalizado por curva identificando, através do ponto de pedido, quantos itens devem ser comprados considerando a quantidade do estoque atual, materiais pendentes de entrega e o estoque máximo permitido para cada item.
A utilização da curva permite um controle maior do volume de materiais e medicamentos no estoque, diminuindo o nível de inventário e aumentando o giro dos estoques. O giro de estoque que, em 2005, era de 1,96, hoje é de 2,86, o que demonstra a evolução do giro do estoque de medicamentos no período anterior à aplicação da curva ABC até o momento de sua utilização.
Considerações Finais
De acordo com o apresentado, verifica-se a importância da integração das áreas relacionadas à Logística, bem como a necessidade de troca de informações da Logística com as outras áreas do hospital.
Já sobre o estudo, percebe-se que não se aplica a um hospital a tendência de trabalhar com estoque zero, uma vez que vários itens básicos precisam estar disponíveis no momento em que são necessários.
Por este motivo, há grande preocupação com a manutenção dos estoques, principalmente no que diz respeito à sua alocação física.
Sendo assim, a reestruturação ocorrida aliada à aplicação da curva ABC fez com que grandes melhorias fossem possíveis à área Logística.
Notas de Ensino
Logística Empresarial
Economia- Curva “ABC” (Vilfredo Pareto-1897)
A Curva ABC ou 80-20, é baseada no teorema do Economista Vilfredo Pareto, na Itália, no século XIX, num estudo sobre a renda e riqueza.
Pareto observou em seu estudo que aproximadamente 20% da população concentrava 80% da riqueza e que a maioria esmagadora da população ficava com apenas 6% a 7% da riqueza. Observou ainda que havia entre essas duas classes uma outra intermediária. Chamou então a classe que detinha mais capital de classe A, a de menor renda classe C e a intermediária de classe B.
A curva ABC é um método de classificação de informações, para que se separem os itens de maior importância ou impacto, os quais são normalmente em menor número.
Para a administração de estoques (1.1), por exemplo, o administrador a usa como um parâmetro que informa sobre a necessidade de aquisição de itens - mercadorias ou matérias-primas - essenciais para o controle do estoque, que variam de acordo com a demanda do consumidor.
Fontes
BARBIERI, José Carlos; MACHLINE, Claude. Logística Hospitalar. 1ª edição. São Paulo: Saraiva, 2005.
