REUNIÃO DA COMISSÃO INTERDISCIPLINAR DE PRESERVAÇÃO DE PROCESSOS JUDICIAIS APTOS PARA DESCARTE
Data: 19 de dezembro de 2011 Horário: 13h30min
Local: Sala de reuniões do Conselho da Magistratura
Participantes: Desa. Agathe Elsa Schmidt da Silva (Presidente); Doutores Maria Thereza Barbieri, Luís Antonio Behrensdorf Gomes da Silva e Jerson Moacir Gubert (Assessoria Especial da Presidência); Dr. Alceu Schoeller de Moraes (Ministério Público); Dr. Ronaldo Adi Barão Castro da Silva (AJURIS); Sra. Mary da Rocha Biancamano (Assistente Administrativa do Memorial do Judiciário); Sra. Tassiara Jaqueline Fanck Kich (Arquivista e Coordenadora do Arquivo Judicial); Sra. Luciane Baratto Adolfo (Arquivista do Arquivo Judicial); Sra. Anelda Pereira de Oliveira (Historiadora do Arquivo Judicial); Senhoras Clarissa Sommer Alves e Aline Nascimento (Arquivo Público); Sra. Karine Dressler (Associação dos Arquivistas do RS); Professores Benito Bisso Schmidt, Isabel Bilhão, Claudira Cardoso, Vera Maciel Barroso e Cláudio de Sá Machado Júnior (ANPUH).
A Desa. Agathe iniciou a reunião cumprimentando a todos e saudando de modo especial a presença dos integrantes da Associação Nacional de História e do representante da AJURIS, que passaram a integrar a Comissão. Ressaltou que aquela era a primeira reunião oficial de trabalho e passou à formalização dos nomes indicados a partir dos convites enviados.
Os representantes dos diversos segmentos que participam da Comissão Interdisciplinar confirmaram as seguintes indicações:
- 01 representante do Arquivo Judicial: Senhoras Tassiara Jaqueline Fanck Kich e Luciane Baratto Adolfo (suplente);
- 01 representante do Memorial do Judiciário: Des. José Carlos Teixeira Giorgis e Sra. Mary da Rocha Biancamano (suplente);
- 02 representantes de cursos universitários de História: Professores Paulo Moreira, da UNISINOS, e Nádia Weber Santos (suplente), da UNILASALLE; Professoras Vera Barroso, da FAPA, e Cláudia Mauch (suplente), da UFRGS.
Relativamente à indicação de dois representantes de associações ou entidades de classe da área de História, o Prof. Benito apresentou os seguintes nomes pela ANPUH: Professores Claudira Cardoso, Cláudio de Sá Machado Júnior (suplente); Sílvia Rita Vieira e Isabel Bilhão (suplente).
A Desa. Agathe explicou que, como o Prof. Miguel do Espírito Santo, do Instituto Histórico e Geográfico, já havia participado de reunião da Comissão e manifestado a sua intenção de colaborar, havia sido enviado um convite àquela Instituição para que indicasse representante para uma dessas vagas. Informou que, até aquele momento, não havia recebido resposta.
A Profa. Vera, como Vice-Presidente do Instituto Histórico e Geográfico, confirmou que o Prof. Miguel estava interessado em participar do projeto.
O Prof. Benito ponderou que a informação que tinha recebido do Tribunal é de que seriam indicados dois representantes da ANPUH com seus suplentes. Registrou o seu constrangimento diante da situação, pois a ANPUH tinha mobilizado os seus representantes a partir dessa informação, e agora seria necessário desconvidar os profissionais.
Os representantes do Judiciário afirmaram que a intenção é de que a participação seja ampla. O Dr. Jerson propôs a abertura de mais uma vaga para representantes de associações da área de História, no item V do ato que criou a Comissão Interdisciplinar, e uma vaga para representante da AJURIS, que passaria a constar no item X.
Os participantes da Comissão acolheram a sugestão, e foi deliberado o encaminhamento da ampliação para 13 membros ao Presidente do Tribunal.
A Sra. Tassiara pediu os e-mails e os telefones de contato dos representantes da ANPUH e dos cursos universitários.
O Prof. Benito solicitou que seja marcada uma visita para que os novos integrantes da Comissão possam conhecer o Arquivo Judicial. Também requereu que o Tribunal disponibilize um documento oficializando a participação, porque os professores precisarão pedir dispensa nas suas reitorias para participar das reuniões. A Desa. Agathe afirmou que esses documentos podem ser providenciados.
O Prof. Cláudio pediu que os registros relativos a reuniões anteriores sejam enviados para os membros que estão ingressando na Comissão.
A Sra. Mary indagou a respeito do convite que tinha sido encaminhado para a Profa. Luíza Iotti, da Universidade de Caxias do Sul.
A Desa. Agathe observou que o convite permanece a título de participação, não como membro da Comissão.
A Dra. Maria Thereza referiu a possibilidade de revezamento entre os representantes dos cursos universitários e das entidades de classe no decorrer dos trabalhos para que todos tenham possibilidade de participação como membros. Destacou que a presença e o debate nas reuniões são sempre bem-vindos e fundamentais, por isso confirmou que os convites já encaminhados permanecem.
A Comissão prosseguiu na indicação dos nomes dos representantes, que ficou nos seguintes termos:
- 01 representante de associações ou entidades de classe da área de Arquivologia: Sra. Karine Dressler e Sr. Cléo Benício Lopes (suplente);
- 01 representante do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ): Senhoras Aline Nascimento e Clarissa Sommer Alves (suplente);
- 01 representante do Ministério Público: Sr. Emiliano Medeiros e Sra. Eliane de Mello Miranda (suplente);
- 01 representante da OAB: Doutores Ricardo Breier e Rodrigo Puggina (suplente);
- 01 representante da AJURIS: Dr. Ronaldo Adi Barão Castro da Silva. O suplente será indicado posteriormente.
Após a formalização da nominata, a Desa. Agathe e a Dra. Maria Thereza noticiaram a publicação do Provimento nº 35/2011, que prevê a preservação dos livros e pastas-arquivo de sentenças e outros documentos importantes que estejam arquivados nas Comarcas, para que oportunamente, quando da reforma do espaço do Arquivo Judicial, possam ser lá guardados e consultados por pesquisadores.
A Dra. Maria Thereza esclareceu que essa providência tinha sido encaminhada pela Comissão Permanente de Gestão e Avaliação Documental, que, juntamente com a Comissão Interdisciplinar, se insere no Projeto de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado. A Dra. Maria Thereza e o Dr. Luís lembraram que a gestão documental passará a fazer parte do Planejamento Estratégico do Poder Judiciário do Estado.
A Sra. Mary repassou à Desa. Agathe um e-mail enviado pela Justiça Federal reiterando pedido de guarda de processos que eram de competência da Justiça Federal no período de 11-10-1890 a 16-11-1937, que tinham sido redistribuídos à Justiça Estadual em virtude da extinção do Judiciário Federal.
A Comissão decidiu que, como esses processos fazem parte do acervo permanente do Arquivo Judicial, essa questão deverá ser remetida à Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental, pois a Comissão Interdisciplinar trata dos processos aptos a descarte.
O Dr. Luís Antonio relatou que, anteriormente, a Justiça Federal tinha manifestado interesse nos processos que iriam ser descartados, o que seria da alçada da Comissão Interdisciplinar. Constatou a dificuldade de separação desses processos em razão da carência de pessoal.
A Sra. Tassiara observou que, tendo em vista esses processos de interesse da Justiça Federal, será necessário dar um tratamento diferenciado aos processos pós-1950, exemplificando o caso das reclamatórias trabalhistas.
A Desa. Agathe constatou que essa é uma questão a ser tratada futuramente pela Comissão e, dando continuidade aos trabalhos, passou a palavra às Senhoras Tassiara e Luciane para que fizessem uma apresentação do Projeto de Gestão Documental e um relato a respeito do início dos trabalhos da CORAG.
A apresentação foi feita com o auxílio de Power Point, e as Senhoras Tassiara e Luciane explicaram o projeto, detalhando os procedimentos adotados e inclusive mostrando imagens das dependências do Arquivo Judicial e das equipes encarregadas da triagem da documentação.
As Arquivistas relataram que, naquele momento, os classificadores estavam trabalhando com determinadas subdivisões, que poderiam ser modificadas a partir das deliberações da Comissão. Esclareceram que, como por enquanto não existia nenhuma deliberação prática da Comissão, a equipe da Sra. Anelda estava examinando os processos e preservando aqueles que, no seu entendimento, deveriam ir para a guarda permanente mesmo que a tabela de temporalidade e a classificação da CORAG não previssem a sua preservação. Ressaltaram que nenhum processo passível de descarte tinha sido eliminado, portanto seria possível rever o que já tinha sido feito.
A Sra. Anelda assegurou que a sua equipe tem examinado com cuidado todos os processos. Citou alguns critérios utilizados para separação, como presença de fotografias, inventários e uma diversidade de
situações representativas do que ocorre na sociedade que possam ser de interesse dos historiadores. Solicitou a ajuda da Comissão, destacando que o olhar de outros historiadores é necessário.
Após a finalização da exposição sobre o Projeto, a Desa. Agathe solicitou que os membros da Comissão, durante o intervalo até a próxima reunião, pensem em critérios que possam ser utilizados para classificar a massa de processos tendo em vista o interesse histórico. Enumerou algumas ideias, tais como, processos de repercussão na imprensa, casos pitorescos, processos em que os litigantes sejam personagens históricos do Estado. Lembrou que, em reuniões anteriores, havia-se cogitado selecionar aquilo cuja guarda seja desnecessária, de forma a permitir que o trabalho se concentre nos que tenham potencial histórico.
A Sra. Karine e o Prof. Benito solicitaram que lhes fosse remetido material sobre os instrumentos que estão sendo usados pelo Poder Judiciário na classificação dos processos a fim de que possam apresentar sugestões factíveis dentro das ferramentas disponíveis. Mencionaram que gostariam de conhecer os fluxogramas e as telas do sistema.
Relativamente ao critério interesse histórico, o Prof. Benito teceu algumas considerações, que serão a seguir reproduzidas na íntegra:
Até mais ou menos os anos 20 do século passado, do século XX, o que se pensava no campo da História é que teríamos alguns documentos históricos e outros documentos não históricos. Esses
documentos históricos seriam justamente os ligados a
personalidades, ligados a fatos pitorescos, ligados a fatos que repercutiram na sociedade. Então, não teríamos muita dificuldade, se vivêssemos no final do século XIX, em fazer essa separação. Porém, a moderna ciência histórica - a partir de 1929, que é quando surge uma corrente importante, que é a Escola dos Annales, que revolucionou a Historiografia – modificou completamente essa perspectiva. Essa ideia de associar documentos históricos com personalidades, com eventos importantes, com o pitoresco, a
moderna Historiografia não abraça. Tivemos um processo, que inclusive chamamos de Revolução Documental, porque o que começou a se pensar? Que qualquer vestígio do passado pode ser fonte para o interesse do historiador, dependendo da pergunta que o historiador coloca para o passado. Então, não é o documento em si que tem importância histórica ou não, mas depende da pergunta que o historiador coloca para o passado. Vou dar dois exemplos. Relativamente à História das Mulheres, há uns 50 anos, ninguém estava preocupado com a participação feminina na História, porque não tínhamos um movimento feminista, não tínhamos uma atuação tão importante das mulheres. Então, isso não era um critério para selecionar documento histórico ou não histórico, isso passava. Hoje umas das tendências mais fortes da Historiografia é a História das Mulheres. Então, documentos associados ao gênero feminino que antes não eram pensados como históricos - cartas pessoais, por exemplo - hoje são documentos fundamentais para pensar a participação feminina na História. Outro exemplo que dou é o da Ecologia. Há algum tempo, a preocupação ecológica não existia, queríamos o desenvolvimento, o progresso, o crescimento. Então, documentos que se referissem, no nosso caso aqui, a crimes ambientais, não seriam de interesse histórico. Acho que até nem existia essa designação. O que estou querendo dizer quanto a definir hoje o interesse histórico é que talvez, daqui a 20 anos, sejam outras as perguntas dos historiadores, como são as nossas diferentes dos historiadores de 50 anos atrás. Então, dizer “esse documento tem interesse histórico”, “esse documento não tem”, a moderna Historiografia não comporta esse tipo de separação, inclusive porque alguns documentos em si são muito curtinhos, têm pouco conteúdo informacional, mas às vezes, numa série, ganham uma relevância. Então, eu gostaria que pensássemos não por esse critério de ter ou não interesse histórico, poderíamos pensar – junto com os colegas e junto com todos -, mas, de acordo com a moderna
Ciência Histórica. Não pode ser um impacto, não pode ser a personalidade. Mas eu entendo, obviamente, que existem problemas práticos e concretos, em qualquer país do mundo se faz uma redução da massa documental desde a fase do documento corrente até a fase do documento permanente. Não queremos que todos os documentos sejam preservados, mas eu gostaria que esta Comissão pensasse em critérios mais orgânicos, e aí fiquei pensando em algumas tentativas de solução. A colega do Memorial trouxe o exemplo de Caxias do Sul, que tem um acervo importante, muito bem gerenciado, de documentos daquela Comarca, e os alunos estão fazendo pesquisa, têm saído inclusive artigos, dissertações. Participo aqui sempre da comissão julgadora do Salão de Iniciação Científica. Vem a meninada de Caxias, ganha prêmios utilizando esses processos. Será que um caminho possível – e
estou pensando num desafogamento – não seria contatarmos
outras universidades que pudessem abrigar os processos das suas comarcas? Fizemos isso, eu trabalhei um bom tempo na Justiça do Trabalho, que é um número menor, que é outra situação, mas estou trazendo uma experiência que pode ajudar. Por exemplo, Santa Maria abrigou todos os processos trabalhistas de Santa Maria, um número muito menor, mas, enfim, um exemplo. Foram Santa Maria, Passo Fundo, Pelotas e Rio Grande, agora estamos tentando com Bagé. Fizemos acordos com as universidades públicas e comunitárias, como é o caso de Caxias. Acho que uma universidade privada no sentido mais estrito é complicado, porque esses documentos são públicos. Então, será que não seria uma possível solução procurarmos os cursos de História e de Arquivologia do Interior para que pudessem abrigar esses processos? Segunda proposta, até gerada por esse documento da Justiça Federal: por exemplo, tenho certeza de que a Justiça do Trabalho abrigaria os processos com cunho trabalhista. Será que não poderíamos procurar a Justiça Federal, a Justiça do Trabalho, a Justiça Militar?
Terceiro lugar: tivemos notícia – acho que em várias reuniões foi falado isso – de processos às vezes muito repetitivos que até um é cópia do outro, só mudam obviamente as partes. Será que aí não poderíamos pensar em guardar amostragens dessas massas? Então, o que quero dizer é que existem soluções para reduzir a massa documental sem que se caia nessa armadilha do interesse histórico, desviando um pouco do acontecimento, do personagem e pensando em estratégias mais orgânicas. Isso pode prejudicar um pouco a organicidade do acervo, que vai para Santa Maria, vai para Passo Fundo, mas acho melhor isso do que eliminarmos documentos que podem ter um conteúdo importante. Só para pensarmos sobre isso.
Após a explanação do Prof. Benito, a Profa. Vera trouxe a sua experiência no arquivo da Santa Casa, explicando que, como existem informações repetidas nos prontuários médicos, é feito um trabalho de limpeza de forma a reduzir o volume de papel sem perder os dados dos pacientes. Destacou que esse procedimento de enxugamento seria uma possibilidade a ser estudada para reduzir a massa documental contida nos processos judiciais.
A Sra. Mary ponderou que, em sua opinião, a questão da personalidade não pode ser eliminada, devendo ser um dos critérios a ser levado em consideração. Explicou que o Memorial, como memória institucional, tem de buscar as personalidades significativas para o Poder Judiciário. Propôs que a Comissão construa critérios sem eliminar possibilidades. Em relação às parcerias, relatou que o acervo do Judiciário encontra-se fragmentado em universidades, arquivos públicos e casas de advogados. Observou que, com exceção de Caxias do Sul, existem dificuldades de implementação de parcerias com as universidades. Comentou que Passo Fundo tem um acervo enorme do Judiciário que o Memorial não consegue acessar.
A Desa. Agathe ressaltou que o objetivo é a formação de um arquivo judicial centralizado, referindo que essas parcerias podem ser firmadas para a distribuição dos processos que, após a seleção, sejam destinados a descarte.
Manifestando-se em relação ao enxugamento dos processos, a Sra. Clarissa considerou que seria uma boa ideia, mas expressou a sua preocupação sobre a possibilidade de mutilação, destacando que seria necessário um estudo para que houvesse respeito à lógica da constituição dos processos ao longo de sua tramitação. Em relação à descentralização, observou que é necessário tomar cuidado para que não haja uma dispersão que venha a prejudicar o trabalho dos pesquisadores, alertando que o acervo de um arquivo deve ser o espelho de um período histórico, disponibilizando uma ampla gama de informações. Indagou sobre a possibilidade de qualificação dos metadados a fim de assegurar a conservação de informações importantes.
O Dr. Luís Antonio explicou que os metadados devem ser fontes para se chegar às sentenças e aos acórdãos. Partindo desse pressuposto, questionou se a agregação de informações aos metadados seria relevante.
A Desa. Agathe informou que, caso a Comissão delibere no sentido de inserção de mais dados, o sistema está aberto.
O Prof. Benito observou que o ideal é que exista um arquivo centralizado, mas argumentou que, diante da possibilidade de uma perda imensa de informações por problema de espaço, a descentralização seria uma solução viável, com a vantagem de criar oportunidades de pesquisa nas universidades. Em relação à proposta de “lipoaspiração” dos processos, afirmou que poderia ser aplicada no caso de massas de processos idênticos. Sugeriu que se mantivesse uma amostra e se fizessem certidões para os demais processos que remetessem àqueles que mantiveram a documentação integral. Acrescentou que, além das sentenças, seria importante conservar os
depoimentos testemunhais e as provas, porque, no olhar do historiador, esses dados são importantes para a reconstituição dos grupos populares.
O Dr. Luís Antonio destacou que a ideia de “lipoaspiração” dos processos é difícil de ser concretizada, pois não existem servidores disponíveis para lavrar as certidões necessárias. Explicou que, na Justiça Estadual, os processos nunca são rigorosamente iguais.
O Dr. Ronaldo Barão aduziu que, como as ações repetitivas são um fenômeno recente no Judiciário, talvez tenham de aguardar prazo e não sejam alcançadas pelo trabalho da Comissão. Constatou a dificuldade no estabelecimento de critérios, pois há a necessidade de diversos enfoques. Finalizou a sua manifestação agradecendo o espaço concedido à AJURIS e cumprimentou os integrantes da Comissão pela importância do trabalho.
A Sra. Karine retomou a questão da “lipoaspiração” dos processos, ponderando que é complicado extrair páginas de um processo judicial e, ademais, gerar outros documentos, que seriam as certidões. Explicou que, do ponto de vista da Arquivística, essa intervenção no processo como unidade documental seria um procedimento delicado, que dependeria de um estudo a ser aprofundado.
A Profa. Vera constatou que a questão do enxugamento dos processos é polêmica e abordou a questão da descentralização e a dificuldade de relacionamento com os arquivos regionais. Ressaltou que é muito importante a comunidade ter contato com a sua documentação. Destacou que seria necessário que o arquivo centralizado do Judiciário tivesse um inventário do acervo de cada regional. Propôs que se consultassem as regionais sobre o interesse em receber processos de interesse local e que se estruturasse uma forma de diálogo com o arquivo central.
A Sra. Tassiara afirmou que o envio de processos passíveis de eliminação às comunidades interessadas seria uma solução viável. Acrescentou que caberia ao Judiciário implementar um núcleo que localizasse essa documentação.
Relativamente à ideia de “lipoaspiração”, a Sra. Mary informou que o Memorial dispõe de uma descrição arquivística do processo. Disponibilizou-se a trazer alguns exemplos para a próxima reunião.
O Dr. Luís Antonio manifestou dúvidas sobre a possibilidade legal de fazer uma “lipoaspiração”. Explicou que, de acordo com o CNJ, se o processo é de guarda permanente, ele deve ser guardado na íntegra. Referiu que haveria a possibilidade de lançamento de certidões que remetessem a outros documentos, mas considerou que seria um procedimento difícil do ponto de vista prático.
O Prof. Benito disse que enviará para os integrantes da Comissão o manifesto da Conferência Nacional de Arquivos relativamente à Resolução nº 37.
A Profa. Claudira reforçou que, para que seja possível trazer algumas propostas concretas para a próxima reunião, seria interessante que se tivesse uma ideia do que compõe efetivamente um processo e quais os aspectos relevantes a serem observados, assim como também o conhecimento dos fluxos e das telas de trabalho utilizadas pelo projeto.
A Desa. Agathe confirmou que esse material será enviado aos membros da Comissão e orientou para que a visita ao Arquivo Judicial seja realizada no decorrer do mês de janeiro
O Dr. Jerson enalteceu o trabalho da Comissão, ressaltando que, pelo seu ineditismo, fará história, pois é o ponto de partida para uma política de gestão documental que será um exemplo para o País. Afirmou que a preocupação do Judiciário gaúcho vai muito além das diretrizes da Resolução nº 37.
Indagada a respeito da periodicidade dos encontros da Comissão Interdisciplinar, a Desa. Agathe afirmou que, pelo menos uma vez por semana, a Comissão teria de se reunir. Em virtude da disponibilidade de salas, foi acertado que as reuniões se darão nas segundas-feiras, ficando a
próxima reunião marcada para 30-01-2012, às 14h, na sala do Conselho da Magistratura.
Sem mais a tratar, a Desa. Agathe agradeceu a presença de todos, salientando o conteúdo riquíssimo das manifestações. Os integrantes da Comissão trocaram cumprimentos de boas-festas, e a reunião foi encerrada às 16 horas.
O presente registro foi elaborado pela Taquígrafa Forense Inês Noll Santiago.
