MANUAL DO
EXPOSITOR
27 e 28 de abril de 2016
MAJESTIC PALACE HOTEL
O objetivo do Manual do Expositor é definir normas de utilização de espaços e recursos disponibilizados para os participantes do X Simpósio sobre Pequenas e Médias Centrais Hidrelétricas e Usinas Reversíveis, através do intercâmbio de informações técnicas entre organizadores, promotores, patrocinadores e expositores.
O EVENTO/LOCAL
O X Simpósio sobre Pequenas e Médias Centrais Hidrelétricas e Usinas Reversíveis realizar-se-á nos dias 27 e 28 de abril de 2016, nas dependências do:
MAJESTIC PALACE HOTEL
Avenida Rubens de Arruda Ramos, 2746 Centro 88015-702 Florianópolis/SC Fone: (48) 3231-8025
www.majesticpalace.com.br
Abaixo os fornecedores oficiais do evento:
ORGANIZAÇÃO GERAL E SECRETARIA EXECUTIVA PROJECTA EVENTOS
Rua Dom Jaime Câmara, 179, sala 507 – Ed. Regency Tower Centro – Florianópolis/SC – 88015-120
Fone: (48) 3028 2004/ 9949-7679 Email: sabrina@projectaeventos.com.br www.projectaeventos.com.br
MONTADORA OFICIAL VISIONE SUL LTDA.
Rua Manoel Severino de Oliveira, 395, Lagoa da Conceição Lagoa da Conceição – Florianópolis/SC – 88062-120
Fone: (48) 3364-4999 / 9981 0852
Contato: Fernando Garcia – nando@visionecenografia.com.br www.visionecenografia.com.br
LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS ISO AUDIOVISUAIS
Rodovia João Paulo, 213 - Galpão 1A João Paulo – Florianópolis/SC - 88.030-300 Telefone: (48) 3025-2995
Contato: Mari Teichrieb – fpolis@isoaudiovisuais.com.br www.isoaudiovisuais.com.br
CRONOGRAMA: MONTAGEM/EVENTO/DESMONTAGEM
ENVIO DE MATERIAIS
a) Caso haja necessidade de despachar materiais para o evento é necessário informar antecipadamente ao departamento de eventos e encaminhar o material devidamente identificado para:
MAJESTIC PALACE HOTEL
AVENIDA RUBENS DE ARRUDA RAMOS, 2746 – Centro CEP 88015-702 - Florianópolis/SC
A/C: Joseane Gonçalves
EVENTO: X SPMCH (colocar em letras grandes)
Obs: Caso sejam enviados materiais distintos para o estande ou para a pasta do participante do Simpósio, identificar assim na etiqueta:
MATERIAL ESTANDE ou MATERIAL SIMPÓSIO
Prazo para envio do material no máximo 1 semana antes do evento. Não serão aceitos materiais remetidos anteriormente a este prazo, devido ao hotel possuir outros eventos nesta época.
b) Materiais despachados que chegarem sem aviso prévio ou sem a devida identificação com o nome do evento e nome da empresa expositora serão devolvidos ao remetente. MATERIAIS DIGITAIS
Os materiais institucionais em meio digital, para inserção no pendrive do participante deverão ser enviados, impreterivelmente, até dia 12 de abril de 2016, para o email secretaria@xspmch.com.br
NORMAS PARA ENTREGA E RETIRADA DE MATERIAIS
a) O descarregamento dos materiais para montagem dos stands deverá ser feito acompanhado de um funcionário do MAJESTIC PALACE HOTEL entrada de acesso pela garagem do hotel através de área de circulação de serviço;
DATA DIA SEM. AÇÃO INÍCIO TÉRMINO
Entrada da montadora oficial do evento para demarcação do piso e montagem dos estandes
08h 17h
Entrada dos expositores e retirada dos
crachás 17h 21h
27/04/2016 Quarta Funcionamento do Evento 8h30 20h
Funcionamento do Evento 8h30 17h
Assembleia Geral Ordinária CBDB 17h 18h Retirada do material dos estandes 17h 18h
Desmontagem dos estandes 18h 23h
26/04/2016 Terça
b) A montadora providenciará carrinhos para transporte dos materiais pesados ou grandes e a organização do evento disponibilizará 02 (dois) carregadores para o dia 26/04, das 14h às 21h.
c) Todo o material trazido por parte do expositor e por parte da montadora para o espaço Centro de Exposições (G2), deverá ser retirado no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas após o término do evento. Caso a sala necessite ser liberada para montagem de outro evento, o material deverá ser retirado no mesmo dia, após o término. Todo o material trazido por parte do expositor e por parte da montadora para o espaço SALA RITZ I e II, deverá ser retirado logo após o término do evento, pois já a sala já esta locada no dia 29/04/2016.
Caso esta disposição não seja cumprida, fica autorizado ao MAJESTIC PALACE HOTEL a eliminação ou doação do material.
d) O transporte, instalação, manuseio e retirada do material de propriedade da empresa expositora e da empresa montadora, ficarão sob exclusiva responsabilidade dos mesmos.
NORMAS PARA MONTAGEM
a) Está expressamente proibido a colocação de pregos ou outros objetos perfurantes nas paredes das salas de evento e demais dependências do Hotel além de utilização de substâncias colantes para cartazes, banners, etc., e tintas; para tal deverá ser locado porta banners e flip charts junto a uma empresa fornecedora desse tipo de material. b) Para a montagem dos stands é imprescindível a utilização de forro para proteção do
piso;
c) Os danos causados a materiais, equipamentos ou salas e espaços de propriedade e/ou responsabilidade do MAJESTIC PALACE HOTEL (mesmo que acidentais) serão de inteira responsabilidade do expositor que deverá efetuar pagamento dos danos causados imediatamente após a apresentação do valor a ser pago;
d) Durante as etapas de montagem, realização do evento e desmontagem, não será permitido encostar ou usar qualquer tipo de material de apoio em paredes, colunas ou portas;
e) Caso haja a necessidade de projetos hidráulicos ou elétricos, deverão ser submetidos a exame técnico e aprovação do respectivo orçamento pelo MAJESTIC PALACE HOTEL;
NORMAS PARA FUNCIONAMENTO DOS STANDS
a) É proibido utilizar produtos tóxicos, inflamáveis, explosivos;
b) Em caso de comercialização de produtos dentro do MAJESTIC PALACE HOTEL, será exigida a emissão de nota fiscal.
c) Somente as pessoas devidamente identificadas poderão ingressar nas dependências do MAJESTIC PALACE HOTEL, sendo obrigatório portar o crachá visível durante a permanência nas áreas internas.
ESPECIFICAÇÃO DOS ESTANDES Patrocínio Prata, Bronze e Locação
Estande de 9m2 com montagem especial que inclui: Piso com forração 9m2
01 Parede autoportante com lona impressa 3x3m 01 porta folhetos
01 mesa com 4 cadeiras
01 balcão(1x1m) com 01 banqueta Patrocínio Ouro
Estande de 18m2 com montagem especial que inclui: Piso com forração 18m2
01 Parede autoportante com lona impressa 3x3m 01 porta folhetos
02 mesa com 4 cadeiras cada
02 balcões(1x1m) com 02 banquetas 01 TV 42”
Especificações arte lona de fundo e adesivo balcão
a) O painel de fundo será produzido em lona e pode ser livremente explorado pelo expositor. Lembrando que caso o estande tenha um televisor, o mesmo deverá ser considerado na criação da arte, bem como a prateleira.
b) A frente do balcão será produzida em adesivo e pode ser livremente explorada pelo expositor.
c) Caso o estande contenha um televisor, os vídeos a serem transmitidos são de responsabilidade do expositor. Os vídeos devem ter a proporção de 16:9 e formato mp4. Os arquivos deve ser gravado em pendrives do expositor
d) Todos os arquivos de arte devem ser enviados de acordo com sua respectiva dimensão (com sangra, conforme a guia de arte) no formato JPG, modo de cor CMYK e resolução de 150dpi para o email diogo@visionecenografia.com.br
impreterivelmente até dia 11 de abril de 2016.
e) Não serão aceitas artes no formato PDF, AI, CDR ou EPS. Não serão feitas simulações ou aplicações das artes nas maquetes 3D.
f) Os arquivos de guia da arte poderão ser solicitados no formato .CDR para a organização do evento através do email secretaria@xspmch.com.br
UTILIZAÇÃO DE SERVIÇOS DO HOTEL
a) Para consumo de qualquer produto ou serviço no MAJESTIC PALACE HOTEL, o cadastro da empresa expositora passará por uma aprovação cadastral mesmo que o consumo seja pago em dinheiro no ato.
b) O Consumo de produtos ou utilização de serviços pelos expositores deverá ser pago preferencialmente no ato. Em caso de não quitação das despesas ou em casos de solicitação de faturamento antecipada, as despesas serão enviadas através de fatura
que deverá ser quitada através de boleto bancário com o prazo máximo de 15 dias após o término do evento.
c) Produtos e Serviços: ALIMENTOS E BEBIDAS:
Não é permitido que sejam trazidos alimentos e bebidas pelos expositores, exceto máquina de café. Os alimentos e bebidas consumidos dentro das dependências do MAJESTIC PALACE HOTEL deverão ser fornecidos pelo mesmo, através do Restaurante do hotel.
O Expositor poderá adquirir um cardápio com valores de alimentos e bebidas previamente com o setor comercial:
Contato: Joseane Gonçalves - Fone: (48) 3231-8025 - eventos2@majesticpalace.com.br
INTERNET WIRELESS
O evento disponibilizará WI-FI para todos os participantes.
Para uso de internet com alta velocidade, faz-se necessária a contratação de internet dedicada com fornecedor externo.
FAX, XEROX E IMPRESSOS
O expositor deverá respeitar o volume máximo estabelecido para serviços de fax, impressos e xerox.
Fax: o expositor poderá utilizar o serviço de fax do hotel para no máximo 10 folhas durante o período do evento. Será cobrado de acordo com a tarifação do hotel. Impressos: o expositor poderá utilizar o serviço de impressão através de computador e impressora do hotel (sempre acompanhado de um funcionário do hotel) sendo permitido no máximo 50 impressos durante todo o período do evento. Será cobrado R$ 0,50 por folha.
Xerox: o expositor poderá utilizar o serviço de xerox através de copiadora do hotel sendo permitido no máximo 50 cópias durante todo o período do evento. Será cobrado R$ 0,50 por folha.
Para um número maior de impressos, cópias e fax sugerimos a locação de equipamentos (aparelho de fax, copiadora, computador e impressora) junto a uma empresa especializada.
ESTACIONAMENTO
Para utilização do serviço de estacionamento, prestado pela REDEPARK é cobrado R$ 22,00 por veículo por dia.
NORMAS DE PUBLICIDADE
a) Os expositores poderão promover publicidade (distribuição de folhetos, exposição de faixas, cartazes, bandeiras, banners, balões) somente dentro de sua área locada.
NORMAS DE SEGURANÇA
a) O MAJESTIC PALACE HOTEL busca constantemente se precaver de situações de roubos e furtos, porém é necessária uma maior precaução do expositor em não ficar longe de seus pertences e materiais e evitar abandonar sua área de exposição sem a preocupação com roubos ou furtos, pois o hotel não se responsabiliza por tais situações. Solicitamos que fiquem atentos a qualquer movimentação estranha para que juntos possamos evitar tais situações e solicite ao operacional do hotel para que tranquem as portas após a saída do último expositor.
b) Caso o Expositor ache necessário contratar um serviço exclusivo de segurança para seu stand, é necessário entrar em contato com o setor comercial do hotel para informar os valores desse serviço. Não será permitido seguranças de fora do hotel, somente com aval do setor comercial.
c) O evento terá segurança noturno, das 18h do dia 26/04 às 8h do dia 28/04.
LIMPEZA
a) O evento disponibilizará limpeza externa e interna dos estandes. NORMAS PARA SONORIZAÇÃO
a) Não é permitido sonorização que venha a perturbar os hóspedes e outros expositores. O volume do som sempre será controlado pela equipe do operacional de eventos do hotel. Os mesmos poderão pedir para baixar o volume a qualquer momento.
CREDENCIAIS DE EXPOSITORES
As credenciais de EXPOSITOR são pessoais e intransferíveis. Serão entregues a partir das 17h00 do dia 26/04/2016, diretamente na CAEX, situado no piso G2, próximo a exposição.
A quantidade de credenciais será de uma unidade para cada 3m2 de área de estande. Favor enviar o nome dos expositores para a confecção dos crachás até sexta-feira, dia 18/04/2016 para o email secretaria@xspmch.com.br
ATENÇÃO: O uso da credencial é obrigatório.
TABELA DE MOBILIÁRIO
Caso o expositor queira locar mobiliário para seu estande, o mesmo deverá entrar em contato com a montadora oficial e fazer a solicitação. Enviaremos junto com o Manual os valores do mobiliário e de locação de TV 42”.
TABELA DE LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
Caso o expositor queira locar equipamentos audiovisuais para seu estande, o mesmo deverá entrar em contato direto com a fornecedora oficial do evento, ISO AUDIOVISUAIS, e fazer a solicitação. Abaixo os valores de locação:
Videowall 2 x 2 (04 monitores) – R$ 1.100,00 Notebook – R$ 80,00
Tablet 7” – Sistema android – R$ 60,00 Totem Interatiro (anexo imagem) – R$ 250,00
Porta Banner – R$ 25,00
Kit iluminação (06 refletor par Led) – R$ 240,00 Caixa de som c/ 01 microfone – R$ 100,00 Projeção – valor sob consulta
