1. INTRODUÇÃO
O “Procedimento de Compras – produtos ou serviços” tem por objetivo estabelecer as normas para o processo de compras de produtos ou serviços através do sistema TOTVS, sejam eles compras recorrentes ou não recorrentes, ativo imobilizado, investimento ou obras de infraestrutura.
2. ESCOPO
Compras de produtos ou serviços, podendo ser recorrentes ou não recorrentes. Por recorrentes, entendem-se produtos e serviços adquiridos mensalmente de acordo com a operação do negócio. Por não recorrentes, entendem-se produtos e serviços cuja periodicidade não acompanha o fluxo de operação do negócio, podendo ocorrer de forma alternada no calendário anual.
3. CAMPO DE APLICAÇÃO
Aplica-se a toda e qualquer aquisição de produtos e serviços, originado através de uma solicitação de compra no sistema TOTVS, obedecendo a critérios imparciais de negociação, que em última análise se dará a conclusão do processo pela aprovação, pela Direção, da Ordem de Compra ou mesmo a confecção de contratação de fornecimento de produto ou serviços.
4. DEFINIÇÕES
Solicitação de Produto ou Serviço Cotação de Produto ou Serviço Ordem Compra Produto ou Serviço
Contrato de Fornecimento de Produto ou Serviço
5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
N/A
6. PROCEDIMENTOS
Os procedimentos de compras de produtos ou serviços, sejam eles recorrentes ou não recorrentes, devem seguir todo o processo de suprimento até a chegada dos produtos ou serviços. O processo se dará pela solicitação, aprovação por gestor autorizado, tomada de preço e trâmites das cotações, análise e fechamento das propostas, aprovar as cotações (Direção), emitir e enviar ordens de compras para fornecedores e colaboradores internos; acompanhamento e formalização da entrega dos produtos ou serviços; acompanhar a chegada dos documentos ao setor de Revisão de Faturas para o processamento do registro e envio ao Departamento Financeiro.
Todos os procedimentos se darão pelo registro do sistema TOTVS.
Compras de produtos recorrentes ou não se darão pela formalização da Ordem de Compra. Compras de serviços serão também formalizados por contrato submetido ao jurídico. Compras de Investimentos com entrega fracionada também se dará por contrato.
Toda e qualquer solicitação de compra de produto ou serviço deverá ser registrada no sistema TOTVS, por usuário já cadastrado no sistema e habilitado para executar a função.
Será de responsabilidade do Gestor de cada área a boa orientação quanto preenchimento de todos os campos do sistema necessários para a boa execução do processo de compra. Natureza orçamentária, centro de custo de alocação, aplicação do produto, justificativa da solicitação.
Importante: Caso o produto não esteja cadastrado no sistema, deverá ser solicitado à Área Fiscal
para o devido cadastramento, respeitando todas as classificações fiscais e as parametrizações internas necessárias.
Exemplo de descrição com tendência ao Conceito (subjetiva): ITE
M
DISCRIMINAÇÃO Unidade Quantidade Preço
Unit
Vr. Total
1 Bebedouro de garrafão com pé pintado 1 2
200,00 400,00 Exemplo de descrição com tendência à Definição (impessoal e precisa):
ITE M
DISCRIMINAÇÃO Unidade Quantidade Preço Unit Vr. Total
1 Bebedouro de coluna, para garrafão de 20 litros, com duas torneiras, sendo uma para água em temperatura natural e outra para água gelada, com desempenho mínimo de 3,5 litros de água gelada por hora, cuba com capacidade de pelo menos 5 litros, bandeja coletora de água removível, baixo consumo de energia, tensão 220 Volts. Garantia de um ano. Prestação de Assistência Técnica em BH
1 2 200,00 400,00
6.1.1. Aprovação da Solicitação
As aprovações das solicitações de compras de produtos e serviços está subordinada ao Gestor de cada área e Centro de Custo respectivo de sua área. O cadastro é feito pela área de Orçamento e Custo.
É de responsabilidade do setor de Orçamento e Custo a manutenção destes cadastros e comunicação a todos os setores, bem como inclusões e exclusões previamente autorizadas pela Controladoria. Importante: solicitações não aprovadas em 60 (sessenta) dias serão canceladas automaticamente
pelo sistema TOTVS.
6.1.1.1. Tramitação das Solicitações
Os Gestores de cada área autorizados a aprovarem as solicitações geradas no sistema TOTVS, deverão analisar as quantidades, as aplicações dos produtos ou serviços, as necessidades dos respectivos bens e serviços, bem como proceder a análise orçamentária de sua área. Caso não tenha verba suficiente, o Gestor deverá proceder aos ajustes junto ao Orçamento e Custos. Na ausência de verba, suplementações deverão ser autorizadas previamente pela Direção.
Em casos de compras não recorrentes, deverão tramitar internamente as autorizações junto a Direção no sentido de evitar número excessivo de solicitações aprovadas e reprovações da compra no processo subsequente.
As inserções e aprovações de solicitações deverão ocorrer sempre entre os dias 01 e 10 de cada mês. Inserções de solicitações e aprovações no sistema após o intervalo da primeira dezena de cada mês serão atendidas somente no mês subsequente.
6.1.1.3. Atendimento das Solicitações
As solicitações deverão ser atendidas pelo setor de Compras até 20 dias após a data de sua autorização.
6.1.2. Solicitação de Imobilizado e Investimentos
Para as compras de Imobilizado e Investimentos, além da observância dos itens 6.1, 6.1.1; deverão ser tramitadas e autorizadas pela Direção com antecedência.
6.1.3. Solicitação de Serviço por Demanda Específica
Além da observância dos itens 6.1 e 6.1.1, a demanda de serviços específicos dos Gestores à área de Compras será necessário proceder ao respectivo contrato de fornecimento dos serviços a ser formalizado pelo Jurídico da empresa de acordo com as regras as quais ele se subordina.
6.2. Cotações
As cotações serão iniciadas no sistema TOTVS pela área de compras. O sistema irá buscar automaticamente as solicitações aprovadas e as habilita para o processo de tomada de preços. A área de Compras deverá manter o sistema atualizado, procedendo a cotação pela ordem de chegada das cotações, agrupando produtos semelhantes de todas as filiais.
6.2.1. Tomada de Preços (cotação)
A tomada de preços será feita por um número mínimo de 3 fornecedores para produtos similares. Para os casos de produtos de fornecedor exclusivo ou mesmo importado, a cotação poderá ser fechada com número inferior ao determinado neste item, desde que justificado.
6.2.2. Prazo e Conclusão das Cotações
As cotações efetuadas no sistema TOTVS deverão ser processadas no menor tempo possível, respeitando o prazo final de atendimento do processo de compra disposto no item 6.1.1.3..
6.3. Conferência das Propostas
É de responsabilidade do Gestor de Compras a conferência de todo o processo de tomada de preços e das propostas dos fornecedores. Também é de sua responsabilidade a equalização da proposta, analisando as propostas dos fornecedores e evitando distorções entre as propostas apresentadas.
6.3.1. Análise de Preços e Demais Condições
O Gestor de Compras, bem como o comprador responsável pelo processo de cotação, fará as análises de preços, equalização dos custos, fretes, despesas acessórias, seguros, fianças, garantias, custos de montagens e desmontagens, carregamento e descarregamento, diárias, hospedagens, despesas de viagens.
6.3.2. Qualificação do Fornecedor
Todo fornecedor de produto ou serviços deverá estar na base do sistema TOTVS. Caso contrário, o Gestor de Compras solicitará a área Fiscal para o cadastramento imediato do fornecedor e os parâmetros gerais do sistema.
Todo fornecedor deverá possuir conta corrente em banco que deverá estar cadastrada no sistema. Qualquer apontamento de negativação de fornecedor o desqualificará para o fornecimento de produtos ou serviços para a empresa.
Todo fornecedor de serviços com emprego de mão de obra, além do contrato de prestação de serviço e ordem de compra, deverá apresentar toda a documentação regular dos funcionários que prestarão serviços nas dependências da empresa, bem como estar regular em todos os órgãos governamentais, sejam eles municipal, estadual ou federal.
6.3.3. Análise Fiscal e Orçamentária
O Gestor de Compras fará a análise fiscal da compra do produto ou serviço. Impostos que serão cobrados adicionalmente no produto, análise do custo dos impostos para compras de fora do estado ou mesmo importada.
O sistema TOTVS fará a validação automática do orçamento. Quando da insuficiência de saldo, deverá comunicar ao Gestor da solicitação do produto da inexistência ou insuficiência de saldo para a pronta regularização. O processo somente será retomado quando da regularização orçamentária pelo Gestor da Solicitação, estendendo o prazo de finalização do suprimento estabelecido no item 6.1.1.3 pelo número de dias em que o processo ficar parado.
6.3.4. Aprovação da Cotação
Após finalizada a cotação, a aprovação da mesma será procedida pelo Gestor de Compras que a submeterá à Direção para sua aprovação final.
6.4. Ordem de Compra
O sistema TOTVS disponibiliza automaticamente para a Direção as cotações para as aprovações das Ordens de Compras.
A dúvida de cada processo ficará a cargo do Gestor de Compras dirimir com a Direção. Caso a ordem de compra seja reprovada o processo será finalizado.
6.4.1. Formalização da Ordem de Compra
A formalização da aprovação da Ordem de Compra se dará dentro do sistema TOTVS pela direção, eletronicamente. A partir daí, a Ordem de Compra estará liberada para impressão, compor o processo de compra.
6.4.2. Formalização da Ordem de Compra ao Fornecedor
O Gestor de compras ou os compradores poderão enviar a OC diretamente ao fornecedor por meio eletrônico diretamente do sistema TOTVS, ou mesmo por e-mail. O fornecedor deverá acusar o recebimento da comprovação da compra.
O fornecedor de produto ou serviço deverá apor em cada nota fiscal o número respectivo da Ordem de Compra a que deu autorização ao faturamento. O não atendimento a esta norma poderá implicar no não recebimento da mercadoria nos Campi da empresa.
6.4.3. Comunicação Interna Formalização da Compra
Fica a cargo dos compradores a comunicação interna da autorização da compra e envio da respectiva Ordem de Compra para o Campi, com todas as condições de compra inclusive a data prevista da entrega do produto ou serviço.
7. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS 7.1. Comprador
É de responsabilidade de cada comprador iniciar o processo de cotação, mantendo comunicação estreita com o Gestor de compra, bem como o atendimento dos prazos estabelecidos.
7.2. Gestor de Compras
É de responsabilidade do Gestor de Compras a análise das cotações efetuadas pelos compradores, sua conferência e acompanhamento das finalizações e equalizações das propostas enviadas pelos fornecedores de produtos ou serviços. A avaliação e aprovação prévia das cotações antes da aprovação da Ordem de Compra também é sua responsabilidade.
7.3. Diretor
É de responsabilidade da Direção em última análise da aprovação e reprovação da Ordem de Compra. Cabe à Direção reprovar, solicitar mais informações, alterar quantidades das solicitações ou interromper o processo para análise.
7.4. Áreas Clientes (Gestores solicitantes)
É de responsabilidade das áreas de clientes realizarem efetivo recebimento dos produtos em conformidade com a Ordem de Compra ou contrato, bem como não receber produtos não conformes com a imediata comunicação à área de Compras. Esta deverá dirimir as divergências e manter os contatos com o fornecedor de produtos ou serviços.
7.5. Prazo das Ordens de Compras
Para segurança do processo e no sentido de se evitar fraudes, as ordens de compras aprovadas ou não aprovadas no prazo máximo de 60 (sessenta) dias da sua edição serão automaticamente canceladas no sistema TOTVS. Caso isto ocorra, todo o processo se iniciará no item 6.1..
8. LEGENDA
N/A
9. EXCEÇÕES
N/A
10. VIGÊNCIA
Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo.
11. FLUXO DO PROCESSO DECISÓRIO
Legenda:
OC – Ordem de Compra
Docs. – notas fiscais, contratos, reembolsos, folha de rosto, processos, etc.
Inicio Solicitação Cotação pelo Compras Equalização das cotações Aprovação da cotação Montagem da ordem de Compra ou contrato Arquivamento do processo de compra Envio OC e/ou contrato ao fornecedor Envio OC e/ou contrato ao Gestor da solicitação Recebido produto ou serviço conforme, finaliza o processo de compra. Cancelamento da compra Aprovada pelo Gestor? Cancelamento em 60 dias
