PROCEDIMENTO DE PADRONIZAÇÃO DAS ORDENS DE SERVIÇO
VERSÃO 01 – 11/01/2013
DENÚNCIAS
Exemplo: Obra
BARRA DE FERRAMENTAS : Fiscalização / cadastro de O.S.
AO LADO DA LUPA: criar novo registro (preencher as informações) TIPO: Ação dirigida
STATUS: Aberta (no início da abertura da O.S.). Lembrar-se de alterar para andamento
(quando já realizada a 1ª visita) concluído (quando encerrada a atividade)
UNIDADE RESPONSÁVEL: Anotar a unidade que o fiscal está lotado.
IMPORTANTÍSSIMO: Caso a fiscalização esteja sendo realizada em município fora da
jurisdição que o fiscal esteja lotado, exemplo blitz: A unidade responsável deverá ser anotada aquela em que a empresa esteja estabelecida.
Obs.: O preenchimento da UNIDADE RESPONSÁVEL deverá ser adotado este critério para
todas as O.S.
PESO: médio
PREVISÃO DE INÍCIO DE ATENDIMENTO: data da visita no local da denúncia SEGMENTO: F – Obra/Serviço de Pequeno Porte.
AÇÃO PLANEJADA: FISCALIZAÇÃO DE ROTINA
PROCESSO SIPRO: Abrir o processo somente se necessário.
PROTOCOLOS CREADOC: Caso seja uma denúncia que tenha gerado um CREADOC para essa
atividade ou por solicitação de superior, câmara, enfim, etc..., deverá ser anotado o número do CREADOC neste campo e no CREADOC o fiscal deverá observar que foi gerado o número desta O.S.
Caso não tenha sido gerado um CREADOC para essa atividade, e o início desta fiscalização se deu em função de uma determinação do superior, câmara, diretoria e/ou presidência, não se faz necessário criar um CREADOC, tendo em vista que todos os serviços realizados pela fiscalização gerarão obrigatoriamente uma O.S., conforme determinação do Senhor Superintendente de Fiscalização .
CÂMARAS: Anotar a Câmara Especializada de Engenharia Civil como principal, devendo ser
anotada outra Câmara se houver.
RESPONSÁVEIS: Caso esta atividade seja realizada por mais de um agente fiscal, anotar o
nome de todos e identificar como principal o agente fiscal responsável. Exemplo: A denúncia esta estabelecida no Município de São Bernardo do Campo e três fiscais estão realizando a 1ª vista, fiscais lotados na UGI São Bernardo do Campo, UGI Leste e UGI Norte. O Agente fiscal que deverá ser identificado como principal deverá ser o de São Bernardo do Campo tendo em vista que a denúncia esta estabelecido em São Bernardo do Campo o qual deverá dar prosseguimento nos trabalhos. Caso seja por agentes de uma mesma UGI identificar como responsável o agente fiscal que ficou incumbido de realizar esta fiscalização.
IRREGULARIDADES: Esta informação o agente fiscal deverá identificar quantas forem
necessárias. Neste caso identificamos, acionando a barra de rolagem e clicamos em: “Vem desenvolvendo atividades técnicas sem a devida anotação de profissional legalmente habilitado como seu responsável”, caso haja outras irregularidade, seleciona-las e adicioná-las. Neste exemplo citados apenas uma, obra totalmente clandestina.
Observação: Esta informação pode ser preenchida ou alterada após a visita ao local ou ao
qualquer momento.
OCORRÊNCIA: Denúncia / Representação
TEXTO DA SOLICITAÇÃO: Não deverá preenchê-lo, o sistema irá puxar os dados do texto da
denuncia constante no CREADOC após salvar os dados e clicar em fiscalizado, fazendo essa pesquisa de consulta protocolo CREADOC o sistema fará automaticamente a pesquisa e incluirá todos os dados necessário. Esta pesquisa deverá ser procedida somente após a conclusão e salvamento desta tela.
RESULTADO: No final das ações de fiscalização, quando do encerramento da OS, identificar
qual o resultado obtido. Neste caso, foi anotado outro, considerando que o empreendimento foi notificado e ainda não atendeu a notificação, situação esta que não consta na barra de rolagem deste item. Caso tenha outra situação que conste na barra de rolagem, identificar a situação que mais se enquadra.
PARECER DA FISCALIZAÇÃO: somente no final da fiscalização. Concluída com sucesso / ou /
recusa de atendimento - insucesso / ou / especificar.
Clicar no menu “disquete” para salvar: Após salvo, o sistema automaticamente gera um número para esta OS. Se o agente fiscal deixar de salvar as informações serão perdidas e terá que inseri-las novamente.
Dando continuidade, Clicar no menu “fiscalizado” para abrir outra tela.
LEMBRANDO: Deixamos de preencher o TEXTO DA SOLICITAÇÃO anteriormente, agora é o momento, porque iremos transporta-lo na integra do CREADOC para o CREANET adotando os procedimentos a seguir:
Observação: Clicar no ícone “fiscalizado” e realizar a pesquisa
clicando na LUPA = CONSULTA PROTOCOLO CREADOC para puxar
o texto da solicitação e outras informações que consta no protocolo do CREADOC informado.
Clicar na LUPA = CONSULTA PROTOCOLO CREADOC, que aparecerá a tela a seguir:
Preencher o número do protocolo e ano do CREADOC já informado anteriormente na primeira tela, objeto desta fiscalização, a saber: 196913/2012 e depois clicar na lupa
Clicar na lupa para realizar a pesquisa e aparecerá a tela a seguir:
Clicar na bolinha do protocolo, e clicar novamente na lupa para realizar a pesquisa, que aparecerá a tela abaixo que informa: O processo creadoc selecionado já esta associado em outra OS. Deseja continuar? Ok (Esta informação apareceu porque já existia outra O.S.
para o mesmo CREADOC . Isto é importante para que não haja fiscalização em duplicidade). Utilizamos este exemplo para que todos saibam como proceder. Em situação contraria não apareceria qualquer outra informação, o sistema apenas transportaria todos os dados do CREADOC para a O.S. criada.
Após, clicar no ícone dados gerais que o texto da solicitação não preenchido na segunda tela deste PROCEDIMENTO aparecerá porque a consulta realizada no CREADOC buscou todas informações necessárias para esta O.S.:
Obs.: O fiscal deverá informar no CREADOC o número da O.S. gerada para que qualquer departamento que realize a pesquisa no CREADOC tenha a informação de que foi gerado outro documento para atendimento a denuncia em questão e tenha a condição de informar a situação que se encontra tal assunto.
Aparecerá a tela a seguir: Consta na referida tela NOME / RAZÃO SOCIAL: anônimo porque quando realizamos a pesquisa do CREADOC todos os dados constantes no CREADOC foram transportados automaticamente para o CREANET, devendo o fiscal apenas conferir as informações. Se na denúncia houver nome do solicitante neste item estaria o nome e seus demais dados. Se o fiscal tiver os demais dados do solicitante incluí-los nesta tela, tais como: CPF, e-mail, endereço e adiciona-lo.(neste exemplo não temos os demais dados do solicitante por isso não preenchemos, LEMBRAMOS: Após incluir qualquer dado não esquecer de salvá-lo .
Após clicar em “fiscalizado”:
Preencher o NOME COMPLETO DO FISCALIZADO E O CPF depois Clicar em CONSULTA
PESSOA que o sistema fará a verificação se o fiscalizado já possui cadastro no CREA-SP, no
MODULO FISCALIZAÇÃO, MODULO EMPRESA E/OU MODULO PROFISSIONAL. Em havendo cadastro basta transportar os dados clicando na bolinha do fiscalizado que o sistema fará automaticamente este processo. Não havendo cadastro o agente fiscal deverá preencher todos os dados do fiscalizado.
Como não consta registro do fiscalizado neste Conselho, conforme tela acima, preencher os dados do fiscalizado, ENDEREÇO, clicando em adicionar “+”. Anotando o CEP os demais dados virão automaticamente (devendo preencher somente os dados faltantes, tais como: Tipo, número, complemento, telefones, etc...) Se o local foi fotografado, coordenadas, etc. OBS.: Estes dados de endereço são do fiscalizado e não do local fiscalizado. Há situação em que o endereço do fiscalizado é o mesmo do local fiscalizado, então não há a necessidade de preencher esta tela. O fiscal deverá preencher somente a tela do local fiscalizado. Quando são endereços distintos preencher as duas telas.
OBSERVAÇÃO = CONCEITO DO CREANET:
ENDEREÇO DO MENU FISCALIZADO = REFERE-SE AO ENDEREÇO DO FISCALIZADO (RESPONSÁVEL / PROPRIETÁRIO) = ESCRITÓRIO / SEDE (NORMALMENTE IGUAL AO CNPJ) E NÃO NECESSARIAMENTE IGUAL AO DA OBRA/SERVIÇO
ENDEREÇO DO MENU LOCAL FISCALIZADO = LOCAL DA OBRA/ JAZIDA, ETC....
REDE DE RESPONSABILIDADE TÉCNICA: não preencher. Utilizar a sistemática atual até a
implementação deste módulo.
Clicar no menu “disquete” para salvar: Confirmar as informações na base dos dados. Após CLICAR no ícone “LOCAL FISCALIZADO”
Aparecerá a Tela abaixo:
Obs. Na tela apareceu dois endereços como local fiscalizado, tendo em vista que obtivemos com um fiscal a denúncia em questão e o mesmo já havia emitido O.S. para essa atividade. Em ocorrendo esta situação e o fiscal não tenha o conhecimento verificar o motivo e a situação que apareceu os dois registros. Não tendo se relacionando com o objeto da denúncia que está sendo gerado a O.S, basta excluir os endereços que apareceram clicando no “x” em vermelho e adicionar o endereço correto.
Clicar no menu INFRAÇÕES (SE HOUVER):
OBS.: Esta tela deverá ser preenchida quando apurada a infração, para posterior utilização na elaboração de documentos, tais como: despachos, notificações, relatórios e autos.
Para este exemplo, utilizamos uma pessoa física que não possui formação em engenharia e que vem se responsabilizando por uma obra e/ou serviço como proprietária. Infringindo assim o artigo 6º alínea “a” da Lei Federal nº 5.194/66
Aparecerá outra tela.
Adicionar + (ao lado da borracha)
Cadastrar quantas forem necessárias. Clicar no menu TAREFAS:
Aparecerá outra tela. Clicar em adicionar + para abrir outra tela.
Preencher os dados:
SITUAÇÃO: de acordo com o momento do cadastro da tarefa (aberta, andamento, concluída,
etc).
TIPOS DE TAREFAS: deverá ser mencionado apenas um tipo de tarefa por vez e adicionando,
informando quantos tipos de tarefas forem necessários.
Para o exemplo em questão escolhemos os seguintes tipos de tarefas: - despacho (para justificar a lavratura de notificação)
- notificação com embasamento
DESCRIÇÃO DA TAREFA: Quando houver documentos numerados (Auto, Ofício, Notificação),
coloca-lo. e/ou se houver fato relevante. OBSERVAÇÃO: Os números dos documentos
deverão ser obtidos no MENU DOCUMENTOS. PARECER DA FISCALIZAÇÃO: Se houver relevante OBSERVAÇÕES: Se houver relevante
DATA DE EXECUÇÃO: A data da execução da tarefa
Aparecerá a tela a seguir:
Para as obras, deverá ser adicionado o documento “Relatório de Obra”, conforme figura acima. Aparecerá a seguinte tela (já trazendo algumas informações previamente lançadas): Observação: Foi anotado neste caso NO STATUS do documento “ELABORADO”.
Podendo também ser anotado “LAVRADO”, na situação em que o documento não sofrerá alterações.
O Agente fiscal deverá preencher os dados constantes nas telas acima e salvá-los. O referido relatório receberá um número. No caso foi gerado o número 147/2013
Observação: No local em que constam “PROFISSIONAIS”, é possível pesquisa-los, clicando no
Observação: Após diligências e procedidas as orientações necessárias, e não havendo a
regularização, elaborar despacho criando o documento no respectivo MENU “DOCUMENTO”, conforme tela abaixo:
Clicar no Tipo de Documento: No caso “Despacho” e adicionar “+”, aparecerá a tela abaixo:
O fiscal deverá escolher o tipo de despacho (AUTO, NOTIFICAÇÃO ou OUTRO). No caso, é NOTIFICAÇÃO.
Selecionar a opção “DESPACHO PARA NOTIFICAÇÃO”. Selecionar o RELATÓRIO DE OBRA, indicando o número do documento elaborado anteriormente (no caso, 147/2013). Clicar na LUPA, pois alguns dados serão importados do relatório para o despacho.
Obs: Observar o tipo de Despacho (se é para Notificação ou para Auto de Infração), pois se marcar o tipo incorretamente na criação do Despacho, ao buscá-lo para gerar o outro documento (Notificação ou Auto de Infração), o sistema não encontrará, pelo fato do tipo do Despacho não ser compatível.
Após deverá selecionar os campos que serão utilizados no despacho e clicar no botão “GERAR TEXTO DO DESPACHO”, conforme telas a seguir.
Clicar nos botão “SALVAR”. Nesse momento, o sistema atribui um número ao despacho. No caso, 984/2013 e imprimir.
O sistema gerará o documento conforme tela abaixo, podendo ser gerado no modo “rascunho” ou “definitivo” (a escolha do fiscal).
Obs: Quando impresso de forma definitiva, um documento (seja Despacho, Notificação, Auto de Infração, etc) tem o status alterado automaticamente para LAVRADO, não sendo necessário gravar novamente apenas para salvar o novo status. Caso o usuário clique novamente no botão de Gravar, pensando em gravar o novo status do documento, o sistema retornará o documento para o status de ELABORADO, pois entende que o usuário está tentando gravar alguma alteração feita num documento já LAVRADO.
Assim, recomenda-se que grave as alterações antes da impressão definitiva, e após esta, não mais clicar no botão de gravação, exceto para salvar outras informações que sejam realmente necessárias.
Obs: Para que o nome correto do gestor ou o endereço da unidade saiam impressos no Despacho é necessário que no Cadastro Básico do CREANET estejam configurados corretamente (em CREANET > Cadastros Básicos > CB_Geral > Unidade). Caso esteja incorreto, pode ser solicitado à UDE correção da informação. Para que os dados do gestor e do fiscal (creasp – se tiver, registro, cargo, etc) saiam impressos nos documentos, é necessário que estejam configurados em FISCALIZAÇÃO > PLANEJAMENTO > FISCAIS e GESTORES. Cada fiscal e gestor já tem acesso para alteração destes dados.
Para editar o layout e o conteúdo do despacho, é possível exportá-lo para o WORD, conforme tela abaixo, permitindo assim os ajustes necessários para impressão do documento.
As alterações realizadas na edição no WORD, deverão ser salvas em arquivo à parte do sistema, no micro do usuário. O sistema salva “apenas” as informações (conteúdo) e não as edições para impressão. Caso isso não seja feito, o fiscal perderá as edições realizadas no documento. Exemplo: alterou o nome do fiscalizado no texto no WORD, não alterará automaticamente o documento da OS (CREANET). Para alterar, é necessário corrigir o dado no sistema.
OBSERVAÇÃO: OS PROCEDIMENTOS PARA DESPACHO ACIMA DESCRIÇÃO, SÃO ANÁLOGOS PARA TODOS OS TIPOS DE DESPACHO (NOTIFICAÇÃO, AUTO DE INFRAÇÃO E OUTROS).
Para elaborar a notificação, selecionar o documento, conforme tela acima. Selecionar o tipo de notificação (no caso, “REGULARIZAÇÃO DE OBRA”), conforme tela abaixo.
É obrigatório informar o número do despacho criado para a lavratura da notificação (consoante aos ditames da Resolução 1.008/04), conforme tela abaixo. Portanto, recomendamos aos senhores fiscais que anotem os números dos documentos da OS (despachos, notificações, etc). No caso, informamos o despacho 984/2013. Feito isso, o fiscal deverá clicar no botão “LUPA” para que o sistema importe os dados do sistema.
Selecionar os campos necessários para a criação da notificação, após clicar no ícone “gerar texto da notificação”, salvar (o sistema atribuirá um número a notificação, conforme telas abaixo). Esse procedimento segue o mesmo padrão para a geração e impressão de despacho, conforme informado anteriormente. Devendo este procedimento ser realizado de forma análoga para a criação do AUTO DE INFRAÇÃO.
Quando o documento é “impresso de forma definitiva”, seu status é LAVRADO. Após a entrega do mesmo ao interessado, devemos modifica-lo para ENTREGUE e identificarmos quem e quando foi recebido (na própria tela da NOTIFICAÇÃO e/ou AUTO DE INFRAÇÃO), conforme telas abaixo:
As telas abaixo demonstram os tipos de documentos que foram emitidos para a obra em questão.
CONCEITOS CREANET:
Para a lavratura de AUTO DE INFRAÇÃO, além do despacho, o sistema exige um processo SF vinculado a OS, devendo ser anotado no MENU DADOS GERAIS DA OS (tela inicial). Outro ponto importante, é alterar o status da NOTIFICAÇÃO para entregue. Após a criação do AUTO, gerar o respectivo boleto (que é um dos “tipos de documentos”). Em seguida, quando o Auto e o boleto forem entregues, alterar o status do AUTO DE INFRAÇÃO para ENTREGUE, identificando quem o recebeu.
Depois clicar em documentos obtidos ou solicitados e adicionar + escolhendo os documentos solicitados. Aparecerá uma barra de rolagem com vários documentos, deverá selecionar qual documento foi solicitado.
Se o documento foi requerido, clicar em SOLICITADO, se obtido , clicar em OBTIDO, se obtido parcial, clicar OBTIDO PARCIAL e adicionar +.
Cada documento solicitado deverá ser feito este processo, selecionando o documento requerido e a situação (SOLICITADO, OBTIDO E OBTIDO PARCIAL)
Realizar todas as pesquisas possíveis, conforme informações / dados levantados, inclusive os terceirizados / subcontratados.... Para cada pendência constatada, deverá ser aberta uma
Ordem de Serviço específica em nome da PJ ou PF interessada (com pendência). Vincular as OS’s SEMPRE À PRINCIPAL (EMPREENDIMENTO FISCALIZADO), conforme telas a seguir:
Todas os documentos emitidos devem ser relacionados no item “TAREFAS” na data de sua emissão para fins de constar em relatório específico. Caso não seja adotado este procedimento não será contabilizada as tarefas no relatório do mês solicitado.
Obs.: Existem vários tipos de tarefas, tais como: informações, orientações, entrega de ofícios, pesquisas, etc..., as quais também devem ser incluídas na data que as tarefas foram realizadas, para que fique registrado em relatório todos os serviços gerados em função daquela ação
fiscalizatória, gerando assim relatório completo e real. Neste procedimento relacionamos todas as tarefas somente no final dos trabalhos, por ser um modelo, conforme abaixo. Já nas ações reais isso não poderá ocorrer, para que as tarefas sejam registradas exatamente no mês que foram desenvolvidas.
É necessário também identificar a situação que se encontra cada tarefa, se: em andamento, cancelada, concluída, aberta, etc...
