1. MAPA De ReLACIONAMeNtO DO SISteMA AQUISIÇÕeS

(1)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de Relacionamento do Sistema Aquisições

1. MAPA De ReLACIONAMeNtO DO SISteMA AQUISIÇÕeS

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(2)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Macrofluxo de Aquisições Governamentais

MACROFLUXO · SISteMA De AQUISIÇÕeS GOveRNAMeNtAIS

CENTRAL

INÍCIO

Definir e padronizar procedimento de aquisição e contratação

Orientar e capacitar órgãos e entidades

Gerenciar o sistema informatizado de aquisições − SIAG

Administrar o cadastro de fornecedores

Administrar o banco de especificação

SETORIAL

Elaborar/acompanhar o plano de aquisição Administrar o banco de preços

Consolidar/organizar o plano de aquisição para registro de preços

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Realizar procedimentos da fase interna da aquisição

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Realizar compra direta/cotação eletrônica

Realizar licitação por concorrência, carta convite, tomada de preço

para bens e serviços

1

Realizar licitação por pregão (Sistema registro de preços − SAG)

Gerenciar o registro de preços e estoques

FIM

MANUAL TÉCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

1

Realizar licitação por inexigibilidade ou dispensa

Realizar licitação por pregão

Aderir à ata de registro de preços no SIAG

Formalizar contratos/aquisições

1

(3)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

2. PROCeSSO De AQUISIÇÕeS SetORIAL

Mapa de processo Aquisições Setorial

2.1. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR PROCeDIMeNtO DA FASe IINteRNA DA AQUISIÇÃO

FUNÇÃO / SISTEMA MACRO PROCESSO Aquisições Governamentais Aquisições EXECUÇÃO Setorial PROCESSO PRODUTO / SERVIÇO REQUISITOS DO CLIENTE

ENTRAdAS

Realizar procedimento da fase interna da aquisição

Modalidade licitatória definida

Processo com todas as informações para realização da aquisição

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Processo físico com (projeto básico/ termo de referência e autorização do

governador se for o caso de carta convite), despachos e autorizações,

parecer do COSINT para equipamentos e serviços de T.I.; código do item; objeto do processo

Projeto não validado

Projeto validado

Analisar projeto básico/ termo de referência

S Validado? N

Devolver e orientar Para correção

Definir modalidade e criar processo no SIAG

2

Projeto básico/ TR analisado

Orientação escrita quanto Aos requesitos faltantes

Processo documentado (físico/eletrônico)

Plano de aquisição

Processo tramitado na SAG

Preço de referência estimado

Processo com PED ou classificação orçamentária

Processo com reserva de saldo concluída

Processo eletrônico encaminhado à SAD

Criar planilha no SIAG e tramitar para estabelecer preço de referência

Obter preço de referência após cotação da SAG

Solicitar o PED ou classificação orçamentária

Solicitar autorização para continuar o processo

S Autorizado? N

Adequar o processo à nova demanda

Solicitar autorização da SAD

Planilha criada no SIAG

Planilha de aquisições preenchida com o preço/mapa comparativo/ solicitação de compra

Processo físico encaminhado para a área de planejamento

Autorização do ordenador de despesa Processo adequado Autorização assinada e devolvida eletronicamente 1

FIM

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Lei Federal N° 8.666/93; Decreto Estadual N° 7.217/06; Decreto Estadual Nº 1.805/2009 e Nº

INDICADOR PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

2.015/2009; Instrução Normativa N° 02/06; Resolução 005/08 CEPROMAT N° de processos devolvidos para regularização

N° de processos regulares

(4)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Setorial

2.2. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR CONCORRÊNCIA OU tOMADA De PReÇOS PARA BeNS

OU SeRvIÇOS

Realizar licitação por Concorrência ou Tomada de Preços para bens ou serviços comuns

Aquisição por Concorrência ou Tomada de Preços para bens ou serviços comuns Rapidez na aquisição, economicidade e qualidade dos produtos ou serviços

ENTRAdAS

Fase interna concluída

Minuta do edital

Sala, data e horário pretendidos de acordo com os prazos legais

Edital apto a publicar

Edital

Impugnação ao edital

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

Elaborar edital

Elaborar parecer jurídico

Parecer S favorável? N

Agendar licitação no SIAG e completar as informações no edital

Publicar aviso no Diário Oficial

Publicar edital na íntegra na internet

Houve S impugnação? N Responder a impugnação ImpugnaçãoN 1 1

SAÍdAS

Minuta do edital elaborada fisicamente

Minuta do edital analisada: parecer favorável

Edital disponível para consulta pública

Declaração de impugnação procedente ou improcedente

Impugnação procedente

S procede? Retificar o edital e republicar

o edital e o aviso

Foi suspensa

1

Edital e aviso retificados e republicados

S a licitação? N 1

Licitação suspensa Fornecer subsídios para defesa

A

Ofício informando judiciário

(5)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Setorial

2.3. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR CONCORRÊNCIA OU tOMADA De PReÇOS PARA BeNS

OU SeRvIÇOS (CONtINUAÇÃO)

Realizar licitação por Concorrência ou Tomada de Preços para bens ou serviços comuns Aquisição por Concorrência ou Tomada de Preços para bens ou serviços comuns

Rapidez na aquisição, economicidade e qualidade dos produtos ou serviços

ENTRAdAS

Data marcada para a sessão de abertura da documentação 1

FLUXO dO pROCESSO

A

Realizar a licitação após o prazo estipulado na lei 8.666/93

Necessário

SAÍdAS

Resultado das classificadas

N _{publicação?}S

Resultado das classificadas publicado

Publicar o resultado das classificadas em D.O.E.

Aguardar o prazo legal

Aguardar o prazo de recurso e contra-recurso

Houve

Prazo legal aguardado

Prazo de recurso aguardado

N formalização do recurso? S

Recurso interposto

Resultado do recurso e da apresentação das propostas

Resultado publicado

Resultado da adjudicação e homologação

Licitação homologada e publicada

Analisar as razões e contra-razões

Divulgar o resultado

Homologar, anular ou revogar licitação

Publicar no diário oficial

N Homologado? S

Solicitar a emissão da nota de empenho

FIM

Decisão do presidente da comissão de licitação e assinatura do titular da pasta

Resultado publicado e convocação para continuar a licitação

Homologação, anulação ou revogação licitação

Processo físico encaminhado para a área de planejamento e posterior devolução para aquisições

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Lei Federal N° 8.666/93; Decreto Estadual N° 7.217/06; Decreto Estadual Nº 1.805/2009 e Nº 2.015/2009; Instrução Normativa N° 02/06.

INDICADOR PROCESSO PRODUTO / SERVIÇO

Tempo realizado por cada modalidade

N° de aquisições realizadas mediante Concorrência ou Tomada de Preços no mês

(6)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Setorial

2.4. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR CARtA CONvIte PARA BeNS e SeRvIÇOS COMUNS

ENTRAdAS

Realizar licitação por Carta Convite para bens e serviços comuns

Aquisição por Carta Convite

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Minuta do edital

Elaborar edital

Parecer

S _favorável? _N

Edital /convite aptos à distribuição

Edital

Agendar horário junto à central de licitações e completar informações

no edital/convite

Publicar aviso no mural e enviar edital aos convidados

Houve S impugnação? N Responder a impugnação ImpugnaçãoN 1 1

Edital/convite aptos à distribuição

Edital/convite disponível para entrega ou retirada no núcleo sistêmico

Impugnação procedente

S procede? Retificar o edital e republicar

o edital(convite)

A

Edital(convite) e aviso retificados e 1 republicados

(7)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

A

Foi suspensa

Mapa de processo Aquisições Setorial

S

a licitação?

N

Licitação suspensa

Data marcada para a sessão de abertura da documentação 1

Fornecer subsídios para defesa

Necessário

Ofício informando judiciário

N

_{publicação?}S

Publicar o resultado das classificadas em D.O.E.

Aguardar o prazo legal

Aguardar o prazo de recurso e contra-recurso

Houve formalização

Prazo legal aguardado

Prazo de recurso aguardado

N

do recurso?

S

Recurso interposto

Resultado do recurso e da apresentação das propostas

Resultado publicado

Resultado da adjudicação e homologação

Analisar as razões e contra-razões

Divulgar o resultado

Homologar, anular ou revogar licitação

Publicar no diário oficial

N

Homologado?

S

Solicitar a emissão da nota de empenho

FIM

Decisão do presidente da comissão de licitação e assinatura do titular da pasta

Resultado publicado e convocação para continuar a licitação

Homologação, anulação ou revogação licitação

Processo físico encaminhado para a área de planejamento e posterior devolução para aquisições

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Lei Federal N° 8.666/93; Decreto Estadual N° 7.217/06; Instrução Normativa N° 02/06.

Tempo realizado por cada modalidade

N° de aquisições realizadas mediante Carta Convite no mês

(8)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

2.5. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR PReGÃO

Mapa de processo Aquisições Setorial

FUNÇÃO / SISTEMA MACRO PROCESSO PROCESSO PRODUTO / SERVIÇO Aquisições Governamentais Aquisições

Realizar licitação por pregão

Aquisição por pregão

EXECUÇÃO Setorial

REQUISITOS DO CLIENTE

ENTRAdAS

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Minuta do edital

Edital

Data marcada para a sessão de abertura da documentação

Elaborar edital

Houve N impugnação? S

Responder a impugnação

A

Aviso de licitação

(9)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Setorial

2.6. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR PReGÃO (CONtINUAÇÃO)

Realizar licitação por pregão

Aquisição por pregão

ENTRAdAS

FLUXO dO pROCESSO

A Pregão

SAÍdAS

N S fracassado ou deserto? Houve formalização do recurso? S N 1 Recurso interposto

Ata da sessão com Resultado das classificadas

Analisar as razões e contra-razões Apurar o resultado Homologar S o pregão?N Revogar a licitação e Conclusão do pregoeiro e assinatura do titular da pasta

Resultado apurado

Pregão não será homologado

Termo de homologação

Homologada divulgada

abertura de novo processo

Publicar homologação no diário oficial

Solicitar a emissão do PED ordinário

1 FIM

1 Licitação revogada

Homologação publicada

PED ordinário solicitado

Tempo realizado por cada modalidade N° de aquisições realizadas por Pregão

(10)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Setorial

2.7. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR INeXIGIBILIDADe OU DISPeNSA

ENTRAdAS

Realizar licitação por inexigibilidade ou dispensa

Nota de empenho emitida ou contrato assinado

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Fase interna concluída e documentação da proponente, etc.

Dispensa ou inexigibilidade confirmarda

Processo físico com o PED

Parecer jurídico favorável e processo instruído com toda

documentação exigida

Autorização desfavorável da SAD

Autorização favorável e processo físico devolvido pela SAD

Inexigibilidade ou dispensa publicada no D.O.E.

Confirmar dispensa ou inexigibilidade

Solicitar emissão do pedido de reserva

Solicitar autorização à SAD por meio da superintendência de aquisições

S Autorizado? N

Devolver para unidade solicitante

Publicar a ratificação da dispensa ou inexigibilidade

Solicitar a emissão da nota de empenho e/ou formalizar contrato

1 FIM

1

Dispensa ou inexigibilidade confirmarda

Ped. de reserva solicitado à área de planejamento; com processo instruído em anexo

Parecer jurídico

Solicitação de autorização encaminhado pelo secretário executivo

Processo devolvido à unidade demandante

Inexigibilidade ou dispensa publicada no D.O.E.

Nota de empenho solicitada à área de planejamento com Processo instruído em anexo

N° de dispensa em relação às outras modalidades Economia dos bens adquiridos e dos serviços contratados

Nº DA VERSÃO 01 | REVISTA EM 25/02/2009

MANUAL TÉCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

UNIDADE RESPONSÁVEL: SAG/SEFAZ

(11)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Setorial

2.8. MAPA DO PROCeSSO ADeRIR à AtA De ReGIStRO De PReÇO NO SIAG

Aderir à ata de registro de preço no SIAG Aquisição por registro de preços

ENTRAdAS

Estoques de produtos suficientes para atender às demandas

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Valor estimado da aquisição de acordo com a quantidade

dos itens solicitados

Especificação do equipamento ou serviço de T.I.

Ocorrência preenchida no SIAG com a manifestação do COSINT (QDTI)

Valor final definido da aquisição e autorização eletrônica com quantidades de itens contemplados

de acordo com o estoque disponível para o órgão

Consultar itens do registro de preços

Solicitar emissão do PED reserva

Equipamentos

N de T.I. ou S

softwares?

Encaminhar via SIAG para manifestação do COSINT

Encaminhar o pedido de utilização de ata para SAG (Via SIAG)

Analisar a ordem de utilização da ata

Nº da ata, especificação do item, valor unitário

PED de reserva solicitado à área de planejamento

Manifestação do COSINT

Pedido de utilização encaminhado

Ordem de utilização analisada

N Realizar aquisição? S

Ordem de utilização autorização

Empenho efetuado pela área de planejamento

Ordem de fornecimento: cópia de empenho ou contrato

Ordem de fornecimento ou contrato assinado pelo representante da empresa

Solicitar a emissão do empenho

Emitir a ordem de fornecimento ou formalizar contrato

Entregar documentos e colher assinatura do fornecedor

Encaminhar cópia da ordem de fornecimento ou contrato para área de apoio logístico

FIM

Processo físico encaminhado à área de planejamento

Ordem de fornecimento ou contrato emitido

Ordem de fornecimento ou contrato assinado pelo representante da empresa

Processo físico arquivado na aquisição

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Decreto Estadual N° 7.217/06; Instrução Normativa N° 02/06; Resolução N° 005/08 CEPROMAT

Quantidade de processos de RP autorizados por órgão

Quantidade em estoque no Registro de Preço em relação à demanda

(12)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Setorial

2.9. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR COMPRA DIRetA/COtAÇÃO eLetRÔNICA

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO

Aquisições Governamentais Aquisições

Realizar compra direta/cotação eletrônica

PRODUTO / SERVIÇO REQUISITOS DO CLIENTE

ENTRAdAS

Produtos e serviços adquiridos de forma imediata

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Processo físico instruído com projeto básico, documentação da proonente, doc. gerais, parecer

do COSINT para equipamentos e softwares

Processo físico

Processo não autorizado

Processo autorizado

Aviso publicado

Propostas recebidas

Fornecedores

Dados dos fornecedores

Relatório

Autorização de compra emitida

PED e empenho efetuados

Via da ordem de fornecimento

Cadastrar a compra direta no sistema SIAG Solicitar autorização do ordenador de despesa S Autorizado? N Comunicar o demandante o arquivamento do processo Arquivar o processo

Publicar aviso de cotação eletrônica

Aguardar prazo de 24/48 horas para envio de propostas

Apurar propostas

Conhecer fornecedores

Emitir relatório de disputa

Emitir autorização de compra

Solicitar PED ordinário e empenho

Gerar ordem de fornecimento

Encaminhar uma via ao demandante

Encaminhar uma via ao fornecedor

FIM Dados cadastrados Ofício Demandante comunicado Processo arquivado Aviso publicado Prazo aguardado Propostas apuradas Fornecedores conhecidos Relatório emitido

Autorização de compra emitida

PED solicitado

Ordem de fornecimento gerada

Via encaminhada ao demandante

Via encaminhada ao fornecedor

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Lei Federal N° 8.666/93; Decreto Estadual N° 7.217/06; Instrução Normativa N° 02/06; Resolução N° 005/08 CEPROMAT

Número de processos de compra direta em relação ao número de processos de outras modalidades Economia dos bens adquiridos e dos serviços contratados

MANUAL TÉCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

(13)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

2.10. MAPA DO PROCeSSO FORMALIZAR CONtRAtOS

Mapa de processo Aquisições Setorial

FUNÇÃO / SISTEMA MACRO PROCESSO PROCESSO PRODUTO / SERVIÇO Aquisições Governamentais Aquisições Formalizar contratos/aquisições Contratos publicados EXECUÇÃO Setorial REQUISITOS DO CLIENTE

ENTRAdAS

Contratos que atendam os interesses das partes

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Processo empenhado e devolvido pelo planejamento Texto do contrato Contrato assinado Extrato do contrato/aditivo Cópia do contrato/aditivo Contrato/aditivo publicado Contrato vigente Completar os dados do contrato

Colher as assinaturas dos contratos/aditivos

Elaborar o extrato do contrato/aditivo

Publicar extrato do contrato/aditivo

Encaminar cópia para unidade fiscalizadora

Arquivar os originais e anexos dos contratos/aditivos

Acompanhar o vencimentos dos contratos/aditivos

Descumprimento

Texto do contrato, número, preâmbulo preenchido, etc.

Contrato/aditivos assinado

Extrato do contrato/aditivo

Extrato publicado no D.O.E.

Cópia do contrato/aditivo assinado e encaminhado

Contratos arquivados

Informações quanto à vigência do contrato para a área demandante

N

do contrato informado pela demandante? Prorrogar

S

contrato?

S

N

1

Solicitação de prorrogação Necessidade de prorrogação Contrato vigendo: necessidade de notificação

Verificar possibilidade para prorrogação de contrato

Elaborar minuta do aditivo dos contratos

Notificar a empresa quando há descumprimento de cláusulas

A

Analisada possibilidade de Prorrogação de contrato

Aditivo pronto

(14)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

2.11. MAPA DO PROCeSSO FORMALIZAR CONtRAtOS

Mapa de processo Aquisições Setorial

FUNÇÃO / SISTEMA MACRO PROCESSO PROCESSO PRODUTO / SERVIÇO Aquisições Governamentais Aquisições Formalizar contratos/aquisições Contratos publicados EXECUÇÃO Setorial REQUISITOS DO CLIENTE

ENTRAdAS

Contratos que atendam os interesses das partes

FLUXO dO pROCESSO

A

Aplicar penalidade no caso

SAÍdAS

Contrato rescindido contrato expirado

de persistência dos descumprimentos e possivelmente rescindir o contrato nos termos da legislação

1 FIM

Termo de encerramento ou termo de rescisão arquivado

Número de contratos elaborados em relação à demanda solicitada

Número de contratos concluídos em relação ao númerode contratos elaborados Nº DA VERSÃO 01 | REVISTA EM 25/02/2009

MANUAL TÉCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

(15)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Setorial

2.12. MAPA DO PROCeSSO eLABORAR/ACOMPANhAR O PLANO De AQUISIÇÕeS

ENTRAdAS

Elaborar/acompanhar o plano de aquisições

Plano de aquisições consolidado

Planejamento de aquisições ao longo do exercício

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Formulário de demanda levantada pelas áreas demandantes (programático, apoio logístico, T.I.)

Plano de aquisição avaliados

Cronograma definido

Plano de aquisições validado

Plano de aquisições apto

Monitoramento do plano

Avaliar plano de aquisição dos diversos setores

S Ok? N Devolver para o demandante

completar as informações

Analisar e definir cronograma de aquisições para o exercício

Consolidar o plano de aquisições final

Apresentar para o secretário e clientes Monitorar a execução S Ok? N Reprogramar/replanejar as aquisições FIM

Plano de aquisição avaliados

Cronograma definido

Plano de aquisições

Monitoramento do plano

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA PPA, PTA, LOA, relatório de bens do almoxarifado

Elaborar/acompanhar o plano de aquisições Plano de aquisições consolidado

(16)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

3. PROCeSSO De AQUISIÇÕeS CeNtRAL

Mapa de processo Aquisições Central

3.1. MAPA DO PROCeSSO ADMINIStRAR O CADAStRO De FORNeCeDOReS

Administrar o cadastro de fornecedores Cadastro de fornecedores atualizado

EXECUÇÃO Central

ENTRAdAS

Cadastro de fornecedores para participarem das licitações governamentais

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Documentos da empresa Documentação da empresa Documentação conferida Documentação conferida Documentos da empresa encaminhados para atualização e/ou

atendimento a novas exigências

Analisar e conferir documentação

S Ok? N

Orientar o fornecedor quanto à documentação necessária

Preencher ficha cadastral no SIAG e classificar a empresa por elemento de despesa

Arquivar os documentos em pastas individuais por CNPJ

Atualizar documentos no dossiê e anexar documentos encaminhados pelos fornecedores periodicamente

Houve aplicação de

Documentação conferida

Orientações para o fornecedor

Fornecedor cadastrado no SIAG e ficha disponível on-line

Dossiê arquivado

Dossiê arquivado e atualizado

N penalidade? S

Documentos de habilitação inválidos Suspender o cadastro por período determinado ou indeterminado

FIM

Cadastro suspenso

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Decreto Estadual N° 7.217/2006 e 7.218/2006.

Número de cadastros de empresas efetuados em relação às empresas solicitantes Número de empresas com o cadastro atualizado em relação ao número total de empresas

MANUAL TÉCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

(17)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Central

3.2. MAPA DO PROCeSSO ADMINIStRAR O BANCO De eSPeCIFICAÇÃO

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO

Aquisições Governamentais

Aquisições

Administrar o banco de especificação

ENTRAdAS

Bens e serviços comuns especificados e codificados

Bens e serviços comuns cadastrados compatíveis com a demanda dos processos

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

Analisar o item quanto à especificação

SAÍdAS

Solicitação do cadastro do item encaminhado pela área demandante

correta, ausência de marca, direcionamento, conformidade com o padrão do mercado, etc.

S Especificação

Documentação conferida

Correta? N

Item da solicitação analisado

Especificação em conformidade

Item devidamente codificado

Item codificado

Item cadastrado

Necessidade de atualização da especificação ao longo do exercício

Devolver solicitação via SIAG e apontar os requisitos que

faltam ser completados

Avaliar especificação, redigir no padrão do sistema e atribuir código do sistema

Encaminhar para o coordenador analisar, validar e liberar as

especificações no SIAG

N Retificação? S

Disponibilizar no banco de especificação o item de acordo com o elemento de despesa

Devolver a "solicitação de item compra" para a unidade incluir na planilha que será anexada no processo

Atualizar N especificação S

do item?

Atualizar conforme a necessidade e disponibilizar a especificação no banco

FIM

Solicitação de item compra devolvidacom ressalvas a serem preenchidas via SIAG

Item devidamente codificado

Especificação em conformidade

Item cadastrado e disponibilizado on-line

Especificação codificada devolvida à área demandante

Especificação atualizada ao longo do exercício ou conforme a necessidade

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Decreto Estadual N° 7.217/2006 e alterações

Itens cadastrados compatíveis com as demandas dos órgãos e entidades

Itens cadastrados no banco de especificação compatíveis com a demanda em relação à quantidade total de demandas

(18)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Central

3.3. MAPA DO PROCeSSO ADMINIStRAR O BANCO De PReÇOS

Administrar o banco de preços

Banco de preços

ENTRAdAS

Preços de referência para os itens objeto da aquisição

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Processo criado com a planilha encaminhada via SIAG para atividade "pesquisar preço"

Orçamentos encaminhados pelos fornecedores"

Preço de referência estabelecido

Planilha concluída com os preços de mercado definidos

Planilha de preços

Preços de referência estabelecidos

Itens disponíveis no SIAG: necessidadede atualização do preço

Encaminhar itens via SIAG para cotação entre fornecedores

Analisar todas as cotações individuais recebidas e estabelecer

preço de acordo com a média do mercado e índices estipulados; alimentar os preços no SIAG

Encaminhar via SIAG para a coordenadoria de Informações

N Ok? S

Devolver o processo com as planilhas para o órgão na atividade "validar processo"

Realizar nova pesquisa de preços ou devolver para o órgão realizar as alterações pertinentes

S Ok? N

Manter os itens disponíveis no SIAG

Atualizar valores periodicamente

A

E-mail, fax e solicitações de orçamentos no mercado

Preço de referência estabelecido

Pesquisa de preço para validação

Planilha devolvida para o órgão

Planilha devolvida para adequações

Itens disponíveis no SIAG

Planilha atualizada

(19)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Central

3.4. MAPA DO PROCeSSO ADMINIStRAR O BANCO De PReÇOS (CONtINUAÇÃO)

Administrar o banco de preços

Banco de preços

ENTRAdAS

Preços de referência para os itens objeto da aquisição

FLUXO dO pROCESSO

A

Propostas do

SAÍdAS

N certame com valores aquém do valor

estimado?

S

Certame interrompido para apuração dos valores divergentes significativamente

Nova pesquisa de mercado realizada para confirmar preços

Decisão do pregoeiro quanto aos preços apresentados

Re-pesquisar preços no mercado para confirmar divergências

Apresentar ao pregoeiro o resultado da nova pesquisa

Ratificar ou retificar o valor do item definido anteriormente com base na pesquisa de mercado

FIM

Cotação dos fornecedores participantes recebida: pesquisa no mercado

Nova pesquisa apresentada ao pregoeiro

Item ratificado ou retificado conforme a necessidade

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Orçamentos coletados no mercado

Estabelecer preço de referência para os itens objeto de aquisições Itens do banco precificados em relação a todos os itens

(20)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Central

3.5. MAPA DO PROCeSSO DeFINIR e PADRONIZAR PROCeDIMeNtOS De AQUISIÇÕeS e CONtRAtAÇÃO

FUNÇÃO / SISTEMA MACRO PROCESSO Aquisições Governamentais Aquisições EXECUÇÃO Central PROCESSO PRODUTO / SERVIÇO REQUISITOS DO CLIENTE

Definir e padronizar procedimentos de aquisição e contratação

Procedimentos de aquisição e contratação padronizados para o poder executivo estadual Procedimentos padronizados para garantir a eficiência na elaboração dos processos

ENTRAdAS

Procedimento padronizado; novas determinações legais; sugestões dos órgãos setoriais, etc.

Novas exigências e propostas avaliadas

Conteúdo organizado

Minuta dos documentos

Documentos aprovados

Procedimento e normas publicados

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

Identificar melhorias ou alterações necessárias

Analisar vinculação das novas exigências com os procedimentos vigentes

Redigir o novo procedimento, macrofluxo ou proposta de normatização

Submeter à aprovação

S

Ok?

N

Publicar normas e procedimentos

Organizar e capacitar órgãos e entidades

FIM

SAÍdAS

Novas exigências e propostas avaliadas Conteúdo organizado

Minuta dos documentos

Documentos aprovados

Procedimento e normas publicados

Encaminhar para o processo: organizar e capacitar órgãos e entidades

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Lei Federal N°8.666/93; Decreto Estadual N° 7.217/06; Decreto Estadual 1.805/2009 e Nº 2.015/2009;

Estabelecer normas e procedimentos de aquisições no âmbito do Poder Executivo Estadual em consonância com a Constituição Federal e a Legislação Esparsa

Procedimentos da aquisição e cotratação padronizados para o Poder Executivo Estadual Nº DA VERSÃO 01 | REVISTA EM 25/02/2009

MANUAL TÉCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

(21)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Central

3.6. MAPA DO PROCeSSO ORIeNtAR e CAPACItAR óRGÃOS e eNtIDADe

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO

Aquisições Governamentais

Aquisições

Orientar e capacitar órgãos e entidades

ENTRAdAS

Órgãos e entidades capacitados nos procedimentos de aquisições Equipes orientadas e capacitadas para atender à demanda

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Procedimentos padronizados de aquisição Problemas identificados

Problemas identificados não superados pela orientação

do órgão central

Capacitação definida

Material preparado

Identificar problemas relativos à execução dos processos

Orientar quanto à execução dos procedimentos e definir

entendimentos

N Resolvido? S 1

Propor capacitação de acordo com as necessidades levantadas

Encaminhar para aprovação a proposta de capacitação,

lista de professores e público-alvo do curso, etc.

S Aprovado? N

Acompanhar a preparação do material que será ministrado

Acompanhar a evolução do trabalho após o curso

1 FIM Problemas identificados Equipe orientada Capacitação definida Capacitação definida Material preparado Equipe capacitada

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Lei Federal N°8.666/93; Lei Federal N° 10.520/02; Decreto Estadual N° 7.217/06 e N° 1805/09 e Nº 2.015/09; Instrução Normativa 002/2006.

Orientar e capacitar órgãos e entidades

Órgãos e entidades capacitados nos procedimentos de aquisições

(22)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

3.7. MAPA DO PROCeSSO GeReNCIAR O SIAG

Mapa de processo Aquisições Central

FUNÇÃO / SISTEMA MACRO PROCESSO PROCESSO Aquisições Governamentais Aquisições Gerenciar o SIAG EXECUÇÃO Central PRODUTO / SERVIÇO REQUISITOS DO CLIENTE

ENTRAdAS

Serviço informatizado de aquisições governamentais SIAG em pleno funcionamento e atualizado conforme a demanda

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Informações das atualizações realizadas no sistema pela empresa

fabricante do software; nova versão instalada, a partir

da aprovação pela central

Nova versão e/ou atualizações de funcionalidades vigentes

Sugestões de melhoria

Sugestões de melhorias

Atualizações testadas

Analisar periodicamente os relatórios acerca da atualização da versão do sistema informatizado

Testar as atualizações que foram automaticamente instaladas pela empresa do software

Propor periodicamente novos ajustes, se necessário

Submeter à aprovação

S

Ok?

N

Encaminhar e-mail aos cadastrados informando melhorias disponíveis

FIM

Nova versão e/ou atualizações de funcionalidades vigentes

Atualizações testadas

Sugestões de melhorias

Propostas aprovadas encaminhadas para o fabricante do software

Usuários cientes das novas funcionalidades

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Relatórios de atualização do sistema

Gerenciar o SIAG

Serviço informatizado de aquisições governamentais

MANUAL TÉCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

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VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Central

3.8. MAPA DO PROCeSSO eLABORAR PLANO De AQUISIÇÕeS PARA ReGIStRO De PReÇO

ENTRAdAS

Elaborar o plano de aquisições para registro de preço

Plano de aquisições para registro de preço elaborado

Levantamento da demanda dos órgãos e entidades clientes

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Existência da demanda

Objeto definido e lançado no sistema

Solicitação de pesquisa de demanda eletrônica e física

Definir o objeto comum a ser licitado

Encaminhar via SIAG a pesquisa de demanda às unidades

Encaminhar ofício de solicitação de demanda às unidades

Houve

Objeto definido

Pesquisa enviada com prazo de resposta

Ofício encaminhado às unidades setoriais de aquisição S Resposta? N Quantidade de R.P.s anteriores Demanda definida Planilha estimativa Quantidades estipuladas Estipular quantidades de acordo comhistórico de registro de preços anteriores

Elaborar planilha com a demanda estimativa

Acrescentar ou suprimir quantidades de acordo com o interesse da administração

Consolidar e submeter à aprovação do secretário

Quantidades estipuladas

Planilha estimativa apurada

Quantidades estipuladas Quantidades encaminhadas para aprovação S Aprovado? N Quantidades estipuladas Quantidades aprovadas pelo secretário

Pregão finalizado apto a gerar ata de registro de preços

Reduzir quantidades com base no autorizado

Encaminhar o processo para prosseguimento da aquisição

Gerenciar R.P. e estoques

FIM

Quantidades aprovadas pelo secretário

Quantidades encaminhadas para início da etapa licitatória

Gerenciar registro de preços e estoques

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Registro de preço vigente

Elaborar o plano de aquisições para registro de preços Plano de aquisições para registro de preços elaborado

(24)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Central

3.9. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR PReGÃO PARA ReGIStRO De PReÇO

ENTRAdAS

Realizar licitação por pregão – Sistema de registro de preços (S.R.P)

Ata de registro de preços publicada

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Minuta do edital

Edital

Data marcada para a sessão de abertura da documentação

Elaborar edital

Houve N impugnação? S

Responder a impugnação

Realizar a licitação após 8 dias de publicidade (Lei 10.510)

A

Minuta do edital elaborada

Aviso de licitação

(25)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Central

3.10. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR PReGÃO PARA ReGIStRO De PReÇO (CONtINUAÇÃO)

ENTRAdAS

Realizar licitação por pregão – Sistema de registro de preços (S.R.P)

Ata de registro de preços publicada

FLUXO dO pROCESSO

A Pregão

SAÍdAS

N N fracassado ou deserto?S1 Houve formalização Recurso interposto

Ata da sessão com resultado das classificadas

do recurso?S

Análise de decisão das razões e contra-razões

Apurar o resultado

Homologar N

Conclusão do pregoeiro e assinatura do titular da pasta

Resultado apurado

Pregão não será homologado

Termo de homologação

Resultado e homologação publicação da ata

S o pregão?

Revogar a licitação e abertura de novo processo

Publicar homologação no diário oficial

Formalizar a ata de registro de preço

1 FIM

1 _{Licitação revogada}

Homologação publicada

Ata divulgada no sistema e no site da SAD

N° de registros de preços existentes em relação à quantidade de bens e serviços comuns cadastra- dos no banco de especificações

Quantidade de bens e serviços contratados no RP em relação à demanda dos órgãos

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VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

Mapa de processo Aquisições Central

3.11. MAPA DO PROCeSSO GeReNCIAR ReGIStRO De PReÇO e eStOQUeS

FUNÇÃO / SISTEMA MACRO PROCESSO PROCESSO PRODUTO / SERVIÇO REQUISITOS DO CLIENTE Aquisições Governamentais Aquisições

Gerenciar Registro de Preços e estoques

Registro de Preços e estoques rerenciados

Estoques dos registros gerenciados

ENTRAdAS

Pregão finalizado apto a gerar ata de registro de preços

Ata formalizada e assinada

Ata publicada: pedidos de utilização da ata encaminhados pelos setoriais

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

Gerar ata de registro de preço no SIAG, completar informações e

submeter à assinatura dos contratantes/contratados

Publicar ata no diário oficial estadual e no SIAG para disponibilizar as adesões

Analisar quanto ao quantitativo por órgão, valores, etc.

SAÍdAS

Ata formalizada e assinada

Ata publicada no diário oficial estadual e no SIAG

Quantitativo por órgão definido, etc.

Aquisição _S

Ata de registro de preço vigente e carona autorizada

N carona? Analisar o pedido e o

enquadramento legal

Aprovado

Pedido de carona analisado

S pelo secretário? N FIM Pedidos de utilização de ata gerados Ordem de utilização Ordem assinada

Baixar estoque de ata e gerar a ordem de utilização

Encaminhar ordem para autorização

Devolver o processo via SIAG para órgão

A

Ordem de utilização de ata gerada com quantidades disponíveis

Ordem assinada

Ordem devolvida

(27)

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

A

Mapa de processo Aquisições Central

Compra efetuada pelo órgão ou contrato vigente

Necessidade de reequilíbrio nos preços praticados na ata

comprovados pelo fornecedor ou pela SAG

Reequilíbrio econômico-financeiro

Termo aditivo elaborado

Termo aditivo vigendo

Órgão encaminha documento demonstrando as dificuldades

N

Acompanhar estoques e vencimento das atas

Aplicar reequilíbrio

N econômico- S

financeiro?

Elaborar termo aditivo

Publicar termo aditivo

Alterar quantitativo na ata e no SIAG Houve manifestação acerca do descumprimento de cláusulas?

Notificar a empresa nos S

Estoque de itens e vencimento das atas de registro de preços periodicamente acompanhados

Necessidade de reequilíbrio nos preços aprovada

Termo aditivo elaborado

Aditivo publicado

Quantitativos alterados

Empresa notificada pela SAG encontradas no cumprimento do

contrato

termos da legislação vigente

S Ok? N

Notificação da SAD aplicada

Encaminhar documentação para o jurídico para parecer quanto à

viabilidade de convocar a 2ª colocada

Parecer do jurídico

N Estoque acabou? S

Estoque de itens e vencimento das atas periodicamnete

acompanhados

Ata de registro de preços periodicamente acompanhada

Ata prorrogada ou desativada

Término da vigência da ata e/ou estoque

Aditivar automaticamente os quantitativos no SIAG

N Ata vencida? S

Prorrogar ata nos termos da legislação ou desativá-la do SIAG

Arquivar ata após todas as prorrogações efetuadas

Encaminhar para consolidar e organizar o plano de aquisição

para registro de preços

FIM

Aditivo disponível. Estoque de itens e vencimentos periodicamente acompanhados

Ata prorrogada ou desativada

Ata arquivada com todos os documentos pertinentes anexos

Encaminhamento para organização do plano de aquisição

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Registro de preço vigente; Decreto Estadual Vigente e suas alterações posteriores

Gerenciar registro de preço e estoque Registro de preço e estoque gerenciado

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