PRE-SELEZIONE con il PEP-Talent Finder: Esempio con molti candidati
In sole 2 settimane, 3135 candidati per il call center di una compagnia aerea si sono ridotti a 1924, grazie al k.o.-item set. Partendo dalla classifica del potenziale, distanza dalla realtà e valori del profilo del potenziale, i 250 candidati migliori sono stati invitati ad un test di cultura generale. Sono arrivati in 181, 145 l'hanno passato e, dopo l'intervista, 95 di loro sono stati invitati al training di preparazione al lavoro: 75% più rapidamente, 85% di ore di lavoro in meno per le RU, migliori candidati (vedi ultima pagina) e oltre il 50% di risparmio sui normali costi.
Comparazione tra come veniva fatto prima e con il PEP-Talent Finder.
PRE-SELEZIONE Prima PEP Prima PEP Diff.za
Candidati 3000 3135
K.o.-item set 0 3135 1 ora
Test di potenziale staff 0 1924 2 ore
Controllo CV (10/ora) 3000 0 300 ore 0 -100%
Ore di lavoro delle RU 300 ore 3 ore -99%
Pre-selezione con il Talent Finder: Senza controllo di CV = 3 ore anziché 300! -99%!!!
SELEZIONE Prima PEP Prima PEP Diff.za
Chiamate per invito (10/ora) 1500 250 150 ore 25 ore -83% Fanno il test (25 per gruppo = 3ore) 1000 181
120 ore 24 ore -80% Test di valutazione (5/ora)
(Portoghese, matematica, geografia)
1000 181 200 ore 36 ore -82% Controllo CV + intervista (2/ora) 600 145 300 ore 73 ore -75%
Invitati al training 120 95
Ore di lavoro delle RU 770 ore 158 ore -80%
181 fanno il test = 8 gruppi anziché 40 (1000:25=40). 145 interviste, non 600!
RISULTATI Prima PEP Prima PEP Diff.za
Potenziale / qualità C B+ ! ! ! !
Tempi di processazione 8 weeks 2 weeks -75%
Ore di lavoro delle RU 1070 ore 161 ore -85%
Costi interni 80‘000 20‘000 -75%
Costi esterni 0 20‘000
Costi totali 80‘000 40‘000 -50%
Megliori dipendenti. B+ anziché C. (P. 7, Caroline Metzker, compagnia aerea HR).
75% più veloce con 85% meno di ore di lavoro e 50% in meno di costi.
SVILUPPO Prima PEP Prima PEP Diff.za
Invitati al training Abbandoni 120 40 95 9 20-40% 10% -1 classe -20% Passato ed assunti 80 86
Costo del training (1000/participante) 120.000 95.000 -20% (95:25=) 4 classi non 5. Riduzione 20% dei costi di formazione. 25.000 risparmio ulteriore.
La procedura: Parte 1: PRE-SELEZIONE con PEP-Talent Finder .
Situazione:
I requisiti erano relativamente semplici ed il potenziale estremamente importante, dato il grande numero di contatti con i clienti e la necessità di cooperare tra colleghi in un open-space.
Giorno Attività e risultati
0 18/7 Richiesta del responsabile RU: "Dobbiamo assumere 75-100 persone per un call center. Inizieranno a lavorare il 1 settembre, dopo 3 settimane di training a partire dal 13 agosto. Potete aiutarci? Quanto ci costerà?" 1 19/7 Offerta Talent Finder accettata.
2 20/7 K.o. item set (verifica della presenza dei requisiti di base per il call center) creato in 1 ora, effettuato con il responsabile di RU su Skype.
3 23/7 K.o item set corretto, sistemato, testato, preparati testi introduttivi, Ok del team di RU.
4 24/7 K.o. item set + breve questionario immessi 7 29/7 3135 rispondono al k.o.-item set.
1211 respinti. Ricevuta automaticamente lettera di rifiuto.
1924 soddisfano i requisiti di base e rispondono al test sul potenziale. 8 30/7 Classifica con 1924 candidati. I 250 più appropriati vengono selezionati in
ordine discendente.
Nonostante 321 candidati rispondano ai requisiti di base, vengono respinti a causa della distanza dalla realtà e di alcuni risultati insoddisfacenti in alcuni dei fattori di successo nel test del potenziale.
In breve: PRE-SELEZIONE con PEP-Talent Finder: .
• facile da implementare e ancora più semplice da gestire.
• è oggettivo: tutti i candidati rispondono e sono valutati allo stesso modo (nelle interviste invece le domande variano e le riposte sono valutate soggettivamente).
• identifica in modo affidabile i buoni candidati perché solo quelli che soddisfano i requisiti di base ed hanno un potenziale alto (B+ in media anziché C) effettuano atri test ed interviste.
• è molto veloce, in particolare in presenza di molti candidati (2 settimane anziché 2 mesi = 75%)
• risparmia molte ore di lavoro alle RU.
PRE-SELEZIONE 3 ore anziché 300 = -99%. Non viene letto nessun CV! (1 ora per creare il k.o.-item set e 2 ore per controllare i risultati in classifica.)
SELEZIONE soltanto 161 anziché 1070 ore = -85%. Nessuna intervista con chi non è adatto!
• È conveniente. ~80% di riduzione dei costi interni di pre-selezione e selezione. (Inoltre, ci sono minori cancellazioni per il training, cioè meno persone da formare, con un ulteriore risparmio - PEP vale ancora di più!)
Il processo: Parte 2: SELEZIONE
8 30/7 250 candidati sono assegnati a 5 professionisti delle RU ed invitati al test. 9
to 12
30/7– 3/8
181 si presentano al test (portoghese, matematica, geografia del Brasile). 145 lo passano (80.11%!).
"Un valore alto, molto superiore alla media in questa fase".
6/8 95 (65.5%!) dopo l’intervista sono invitati al training di 3 settimane. 13/8 Gli istruttori valutano il comportamento durante il training. Test finale. 30/8 91 persone formate sono assunte.
1/11 89 confermate dopo il periodo di prova.
Ecco cosa ci hanno detto i responsabili RU della compagnia: "Risultati migliori in ogni fase del processo."
"Senza PEP non ce l'avremmo mai fatta nei tempi. Mai!"
"Tutte le persone del management mi hanno guardato sbigottiti." "Straordinario! D'ora in poi sempre così!"
[17:18:35] Caroline Metzker.
“Ogni candidatura genera lavoro ma molti candidati non prendano le loro candidature sul serio, forse perché Internet viene percepito come non vincolante.
Oltre il 50% non è più interessato alla posizione quando li invitiamo. Con PEP ne abbiamo invitati 250, 181 se ne sono presentati, il 72.4%. Solo il 27.6% non lo ha fatto." “Perché siamo stati più rapidi? Perché PEP ha scelto i migliori? Entrambe le cose? O per quale altro motivo? "
"Dei 181 candidati, in 145 hanno passato il test. 80% è un valore molto superiore alla media per questa fase del processo. Dopo l’intervista, 95 sono stati invitati al training. Il
65% (di 145) o il 52.5% (di 181)! Di solito sono il 10 e 20%."
"Dei 95, 91 l’hanno passato. Il 95.7%! Ne abbiamo persi solo il 4.3%. Generalmente ne perdiamo il 30 o il 40%."
Caroline Metzker: Anterior ao uso do PEP realizamos um processo para fechamento de 50 vagas. Neste processo convocamos 600 candidatos, 150 compareceram (25%) e aprovamos 30 pessoas, logo, o aproveitamento foi de 5% (de 600) ou 20% (de 150). Com PEP convocamos 193 pessoas priorizando a classificação enviada. Esta semana 102 compareceram (52.8%) (essa e uma característica desse grupo, por isso sempre precisamos um número grande de pessoas, e comum confirmarem a presença e não comparecerem). Aprovamos 83 (80%) nas provas (português, matemática e mapa do Brasil). Este já foi um nível de aprovação alto e muito superior ao que estávamos acostumados para essa etapa do processo. Destes, 54 foram aprovados (53% de 102 ou 65% de 83) no processo final (dinâmica e entrevista). Os números falam por si, mas, qualitativamente posso dizer que recebemos um grupo mais participativo, com boa energia e melhor vocabulário. De fato percebi grande aumento na qualidade do grupo em função do PEP. Se todos os convocados tivessem comparecido teríamos concluído sim o fechado das vagas em uma semana só. Quanto tempo normalmente teria demorado avaliar 2477 candidatos? Resposta: dois meses, realizando processos seletivos diários. Caroline Metzker: Prima di usare PEP, abbiamo effettuato una selezione per 50 posizioni vacanti. In questo processo, abbiamo invitato 600 candidati, 150 si sono presentati (25%) ed abbiamo assunto 30 persone. La percentuale era del 5% (su 600) e 20% (su 150). Con PEP, abbiamo invitato 193 persone sulla base della classifica. Questa settimana, soltanto 102 (52.8%) si sono presentati (è una caratteristica di questo gruppo, dobbiamo invitarne molti di più, e nonostante tutti dicano che si presenteranno, alcuni di essi non lo fanno). In 83 (80%) hanno passato il test (portoghese, matematica e geografia del Brasile). È una percentuale alta, molto superiore alla normalità in questa fase. 54 (53% su 102 o 65% su 83) sono stati invitati all'intervista finale. "I numeri parlano da soli, ma a livello qualitativo posso dire che il gruppo era molto coinvolto, pieno di energia e con una migliore proprietà di linguaggio." La qualità del gruppo era molto migliore proprio grazie alla pre‐selezione effettuata da PEP. Se si fossero presentate tutte le persone invitate, avremmo potuto completare l'intera selezione in una sola settimana. Quanto tempo normalmente occorrerebbe per valutare 2477 candidati? Risposta: 2 mesi, facendo interviste tutti i giorni.
Quantas horas de trabalho para quantos profissionais de RH para fazer a pré‐seleção? Resposta: esta etapa principalmente foi o que nos chamou atenção. Tinha uma equipe dedicada a essas convocações e a redução com o uso do PEP foi de aproximadamente 80% de tempo. Porém, não foi somente o uso da ferramenta que nos possibilitou esses ganhos. Fizemos um realinhamento de perfil e expectativas com os gestores da área. A contribuição do PEP foi importante, pois os gestores confiaram que os aprovados na ferramenta de fato teriam diferencial de perfil. Quais os custos do processo normal? Quanto foi economizado com PEP? Resposta: não tenho esses valores calculados. Sem dúvida a eficácia na seleção proporcionou redução de custo, mas teria que parar para realizar este levantamento. Para finalizar, sim, eu quero fazer de novo. Muito obrigada e parabéns pelo sistema. Confesso que inicialmente tive algumas preocupações e foi muito bom estar errada! Quante ore di lavoro e quanti addetti alle RU occorrerebbero per effettuare la pre‐ selezione? Risposta: La nostra attenzione è stata attirata sul fatto che, facendolo in modo tradizionale, il tempo necessario per la pre‐ selezione sarebbe stato tantissimo. Abbiamo risparmiato circa l'80% delle ore di lavoro. Non è stato soltanto l'uso di questi strumenti a permetterci questo grande miglioramento. Ci siamo allineati ai requisiti ed alle aspettative dei manager dell'area interessata. Il contributo offerto da PEP è stato molto importante. È stato subito chiaro che chiunque avesse passato la selezione con PEP era un ottimo elemento. Quali sono i costi del processo normale? Quanto avete risparmiato grazie a PEP? Risposta: Non l'ho calcolato con esattezza, ma senza dubbio una selezione così efficiente ci ha fatto risparmiare molto. E, sì, lo farei ancora. Grazie mille e complimenti per il vostro sistema. Devo confessarvi che inizialmente ero scettica, e sono stata molto felice di scoprire che ero quella che si sbagliava. Abs, Caroline Metzker Recursos Humanos Caroline Metzker Risorse Umane
