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Relatório de execução do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e
Infracções Conexas da SILOPOR referente ao ano de 2014
O Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SILOPOR – Empresa de Silos Portuários, S. A. (em liquidação), publicado no final do mês de Novembro de 2009 produziu efeitos ainda nesse mesmo exercício. O ano de 2014 constitui assim o sexto ano de funcionamento do seu normativo.
O presente relatório visa dar cumprimento ao disposto no próprio Plano e respeita ao seu papel de regulação durante o ano de 2014. Para a sua elaboração contribuíram os dirigentes da empresa, através de relatórios parcelares da sua responsabilidade.
É assim possível apresentar separadamente o diagnóstico referente aos diferentes departamentos da empresa, cuja definição de funções foi apresentada no âmbito do referido plano.
No exercício de 2014 a empresa manteve sem alterações relevantes as práticas de trabalho de anos anteriores, nas actividades necessárias ao desenvolvimento do seu negócio de descarga e armazenagem de granéis.
Pelo tipo de tarefas envolvidas, de meios utilizados e ainda pelo elevado grau de automatização na conservação e movimentação das mercadorias, mantiveram-se as condições geradoras de uma fraca propensão para deterioração de métodos, procedimentos e comportamentos.
A função de produção manteve as características de função integradora. A regulação interna das suas tarefas de operação nos Terminais Portuários de Lisboa e da Trafaria, está submetida a critérios objectivos de hierarquização de prioridades, ditada pelas exigências do negócio no que respeita a tempos e condições de descarga e armazenagem. Idem nas tarefas de manutenção, pela exigibilidade programada de instalações e equipamentos.
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Em consequência, os comportamentos das pessoas afectas a estas áreas são regulados por uma descrição de funções detalhada e com pouca possibilidade de sujeição a manipulações e/ou critérios de discricionariedade.
Nas funções de apoio e suporte, administrativa/financeira, de gestão do pessoal, comercial e de apoio informático manteve-se o recurso a alguns instrumentos de coordenação redutores da probabilidade de deterioração de procedimentos e práticas de trabalho.
Assim, o grau de centralização permaneceu elevado, com a concentração de competências na Comissão Liquidatária e nos quatro responsáveis de topo dos departamentos.
Igualmente se continuaram a verificar níveis elevados de informatização e automatização de registos, com uma integração assegurada pela intervenção da contabilidade em tempo real na monitorização e circularização de dados e enquanto depositária e construtora de informação.
Destaque ainda para a utilização de uma plataforma electrónica certificada na aquisição de bens e serviços, com cumprimento estrito das suas normas.
A função de segurança continuou a merecer uma atenção particular, pelo tipo de riscos envolvidos nas operações.
As características dos equipamentos em uso e os métodos, processos e práticas de trabalho continuaram a justificar a inserção da segurança nas funções prioritárias. Para além da prevenção normativa e comportamental visando o aprofundamento da cultura de segurança, verificou-se no exercício um enfoque particular na formação.
Finalmente no domínio do controlo interno e da verificação de procedimentos, manteve-se a ênfase no cumprimento dos normativos internos e da legislação aplicável.
E, assim, no exercício de 2014, o “Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SILOPOR” teve a execução que se apresenta de seguida:
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Funções e autonomia - Competências atribuídas adequadas às características e exigibilidade de funcionamento do Terminal.
Controlo de riscos – Formalização no tratamento com fornecedores; imparcialidade nas relações com clientes (e camionistas) pela adopção e prática do princípio “first
come - first served ”(FC-FS) na gestão de filas de espera; utilização do sistema de
emissão de documentos de transporte e gestão automática de entregas, com emissão de códigos para circulação de viaturas por entidade oficial; acompanhamento do comportamento de empregados, através de contactos com clientes, visando aferir fugas de informação; monitoragem dos pontos de carga e descarga das actividades de recepção/expedição através do sistema de videovigilância; controlo de quebras e/ou sobras, com resultado não relevante no conjunto das operações.
No Terminal Portuário da Trafaria:
Funções e autonomia – Competências adequadas ao funcionamento do Terminal com centralização de procedimentos no seu Director.
Controlo de riscos - Relacionamento com fornecedores visando eficiência e optimização da relação custo – qualidade; gestão de filas de espera de camionistas (e clientes) de acordo com o princípio ” first arrived – first attended “ (FA-FA), sem desvios; informatização do tráfego de informação com clientes e camionistas e da emissão de documentos de transporte e gestão automática de entregas; melhoria na configuração e conteúdo informativo do documento de autorização e gestão de entrega de produtos, permitindo uma mais fácil e inteligível interpretação e uma redução drástica de intervenção humana; atenção e diálogo aos/com os empregados, em particular com os que acedem a informação relevante.
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(objecto de reorganização no exercício pela assunção da área de Recursos Humanos) Funções e autonomia – Competências adequadas ao funcionamento; centralização absoluta das competências delegadas pela Comissão Liquidatária de autorização de pagamentos; utilização da contratação pública em boa parte das aquisições de serviços.
Controlo de riscos - Manutenção de elevados índices de informatização de tarefas, com destaque para o uso de plataforma electrónica certificada em boa parte das aquisições e pela utilização de um novo sistema aplicacional baseado em software PHC, disponibilizando um novo conjunto de ferramentas de controlo de gestão; formalização de procedimentos no relacionamento com trabalhadores, fornecedores e terceiros em geral; assunção, pelo Departamento de Contabilidade, de competências reais na regulação e aplicação do controlo administrativo interno.
No Departamento Comercial e de Logística:
Funções e autonomia – Competências adequadas ao funcionamento; utilização da regulação contratual e através de concurso público na quase totalidade das prestações de serviços; condições comerciais com clientes objecto de divulgação pública; evidente equidade no tratamento a clientes, dentro das melhores condições permitidas pelo mercado.
Controlo de riscos – Auscultação regular do mercado para conhecimento de informação relevante em circulação; assunção de uma postura aberta a todos os
stakeholders interessados (clientes, fornecedores e concorrentes); estabelecimento de
contactos frequentes com associações de empresas do sector e entidades oficiais.
No Departamento de Sistemas Informáticos (extinto no exercício)
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constante aos utilizadores.
Controlo de riscos – Aquisições de bens e serviços com controlo do Diretor e pautadas pelo respeito por quesitos de qualidade/prazos de entrega/preços; acessos controlados e regulados ao software instalado e aos dados e informação baseados no sistema; actualização das operações de tratamento e remessa de dados de movimento diário e de existências, via e-mail, para endereços pré-definidos.
No Gabinete de Segurança
Funções e autonomia – Competências ajustadas às necessidades e particularidades da Empresa, do seu negócio e das suas instalações e recursos; forte sujeição a auditorias externas.
Controlo de riscos – Cumprimento dos procedimentos do Sistema de Gestão de Segurança Alimentar (SGSA), com confirmação da manutenção da certificação da Empresa até 2015, por uma auditoria de acompanhamento realizada pela SGS ICS, entidade certificadora acreditada para o efeito.
Monitoragem e cumprimento das regras do International Ship and Port Facilities Security Code (ISPS), permanecendo assegurada a revalidação das Declarações de Conformidade anuais emitidas para os Terminais Portuários do Beato e da Trafaria e realização de treinos, exercícios anuais e auditorias/verificações internas, de acordo com os Planos de Proteção das Instalações Portuárias aprovados pela Autoridade Competente para a Proteção do Transporte Marítimo e dos Portos (ACPTMP).
Aplicação dos normativos e planos de segurança e higiene no trabalho, com ênfase na promoção de acções de formação internas e externas sobre riscos laborais, em particular os respeitantes a trabalhos em altura e aplicação de produtos fitofarmacêuticos.
Revisão dos Planos de Segurança e desenvolvimento/actualização/implementação de outros planos de prevenção e contingência. Neste âmbito tiveram lugar no exercício, a aprovação do Plano de Emergência do Terminal do Beato e o arranque dos trabalhos de campo para a elaboração do Plano de Segurança Interno do Terminal da Trafaria. No Gabinete de Auditoria e Controlo:
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Funções e autonomia - Competências adequadas ao funcionamento da Empresa; iniciativas de revisão regular dos normativos em vigor, quando tal se justificar.
Controlo de riscos – O acompanhamento e avaliação executados e o reporte dos departamentos não permitiram detectar, durante o ano de 2014, quaisquer indícios de deterioração de comportamentos e/ou de procedimentos e, bem assim, de quaisquer incidentes neste domínio.
Lisboa, Fevereiro de 2015
O Responsável pelo Gabinete de Auditoria e Controlo
_____________________ António Martinho
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