DELEGAÇÃO 18/10/13. Introdução a Delegação. Conceito de Delegação. Prof. Ms. Carlos William de Carvalho

DELEGAÇÃO

Introdução a Delegação

• A delegação é a menos formalizada de todas as funções de gestão e por isso raramente consta dos manuais e regulamentos das empresas;

• É uma atividade aonde impera o livre arbítrio do gestor, é ele quem decide o que delegar;

• Fayol descreve sem utilizar a palavra delegação os seguintes preceitos a respeito da função do comando:

“Sem inquietar com o julgamento das pessoas que pensam que um grande chefe deve ter sempre um ar atarefado, este deve procurar sempre reservar-se a liberdade de pensamento e de ação necessária ao estudo, à direção e ao controle dos grandes negócios. Deve descarregar sobre os subordinados e sobre seu estado-maior toda tarefa que não seja obrigado a realizar pessoalmente. De outra maneira não lhe sobrarão tempo nem força para as questões que solicitam sua atenção pessoal.” 2

Conceito de Delegação

Keith Davis defini delegação como: “o recurso de que a

hierarquia lança mão, a fim de que os superiores possam estender sua influência, além dos seus limites de tempo, energia e conhecimentos pessoais”.

Delegação está ligado à idéia de transmissão, de transferência. Mais o que o gestor transfere?

O que delegar

O gestor transfere certos:

Ø Deveres

Ø Responsabilidades

Ø Autoridades

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Características da Delegação

• A delegação nunca ocorre em sua totalidade, ou seja, não delega-se todos os deveres, todas as responsabilidades e nem todas as autoridades que os líderes possuem. • É impossível delegar responsabilidades e autoridade, sem deveres. Assim como a delegação de deveres com autoridade, mas sem responsabilidade (vínculo de uma delegação com a outra).

• Uma parte do dever, responsabilidade e autoridade delegados sempre permanecem com o gestor.

• Ao transferir (dever, autoridade ou responsabilidade) o gestor não se torna menos responsável ou com menos autoridade.

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Delegação de Responsabilidade

• Gerenciar é assumir responsabilidades;

• Nas vitórias todos disputam fatias de responsabilidade, já na derrota os gestores responsáveis mostram suas dimensões de grandeza.

• Dimensões da responsabilidade:

• Responsabilidade perante os subordinados considerados individualmente;

• Responsabilidade perante o grupo tomado em conjunto; • Responsabilidade perante a empresa;

Delegação de Responsabilidade

O gestor delega porque sua responsabilidade

é sempre muito maior do que a capacidade

individual de carregá-la. O melhor gestor será

aquele capaz de compreender a harmonia dos

cinco contextos em que a sua

responsabilidade se desenvolve (perante o

colaborador individual, perante o grupo,

perante a empresa, perante ao próprio

indivíduo que recebeu a delegação e perante a

si próprio).

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Delegação de Autoridade

• A extensão exata de autoridade segura para se

delegar varia muito de contexto para contexto;

• A autoridade uma vez transferida o gestor não deve

intervir o seu exercício;

• A autoridade deve ser delegada metodicamente, em

doses homeopáticas;

• Autoridade está vinculada com poder e geralmente

poder altera comportamento;

• Gestor é aquele que transforma autoridade em

poder.

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Razões da Delegação

O gestor não deve fazer uma tarefa que pode

ser feita por um de seus subordinados.

A necessidade de delegação sobrevém como

consequência de duas situações:

- Quando o gestor está sobrecarregado de

trabalho;

- Quando o gestor tem a necessidade de se

ausentar.

Situações de Delegação

• Nos EUA 95% dos executivos levam trabalho para casa; • Os gestores vivem sobrecarregados de trabalho, o que demonstra um nível de delegação inferior ao necessário; • Os norte americanos (executivos) sofrem da doença de comportamento chamada de briefcaseitis (nunca se separam de sua pasta de trabalho), levam seus afazeres para onde quer que vão;

• Certas empresas costumam dar férias aos executivos mais renitentes em delegar;

• O bom gestor é aquele que tem os negócios suficientemente organizados para poder deixá-los a qualquer momento.

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Vantagens da Delegação

ü Aliviar a pressão do trabalho sobre o gestor;

ü Formar assistentes capazes de agir por conta

própria nas emergências;

ü Prever casos em que o gestor tenha de

ausentar-se;

ü Facilitar ao gestor períodos de reflexão e

planejamento;

ü Estimular os subordinados a assumirem maiores

responsabilidades, gerando o comprometimento.

Processo de Delegação

CPF

CLIENTE PRODUTO FORNECEDOR

Colaborador • Deveres • Responsabilidade • Autoridade

Etapas da Delegação de Deveres

1.  Subdivida o cargo que exerce decompondo em funções Ex.: Gerente Financeiro

-  Levantamento e alocação de recursos -  Administração de caixa e bancos -  Aplicações financeiras -  Crédito e cobranças -  Contas a pagar -  Contabilidade financeira -  Assuntos Fiscais -  Contabilidade de custos -  OS&M e processamento de dados

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Etapas da Delegação de Deveres

2.  Faça uma classificação dessas funções, respondendo às seguintes perguntas:

a)  Quais funções que se repetem sempre no meu trabalho ? b)  Quais as decisões de menos importância que devo tomar

frequentemente?

c)  Quais os detalhes do meu cargo que me absorvem mais tempo ?

d)  Quais as funções estou menos qualificado a exercer ? e)  Quais os detalhes que mais me aborrecem no meu

trabalho ?

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Delegação de Autoridade e

Responsabilidade

O gestor delega a responsabilidade inerente

a cada dever e a autoridade necessária para

que dele se desincumbir a contento.

• Responsabilidade = compartilhada

• Autoridade = companheiros do colaborador investido de autoridade pelo líder reconhecem essa autoridade.

Perspectiva do Colaborador

1.  Delegar experiência e variedade

a)  De que tipo de experiência este colaborador precisa para desenvolver sua capacidade ?

b)  Que função transferir a este colaborador que o livre da rotina do cargo ?

2.  Delegar uma projeção mais ampla da tarefa e objetivos mais claros

a)  Que outras tarefas entregar a este colaborador que tenham relação com o que ele já vem fazendo ?

b)  Que outros encargos posso lhe dar, de forma que ele veja com maior clareza os objetivos do trabalho ?

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Perspectiva do Colaborador

3.  Delegar interesses

a)  Quais outros deveres poderiam interessar a este colaborador ? b)  Quais os interesses predominantes neste colaborador a que posso

atender entregando-lhe certas tarefas ?

4.  Delegar estímulo

a)  Quais as funções que, entregues a esse colaborador, poderiam significar maior estímulo para produzir mais ?

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Perspectiva do Colaborador

5.  Delegar sucessos

a)  O que delegar a este colaborador que lhe garanta o sucesso ? Compete ao gestor fazer com que cada homem se torne tão importante quanto na verdade é, e fazendo-o tão importante

Regras para Delegação

1.  Procure acostumar-se à ideia de que outras pessoas podem fazer as coisas tão bem quanto você;

2.  Pense em que pelo simples fato de alguém fazer a sua tarefa irá lhe sobrar tempo para pensar, planejar e delegar mais; 3.  Deixe que seus colaboradores tomem suas próprias decisões.

Não se satisfaça com “meias-soluções” que alguns colaboradores costumam trazer à sua consideração, esperando que você, forneça a outra metade. Por que não redigir uma ordem de serviço estabelecendo que nenhum colaborador lhe deverá trazer qualquer problema se não vier acompanhado de uma possível solução ?

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Regras para Delegação

4.  Aumente sua confiança nos colaboradores: não a diminua. Combata a tendência a julgá-los muito jovens ou muito velhos, inexperientes ou antiquados, agressivos em demasia ou excessivamente acomodados;

5.  Depois de convencer seus colaboradores de que você confia neles, não deixe que eles pensem que você os abandonará em caso de insucesso. Não critique em excesso; o excesso da crítica leva ao medo às responsabilidades;

6.  Não negligencie o acompanhamento das tarefas que você delegue. Lembre-se de que fazer um trabalho é sempre alguma coisa tão imprevisível como as condições atmosféricas.

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Regras para Delegação

7.  Sublinhe as diferenças individuais entre seus homens. As necessidades humanas ocorrem em progressão ordenada e previsível: atendida uma, logo surge uma segunda, e assim por diante. Leve em conta essas necessidades comuns sem esquecer a individualidade da pessoa humana;

8.  Esforce-se para criar bom ambiente de trabalho, de maneira que seus subordinados se sintam estimulados a aceitar cada vez maiores deveres, responsabilidades e autoridade. Os instrumentos para essa finalidade são os incentivos, os aumentos salariais, as promoções, os títulos hierárquicos, etc.

Delegar é não apenas dar oportunidade; é também criar essas oportunidades. Ninguém encontrará um homem talhado para determinado cargo, se esse

homem não tiver a oportunidade de aparecer.