UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS, ECONÔ-MICAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
ANA CLÁUDIA SEVERO AIRES
SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL GERENCIAL: UM ESTUDO DE CASO EM UMA INDÚSTRIA DE MÁQUINAS AGRÍCOLAS
(Trabalho de conclusão do curso)
ANA CLÁUDIA SEVERO AIRES
SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL GERENCIAL: UM ESTUDO DE CASO EM UMA INDÚSTRIA DE MÁQUINAS AGRÍCOLAS
Trabalho de conclusão do curso apresentado no DACEC - Curso de Ciências Contábeis da UNIJUÍ, como requi-sito parcial para obtenção do título de bacharel em Ci-ências Contábeis.
Profª Orientadora: EUSELIA PAVEGLIO VIEIRA
RESUMO
Este trabalho apresenta o estudo realizado referente à análise dos processos internos e a proje-ção de um sistema de informaproje-ção contábil gerencial com ferramenta de suporte à tomada de decisão para uma empresa do ramo de maquinário agrícola, situada na região do noroeste do Estado do Rio Grande do Sul. Com o objetivo de avaliar os sistemas existentes na empresa e projetar adequações que possibilitam informações e indicadores para instrumentalizar o pro-cesso gerencial dos gestores. A metodologia classifica como uma pesquisa aplicada, descritiva e qualitativa, utilizando-se da entrevista despadronizada para a coleta de dados. As análises e interpretações dos resultados apresentadas de forma descritiva e gráfica apontam a descrição dos processos identificados e sugestões de melhorias para os diversos sistemas da empresa, além de apurar os indicadores de margem de contribuição, ponto de equilíbrio e margem de segurança operacional. Conclui-se que a empresa necessita de uma padronização nos sistemas de informações e a utilização de tais indicadores como suporte à tomada de decisão, pois os mesmo são essenciais para o processo de gestão.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Organograma da empresa ... 12
Figura 3 Representação do sistema na empresa ... 20
Figura 4 Níveis de decisão... 23
Figura 5 Processamento eletrônico de dados ... 28
Figura 6 Fluxograma de estoque ... 35
Figura 7 Fluxograma de compras ... 36
Figura 8 Fluxograma de vendas... 37
Figura 9 Fluxograma do financeiro ... 38
Figura 10 Fluxograma dos recursos humanos ... 39
Figura 11 Fluxograma de custos ... 40
Figura 12 Fluxograma da atividade de contabilidade ... 41
Figura 13 Comparativo dos materiais diretos ... 55
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 Categorias e atributos de qualidade da informação ... 22
Quadro 2 Áreas e subsistemas do sistema de informação contábil. ... 26
Quadro 3 Movimento de controle de estoque ... 43
Quadro 4 Representação do sistemas de compras ... 44
Quadro 5 Representação sistemas de vendas ... 46
Quadro 6 Representação de um sistema de informação financeiro ... 47
Quadro 7 Representação do sistemas de informação de Recursos humanos ... 49
Quadro 8 Representação do sistema de informação Contábil ... 51
Quadro 9 Representação do sistemas de informação de custos... 52
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 Materiais diretos ... 54
Tabela 2 Mão-de-obra direta ... 56
Tabela 3 Custo de mão-de-obra por unidade ... 57
Tabela 4 Mão-de-obra indireta ... 57
Tabela 5 Tempo de produção ... 58
Tabela 6 Relação dos bens... 58
Tabela 7 Depreciação ... 59
Tabela 8 Custos indiretos fixos e variáveis ... 59
Tabela 9 Cálculo dos custos indiretos por minuto ... 60
Tabela 10 Custo total pelo método de custeio absorção ... 61
Tabela 11 Custeio variável ... 62
Tabela 12 Mark-up orientativo ... 62
Tabela 13 Preço orientativo e preço de venda ... 63
Tabela 14 Margem de contribuição unitário e margem de contribuição total ... 63
Tabela 15 Ponto de equilíbrio contábil ... 64
Tabela 16 Margem de segurança operacional ... 65
Tabela 17 Apuração do resultado pelo preço praticado ... 65
Tabela 18 Apuração do resultado pelo preço orientativo ... 66
Tabela 19 Apuração do resultado concorrente A ... 66
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ... 9
1.1 DEFINIÇÃODOTEMAEMESTUDO ... 11
1.2 CARACTERIZAÇÃODAEMPRESA ... 11 1.3 PROBLEMATIZAÇÃODOTEMA ... 12 1.4 OBJETIVOS ... 13 1.4.1 Objetivo geral ... 13 1.4.2 Objetivos específicos ... 14 1.5 JUSTIFICATIVA ... 14 2 REFERENCIAL TEÓRICO ... 16 2.1 CONTABILIDADE ... 16 2.2 CONTROLADORIA ... 17
2.3 SISTEMASDEINFORMAÇÕESCONTÁBEISGERENCIAIS ... 19
2.3.1 Qualidade da informação ... 21
2.3.2 Categorias dos sistemas de informações ... 23
2.3.3 Sistemas de informações Contábeis ... 25
2.3.4 Sistemas de informações gerenciais ... 26
2.4 SISTEMADEAPOIOADECISÃO ... 27
2.4.1 Tecnologia da informação ... 28
2.4.2 Suporte à decisão ... 29
3 METODOLOGIA DO ESTUDO ... 30
3.1 CLASSIFICAÇÃODAPESQUISA ... 30
3.1.1 Quanto a sua natureza ... 30
3.1.2 Quanto ao seu objetivo ... 30
3.1.3 Quanto à forma de abordagem do problema ... 31
3.1.4 Quanto aos procedimentos técnicos ... 31
3.2 COLETADEDADOS ... 32
3.2.1 Instrumentos de coleta de dados ... 33
3.3 ANÁLISEEINTERPRETAÇÃODOSDADOS ... 33
4 ANÁLISE DOS RESULTADOS ... 35
4.1 FLUXOSOPERACIONAISINTERNOSDAORGANIZAÇÃO ... 35
4.1.1 Atividades do setor de estoque ... 35
4.1.3 Atividade do setor de vendas ... 37
4.1.4 Atividade do setor financeiro ... 38
4.1.5 Atividade do setor de recursos humanos ... 39
4.1.6 Atividade do setor de custos ... 40
4.1.7 Atividade do setor de contabilidade ... 41
4.2 SISTEMADEINFORMAÇÃOCONTÁBILGERENCIAL ... 42
4.2.1 Controle de estoque ... 42
4.2.2 Setor de compras ... 43
4.2.3 Setor de vendas ... 45
4.2.4 Setor financeiro ... 46
4.2.5 Setor recursos humanos ... 48
4.2.6 Setor de contabilidade ... 50
4.2.7 Contábil e gestão de custos ... 52
4.3 APURAÇÃODOSRESULTADOSGERENCIAIS ... 54
4.3.1 Custos com materiais diretos ... 54
4.3.2 Mão-de-obra e tempo de produção ... 56
4.3.3 Tempo de produção ... 57
4.3.4 Custos indiretos fixos e variáveis ... 58
4.3.5 Custo de produção pelo método de custeio absorção ... 60
4.3.6 Custo total pelo método de custeio variável ... 62
4.3.7 Preço de venda ... 62
4.3.8 Margem de contribuição unitária e margem de contribuição total ... 63
4.3.9 Ponto de equilíbrio ... 64
4.3.10 Margem de segurança operacional ... 64
4.3.11 Apuração do resultado ... 65
4.3.12 Fluxo de caixa ... 67
5 CONCLUSÃO ... 69
1 INTRODUÇÃO
A contabilidade é de suma importância na vida de uma organização, em meio a um cenário econômico instável, saber utilizar as informações que a contabilidade dispõe é um passo à frente na tomada de decisões. Desse modo, Padoveze (2000) relata que a contabilida-de está presente em todas as etapas da estruturação contabilida-de uma empresa, contabilida-descontabilida-de seu planejamento até o controle dos resultados.
O papel do profissional da área Contábil vai além da realização da contabilidade socie-tária e do planejamento e da contabilidade tribusocie-tária, mas sim, atuando de forma proativa na gestão de informações gerenciais, para que os gestores das empresas sejam instrumentalizados para o processo de tomada de decisões. Neste contexto, compreender que as organizações são um grande sistema com os seus subsistemas, na qual todos eles estão interligados por um ob-jetivo comum, apontando para que o diferencial da empresa seja a valorização da informação no processo de gestão.
De acordo com Oliveira (2014), sistemas de informações gerenciais são a transforma-ção dos dados, retirados muitas vezes da contabilidade, em informações. Tais informações são utilizadas no processo decisório da empresa a fim de proporcionar o melhor resultado. Olivei-ra, Müller e Nakamura (2000) ressaltam que a contabilidade funciona como o sistema nervoso da empresa, ligando os setores administrativos aos setores de execução.
Compreende-se, a partir da reflexão dos autores que entender o significado e a impor-tância do sistema de informação é um passo fundamental para compreender como é realizado o mecanismo dentro de uma empresa. Assim, a partir dos conceitos dos autores já citados, entende-se como sistemas de informações o conjunto de dados, utilizados de forma sequencial e distribuídos nos diversos setores de uma empresa, onde geram informações que são utiliza-das no gerenciamento da organização.
Tendo como objeto deste trabalho de conclusão de curso demonstrar a relevância dos sistemas de informações contábeis gerenciais na gestão das empresas, com o objetivo de iden-tificar os respectivos processos e setores existentes, realizando um estudo aprofundado, apre-sentando uma proposta de um sistema de informação alinhado com a realidade da organiza-ção, gerando suporte para o gerenciamento tanto financeiro como de controle da entidade.
Neste sentido, este trabalho contempla os estudos realizados por Padoveze (2004), ali-nhando-se com os apresentados por Silva (2003) e também por Oliveira, Müller e Nakamura (2000) que verificaram e concluíram que todos os processos empresariais terminam na contabilidade, sendo ela responsável por mensurar tais informações, dando continuidade as
atividades econômicas da empresa, estruturando um sistema de informação contábil que supra as necessidades das informações de gestão, condizente com a realidade das empresas, onde essas informações cheguem em tempo hábil para serem utilizadas.
Em um primeiro momento buscou-se apresentar a caracterização da empresa que é ob-jeto de estudo, os objetivos, a justificativa e a metodologia utilizada na realização do trabalho.
No capítulo dois desenvolveu-se a revisão bibliográfica, onde foram abordados os as-suntos referentes ao tema do estudo, assim como, embasamento por meio de bibliografias já publicadas referente ao tema proposto. Nesta etapa, foi realizada pesquisas abrangendo à con-tabilidade, deste modo identificando sua importância e aplicação no meio empresarial, segui-das da controladoria, sistemas de informação, desde seus conceitos, estruturas e classificação, sistema de informação contábil, sistema de informação gerencial, assim como a tecnologia da informação. Em todos os temas fez-se necessário um aprofundamento tanto em literaturas escritas quanto pesquisas em artigos publicados em sites.
Em um terceiro momento, foi apresentada a definição da metodologia do trabalho. Analisando a classificação quanto à sua natureza, aos objetivos, à abordagem do tema propos-to e os procedimenpropos-tos técnicos. Para a coleta de dados e a sua análise e interpretação. As in-formações foram coletadas por meio de entrevistas não padronizadas com os usuários internos da empresa, desde os níveis operacionais, táticos e estratégicos.
No capítulo quatro, apresenta-se a análise dos resultados, iniciando com o mapeamen-to das atividades da empresa e entendimenmapeamen-to dos processos e dos subsistemas, tais como esmapeamen-to- esto-ques, compras, vendas, financeiro, contábil, custos e recursos humanos. Na sequência reali-zou-se as análises dos procedimentos internos, buscando evidenciar a forma de controle e as fragilidades dos processos dentro da empresa. Posteriormente, foram propostas atividades ainda não exercidas pelos controles, buscando sempre uma maior qualidade nos resultados e nas informações geradas.
Por fim, encontra-se as conclusões e as bibliografias consultas, que foram a base para o desenvolvimento do presente estudo.
1.1 DEFINIÇÃO DO TEMA EM ESTUDO
A contabilidade tem como objeto o controle do patrimônio das organizações. Neste contexto, a contabilidade gerencial processa e transforma os dados em informações gerenciais que possibilitam os gestores tomar decisões com base em instrumentos gerados nas demons-trações contábeis.
Os sistemas contábeis gerenciais de acordo com Padoveze (2000, p. 78), “são sistemas estruturados e ligados às decisões econômicas e financeiras da empresa, com a perspectiva de planejar o controle orçamentário e financeiro da organização”. Tendo em vista que a contabi-lidade é quem avaliará os resultados da empresa, utilizar as informações que ela dispõe é es-sencial para o processo de gestão da entidade.
Neste sentido, o tema desse estudo consiste em estruturar um sistema de informação contábil gerencial em uma indústria de máquinas agrícolas, a fim de demonstrar a sua rele-vância como um instrumento no gerenciamento e na tomada de decisões.
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA
O trabalho foi realizado em uma empresa que comercializa máquinas agrícolas desti-nadas a solução no recebimento, carregamento e escoamento de grãos, setor altamente carac-terístico e produtivo na região do noroeste do Estado do Rio grande do Sul.
No ano de 1987 foi fundada na cidade de Ijuí, constituída pela iniciativa de dois fami-liares que tinham o sonho de ter um negócio próprio. Desta forma, a empresa se constitui por meio deles, sendo um sócio quotista e outro sócio/administrador. A empresa se enquadra co-mo pequeno porte e é tributada no lucro presumido. Seu faturamento mensal gira em torno de R$ 600.000,00.
O ramo agrícola está em frequente expansão, assim, a empresa começou suas ativida-des e comercialização no território regional e, ao longo do tempo expandiu seu mercado para todo o país. No decorrer do tempo conquistou o mercado externo, principalmente o Paraguai, fortalecendo seu nome no ramo agroindustrial.
Atualmente a empresa está situada em uma área de 7.000 m² localizada na parte urba-na da cidade, com uma produção que gira em média de 90 equipamentos por mês, tendo uma equipe de colaboradores atualmente formada por 34 pessoas, alocados basicamente com cerca de 29 colaboradores nos setores de produção e 5 colaboradores nos setores administrativos, estas divididas em nove setores. A figura 1, apresenta o organograma da empresa:
Figura 1 – Organograma da empresa
Fonte: Conforme pesquisa (2017)
Seus principais clientes estão espalhados por todo o território brasileiro e paraguaio, sendo principalmente cooperativas agrícolas, em sua maioria de grande porte. Para atender a demanda de encomendas, a empresa é abastecida por seus fornecedores que são em geral em-presas de médio porte. As emem-presas de fundição são as que fornecem o ferro fundido, as que comercializam de aço que dispõe da matéria-prima barras de ferro e as de motores que forne-cem os diferentes motores necessários para a produção.
1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA
Os sistemas de informações são um conjunto de dados interdependentes, gerados de forma sistemática com um objetivo comum. Utilizando-se dos dados gerados pela Contabili-dade e transformando em informações a serem utilizadas pelos gestores da empresa.
Essas informações são caracterizadas por indicadores gerenciais que auxiliam os ges-tores na tomada de decisão em nível, estratégico, de controle e planejamento. Diante disso, os sistemas de informações contábeis gerencias são as informações contábeis aplicadas
direta-DIREÇÃO GERAL/ SÓCIO ADMINISTRADOR SÓCIOS VENDAS PRODUÇÃO ADMINISTRATIVO FINANCEIRO SETOR ELÉTRICO SETOR MONTAGEM ESTEIRA SETOR MONTAGEM TURBINA SETOR PINTURA SETOR DE TORNO SETOR DE PLASMA SETOR MONTAGEM FINAL
mente dentro da empresa, com a finalidade de alavancar os resultados da organização (RON-CHI, 1973).
Padoveze (2000, p. 55) diz que “os sistemas de informações de apoio às operações nascem da necessidade de planejamento e controle das diversas áreas operacionais da empre-sa”. Segundo Oliveira (2014), o sistema de informação gerencial é uma ferramenta que auxilia os administradores de forma significativa.
Os sistemas de informações contábeis gerenciais têm a finalidade de ser uma ferra-menta imprescindível na gestão organizacional da empresa. Nesta perspectiva entende-se que a empresa objeto deste estudo, produz implementos agrícolas e iniciou suas atividades basea-da na experiência e felling de um dos sócios proprietários, o qual domina a produção, mas possui dificuldades informacionais que suportem ao processo de gestão da empresa.
Levando-se em consideração o crescimento acentuado da organização, surgiu à neces-sidade de informações mais apuradas, de qualidade e em tempo hábil que possa instrumentali-zar o gerenciamento e a tomada de decisões, sejam de negociação, ampliação, investimentos e crescimento.
Neste contexto questiona-se: Como um sistema de informações Contábil gerencial po-de contribuir com informações relevantes aos gestores po-de uma indústria po-de implementos agrí-colas instrumentalizando o processo de gestão?
1.4 OBJETIVOS
Os objetivos realizados neste estudo, corresponde ao desenvolvimento de um sistema de informação contábil gerencial para a indústria de implementos agrícolas, dividem-se em objetivo geral e objetivos específicos.
1.4.1 Objetivo geral
Estruturar um sistema de informação contábil gerencial para a indústria de implemen-tos agrícolas de forma que proporcione informações e indicadores relevantes na instrumenta-lização dos gestores no processo decisório.
1.4.2 Objetivos específicos
Buscar na literatura conceitos e a base referente ao tema sistemas de informações contábeis gerenciais;
Descrever os processos internos dos subsistemas da organização;
Analisar os processos internos de cada subsistema;
Propor as adequações aos subsistemas;
Identificar as principais informações de cada subsistema com os respectivos usuá-rios;
Estruturar um sistema de informação Contábil gerencial integrado para a empresa com as respectivas informações nos diferentes níveis de usuários.
1.5 JUSTIFICATIVA
Com o atual cenário econômico, a disputa por mercado está cada vez mais acirrada e, diante disso, apurar informações e indicadores que qualifiquem; diferenciem e aperfeiçoem a tomada de decisões é de real importância na gestão dos negócios.
Utilizar dos sistemas de informações Contábeis gerenciais significa mensurar as in-formações de todos os setores e subsetores, utilizando em tempo hábil de tais inin-formações para a tomada de decisão, que está diretamente ligada a gestão da empresa, onde o intuído final é sempre o resultado positivo.
Para a empresa, esse estudo é de grande importância, onde foram analisados os pro-cessos dos subsistemas, sendo que os dados serão transformados em informações, dessa for-ma, as informações propiciam um embasamento seguro para a tomada de decisões. Também serviu de ferramenta para gestão e controle, uma vez que a empresa ainda não possuía um sistema de informação Contábil gerencial definido, podendo ser a oportunidade para avaliar os resultados deste estudo e, posteriormente implantar a ferramenta como forma de subsidiar a gestão e alavancar os resultados.
Na condição de concluinte do Curso de Ciências Contábeis da UNIJUI e futura profis-sional da área, este estudo oportuniza o aperfeiçoamento dos meus conhecimentos de forma prática, enriquecendo os conceitos teóricos estudados durante a graduação, além de direcionar a uma área da contabilidade com vasto campo de atuação profissional e de necessidade das organizações.
Para a Contabilidade, como ciência, além de mostrar mais um campo de atuação para o profissional Contador, permitiu a aplicação dos conhecimentos construídos em sala de aula no campo prático, possibilitando a segurança e alavancagem na qualidade das informações. Diante disso, o presente trabalho pode servir de estimulo a novas pesquisas realizadas na área, bem como aplicação em outros seguimentos empresariais, estimulando o desenvolvimento da Ciências Contábeis como base na geração de informações para a gestão das organizações.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Neste capítulo apresenta-se o referencial teórico, no qual foi realizada uma abordagem teórica sobre o problema abordado no estudo, com o intuito de fundamentá-lo com bibliogra-fias já publicadas, sites e artigos científicos. Contextualizou primeiramente, a contabilidade e seus conceitos, aplicações e finalidades, apresentando-se a contabilidade gerencial e suas es-pecificações, seguindo então para o objeto principal sistemas de informações contábeis geren-ciais.
2.1 CONTABILIDADE
Durante muitos anos a contabilidade foi considerada apenas um meio de ter informa-ções fiscais, estando ela dentro de qualquer organização, não utilizar de todos os dados que a contabilidade produz, é algo prejudicial à tomada de decisões.
Para Oliveira, Müller e Nakamura (2000) a contabilidade, por meio de suas informa-ções, permite explicar os fatos ocorridos no patrimônio da entidade. Desta forma, consegue-se com essas informações, estudar e analisar tais fatos, com o intuído de projetar os próximos exercícios. Segundo Basso (2017) a contabilidade é a forma controlar e observar o patrimô-nio, com meios próprios, sendo nos seus aspectos qualitativos e quantitativos, catalogando, registrando suas variações de natureza econômica, patrimonial e financeira, buscando sempre informações determinantes para os diferentes usuários.
A contabilidade é uma ciência social que a cada dia tem tomado diferentes significa-dos perante o entendimento de cada autor. Entretanto, sua essência não é alterada, com o foco principal no patrimônio da empresa, suas aplicações apenas são diferenciadas conforme as especificações de cada entidade.
Para Santos et al. (2003, p.61) destaca que:
A natureza social da Contabilidade traduz-se na preocupação pela compreensão da maneira com que os indivíduos ligados à área contábil criam, modificam e interpre-tam os fenômenos contábeis, sobre os quais informam seus usuários; representa a realidade que deve ser observada por esse ramo do conhecimento humano. A preo-cupação do contabilista não está apenas em apreender, qualificar, registrar e infor-mar os fatos contábeis da entidade, mas também em analisar e revisar esses fatos, demonstrando suas causas determinantes ou constitutivas.
Seguindo a mesma linha de pensamento Berti (2001) diz que a contabilidade, estuda, controla e analisa o patrimônio. Sendo caracterizada como ciência, por ser um conjunto de
conhecimentos práticos, aplicados no decorrer do tempo. A contabilidade fornece diferentes tipos de informações, que permitem aos seus usuários tomar decisões em âmbitos econômico financeiro dentro da empresa.
Sendo a Contabilidade uma ciência muito ampla, seu ramo de atuação é igualmente amplo. Para cada tipo de entidade, existe um tipo de patrimônio, desta forma, a contabilidade controla, mensura e analisa todas as entidades econômico administrativa, podendo ser de di-reito público ou privado. Santos (2010) define que a Contabilidade pode ser aplicada em todos os ramos de atuação, podendo ser no setor público ou no setor privado.
Basso (2017) diz que a Contabilidade tem por finalidade gerar informações para seus vários usuários, no início sendo apenas um mero controle, no entanto, hoje com as modernas tecnologias consegue gerar informações minuciosas para as empresas, consequentemente com toda essa evolução se fez necessário criar um padrão para a geração de informação, que são formados por seus organismos reguladores. Sendo a aplicabilidade da Contabilidade em todas as entidades que tiverem um patrimônio, ou seja, entidades econômicas. Desta forma, a gestão das organizações toma os preceitos da Contabilidade, tanto no âmbito financeiro como no âmbito organizacional, para a tomada de decisões gerenciais.
Diante dessa gama de informações que a Contabilidade dispõe, é indispensável aplicá-las na administração das empresas. Essas informações que estudam o patrimônio e suas varia-ções são os suportes para que os gestores atinjam os melhores resultados, ou seja, usem tais informações para gerar resultados positivos e progressivos durante o exercício.
Ferreira (2010) diz que a principal finalidade da Contabilidade é gerar informações pa-ra todas as pessoas que tenham interesses sobre o patrimônio. Papa-ra Basso (2005, p. 24) “A finalidade fundamental da contabilidade é gerar informações de ordem física, econômica e financeira sobre o patrimônio, com ênfase para o controle e planejamento”.
De posse de tais informações, os gestores, tanto de órgãos públicos ou privados, po-dem controlar e planejar ações efetivas para a tomada de decisão.
2.2 CONTROLADORIA
A controladoria tem por finalidade parametrizar as informações para que chegue aos níveis mais altos, de forma a auxiliá-los na tomada de decisão. Sendo ela responsável pela gestão das informações, faz a coleta e controla tais dados. Oliveira (2012, p. 262) diz que:
Controle é a função do processo administrativo que, mediante a comparação com padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o resul-tado das ações, com a finalidade de realimentar os tomadores de decisões, de forma que possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em outras funções do processo administrativo, para assegurar que os resultados satisfaçam às metas, aos desafios e aos objetivos estabelecidos.
Utilizando de informações gerenciais a controladoria dá o “norte” para a tomada de decisão. Segundo Crepaldi (2012) a contabilidade gerencial é um dos ramos da Contabilidade que fornece informações, possibilitando uma maior precisão nas funções gerenciais. Portanto, a controladoria coleta os dados não gerenciais, transforma tais dados em informações e, as apresenta para os administradores.
A controladoria dentro de uma empresa tem por responsabilidade gerar informações seguras e assertivas, assim dando suporte aos gestores para a realização dos objetivos propos-tos. Segundo Oliveira (2009) é de responsabilidade da controladoria, disponibilizar indicado-res; auxiliar no processo de planejamento; elaborar e realizar o controle orçamentário. Apurar e analisar a situação econômica da empresa, assim como verificar a rentabilidade dos serviços e produtos oferecidos pela empresa.
Figura 2 - Missão da Controladoria e as demais áreas da empresa
Fonte: Padoveze (2000, p. 122)
EMPRESA
PRODUTOS /SERVIÇOS
ÁREAS DE RESPONSABILIDADES
COMPRAS PRODUÇÃO DESENVOL. DE PRODUTOS
COMERCIA
LIZAÇÃO FINANÇAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÕES DE APOIO AS OPERAÇÕES
SISTEMAS DE INFORMAÇÕES DE APOIO A GESTÃO
CONTROLA DORIA
Padoveze (2000) contextualiza que a controladoria é a responsável pela otimização da gestão, pois cria utiliza de mecanismos por meios dos sistemas de informações onde, cria, implanta, opera, faz a manutenção e dá o suporte para planejar e controlar as ações dentro da empresa. Desta forma, a controladoria é um setor de apoio dentro das organizações, pois bus-ca nos resultados dos demais setores, informações que resultem na eficácia da gestão.
A controladoria é responsável por disseminar as informações contábeis, pois ela utiliza do sistema de informação contábil gerencial da empresa, fazendo-se presente em todas as de-cisões da organização. Segundo Padoveze (2000) a controladoria está diretamente ligada aos demais sistemas da empresa, assim interligando todos os setores. Desta forma, a controladoria divide-se nas seguintes áreas: contábil e fiscal e planejamento e controle.
Ronchi (1973, p. 87) diz que uma das funções de controle de gestão é “...de conversão das informações em atividades”. Na mesma linha Oliveira (2012, p. 263) menciona que “o resultado final do processo de controle é a informação”. Diante desse contexto pode-se dizer que a controladoria usa dos sistemas de informações contábeis gerenciais para avaliar os obje-tivos, metas, além de definir estratégias de como obterão os resultados esperados.
Oliveira (2012) ressalta que a controladoria dá suporte à realização do planejamento estratégico, porém, esse não deve considerada a solução, mas sim uma ferramenta que gera informações com o intuito de tomar as decisões assertivas para o futuro da empresa. Contem-plando esse pensamento, Padoveze (2000) menciona que as informações geradas pelos siste-mas de informação gerencial são de responsabilidade da controladoria. Ou seja, estando ela ligada a todas as informações de controle, é a partir dela que serão divulgados os dados esta-tísticos, que serão utilizados pelos gestores como base, desta forma conseguindo montar cená-rios e projeções para o bom andamento dos negócios.
Desta maneira, é função da controladoria apresentar todos os dados e informações aos executivos da empresa, zelando assim pela continuidade dos negócios. Não sendo sua respon-sabilidade tomar decisões, mas sim, dar suporte a gestão e garantindo o cumprimento dos ob-jetivos.
2.3 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS GERENCIAIS
Neste item foram abordados os conceitos de sistemas, assim como, os sistemas de in-formações contábeis gerenciais segundo alguns autores. Para Sordi e Meireles (2010) sistema é a junção de elementos conectados, sendo que quando ocorre a alteração em algum desses elementos, isto influencia diretamente em todas as partes.
Segundo Padoveze (2000) sistemas de informações funcionam com a entrada de recur-sos, o processamento e a saída. Esses sistemas podem ser separados entre sistemas abertos e fechados. Oliveira (2014, p. 7) diz que “sistema é um conjunto de partes interagentes e inter-dependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetu-am determinada função”.
Diante dos conceitos mencionados, entende-se que a empresa é considerada um siste-ma aberto, pois ela utiliza dos recursos do ambiente externo, os processa e gera bens ou servi-ços que serão comercializados no ambiente externo novamente. Bio e Cornachione (2008, p. 21) menciona que “a empresa vale-se de recursos materiais, humanos e tecnológicos, de cujo processamento resultam bens ou serviços a serem fornecidos ao mercado”.
Figura 3 - Representação do sistema na empresa
Fonte: Cassarro (1988, p. 6)
A gestão empresarial necessita cada vez mais de informações que lhe dão sustentação na tomada de decisões. Nesse sentido os sistemas de informações estão cada dia mais presente nas organizações, pois é através deles que é gerada a base necessária que dá agilidade e versa-tilidade no processo decisório.
Quando se pensa em estrutura de sistemas é automático o pensamento de um conjunto de elementos, sendo eles que constituem o sistema, pode-se citar: objetivo, ambiente, recursos e componentes que contribuem para a produção de um bem. (PADOVEZE, 2000). Já Bio e Cornachione (2008, p. 21) trata que “um sistema pode compor-se, sucessivamente, de subsis-temas que relacionam entre si, compondo um sistema maior”.
Desta forma, entende-se que todo sistema de informação não age de forma solitária, mas sim, está sempre interligado a outro sistema. Tendo como objetivo principal trazer infor-mações para os gestores das organizações.
RECURSOS NECESSÁRIOS
PROCESSOS BENS/OU
SERVIÇOS
2.3.1 Qualidade da informação
O cenário empresarial é um conjunto de decisões tomadas a partir de informações re-cebidas de diversas áreas, com o intuito de obter os resultados desejados. Diante dessa reali-dade, a qualidade da informação mostra-se de suma importância para a tomada de decisões. Segundo Arantes (1998) a informação é um recurso que depende da ação dos administradores para promover resultados, ela sozinha não altera os fatos.
Ronchi (1973) diz que, as informações sejam elas de ambientes externos ou internos, podem ser expressas em termos monetários, físicos ou apenas trazer características qualitati-vas. A estrutura de como a informação é apresentada demonstra os recursos que os gestores poderão utilizar na sua gestão. Segundo Cassarro (1999) existem informações geradas dentro da própria empresa, essas são as informações internas, as mesmas influenciaram nas funções gerencias. Ele ainda complementa, que as demais informações que complementarão a tomada de decisão são as informações são de fora, ou seja, as informações externas. Arantes (1998, p. 289) cita a importância da informação “...elas auxiliam a empresa a ter conhecimento sobre o que já foi feito no passado, o que está sendo feito no presente e o que pretende fazer no futu-ro”.
A informação é um dos elementos que capacita a empresa a ser mais competitiva dian-te do atual mercado, perandian-te esse condian-texto, dian-ter informações sólidas é essencial para a estabili-dade da organização. Para Cruz (1998) informação é o resultado da junção dos dados, forne-cidas sobre algo. A informação dá maior consistência aos dados. Beuren (1998) contextualiza que a informação capacita os gestores na tomada de decisão, frente a isso, analisar a mensura-ção da informamensura-ção torna-se importante, tomando assim conhecimento perante suas caracterís-ticas, tais como: valor, custo, qualidade e validade.
A grande relevância que a informação possui dentro das organizações já foi citada pe-los autores, mas mesmo tendo tal importância é necessário que elas sejam apresentadas em tempo hábil. Assim, a tomada de decisões será mais precisa, atendendo os objetivos dos ge-rentes. Para Crepaldi (2006) mesmo as mais modernas economias necessitam das informações contábeis, pois a Contabilidade é fundamental na vida econômica de qualquer empresa. Se-gundo Beuren (1998, p. 32) os aspectos relevantes da informação são “a precisão e significân-cia das informações transmitidas, a rapidez com que as informações fluem dos pontos senso-res aos centros de decisões, a periodicidade, tempestividade e adequação”.
As informações são caracterizadas por um conjunto de atributos, especificados con-forme a finalidade para a qual vão ser utilizadas. Na empresa, a grande diversidade das necessidades dos vários departamentos e dos diferentes níveis organizacionais implica a existência de um conjunto de informações bastante diferenciadas. Algu-mas, por exemplo, são mais detalhadas, refletindo cada transação, e são processadas instantaneamente à medida que cada transação ocorre. Outras são mais resumidas, consolidando dados de várias transações, e obedecem a ciclos maiores de processa-mento (semanal, mensal, anual). Os atributos que caracterizam as informações são basicamente os seguintes: (1) tempo, (2) origem/fonte, (3) destino, (4) grau de deta-lhe, (5) frequência de atualização, (6) nível de estruturação, (7) grau de precisão, (8) ciclo de produção, (9) padrão de referência.
Quadro 1 – Categorias e atributos de qualidade da informação
Categoria Meios Conteúdo Uso
Atributos
Acessibilidade, aparência, clareza, concisão, formato, legibilidade, localizabilidade, mensurabilidade, ordem, quantidade, segurança, sim-plicidade, singularidade, tem-pestividade, tempo de respos-ta, volume. Abrangência, Atualidade, coerência, completude, confiabilidade, correção, credibilidade, imparciali-dade, inequivocidade, logicidade, precisão, validade, veracidade compatibilidade, compreensibili-dade, conveniência, importância, Interpretabilidade, pertinência, relevância, significância, suficiên-cia, utilidade, valor informativo
Fonte: Arouck (2011, p. 91)
Segundo Arouck (2011) entre os atributos da informação consiste, a tempestividade que é o momento que ocorre a informação, ou seja, tal informação tem que ser apresentada em tempo oportuno, caso isso não aconteça, a mesma pode tornar-se irrelevante, o atributo confiabilidade caracteriza-se pela segurança da informação, o atributo relevância consiste no valor que a informação tem para seu propósito final. Completando esse pensamento Arantes (1998) diz que o atributo tempo apresenta as informações em três aspectos, sendo históricas, ou seja, apresentam as situações ocorridas no passado, as correntes, que demonstram o que está acontecendo no momento e as futuras que servem de base para ações de planejamento.
Arantes (1998) ainda menciona como atributo da informação a frequência de atualiza-ção, essa frequência depende do nível e da atividade desenvolvida, algumas informações terão que ser atualizadas no momento que ocorrem já outras podem ser atualizadas em momentos determinados. Para que as informações sejam consideradas com certo nível de qualidade elas devem apresentar os seguintes requisitos, segundo Arantes (1998, p. 306):
Elas devem ser relevantes para quem utilizá-las. Seu nível de detalhe deve corres-ponder aos níveis de autoridade da estrutura organizacional. Devem estar disponí-veis em tempo hábil. Devem ser segmentadas em nídisponí-veis lógicos possibilitando visão geral e detalhada de maneira consistente e fácil. Devem dar ênfase às exceções. De-vem ser inteligíveis e ter significado uniforme. E deDe-vem ser corretar e exatas.
Diante do grande número de informações geradas é necessário armazená-las de forma rápida e segura. Neste momento surge o banco de dados, agilizando os processos necessários dentro das empresas, Cassarro (1999, p. 52) cita que banco de dados é “um conjunto de dados inter-relacionados, baseados em uma estrutura lógica previamente definida, de modo a facili-tar o acesso às informações por parte de um ou vários sistemas, simultaneamente”.
Quando reconhecido o valor da informação dentro de uma organização, saber utilizá-la e classificá-la é a forma de melhor obter os resultados, assim, evitando desperdícios de recur-sos com a captação destas. No contexto empresarial, a função e os valores obtidos nas organi-zações devem atender as necessidades dos níveis hierárquicos da empresa. Em geral, as enti-dades são estruturadas em três níveis. Chiavenato (1999) fala que: as organizações se diferen-ciam em operacional, intermediário ou gerencial e institucional.
Desta forma, fica clara a importância da informação para a obtenção dos resultados almejados na gestão de uma entidade, sendo indispensável o papel estratégico e administrati-vo das informações dentro das organizações.
2.3.2 Categorias dos sistemas de informações
A informação é o foco principal dos Sistemas de Informações, são por meio dessas in-formações que serão tomadas as decisões sobre o futuro da empresa. Estas devem claras e objetivas, chegando sempre às pessoas que realmente as necessitam.
Os sistemas de informações podem ser classificados em níveis estratégicos, táticos e operacionais. Oliveira (2012, p. 15) diz que “de forma genérica, podem-se correlacionar os tipos de planejamentos aos níveis de decisão numa pirâmide organizacional”.
Figura 4 – Níveis de decisão
Fonte: Oliveira (2012, p. 15)
Os sistemas em níveis estratégicos são aqueles que dão sustentação ao processo admi-nistrativo, estabelecendo um grau de interação com o ambiente externo e as atividades da
or-ganização. Segundo Oliveira (2012) dentro da hierarquia da empresa esse nível de informação é de responsabilidade dos cargos mais altos. Pois é nesse momento que são formulados os objetivos e a seleção dos cursos de ação. Neste mesmo contexto Padoveze (2000, p. 56) men-ciona que “existem sistemas específicos desenhados para um auxílio direto à questão das de-cisões gerenciais, DSS – Sistemas de Suporte à Decisão e EIS – Sistemas de Informações Executivas”.
Esses sistemas são munidos de um grande número de dados, no qual é transformado em informações, por meio de gráficos e relatórios. Eles permitem a seus usuários uma respos-ta rápida, devido à forma como são flexíveis e se adaprespos-tam as situações. Desrespos-ta forma, eles ofe-recem recursos que viabilizam a tomada de decisão. Segundo Batista (2004) os sistemas DSS são diretamente ligados aos usuários, oferecem soluções de problemas focando sempre na tomada de decisão.
É objetivamente um suporte aos gestores das empresas, pois utilizam das informações de contabilidade gerencial para determinar soluções dentro da empresa e planejamentos em longo prazo. Para Padoveze (2000) esse modelo de sistemas tem que ser dinâmico, pois auxi-liam nas previsões da empresa frente ao futuro, assim como as informações apresentadas de-vem ter relevância e seguridade, para só assim desempenharem seu papel de dar assistência na tomada de decisões.
Os sistemas de níveis táticos são aqueles que dão suporte ao nível estratégico e faz a ligação entre os setores operacionais. Batista (2006, p. 39) relata que esses sistemas “são usa-dos para controlar ou medir os planejamentos operacionais da empresa e definir as táticas ou metas a serem cumpridas”.
Os sistemas de níveis operacionais são aqueles que dão apoio ao controle sobre as fun-ções operacionais da empresa, monitorando os processos internos e alimentado o banco de dados, gerando informações internas e externas. Segundo Padoveze (2000) eles têm por obje-tivo auxiliar as atividades operacionais (compras, produção, vendas, faturamento, recebimen-tos, pagamenrecebimen-tos, etc).
Já Batista (2006) descreve esses sistemas como sendo os responsáveis pelo desenvol-vimento e a realização das funções operacionais da empresa, ou seja, pelo funcionamento da organização. Mesmo sendo um sistema de grande importância para a empresa, ele necessita do apoio do sistema de informação gerencial, pois sozinho ele não consegue gerar informa-ções especificas para a tomada de decisão.
Fazem parte dos sistemas operacionais o SPT – Sistema de Processamento de Transa-ções e STC e SAE – Sistemas de Trabalho do Conhecimento e de Automação de Escritório.
Laudon e Laudon (2001, p 31) contextualizam que um sistema de processamento de transa-ções registra rotinas diárias com o auxílio da tecnologia, ou seja, de forma computadorizada. A realização desta função agiliza e flexibiliza as atividades rotineiras que tem que ser execu-tadas para o bom andamento do negócio.
Segundo Batista (2004) os conceitos de STC e SAE são definidos pelo objetivo de fo-mentar a produtividade dos trabalhadores que exercem suas funções dentro do ambiente de um escritório, por meio da tecnologia de informação. Para Laudon e Laudon (2001) os siste-mas de automação de escritório são suporte a rotinas de trabalhos típicas de escritórios. Au-mentado assim a comunicação e gerando informações projetadas.
2.3.3 Sistemas de informações Contábeis
O Sistema de Informação Contábil - SIC é uma ferramenta efetiva que projeta as in-formações contábeis em sua totalidade para dentro das empresas. Pois, sendo a contabilidade responsável pelo controle do patrimônio, a mesma fornece relatórios que serão utilizados na tomada de decisão.
De acordo com Ronchi (1973) o sistema contábil tem por finalidade gerar informações para os gestores, ou seja, mensurar os fatos ocorridos, dando suporte nas decisões em âmbito econômico, financeiro e operacional. Desta forma, levantando as informações, registrando e escriturando, para que em um segundo momento, elaborar evidências significativas para os empresários.
Segundo Padoveze (2000) toda informação contábil termina como fonte no processo de gestão, em todos os níveis, desde o processo de planejamento até o controle dos resultados. Isso torna a Contabilidade um dos sistemas de tamanha importância dentro das empresas. Po-rém, devem manter a necessidade da obtenção das informações dentro dos critérios contábeis. Desta forma pode-se dizer que “as saídas do sistema de informação contábil são as in-formações contábeis necessárias para cumprir todos seus objetivos”. (PADOVEZE. 2000, p. 129). Sendo assim, os sistemas de informações contábeis são munidos de dados gerados por todos os níveis hierárquicos, após isso, é exposto ao mais alto nível para a tomada de decisão.
Padoveze (2000) ressalva que o sistema de informação contábil seja ele na forma legal ou gerencial deve manuseado como um todo, gerando informações especificas para cada área do seu subsistema. Dentre seus subsistemas têm os de Contabilidade societária e fiscal, sub-sistema de controle patrimonial, subsub-sistema de custo, subsub-sistema de análise financeira e de balanço entre outros.
Quadro 2 - Áreas e subsistemas do sistema de informação contábil
ÁREA LEGAL/FISCAL ÁREA DE ANÁLISE ÁREA GERENCIAL Contabilidade Geral
Correção Monetária Integral
Contabilidade em outras Moedas Consolidação de Balanços Valorização de Inventários Controle Patrimonial
Análise de Balanço Análise de Fluxo de Caixa Gestão de Impostos
Orçamento e Projeções Custos e preços de venda
Contabilidade por responsabilida-de
Centros de Lucros e unidades de Negócios
Acompanhamento dos negócios Fonte: Padoveze (2000, p. 135)
Portanto, o sistema de informação contábil fornece informações relevantes e que po-dem direcionar o futuro da empresa, pois é por meio de tais informações que será direcionada as decisões, sendo essas que determinará a saúde econômica financeira da entidade.
2.3.4 Sistemas de informações gerenciais
O sistema de informação gerencial gera informações que complementam as informa-ções contábeis, ou seja, é por meio da escrituração correta dos fatos contábeis que são estrutu-rados relatórios utilizados na tomada de decisão, de certa forma pode-se observar que as in-formações financeiras são utilizadas no meio externo, já as inin-formações gerencias são de su-ma importância no ambiente interno.
Oliveira (2002) afirma que os sistemas de informações gerenciais podem trazer alguns benefícios, tais como, redução de custos, relatórios mais precisos, informação mais seguras na projeção de dados futuros, melhoria na comunicação e disseminação das informações, entre outros. Padoveze (2000) diz que “os sistemas de informações gerenciais têm por objetivo fun-damental a integração, consolidação e aglutinação de todas as informações necessárias para a gestão do sistema empresa”.
Padoveze (2004) menciona que os sistemas gerenciais dentro das empresas são consti-tuídos de informações coletadas e distribuídas conforme a necessidade de cada usuário. Com a evolução natural da tecnologia, afetou gradativamente os processos dentro das empresas de forma a facilitar a obtenção das informações, desta forma o ambiente tecnológico apresenta soluções para a compilação dos demais sistemas da empresa, formando informações necessá-rias para o processo decisório dos gestores. Nesse contexto de Sistemas de Informação Geren-cial mais conhecido como ERP (Enterprise Resources Planning – Planejamento de Recursos Empresariais).
Padoveze (2004) ainda ressalta que esses sistemas fazem à ligação de todos os dados e informações geradas nos sistemas operacionais e de apoio à gestão, por meio do uso da
tecno-logia da informação – TI, organizando todas as informações, de forma que elas sejam geradas e analisadas dinamicamente. Podendo ser visualizadas por todos os usuários conforme a ne-cessidade de cada setor, desta forma, as informações permanecem seguras, sem haver proble-mas com duplicidades ou erro na ligação das informações.
De acordo com Padoveze (2004) diz que “o sistema de informação contábil deverá es-tar completamente integrado ao sistema integrado de gestão empresarial”. De forma geral, os sistemas ERP permitem adaptarem-se as diversas empresas, obviamente os resultados obtidos dependem muito da parametrização dos processos. Portanto, o responsável pela parametriza-ção do programa deve ter subsídios para só então realizar a programaparametriza-ção, de forma que, os relatórios gerados sejam os que contribuam para as necessidades gerenciais da empresa.
Portanto, devido à importância gerencial das informações geradas pelos sistemas é de suma importância que as empresas se apropriem da tecnologia da informação. Pois é por meio dela que a união de informações através de sistemas integrados dará suporte na tomada de decisão.
2.4 SISTEMA DE APOIO A DECISÃO
Os sistemas de apoio à decisão estão diretamente ligados às decisões econômicas fi-nanceiras das empresas. O que diferença o SAD é ele ser voltado para o planejamento estraté-gico dentro das empresas. Basicamente esse sistema transforma as informações quantitativas geradas pelos outros sistemas de forma a dar suporte aos administradores. Pode-se citar como exemplos de sistemas de apoio a decisão os EIS e o DSS.
Com esses sistemas é possível trabalhar com uma gama de recursos que auxiliaram a tomada de decisão. Padoveze (2000) diz que os sistemas de suporte à decisão é um comple-mento da contabilidade gerencial, onde o mesmo é manuseado de forma a obter resultados estratégicos. Nesta mesma linha de pensamento Marks e Griebeler (2012) dizem que “são sistemas especiais destinados a auxiliar nas tomadas de decisão, aplicáveis a todos os níveis na organização”. Segundo Barbosa e Almeida (2002) a estrutura de um SAD compreende dado, modelo e usuário.
Diante disso a tecnologia da informação é de suma importância nesse processo, se-gundo Rezende (2003) ela é um fator determinante para a integração das informações de pla-nejamento. Rezende (2003, p. 87) ainda relata que a tecnologia da informação tem por objeti-vo:
...mensurar benefícios organizacionais; suportar objetivos organizacionais; eliminar barreiras de tempo e distância; implementar atividades organizacionais; compartilhar recursos; tornar a organização mais competitiva; dar consistência aos planos organi-zacionais; potencializar estratégias; capacitar pessoas; facilitar atividades; gerenciar processos; contribuir na competitividade da organização; sustentar novas tecnologi-as; beneficiar a organização; direcionar recursos organizacionais; auxiliar na eficiên-cia organizacional; desenvolver aplicações e novas tecnologias na organização; dire-cionar negócios; obter vantagens competitivas; realizar metas estratégicas e com-promissos organizacionais; entender os negócios e os clientes; gerar estratégias de sucesso com visão organizacional.
Entende-se que todo sistema de apoio à decisão é de grande importância dentro de uma empresa, estando estes sempre interligados aos outros sistemas existentes. E sua princi-pal função é dar suporte a soluções de problemas, melhorando assim os resultados perante a tomada de decisão.
2.4.1 Tecnologia da informação
Neste contexto a tecnologia está presente em todas as etapas e ela se faz fator determi-nante na obtenção e divulgação das informações. Segundo Rezende (2003, p. 120) “a gestão de dados e informação refere-se às atividades de guarda e recuperação de dados, controle de acesso e níveis de navegação nas informações”.
Segundo Bio e Cornachione (2008) uma das vantagens da informação através dos meios informatizados é a velocidade e a precisão. Realizando tarefas essenciais dentro das empresas, tais como: armazenagem e recuperação de dados e informações, classificação, pes-quisa, seleção, cálculos e resultados para a tomada de decisão.
Figura 5 – Processamento eletrônico de dados
Fonte: Bio e Cornachione (2008, p. 115)
Bio e Cornachione (2008) ainda ressalta que no que abrange a tomada de decisão com o auxílio da informática pode-se fazer simulações e analisar as alternativas de forma a chegar sempre ao melhor resultado. Cassarro (1999) também menciona que o principal objetivo dos sistemas de apoio à decisão, com o auxílio da tecnologia, é dar suporte aos gerentes quanto as
COMPUTADOR
DADOS INFORMAÇÕES
INPUTS OUTPUTS
suas necessidades, por meio de sistemas que apresentem informações de qualidade, em tempo hábil e custos pertinentes, facilitando assim a tomada de decisão com o objetivo de obter sempre o melhor resultado.
2.4.2 Suporte à decisão
No que tange o processo de decisão as informações obtidas devem ser muito bem or-ganizadas. Padoveze (2000) diz que o processo de decisão se caracteriza como decisão estra-tégica que parte dos níveis mais altos na hierarquia da empresa. Arantes (1998) fala que a falta de adequação dos sistemas de apoio à decisão frente às necessidades dos gerentes tem influenciado diretamente o desempenho das organizações.
Neste mesmo contexto Siewert e Dalfovo (2007) falam que os sistemas de apoio à de-cisão, são munidos de ferramentas que podem apresentar de diversas formas as informações, com o intuito de melhorar o processo de tomada de decisão. Ele ainda menciona que o SAD possui uma grande quantidade de forma de analisar os dados obtidos, gerando informações, em outras palavras esses sistemas são criados para que seus usuários possam trabalhar com ele de forma direta.
Segundo Falsarella e Chaves (2004) são caracterizados por possibilitar a interação com o usuário de forma rápida, onde o mesmo se faz presente em todo o processo de criação do sistema; por facilitar a aplicação de novas tecnologias apresentando cada vez mais infor-mações; flexibilidade ao adaptar-se ao estilo pessoal do responsável pela tomada de decisão.
Portanto, nota-se a grande importância que os sistemas de apoio à decisão fazem den-tro das empresas, apresentando por meio da tecnologia um grande número de informações que serão utilizadas no processo decisório das organizações. Desta forma, utiliza-se de tais infor-mações para fomentar as estratégias de mercado frente a um cenário tão competitivo.
3 METODOLOGIA DO ESTUDO
Para desenvolver a pesquisa foi necessário definir os objetivos gerais e específicos como base para o estudo. A partir disso, a pesquisa baseou-se na solução dos problemas pro-postos, assim para que esses objetivos fossem alcançados foi necessário definir os métodos de como esse processo foi realizado.
Sendo um dos principais métodos da pesquisa a metodologia, pode-se conceituar co-mo, “a especificação da metodologia da pesquisa é a que abrange maior número de itens, pois responde, a um só tempo, às questões como? com quê?, onde? quanto...?”, (MARCONI; LA-KATOS, 2003, p. 221). Na sequência, para atender os caminhos da pesquisa, apresenta-se a sua classificação, a forma de coleta e de análise dos dados.
3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA
A pesquisa classifica-se quanto a sua natureza, quanto aos seus objetivos, quanto à forma de abordagem do problema e quanto aos procedimentos técnicos, os quais estão elen-cados na sequência.
3.1.1 Quanto a sua natureza
Quando à natureza, trata-se de uma pesquisa aplicada, cuja importância se baseia em bibliografias já publicadas. Permitindo a compreensão do pesquisador acerca dos conceitos estudados e diretamente onde são aplicados. Pode-se dizer que, uma pesquisa aplicada tem por objetivo solucionar os problemas apontados, diferentemente da pesquisa pura, que é ape-nas um estimulo de obter conhecimento, (VERGARA, 2007).
Desta forma, este estudo caracteriza-se como uma pesquisa aplicada em função de ser aplicado diretamente no estudo dos sistemas de informações Contábeis gerencias existentes na empresa, assim como, aponta elementos que podem contribuir na resolução de possíveis pro-blemas existentes.
3.1.2 Quanto ao seu objetivo
Quanto à classificação dos seus objetivos para o desenvolvimento da pesquisa de sis-tema de informação Contábil gerencial, foi desenvolvido de forma descritiva. Em uma forma
simples, as pesquisas descritivas identificam, classificam e interpretam os dados sem a inter-ferência do pesquisador. Segundo Gil (2002) estas pesquisas descritivas têm como objetivo principal identificar o problema e conceituar alternativas, ou seja, hipóteses de soluções para os fatos, tal como, descrever a organização como um todo. Já Roesch (2006, p. 137) diz que: “pesquisas de caráter descritivo não procuram explicar alguma coisa ou mostrar relações cau-sais, como as pesquisas de caráter experimental”.
Baseada nos conceitos expostos, este estudo classifica-se quanto ao seu objetivo, co-mo uma pesquisa descritiva, pois buscando identificar os sistemas existentes na empresa, as-sim como demonstrando a importância das informações geradas, a partir da Contabilidade, na instrumentalização da tomada de decisões pelos gestores.
3.1.3 Quanto à forma de abordagem do problema
Quanto à abordagem do problema, está pesquisa se classifica como qualitativa, em função de ser uma pesquisa descritiva, na qual o sistema de informação da empresa foi o foco de estudo, subdividindo-se nos diversos subsistemas existentes na mesma.
Segundo Minayo (2001), a pesquisa qualitativa trabalha com significados, não tem por objetivo direto traduzir as informações em números. Roesch (2006, p. 154) diz que: “a pes-quisa qualitativa é apropriada para a avaliação formativa, quando se trata de melhorar a efeti-vidade de um programa”.
Nesse sentido, o estudo se propôs a descrever, analisar e interpretar o fluxo do sistema de informações, assim como a geração das informações nos diferentes níveis de utilização, instrumentalizando a gestão.
3.1.4 Quanto aos procedimentos técnicos
Do ponto de vista dos procedimentos técnicos a pesquisa desenvolveu-se sobre o sis-tema de informações Contábeis gerencias em uma organização, classificando-se como biblio-gráfica, documental e estudo de caso.
Para Gil (2002, p. 44):
A pesquisa bibliográfica é desenvolvida com base em material já elaborado, consti-tuído principalmente de livros e artigos científicos. Embora em quase todos os estudos seja exigido algum tipo de trabalho dessa natureza, há pesquisas desenvolvi-das exclusivamente a partir de fontes bibliográficas. Boa parte dos estudos explora-tórios pode ser definida como pesquisas bibliográficas. As pesquisas
sobre ideologias, bem como aquelas que se propõem a análise das diversas posições acerca de um problema, também costumam ser desenvolvidas quase exclusivamente mediante fontes bibliográficas.
Na pesquisa documental Vergara (2004) relata que: o estudo documental é realizado em documentos mantidos na organização, podendo ser tanto do ramo privado como em ór-gãos públicos de qualquer origem.
Complementando ainda os procedimentos da pesquisa Gil (2010) menciona que: o es-tudo de caso é o eses-tudo do contexto do objeto da pesquisa, mantendo as situações reais desse contexto, onde descreve o cenário que está sendo aplicada a pesquisa, a partir disso, formu-lando teorias e hipóteses.
Desta forma, baseado nos conceitos dos autores, a pesquisa fundamentou-se em estu-dos bibliográficos, utilizando livros e artigos de diversas fontes, utilizanse também de do-cumentos disponibilizados pela empresa, assim como a realização de entrevistas sem um ro-teiro “predefinido”. Com base nos dados e informações apuradas, foi realizado um estudo detalhado, que propiciou uma melhor análise do objetivo proposto.
3.2 COLETA DE DADOS
Para a execução do estudo foram selecionados instrumentos de coletas de dados e após a forma como eles iriam ser utilizados. Nesta etapa do projeto foram utilizados de instrumen-tos para a pesquisa, tais como, entrevistas e observação.
Marconi e Lakatos (1982, p. 30) descrevem que: “etapa da pesquisa em que se inicia a aplicação dos instrumentos elaborados e das técnicas selecionadas, a fim de se efetuar a coleta dos dados previstos”. Para Roesch (2006, p. 128):
Um projeto pode combinar técnicas desenvolvidas em um ou outro paradigma. Se trata de coleta de dados primários, através de entrevistas, questionários, observações ou testes, é importante especificar nesta seção a fonte dos dados (a população que será entrevistada e os documentos que serão analisados), quando estes serão levan-tados e através de que instrumentos.
Diante disso, foram realizadas entrevistas com um dos sócios, assim como, com al-guns de seus funcionários, desta forma, propiciando um melhor entendimento e gerando mai-or qualidade para a pesquisa. A seguir fmai-oram apresentados os instrumentos utilizados na cole-ta de dados.
3.2.1 Instrumentos de coleta de dados
Nessa etapa foram utilizadas de entrevistas como forma de conhecer a empresa e como eram gerenciados os sistemas de informações existentes nela. Segundo Marconi e Lakatos (2003) entrevista é a forma de obter informações, a partir do encontro de duas ou mais pesso-as onde uma delpesso-as deseja conhecer determinado pesso-assunto.
Para realizar essa etapa a entrevista realizou-se de forma despadronizada, no qual fo-ram entrevistados o sócio administrativo, a secretária e alguns funcionários. As entrevistas despadronizadas ou não estruturadas são tipo de entrevista que o entrevistador tem liberdade, pode utilizar de perguntas informais para levantar as informações sobre o objeto de estudo, realizando as perguntas conforme a necessidade da informação, (MARCONI; LAKATOS, 2003).
Além das entrevistas não estruturadas, foram utilizados diversos modos de observação, sendo sistemática, individual e na vida real. A observação é a forma que contribui na compro-vação da coleta de dados, Marconi e Lakatos (2010, p. 173), definem que “[...] uma técnica de coleta de dados para conseguir informações e utiliza os sentidos na obtenção de determinados aspectos da realidade. Não consiste apenas em ver e ouvir, mas também em examinar fatos ou fenômenos que se deseja estudar”.
Na observação sistêmica, o observador não se integra aos grupos, apenas observa os fatos, neste método de pesquisa o pesquisador sabe exatamente os dados que serão necessá-rios para chegar ao objetivo final. Já na observação individual, existe apenas o observador em relação ao cenário observado. Na observação na vida real, os dados são registrados em ambi-entes reais, no decorrer dos acontecimentos, (MARCONI; LAKATOS, 2010).
Desta forma, utilizando-se da observação sistemática, individual e na vida real, com as entrevistas, foi possível coletar todos os dados e informações para o desenvolvimento do es-tudo proposto.
3.3 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS
Neste item foram analisados os dados obtidos pelas entrevistas não estruturadas reali-zadas na empresa. Roesch (2006, p. 128) diz que: “a análise dos dados poderá ser através de gráficos, tabelas e estatísticas, desse modo o pesquisador consegue visualizar e questionar a própria forma de coleta de dados”.
- Entendimento do conhecimento teórico, obtido por bibliografias;
- Realização das entrevistas não estruturadas e a observação dos processos; - Levantamento dos dados;
- Analise dos subsistemas;
- Identificação das informações relevantes;
4 ANÁLISE DOS RESULTADOS
Nesta fase da elaboração do trabalho, foi desenvolvido o estudo de caso na empresa de implementos agrícolas da cidade de Ijuí, região do noroeste do Estado do Rio Grande do Sul. Apresenta-se inicialmente a descrição da estrutura organizacional da empresa e na sequência o desenvolvimento da análise dos processos de cada setor.
Partindo-se das análises realizadas, do funcionamento dos processos internos da em-presa, do levantamento dos dados, elaborou-se seu fluxo de informações com os respectivos destinos dos níveis de usuários, que possam contribuir significativamente com a gestão da empresa.
4.1 FLUXOS OPERACIONAIS INTERNOS DA ORGANIZAÇÃO
A empresa opera com a atividade de indústria de máquinas e implementos agrícolas. A gestão ocorre por intermédio do sócio proprietário que envolve as seguintes atividades: esto-que, compras, vendas, financeiro (contas a pagar; contas a receber; caixa), contábil, custos e recursos humanos.
4.1.1 Atividades do setor de estoque
A atividade do setor estoque compreende o processo de armazenagem da matéria-prima, peças e máquinas prontas. Um controle eficiente dos estoques significa ações benéficas no controle e na redistribuição desses materiais.
Figura 6 - Fluxograma de estoque
Fonte: Dados da empresa (2017)
ESTOQUE OUTROS PEÇAS MAT. PRIMA MÁQ. EQUIPAMENTOS COMPRAS CONS. PRÓPRIO INDÚSTRIA VENDAS NOTA FISCAL + -CONTABILIDA DE DEVOLUÇÃO
No fluxograma de estoque, apresenta todo o roteiro dos produtos na empresa, desde a sua compra até o consumo interno ou a venda. Ambos os processos, as notas fiscais são emi-tidas e encaminhadas para a contabilidade. O processo de compras é realizado conforme a solicitação dos colaboradores de cada setor, a empresa não possui um controle de estoques, isso já demonstra uma fragilidade no subsistema. Devido ao fato de usarem sempre a mesma transportadora os prazos já são conhecidos, assim não tem uma pesquisa de custo de outras transportadoras. Percebeu-se também que os saldos contábeis não são analisados para verifi-car o índice de liquidez seca.
4.1.2 Atividade do setor de compras
Na empresa em estudo, as atividades de compras envolvem o planejamento da compra de materiais de terceiros, esse processo requer que o responsável tenha conhecimento de pra-zos de entrega, qualidade do material, precificação e quantidades.
Figura 7 - Fluxograma de compras
Fonte: Dados da empresa (2017)
A figura 7 demonstra o processo de compra da empresa, ocorrendo primeiramente à solicitação de compra pelos setores, após aprovado é realizado o pedido, considerando apenas a qualidade dos produtos e a agilidade na entrega, os prazos de pagamentos não são conside-rados, com isso muitas vezes ocorre à falta de capital de giro, ocasionando seguidamente o
COMPRAS MAT. PRIMA PEÇAS FORNECEDOR CAIXA CONTAS A PAGAR NOTA FISCAL CONTABILIDA DE SOLICITAÇÃO DE COMPRA FINANCEIRO DEVOLUÇÃO
adiantamento de boletos bancários, caso ocorra alguma inconformidade nas compras que ne-cessite der devolvidas ao fornecedor é emitida uma nota fiscal de devolução, que é encami-nhada a contabilidade para a efetiva baixa do estoque. Após a entrega da mercadoria as notas fiscais são encaminhadas para a contabilidade.
4.1.3 Atividade do setor de vendas
As atividades de vendas contemplam a ligação da empresa com seu cliente. Para mui-tos consumidores os vendedores são a única representação da empresa, nesse sentido nota-se a grande importância desse setor.
Figura 8 - Fluxograma de vendas
Fonte: Dados da empresa (2017)
No fluxograma de vendas, pode-se demonstrar todo o processo de venda da empresa, desde o recebimento da solicitação de orçamento, como é escolhida a forma de pagamento, para ser emitida a nota fiscal, assim dando a baixa do estoque. Os prazos de pagamentos são normalmente de 28 e 42 dias, obviamente abrindo algumas exceções conforme a necessidade do cliente. A empresa, apenas possui um controle do que foi vendido para cada cliente, não controlando prazos de manutenção e necessidade de outras compras.
VENDAS À VISTA À PRAZO CADASTRO CLIENTE S FIM N O T A F I S C A L CAIXA CONTAS A RECEBER CONTABILIDA DE FINANCEIRO S O L I C . D E O R Ç A M E N T O APROVADO NÃO APROVADO FIM DEVOLUÇÃO
4.1.4 Atividade do setor financeiro
O setor financeiro compreende a administração dos recursos da empresa. Ele tem por função planejar de forma eficaz a entrada e saída de recursos, garantindo que a organização cumpra com seus objetivos e deveres. Basicamente, ele é o coração da empresa, todos os seto-res estão interligados, qualquer ação realizada repercute diretamente no setor financeiro.
Figura 9 - Fluxograma do financeiro
Fonte: Dados da empresa (2017)
O fluxograma do setor financeiro demonstra sinteticamente o processo, evidenciando o grau de importância deste setor na empresa, pois todas as ações que envolve valores passam por ele. São controlados os prazos de entregas, as compras, as vendas, no entanto o setor ne-cessita de algumas melhorias, pois demonstra não ter controle do fluxo de caixa, não controla os prazos de pagamentos e recebimentos, o software utilizado apresenta apenas um controle das mercadorias vendidas via boleto bancário, as vendas com cheque ou à vista são controla-das manualmente, aumentando assim o risco de informações inexatas. Percebeu-se que a em-presa não registra pequenos gastos operacionais, somente os de maior valores são encaminha-dos para a contabilidade, isso gera inconformidade nos resultaencaminha-dos, pois a totalidade dessas despesas certamente alteram os resultados.
FINANCEIRO CONTAS A PAGAR CONTAS A RECEBER COBRANÇA CONTABILIDA DE FORNECEDORES FUNCIONÁRIOS À VISTA DUPLICATAS REALIZAÇÃO DOS PAGAMENTOS DESPESAS OPERACIONAIS EM DIA ATRASO NEGOCIA ÇÃO EM DIA ATRASO CARTÓRIO ATRASO EM DIA TÍTULOS LÍQUIDADOS
4.1.5 Atividade do setor de recursos humanos
O setor de recursos humanos da empresa compreende as atividades de recrutar, se-lecionar, contratar, renumerar e desligar os colaboradores da organização.
Figura 10- Fluxograma dos recursos humanos
Fonte: Dados da empresa (2017)
RECURSOS HUMANOS SELEÇÃO DOCUMENTAÇÃO CONTRATO EXPERIENCIA FIM EFETIVAÇÃ O REGISTROS FOLHA DE PAGAMENTO PRÓ-LABORE GUIAS TRABALHISTAS E PREVIDÊNCIA RIAS PAGAMENTOS TREINAMENTO FINANCEIRO CONTABILIDA DE DEMISSÕES
