04-Organizacoes

Habilidades Necessárias a

um Gerente de Projeto

Prof. Ana Cuper fale@anacuper.com

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Habilidades de Comunicação

•  Uma das características mais importantes de um gerente de projeto.

•  As comunicações escrita e oral são o alicerce de todo o projeto bem

sucedido.

•  Emissor: é responsável por fazer com que as

informações sejam claras, não-ambíguas e

completas, a fim de que o receptor possa entendê-las corretamente.

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Habilidades de Comunicação

•  Dimensões:

•  Interna: ao projeto

•  Externa: ao cliente, à mídia, ao público, etc.

•  Formalidade:

•  Formal: relatórios, resumos, etc

•  Informal: memorando, discussões, etc.

•  Direções:

•  Vertical: subindo e descendo os níveis organizacionais •  Horizontal: entre os colegas

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Habilidades para Elaboração de

Orçamentos

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Solução de Problemas

•  Todos os projetos tem algum problema.

•  Os gerentes primeiro precisam definir o problema e depois

precisam de analisá-lo para achar soluções alternativas disponíveis e tomar decisões. •  Está relacionada com problemas

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Solucionar problemas envolve:

•  Definição de problemas: requer distinguir entre causas e sintomas.

•  Tomada de decisão: inclui a análise do problema para identificar soluções viáveis e então fazer uma escolha entre elas.

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Negociar e Influenciar

•  Uma solução eficiente de problemas requer

habilidades de negociar e influenciar.

•  Negociar é trabalhar com os outros para chegar em um acordo.

•  Influenciar é a possibilidade de

convencer as pessoas a tomarem atitudes que, de outra forma, não

tomariam.

“O tempo da

negociação vem antes da decisão”

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Itens de negociação

•  Escopo, custos e objetivos da programação,

•  Mudanças de escopo, custos ou programação,

•  Termos e condições do contrato,

•  Alocação,

•  Recursos.

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Influenciar a organização

•  Envolve a habilidade de “fazer acontecer”

•  Requer um entendimento das estruturas formais e informais de todas as organizações envolvidas – a organização executora, o cliente, os contratantes e muitos outros, quando conveniente.

•  Tipificação:

•  Influências Sócio-Culturais,

•  Influências Sócio-Econômicas, •  Normas e Regulamentos.

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Liderança

•  Um gerente deve ser um líder também – “um sem o outro provavelmente irá gerar resultados pobres”.

•  Os líderes expressam sua visão, obtém consenso para as metas estratégicas, estabelecem diretrizes e inspiram e motivam as pessoas.

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Liderança

•  Estabelecer direção: desenvolver a visão do futuro e estratégias para produzir as mudanças necessárias para atingir esta visão.

•  Alinhar pessoas: comunicar a visão por meio de palavras e ações a todos aqueles cuja cooperação pode ser necessária para atingir a visão.

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Formação de Equipe

•  Geralmente as equipes são formadas por pessoas de diferentes áreas da organização.

•  O gerente de projeto definirá o espírito da equipe e ajudará a tornar totalmente funcionais as diversas etapas da sua formação.

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Formação de equipe

• 

Motivar e inspirar

: ajudar pessoas a energizar-se

para superar barreiras a mudanças políticas,

burocráticas e relacionadas com recursos.

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Um pouquinho de tudo

•  Os gerentes de projeto conhecem um pouquinho de tudo.

•  Muitas vezes são

pessoas interessantes de se conversar.

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Estruturas organizacionais

•  Assim como os projetos são únicos, as

organizações em que são executados também o

são.

•  O nível de autoridade de um gerente de projeto é

delineado pela estrutura organizacional.

•  Todas as organizações são estruturadas por uma

das três modalidades:

•  Funcional,

•  Orientada a projetos ou •  Matricial

ORGANIZAÇÕES FUNCIONAIS

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Organizações Funcionais

•  É o tipo mais comum e mais antigo de

organização.

•  Se centralizam em especialidade e são

agrupas por função, daí o termo funcional.

Recursos Humanos Finanças Tecnologia Informação Executivo Chefe

Pessoal Pessoal Pessoal

Marketing

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Organizações Funcionais

•  Configurado

hierarquicamente de maneira que cada funcionário se

reporta a um único gerente. •  Ex. Não fale com o chefão

sem conversar primeiro com seu chefe, que entrará em contato com o chefe dele, que falará com o chefão.

•  Vantagem: os profissionais tem um supervisor, com uma cadeia de comando

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Organizações Funcionais

•  Cada departamento é administrado separadamente. •  Ex. Marketing não se intromete no departamento

financeiro nem em seus projetos.

•  Vantagem: é mais fácil gerenciar um grupo de pessoas com habilidades e experiências semelhantes.

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Organizações funcionais

•  Existe uma trajetória profissional ascendente para as pessoas de uma organização funcional.

•  Ex. Um analista-assistente de orçamentos pode ser

promovido a analista de orçamentos e depois, a gerente de departamento.

•  Vantagem: carreira profissional transparente com separação de funções.

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Organizações Funcionais

•  Geralmente os projetos são assumidos de modo compartilhado.

•  Ex. O dep. Marketing fará sua parte no projeto mas caberá ao dep. de produção concluí-lo.

Recursos Humanos Finanças Tecnologia Informação Executivo Chefe Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Coordenação do Projeto Geralmente o vice-presidente ou gerente sênior de departamento.

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Organizações funcionais

•  Desvantagens:

•  O gerente de projeto tem

pouca ou nenhuma autoridade oficial

•  Vários projetos disputam recursos limitados e

prioridades

•  Os integrantes da equipe do projeto são leais ao gerente funcional pois é ele quem realiza as avaliações de

desempenho e não o Gerente de Projetos (GP)

ORGANIZAÇÕES

ESTRUTURADAS POR PROJETOS

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Org. Estruturadas por Projetos

 “Projetizada” é o tipo de estrutura onde o

Gerente do Projeto tem plena autoridade quanto à definição de prioridades e à administração das

pessoas alocadas para trabalhar (esta palavra não

existe em português).

•  São praticamente o oposto das organizações funcionais.

•  O enfoque é o próprio projeto.

•  A idéia é cultivar lealdade ao projeto, não a um gerente funcional.

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•  Os gerentes de projeto têm autoridade máxima sobre o projeto.

•  Os recursos da organização são destinado ao projeto e ao esforço do projeto. Gerente de Projetos Gerente de Projetos Gerente de Projetos Executivo Chefe Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Alocado ao Projeto Coordenação do Projeto

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Estruturadas por projetos

•  Na maioria das vezes, os

membros da equipe trabalham juntos num mesmo espaço

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Org. Estruturadas por Projetos

•  Desvantagens:

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Artista Gráfico Orientado por Projetos

•  Você foi designado gerente de projeto para fazer a estrutura e implementação do website de sua empresa.

•  Sua empresa é uma organização estruturada por projetos, então você tem autoridade para recrutar e alocar recursos. •  Você reúne a equipe, inclusive os programadores, redatores

técnicos, testadores e analistas de empresa.

•  Meire, uma designer gráfica altamente qualificada, também faz parte da equipe. Sua experiência especializada em artes

gráficas é necessária apenas em determinadas ocasiões no decorrer do projeto.

•  Quando ela concluir a parte do desenho gráfico da tela em que está trabalhando, não haverá mais nada para fazer até a

próxima página ficar pronta. •  O que você pode fazer?

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•  O gerente de projetos deverá procurar outras atividades para Meire durante estes períodos ociosos.

•  Não compensa dispensá-la e depois contratá-la quando seus serviços forem necessários novamente.

•  O GP deve aproveitar Meire em outras atividades como editar textos das páginas, ajudar na criação da próxima campanha de marketing.

•  Durante o processo de planejamento o GP deve

descobrir as habilidades e possibilidades de todos os membros de sua equipe de modo a planejar um

cronograma adequado para eles e evitar o tempo ocioso.

ORGANIZAÇÕES MATRICIAIS

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Organizações Matriciais

•  É a combinação das estruturas funcionais e por

projetos.

•  Os funcionários podem ser subordinados a vários

gerentes de projeto, caso trabalhem em vários

projetos simultaneamente.

Org. Funcional

+

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Organizações Matriciais

•  Permitem que os gerentes de projeto se

concentrem no projeto e no esforço do

projeto, exatamente como em uma

organização estruturada por projetos.

•  A equipe do projeto está livre para se

dedicar aos objetivos do projeto, sem as

distrações do departamento funcional.

• 

Gerentes funcionais

respondem pelas

obrigações administrativas e alocam

funcionários aos projetos.

• 

Gerentes de projeto

atribuem as tarefas

associadas ao projeto.

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Matricial Forte

•  Os gerentes de projeto tem o maior poder, eles podem convencer os gerentes funcionais a renunciar a seus melhores recursos a favor dos projetos.

Gerente de GPs Finanças- G. Func. Produção- G. Func. Executivo Chefe Tecnologia da Informação- Func. GP GP Pessoal Pessoal _Pessoal Pessoal Pessoal GP Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal

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Matricial Fraca

•  Os gerentes funcionais tem todo o poder na estrutura. Tem muita autoridade e são responsáveis pelas alocações de trabalho.

•  Os GP tem pouca ou nenhuma autoridade. Eles apenas executam o projeto. Muitas vezes são denominados como coordenadores do projeto. Recursos Humanos Marketing Produção Executivo Chefe Pessoal Pessoal _Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Coordenação do Projeto Pessoal Pessoal

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Matricial Balanceada ou Mista

•  Poder equilibrado entre os gerentes funcionais e o gerentes de projetos.

•  Cada gerente responde pela sua parte do projeto ou da

organização e os funcionários são designados para os projetos de acordo com as necessidades existentes.

Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Executivo Chefe Gerente do Projeto Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal Pessoal

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Responda

•  Você foi designado para um projeto que permitirá que os candidatos a empregos preencham suas candidaturas e as enviem pelo website da empresa.

•  Você se reporta ao vice-presidente de Recursos

Humanos que também é responsável por selecionar as candidaturas para a divisão de tecnologia de informação e marcar as entrevistas.

•  O coordenador do projeto solicitou a versão mais recente das suas modificações efetuadas na página de

candidaturas on-line para esta revisão.

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Resposta:

•  Organização Matricial Fraca.

•  Os gerentes funcionais, que possuem muita autoridade e poder, trabalhando como coordenadores de projetos com pouca autoridade e poder, caracterizam uma

organização matricial fraca. Os gerentes de projeto nas organizações matriciais fracas são denominados,

algumas vezes, de coordenadores de projetos, líderes de projetos ou executores de projetos.

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Composta

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Habilidades Necessárias a

um Gerente de Projeto