Escola Superior de Saúde
Instituto Politécnico da Guarda
R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O
P R O F I S S I O N A L I
SANDRA PEREIRA MATIA S
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO EM FARMÁCIA
Escola Superior de Saúde
Instituto Politécnico da Guarda
R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O
P R O F I S S I O N A L I
SANDRA PEREIRA MATIAS LICENCIATURA EM FARMÁCIA
ORIENTADOR DE ESTÁGIO:
DRA. ISABEL MARIA FIGUEIREDO PERFEITO
LOCAL DE ESTÁGIO: FARMÁCIA AVENIDA
COORDENADORA PEDAGÓGICA:
DOCENTE ANDRÉ RICARDO TOMÁS DOS SANTOS ARAÚJO PEREIRA
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AGRADECIMENTOS
Perante o apoio que me foi prestado todos os dias de estágio, agradeço a todos os profissionais da Farmácia Avenida pela colaboração que demonstraram durante a minha aprendizagem.
Em primeiro lugar, gostaria de agradecer à minha orientadora de estágio Dra. Isabel Maria Figueiredo Perfeito pela forma como me acompanhou ao longo destas semanas do estágio na Farmácia Avenida, pela disponibilidade, paciência e carinho com que respondeu a todas as minhas solicitações e por ter contribuído para aumentar o meu grau de conhecimento acerca dos mais variados assuntos, na medida em que me demonstrou como funciona uma Farmácia Comunitária, e ainda a realidade do mundo do trabalho.
Agradeço, também, ao Dr. António Manuel Cardoso Moura e Dra. Helena Cristina Leitão Santos Moura pela maneira como me receberam, possibilitando a realização deste estágio e pela disponibilidade que sempre demonstraram em esclarecer qualquer dúvida.
Também em especial, um agradecimento à Dra. Rita Chaves Ferreira, à Vânia Isabel Cruz Lopes, e ao Sr. Carlos António Figueiredo Lopes pelo modo acolhedor com que me receberam e pela boa disposição com que sempre presentearam ao longo do estágio.
Por último, mas não menos importante em especial a coordenação e supervisão dos Docentes Maria de Fátima dos Santos Marques Roque e André Ricardo Tomás dos Santos Araújo Pereira, uma vez que me acompanharam sempre ao longo do estágio e ainda pela compreensão, pela disponibilidade, orientação, atenção e paciência que me dispensaram.
Muito obrigada a todos por terem contribuído para a minha formação enquanto Técnica de Farmácia.
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PENSAMENTO
“A maior recompensa do nosso trabalho não é o que nos pagam por ele, mas aquilo em que ele nos transforma.”
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LISTA DE ABREVIATURAS
ADM-Assistência na Doença aos Militares
ADSE- Direcção-Geral de Proteção Social aos Funcionários e Agentes da Administração Pública
AIM- Autorização da Introdução do Medicamento ANF- Associação Nacional de Farmácias
ARS- Associação Regional de Saúde B.I- Bilhete de Identidade
CGD- Caixa Geral de Depósitos
DCI- Denominação Comum Internacional IVA- Imposto de Valor Acrescido
IMC- Índice de Massa Muscular
INFARMED – Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde INR- Rácio Internacional Normalizado
MG- Medicamento Genérico
MNSRM – Medicamento Não Sujeito a Receita Médica MSRM – Medicamento Sujeito a Receita Médica PVF – Preço de Venda à Farmácia
PVP – Preço de Venda ao Público
PT/C/SNS- Portugal Telecom-Correios-Sistema Nacional de Saúde
SAD/GNR- Assistência na doença ao pessoal da Guarda Nacional Republicana SAD/PSP-Assistência na doença ao pessoal da Polícia de Segurança Pública SBC- Sindicato dos Bancários do Centro
RAM- Reação Adversa a Medicamento SNS – Serviço Nacional de Saúde
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ÍNDICE DE ILUSTRAÇÕES
Ilustração 1- Painel de letras luminosas com o nome e logótipo da farmácia ... 19
Ilustração 2- Entrada da farmácia ... 19
Ilustração 3- Planta da Farmácia ... 19
Ilustração 4- Local de Verificação das Encomendas ... 20
Ilustração 5- Sala de Reuniões... 20
Ilustração 6- Laboratório ... 20
Ilustração 7- Deslizantes ... 21
Ilustração 8- Frigorífico ... 21
Ilustração 9- Banca de conferência do Receituário ... 22
Ilustração 10- Gavetas ... 22
Ilustração 11- Gaveta organizada ... 22
Ilustração 12- Balcão de atendimento ... 23
Ilustração 13-Balcão de atendimento da Dermocosmética... 23
Ilustração 14-GAP 1 ... 24
Ilustração 15-GAP2 ... 24
Ilustração 16-Postigo ... 25
Ilustração 17-Montra ... 25
Ilustração 18- Zona fria da farmácia Avenida ... 26
Ilustração 19-Dermocosmética (a)- parte 1 ... 27
Ilustração 20-Dermocosmética (a)- parte 2 ... 27
Ilustração 21- Ilha (b) ... 27
Ilustração 22- Gôndolas Sazonais (c)-parte 2 ... 28
Ilustração 23- Gôndolas Sazonais (c)-parte 1 ... 28
Ilustração 24- Capilares (d) ... 28
Ilustração 25- Linha de Homem (e) ... 28
Ilustração 26- Nutrição Infantil (g) e "Cantinho das crianças"(h) ... 29
Ilustração 27- Puericultura (f)... 29
Ilustração 28-Produtos de Veterinária (n) ... 29
Ilustração 29- Suplementos Alimentares (j) ... 30
Ilustração 30- Podologia e Ortopedia (m) ... 30
7
Ilustração 32- Bucodentários (i) ... 30
Ilustração 33- Balcão de Dermocosmética(13) ... 30
Ilustração 34- Gôndola A ... 31
Ilustração 35- Gôndola B ... 31
Ilustração 36- Montra (20) ... 31
Ilustração 37- Montra (20) ... 31
Ilustração 38- "Sifarma 2000" ... 32
Ilustração 39- Encomendas Diárias ... 35
Ilustração 40- Banheira ... 36
Ilustração 41- Etapas para a receção de Encomendas ... 38
Ilustração 42- Encomendas Manuais ... 38
Ilustração 43- Devoluções ... 42
Ilustração 44- Identificação do Doente ... 45
Ilustração 45- Local de prescrição ... 45
Ilustração 46- Identificação do médico ... 45
Ilustração 47- Identificação dos medicamentos... 46
Ilustração 48- Assinatura do prescritor e validade da receita ... 46
Ilustração 49- Aviar a receita pelo "Sifarma 2000" ... 47
Ilustração 50- Introdução do organismo de comparticipação ... 47
Ilustração 51- Introdução de dados do utente e receção do pagamento ... 48
Ilustração 52- Talão de Venda ... 48
Ilustração 53- Verso da Receita ... 49
Ilustração 54- Portaria/Despacho... 50
Ilustração 55- Comprovativo de Venda Suspensa ... 52
Ilustração 56- Venda suspensa ... 52
Ilustração 57- Autorização da dispensa de medicamentos genéricos ... 53
Ilustração 58- Rótulo dos manipulados ... 70
Ilustração 59- Cartão da Farmácia Avenida ... 81
Ilustração 60- Valormed ... 85
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ÍNDICE DE TABELAS
Tabela 1- Plano de Estágio ... 14
Tabela 2- Portarias/Despachos ... 51
Tabela 3- Escalões de Comparticipação ... 54
Tabela 4- Requisitos obrigatórios de entrega no INFARMED ... 60
Tabela 5- Automedicação ... 64
Tabela 6- Valores de Referência da Pressão Arterial ... 75
Tabela 7- Valores de Referência da Glicémia ... 77
Tabela 8- Valores de Referência do Perfil Lipídico ... 78
9 ÍNDICE LISTA DE ABREVIATURAS ... 5 ÍNDICE DE ILUSTRAÇÕES ... 6 ÍNDICE DE TABELAS ... 8 INTRODUÇÃO ... 12
1-GESTÃO E RECURSOS HUMANOS ... 16
1.1-HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO DA FARMÁCIA ... 16
1.2-FARMÁCIAS DE SERVIÇO E REFORÇO ... 17
2-ORGANIZAÇÃO FÍSICA DA FARMÁCIA ... 18
2.1- MARKETING FARMACÊUTICO ... 25
3-SISTEMA INFORMÁTICO ... 32
4-CIRCUITO DO MEDICAMENTO ... 33
4.1-APROVISIONAMENTO E GESTÃO DE STOCKS ... 33
4.1.1-Aquisição de Produtos ... 34
4.1.2-Realização de Encomendas ... 34
4.1.3-Receção e verificação de encomendas ... 36
4.1.4-Armazenamento e conservação ... 40
4.1.5-Controlo de Prazos de Validade ... 41
4.1.6-Gestão de Devoluções ... 41
5-DISPENSA DE MEDICAMENTOS ... 43
5.1-INTERPRETAÇÃO E DISPENSA DE MEDICAMENTOS ... 44
5.1.1-Validade da prescrição ... 45
5.1.2-Processamento da Receita ... 46
5.2-MEDICAMENTOS GENÉRICOS ... 53
5.3-MEDICAMENTOS COMPARTICIPADOS ... 54
5.3.1-Acordos com SNS e Outras Entidades ... 54
5.3.2-Conferência do receituário ... 55
5.3.3-Faturação ... 56
5.4-MEDICAMENTOS SUJEITOS A RECEITA MÉDICA ESPECIAL ... 58
5.5-MEDICAMENTOS NÃO SUJEITOS A RECEITA MÉDICA ... 60
5.5.1-Automedicação ... 63
6.RELAÇÃO UTENTE – FARMÁCIA ... 66
10
6.2-ASPETOS DE COMUNICAÇÃO ... 66
6.3-FARMACOVIGILÂNCIA... 67
7-MEDICAMENTOS MANIPULADOS ... 67
7.1-REGRAS E BOAS PRÁTICAS DE MANIPULAÇÃO ... 68
7.2-PRESCRIÇÃO DE MEDICAMENTOS MANIPULADOS ... 70
7.3-MANIPULADOS EXECUTADOS ... 71
7.4-CÁLCULO DO VALOR MONETÁRIO DO MANIPULADO ... 73
8-SERVIÇOS DE SAÚDE PRESTADOS AO UTENTE ... 74
8.1-MEDIÇÃO E CONTROLO DO PESO CORPORAL ... 74
8.2-MEDIÇÃO E CONTROLO DA PRESSÃO ARTERIAL ... 75
8.3-DETERMINAÇÃO DE PARÂMETROS BIOLÓGICOS/BIOQUÍMICOS ... 76
8.3.1-Medição e Controlo da Glicémia Capilar ... 76
8.3.2-Medição e Controlo do Colesterol Total, Colesterol HDL Colesterol LDL e Triglicéridos. ... 77
8.3.3-Medição e controlo do ácido Úrico ... 78
8.3.4-Medição e Controlo do Ácido Láctico ... 79
8.3.5-Medição e Controlo de Eritrócitos, Hematócrito e Hemoglobina ... 79
8.3.6-Avaliação do TP/INR ... 81
8.3.7-Análise de urina ... 82
8.3.8-Realização de Testes de Gravidez ... 83
8.4-CONSULTAS DE PODOLOGIA ... 84
8.5-CONSULTAS DE NUTRIÇÃO ... 84
9-VALORMED E FARMÁCIA AVENIDA ... 85
10-FARMÁCIAS PORTUGUESAS ... 86 11-ANÁLISE CRÍTICA ... 87 CONCLUSÃO ... 89 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ... 90 ANEXOS ... 91 ANEXO A ... 92 ANEXO B ... 93 ANEXO C ... 94 ANEXO D ... 95 ANEXO E ... 96
11 ANEXO F ... 97 ANEXO G ... 98 ANEXO H ... 99 ANEXO I ... 100 ANEXO J ... 101 ANEXO L ... 102 ANEXO M ... 103 ANEXO N ... 104 ANEXO O ... 105 ANEXO P ... 106 ANEXO Q ... 107 ANEXO R ... 108 ANEXO S ... 109 ANEXO T ... 110 ANEXO U ... 111 ANEXO V ... 112 ANEXO W ... 113 ANEXO X ... 114 ANEXO Y ... 115 ANEXO Z ... 116 ANEXO AA ... 117 ANEXO AB ... 118 ANEXO AC ... 119
12
INTRODUÇÃO
O estágio é uma importante vertente da formação, permitindo ao estudante aprender no seio da equipa multidisciplinar de saúde e em contacto directo com o utente/doente. (…) O perfil do Técnico de Farmácia pressupõe a existência de um profissional competente, ativo, consciente e responsável. Dado o carácter predominantemente técnico do curso, cuja área de intervenção é o Medicamento e o Utente/Doente, a realização de estágios durante o curso de licenciatura reveste-se de grande importância na formação destes profissionais. 1
O Estágio Profissional I, realizado pelos alunos do 4º ano/1º semestre do Curso em Licenciatura em Farmácia, da Escola Superior de Saúde do Instituto Politécnico da Guarda, teve a duração de 455 horas, e decorreu de 26 de Setembro 2011 a 13 de Janeiro de 2012, com interrupção de 21 de Novembro a 25 de Novembro e ainda de 19 a 30 de Dezembro para férias de natal. Os alunos foram distribuídos por várias farmácias comunitárias e hospitalares, distribuídas pelo país.
O Estágio Profissional I do curso de Licenciatura em Farmácia tem como objetivos principais: desenvolver competências científicas e técnicas que permitam a realização de atividades subjacentes à profissão do Técnico de Farmácia das várias áreas de intervenção profissional; aplicar os princípios éticos e deontológicos subjacentes à nossa futura profissão; identificar, desenvolver e avaliar planos de intervenção adequadamente integrados numa equipa multidisciplinar; responder aos desafios profissionais com inovação, criatividade e flexibilidade; de modo geral também favorecer e preparar o estudante a dar resposta, em contexto real, às exigências da sociedade, promovendo a socialização, integração profissional e integração das aprendizagens que vão sendo desenvolvidas ao longo do curso.
O presente estágio foi realizado na Farmácia Avenida, na freguesia de Repeses do conselho de Viseu. Esta caracteriza-se por ser uma instituição de acesso privilegiado, uma vez que é a única situada na freguesia e apresenta um fácil acesso a todos os utentes. A farmácia está sob a Direção Técnica da Dra. Isabel Maria Figueiredo Perfeito, que sempre me acompanhou e orientou durante todo o estágio. A coordenação e supervisão ficaram a cargo dos Docentes André Ricardo Tomás dos Santos Araújo Pereira e Maria de Fátima dos Santos Marques Roque.
Durante o estágio foi possível superar os objetivos específicos que me foram propostos. Tive a oportunidade de aplicar e desenvolver os conhecimentos e técnicas já adquiridas ao longo da minha formação académica. Participei em todas as atividades
1
Artigo 1º - Nota introdutória, Regulamento específico do Estágio profissional I– Estágio de Farmácia Comunitária, Escola Superior de Saúde-Instituto Politécnico da Guarda.
13
recomendadas e planeadas pela escola e por mim ao iniciar o estágio profissional I. De seguida, apresenta-se a Tabela 1 com os objetivos específicos e com as respetivas atividades planeadas que tornaram possível este estágio.
Objetivos Atividades Planeadas
Reconhecer a farmácia como entidade prestadora de
cuidados de saúde
Participar nas diversas etapas do circuito do
medicamento, desde a sua entrada na farmácia até à sua dispensa aos utentes.
Caracterizar a estrutura da farmácia em termos de espaço,
equipamento e recursos humanos
Visita às diferentes áreas da farmácia.
Aprovisionamento e gestão de Stock
Elaboração de encomendas e sua transmissão;
Receção e conferência qualitativa e quantitativa dos medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos rececionados;
Conferência da encomenda rececionada com a fatura correspondente, mais precisamente as quantidades dos produtos rececionados, os valores do Preço de Venda ao Público (PVP) e Preço de Venda à Farmácia (PVF);
Armazenamento e conservação;
Arrumação técnica dos medicamentos e outros produtos de saúde;
Controlo de prazos de validade e devoluções
Caracterizar a aplicação informática utilizada e relacionar com as áreas
funcionais da farmácia
Utilizar o sistema informático SIFARMA 2000 nas diversas etapas do circuito do medicamento
Dispensa de medicamentos
Dispensa de medicamentos Medicamento Sujeito a Receita Médica e Medicamento (MSRM), Não Sujeito a Receita Médica(MNSRM) e medicamentos sujeitos a
14 Tabela 1- Plano de Estágio
A farmácia é um local de aconselhamento terapêutico e de educação para a saúde abrangendo variadíssimas áreas tais como a nutrição, a podologia, a puericultura, entre outras. A farmácia Avenida oferece uma vasta gama de serviços farmacêuticos tais como, medição e controlo da pressão arterial, pesagem de adultos, crianças e bebés, determinação de parâmetros biológicos/bioquímicos (glicémia, perfil lipídico, ácido úrico, ácido láctico, análise de urina, análise do Rácio Internacional Normalizado (INR) e medição dos valores de hemoglobina, eritrócitos e hematócrito no sangue) e ainda dispõe de consultas de Nutrição e Podologia devidamente acompanhadas com profissionais especialistas na área.
receita médica especial com a respetiva informação ao utente;
Participação na conferência do receituário;
Participação na Faturação do receituário mensal da Farmácia.
Preparação de Formulas Magistrais
Preparação de manipulados de acordo com as Boas Práticas de Preparação de Manipulados;
Preparação de medicamentos manipulados de acordo com normas e requisitos aprovados pela Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde (INFARMED);
Registar todos os dados referentes às preparações efetuadas, na ficha de preparação do medicamento manipulado;
Aplicar normas de higiene/limpeza e desinfeção.
Prestação de cuidados de saúde
Controlo de peso e altura do utente;
Controlo da pressão arterial do utente;
Determinação de parâmetros biológicos/bioquímicos dos utentes;
Interação e cooperação com outros profissionais de saúde, nomeadamente Podologista e Nutricionista;
Participação em formações a nível de Dermocosmética ( Uriage
®
, Caudalíe®
, Phyto®
).15 Técnico de farmácia — desenvolvimento de atividades no circuito do medicamento, tais como análises e ensaios farmacológicos; interpretação da prescrição terapêutica e de fórmulas farmacêuticas, sua preparação, identificação e distribuição, controlo da conservação, distribuição e stocks de medicamentos e outros produtos, informação e aconselhamento sobre o uso do medicamento;2
O trabalho numa Farmácia Comunitária é muito variado. Assim, este estágio possibilitou-me adquirir conhecimentos, competências e atitudes necessárias à integração na equipa multidisciplinar de saúde que presta assistência ao utente e ainda preparar-me como futura Técnica de Farmácia, estando disposta para dar resposta às exigências da sociedade, no que diz respeito à preparação, controlo, dispensa e informação de medicamentos, quer aos utentes, quer aos profissionais de saúde, de forma ética e responsável.
Para uma melhor abordagem deste relatório, reflexo de todo o período de estágio, a estrutura do mesmo encontra-se organizada de forma a descrever as atividades planeadas e desenvolvidas, segundo o circuito de medicamento. Por fim, na conclusão refletirei sobre as atividades desenvolvidas, as dificuldades sentidas e ainda aspetos a melhorar para o próximo estágio.
A narração do presente relatório está em concordância com o Novo Acordo Ortográfico.
2
16 1- GESTÃO E RECURSOS HUMANOS
A gestão dos recursos humanos é uma das bases do bom funcionamento de uma Farmácia de Oficina. Na Farmácia Avenida todos os funcionários têm as suas funções bem definidas dentro da Farmácia, o que conduz a uma grande articulação e um bom funcionamento de todas as partes.
No caso da farmácia, a gestão de recursos humanos é essencial uma vez que é um espaço de saúde com um horário alargado. Assim, é importante uma organização eficaz de tarefas e horários para cada trabalhador, mantendo por sua vez um bom funcionamento da farmácia e aconselhamento ao utente.
A Farmácia Avenida dispõe de três Farmacêuticos, dois Técnicos de Farmácia e uma Ajudante Técnica de Farmácia: uma farmacêutica Diretora Técnica, a Dra. Isabel Maria Figueiredo Perfeito; um farmacêutico Adjunto Dr. António Moura; uma farmacêutica Dra. Helena Moura; Dra. Rita Ferreira e Sr. Carlos Lopes como Técnicos de Farmácia, e D. Vânia Lopes como Ajudante Técnica de Farmácia.
A formação contínua é uma presença constante nesta farmácia. Durante o meu estágio tive a oportunidade de verificar e participar na deslocação periódica com os vários colaboradores da farmácia a ações de formação.
1.1- HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO DA FARMÁCIA
A Farmácia Avenida encontra-se em funcionamento toda a semana incluindo fins-de-semana, encerrando unicamente aos feriados. O horário de abertura da Farmácia Avenida ao público de segunda-feira a sexta-feira é das 8.00 horas às 22.00 horas sem encerrar para hora de almoço, permitindo assim uma maior acessibilidade dos utentes durante toda a semana de trabalho. Aos sábados e aos domingos a farmácia funciona das 9.00 horas às 19.00 horas também sem interrupções.
17
1.2- FARMÁCIAS DE SERVIÇO E REFORÇO
Uma farmácia em serviço permanente mantém-se em funcionamento, ininterruptamente, desde a hora de abertura até à hora de encerramento do dia seguinte. Uma farmácia de turno em regime de reforço mantém-se em funcionamento até às 22 horas, sem prejuízo de encerramento à hora de almoço quando o período de funcionamento definido o preveja. As escalas de turnos realizados pelas farmácias de cada zona são definidas e aprovadas pela ARS Associação Regional de Saúde (ARS) territorialmente competente, sob proposta das associações representativas das farmácias.
As associações representativas das farmácias propõem à administração regional de saúde territorialmente competente (ARS), durante o mês de Setembro, as escalas de turnos de serviço permanente, de regime de reforço e de regime de disponibilidade, adiante designadas por escalas de turnos, para o ano seguinte. A ARS solicita à Câmara Municipal territorialmente competente (CM) parecer sobre a proposta referida no número anterior. Após a receção do parecer da CM ou caso o mesmo não seja emitido durante o prazo legal, a ARS aprova, até ao dia 15 de Novembro, as escalas de turno para o ano seguinte. A ARS envia ao INFARMED à CM, às associações representativas das farmácias e às farmácias do município, até ao dia 30 de Novembro, as escalas de turnos aprovadas para o ano seguinte.3
Em Viseu existem na totalidade dezanove farmácias disponíveis para servir os utentes da cidade. Encontra-se todos os dias uma farmácia em regime de serviço noturno e uma outra em regime de reforço.
Nos municípios com mais de 50000 habitantes, ou que tenham mais de 10 farmácias, tem de existir sempre 1 farmácia de turno de serviço permanente por cada 50000 a 80000 habitantes. Nos municípios com mais de 80000 habitantes tem de existir sempre uma farmácia de turno de regime de reforço por cada 50000 a 80000 habitantes.4
A Farmácia Avenida entrou recentemente no plano regional das farmácias de turno em serviço. Assim em serviço permanente a farmácia mantem-se em funcionamento, ininterruptamente, desde a hora de abertura até à hora de encerramento do dia seguinte. A Farmácia Avenida presta serviço permanente dezanove em dezanove dias significando que abre às 8.00 horas e fecha apenas às 22.00 horas do dia seguinte, no caso dos dias úteis, já aos fins-de-semana encerra às 19 horas.
3 Portaria nº 582/2007 de 4 de Maio 4
18 Quando a farmácia funciona por turnos, pode ser recusada a dispensa de medicamentos não prescritos em receita médica. O funcionamento da farmácia por turnos é insuscetível de originar qualquer acréscimo de pagamento nos medicamentos prescritos em receita médica datada do próprio dia ou do dia anterior. Nas situações não compreendidas no número anterior, o funcionamento da farmácia por turnos pode originar um acréscimo no pagamento cujo valor máximo é fixado por portaria do Ministro da Saúde. 5
A farmácia em serviço permanente é assegurada por dois funcionários da farmácia fazendo o atendimento através do postigo, o qual permite preservar os profissionais e a farmácia de possíveis violências à integridade física.
2- ORGANIZAÇÃO FÍSICA DA FARMÁCIA
A Farmácia Avenida apresenta uma imagem cuidada e um aproveitamento físico organizado e funcional, a pensar no bom desempenho dos profissionais que nela trabalham. A farmácia tem acesso livre e direto para a via pública através de uma entrada principal. Exteriormente a farmácia está identificada com uma «cruz verde» luminosa, universalmente reconhecida, colocada perpendicularmente à tapada frontal do edifício e junto à estrada para que possa ser visível a todos os cidadãos. A entrada é acompanhada com um painel de letras luminosas com o nome e logótipo da farmácia “Farmácia Avenida” como demonstra a ilustração 1 na fachada do edifício. Ainda no exterior, tal como representado pela imagem 2, toda a entrada é acompanhada com o vocabulário “farmácia” tanto em português como em outras línguas. A entrada faz-se através de uma rampa com uma porta deslizante, automática, o que possibilita um fácil acesso de qualquer pessoa à farmácia. A porta é semelhante às montras, de vidro, permitindo visualizar o espaço interior. Ao entrar na farmácia o utente depara-se com um espaço amplo, luminoso e bastante acolhedor.
A Farmácia Avenida está organizada por zonas distintas. Existe um espaço destinado ao público denominado por zona de circulação e um espaço de acesso reservado ao público que se entende pela área de trabalho, nomeadamente a zona atrás do balcão e a zona de receção de medicamentos.
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Para uma melhor compreensão, serão descritos pormenorizadamente os equipamentos e instalações da farmácia de acordo com a planta apresentada na ilustração 3).
Ilustração 3- Planta da Farmácia
Ilustração 2- Entrada da farmácia Ilustração 1- Painel de letras luminosas com o nome e
20 1- Recepção de Encomendas-
Local onde os fornecedores entregam as encomendas solicitadas pela farmácia ( Ilustração 4);
2- Verificação de Encomendas-
área destinada à receção de encomendas equipada com computador e sistema de leitura
ótica, uma impressora e uma impressora de códigos de barras. É nesta área que é feita a recepção de encomendas introduzindo o stock, PVF, PVP, validades dos produtos recebidos no sistema informático da farmácia e também a marcação de PVP de produtos (Ilustração 4);
3- Sala de Reuniões- esta sala
destina-se a reuniões entre a equipa, a formações e ao convívio entre os profissionais. A sala está equipada com um microondas, frigorífico, máquina de café e de água para todos usufruirem (Ilustração 5);
4- Laboratório- Área direcionada à preparação
de manipulados, armazenamento das matérias-primas e materiais necessários à manipulação, assim como alguns produtos que se destinam a ser cedidos isoladamente (álcool, óleo de amêndoas doces, borato de sódio, etc.), estando os produtos no estado sólido e líquido separados. É também neste local que é feita a
Ilustração 4- Local de Verificação das Encomendas
Ilustração 5- Sala de Reuniões
21
reconstituição das suspensões orais. O laboratório é composto por armários que contêm um stock de materiais necessários à manipulação como: provetas, almofarizes, reagentes, luvas, varetas, funis, pipetas, goblés, espátulas, bisnagas, frascos para suspensões e emulsões, rótulos, entre outros. É ainda equipado por um lavatório, uma balança analítica, um exaustor e uma caldeira termostática de banho-maria. Ainda no local, estão disponíveis todos os documentos obrigatórios, destinados à realização de formulações magistrais como por exemplo a Farmacopeia Portuguesa (Ilustração 6);
5- Sala da Direção Técnica – Escritório da Direção Técnica destinada às práticas
inerentes à administração;
6- Armazém/ Deslizantes- local onde se
guardam os excedentes de produtos da farmácia (Ilustração 7);
7- Área Técnica- Local com equipamentos importantes para manutenção do sistema
informático da farmácia;
8- Frigorífico- Os medicamentos que necessitam de
armazenagem a frio (colírios, insulinas, vacinas) estão distribuídos por ondem alfabética no interior de um frigorífico regulamentado e certificado, com controlo de temperatura e humidade (Ilustração 8);
9- Instalação sanitária- destinada unicamente aos profissionais da farmácia; Ilustração 7- Deslizantes
22 10- Banca de conferência do Receituário-
terminal informático para controlo de existências e gestão de encomendas, gestão de prazos de validade, conferência e organização do receituário de acordo com os sub-sistemas de saúde e comparticipação, vigilância eletrónica do espaço físico da farmácia (circuito interno de TV),
consulta rápida de bibliografia e outros tipos de documentação. Este local também se destina aos medicamentos ou produtos encomendados pelos utentes da farmácia, isto significa que o produto solicitado depois de ter passado pela receção e verificação de encomendas, é colocado numa prateleira desta área, devidamente identificado com o nome completo do utente e se efetuou ou não o pagamento (Ilustração 9);
11- Armazenamento em Gavetas –Zona de Stock Ativo- Apoio à área de atendimento, equipada com armários de gavetas deslizantes. Os MSRM estão organizados em gavetas próprias por ordem alfabética da marca comercial, existindo um espaço destinado a cada forma farmacêutica, nomeadamente: formulações orais sólidas (comprimidos e cápsulas), soluções orais (xaropes), pós e granulados, ampolas (injetáveis e bebíveis em gavetas separadas), formulações retais (supositórios e clisters), pomadas (incluindo geles e pastas), anticontraceptivos orais, pomadas e colírios oftálmicos, formulações para inalação, gotas auriculares e orais, e
Ilustração 9- Banca de conferência do Receituário
Ilustração 10- Gavetas
23
adesivos transdérmicos. Ainda nas gavetas encontram-se, também separadamente, um local destinado a tiras para medição da glicémia, a produtos de uso ginecológico (óvulos e soluções de lavagem) e produtos de aplicação cutânea (champôs e vernizes). Os Medicamentos Genéricos (MG) também fazem parte deste stock ativo, por ordem alfabética do nome da substância ativa e pelo nome da indústria que a produz. Por fim, ainda existe uma outra gaveta exclusivamente para colocar de forma organizada os psicotrópicos/estupefaciente (Ilustração 11);
12- Balcão de Atendimento- existem cinco
balcões destinados a receber e informar os utentes (Ilustração 12);
13- Balcão da Dermocosmética- Destina-se também aos
utentes, no entanto com a intenção de fornecer informações e aconselhamento a nível dermocosmético(Ilustração 13);
14-
Sala de atendimento ao público – zona de atendimento ao públicoclimatizado e com excelente iluminação natural e elétrica. Constituída pelos balcões de atendimento com postos informáticos em cada (computador, impressora de talões, leitor ótico, rato, teclado e gaveta de dinheiro). Esta zona apresenta vários lineares com exposição de MNSRM, produtos fitoterapêuticos e homeopáticos, produtos de puericultura, nutrição infantil, produtos cosméticos e de higiene corporal e material de apoio/suporte ortopédico. Nas gavetas por detrás
Ilustração 12- Balcão de atendimento
Ilustração 13-Balcão de atendimento da Dermocosmética
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dos balcões estão armazenados acessórios como ligaduras, pensos, termómetros, dedeiras, pinças, e ainda os excedentes de alguns lineares;
15- Gabinete de atendimento personalizado- GAP 1 – local
destinado ao aconselhamento privado e personalizado, à medição de parâmetros bioquímicos e fisiológicos, tais como avaliação e controlo do perfil lipídico, glicémia, ácido úrico, ácido láctico, análise de urina, análise do INR, medição
dos valores de hemoglobina, eritrócitos e hematócrito no sangue, pressão arterial e medição do peso corporal. Neste gabinete encontra-se um contentor amarelo (para colocar os resíduos classificados como perigoso, como as lancetas, tiras já utilizadas, e de todo o material considerado cortante, perfurante e contaminado) e um lavatório. Também existe uma balança digital para pesagem de adultos e ainda uma balança destinada à pesagem de bebés. Neste gabinete é habitual realizar-se as consultas de nutrição que a farmácia disponibiliza (Ilustração 14);
16- Gabinete de atendimento personalizado- GAP 2- Este gabinete destina-se à administração de
medicamentos injetáveis, às consultas de podologia e às consultas de dermocosmética por parte das conselheiras das marcas dos lineares da farmácia. À semelhança do outro gabinete encontra-se um contentor amarelo (para as seringas utilizadas na administração de injectáveis) e um lavatório para que no início.
Como ilustra a imagem 15 a sala é equipada com uma maca automática para o utente se sinta descontraído ao longo da consulta, ou mesmo quando lhe é administrado um injectável;
Ilustração 14-GAP 1
25 17- Instalações Sanitárias- destinadas aos utentes, estando equipadas para que mesmo as pessoas com deficiência motora tipo de pessoas possa ter acesso. Também são utilizadas pelos utentes na recolha de urina em recipientes adequados à realização de testes de gravidez e análises de urina;
18- Postigo- Local onde se transfere os medicamentos
que o utente solicitar nas noites de serviço da farmácia (Ilustração 16);
19- Entrada da Farmácia- entrada para os utentes da farmácia;
20- Montras - área da farmácia que tem por
objetivo publicitar algum produto sazonal que se pretenda vender num determinado período de tempo, sendo assim, considerada uma ferramenta de comunicação com o público no exterior, essencial para captar a atenção da população.
2.1- MARKETING FARMACÊUTICO
O marketing é uma ferramenta de gestão que permite antecipar, prever e satisfazer as necessidades dos consumidores. Esta ferramenta permite planear objetivos à farmácia, de modo a que esta seja líder de mercado, obtenha lucro, satisfaça os clientes e seja especializada. Visto que hoje em dia, existe uma produção em massa e uma variedade de
Ilustração 16-Postigo
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concorrentes (outras farmácias, parafarmácias, dietéticas) é necessário saber promover os produtos e serviços da farmácia. Assim sendo o marketing é uma estratégia que permite dar a conhecer aspetos essenciais de como atrair e satisfazer o cliente a partir de produto e serviço disponibilizados.
A teoria do merchandising tem como objetivo rentabilização do ponto de venda, cativar o cliente, seduzi-lo através do design, cores e ainda é
considera uma forma de organização dos produtos. Para este efeito existem técnicas essenciais, por exemplo as categorias de produtos mais vendidos são implementados nas zonas ditas mais quentes, ou seja, as zonas de maior alcance visual por parte do público, considerando estes produtos os menos essenciais (exemplo: Dermocosméticos), já as zonas frias situam-se nos locais de baixo fluxo espontâneo de utentes tais como zonas perto das montras e locais de espera sem alcance visual. A zona fria da farmácia (Ilustração 18) situa-se entre as três montras, num local de espera e onde se encontra a balança automática.
Para a zona quente existe duas modalidades distintas: uma de acesso ao público e a outra de acesso reservado ao público, nomeadamente atrás do balcão.
Zona de acesso ao público- na zona de circulação (14) da Farmácia Avenida, o utente tem acesso visual e manual a todos os produtos. Estes estão divididos por áreas temáticas (como assinalados na planta da farmácia) tais como:
a- Dermocosmética; b- Ilha; c- Gôndolas sazonais; d- Capilares; e- Linha de Homem; f- Puericultura; g- Nutrição infantil; h- “Cantinho das crianças”;
n- Produtos de uso
Ilustração 18- Zona fria da farmácia Avenida
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veterinário.
A exposição de produtos de dermocosméticas dispõe de várias técnicas de merchandising. Como é observável nas ilustrações 19 e 20, a nível horizontal os produtos organizam-se por marcas, e a nível vertical organizam-se por famílias (produtos de limpeza, produtos para peles secas e sensíveis, anti-envelhecimento, peles com tendência acneica, etc) para que o cliente tenha percepção de todos o produtos de forma organizada. Ao entrar na Farmácia Avenida, o cliente depara-se de imediato com esta zona.
Ainda nesta zona, utiliza-se uma outra técnica, a colocação de uma “ilha”. Serve assim de suporte de produtos em destaque na farmácia. Por exemplo, como nos encontrávamos na época natalícia, a “ilha” (ilustração 21) passou a estar composta com pequenos presentes de natal.
Outra das formas de captar o cliente nas zonas quentes é a partir das gôndolas sazonais. Na Farmácia Avenida existem duas
bem iluminadas (ilustração 22 e 23). Uma vez que o estágio decorreu na estação Outono/Inverno, as gôndolas continham produtos como champôs loções, suplementos alimentares para a queda de cabelo, já que é nesta época que o cliente adere a estes produtos. Ambas “saltam à vista” do cliente, pelas cores, formas, e ainda por deparar-se no trajecto do cliente até ao balcão. A rotação dos produtos das gôndolas sazonais e “ilhas” depende da realidade e da preponderância de cada uma destas secções na dinâmica comercial de cada farmácia.
Ilustração 20-Dermocosmética (a)- parte 2 Ilustração 19-Dermocosmética (a)- parte 1
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A
A Farmácia Avenida ainda disponibiliza mais lineares, como os capilares e produtos de linha de homem. Esta zona da farmácia torna-se mais específica tornando possível de uma forma acessível o cliente escolher os produtos. Por exemplo, o linear exclusivo ao homem é importante, pois hoje em dia, cada vez mais, o homem tem cuidados redobrados com o corpo e o rosto, e assim a farmácia proporciona ao homem escolher de uma forma rápida e eficaz o produto desejado.
A Farmácia Avenida dedica uma área aos bebés e crianças. Como mostrado na ilustração 26 e 27, está ao dispor do cliente área de puericultura e de nutrição infantil. Esta área está muito bem pensada, os produtos estão expostos junto aos balcões de atendimento, e ainda apesenta uma particularidade, uma vez que as crianças podem ficar numa área exclusiva para brincar, aquando os pais estão a ser atendidos ao balcão.
Ilustração 22- Gôndolas Sazonais (c)-parte 2 Ilustração 23- Gôndolas Sazonais (c)-parte 1
Ilustração 24- Capilares (d) Ilustração 25- Linha de Homem (e)
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Por último, também de acesso ao cliente e junto aos balcões de atendimento, estão os produtos de veterinária, disposto em prateleiras e organizados por ordem alfabética do nome comercial.
Zona de acesso reservado ao público i- Bucodentários
j- Suplementos alimentares l- Medicação familiar m- Podologia e Ortopedia
Ainda como zona quente, mas de acesso apenas visual atrás dos cinco balcões de atendimento, podemos encontrar uma panóplia enorme de MNSRM organizados por áreas: Bucodentários, Suplementos alimentares, Medicação familiar e Podologia e Ortopedia (Ilustração 29 e 30). Esta área também se torna importante uma vez que o cliente passa a ter uma visão global dos produtos.
Ilustração 27- Puericultura (f) Ilustração 26- Nutrição Infantil (g) e "Cantinho das
crianças"(h)
Ilustração 28-Produtos de Veterinária (n)
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É de referenciar o balcão de dermocosmética (Ilustração 33), que se destina principalmente a aconselhar e vender produtos de cosmética. Ao observarmos a imagem atentamente, o balcão também apresenta técnicas de merchandising como por exemplo: exposição de produtos novidades, promoções, produtos de pouca saída, chamando atenção do cliente enquanto espera pelo atendimento. O balcão, como é o caso, não deve ser sobrecarregado nem ter expositores demasiados altos.
A Farmácia Avenida dispõe de duas gôndolas A e B (Ilustração 34 e 35), que no interior da farmácia tem como utilidade a disposição de produto com pouca rotatividade ou
Ilustração 32- Bucodentários (i) Ilustração 29- Suplementos Alimentares (j)
Ilustração 31- Medicação Familiar (l)
Ilustração 30- Podologia e Ortopedia (m)
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em destaque. No entanto estas gôndolas têm dupla funcionalidade, uma vez que são estas, visualizando do exterior da farmácia, que constroem a montra, como representam as seguintes ilustrações. A montra da Farmácia Avenida dispõe de técnicas para seduzir o cliente, na medida em que proporciona o primeiro contacto do cliente com o produto. Esta não pode estar sobrecarregada, e ainda deve-se ter em atenção o número, a forma e a cor do produto. A marca, o slogan e o logótipo do produto exposto na montra deve ser legível para quem passe de automóvel ou passe do outro lado da rua.
Ilustração 34- Gôndola A Ilustração 35- Gôndola B
Ilustração 36- Montra (20) Ilustração 37- Montra (20)
32 3- SISTEMA INFORMÁTICO
A Farmácia Avenida está equipada com um sistema informático constituído por um computador/servidor e oito terminais ligados em rede, encontrando-se seis nos balcões de atendimento ao público e dois na zona de receção das encomendas e de verificação do receituário. Como na maioria das “Farmácias Portuguesas”, o software utilizado é o “SIFARMA 2000” da Associação Nacional de Farmácias (ANF) (Ilustração 38). O programa é atualizado periodicamente através de dicionários que chegam por via eletrónica.
O sistema informático constitui um instrumento indispensável que facilita a prestação de melhor serviço e informação aos utentes e funcionários economizando tempo, permitindo um maior rigor e controlo da atividade. Este permite o registo de medicamentos e outros produtos de saúde dispensados, registo de receitas médicas, realização e receção de encomendas, gestão de existências, controlo de prazos de validade, atualização dos preços e outros parâmetros, existência de uma base de dados de todos os produtos existentes na farmácia, faturação mensal, consulta de ficheiros individuais atualizados de clientes, possibilitando aconselhamento e acompanhamento do utente em cada dispensa, assegurando desta forma o uso seguro e efetivo do medicamento.
Esta aplicação tem como vantagens ainda a prestação de cuidados individualizados e personalizados de serviços, e a intervenção profissional da farmácia, focada no aconselhamento e na segurança da dispensa dos medicamentos. Assim sendo, de uma forma rápida e completa, com o “SIFARMA 2000”, é possível identificar contra-indicações, interações, reações adversas, informar o utente quais as precauções que devem ter em atenção,
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explicar de forma coerente a posologia que o utente deve adotar e identificar fatores que contribuem para efetividade da toma do medicamento com a adesão à terapêutica.
4. CIRCUITO DO MEDICAMENTO
O circuito do medicamento corresponde ao percurso do medicamento desde a sua aquisição até ao momento em que é dispensado ao utente. Deste modo, e para que o medicamento se encontre ao dispor do utente, o Farmacêutico e o Técnico de Farmácia deve ser conhecedor dos processos de aprovisionamento, de gestão e de armazenamento deste, a fim de assegurar a sua qualidade e consequente eficácia, devendo, para isso, cumprir os requisitos necessários para manter a sua estabilidade e conservação.
4.1- APROVISIONAMENTO E GESTÃO DE STOCKS
O aprovisionamento é o conjunto de todas as funções e atividades técnicas e comerciais que constituem o suporte do fornecimento e disponibilidade contínua, em qualidade e quantidade, de bens e serviços, no local exato, no momento oportuno, a um menor custo global. Para garantir uma correta otimização da gestão da farmácia, o aprovisionamento deve basear-se em três diretivas importantes: qualidade, segurança e economia. Esta otimização depende, ainda, de vários aspetos administrativos, técnicos e económicos.
O aprovisionamento e as existências da farmácia têm de ser criteriosamente geridos de modo a evitar estagnação de capital, imobilização de produtos ou mesmo rutura de existências. Para tal, torna-se necessário atender a diversos fatores como localização da farmácia, características dos utentes (idade, nível socio-económico, preferências pessoais e outras), hábitos de prescrição, sazonalidade, espaço físico disponível na farmácia para o armazenamento, proximidade de fins-de-semana (menor frequência de entregas diárias dos fornecedores), produtos publicitados nos media, rotatividade de cada produto, a entrada no mercado de produtos novos (sobre os quais a farmácia é previamente informada por circulares ou por delegados de informação médica dos laboratórios que os comercializam), capital disponível, preços, bonificações e condições de pagamento, frequência de entregas, prazos de validade e possibilidade de devoluções.
34 4.1.1- Aquisição de Produtos
Para a escolha do fornecedor principal, a farmácia tem de ponderar diversos fatores como: melhores condições de pagamento, qualidade dos serviços prestados, maior rapidez e frequência das entregas, menor indisponibilidade de produtos, facilidade na devolução e resolução dos prazos de validade. O fornecedor principal da Farmácia Avenida é a OCP Portugal, mas tem mais fornecedores para garantir o bom funcionamento diário: Cooprofar, Alliance Healthcare, e Plural (também recorre à Agroviseu, no caso de medicamentos de uso veterinário). A aquisição direta aos laboratórios é feita ocasionalmente.
4.1.2- Realização de Encomendas
A realização de encomendas diárias aos armazéns é efetuada via modem através do programa informático “SIFARMA 2000” (Ilustração 39), pela elaboração da nota de encomenda tendo por base a proposta de encomenda. Este programa pela sua capacidade de atualização contínua de stocks dos produtos e através dos valores de stock mínimo e stock máximo, é capaz de efetuar informaticamente uma proposta de encomenda. Isto acontece porque quando um determinado produto atinge o stock mínimo ou se situa entre os valores estabelecidos para o mínimo e máximo, é transferido automaticamente para a proposta de encomenda com um pedido cujo valor somado ao stock existente é igual ao stock máximo. Esta proposta é analisada pelo responsável das encomendas e é suscetível a alteração conforme as necessidades da farmácia. A possibilidade de alterar a proposta de encomenda permite que nela se incluam produtos que não pertencem ao stock da farmácia, mas que foram solicitados pontualmente pelo utente.
35 Ilustração 39- Encomendas Diárias; Fonte: Sistema Informático da Farmácia Avenida
Apesar da realização de encomendas estar muito facilitada, esta exige uma grande capacidade de gestão por parte de quem a efetua de modo que o fluxo de entradas acompanhe o fluxo de saídas sem se verificar nem ruturas de stock nem imobilização de produtos. Após avaliação e modificação (se necessário) da proposta de encomenda pelo operador, faz-se a sua aprovação seguida da impressão de uma cópia para controlo interno, e a transmissão de encomenda via modem. É também dada a possibilidade à farmácia de efetuar pedidos pontuais telefonicamente em caso de necessidade, sendo nesses casos designadas como encomendas manuais.
A aquisição de medicamentos psicotrópicos e estupefacientes é feita à semelhança de outras especialidades, aos fornecedores habituais da farmácia, no entanto, a Farmácia Avenida na maioria das vezes, realiza por via telefónica a encomenda de psicotrópicos e estupefacientes, para que venham faturadas separadamente de outros medicamentos, facilitando posteriormente o controlo de entradas destes medicamentos e o arquivo das faturas correspondentes.
A realização de encomendas aos laboratórios, muitas vezes designadas de diretas, é feita diretamente aos delegados de venda que visitam a farmácia. A encomenda é efetuada mediante o preenchimento de uma nota de encomenda em duplicado. O duplicado permanece na farmácia servindo para a inserção de dados no sistema informático e para a conferência da fatura que acompanha a encomenda no momento da receção.
Média de venda do produto Quantidade do Produto vendido mensalmente Quantidade de stock existente Quantidade a Encomendar Introdução do produto ou o código do produto a encomendar fornecedores oferecem.
36 4.1.3- Receção e verificação de encomendas
As encomendas são entregues em contentores rígidos apropriados, as banheiras (Ilustração 40), por parte dos armazenistas e, no caso de outros fornecedores, a encomenda vem normalmente em caixas de cartão. Todo o tipo de encomenda é acompanhada pelo Guia de Remessa (Anexo A) desde o fornecedor até à farmácia pois pode ser sujeita a uma inspeção por uma
autoridade policial ou outra competente e, além disso, permite ver se a encomenda integra determinado produto sem abrir o contentor e, pela fatura em duplicado. Quando o fornecedor não possui algum dos produtos encomendados, aparece discriminado na fatura, na linha referente ao produto em causa, a respetiva justificação: esgotado no laboratório, retirado do
mercado, em falta, não comercializamos. Tanto num caso, como noutro, na fatura que
acompanha a encomenda deve constar: a identificação do fornecedor e da farmácia, o número da fatura, a data, a identificação dos produtos, as quantidades encomendadas e enviadas, os bónus (caso existam), o preço unitário e a taxa de Imposto de Valor Acrescido (IVA) de cada produto e o valor total da encomenda (Anexo B).
A receção de encomendas está facilitada com o “SIFARMA2000”, existindo uma opção destinada exclusivamente à receção (“Receção de Encomendas”). Ao entrar nesta opção surge a lista das encomendas que aguardam receção, identificadas pelo nome do fornecedor e por número de encomenda, e seleciona-se a encomenda correspondente à nossa fatura. De seguida, deve-se dar entrada dos produtos encomendados, para tal, o primeiro passo é introduzir o número da fatura (Ilustração 41). Posteriormente inicia-se a leitura ótica dos produtos, começando pelos produtos de frigorífico. Os produtos que não apresentam códigos de barras têm de ser introduzidos manualmente através dos seus códigos que vêm na fatura ou nomes comerciais. À medida que se efetua a receção da encomenda é necessário ter em atenção os seguintes parâmetros:
O estado da embalagem – verificar se tem sinais de má conservação;
O preço – Verificar se o preço que consta na ficha do produto é o mesmo que consta na fatura e, no caso de estes não coincidirem, deve atualizar-se o preço, tendo-se sempre em atenção a existência ou não de medicamentos iguais em stock;
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O prazo de validade – Ao efetuar a leitura ótica do produto, no caso de não existir em stock deve-se registar a validade que consta na embalagem. No caso de existir stock do produto devemos verificar se a validade do produto é superior ou inferior, no caso de ser inferior deve ser introduzida a validade mais curta na ficha do produto.
O próprio produto- verificar se os produtos debitados na encomenda correspondem ao pedido efetuado. Quando é debitado um produto diferente do encomendado este é devolvido ao fornecedor através de uma nota de devolução (Anexo C) ou, se a farmácia resolver ficar com o produto, o fornecedor emite uma fatura relativa a esse produto.
Após finalizar a leitura de todos os produtos é necessário novamente conferir se o que foi faturado pelo fornecedor está de acordo com o que deu entrada na farmácia. Para tal, sai-se do sistema de leitura premindo-se a tecla “opções” e obtém-se uma listagem, alfabeticamente ordenada, dos produtos existentes na nota de encomenda e respetivas quantidades, as encomendadas e as rececionadas. Apesar de o sistema detetar as discrepâncias entre o encomendado e o que deu entrada deve efetuar-se conferência de toda a encomenda, pois pode ocorrer as seguintes situações:
Existência de produtos em falta ou rececionados em quantidade inferior à da encomenda debitados na fatura.- os produtos que estão em falta passam para proposta de encomenda a outro fornecedor; os pedidos de produtos retirados do mercado são abatidos; no último caso, dá-se entrada do produto e contacta-se o fornecedor para a emissão de nota de crédito ou o envio do produto em falta;
Existência de produtos enviados em excesso- Se o número superior de embalagens que deu entrada não faz parte de um bónus atribuído pelo fornecedor e se o produto vem debitado, contacta-se o fornecedor para proceder à sua devolução e emissão de nota de crédito ou a farmácia pode ficar com o excedente. Se o produto não vier debitado, a farmácia pode ficar com ele e o fornecedor debita-o numa outra fatura ou simplesmente não o receciona e o responsável das entregas leva-o na próxima entrega.
Receção de um produto diferente ao encomendado -O fornecedor é contactado, quer para restituir o produto que não veio, quer para acertos de débito no caso de não se ficar com o produto ou no caso de o debitado não corresponder ao enviado.
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Finalmente, confirma-se a entrada da encomenda e o computador faz imediatamente o acerto de stocks. O original da fatura vai para a contabilidade e o duplicado é arquivado no dossier do respetivo fornecedor.
No caso de produtos pedidos por telefone deve ser dada entrada realizando uma encomenda manual (Ilustração 42) no sistema informático. Inicialmente referencia-se o fornecedor, introduz-se os produtos a rececionar e finalmente o envio por modem, não direcionado para “diretamente para fornecedor” mas sim “papel”. Assim a encomenda efetuada estará disponível a rececionar da mesma maneira que as encomendas diárias na opção “ Receção das Encomendas”.
3. Média de venda do produto 4.Quantidade de Produto vendido mensalmente 5.Quantida de de stock existente 6.Quantidad e a Encomendar 5.Local onde se introduz a informação de preços do produto – PVF e PVP respetivamente. 4.Local referente à validade do produto. 3.Local onde se coloca a(s) quantidade(s) de produto recebido.
6.Local de confirmação do valor a liquidar pela farmácia ao armazenista corresponde ao valor
total da fatura rececionada. 2.Local onde se
coloca o código do produto.
1. Local onde se introduz o número da fatura
Ilustração 41- Etapas para a receção de Encomendas; Fonte: Sistema Informático da farmácia Avenida
1.Identificação do fornecedor 2.Introdução do produto ou o código do produto a encomendar
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Relativamente aos medicamentos psicotrópicos/estupefacientes, é de referir que vêm separados dos outros produtos. Para além de serem debitados na fatura da encomenda, vêm acompanhados de uma requisição referente a substâncias e suas preparações compreendidas nas tabelas I, II, III e IV, com exceção da II-A6, numerada e em duplicado. Após dar entrada do medicamento o sistema informático assinala a presença de um psicotrópico/estupefaciente e ou benzodiazepina exigindo no final da entrada de toda a encomenda o número da requisição da qual consta o medicamento. O original e o duplicado da requisição são carimbados, datados e assinados pela Diretora Técnica da Farmácia. O duplicado é devolvido ao fornecedor como comprovativo da sua receção, o qual o arquiva durante 3 anos. O original da requisição é arquivado na farmácia durante 3 anos. (Anexo D).
No que respeita a matérias-primas, apesar de chegarem à farmácia com as encomendas normais e virem debitadas na mesma fatura, elas vêm geralmente acondicionadas em sacos plásticos, separadas dos outros produtos . Deve-se verificar: a matéria-prima rececionada corresponde à encomendada, a embalagem quanto à sua integridade e quanto à satisfação das condições de higiene e das exigências de conservação estabelecidas para a matéria-prima em causa.
No ato da receção devemos ter em atenção o boletim de análise (Anexo E) quanto à sua concordância com as especificações comparando com o produto que foi debitado. Como prática habitual na Farmácia Avenida é registado no boletim de análise o número da fatura, o fornecedor, a data da receção, o preço de custo, o %IVA e atribuído um número de matéria-prima (MP-1/2012, 1- corresponde ao número de ordem de matérias-primas que chegam à farmácia, voltando ao um no início de cada ano, e o 2012 ao ano que o produto é rececionado, o MP também é registado na própria matéria-prima). Por fim anexa-se no dossier dos “manipulados” (importante para saber os custos que serão utilizados posteriormente para o cálculo de preços de manipulados ).
Muitos são os produtos em que é necessário proceder ao cálculo do seu PVP (ex: cosméticos, produtos de higiene oral, calçado ortopédico etc.). O PVP é estabelecido do seguinte modo:
6
Decreto-Lei nº 15/93, de 22 de Janeiro, com retificação de 20 Fevereiro
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De modo a facilitar o cálculo existe uma tabela de consulta onde é possível aceder aos fatores de conversão, que já incluem a margem de comercialização e o IVA a que o produto está sujeito. Assim, apenas multiplicando o PVF pelo fator correspondente obtém-se o PVP. Existe então um fator para os produtos sujeitos a IVA de 6%, outro para produtos sujeitos a IVA de 23% e, ainda outros específicos para leites e farinhas e para medicamentos veterinários, que estão sujeitos a margens de comercialização diferentes dos restantes produtos. No “SIFARMA 2000”, basta indicar a margem de comercialização do produto que automaticamente propõe um PVP proporcional à margem de comercialização. Após o cálculo do PVP e a receção e conferência da encomenda, é possível imprimir os códigos de barras dos produtos acedendo no sistema. Deste modo, o produto fica identificado com nome, IVA, PVP e, no momento da venda, pode efetuar-se a leitura ótica do produto.
4.1.4- Armazenamento e conservação
A Farmácia Avenida está sempre limpa, arrumada e organizada de acordo com as normas das boas práticas de farmácia. O armazenamento segue determinados critérios, como:
Características físico-químicas dos produtos – podem exigir condições especiais de armazenamento como sejam luminosidade, humidade, ou temperatura (inscritas, por norma, na sua cartonagem). Por exemplo, insulinas e vacinas requerem temperaturas baixas entre os 2 ºC e os 8 ºC de armazenamento (frigorífico);
Espaço disponível – o qual deve ser adequado ao produto em causa;
Funcionalidade – fácil acesso aos produtos;
Prazo de validade – respeitar a regra “first expired – first out”, isto é de maneira a que o prazo de validade mais curto será sempre o primeiro a ser dispensado.
Cumprimento de preceitos legais – psicotrópicos e estupefacientes são guardados fora do alcance dos utentes e em local próprio não identificado;
Natureza do produto – os MSRM são armazenados longe da vista do utente (Zona de stock ativo, e no armazém/deslizantes) ao contrário dos MNSRM, produtos de dermocosmética, puericultura, etc., que são sempre armazenados nos vários lineares que a farmácia disponibiliza.
41 4.1.5- Controlo de Prazos de Validade
É imprescindível o controlo de prazos de validade numa farmácia e, como tal, a Farmácia Avenida tem um responsável por esta área de modo a evitar falhas. O controlo dos prazos de validade é feito de dois modos:
Diariamente, ao dar entrada de cada encomenda. É alterada a data na ficha do produto sempre que a data do produto que está a entrar é inferior à data da ficha de produto e quando o stock do produto se encontra a zero e a data do novo produto não é idêntica à registada;
Mensalmente, efetua-se com o auxílio do “SIFARMA 2000” uma listagem de todos os produtos (Anexo F) cuja validade expira dentro de dois a três meses de modo a efetuar as devoluções. Se o produto ainda estiver na prateleira é retirado para devolução e é emitida uma nota de devolução que segue com o mesmo para o fornecedor, o qual depois envia uma nota de crédito relativa a cada devolução ou procede à troca do produto por outro com um prazo de validade maior; por outro lado, se já foi vendido deve preencher-se na listagem a data realmente mais antiga de modo a posteriormente corrigir a data da ficha de produto.
4.1.6- Gestão de Devoluções
As notas de devolução (Anexo C) são emitidas quando houve erro de aviamento, quando o produto vem danificado, quando expirou o prazo de validade ou quando há indicação de retirada de medicamentos do mercado (neste caso, a farmácia recebe circulares informativas (Anexo G), devendo proceder à recolha de todos esses produtos emitindo uma nota de devolução para o armazém, que depois se encarrega de devolver os produtos aos respetivos laboratórios).
Normalmente o produto é devolvido ao fornecedor onde foi adquirido. Os critérios e prazos para efetuar as devoluções variam entre os fornecedores mas no geral:
Os medicamentos e produtos de uso veterinário têm de ser devolvidos com 5 meses de antecedência;
Os produtos do Protocolo da Diabetes têm de ser devolvidos 120 dias antes do final do prazo de validade;
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Os produtos que requerem controlo da temperatura têm de ser devolvidos separadamente e, devidamente acondicionados de modo a manter a cadeia de fri. As devoluções são processadas informaticamente através do “SIFARMA 2000” (Ilustração 43). No computador ficam registadas todas as devoluções efetuadas, identificadas por um número de devolução atribuído pelo sistema assim como o fornecedor respetivo e a data na qual se processou.
A nota de devolução é emitida em triplicado sendo cada uma delas carimbada e rubricada pelo responsável. O triplicado é arquivado na farmácia, em dossier específico, até à chegada da nota de crédito, e o original e o duplicado seguem para o fornecedor, através de um representante como seja os responsáveis pela entrega das encomendas (devolução ao armazenista) ou os delegados de venda aquando da sua visita à farmácia (devolução direta ao laboratório).
Referenciar o fornecedor que vai ser devolvido o produto Leitura óptica do produto a devolver Introduzir a quantidade do produto a devolver Referir obrigatoriamente o motivo da devolução
43 5. DISPENSA DE MEDICAMENTOS
Medicamento, toda a substância ou associação de substâncias apresentada como possuindo propriedades curativas ou preventivas de doenças em seres humanos ou dos seus sintomas ou que possa ser utilizada ou administrada no ser humano com vista a estabelecer um diagnóstico médico ou, exercendo uma ação farmacológica, imunológica ou metabólica, a restaurar, corrigir ou modificar funções fisiológicas.7
A legislação nacional prevê que o aviamento de receitas e a dispensa de medicamentos ao público são atos a exercer exclusivamente nas farmácias pelos farmacêuticos ou pelos seus colaboradores devidamente habilitados, sob a inteira responsabilidade dos primeiros8.
Sendo o Farmacêutico e Técnico de Farmácia os últimos profissionais de saúde que tomam contacto com o utente, antes deste iniciar a sua terapêutica, cabe a nós profissionais certificar que o utente sai da farmácia com todas as informações necessárias sobre o modo mais correto e racional de uso dos medicamentos. A dispensa do medicamento representa o centro de toda a atividade farmacêutica, devendo ter-se sempre presente a responsabilidade ética, deontológica, científica e social inerente à profissão, não deixando que se sobreponham interesses comerciais.
Associado à dispensa do medicamento encontra-se, inevitavelmente, a farmacovigilância que permite incrementar a segurança do uso de medicamentos, reflectindo-se, consequentemente, na Saúde Pública. Os medicamentos são classificados, quanto à dispensa ao público, em:
Medicamentos sujeitos a receita médica;
Medicamentos não sujeitos a receita médica.
7 Decreto-Lei n.º 176/2006, de 30 de Agosto 8
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5.1- INTERPRETAÇÃO E DISPENSA DE MEDICAMENTOS
Entende-se por MSRM aqueles que só podem ser dispensados mediante a apresentação da prescrição/receita médica por parte do utente. Segundo o Decreto-Lei n.º 176/2006, de 30 de Agosto estão sujeitos a receita médica os medicamentos que preencham uma das seguintes condições: possam constituir um risco para a saúde do doente, direta ou indiretamente, mesmo quando usados para o fim a que se destinam, caso sejam utilizados sem vigilância médica; possam constituir um risco, direto ou indireto, para a saúde, quando sejam utilizados com frequência em quantidades consideráveis para fins diferentes daquele a que se destinam; contenham substâncias, ou preparações à base dessas substâncias, cuja atividade ou reações adversas seja indispensável aprofundar; destinem-se a ser administrados por via parentérica.
Com a Portaria n.º 1501/2002 de 12 de Dezembro surgiu o modelo de receita médica (modelo oficial da imprensa Nacional Casa da Moeda). Recentemente a Portaria n.º 198/2011 de 18 de Maio veio estabelecer novas atualizações. Atualmente a dispensa dos medicamentos é considerada válida quando o utente apresenta o modelo da receita eletrónica (Anexo H). Caso contrário, como refere a Portaria n.º 198/2011 de 18 de Maio no artigo nº 9 é possível prescrever e dispensar uma receita manual pelas seguintes razões: prescrição no domicílio; em caso de falência do sistema eletrónico; a profissionais com volume de prescrição igual ou inferior a 50 receitas por mês; noutras situações excecionais, de inadaptação comprovada, precedidas de registo e confirmação na ordem profissional respetiva. Assim, a receita manual incluindo a especial não eletrónica, para ser dispensada, deve constar a exceção manuscrita pelo médico prescritor. A receita pode apresentar modalidade de receita renovável (constituída por um original e duas vias, com validade até 6 meses após a data de emissão) ou não renovável (válida pelo prazo de 30 dias contados de forma contínua, desde a data de emissão) (Anexo I).
