O circuito do medicamento corresponde ao percurso do medicamento desde a sua aquisição até ao momento em que é dispensado ao utente. Deste modo, e para que o medicamento se encontre ao dispor do utente, o Farmacêutico e o Técnico de Farmácia deve ser conhecedor dos processos de aprovisionamento, de gestão e de armazenamento deste, a fim de assegurar a sua qualidade e consequente eficácia, devendo, para isso, cumprir os requisitos necessários para manter a sua estabilidade e conservação.
4.1- APROVISIONAMENTO E GESTÃO DE STOCKS
O aprovisionamento é o conjunto de todas as funções e atividades técnicas e comerciais que constituem o suporte do fornecimento e disponibilidade contínua, em qualidade e quantidade, de bens e serviços, no local exato, no momento oportuno, a um menor custo global. Para garantir uma correta otimização da gestão da farmácia, o aprovisionamento deve basear-se em três diretivas importantes: qualidade, segurança e economia. Esta otimização depende, ainda, de vários aspetos administrativos, técnicos e económicos.
O aprovisionamento e as existências da farmácia têm de ser criteriosamente geridos de modo a evitar estagnação de capital, imobilização de produtos ou mesmo rutura de existências. Para tal, torna-se necessário atender a diversos fatores como localização da farmácia, características dos utentes (idade, nível socio-económico, preferências pessoais e outras), hábitos de prescrição, sazonalidade, espaço físico disponível na farmácia para o armazenamento, proximidade de fins-de-semana (menor frequência de entregas diárias dos fornecedores), produtos publicitados nos media, rotatividade de cada produto, a entrada no mercado de produtos novos (sobre os quais a farmácia é previamente informada por circulares ou por delegados de informação médica dos laboratórios que os comercializam), capital disponível, preços, bonificações e condições de pagamento, frequência de entregas, prazos de validade e possibilidade de devoluções.
34 4.1.1- Aquisição de Produtos
Para a escolha do fornecedor principal, a farmácia tem de ponderar diversos fatores como: melhores condições de pagamento, qualidade dos serviços prestados, maior rapidez e frequência das entregas, menor indisponibilidade de produtos, facilidade na devolução e resolução dos prazos de validade. O fornecedor principal da Farmácia Avenida é a OCP Portugal, mas tem mais fornecedores para garantir o bom funcionamento diário: Cooprofar, Alliance Healthcare, e Plural (também recorre à Agroviseu, no caso de medicamentos de uso veterinário). A aquisição direta aos laboratórios é feita ocasionalmente.
4.1.2- Realização de Encomendas
A realização de encomendas diárias aos armazéns é efetuada via modem através do programa informático “SIFARMA 2000” (Ilustração 39), pela elaboração da nota de encomenda tendo por base a proposta de encomenda. Este programa pela sua capacidade de atualização contínua de stocks dos produtos e através dos valores de stock mínimo e stock máximo, é capaz de efetuar informaticamente uma proposta de encomenda. Isto acontece porque quando um determinado produto atinge o stock mínimo ou se situa entre os valores estabelecidos para o mínimo e máximo, é transferido automaticamente para a proposta de encomenda com um pedido cujo valor somado ao stock existente é igual ao stock máximo. Esta proposta é analisada pelo responsável das encomendas e é suscetível a alteração conforme as necessidades da farmácia. A possibilidade de alterar a proposta de encomenda permite que nela se incluam produtos que não pertencem ao stock da farmácia, mas que foram solicitados pontualmente pelo utente.
35 Ilustração 39- Encomendas Diárias; Fonte: Sistema Informático da Farmácia Avenida
Apesar da realização de encomendas estar muito facilitada, esta exige uma grande capacidade de gestão por parte de quem a efetua de modo que o fluxo de entradas acompanhe o fluxo de saídas sem se verificar nem ruturas de stock nem imobilização de produtos. Após avaliação e modificação (se necessário) da proposta de encomenda pelo operador, faz-se a sua aprovação seguida da impressão de uma cópia para controlo interno, e a transmissão de encomenda via modem. É também dada a possibilidade à farmácia de efetuar pedidos pontuais telefonicamente em caso de necessidade, sendo nesses casos designadas como encomendas manuais.
A aquisição de medicamentos psicotrópicos e estupefacientes é feita à semelhança de outras especialidades, aos fornecedores habituais da farmácia, no entanto, a Farmácia Avenida na maioria das vezes, realiza por via telefónica a encomenda de psicotrópicos e estupefacientes, para que venham faturadas separadamente de outros medicamentos, facilitando posteriormente o controlo de entradas destes medicamentos e o arquivo das faturas correspondentes.
A realização de encomendas aos laboratórios, muitas vezes designadas de diretas, é feita diretamente aos delegados de venda que visitam a farmácia. A encomenda é efetuada mediante o preenchimento de uma nota de encomenda em duplicado. O duplicado permanece na farmácia servindo para a inserção de dados no sistema informático e para a conferência da fatura que acompanha a encomenda no momento da receção.
Média de venda do produto Quantidade do Produto vendido mensalmente Quantidade de stock existente Quantidade a Encomendar Introdução do produto ou o código do produto a encomendar fornecedores oferecem.
36 4.1.3- Receção e verificação de encomendas
As encomendas são entregues em contentores rígidos apropriados, as banheiras (Ilustração 40), por parte dos armazenistas e, no caso de outros fornecedores, a encomenda vem normalmente em caixas de cartão. Todo o tipo de encomenda é acompanhada pelo Guia de Remessa (Anexo A) desde o fornecedor até à farmácia pois pode ser sujeita a uma inspeção por uma
autoridade policial ou outra competente e, além disso, permite ver se a encomenda integra determinado produto sem abrir o contentor e, pela fatura em duplicado. Quando o fornecedor não possui algum dos produtos encomendados, aparece discriminado na fatura, na linha referente ao produto em causa, a respetiva justificação: esgotado no laboratório, retirado do
mercado, em falta, não comercializamos. Tanto num caso, como noutro, na fatura que
acompanha a encomenda deve constar: a identificação do fornecedor e da farmácia, o número da fatura, a data, a identificação dos produtos, as quantidades encomendadas e enviadas, os bónus (caso existam), o preço unitário e a taxa de Imposto de Valor Acrescido (IVA) de cada produto e o valor total da encomenda (Anexo B).
A receção de encomendas está facilitada com o “SIFARMA2000”, existindo uma opção destinada exclusivamente à receção (“Receção de Encomendas”). Ao entrar nesta opção surge a lista das encomendas que aguardam receção, identificadas pelo nome do fornecedor e por número de encomenda, e seleciona-se a encomenda correspondente à nossa fatura. De seguida, deve-se dar entrada dos produtos encomendados, para tal, o primeiro passo é introduzir o número da fatura (Ilustração 41). Posteriormente inicia-se a leitura ótica dos produtos, começando pelos produtos de frigorífico. Os produtos que não apresentam códigos de barras têm de ser introduzidos manualmente através dos seus códigos que vêm na fatura ou nomes comerciais. À medida que se efetua a receção da encomenda é necessário ter em atenção os seguintes parâmetros:
O estado da embalagem – verificar se tem sinais de má conservação;
O preço – Verificar se o preço que consta na ficha do produto é o mesmo que consta na fatura e, no caso de estes não coincidirem, deve atualizar-se o preço, tendo-se sempre em atenção a existência ou não de medicamentos iguais em stock;
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O prazo de validade – Ao efetuar a leitura ótica do produto, no caso de não existir em stock deve-se registar a validade que consta na embalagem. No caso de existir stock do produto devemos verificar se a validade do produto é superior ou inferior, no caso de ser inferior deve ser introduzida a validade mais curta na ficha do produto.
O próprio produto- verificar se os produtos debitados na encomenda correspondem ao pedido efetuado. Quando é debitado um produto diferente do encomendado este é devolvido ao fornecedor através de uma nota de devolução (Anexo C) ou, se a farmácia resolver ficar com o produto, o fornecedor emite uma fatura relativa a esse produto.
Após finalizar a leitura de todos os produtos é necessário novamente conferir se o que foi faturado pelo fornecedor está de acordo com o que deu entrada na farmácia. Para tal, sai-se do sistema de leitura premindo-se a tecla “opções” e obtém-se uma listagem, alfabeticamente ordenada, dos produtos existentes na nota de encomenda e respetivas quantidades, as encomendadas e as rececionadas. Apesar de o sistema detetar as discrepâncias entre o encomendado e o que deu entrada deve efetuar-se conferência de toda a encomenda, pois pode ocorrer as seguintes situações:
Existência de produtos em falta ou rececionados em quantidade inferior à da encomenda debitados na fatura.- os produtos que estão em falta passam para proposta de encomenda a outro fornecedor; os pedidos de produtos retirados do mercado são abatidos; no último caso, dá-se entrada do produto e contacta-se o fornecedor para a emissão de nota de crédito ou o envio do produto em falta;
Existência de produtos enviados em excesso- Se o número superior de embalagens que deu entrada não faz parte de um bónus atribuído pelo fornecedor e se o produto vem debitado, contacta-se o fornecedor para proceder à sua devolução e emissão de nota de crédito ou a farmácia pode ficar com o excedente. Se o produto não vier debitado, a farmácia pode ficar com ele e o fornecedor debita-o numa outra fatura ou simplesmente não o receciona e o responsável das entregas leva-o na próxima entrega.
Receção de um produto diferente ao encomendado -O fornecedor é contactado, quer para restituir o produto que não veio, quer para acertos de débito no caso de não se ficar com o produto ou no caso de o debitado não corresponder ao enviado.
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Finalmente, confirma-se a entrada da encomenda e o computador faz imediatamente o acerto de stocks. O original da fatura vai para a contabilidade e o duplicado é arquivado no dossier do respetivo fornecedor.
No caso de produtos pedidos por telefone deve ser dada entrada realizando uma encomenda manual (Ilustração 42) no sistema informático. Inicialmente referencia-se o fornecedor, introduz-se os produtos a rececionar e finalmente o envio por modem, não direcionado para “diretamente para fornecedor” mas sim “papel”. Assim a encomenda efetuada estará disponível a rececionar da mesma maneira que as encomendas diárias na opção “ Receção das Encomendas”.
3. Média de venda do produto 4.Quantidade de Produto vendido mensalmente 5.Quantida de de stock existente 6.Quantidad e a Encomendar 5.Local onde se introduz a informação de preços do produto – PVF e PVP respetivamente. 4.Local referente à validade do produto. 3.Local onde se coloca a(s) quantidade(s) de produto recebido.
6.Local de confirmação do valor a liquidar pela farmácia ao armazenista corresponde ao valor
total da fatura rececionada. 2.Local onde se
coloca o código do produto.
1. Local onde se introduz o número da fatura
Ilustração 41- Etapas para a receção de Encomendas; Fonte: Sistema Informático da farmácia Avenida
1.Identificação do fornecedor 2.Introdução do produto ou o código do produto a encomendar
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Relativamente aos medicamentos psicotrópicos/estupefacientes, é de referir que vêm separados dos outros produtos. Para além de serem debitados na fatura da encomenda, vêm acompanhados de uma requisição referente a substâncias e suas preparações compreendidas nas tabelas I, II, III e IV, com exceção da II-A6, numerada e em duplicado. Após dar entrada do medicamento o sistema informático assinala a presença de um psicotrópico/estupefaciente e ou benzodiazepina exigindo no final da entrada de toda a encomenda o número da requisição da qual consta o medicamento. O original e o duplicado da requisição são carimbados, datados e assinados pela Diretora Técnica da Farmácia. O duplicado é devolvido ao fornecedor como comprovativo da sua receção, o qual o arquiva durante 3 anos. O original da requisição é arquivado na farmácia durante 3 anos. (Anexo D).
No que respeita a matérias-primas, apesar de chegarem à farmácia com as encomendas normais e virem debitadas na mesma fatura, elas vêm geralmente acondicionadas em sacos plásticos, separadas dos outros produtos . Deve-se verificar: a matéria-prima rececionada corresponde à encomendada, a embalagem quanto à sua integridade e quanto à satisfação das condições de higiene e das exigências de conservação estabelecidas para a matéria-prima em causa.
No ato da receção devemos ter em atenção o boletim de análise (Anexo E) quanto à sua concordância com as especificações comparando com o produto que foi debitado. Como prática habitual na Farmácia Avenida é registado no boletim de análise o número da fatura, o fornecedor, a data da receção, o preço de custo, o %IVA e atribuído um número de matéria-prima (MP-1/2012, 1- corresponde ao número de ordem de matérias- primas que chegam à farmácia, voltando ao um no início de cada ano, e o 2012 ao ano que o produto é rececionado, o MP também é registado na própria matéria-prima). Por fim anexa-se no dossier dos “manipulados” (importante para saber os custos que serão utilizados posteriormente para o cálculo de preços de manipulados ).
Muitos são os produtos em que é necessário proceder ao cálculo do seu PVP (ex: cosméticos, produtos de higiene oral, calçado ortopédico etc.). O PVP é estabelecido do seguinte modo:
6
Decreto-Lei nº 15/93, de 22 de Janeiro, com retificação de 20 Fevereiro
40
De modo a facilitar o cálculo existe uma tabela de consulta onde é possível aceder aos fatores de conversão, que já incluem a margem de comercialização e o IVA a que o produto está sujeito. Assim, apenas multiplicando o PVF pelo fator correspondente obtém-se o PVP. Existe então um fator para os produtos sujeitos a IVA de 6%, outro para produtos sujeitos a IVA de 23% e, ainda outros específicos para leites e farinhas e para medicamentos veterinários, que estão sujeitos a margens de comercialização diferentes dos restantes produtos. No “SIFARMA 2000”, basta indicar a margem de comercialização do produto que automaticamente propõe um PVP proporcional à margem de comercialização. Após o cálculo do PVP e a receção e conferência da encomenda, é possível imprimir os códigos de barras dos produtos acedendo no sistema. Deste modo, o produto fica identificado com nome, IVA, PVP e, no momento da venda, pode efetuar-se a leitura ótica do produto.
4.1.4- Armazenamento e conservação
A Farmácia Avenida está sempre limpa, arrumada e organizada de acordo com as normas das boas práticas de farmácia. O armazenamento segue determinados critérios, como:
Características físico-químicas dos produtos – podem exigir condições especiais de armazenamento como sejam luminosidade, humidade, ou temperatura (inscritas, por norma, na sua cartonagem). Por exemplo, insulinas e vacinas requerem temperaturas baixas entre os 2 ºC e os 8 ºC de armazenamento (frigorífico);
Espaço disponível – o qual deve ser adequado ao produto em causa;
Funcionalidade – fácil acesso aos produtos;
Prazo de validade – respeitar a regra “first expired – first out”, isto é de maneira a que o prazo de validade mais curto será sempre o primeiro a ser dispensado.
Cumprimento de preceitos legais – psicotrópicos e estupefacientes são guardados fora do alcance dos utentes e em local próprio não identificado;
Natureza do produto – os MSRM são armazenados longe da vista do utente (Zona de stock ativo, e no armazém/deslizantes) ao contrário dos MNSRM, produtos de dermocosmética, puericultura, etc., que são sempre armazenados nos vários lineares que a farmácia disponibiliza.
41 4.1.5- Controlo de Prazos de Validade
É imprescindível o controlo de prazos de validade numa farmácia e, como tal, a Farmácia Avenida tem um responsável por esta área de modo a evitar falhas. O controlo dos prazos de validade é feito de dois modos:
Diariamente, ao dar entrada de cada encomenda. É alterada a data na ficha do produto sempre que a data do produto que está a entrar é inferior à data da ficha de produto e quando o stock do produto se encontra a zero e a data do novo produto não é idêntica à registada;
Mensalmente, efetua-se com o auxílio do “SIFARMA 2000” uma listagem de todos os produtos (Anexo F) cuja validade expira dentro de dois a três meses de modo a efetuar as devoluções. Se o produto ainda estiver na prateleira é retirado para devolução e é emitida uma nota de devolução que segue com o mesmo para o fornecedor, o qual depois envia uma nota de crédito relativa a cada devolução ou procede à troca do produto por outro com um prazo de validade maior; por outro lado, se já foi vendido deve preencher-se na listagem a data realmente mais antiga de modo a posteriormente corrigir a data da ficha de produto.
4.1.6- Gestão de Devoluções
As notas de devolução (Anexo C) são emitidas quando houve erro de aviamento, quando o produto vem danificado, quando expirou o prazo de validade ou quando há indicação de retirada de medicamentos do mercado (neste caso, a farmácia recebe circulares informativas (Anexo G), devendo proceder à recolha de todos esses produtos emitindo uma nota de devolução para o armazém, que depois se encarrega de devolver os produtos aos respetivos laboratórios).
Normalmente o produto é devolvido ao fornecedor onde foi adquirido. Os critérios e prazos para efetuar as devoluções variam entre os fornecedores mas no geral:
Os medicamentos e produtos de uso veterinário têm de ser devolvidos com 5 meses de antecedência;
Os produtos do Protocolo da Diabetes têm de ser devolvidos 120 dias antes do final do prazo de validade;
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Os produtos que requerem controlo da temperatura têm de ser devolvidos separadamente e, devidamente acondicionados de modo a manter a cadeia de fri. As devoluções são processadas informaticamente através do “SIFARMA 2000” (Ilustração 43). No computador ficam registadas todas as devoluções efetuadas, identificadas por um número de devolução atribuído pelo sistema assim como o fornecedor respetivo e a data na qual se processou.
A nota de devolução é emitida em triplicado sendo cada uma delas carimbada e rubricada pelo responsável. O triplicado é arquivado na farmácia, em dossier específico, até à chegada da nota de crédito, e o original e o duplicado seguem para o fornecedor, através de um representante como seja os responsáveis pela entrega das encomendas (devolução ao armazenista) ou os delegados de venda aquando da sua visita à farmácia (devolução direta ao laboratório).
Referenciar o fornecedor que vai ser devolvido o produto Leitura óptica do produto a devolver Introduzir a quantidade do produto a devolver Referir obrigatoriamente o motivo da devolução
43 5. DISPENSA DE MEDICAMENTOS
Medicamento, toda a substância ou associação de substâncias apresentada como possuindo propriedades curativas ou preventivas de doenças em seres humanos ou dos seus sintomas ou que possa ser utilizada ou administrada no ser humano com vista a estabelecer um diagnóstico médico ou, exercendo uma ação farmacológica, imunológica ou metabólica, a restaurar, corrigir ou modificar funções fisiológicas.7
A legislação nacional prevê que o aviamento de receitas e a dispensa de medicamentos ao público são atos a exercer exclusivamente nas farmácias pelos farmacêuticos ou pelos seus colaboradores devidamente habilitados, sob a inteira responsabilidade dos primeiros8.
Sendo o Farmacêutico e Técnico de Farmácia os últimos profissionais de saúde que tomam contacto com o utente, antes deste iniciar a sua terapêutica, cabe a nós profissionais certificar que o utente sai da farmácia com todas as informações necessárias sobre o modo mais correto e racional de uso dos medicamentos. A dispensa do medicamento representa o centro de toda a atividade farmacêutica, devendo ter-se sempre presente a responsabilidade ética, deontológica, científica e social inerente à profissão, não deixando que se sobreponham interesses comerciais.
Associado à dispensa do medicamento encontra-se, inevitavelmente, a farmacovigilância que permite incrementar a segurança do uso de medicamentos, reflectindo- se, consequentemente, na Saúde Pública. Os medicamentos são classificados, quanto à dispensa ao público, em:
Medicamentos sujeitos a receita médica;
Medicamentos não sujeitos a receita médica.
7 Decreto-Lei n.º 176/2006, de 30 de Agosto 8
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5.1- INTERPRETAÇÃO E DISPENSA DE MEDICAMENTOS
Entende-se por MSRM aqueles que só podem ser dispensados mediante a apresentação da prescrição/receita médica por parte do utente. Segundo o Decreto-Lei n.º 176/2006, de 30 de Agosto estão sujeitos a receita médica os medicamentos que preencham uma das seguintes condições: possam constituir um risco para a saúde do doente, direta ou indiretamente, mesmo quando usados para o fim a que se destinam, caso sejam utilizados sem vigilância médica; possam constituir um risco, direto ou indireto, para a saúde, quando sejam utilizados com frequência em quantidades consideráveis para fins diferentes daquele a que se destinam; contenham substâncias, ou preparações à base dessas substâncias, cuja atividade ou reações adversas seja indispensável aprofundar; destinem-se a ser administrados por via parentérica.
Com a Portaria n.º 1501/2002 de 12 de Dezembro surgiu o modelo de receita médica