Técnica de Arquivo

(1)

UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO

CENTRO DE ARTES E COMUNICAÇÃO

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA

TÉCNICA DE ARQUIVO

TEXTO DIDÁTICO

ANNA ELIZABETH GALVÃO C. CORREIA ANNA ELIZABETH GALVÃO C. CORREIA MARIA CRISTINA GUIMARÃES OLIVEIRA MARIA CRISTINA GUIMARÃES OLIVEIRA

RECIFE

1997

(2)

TÉCNICA DE ARQUIVO

APRESENTAÇÃO

Este texto didático colocado à disposição dos interessados, tem como finalidade

servir de suporte e orientação à disciplina Técnica de Arquivo.

A terminologia mais utilizada para o assunto distingue e estabelece diferenças entre

arquivologia (para a ciência dos arquivos) e arquivística (para a técnica). Neste sentido, por

tratar de conhecimentos práticos relativos à organização de arquivos, o texto promove e

orienta a aplicação da arquivística no controle, administração e recuperação dos diversos

tipos de documentos.

(3)

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO

11 CONCEITO DE ARQUIVO

CONCEITO DE ARQUIVO

1.1 FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS

1.2 CLASSIFICAÇÃO

1.2.1

1.2.1 Entidades Mantenedoras (características das organizações)

Entidades Mantenedoras (características das organizações)

1.2.2 1.2.2 Estágios de sua evolução

Estágios de sua evolução

1.2.3

1.2.3 Extensão de sua atuação

Extensão de sua atuação

1.2.4

1.2.4 Natureza dos documentos

Natureza dos documentos

1.3 1.3 TERMINOLOGIA A

TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

RQUIVÍSTICA

22 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIV

DE ARQUIVO

O

2.1 QUANTO AO GÊNERO

2.2 QUANTO À ESPÉCIE

2.3 2.3 QUANTO À

QUANTO À NA

NATUREZA DO ASSUNTO

TUREZA DO ASSUNTO

33 ARQUIVOS CORRENTES

ARQUIVOS CORRENTES

3.1 PROTOCOLO

3.1.1

3.1.1 Registro e movimentação

Registro e movimentação

3.2 EXPEDIÇÃO

3.3 3.3 ARQUIV

ARQUIVAMENTO

AMENTO

3.3.1

3.3.1 Métodos básicos de arquivamento

Métodos básicos de arquivamento

3.3.1.1 Método alfabético

3.3.1.2 Método geográfico

3.3.2

3.3.2 Método numérico

Método numérico

3.3.2.1 3.3.2.1 Método

Método sim

simples

ples

3.3.2.2 Método numérico cronológico

3.3.2.3 3.3.2.3 Método

Método digito-term

digito-terminal

inal

3.3.3

3.3.3 Métodos por assunto

Métodos por assunto

3.3.3.1 Método alfabético

3.3.3.2 Ordem dicionária

3.3.3.3 3.3.3.3 Ordem enciclopéd

Ordem enciclopédica

ica

3.3.4

3.3.4 Método numérico de assunto

Método numérico de assunto

3.3.4.1 Método duplex

3.3.4.2 Método decimal

3.3.5 3.3.5 Métodos padronizados

Métodos padronizados

3.4 EMPRÉSTIMO E CONSULTA

(4)

44 PLANEJAMENTO DE UMA SISTEMA DE ARQUIVO CORRENTE

PLANEJAMENTO DE UMA SISTEMA DE ARQUIVO CORRENTE

4.1 PROJETO

4.2 EXEMPLOS

4.2.1

4.2.1 Arquivo técnico de uma consultoria

Arquivo técnico de uma consultoria

4.2.2

4.2.2 Arquivo técnico de uma pequena empresa

Arquivo técnico de uma pequena empresa

55 A

AV

VALIAÇÃO

ALIAÇÃO DE

DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS

5.1 CRITÉRIOS PARA AVALIAÇÃO

5.2 DETERMINAÇÃO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS

5.3 MODELO TABELA DE TEMPORALIDADE

66 CONCLUSÃO

CONCLUSÃO

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANEXOS

(5)

11

CONCEITO DE ARQUIVOCONCEITO DE ARQUIVO

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Caracteriza-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma organizada, dentro ou privada. Caracteriza-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma organizada, dentro de uma estrutura).

de uma estrutura).

Solon Buck define:

Solon Buck define: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.

conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.11

Pela conceituação deduz-se três características que distinguem os arquivos: Pela conceituação deduz-se três características que distinguem os arquivos:

a) exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera a) exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera

arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa. arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.

b) origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações passadas. b) origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações passadas. c) caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado c) caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado

do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. O termo arquivo pode também ser usado para designar:

O termo arquivo pode também ser usado para designar: * Conjunto de documentos.

* Conjunto de documentos.

* Móvel para guarda de documentos. * Móvel para guarda de documentos.

* Local onde o acervo documental deverá ser conservado. * Local onde o acervo documental deverá ser conservado.

* Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação. * Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação. * Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetes ou em grandes * Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetes ou em grandes

sistemas automatizados. sistemas automatizados.

Para o arquivo, manual ou automatizado, converge toda a documentação resultante dos Para o arquivo, manual ou automatizado, converge toda a documentação resultante dos departamentos, setores ou órgãos de uma entidade pública ou privada. O arquivo é a memória viva, departamentos, setores ou órgãos de uma entidade pública ou privada. O arquivo é a memória viva, sendo fonte de pesquisa e informação para administrar melhor. Os arquivos são básicos para o sendo fonte de pesquisa e informação para administrar melhor. Os arquivos são básicos para o funcionamento de um governo, sendo necessários em qualquer fase do seu trabalho - tanto para funcionamento de um governo, sendo necessários em qualquer fase do seu trabalho - tanto para conduta das transações rotineiras, diárias, como para a formulação de programas de largo alcance conduta das transações rotineiras, diárias, como para a formulação de programas de largo alcance -diretrizes, procedimentos, planos, programas. Um governo depende literalmente de seus arquivos. diretrizes, procedimentos, planos, programas. Um governo depende literalmente de seus arquivos. Co

Como mo mmememórória, ia, os os arquarquivivos os cocontntêm êm ininfoformrmaçãação o sosobre bre totododos s os os aspaspectectos os das das atiativividaddadeses governamentais, que vão crescendo em valor e em extensão à medida que mais documentos são governamentais, que vão crescendo em valor e em extensão à medida que mais documentos são acumulados e preservados.

acumulados e preservados.

1.1 FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS 1.1 FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS::

11aa _{Finalidade = Servir à administração.}_{Finalidade = Servir à administração.}

22aa _{Finalidade = Servir à história.}_{Finalidade = Servir à história.}

Daí o valor primário (valor administrativo) e o valor secundário (valor cultural). Daí o valor primário (valor administrativo) e o valor secundário (valor cultural). Observa-se

se enentão tão a a gragrandnde e didifefererençnça a enentre tre os os arqarquiuivovos s e e ououtras tras áreáreas as da da DoDocumcumenentaçtação.ão. 22 _Sendo_Sendo

primordialmente administrativo, serve primeiro à administração que o criou, depois é que serve à primordialmente administrativo, serve primeiro à administração que o criou, depois é que serve à

história - após o esgotamento da atividade administrativa. história - após o esgotamento da atividade administrativa.

O

O arquarquivivo o tetem m cocommo o fufunçnçõeões s básbásicaicas s a a guguardaarda, , a a coconsnservervaçãação o e e recrecupuperaeração ção dodoss documentos.

(6)

1.2

1.2 CLASSIFICAÇÃCLASSIFICAÇÃOO

Os arquivos classificam-se de acordo com os seguintes aspectos : Os arquivos classificam-se de acordo com os seguintes aspectos : - As entidades mantenedoras.

- As entidades mantenedoras. - Os estágios de sua evolução. - Os estágios de sua evolução. - A extensão de sua atuação. - A extensão de sua atuação. - A natureza dos

- A natureza dos documentdocumentos.os. 1.2.1

1.2.1 Entidades MantenedorasEntidades Mantenedoras (características das (características das organorganizaçõesizações).). Federal Federal PPúúbblliiccaass EEssttaadduuaall Municipal Municipal Sindicatos Sindicatos Colégios Colégios IInnssttiittuucciioonnaaiiss IIggrreejjaass ONGs ONGs

Sociedades, Associações, Conselhos Sociedades, Associações, Conselhos Empresas

Empresas Indústrias Indústrias C

Coommeerrcciiaaiiss CCoommppaannhhiiaass

Pequenas e médias empresas Pequenas e médias empresas Escritórios

Escritórios

Os arquivos também podem ser pessoais ou familiares. Os arquivos também podem ser pessoais ou familiares. .1.2.2

.1.2.2 Estágios de sua evoluçãoEstágios de sua evolução..

Tendo como objetivo o melhor desempenho de suas funções - é indispensável que os Tendo como objetivo o melhor desempenho de suas funções - é indispensável que os documentos do arquivo estejam colocados de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A documentos do arquivo estejam colocados de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio pelo qual passam os arquivos.

cada estágio pelo qual passam os arquivos.

Esses estágios são fases já definidas por M. L. Paes

Esses estágios são fases já definidas por M. L. Paes11 _{como as três idades dos arquivos:}_{como as três idades dos arquivos:}

corrente, intermediária e permanente. corrente, intermediária e permanente.

* Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído de documentos em curso ou consultados * Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído de documentos em curso ou consultados

freqüentemente, conservados próximo ao local que os produziu ou recebeu. freqüentemente, conservados próximo ao local que os produziu ou recebeu.

* Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: constituído de documentos que deixaram de ser * Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que poderão ainda servir de fonte para os órgãos que os produziu frequentemente consultados, mas que poderão ainda servir de fonte para os órgãos que os produziu ou recebeu. A permanência dos documentos é transitória.

ou recebeu. A permanência dos documentos é transitória.

* Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de documentos que perderam todo valor de * Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que são conservados face ao valor histórico ou documental que possuem. natureza administrativa e que são conservados face ao valor histórico ou documental que possuem. São os arquivos propriamente ditos.

São os arquivos propriamente ditos.

A cada uma dessas fases - que são complementares - corresponde uma maneira diferente de A cada uma dessas fases - que são complementares - corresponde uma maneira diferente de conservar, tratar e organizar adequadamente cada arquivo.

conservar, tratar e organizar adequadamente cada arquivo. 1.2.3

(7)

Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais, gerais ou centrais. Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais, gerais ou centrais. Os arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo Os arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

funções de arquivo corrente.

Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes pro

proveveniniententes es dodos s didiverversos sos órórgãos gãos que que intintegraegram m a a estrestrutura utura de de uma uma insinstitutituiçãoição, , cencentraltralizanizandodo,, porta

portantonto, , após após um um períperíododo o as as ativatividaidades des do do arquiarquivo vo corrcorrentente. e. Por Por exexememploplo: : os os dodocumcumententosos produzidos pelas penitenciárias estaduais - que são componentes da SSP-PE - geram arquivos produzidos pelas penitenciárias estaduais - que são componentes da SSP-PE - geram arquivos

set

setoriaoriais. Após is. Após um um detdetermerminainado do perperíodíodo o e e análanáliseise, , essa essa dodocumcumententação ação passará passará para para o o arquiarquivovo intermediário - já sob guarda do Arquivo Público. O Arquivo Público Estadual de Pernambuco é o intermediário - já sob guarda do Arquivo Público. O Arquivo Público Estadual de Pernambuco é o arquivo central do Estado, com legislação específica para administrar e guardar a documentação arquivo central do Estado, com legislação específica para administrar e guardar a documentação produzida pelo Estado de Pernambuco.

produzida pelo Estado de Pernambuco. 1.2.4

1.2.4 Natureza dos documentosNatureza dos documentos..

Refere-se à característica peculiar da natureza de cada documento: arquivo especial e Refere-se à característica peculiar da natureza de cada documento: arquivo especial e arquivo especializado.

arquivo especializado.

* Arquivo Especial: formado por documentos de formas físicas diversas: fotografias, discos, fitas, * Arquivo Especial: formado por documentos de formas físicas diversas: fotografias, discos, fitas, slides, CD’s, microformas, disquetes - que merecem tratamento especial não apenas quanto ao slides, CD’s, microformas, disquetes - que merecem tratamento especial não apenas quanto ao armazenamento, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação.

armazenamento, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação.

* Arquivo Especializado: formado por documentos resultantes da experiência humana num campo * Arquivo Especializado: formado por documentos resultantes da experiência humana num campo específico - independente da forma física que apresentam. Por exemplo: arquivos médicos, arquivos específico - independente da forma física que apresentam. Por exemplo: arquivos médicos, arquivos hospitalares, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia.

hospitalares, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia. 1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA Estud

Estudos os dedesensenvovolvilvidos dos pelpela a AssAssociociação ação dos dos ArquArquiviivistas stas BrasiBrasileleiros iros e e pelpela a AssAssociociaçãoação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) possibilitaram a ampliação da terminologia arquivística Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) possibilitaram a ampliação da terminologia arquivística existente. Os termos, cuja conceituação foi apreciada pelos estudos, encontram-se no anexo I. Ver existente. Os termos, cuja conceituação foi apreciada pelos estudos, encontram-se no anexo I. Ver sobre o assunto - ABNT-NB 9578/86.

sobre o assunto - ABNT-NB 9578/86.

22 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVDE ARQUIVO:O:

2.1 QUANTO AO GÊNERO: 2.1 QUANTO AO GÊNERO:

- Textuais: manuscritos, datilografados ou impressos. - Textuais: manuscritos, datilografados ou impressos.

- Audiovisuais: filmes, disquetes, vídeos, CD-ROM, fotografias, microfilmes, fitas magnéticas. - Audiovisuais: filmes, disquetes, vídeos, CD-ROM, fotografias, microfilmes, fitas magnéticas. - Cartográficos: mapas, atlas, plantas.

- Cartográficos: mapas, atlas, plantas. - Iconográficos: gravuras, desenhos, etc. - Iconográficos: gravuras, desenhos, etc.

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2.2 QUANTO À ESPÉCIE: 2.2 QUANTO À ESPÉCIE: Mensagem

Mensagem - - correspondência trocada entre os três poderes (Executivo, Lecorrespondência trocada entre os três poderes (Executivo, Legislativo e Judgislativo e Judiciário).iciário). Ofício - correspondência de caráter oficial, equivalente à carta trocada entre autoridades no exercício Ofício - correspondência de caráter oficial, equivalente à carta trocada entre autoridades no exercício

da função. da função.

Circular - ofício, carta ou telegrama impresso, mimeografado enviados, simultaneamente, a vários Circular - ofício, carta ou telegrama impresso, mimeografado enviados, simultaneamente, a vários

destinatários. destinatários.

Relatório - documento em que se expõe à autoridade superior, o desenvolvimento de trabalhos Relatório - documento em que se expõe à autoridade superior, o desenvolvimento de trabalhos

relativos a certos serviços especiais. relativos a certos serviços especiais.

Requerimento - documento de certa forma legal, em que se faz pedido ou pedidos à autoridade Requerimento - documento de certa forma legal, em que se faz pedido ou pedidos à autoridade

competente. competente. Despachos -

Despachos - manifestações escritas de manifestações escritas de autoridades sobre o assunto de autoridades sobre o assunto de sua competência, submsua competência, submetidosetidos à sua apreciação em autos ou papéis administrativos.

à sua apreciação em autos ou papéis administrativos.

Exposição de motivos - documento em que os ministros de Estado e Dirigentes de órgãos diretamente Exposição de motivos - documento em que os ministros de Estado e Dirigentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República, a ele se dirigem, demonstrando fatos ou motivos, subordinados ao Presidente da República, a ele se dirigem, demonstrando fatos ou motivos, visando à solução de problemas.

visando à solução de problemas.

Aviso - correspondências entre ministros de Estado ou de governadores de Estados. Aviso - correspondências entre ministros de Estado ou de governadores de Estados.

Notas - correspondências trocadas entre o Ministério das Relações Exteriores e as representações Notas - correspondências trocadas entre o Ministério das Relações Exteriores e as representações

diplomáticas. diplomáticas.

Carta - forma de correspondência pela qual as empresas, instituições, etc, se dirigem aos particulares Carta - forma de correspondência pela qual as empresas, instituições, etc, se dirigem aos particulares

em geral. em geral.

Memorando - forma de correspondência interna de um órgão. Memorando - forma de correspondência interna de um órgão.

Edital - ordem oficial ou traslado de postura afixado nos lugares públicos. Edital - ordem oficial ou traslado de postura afixado nos lugares públicos.

Certidão - documento emanado de autoridade pública mediante o qual se atesta que algo se verificou Certidão - documento emanado de autoridade pública mediante o qual se atesta que algo se verificou

de acordo com o que se encontrava já registrado em algum documento ou registro. de acordo com o que se encontrava já registrado em algum documento ou registro. Ata - exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão.

Ata - exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão.

Regimento - conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de Regimento - conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de

cada repartição. cada repartição.

Regulamento - conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. Regulamento - conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. Ordem de serviço - documento autorizado à execução de algum serviço.

Ordem de serviço - documento autorizado à execução de algum serviço.

Lei - norma jurídica escrita, emanada do poder competente,. com caráter de obrigatoriedade - cria, Lei - norma jurídica escrita, emanada do poder competente,. com caráter de obrigatoriedade - cria,

extingue ou modifica direito. extingue ou modifica direito.

Decreto - ato de natureza legislativa que pode ser expedido conforme as circunstâncias e o objeto, Decreto - ato de natureza legislativa que pode ser expedido conforme as circunstâncias e o objeto,

pelo Judiciário, pelo Executivo ou pelo Legislativo. pelo Judiciário, pelo Executivo ou pelo Legislativo.

Portaria - ato escrito, por meio do qual o Ministro de Estado, ou outro agente graduado do Poder Portaria - ato escrito, por meio do qual o Ministro de Estado, ou outro agente graduado do Poder Público, determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de Público, determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei ou serviço, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar a uma lei ou serviço, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar a subordinados que incidem em falta.

subordinados que incidem em falta.

Decreto-lei - decreto em forma de lei que, num período ditatorial, ou anormal, de governo é expedido Decreto-lei - decreto em forma de lei que, num período ditatorial, ou anormal, de governo é expedido pelo chefe de fato, do Estado, que concentra nas suas mãos o Poder Legislativo, então pelo chefe de fato, do Estado, que concentra nas suas mãos o Poder Legislativo, então

suspenso. suspenso.

(9)

2.3

2.3 QUANTO À QUANTO À NANATUREZA DO ASSUNTO:TUREZA DO ASSUNTO: - Ostensivo

- Ostensivos ou s ou ordináordinários: a rios: a classificlassificação é cação é dada aos dada aos assuntos aos quais assuntos aos quais a a divudivulgação não prejudicalgação não prejudica a administração.

a administração.

- Sigilosos: documentos sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento - Sigilosos: documentos sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento

restrito e, portanto, exigem medidas especiais para salvaguardar sua custódia e divulgação. restrito e, portanto, exigem medidas especiais para salvaguardar sua custódia e divulgação.

- Conforme a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que podem circular, ainda existem os graus - Conforme a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que podem circular, ainda existem os graus

de sigilo: de sigilo:

* Ultra-secreto

* Ultra-secreto: : excepexcepcioncional al segurança, planos, segurança, planos, projetprojetos os de guerra de guerra ou científiou científicos, cos, negnegociaçõociaçõeses militares e políticas.

militares e políticas.

* Secreto: planos de operações militares, planos de operações econômicas. * Secreto: planos de operações militares, planos de operações econômicas.

* Confidencial: o conhecimento por pessoas não autorizadas pode comprometer a sociedade. * Confidencial: o conhecimento por pessoas não autorizadas pode comprometer a sociedade. * Reservado: assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral.

* Reservado: assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral.

LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Para conhecimento da Legislação Arquivística e das instituições arquivísticas nacionais e Para conhecimento da Legislação Arquivística e das instituições arquivísticas nacionais e internacionais, além da regulamentação da profissão de arquivista, consulte:

internacionais, além da regulamentação da profissão de arquivista, consulte: CA

CASTSTRORO, , A. A. dde e MoMoraraes es e; e; CACASTSTRORO, , A. A. de de MoMoraraes es e; e; GAGASPSPARARIAIAN, N, D. D. M. M. C..C.. Arquivística = técnica; Arquivologia = ciência. Brasília: ABDF, 1985. 2v. v. 1, p. 39-45. Arquivística = técnica; Arquivologia = ciência. Brasília: ABDF, 1985. 2v. v. 1, p. 39-45. 3 ARQUIVOS CORRENTES

3 ARQUIVOS CORRENTES

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso, de utilização constante, Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso, de utilização constante, para a tomada de decisões das administrações.

para a tomada de decisões das administrações.

No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas ativ

atividaidades des de de recrecebiebimementonto, , regregistristro, o, didistribstribuiçãuição, o, momovimvimententação ação e e expexpededição ição dodos s dodocumcumententosos correntes. Razão porque, freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a correntes. Razão porque, freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar, designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar, informa Paes.

informa Paes.11

Face às relações entre essas áreas de trabalho distribui-se em quatro setores as atividades dos Face às relações entre essas áreas de trabalho distribui-se em quatro setores as atividades dos Arquivos Correntes:

Arquivos Correntes:

- Protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação). - Protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação). - Expedição.

- Expedição.

- Arquivamento (o processo de arquivar). - Arquivamento (o processo de arquivar). - Empréstimo e consulta.

(10)

3.1 PROTOCOLO 3.1 PROTOCOLO

As rotinas que se referem ao setor podem ser assim discriminadas: As rotinas que se referem ao setor podem ser assim discriminadas: Recebimento e classificação

Recebimento e classificação P

PAASSSSOOSS RROOTTIINNAASS

11 RReecceebbeer a cr a coorrrreessppoonnddêênncciiaa..

22 SeSepapararar a cr a cororrerespspoonnddêênncicia oa ofificicial al da da papartrticiculularar.. 33 DDiiststriribubuiir a cr a cororrresesppoonnddêênncciia pa pararttiicuculalarr..

44 SeSeparar parar a coa correrrespsponondêdêncncia oia ofificicial al de de carácaráter ter osostetensnsivivo do da da de ce carátaráter ser sigigililososo.o. 55 EnEncacammininhahar a r a cocorrrresespopondndênêncicia sa sigigililososa aa aos os ddesestitinanatártárioios.s.

66 AAbbrriir a cr a coorrrreessppoonnddêênncciia oa osstteennssiivvaa..

77 InInteterprpreretar e tar e clclasassisifificar car cocom m babase se no no cócódidigo go dde ae assssununto to adadototadado.o.

88 CoCololocacar o carr o carimimbo dbo do pro prototococololo - o no - o númúmerero e a dao e a data (cta (cananto sto supupererioior dir direreitito do doo documento). Figura 1.

documento). Figura 1.

99 ElElababororar o ar o reresusummo do do ao assssununto to a sea ser lar lançnçadado no na fia fichcha da de pe prorototococololo.. 10

10 EnEncacammininhahar os pr os papapéiéis ao ss ao setetor dor de ree regigiststro e ro e mmovovimimenentataçãção.o. FIGURA 1

FIGURA 1

CARIMBO DE PROTOCOLO CARIMBO DE PROTOCOLO

3.1.1

3.1.1 Registro e Registro e movimemovimentaçãontação

Funciona como centro de distribuição e redistribuição de documentos. Funciona como centro de distribuição e redistribuição de documentos. P

11 PrPrepepararar a ar a ffiicchha da de pe prrototooccoollo (o (eem m dduauas vs viiasas).).

22 AnAnexaexar a sr a segegununda vda via dia da fia fichcha da do do dococumumenentoto, en, encamcamininhanhandodo-a a-a ao so seu deu desestitinono.. 33 InInscrscrevever oer os das dadodos cs cononstastantntes des da fia ficha cha de de proprototococolo lo na fna ficicha dha de pe prorocecedêdêncncia eia e

assunto (quando for o caso). assunto (quando for o caso).

44 ArArququiivavar as fr as fiichchas das de pe prorototococollo eo em m ororddem em nunumméréricica.a.

55 ReRececebeber dor dos várs várioios ses setotoreres os ds os dococumumenentotos a s a sesererem rem redidiststriribubuídídosos, ano, anotar natar nass respectivas fichas numéricas o novo destino.

respectivas fichas numéricas o novo destino.

66 EnEncacammininhahar or os s dodocucummenentotos s aoaos rs resespepectctivivos os ddesestitinonos.s.

D

DEESSTTIINNOO CCÓÓDDIIGGOO D

(11)

FIGURA 2 FIGURA 2

FICHA DE PROTOCOLO FICHA DE PROTOCOLO

N

Noo_{do Protocolo}_{do Protocolo} _Código_Código

Assunto Assunto Data

Data Entrada

Entrada EspécieEspécie

PROCEDÊNCIA

PROCEDÊNCIA DataDataDocumentoDocumento N N

oo_de_de Origem Origem ASSUNTO ASSUNTO D

DIISSTTRRIIBBUUIIÇÇÃÃOO DDAATTAA RREECCEEBBIIDDOO DDAATTAA

FIGURA 3 FIGURA 3 FICHA DE PROCEDÊNCIA FICHA DE PROCEDÊNCIA PROCEDÊNCIA: PROCEDÊNCIA: DOCUMENTO DOCUMENTO ESP E N

ESP E Noo _D_DA_AT_TA_A _A_ASSSSU_UN_NT_TO_O _N_Noo_PROTOCOLO_PROTOCOLO

FIGURA 4 FIGURA 4 FICHA DE ASSUNTO FICHA DE ASSUNTO CÓDIGO CÓDIGO DOCUMENTO DOCUMENTO ESP E N

ESP E Noo _D_DA_AT_TA_A _PPR_RO_OC_CE_ED_DÊ_ÊN_NC_CIIA_A _N_Noo_PROTOCOLO_PROTOCOLO

FONTE: PAES, M.L. Arquivo : teoria e prática. FONTE: PAES, M.L. Arquivo : teoria e prática.

(12)

3.2 EXPEDIÇÃO 3.2 EXPEDIÇÃO

ROTINA DE EXPEDIÇÃO ROTINA DE EXPEDIÇÃO P

11 RecRecebeber a cer a corrorresespopondndênência cia (o(oririgiginalnal, en, envevelolope pe e ce cópópias eias em m corcores e es e ququanantitidaddades aes a determinar).

determinar).

22 VVeeririffiicacar sr se ne nãão fo faaltltam am ffoollhhas as eem m ananeexxo.o.

33 NuNummererar e ar e cocommpplletetar a ar a dadata ta nno oo oririggininal al e ne nas as cócópipiasas.. 44 SSeeppaarraar r o o oorriiggiinnaal l ddaas s ccóóppiiaass..

55 ExExppededir ir o o ororigigiinanal, l, cocom m oos as annexexos os se se fofor o r o cacasoso..

66 EnEncacammininhahar as r as cócópipias, acas, acomompapanhnhadadas doas dos ants antececededenentetes que ls que lhehes ders deram oam oririgegem,m, ao setor de arquivamento, isto é, ao arquivo propriamente dito.

ao setor de arquivamento, isto é, ao arquivo propriamente dito. Fonte:

Fonte: PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática.PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática. 3.3 ARQUIVAMENTO

3.3 ARQUIVAMENTO

A bibliografia especializada nem sempre é unânime no que diz respeito aos enfoques sobre a A bibliografia especializada nem sempre é unânime no que diz respeito aos enfoques sobre a classificação dos arquivos.

classificação dos arquivos.

Classificação é o princípio utilizado para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupos Classificação é o princípio utilizado para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupos -entre os quais se distribuirá a documentação que se quer arquivar.

entre os quais se distribuirá a documentação que se quer arquivar.

As classificações cobrem a maioria das ocupações humanas e suas regras devem ser tais que As classificações cobrem a maioria das ocupações humanas e suas regras devem ser tais que cada classe agrupe os elementos mais semelhantes entre si e diferentes daqueles incluídos nas demais cada classe agrupe os elementos mais semelhantes entre si e diferentes daqueles incluídos nas demais cl

clasasseses. s. O O quque e evevititará ará amambbigigüiüidadadedes s no no mmomomenento to da da clclasassisifificacaçãção o e e da da prprococura ura - - ou ou dada reclassificação. Assim, as classes subdividem-se em subclasses, contendo certo número de grupos reclassificação. Assim, as classes subdividem-se em subclasses, contendo certo número de grupos homogêneos, possuindo um ou diversos critérios comuns que diferenciam-se das outras subclasses. homogêneos, possuindo um ou diversos critérios comuns que diferenciam-se das outras subclasses. M - classe M - classe Ma - subclasse Ma - subclasse Mv - subclasse. Mv - subclasse.

De acordo com as necessidades poder-se-á continuar essa subdivisão formando para cada De acordo com as necessidades poder-se-á continuar essa subdivisão formando para cada subclasse um número mais ou menos importante de grupos e assim sucessivamente. E, claro, essa subclasse um número mais ou menos importante de grupos e assim sucessivamente. E, claro, essa subdivisão não se levará mais além do estritamente necessário e suficiente. É impossível racionalizar subdivisão não se levará mais além do estritamente necessário e suficiente. É impossível racionalizar todos os casos apresentados e é bom lembrar que são as exceções que determinam os custos do todos os casos apresentados e é bom lembrar que são as exceções que determinam os custos do arquivamento.

arquivamento.

Uma classificação que pretende prever todos os casos excepcionais e todas as tarefas Uma classificação que pretende prever todos os casos excepcionais e todas as tarefas com

compleplexas, xas, ememergergententes, es, é é nenecescessariamsariamentente e uma uma clasclassifisificação cação mumuito ito ononeroserosa. a. Para Para ordordenar enar osos elementos em uma classificação dada, são possíveis duas ordens de classificação:

elementos em uma classificação dada, são possíveis duas ordens de classificação: a) Ordem Alfabética - ordem de sucessão das letras (o alfabeto de determinada língua). a) Ordem Alfabética - ordem de sucessão das letras (o alfabeto de determinada língua). b) Ordem Numérica - ordem de sucessão dos números ou decimais.

b) Ordem Numérica - ordem de sucessão dos números ou decimais.

As classificações são portanto possíveis graças à ordem alfabética e à ordem numérica e suas As classificações são portanto possíveis graças à ordem alfabética e à ordem numérica e suas derivações. As classificações também chamadas métodos de arquivamento se dividem em

derivações. As classificações também chamadas métodos de arquivamento se dividem em básicasbásicas ee padronizadas

(13)

Alfabético Alfabético Geográfico Geográfico Básicos

Básicos NNuumméérriiccooss SSiimmpplleess Cronológico Cronológico Dígito-Terminal Dígito-Terminal A

Assssuunnttoo AAllffaabbééttiiccoo DDiicciioonnáárriioo Enciclopédico Enciclopédico N

Nuumméérriiccoo DDuupplleexx Decimal Decimal Padronizados Variadex Padronizados Variadex Automático Automático Soundex Soundex Rôneo Rôneo Mnemônico Mnemônico

Tais métodos integram dois grandes sistemas: direto e indireto. Tais métodos integram dois grandes sistemas: direto e indireto.

O sistema direto é aquele cuja busca do documento é realizada diretamente no arquivo. O sistema direto é aquele cuja busca do documento é realizada diretamente no arquivo.

O sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso consultar um O sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso consultar um índice.

índice.

O método alfanumérico não pertence à classe de métodos básicos e padronizados, consiste O método alfanumérico não pertence à classe de métodos básicos e padronizados, consiste numa combinação de letras e números, é considerado um sistema semi-indireto.

numa combinação de letras e números, é considerado um sistema semi-indireto.

Quando se planeja a organização de um arquivo, os elementos constantes são: Quando se planeja a organização de um arquivo, os elementos constantes são: * Nome * Nome * Local * Local * Data * Data * Assunto. * Assunto.

Em cada caso, podemos organizar os arquivos em: Em cada caso, podemos organizar os arquivos em: * Ordem alfabética * Ordem alfabética * Ordem geográfica * Ordem geográfica * Ordem cronológica * Ordem cronológica * Ordem de assunto. * Ordem de assunto.

(14)

3.3.1

3.3.1 Métodos básicos de arquivamentoMétodos básicos de arquivamento 3.3.1.1 Método alfabético

3.3.1.1 Método alfabético

É simples de elaboração e de manuseio, desde que o elemento a ser considerado seja o nome. É simples de elaboração e de manuseio, desde que o elemento a ser considerado seja o nome. É indispensável que o alfabeto seja bastante conhecido (inclusive com as letras K, Y, e W), As fichas, É indispensável que o alfabeto seja bastante conhecido (inclusive com as letras K, Y, e W), As fichas, ou pastas, são realizadas em rigorosa ordem alfabética. As notações nas guias das pastas podem ser ou pastas, são realizadas em rigorosa ordem alfabética. As notações nas guias das pastas podem ser abertas ou

abertas ou fechafechadas.das.

características: busca direta características: busca direta elem

elemento considerado: ento considerado: NOMENOME nome: Milton da Cunha

nome: Milton da Cunha sobrenome: Cunha sobrenome: Cunha prenome: Milton da prenome: Milton da

notação simples/aberta: A, B, C, Ab, Ac... notação simples/aberta: A, B, C, Ab, Ac... notação composta/fechada: Aa-Ab... notação composta/fechada: Aa-Ab... Am-Az... Am-Az...

REGRAS DE ALFABETAÇÃO REGRAS DE ALFABETAÇÃO

1) Nas pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. 1) Nas pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

PPeeddrro o PPaauullo o MMaacceeddoo MMaacceeddoo, , PPeeddrro o PPaauulloo PPaauulliinno o AAnnddrraaddee AAnnddrraaddee, , PPaauulliinnoo JJaarrbbaas s VVaassccoonncceellooss VVaassccoonncceellooss, , JJaarrbbaass

** arranjo em ordem alfabéticaarranjo em ordem alfabética

2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome. 2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.

JJooãão o AAnnttuunneess AAnnttuunneess, , AAnnííbbaall.. A

Annííbbaal l AAnnttuunneess AAnnttuunneess, , JJooããoo.. PPaauullo o AAnnttuunneess AAnnttuunneess, , PPaauulloo.. W

Waallddeemmaar r AAnnttuunneess AAnnttuunneess, , WWaallddeemmaar r

3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hífen, não se separam. 3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hífen, não se separam.

H

Heeiittoor r VViillllaa--LLoobbooss VViillllaa--LLoobbooss, , HHeeiittoor r H

Huummbbeerrtto Co Caasstteelloo--BBrraannccoo CCaasstteelloo--BBrraannccoo, H, Huummbbeerrttoo L

Luucciiaanno o PPoorrttoo--SSeegguurroo PPoorrttoo--SSeegguurroo, , LLuucciiaannoo

(15)

4) Sobrenomes formados com Santo, Santa, São - seguem as regras dos nomes compostos por um 4) Sobrenomes formados com Santo, Santa, São - seguem as regras dos nomes compostos por um

adjetivo e um substantivo. adjetivo e um substantivo.

PPaauullo o SSaanntta a CCrruuzz SSaanntta a CCrruuzz, , PPaauulloo M

Maarriia a SSaanntta a RRiittaa SSaanntta a RRiittaa, , MMaarriiaa L

Luuíís s SSãão o PPaauulloo SSãão o PPaauulloo, , LLuuííss

5) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de nomes iguais. 5) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de nomes iguais.

JJ. . PPeerreeiirraa PPeerreeiirraa, , JJ.. JJooãão o PPeerreeiirraa PPeerreeiirraa, , JJooããoo JJoossé é PPeerreeiirraa PPeerreeiirraa, , JJoonnaass JJoonnaas s PPeerreeiirraa PPeerreeiirra a JJoosséé..

** arranjo em ordem alfabéticaarranjo em ordem alfabética 6) As partículas, tais como “de”, “da”, “do”, “e” não são consideradas. 6) As partículas, tais como “de”, “da”, “do”, “e” não são consideradas.

PPaauulla a dd’’AAlleennccaarr AAlleennccaarr, , PPaauulla a dd’’ L

Luuíízza a dda a CCââmmaarraa CCââmmaarraa, , LLuuíízza a ddaa JJoossé é dde e OOlliivveeiirraa OOlliivveeiirraa, , JJoossé é ddee.. M

Máárriio o ddo o CCoouuttoo CCoouuttoo, , MMáárriio o ddoo

7)

7) Os Os sobrsobrenoenommes es que exprimque exprimem grau em grau de parentesde parentesco co comcomo o FilFilho, ho, JúnJúniorior, , NetNeto, o, SobSobrinrinho ho sãosão considerados parte integrante do último sobrenome - mas não são considerados na ordenação considerados parte integrante do último sobrenome - mas não são considerados na ordenação alfabética.

alfabética. W

Wiillssoon n dde e AAllmmeeiidda Fa Fiillhhoo AAllmmeeiidda Fa Fiillhhoo, , WWiillssoon n ddee O

Ossccaar r dde e OOlliivveeiirra a JJúúnniioorr OOlliivveeiirra a JJúúnniioorr, , OOssccaar r ddee.. SSeebabasstitião ão dde e PáPáddua ua SSoobrbriinnhhoo PáduPádua Sa Soobrbriinnhhoo, S, Sebebasasttiãião do de.e. A

Annttôônniio o dde e BBrriitto o NNeettoo BBrriitto o NNeettoo, , AAnnttôônniio o ddee

8) Os títulos são colocados no fim, entre parênteses. 8) Os títulos são colocados no fim, entre parênteses.

M

Miinniissttrro o JJooãão o CCaabbrraall CCaabbrraall, , JJooãão o ((MMiinniissttrroo)).. PPrrooffeessssoor r PPaauullo o RRaammaallhhoo RRaammaallhhoo, , PPaauullo o ((PPrrooffeessssoorr)).. G

Geenneerraal l OOssccaar r TTeeiixxeeiirraa TTeeiixxeeiirraa, , OOssccaar r ((GGeenneerraall)).. D

Drraa. . PPaauulla a BBrriittoo BBrriittoo, , PPaauulla a ((DDrraa..))..

(16)

9) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. 9) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome.

W

Wiinnssttoon n CChhuurrcchhiillll CChhuurrcchhiillll, , WWiinnssttoonn C

Chhaarrllees s dde e GGaauullllee GGaauullllee, , CChhaarrllees s ddee JJoohhn n KKeennnneeddyy KKeennnneeddyy, , JJoohhnn PPaauul l SScchhmmiiddtt SScchhmmiiddtt, , PPaauull

10) As partículas podem ou não, ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte 10) As partículas podem ou não, ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte

integrante do nome - quando escritas com letras maiúsculas. integrante do nome - quando escritas com letras maiúsculas. JJoohhn n MMaac c AAddaamm MMaac c AAddaamm, , JJoohhnn.. PPaauul l MMaaccCCaarrtthheeyy MMaaccCCaarrtthheeyy, , PPaauull.. G

Goorrddoon n OO’’BBrriieenn OO’’BBrriieenn, , GGoorrddoonn G

Giiuulliio o ddi i CCaapprrii CCaapprrii, , GGiiuulliio o ddii..

11) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome 11) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome

de família do pai. de família do pai.

JJoossé é OOvviieeddo o y y BBããnnooss OOvviieeddo o y y BBããnnooss, , JJoossé é ddee FFrraanncciisscco o PPiinna a dde e MMeelllloo PPiinna a dde e MMeelllloo, , FFrraanncciissccoo A

Annggeel l ddeel l AArrcco y o y MMoolliinneerroo AArrcco y o y MMoolliinneerroo, , AAnnggeel l ddeell.. A

Annttôônniio o dde e lloos s RRiiooss RRiiooss,,. . AAnnttôônniio o dde e llooss

12) Os nomes orientais - japoneses, chineses, árabes são registrados como se apresentam. 12) Os nomes orientais - japoneses, chineses, árabes são registrados como se apresentam.

A

Al l BBeenn--HHuurr AAl l BBeenn--HHuur r L

Li i YYuuttaanngg LLi i YYuuttaanngg A

Annuuaar r eel l SSaaddaatt AAnnuuaar r eel l SSaaddaatt

13) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como 13) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Não se considera para ordenação os artigos, preposições que compõem os se apresentam. Não se considera para ordenação os artigos, preposições que compõem os nomes.

nomes. B

Baanncco o RReeaal l SS..AA.. BBaanncco o ddo o BBrraassiill A

A IInnssiinnuuaannttee BBaanncco o RReeaal l SS..AA.. FFuunnddaaççãão o JJooaaqquuiim m NNaabbuuccoo BBaannk k oof f BBoossttoon n ((TThhee)) E

EMMBBRRAATTEELL CCoolleeggiiaal l ((AA)) B

Baanncco o ddo o BBrraassiill EEMMBBRRAATTEELL T

Thhe e LLiibbrraarry y oof f CCoonnggrreessss FFuunnddaaççãão o JJooaaqquuiim m NNaabbuuccoo A

A CCoolleeggiiaall IInnssiinnuuaanntte e ((AA)) T

Thhe e BBaannk k oof f BBoossttoonn LLiibbrraarry y oof f CCoonnggrreesss s ((TThhee)) PPeesscca a ddo o VVaalle e e e CCiiaa.. PPeesscca a ddo o VVaalle e e e CCiiaa

14) Os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos 14) Os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos

pelo nome do país. pelo nome do país.

(17)

T

Thhe e WWaasshhiinnggttoon n PPoosstt EEssttaaddoos s UUnniiddooss. . WWaasshhiinnggttoon n PPoosst (t (TThhee)) T

Thhe e FFiinnaanncciiaal l TTiimmeess EEssttaaddoos s UUnniiddooss. . FFiinnaanncciiaal l TTiimmees s ((TThhee)) T

Thhe e LLiibbrraarry y oof f CCoonnggrreessss EEssttaaddoos s UUnniiddooss. L. Liibbrraarry y oof f CCoonnggrreesss s ((TThhee)) ** arranjo em ordem alfabéticaarranjo em ordem alfabética

15) Nos títulos de Congressos, Conferências, Reuniões, Assembléias, etc, os números arábicos, 15) Nos títulos de Congressos, Conferências, Reuniões, Assembléias, etc, os números arábicos,

romanos ou escritos por extenso, deverão aparecer no fim, entre parênteses. romanos ou escritos por extenso, deverão aparecer no fim, entre parênteses. III I CCoonnffeerrêênncciia a dde e SSaaúúddee CCoonnffeerrêênncciia a dde e SSaaúúdde e ((IIII)) Q

Quuaarrtto o EEnnccoonnttrro o dde e EEccoottuurriissmmoo EEnnccoonnttrro o dde e EEccoottuurriissmmo o ((QQuuaarrttoo)) 33oo_C_{Coonnggrreesssso}_{o dde}_{e D}_{Diirreeiittoo} _C_{Coonnggrreesssso}_{o dde}_{e D}_Diirreeiitto_{o ((33}oo₎₎

III I FFeeirira da de e PPeeqquueennoos s EEmmprpreeeennddeeddoorreess FFeieira ra dde e PPeeqquueennoos s EEmmpprreeeennddeeddoorres es (I(II)I) ** arranjo em ordem alfabéticaarranjo em ordem alfabética

EXERCÍCIO EXERCÍCIO 1.

1. DigDigiteite, , ordordenaenandndo o alfabalfabetieticamcamentente, e, todtodos os os os exexememploplos s já já colcolocadocados. os. ObsObserve as erve as regraregras s dede alfabetização.

alfabetização.

2. Ordene alfabeticamente os dados a seguir: 2. Ordene alfabeticamente os dados a seguir:

55oo_{Seminário de Tropicologia - Fundação José Augusto}_{Seminário de Tropicologia - Fundação José Augusto}

VIII Congresso Brasileiro de Mastologia VIII Congresso Brasileiro de Mastologia Margareth di Biase

Margareth di Biase Sir Laurence Olivier Sir Laurence Olivier Dr. José Augusto Oliveira Dr. José Augusto Oliveira Marie Dupont

Marie Dupont Janice Monte-Mor Janice Monte-Mor

José Peregrino da Silva Sobrinho José Peregrino da Silva Sobrinho Joan Mac Donald

Joan Mac Donald Antonio de los Rios Antonio de los Rios

(18)

3.3.1.2 Método geográfico 3.3.1.2 Método geográfico

O método geográfico é do sistema direto. Aconselhado para serviços que utilizam pesquisas O método geográfico é do sistema direto. Aconselhado para serviços que utilizam pesquisas por áreas geográficas. Deve ser complementado por um índice com o nome das pessoas e respectiva por áreas geográficas. Deve ser complementado por um índice com o nome das pessoas e respectiva

localização. O elemento considerado é o local. As melhores ordenações geográficas são: localização. O elemento considerado é o local. As melhores ordenações geográficas são: a) Nome do Estado, Cidade e correspondente.

a) Nome do Estado, Cidade e correspondente.

E

ESSTTAADDOO CCIIDDAADDEE COCORRRREESSPPOONNDDEENNTTEE SSãão o PPaauulloo SSãão o JJoossé é ddoos s CCaammppooss SSiillvvaa, , PPaauulloo

SSãão o PPaauulloo LLoorreennaa VViittóórriioo, , JJooãão o ((DDrr..)) R

Riio o dde e JJaanneeiirroo RRiio o dde e JJaanneeiirroo TTaavvaarreess, , JJoossé é ((GGeenneerraall)) R

Riio o dde e JJaanneeiirroo CCaammppooss AAcciioollyy, , PPaauullo o ((DDrr..)) PPeerrnnaammbbuuccoo RReecciiffee DDaannttaass, , MMaarriiaa PPeerrnnaammbbuuccoo CCaarruuaarruu LLiimmaa, , AAllffrreeddoo

** Observe a ordem por Estado, independente da ordenação alfabética das cidades. Devem ser usadasObserve a ordem por Estado, independente da ordenação alfabética das cidades. Devem ser usadas guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos Estados. Observe ainda que as capitais guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos Estados. Observe ainda que as capitais vêm na frente das cidades.

vêm na frente das cidades.

FIGURA 5 FIGURA 5 São Paulo São Paulo Rio de Janeiro Rio de Janeiro Pernambuco Pernambuco

(19)

b) Nome da Cidade, Estado e correspondente. b) Nome da Cidade, Estado e correspondente.

Quando se organiza um arquivo por cidades, deve-se observar rigorosa ordem alfabética das Quando se organiza um arquivo por cidades, deve-se observar rigorosa ordem alfabética das cidades - as capitais são ordenadas alfabeticamente, sem destaque.

cidades - as capitais são ordenadas alfabeticamente, sem destaque.

C

CIIDDAADDEE EESSTTAADDOO COCORRRREESSPPOONNDDEENNTTEE SSãão o PPaauulloo SSãão o PPaauulloo CCoorrrreeaa, , CCaarrllooss

SSaannttooss SSãão o PPaauulloo NNaavvaa, , PPeeddrroo R

Riio o dde e JJaanneeiirroo RRiio o dde e JJaanneeiirroo SSiillvvaa, , JJoossé é ((DDrr..)) R

Riio o dde e JJaanneeiirroo CCaammppooss GGoonnddiimm, , PPeeddrroo R

Reecciiffee PPeerrnnaammbbuuccoo CCoorrrreeaa, , IIssaacc L

Loorreennaa SSãão o PPaauulloo IIvvoo, , PPeeddrro o ((JJuuiizz)) IIttaammbbéé PPaarraaííbbaa RRaabbeelloo, , PPaauulloo B

Brraassíílliiaa MMiinnaas s GGeerraaiiss BBoonnffiimm, , TTiiaaggoo B

Brraassíílliiaa DDiissttrriitto o FFeeddeerraall SSoouuzzaa, , RReennaattoo

** Não é necessário o uso de guias - apenas que as pastas tragam os nomes das cidades e dos Estados,Não é necessário o uso de guias - apenas que as pastas tragam os nomes das cidades e dos Estados, e estejam ordenadas alfabeticamente pelas cidades.

e estejam ordenadas alfabeticamente pelas cidades. FIGURA 6 FIGURA 6

Lorena - São Paulo Lorena - São Paulo Limeira - São Paulo Limeira - São Paulo

Itambé - Paraíba Itambé - Paraíba

Brasília - Minas Gerais Brasília - Minas Gerais Brasília - Distrito Federal Brasília - Distrito Federal

(20)

c) Outros países c) Outros países

Nas correspondências com outros países, alfabeta-se primeiro o país, seguido da capital e do Nas correspondências com outros países, alfabeta-se primeiro o país, seguido da capital e do correspondente.

correspondente.

P

PAAÍÍSS CCAAPPIITTAALL CCOORRRREESSPPOONNDDEENNTTEE R

Rúússssiiaa MMoossccoouu GGaaggaarriinn, , YYuurrii PPoorrttuuggaall PPoorrttoo GGuuiimmaarrããeess, , PPeeddrroo PPoorrttuuggaall CCooiimmbbrraa RRoocchhaa, , JJooããoo PPoorrttuuggaall LLiissbbooaa DDiiaass, , FFeerrnnaannddoo IInnggllaatteerrrraa LLiivveerrppooooll SSttaarr, , RRiinnggoo IInnggllaatteerrrraa LLoonnddrreess SSmmiitthh, , PPaauull FFrraannççaa RReennnneess BBaarrddiinn, , PPiieerrrree FFrraannççaa LLoorreennaa BBaarrddoott, , BBrriiggiittee FFrraannççaa PPaarriiss VVaaddiinn, , RRooggeer r

FIGURA 7 FIGURA 7 Inglaterra - Leverpool Inglaterra - Leverpool Inglaterra - Londres Inglaterra - Londres França - Rennes França - Rennes França - Lorena França - Lorena França - Paris França - Paris

(21)

EXERCÍCIO EXERCÍCIO

1. Admita o arranjo preferencial por cidade o organize os mapas do Escritório de Engenharia X: 1. Admita o arranjo preferencial por cidade o organize os mapas do Escritório de Engenharia X:

Planta baixa da cidade do Recife - Zona Norte - Pernambuco. Planta baixa da cidade do Recife - Zona Norte - Pernambuco. Poços artesianos de Caruaru

Poços artesianos de Caruaru - Pernambuco.- Pernambuco. Rios de Caruaru.

Rios de Caruaru.

Rodovias de Garanhuns. Rodovias de Garanhuns.

Planta baixa de Salvador - Bahia. Planta baixa de Salvador - Bahia. Porto do Recife - Pernambuco. Porto do Recife - Pernambuco. Porto de Suape - Pernambuco. Porto de Suape - Pernambuco.

Rodovias norte - ligação da cidade de Irecê - BA. Rodovias norte - ligação da cidade de Irecê - BA. Poços artesianos - Boa Viagem - Recife - PE. Poços artesianos - Boa Viagem - Recife - PE. Poços Artesianos - Olinda - Recife - PE. Poços Artesianos - Olinda - Recife - PE.

3.3.2

3.3.2 Métodos númericosMétodos númericos

Caracterizado pelo número como principal elemento a ser considerado. Caracterizado pelo número como principal elemento a ser considerado.

Os métodos numéricos são indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta, Os métodos numéricos são indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta, existe a necessidade de se recorrer a um índice alfabético, em fichas, que fornecerá o número sob o existe a necessidade de se recorrer a um índice alfabético, em fichas, que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. A numeração é seqüencial.

qual o documento ou pasta foi arquivado. A numeração é seqüencial. Os métodos numéricos são:

Os métodos numéricos são: a) Simples a) Simples b) Cronológico b) Cronológico c) Digito-terminal. c) Digito-terminal. 3.3.2.1 Simples 3.3.2.1 Simples

O método numérico simples constituise na atribuição de um número a cada correspondente O método numérico simples constituise na atribuição de um número a cada correspondente -onde é obedecida a ordem de entrada, sem preocupação com a ordem alfabética.

onde é obedecida a ordem de entrada, sem preocupação com a ordem alfabética.

Além do registro das pastas ocupadas, em livro ou fichas, é indispensável o índice Além do registro das pastas ocupadas, em livro ou fichas, é indispensável o índice alfabético-remissivo, em fichas, sem o qual é impossível localizar os documentos.

remissivo, em fichas, sem o qual é impossível localizar os documentos.

Observe na Figura 9, o arranjo de “correspondentes eventuais”, recurso utilizado para reunir Observe na Figura 9, o arranjo de “correspondentes eventuais”, recurso utilizado para reunir documentos em número bastante reduzido, o que não justificaria a abertura de pastas individuais. documentos em número bastante reduzido, o que não justificaria a abertura de pastas individuais.

O método numérico simples, feitas algumas adaptações, é aplicado aos arquivos especiais O método numérico simples, feitas algumas adaptações, é aplicado aos arquivos especiais (di

(discoscos, s, fitasfitas, , vívídedeos, os, etcetc) ) e e espespeciecializalizados ados (pro(projetjetos os de de enengegenharnharia, ia, pronprontuárituários os mémédicdicos os ee hospitalares, cadastro de pessoal em escritórios, etc).

(22)

FIGURA 8 FIGURA 8 GA

GAVETVETAS DE ARQUIVO AS DE ARQUIVO NUMÉRICO NUMÉRICO SIMPLESSIMPLES

Índice alfabético (fichas) Índice alfabético (fichas)

Registro em pasta Registro em pasta

FONTE : Paes, M.L. Arquivo : teoria e prática FONTE : Paes, M.L. Arquivo : teoria e prática 3.3.2.2 Método Numérico Cronológico

3.3.2.2 Método Numérico Cronológico

Neste método, além da ordem numérica, deve-se observar a data. Esse método é adotado em Neste método, além da ordem numérica, deve-se observar a data. Esse método é adotado em quase todas as repartições públicas. O documento recebe um número (protocolo) e a data.

quase todas as repartições públicas. O documento recebe um número (protocolo) e a data.

O documento, depois de numerado, é colocado numa pasta onde, além do número e da data, O documento, depois de numerado, é colocado numa pasta onde, além do número e da data, estão contidas informações úteis. em geral é chamado processo, a partir daí.

estão contidas informações úteis. em geral é chamado processo, a partir daí.

A automação possibilitou a agilização de inúmeros processos administrativos, inclusive o A automação possibilitou a agilização de inúmeros processos administrativos, inclusive o acompanhamento dos processos pelos interessados. É um método de arquivamento que dispensa o acompanhamento dos processos pelos interessados. É um método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelâneas, uma vez que cada documento recebe o seu próprio número de registro, uso de pastas miscelâneas, uma vez que cada documento recebe o seu próprio número de registro, constituindo-se num processo único, ordenado em rigorosa ordem numérica. Tem como vantagem o constituindo-se num processo único, ordenado em rigorosa ordem numérica. Tem como vantagem o

Villa Verde - Lúcia - E 3 Villa Verde - Lúcia - E 3 São Paulo, Carlos - E 2 São Paulo, Carlos - E 2

Rodrigues, Walter - 2 Rodrigues, Walter - 2 Ribeiro

Ribeiro, Luis Car, Luis Carlos - 3los - 3 Peixoto, Oswaldo - 5 Peixoto, Oswaldo - 5 Paes, Oswaldo - E 10 Paes, Oswaldo - E 10

Fundação Getúlio Vargas - 6 Fundação Getúlio Vargas - 6

Nava Filho, Pedro - E 1 Nava Filho, Pedro - E 1

Castro, Pa

Castro, Paulo de - 1ulo de - 1

Banco do Brasil - 4 Banco do Brasil - 4 E 10 Oswaldo Paes E 10 Oswaldo Paes E 3 Lúcia Villa-Verde E 3 Lúcia Villa-Verde E 2 Ca

E 2 Carlos São Pedrorlos São Pedro E 1 Pedro Nava Filho E 1 Pedro Nava Filho

Correspondentes Correspondentes Eventuais Eventuais

6 Fundação Getúlio Vargas 6 Fundação Getúlio Vargas 5 Oswaldo Peixoto

5 Oswaldo Peixoto

4 Banco do Brasil 4 Banco do Brasil 3 Luis Ca

3 Luis Carlos Ribeirorlos Ribeiro

2 Walter Rodrigues 2 Walter Rodrigues 1 Paulo de Castro 1 Paulo de Castro Correspondentes Correspondentes Efetivos Efetivos

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maior grau de sigilo e menor possibilidade de erros. Sendo um método indireto exige duplicidade de maior grau de sigilo e menor possibilidade de erros. Sendo um método indireto exige duplicidade de pesquisa, a busca se dá pelo número e a data do processo, automatizado ou não.

pesquisa, a busca se dá pelo número e a data do processo, automatizado ou não. 3.3.2.3 Método Digito-terminal

3.3.2.3 Método Digito-terminal

Tendo em vista a necessidade de redução do número de erros, no arquivamento de grande Tendo em vista a necessidade de redução do número de erros, no arquivamento de grande volume de documentos; contando com o recurso da automação, além de equipamentos de grande volume de documentos; contando com o recurso da automação, além de equipamentos de grande porte para armazenamento de alto número de documentos - esse método é ideal para instituições que porte para armazenamento de alto número de documentos - esse método é ideal para instituições que precisam arquivar um crescente número de documentos: Caixa Econômica/BNH, INSS, hospitais, precisam arquivar um crescente número de documentos: Caixa Econômica/BNH, INSS, hospitais, bancos, etc.

bancos, etc.

De acordo com Paes, os documentos são numerados seqüencialmente e sua leitura apresenta De acordo com Paes, os documentos são numerados seqüencialmente e sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda formando pares.

cada um, são lidos da direita para a esquerda formando pares.

Decompondo-se o número 945.370 - têm-se o seguinte grupo: 94-53-70. Como a leitura é Decompondo-se o número 945.370 - têm-se o seguinte grupo: 94-53-70. Como a leitura é feita da direita para a esquerda, o grupo 70 = grupo primário; o grupo 53 = secundário; e o grupo 94 feita da direita para a esquerda, o grupo 70 = grupo primário; o grupo 53 = secundário; e o grupo 94 = terciário.

= terciário. O

O armazarmazenaenamemento nto conconsidsidera era em primeem primeiro iro luglugar ar os os dodocumcumententos os guardguardados ados no no espespaçoaço destinados aos números terminados em 70 (primários); em seguida documentos terminados em 53 destinados aos números terminados em 70 (primários); em seguida documentos terminados em 53 (valor secundário); e finalmente documentos com valor terciário, armazenados com finais de números (valor secundário); e finalmente documentos com valor terciário, armazenados com finais de números 94.

94.

En

Entre tre as as vavantantagegens ns dedesssse e mmététododo o esestá tá a a raprapididez ez na na lolocalcalizaização ção dodos s dodocumcumenentotos,s, considerando-se o grande volume de documentos do arquivo, além da expansão equilibrada do considerando-se o grande volume de documentos do arquivo, além da expansão equilibrada do arquivo. Há necessidade de índice dos assuntos em questão e os documentos, obrigatoriamente, arquivo. Há necessidade de índice dos assuntos em questão e os documentos, obrigatoriamente, devem estar dispostos fisicamente na mesma ordem da leitura.

devem estar dispostos fisicamente na mesma ordem da leitura. 3.3.3

3.3.3 Métodos por assuntoMétodos por assunto

Para Castro, “toda instituição dispõe de um certo número de documentos que devem ser Para Castro, “toda instituição dispõe de um certo número de documentos que devem ser arquivados por assuntos. Usa-se este sistema quando o assunto de que trata o documento é mais arquivados por assuntos. Usa-se este sistema quando o assunto de que trata o documento é mais importante do que o

importante do que o nomnome ou o e ou o endereço do indivendereço do indivíduo ou da íduo ou da entidade.entidade.

Neste caso, conforme o que está sendo tratado no texto do documento, determina-se o Neste caso, conforme o que está sendo tratado no texto do documento, determina-se o assunto pelo qual se há de arquivar”.

assunto pelo qual se há de arquivar”.33

A aplicação do método de arquivamento por assunto não é de fácil execução, depende da A aplicação do método de arquivamento por assunto não é de fácil execução, depende da correta interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades correta interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades ins

institutituciocionaisnais. . É É o o mémétotodo do mamais is aconaconseselhalhado do nonos s casocasos s de de grangrandedes s vovolumlumes es de de dodocumcumententos os ee variedade de assuntos.

variedade de assuntos.

No arquivamento por assunto, podem ser adotados: No arquivamento por assunto, podem ser adotados: - Método alfabético

- Método alfabético - Método numérico - Método numérico

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3.3.3.1 Método alfabético 3.3.3.1 Método alfabético

Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada é pequena, Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada é pequena, deve-se adotar um método alfabético que pode obedecer duas ordens: ordem dicionária ou ordem deve-se adotar um método alfabético que pode obedecer duas ordens: ordem dicionária ou ordem enciclopédica.

enciclopédica.

3.3.3.2 Ordem dicionária 3.3.3.2 Ordem dicionária

Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética, obedecendo-se à seqüência das letras. Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética, obedecendo-se à seqüência das letras. Exemplo: gaveta de um arquivo, disposto em ordem dicionária, do Departamento de Pessoal Exemplo: gaveta de um arquivo, disposto em ordem dicionária, do Departamento de Pessoal de uma instituição pública.

de uma instituição pública.

FIGURA 9 FIGURA 9 ORDEM DICIONÁRIA ORDEM DICIONÁRIA Verbas Verbas Transferências Transferências Promoções Promoções Máquinas Máquinas Fichas Pessoais Fichas Pessoais Férias Férias Dotações Dotações Diárias Diárias Demisões Demisões Créditos Créditos Ajuda de custo Ajuda de custo Admissão Admissão Departamento Departamento de Pessoal de Pessoal

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EXERCÍCIO EXERCÍCIO

1. Organize os assuntos em ordem dicionária: 1. Organize os assuntos em ordem dicionária:

Treinamento de pessoal Treinamento de pessoal Aperfeiçoamento de pessoal Aperfeiçoamento de pessoal Assistência técnica Assistência técnica Material permanente Material permanente

Aquisição de material de consumo Aquisição de material de consumo Previdência e assistência social Previdência e assistência social Recrutamento de pessoal (seleção) Recrutamento de pessoal (seleção) Quadros e tabelas de pessoal Quadros e tabelas de pessoal Relações públicas Relações públicas Publicidade Publicidade Exposições Exposições Relatórios Relatórios

Correspondência particular do diretor Correspondência particular do diretor Estatutos Estatutos Assembléia Geral Assembléia Geral Conselho Diretor Conselho Diretor Outros assuntos Outros assuntos Férias Férias Pagamento Pagamento Salário-família Salário-família Assistência psicológica Assistência psicológica Conservação e recuperação Conservação e recuperação Inventários Inventários Operações bancárias Operações bancárias Patrimônio Patrimônio Comunicações Comunicações

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3.3.3.3 Ordem enciclopédica 3.3.3.3 Ordem enciclopédica

Assuntos correlatos são agrupados sob um título geral e dispostos em ordem alfabética. Assuntos correlatos são agrupados sob um título geral e dispostos em ordem alfabética. Exemplo: gaveta de um arquivo do Departamento de Educação da Universidade YZ. Exemplo: gaveta de um arquivo do Departamento de Educação da Universidade YZ.

FIGURA 10 FIGURA 10 ORDEM ENCICLOPÉDICA ORDEM ENCICLOPÉDICA EXERCÍCIO EXERCÍCIO Departamento de Departamento de Impressão Impressão Exposição Exposição Distribuição Distribuição Publicações Publicações Aplicada ao trabalho Aplicada ao trabalho Aplicada à educação Aplicada à educação Psicologia Psicologia Economia Economia Ciência Política Ciência Política Administração Administração Pesquisas Pesquisas Mestrado Mestrado Formação Formação Especialização Especialização Doutorado Doutorado Cursos Cursos

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1. Organize um esquema de assuntos em ordem enciclopédica, adotando como classes principais: 1. Organize um esquema de assuntos em ordem enciclopédica, adotando como classes principais:

Organização/Pessoal/Orçamento/Material/Comunicações/Patrimônio. Organização/Pessoal/Orçamento/Material/Comunicações/Patrimônio. Prédios e salas Prédios e salas Regulamentos Regulamentos Organogramas Organogramas Admissão Admissão Aluguel de salas Aluguel de salas Receita Receita Correios Correios Condomínio Condomínio Telex Telex Gratificação de funções Gratificação de funções Aquisição de material Aquisição de material

Limpeza e conservação de prédios Limpeza e conservação de prédios Salários Salários Baixas de material Baixas de material Mudanças Mudanças Concorrências Concorrências Licitações Licitações Casa de empregados Casa de empregados Recrutamento de pessoal Recrutamento de pessoal Terrenos Terrenos Despesa Despesa Dispensa de pessoal Dispensa de pessoal Telégrafos Telégrafos Férias Férias

Gratificação por tempo de serviço Gratificação por tempo de serviço Rádio Rádio Previdência social Previdência social Licenças Licenças Satélite Satélite 3.3.4

3.3.4 Método numérico de assuntoMétodo numérico de assunto

O sistema numérico, aplicado à classificação por assunto facilita as operações, pois basta O sistema numérico, aplicado à classificação por assunto facilita as operações, pois basta marcar com um número (símbolo) cada papel, para indicar o local exato onde o documento deverá marcar com um número (símbolo) cada papel, para indicar o local exato onde o documento deverá ser arquivado.

ser arquivado.

Usando-se métodos numéricos é indispensável: Usando-se métodos numéricos é indispensável: 1) Um índice alfabético.

1) Um índice alfabético.

2) Um código de classificação. 2) Um código de classificação.

A aplicação de u

A aplicação de um dos métodos implica em um estudo completo da(s):m dos métodos implica em um estudo completo da(s): * Organização * Organização * Documentação * Documentação * Necessidade do usuário. * Necessidade do usuário.