Campus Itabira – Rua Irmã Ivone Drumond, 200 – Distrito Industrial II 35903-087 - ITABIRA - MG - Tel.: (031) 3839-0827
1 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 03/2016
Campus Itabira
Setor: Patrimônio – Campus Itabira Período: 05/07/2016 a 02/08/2016 Valor Bens Auditados: R$ 152.277,12. Legislação Aplicada: - Lei nº. 4.320/64 - Lei nº. 8.666/93 - Decreto-Lei nº. 200/67 - Decreto nº. 99.658/90 - IN/SEDAP nº. 205/88 ESCOPO DO TRABALHO
Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 05 de julho a 02 de agosto 2016, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, avaliar a confiabilidade do sistema patrimonial através da verificação da existência física dos bens móveis, sua localização e a responsabilidade sobre os mesmos, e principalmente, avaliar os controles internos existentes. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames.
BENS MÓVEIS
Os bens móveis auditados foram objeto de amostragem aleatória, não tendo sido utilizado nenhum método específico para seleção dos itens. Foram analisados os bens a seguir:
ITEM
Nº. PATRIMÔNIO
SIPAC UNIDADE DENOMINAÇÃO VALOR
1 2009001994 DIRETORIA DO CAMPUS DE ITABIRA FRIGOBAR R$ 1.800,00 2 2009002926 DIRETORIA DO CAMPUS DE ITABIRA MICROCOMPUTADOR PESSOAL NOTEBOOK R$ 3.097,00 3 2009003118 DIRETORIA DO CAMPUS DE
ITABIRA MINI NOTEBOOK
R$ 1.587,00 4 2009004315 DIRETORIA DO CAMPUS DE ITABIRA WORKSTATION 1 R$ 8.400,00 5 2011011792 DIRETORIA DO CAMPUS DE ITABIRA TELEVISÃO DE LCD R$ 2.298,00
Campus Itabira – Rua Irmã Ivone Drumond, 200 – Distrito Industrial II 35903-087 - ITABIRA - MG - Tel.: (031) 3839-0827
2 6 2012000002
DIRETORIA DO CAMPUS DE
ITABIRA ABRASÍMETRO AMSLER R$ 47.500,00
7 2012000012
DIRETORIA DO CAMPUS DE
ITABIRA ACCESS POINT INDOOR
R$ 1.790,00
8 2012005741
DIRETORIA DO CAMPUS DE
ITABIRA UNIDADE DE MEDIÇÃO R$ 66.279,50
9 2013000136
DIRETORIA DO CAMPUS DE
ITABIRA ARMÁRIO DE AÇO
R$ 1.399,98 10 2013003828 DIRETORIA DO CAMPUS DE ITABIRA PARAFUSADEIRA R$ 984,12 11 2014009276 DIRETORIA ACADEMICA-ITABIRA PROJETOR MULTIMIDIA WIRELESS EPSON R$ 1.707,42 12 2015000013 DIRETORIA
ACADEMICA-ITABIRA NOTEBOOK LENOVO R$ 2.160,50
13 2015000302
DIRETORIA DE
INFRAESTRUTURA DO CAMPUS AVANÇADO DE
ITABIRA NOBREAK 2400VA R$ 1.760,62
14 2015000551 DIRETORIA DE INFRAESTRUTURA DO CAMPUS AVANÇADO DE ITABIRA MAQUINA DE CORTE POLICORTE R$ 532,14 15 2015000627 DIRETORIA DE INFRAESTRUTURA DO CAMPUS AVANÇADO DE
ITABIRA SERRA PORTATIL TICO TICO R$ 94,20
16 2015003298 COORDENAÇÃO DE EXTENSÃO-ITABIRA FILMADORA PORTATIL FULL HD R$ 1.178,56 17 2015003303 COORDENAÇÃO DE EXTENSÃO-ITABIRA IMPRESSORA 3D R$ 4.243,65 18 2015003334 COORDENAÇÃO DE EXTENSÃO-ITABIRA MAQUINA DE SOLDA INVERSORA R$ 531,64 19 2016000165 DIRETORIA DE INFRAESTRUTURA DO CAMPUS AVANÇADO DE ITABIRA
RADIO TRANSCEPTOR COM ALCANCE MAXIMO DE 35 KM EM AREAS ABERTAS R$ 476,46 20 2016000986 DIRETORIA ACADEMICA-ITABIRA BANCADA DE TRABALHO COM TAMPO DE GRANITO. DIMENSÕES MÍNIMAS:
(LXPXH) 2800X1100X900MM. R$ 4.456,33
Resultado dos Exames:
A) Bem patrimonial não localizado. Possibilidade de desaparecimento. Tombamento SIPAC Unidade Denominação Valor
Campus Itabira – Rua Irmã Ivone Drumond, 200 – Distrito Industrial II 35903-087 - ITABIRA - MG - Tel.: (031) 3839-0827
3 Durante a realização dos trabalhos de auditoria não foi localizado o bem com tombamento SIPAC nº. 2009003118, correspondente a mini notebook.
Foi indicado no memorando eletrônico nº. 307/2016 - ITABIRA a localização do bem na sala nº 1202 (DSI), no entanto, ao comparecer ao local o bem não foi localizado.
Em resposta à solicitação de auditoria sobre o fato, a Diretoria do Campus Itabira assim se manifestou:
“Contatamos a servidora responsável pelo controle dos bens de informática no DSI, consultamos o Almoxarifado/Patrimônio do Campus e demais setores onde julgamos que o equipamento poderia estar e, de fato, não o localizamos até a presente data. Com o retorno de férias do responsável pelo DSI, o mesmo será informado da situação e o setor aguarda orientações sobre como proceder quanto ao fato”. (memorando eletrônico nº. 317/2016 - Itabira).
A Instrução Normativa SEDAP nº. 215/88 estabelece os procedimentos relacionados ao desaparecimento de bens mobiliários:
10. Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda.
10.1. É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados. 10.2. O documento básico para ensejar exame do material e/ou averiguação de causas da irregularidade havida com o mesmo, será a comunicação do responsável pelo bem, de maneira circunstanciada, por escrito, sem prejuízo de participações verbais, que, informalmente, antecipam a ciência, pelo administrador, dos fatos ocorridos.
10.2.1. Recebida a comunicação, o dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente, após a avaliação da ocorrência poderá:
a) concluir que a perda das características ou avaria do material decorreu do uso normal ou de outros fatores que independem da ação do consignatário ou usuário;
b) identificar, desde logo, o (s) responsável (eis) pelo dano causado ao material, sujeitando-o(s) às providências constantes do subitem 10.3.; c) designar comissão especial para apuração da irregularidade, cujo relatório deverá abordar os seguintes tópicos, orientando, assim, o julgamento quanto à responsabilidade do (s) envolvido(s) no evento:
Campus Itabira – Rua Irmã Ivone Drumond, 200 – Distrito Industrial II 35903-087 - ITABIRA - MG - Tel.: (031) 3839-0827
4 - a ocorrência e suas circunstâncias;
- estado em que se encontra o material;
- valor do material, de aquisição, arbitrado e valor de avaliação;
- possibilidade de recuperação do material e, em caso negativo, se há matéria-prima a aproveitar;
- sugestão sobre o destino a ser dado ao material; e, - grau de responsabilidade da(s) pessoa (s) envolvida (s).
Caso se confirme o desaparecimento do bem indicado, faz-se necessária a instauração de procedimento apuratório, para que sejam verificadas as circunstâncias e responsabilidade. O fato do mini notebook selecionado por amostragem não ter sido localizado evidencia um ambiente de controles frágeis dos bens de informática que são destinados a empréstimo e uso por outros servidores e alunos.
B) Bens inservíveis. Ausência de procedimentos de desfazimento.
Tombamento SIPAC Unidade Denominação Valor
2009002926 DIRETORIA DO CAMPUS DE ITABIRA MICROCOMPUTADOR PESSOAL NOTEBOOK 3.097,00
O bem de informática selecionado por amostragem, denominado microcomputador pessoal notebook, foi encontrado com defeito e etiqueta com indicação para desfazimento. O bem encontrava-se localizado na sala nº. 1202 – DSI. Verificou-se que no local há diversos outros equipamentos de informática em situação semelhante. Em resposta à solicitação de auditoria sobre a gestão dos bens inservíveis e danificados, foi enviado o memorando eletrônico nº. 85/2016-DIE, em que se destaca:
“Até a presente todos os bens inservíveis, danificados são recolhidos para a sala localizada no ITEC para futura avaliação e destinação de desfazimento. Aguardando o inventário final da Empresa Contratada Make Consultoria para iniciar os trabalhos de desfazimento”.
“Foi criada a comissão de desfazimento de bens, porém as providências de desfazimento e baixa serão tomadas após a conclusão dos trabalhos da empresa contratada para fazer o inventário da instituição conforme orientação da Nota de Regularização Patrimonial emitida pelo Reitor e está disponível no site da Unifei (página principal)”.
Campus Itabira – Rua Irmã Ivone Drumond, 200 – Distrito Industrial II 35903-087 - ITABIRA - MG - Tel.: (031) 3839-0827
5 Foi apresentada a portaria nº. 1.097, de 15 de julho de 2014, que criou a comissão de desfazimento do Campus Avançado de Itabira. Entretanto a portaria tinha vigência somente para os exercícios de 2014 e 2015.
Há diversos bens inservíveis e danificados no Campus Avançado de Itabira, tais como equipamentos de informática, carteiras escolares e móveis quebrados. A prática adotada até o presente momento consiste em armazenar tais bens. Faz-se necessária a regularização da situação dos bens inservíveis através dos procedimentos de desfazimento elencados no decreto nº. 99.658/1990.
Seguem recortes da jurisprudência do Tribunal de Contas da União relacionados com o desfazimento de bens:
- Assunto: ALIENAÇÃO. DOU de 24.10.2008, S. 1, p. 136. Ementa: determinação à 20ª Superintendência de Polícia Rodoviária Federal/SE para que adote medidas eficazes de forma a promover a melhor alternativa para o desfazimento dos bens considerados inservíveis, de acordo com o Decreto nº 99.658/1990 e a legislação pertinente, considerando-se a possibilidade de seu aproveitamento por instituições que desenvolvam atividades de caráter público e social (item 1.7.1.2, TC-012.025/2007-0, Acórdão nº 3.504/2008-1ª Câmara).
- Assunto: ALMOXARIFADO. DOU de 08.07.2005, S. 1, p. 93. Ementa: o Tribunal de Contas da União determinou à DRT/PE que procedesse ao acerto, no sistema de controle patrimonial, das inconsistências detectadas, implantando mecanismo que viesse a compatibilizar as informações referentes ao uso e ao estado de conservação com as disposições da IN/SEDAP n° 205/1988; providenciando a regularização dos bens móveis, com o desfazimento daqueles bens considerados inservíveis (ociosos, recuperáveis, antieconômicos e irrecuperáveis), conforme destinação e procedimentos previstos no Decreto n° 99.658/1990 e na IN/SEDAP n° 205/1988, bem como procedesse ao levantamento de softwares, atentando para a correção nos correspondentes registros contábeis (itens 1.1.1, 1.1.2 e 1.1.4, TC-005.961/2004-0, Acórdão n° 1.313/2005-TCU-1a Câmara).
- Assunto: PATRIMÔNIO. DOU de 10.07.2013, S. 1, p. 153. Ementa: o TCU deu ciência ao Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Alagoas (IFAL) sobre a impropriedade caracterizada pela falta de ações visando ao reaproveitamento, alienação, cessão ou outra forma de desfazimento dos bens móveis que se encontram sem destinação específica ou sofrendo deterioração na Instituição, contrariando o disposto no Decreto nº 99.658/1990 (item 1.7.1.1, TC-027.948/2011-0, Acórdão nº 4.366/2013-1ª Câmara).
Recomendações:
- Proceder com os procedimentos necessários a apurar o desaparecimento do bem patrimonial tombamento SIPAC nº. 2009003118;
Campus Itabira – Rua Irmã Ivone Drumond, 200 – Distrito Industrial II 35903-087 - ITABIRA - MG - Tel.: (031) 3839-0827
6 - Realizar procedimentos de desfazimento dos bens inservíveis, em cumprimento ao decreto nº. 99.658/1990.
Conclusão:
O resultado dos exames revelou que a gestão dos bens patrimoniais necessita de aprimoramento, sobretudo quanto aos bens inservíveis, que devem ser destinados a reaproveitamento, alienação, cessão ou outra forma de desfazimento dentre as elencadas no decreto nº. 99.658/1990. Quanto ao fato de não ter sido localizado um dentre os vinte bens selecionados por amostragem, evidencia fragilidades nos controles internos e demanda a realização de procedimentos apuratórios.
Apesar das fragilidades indicadas, estão sendo realizados trabalhos de inventário de todo patrimônio mobiliário do Campus Avançado de Itabira, através da contratação de empresa terceirizada, que proporcionará a regularização e atualização dos bens.
Por fim, ressalta-se que o papel da Auditoria Interna é de assessoramento à Administração, de caráter essencialmente preventivo, destina-se a agregar valor e a melhorar as operações da entidade, assistindo-a na consecução de seus objetivos mediante uma abordagem sistemática e disciplinada, fortalecendo a gestão e racionalizando as ações de controle interno.
É o nosso relatório.
Itabira, 02 de agosto de 2016.
_________________________________ Leonardo Vaz Ribeiro
Auditor Interno
