Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

Campus Prof. José Rodrigues Seabra - Av. BPS, 1303 - Bairro Pinheirinho

37500-903 - ITAJUBÁ - MG - Tel: (035) 3629 1257 - Fax: (035) 3622 3596 - E-mail: auditoria@unifei.edu.br

1 RE R EL LA AT TÓ ÓR RI IO O D DE E AU A UD DI IT TO OR RI IA A N Nº º. . 01 0 1/ /2 20 01 15 5

Setor: Patrimônio

Período: 12/01/2015 a 27/03/2015 Legislação Aplicada:

- Lei nº. 9.636/98 - Lei nº. 4.320/64 - Lei nº. 8.666/93

- Decreto-Lei nº. 9.760/46 - Decreto-Lei nº. 200/67 - Decreto nº. 99.658/90 - IN/SEDAP nº. 205/88 - Portaria STN nº. 406/11

- Portaria Interministerial STN/SPU nº. 322/01

ESCOPO DO TRABALHO

Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 12 de janeiro a 27 de março de 2015, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade.

Em específico, avaliar a confiabilidade do sistema patrimonial através da verificação da existência física dos bens móveis, sua localização e a responsabilidade sobre os mesmos, e principalmente, avaliar os controles internos existentes.

Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames.

Acrescente-se ainda, que em atendimento a recomendação contida no Ofício n°.

32595/DSEDUI/DS/SFC/CGU-PR da Secretaria Federal de Controle Interno foi também realizada uma avaliação objetiva sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da Universidade Federal de Itajubá.

I – Bens Móveis:

Os trabalhos foram feitos por amostragem, não tendo sido utilizado nenhum método

específico para seleção dos itens auditados. Foram selecionados para exame os seguintes

itens:

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2

Item Patrimônio/Tombo Material Valor Setor

01 07140030426401AA ^NOTEBOOK 6.164,99 DCC

02 10230040094609AA MÁQUINA DE ENSAIOS DINÂMICOS 601.500,00 IEM

03 12240060202611AA UNIDADE DE SERVIÇO PARA ENSAIOS EM TRANSFERÊNCIA DE CALOR 17.8954,66 IEM

04 11140030777310AA IMPRESSORA DE CARTÕES 6.390,00 DSI

05 11450020055510AA ARMÁRIO FECHADO 1.330,00 PROEX

06 11140030717902AA ^NOTEBOOK 2.859,00 PROEX

07 12140030865702AA MICROCOMPUTADOR WORK STATION 8.768,00 PRPPG

08 11230040110705AA ELETROMIÓGRAFO 17.000,00 PRG

09 11240060144304AA EQUIPAMENTO PARA MICROSCOPIA 79.860,00 PRG

10 10230030004406AA AUTOTRANSFORMADOR 21.500,00 ISEE

11 12140030884505AA NOTEBOOK 2.569,00 PCI

12 11340140003409AA ESCADA TER- ALUMÍNIO 2.200,00 PCI

13 11270070012009AA MICROFONE SEM FIO 1.200,00 PCI

14 10240060111002AA PLATAFORMA ROBÓTICA MÓVEL 11.253,83 IESTI

15 11170210003108AA BANCADA PARA TREINAMENTO EM ELETROHIDRÁULICO 58.750,00 IESTI

16 11280020012603AA ANALISADOR LÓGICO 36.500,00 IESTI

17 10210030119102AA ESTAÇÃO TOTAL 24.490,00 IRN

18 10280010078606AA ACOUSTIC DOPPLER CURRENT PROFILER- ADCP 45.678,07 IRN

19 12170210003304AA MACACO HIDRÁULICO 9.900,00 IRN

20 11140030678605AA MICROCOMPUTADOR 2.039,28 IMC

VALOR TOTAL AUDITADO: R$ 1.118.906,83

II – Resultado dos Exames:

Foram verificadas as seguintes situações:

A) Inexistência de Identificação Patrimonial em Bens de Uso Permanente.

Item Patrimônio/Tombo Material Valor (R$) Setor

02 10230040094609AA MÁQUINA DE ENSAIOS DINÂMICOS 601.500,00 IEM

03 12240060202611AA UNIDADE DE SERVIÇO PARA ENSAIOS EM TRANSFERÊNCIA DE CALOR 17.8954,66 IEM

Os bens acima relacionados foram localizados sem a devida plaqueta ou etiqueta de identificação de patrimônio e tombamento, o que contraria o disposto na Instrução Normativa SEDAP nº. 205/1988, in verbis:

“7.13. Para efeito de identificação e inventário os equipamentos e materiais permanentes receberão números sequenciais de registro patrimonial.

7.13.1. O número de registro patrimonial deverá ser aposto ao material, mediante gravação, fixação de plaqueta ou etiqueta apropriada.”. (grifo nosso).

Em consonância com essa necessidade, cumpre alertar que em recente auditoria realizada na Universidade Federal de Itajubá a Controladoria-Geral da União expediu as seguintes recomendações:

“Orientar formalmente os setores responsáveis acerca da necessidade de realizar o

tombamento, registro no Sistema de Controle Patrimonial e no balanço contábil, do

bem permanente no momento em que ele entre fisicamente na Instituição, afixando a

plaqueta patrimonial e emitindo o correspondente Termo de Responsabilidade com os

elementos necessários à sua perfeita caracterização, conforme estabelecido nos itens

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3 7.11 a 7.13 da Instrução Normativa SEDAP nº. 205, de 08/04/1988.”. (Relatório de Demandas Externas nº. 00190.026748/2014-75 - Item 2.1.1.2).

“Orientar formalmente os setores responsáveis acerca da necessidade de afixar etiqueta ou plaquetas apropriadas, contendo o número de registro patrimonial nos bens inventariados, conforme disposto no item 7.13.1 da Instrução Normativa SEDAP nº.

205, de 08/04/1988.”. (Relatório de Demandas Externas nº. 00190.026748/2014-75 - Item 3.1.1.2).

B) Falha no Controle da Movimentação de Bens Patrimoniais.

Item Patrimônio/Tombo Material Setor Localizado

07 12140030865702AA MICROCOMPUTADOR WORK STATION PRPPG IFQ

Verificou-se que ainda não há um controle eficiente dos materiais permanentes em uso, principalmente no tocante a sua movimentação, tendo em vista que foi localizado um equipamento em local diferente ao do mencionado no Relatório de Cadastro Patrimonial.

Especificamente, sobre a constatação acima, cumpre alertar que em recente auditoria realizada na Universidade Federal de Itajubá a Controladoria-Geral da União expediu a seguinte recomendação:

“Orientar formalmente os setores responsáveis acerca da necessidade de atualizar a localização dos bens permanentes no Sistema de Registro de Patrimônio, fazendo constar a sua posição exata, conforme disposto no item 7.12 da Instrução Normativa SEDAP nº. 205, de 08/04/1988.”. (Relatório de Demandas Externas nº.

00190.026748/2014-75 - Item 3.1.1.2).

C) Ausência de Inventário Físico-Financeiro. Inobservância ao Disposto no Artigo 96 da Lei nº. 4.320/64 e Item 8.1 da IN/SEDAP nº. 205/88.

A não realização anual do inventário físico-financeiro dos bens existentes no campus é uma constatação recorrente nos relatórios desta Auditoria Interna, tendo sido emitidas várias recomendações visando sanar esta irregularidade.

Ademais, sobre a constatação acima, cumpre alertar que em recente auditoria realizada na Universidade Federal de Itajubá a Controladoria-Geral da União expediu a seguinte recomendação:

“Orientar formalmente os setores responsáveis acerca da necessidade de elaborar,

anualmente, o inventário de bens móveis e imóveis visando comprovar a quantidade e o

valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de

dezembro de cada exercício, constituído do inventário anterior e das variações

patrimoniais ocorridas durante o exercício, de acordo com o disposto na alínea “a”, do

item 8.1 da Instrução Normativa SEDAP nº. 205, de 08/04/1988.”. (Relatório de

Demandas Externas nº. 00190.026748/2014-75 - Item 2.1.1.1).

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4 Cumpre registrar que, constatadas as impropriedades acima relatadas, a Prefeitura do Campus de Itajubá-PCI foi notificada por meio do Memorando Eletrônico nº. 32/2015 - AI a se manifestar a respeito, tendo assim se posicionado:

“A Divisão de Materiais da Prefeitura do Campus de Itajubá realiza seus procedimentos em acordo com a IN 205/88.

Existe ainda o Manual de Normas e Procedimentos de Descentralização de Patrimônio, aprovado pela ata do dia 06/11/2013 - 198ª Resolução - 32ª Reunião Ordinária - CEPEAd, que dentre outros institui as figuras do Agente Patrimonial e da Comissão Local de Patrimônio.

Segundo o Manual, são observados os seguintes procedimentos:

- A liberação dos materiais emplacados se dá em consonância com respectivo Termo de Responsabilidade (TR), sendo que o item somente é enviado ao setor de destino após o tombamento;

- A exceção ocorre somente quando o produto recebido na Universidade referir-se a item de grande porte, que de bom senso é encaminhado ao setor fim para posterior emissão do TR, tombamento e emplacamento.

Os itens auditados e identificados com a inexistência das respectivas plaquetas enquadram-se na exceção. Todavia, são três as hipóteses possíveis:

- Não emplacamento posterior;

- Descolamento ou desafixação da plaqueta ocasionado pelo tempo; ou - Depredação realizada por terceiros.

Vale ressaltar que, em algumas situações, o bem patrimonial estregue para futuro emplacamento (procedimento administrativo compatível com as rotinas da Divisão de Materiais) estava inacessível. Tratativas posteriores para se acessar o local de guarda do bem se mostraram infrutíferas, pelas seguintes razões:

- Sala fechada;

- Funcionário responsável pelo acesso ao local ausente por motivo de viagem, férias etc.

A empresa Make Consultoria de Avaliações Empresariais Ltda. foi contratada para realização de inventário e avaliação dos bens móveis e imóveis da UNIFEI - Processo nº. 23088.001713/2014-87. Os trabalhos foram iniciados em janeiro de 2015. Como resultado, teremos a regularização de todas as possíveis faltas de emplacamento e localização de patrimônio, já que o contrato prevê novo emplacamento dos bens da Universidade.

A criação dos Agentes Patrimoniais e Comissões Locais de Patrimônio - estabelecidos

por Portaria e previstos na Norma de Descentralização - deu mais uma objetividade

aos resultados apresentados nos inventários anuais. As correções necessárias por eles

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5 identificadas, como: desafixação de plaquetas, falta de transferência de patrimônio etc., que ferem as normas estabelecidas na IN 205/88, uma vez identificadas são prontamente adequadas à referida Instrução.

Em atenção aos apontamentos das alíneas "A", "B" e "C", informamos que as falhas identificadas serão sanadas com a conclusão dos trabalhos da empresa Make e com a observância dos termos previstos na Norma de Descentralização, sendo que a empresa tem por objeto de contrato os seguintes serviços:

- Inventário físico e financeiro;

- Emplacamento total dos bens da UNIFEI;

- Depreciação e Reavaliação dos bens móveis e imóveis da UNIFEI;

- Classificação de bens em servíveis e inservíveis;

- Emissão de laudos de conferência dos registros dos bens móveis de cada unidade administrativa responsável;

- Classificação dos itens por centro de custo e localização física;

- Descrição e detalhamento dos itens de forma completa;

- Emissão de Relatório Final de Inventário Patrimonial.

Assim, após esses trabalhos realizados, caberá aos Agentes Patrimoniais e respectivas Comissões Locais a manutenção dos patrimônios sob suas responsabilidades.”.

(Memorando Eletrônico nº. 664/2015-PCI).

III – Bens Imóveis:

Os trabalhos foram realizados em atendimento a recomendação contida no Ofício nº.

32595/DSEDUI/DS/SFC/CGU-PR da Secretaria Federal de Controle Interno, tendo Prefeitura do Campus de Itajubá, em resposta ao Memorando Eletrônico nº. 15/2015-AI (Solicitação de Auditoria - Bens Imóveis - Exercício 2015), prestado as seguintes informações:

A) Relação dos bens imóveis próprios e da União sob-responsabilidade da Universidade Federal de Itajubá, informando inclusive, através de documentos comprobatórios, quais estão devidamente cadastrados no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União (SPIUnet);

Resposta:

RIP Valor da Avaliação (R$) Registro SIAFI (R$)

4647 00023.500-5 1.732.348,22 1.732.348,22

4647 00035.500-0 20.666.916,25 20.666.916,25

4647 00036.500-5 624.001,39 624.001,39

4647 00045.500-4 755.135,86 755.135,86

4647 00047.500-5 500.000,00 500.000,00

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6

RIP Valor da Avaliação (R$) Registro SIAFI (R$)

4647 00049.500-6 79.561,81 79.561,81

4647 00051.500-7 873.432,07 873.432,07

4647 00053.500-8 967.882,01 967.882,01

4647 00055.500-0 737.046,17 737.046,17

4647 00057.500-0 660.868,28 660.868,28

4647 00059.500-0 681.209,66 681.209,66

Fonte: Memorando Eletrônico nº. 42/2015 - DMA/PCI .

B) Informar a respeito da suficiência da estrutura de pessoal da Universidade Federal de Itajubá para bem gerir os bens imóveis sob sua responsabilidade, da União, próprios ou locado de terceiros;

Resposta: “Devido ao elevado crescimento da Instituição, a Universidade carece de profissionais que possam atender toda a demanda destas atividades.”. (Memorando Eletrônico nº. 42/2015 - DMA/PCI).

C) Informar a existência ou não de estrutura tecnológica para gerir os imóveis;

Resposta: “Está sendo implantado o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contrato - SIPAC, onde teremos o Módulo de Patrimônio Imóvel, que tem como principal função gerenciar o patrimônio imóvel da Instituição.”. (Memorando Eletrônico nº. 42/2015 - DMA/PCI).

D) Informar se são realizadas avaliações ou reavaliações periódicas dos imóveis cadastrados no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União (SPIUnet), a fim de os valores apurados estejam em consonância com o mercado imobiliário;

Resposta: “Atualmente a Instituição está passando por trabalho de inventário de bens móveis e imóveis, realizado pela empresa MAKE Avaliações, compreendendo, dentre outros, os seus serviços à avaliação dos bens imóveis.”. (Memorando Eletrônico nº.

42/2015 - DMA/PCI).

E) Informar se Universidade Federal de Itajubá possui contratos de locação de imóveis de terceiros, detalhando os objetivos das locações e, principalmente, os valores dos alugueis, para análise da adequação dos preços contratuais dos aluguéis aos valores de mercado;

Resposta: “Não se aplica à Instituição.”. (Memorando Eletrônico nº. 42/2015 - DMA/PCI).

F) Informar os gastos realizados com a manutenção dos imóveis próprios e da União e com os gastos com a manutenção de imóveis locados de terceiros (se houver);

Resposta: “Gastos com a manutenção dos imóveis: Manutenção Elétrica:

R$ 102.605,25; Manutenção de Áreas Verdes e Jardins: R$ 373.549,25; Manutenção

Predial: R$ 392.945,56; Serviço de Limpeza: R$ 1.232.932,30.”. (Memorando

Eletrônico nº. 42/2015 - DMA/PCI).

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7 G) Informar se houve indenização, pelos locadores, das benfeitorias úteis e necessárias eventualmente realizadas no exercício pelos entes públicos locatários, nos termos do art. 35 da Lei nº. 8.245/91;

Resposta: “Não se aplica à Instituição.”. (Memorando Eletrônico nº. 42/2015 - DMA/PCI).

H) Informar a existência de segregação contábil suficientemente analítica para a distinção dos registros relativos às despesas com:

i. locação de imóveis para uso servidores;

ii. locação de imóveis para uso do órgão, unidade ou subunidade;

iii. manutenção dos imóveis próprios e da União;

iv. manutenção dos imóveis locados de terceiros privados ou de outras esferas públicas;

v. manutenção dos imóveis locados de outros órgãos e entidades da administração pública federal.

Resposta: “Não se aplica à Instituição.”. (Memorando Eletrônico nº. 42/2015 - DMA/PCI).

Sobre o gerenciamento do patrimônio imobiliário, cumpre alertar que em auditoria realizada na Universidade Federal de Itajubá em 2012, a Controladoria Regional da União no Estado de Minas Gerais identificou algumas fragilidades nos controles relativos às informações contidas no SPIUnet sobre Bens de Uso Especial da União, tendo expedido as seguintes recomendações:

“Registrar as informações relativas à gestão dos bens imóveis de uso especial de responsabilidade da Entidade no sistema SPIUnet, de forma a refletir a situação atualizada dos imóveis sob responsabilidade da UNIFEI, em observância ao disposto no art. 2º da Portaria Interministerial STN/SPU nº. 322/2001 e ao Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público - Parte II Procedimentos Contábeis Patrimoniais.”. (Relatório de Auditoria Anual de Contas nº. 201203447).

“Realizar as avaliações ou as reavaliações dos imóveis cadastrados, preferencialmente por meio da constituição de uma comissão de servidores da UNIFEI para este fim de forma a evitar custos com contratação, a fim de que os valores apurados estejam em consonância com o valor justo, definido de acordo com os procedimentos previstos na Portaria STN nº. 406/2011, que já estavam contidos na Portaria STN nº. 664/2010, e sejam atualizados no SPIUnet, a fim de que ocorra a correspondência entre esses montantes e os valores do Ativo Imobilizado registrados no SIAFI.”. (Relatório de Auditoria Anual de Contas nº. 201203447).

É importante ressaltar que a Auditoria Interna tem, dentre suas principais atribuições, a

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8 de acompanhar a implementação das recomendações e determinações provenientes dos órgãos de controle interno (CGU) e externo (TCU).

Neste sentido, impende registrar que a Universidade Federal de Itajubá contratou em 29/09/2014 a empresa Make Consultoria de Avaliações Empresarias Ltda. (CNPJ nº.

00.601.771/0001-34) para a execução de serviços de avaliação e inventário dos bens patrimoniais, móveis e imóveis, dentre outros serviços correlatos e necessários à plena organização do seu patrimônio (Contrato nº. 029/2014).

IV – Orientações:

- Considerando os recentes trabalhos de acompanhamento da Gestão dos Controles Patrimoniais realizados pela Controladoria-Geral da União na Universidade Federal de Itajubá, recomenda-se à Divisão de Material que envide esforços para corrigir as falhas apontadas, e que cumpra integralmente todas as recomendações provenientes do referido órgão de controle, bem como o disposto na legislação vigente, em especial na Instrução Normativa nº. 205, de 08/04/1988.

V – Conclusão:

Em face dos exames realizados e comparando com os resultados obtidos em exercícios anteriores, pode-se concluir que persistem algumas falhas no nosso sistema de controle patrimonial, provenientes, principalmente, da falta de uma atualização periódica do inventário dos bens que compõem o acervo patrimonial.

Todavia, acredita-se que ao atender as recomendações provenientes do nosso órgão de controle interno (CGU), as falhas encontradas podem ser corrigidas ou mitigadas, proporcionando assim um melhor controle do patrimônio institucional.

No mais, é importante lembrar que a Auditoria Interna deve ser sempre entendida como uma atividade de assessoramento à Administração, de caráter essencialmente preventivo, destinada a agregar valor e a melhorar as operações da entidade, assistindo-a na consecução de seus objetivos mediante uma abordagem sistemática e disciplinada, fortalecendo a gestão e racionalizando as ações de controle interno.

É o nosso relatório.

Itajubá, 27 de março de 2015.

_________________________________

Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Chefe da Auditoria Interna

(Portaria nº. 1.561, de 20 de dezembro de 2012)

_______________________________

Graziela Emília Cassiano

Assistente da Auditoria Interna

(Portaria nº. 650, de 03 de abril de 2013)

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9 ________________________________

Paula Soares de Almeida

Assistente da Auditoria Interna

(Portaria nº. 838, de 28 de maio de 2014)