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Mais-valias WinSEC v Introdução Parametros da instituição Manutenção de Artigos Movimentos de Stock

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2 Mais-valias WinSEC | v. 12.3.05 ... 6 1. Introdução ... 6 2. Parametros da instituição ... 6 3. Manutenção de Artigos ... 7 4. Movimentos de Stock ... 7

5. Manutenção de Documentos de Transporte ... 7

6. Geração de Documentos de Transporte ... 7

7. Alteração de Preços Unitários de Movimentos ... 8

Mais-valias WinSEC | v. 12.3.03 ... 9

1. Introdução ... 9

2. Manutenção / Submissão dos Documentos de Transporte ... 9

Mais-valias WinSEC | v. 12.3.00 ... 11

1. Entidades codificadoras - Importação de Artigos ... 11

2. Manutenção de Artigos... 12 3. Consultar Medicamentos ... 12 4. Parametros da instituição ... 13 4.1. Rubrica de Portes ... 13 4.2. Movimentos Directos... 14 Mais-valias WinSEC | v. 12.1.00 ... 15 1. Documentos de Transporte ... 15

1.1 Manutenção de Documentos de Transporte ... 15

1.2 Geração de Documentos de Transporte ... 16

2. Ficha da Instituição ... 17 3. Artigos ... 18 4. Movimentos de Stock ... 19 Mais-valias WinSEC | v. 12.0.0 ... 20 1. Introdução ... 20 2. Alterações ao Software ... 21 2.1. Alertas Iniciais ... 21 2.2. Parametrizações ... 22 2.2.1. Utilitários ... 22 2.2.1.1. WebService ... 22 2.2.1.2. Parâmetros da Instituição ... 23 2.2.2. Tabelas ... 27 2.2.2.1 Fornecedores ... 27

2.2.2.2. Economatos, Valências e Entidades ... 28

2.2.2.3. Taxas de IVA ... 28 2.2.2.4 Códigos Postais ... 29 2.2.2.5. Textos Base ... 29 2.2.3. Artigos ... 30 2.2.3.1. Motivo de Isenção ... 30 2.2.3.2. Tipo SAF-T(PT) ... 31 2.2.4. Movimentos de Stock ... 31

(3)

3

2.2.5. Gestão de Utilizadores ... 33

2.3. Registo de Documentos de Transporte ... 34

2.3.1. Manutenção ... 34 2.3.1.1. Tipo Documento ... 35 2.3.1.2. Série ... 36 2.3.1.3. Origem e Destino ... 36 2.3.1.4 Inserir Linhas ... 37 2.3.1.5. Valores ... 37 2.3.1.6. Destinatário ... 38 2.3.1.7. Expedição ... 38 2.3.2. Geração Automática ... 39 2.3.3. Emissão ... 40 2.3.4. Mapa Resumo ... 41

2.3.5. Movimentos de Saída, Devolução Interna, Devolução Externa e Transferência ... 42

2.4. Gravação / Registo do Documento de Transporte ... 43

2.5. Anulação dos Documentos de Transporte – WinSEC ... 44

2.6. Manutenção / Submissão dos Documentos de Transporte... 46

3. SAF-T (PT). ... 48 Mais-valias WinSEC | v. 11.5.00 ... 49 1. Introdução ... 49 1.3 Movimentos de Stock ... 49 1.4 Movimentos Contabilísticos ... 50 Mais-valias WinSEC | v. 11.3.12 ... 52 1. Introdução ... 52 1.1. Taxas de IVA ... 52 1.2. Movimentos ... 53

1.2.1. Conta de Incidência associada à conta de IVA... 53

1.2.2. Geração dos valores de IVA ... 53

Mais-valias WinSEC | v. 11.3.10 ... 54

1. Emissão – Nota de Encomenda ... 54

Mais-valias WinSEC | v. 11.3.4 ... 57

1. Devoluções Externas ... 57

1.1. Novo Parâmetro ... 57

1.2. Mapas ... 58

1.2.1. Mapa de Inventário à Data ... 58

1.2.2. Conta Corrente ... 59

1.2.3. Mapa Comparativo de Stock ... 60

1.2.4. Atualiza Quantidade em Stock... 61

1.3. Recálculo da Conta Corrente/Custo Médio dos Artigos ... 61

Mais-valias WinSEC | v. 11.3.0 ... 62

1. Novo Parâmetro – “Unidade de Medida” ... 62

Mais-valias WinSEC | v. 11.2.00 ... 63

1. Introdução ... 63

1.1. Descargas para WinCTB ... 63

1.1. Listagem de Fluxos de Caixa ... 64

Mais-valias WinSEC | v. 11.1.04 ... 66

1. Mudança de Estado das Descargas ... 66

(4)

4

1. Introdução ... 68

2. Avaliação de Produtos/Serviços de Fornecedores ... 68

2.1. Introdução ... 68

2.1.1. Manutenção da Avaliação de Produtos / Serviços ... 68

2.1.2. Pontos a Avaliar ... 70

2.1.3. Mapa da Ficha da Avaliação ... 71

2.1.4. Mapa Resumo ... 73

3. Mapa Comparativo de Gastos ... 76

3.1. Introdução ... 76

4. Distribuição dos Portes nas entradas ... 77

4.1. Introdução ... 77

5. Autorizações nos Pedidos ... 79

5.1. Introdução ... 79

5.1.1. Parâmetro ... 80

5.1.2. Estado Autorização ... 80

5.1.3. Mapa Resumo de Autorização de Pedidos ... 81

5.1.4. O Design das janelas de movimentos: ... 82

6. Motivos de Atualização de Stock ... 82

6.1. Introdução ... 82 6.1.1. Motivos ... 82 Mais-valias WinSEC | v. 10.3.00 ... 84 1. Fluxos de Caixa... 84 1.1. Parâmetros da Instituição ... 84 1.2. Janela de Classificação ... 85

1.3. Listagem de Fluxos de Caixa ... 85

Mais-valias WinSEC | v. 10.2.03 ... 87

1. Conversão da Classificação de PCIPSS para SNC-ESNL ... 87

2. Cálculo do valor de entradas e saídas ... 87

2.1. Parâmetros da Instituição ... 88

2.2. Movimentos ... 88

2.3. Mapa Resumo de Entradas ... 91

2.4. Mapa Resumo de Devoluções Externas ... 92

2.5. Mapa Resumo de Entradas e Saídas ... 93

2.6. Mapa de Movimentos Diretos ... 94

2.7. Análise de Compras ... 95

2.8. Recalculo da Conta Corrente ... 96

2.9. Recalculo do Custo Médio dos Artigos ... 96

Mais-valias WinSEC | v. 10.0.08 ... 97

1. Módulo de Encomendas: “Agrupar Artigos” – Alteração nas vistas ... 97

Mais-valias WinSEC | v. 10.0.05 ... 98

1. Módulo de Encomendas - Alteração nas vistas ... 98

Mais-valias WinSEC | Upgrade 2011 [1ª Fase] ... 99

1. Acessos a Locais / Artigos ... 99

1.1. Parametrização de Acessos a Locais / Artigos ... 99

1.2. Parametrização de Utilizadores ... 100

1.3. Acessos a Locais / Artigos ... 100

Características Comuns a toda a linha WINIPSS ... 103

(5)

5

2. Parametrização da Validação de NIF ... 104

Outras Funcionalidades introduzidas durante 2011 ... 106

1. Design das janelas de movimentos: ... 106

2. F4 de Artigos das janelas de Movimentos e Encomendas ... 109

2. Janela de encomendas ... 111

3. Ultimo Preço Bruto do Fornecedor ... 111

4. Parametrização de valores por defeito nas Entradas ... 113

5. Parametrização da Distribuição a usar na Pré-Classificação ... 113

(6)

6 A aplicação a partir da versão 12.3.05 terá a possibilidade de o Utilizador ter sempre o valor do Custo Médio dos Artigos atualizado, independentemente da sequência da introdução da informação.

Para ter sempre o valor do Custo Médio dos Artigos atualizado, é necessário selecionar a opção Ao selecionar esta opção será obrigatório efetuar o Recálculo da Conta-Corrente para ter os valores base corretos para a utilização da informação no futuro, caso contrário ficará como não selecionada.

Com esta opção selecionada, independentemente da sequência da introdução da informação o Custo Médio dos Artigos estará sempre atualizado. Pois quando introduzir um Movimento com Data anterior à última registada, para os Artigos existentes neste novo Movimento, será obrigatório efetuar o recálculo para ter Custo Médio dos Artigos atualizado.

(7)

7 Nesta manutenção sempre que um Artigo seja Ativado e a opção

está selecionada vai obrigar a efetuar o Recálculo do Custo Médio do Artigo caso existam Movimentos com Data superior à Data Atual.

Ao apresentar esta mensagem, se o Utilizador responde que não deseja efetuar a alteração, então o Artigo manter-se-á Inativo.

Todos os movimentos de stock (Entradas, Saídas, Devoluções Internas, Devoluções Externas,

Transferências), quando a opção está selecionada, vão obrigar

a efetuar o Recálculo do Custo Médio dos Artigos nos seguintes casos:

 Quando adicionado um movimento com data anterior a pelo menos um movimento associado aos Artigos do movimento adicionado.

 Quando alterada a data de um movimento para data anterior a pelo menos um movimento associado aos Artigos do movimento alterado.

 Quando alterada a data de um movimento onde a data antiga é anterior a pelo menos um movimento associado aos Artigos do movimento alterado.

 Quando alterada, removida ou adicionada pelo menos uma linha de Artigo e a data do movimento é anterior a pelo menos um movimento associado aos Artigos do movimento alterado.

 Quando removido um movimento com data anterior a pelo menos um movimento associado aos Artigos do movimento removido.

 Movimentos de Entrada com Portes e que influenciam o cálculo de custo médio

o Se o valor dos portes for alterado e a data do movimento é anterior a pelo menos um movimento associado aos Artigos do movimento alterado.

Ao adicionar um documento que origine um Movimento de Stock, devem ser respeitadas as regras definidas no capítulo 4. Movimentos de Stock.

Ao adicionar um documento que origine um Movimento de Stock, devem ser respeitadas as regras definidas no capítulo 4. Movimentos de Stock.

(8)

8 Nova opção disponível no menu que deve ser apenas utilizada quando têm mesmo a necessidade de alterar a informação dos Movimentos de Stock (Saídas, Devoluções Internas e Transferências).

(9)

9 O Decreto-Lei n.º 198/2012 de 24 de agosto, veio estatuir a obrigatoriedade de comunicar os documentos de transporte emitidos, antes deste se iniciar.

Contudo, contingências de vária ordem, levaram o Sr. Secretário de Estados dos Assuntos Fiscais a emitir uma Nota de Imprensa onde comunica que

http://info.portaldasfinancas.gov.pt/NR/rdonlyres/07A23F83-95A0-43F3-8988-F88A74484C6C/0/Comunicado.pdf

Esta obrigatoriedade levou a a produzir alterações nesta aplicação, de forma a garantir os preceitos legais adotados.

Respondendo à obrigatoriedade de comunicar à AT todos os documentos de transporte ainda não comunicados até à data limite de 15 Outubro de 2013, e após disponibilização, por parte da AT da possibilidade de comunicar os documentos cuja data/hora início de transporte já tenha sido ultrapassada, a adaptou o processo de comunicação, da forma que se apresenta a seguir, para dar resposta a esta mesma obrigatoriedade, nomeadamente:

 Foi alterada a Comunicação de Documentos de transporte de forma a ser possível a sua comunicação mesmo que a data/hora Inicio de transporte já tenha sido ultrapassada;  Foi adicionada a possibilidade de ordenar o conteúdo apresentado na listagem por qualquer

campo apresentado na mesma, bastado para isso clicar no cabeçalho do campo pretendido (4);

 Foi adicionada a possibilidade de consultar a informação de envio e resposta geradas (em formato XML) aquando cada tentativa de comunicação (3) visando auxiliar o processo de triagem de eventuais dificuldades.

(10)

10 Entrar na funcionalidade “Comunicação de Documentos de Transporte”;

Garantir que está selecionada a opção “Documentos não Comunicados”; Clicar no botão (1) para selecionar todos os documentos a enviar; Por fim, Clicar em (2)

Após o envio ter sido concluído, deverá verificar o resultado de envio de cada um dos documentos (refrescando a informação para os documentos não enviados) e tratar os problemas identificados antes de tentar novo envio. Em caso de sucesso estes documentos deveram obter o resultado:

(11)

11 A partir da versão 12.3.00 de WinSEC quando é selecionado um Ficheiro MDB (no caso Base de Dados do Infarmed) é possível definir se o tipo de importação é por CHNM ou por Nome Comercial.

por CHNM

Cada CHNM vai corresponder a um artigo na BD WinSEC.

O nome sugerido para o artigo é a designação atribuída ao CHNM.

por Nome Comercial

Cada embalagem de medicamentos vai corresponder a um artigo na BD WinSEC. O nome sugerido para o artigo segue a seguinte regra:

o os 13 primeiros caracteres do nome do medicamento + os primeiros de 10 caracteres da abreviatura do laboratório + os 10 primeiros caracteres da dosagem + quantidade da embalagem + 3 primeiros caracteres da unidade da embalagem.

Neste caso é importado para o código de Barras do artigo WinSEC o número de registo da embalagem.

De forma a permitir um melhor critério na seleção dos artigos a importar, é apresentada na grelha a informação relativa ao estado do medicamento na base de dados do Infarmed (Não Renovado; Revogado; Suspenso; Autorizado; Suspenso por decisão judicial; Caducado). A escolha de medicamentos a importar é da responsabilidade do utilizador.

(12)

12 Através da seleção Ada opção “Ativar Artigos é possível definir se os artigos importados ficam ativos ou não.

É possível atribuir a mesma codificação a vários artigos.

A partir desta versão está disponível, no menu “Artigos”, a opção “Consultar Medicamentos”. Esta opção permitir ter uma visão global das quantidades dos artigos do tipo medicamento:

 Quantidades por codificação, por artigo e por lote.

Nesta opção apenas são carregados os artigos do tipo medicamento. Por defeito a informação da grelha aparece filtrada por:

 Artigos com Codificação (Coluna "Cód." = 'S')  Artigos Ativos (Coluna "A" = 'S')

(13)

13 Para filtrar quantidades foram criados campos/critérios específicos. Assim, podemos definir critérios de pesquisa ("igual a","é maior que","é menor que","é maior ou igual a","é menor ou igual a","é diferente") para a quantidade por codificação, quantidade por artigo e quantidade por lote.

A grelha apresenta as seguintes colunas:

 "Cod." - permite identificar se o artigo tem codificação ou não (S - Tem codificação; N - Não tem codificação)

 "Codificação/Qtd" - apresenta a codificação definida para o artigo e a quantidade total de artigos com essa codificação.

 "Princípio Activo" - apresenta o Princípio Ativo definido para o artigo.  "Dosagem" - apresenta a dosagem definida para o artigo.

 "Forma Farma." - apresenta a forma farmacêutica definida para o artigo.  "Via Admin." - apresenta a Via de administração definida para o artigo.

 "Artigo/Qtd" - apresenta o código do artigo e a quantidade em stock do artigo.  "Economato" - apresenta código e descrição do economato.

 "Lote/Validade/Qtd" - apresenta o lote, validade e quantidade em stock

 "V" - Estado da validade ( 1 - Dentro da validade; 2 - faltam N dias para o fim da validade; 3 - fora da validade). Na determinação do estado a data referência é a data atual.

 "A" - identifica se o artigo está activo ou não. (S - Activo; N - Não Activo)  "Código Barras" - Código de Barras do artigo

Usando o botão “Limpar filtros” o utilizador pode limpar todos os filtros definidos na linha de filtragem da grelha

É apresentada a informação sobre o estado da validade do medicamento.

O objetivo desta informação é permitir ao utilizador identificar rapidamente o estado da validade dos artigos.

As regras usadas para apurar o estado são as seguintes:

 1 - Dentro da Validade (a data de validade é superior à data atual e é superior à data atual + N dias ou então o artigo não tem data de validade)

 2 - Faltam N dias para o fim da validade - a data de validade é igual à data atual + N dias  3 - Fora da validade - a data de validade é inferior à data atual

Através do click no botão “Carregar novamente a informação dos Artigos” o utilizador pode carregar novamente o formulário no seu estado inicial (sem critérios de filtragem para as quantidades; dias para o fim da validade = 7 e na grelha Coluna "Cód." = 'S' e Coluna "A" = 'S)

Relativamente à emissão é possível proceder a impressão da informação apresentada na grelha, usando o mapa base ou uma vista criada pelo utilizador. É possível definir o detalhe da emissão (Detalhe do artigo/Detalhe do Lote)

Nesta versão, passa a existir parametrização de Rubrica para Portes, deverá aceder ao menu Utilitários – Parâmetros da Instituição, separador Ligações – Ligação WinGTE.

(14)

14 Após efetuada a descarga, esta Rubrica será utilizada na respetiva linha de Movimento de Portes. Caso não esteja parametrizada, o comportamento mantém-se.

Também nesta versão, o parâmetro que define que valor é que é usado nas Saídas num Movimento Direto tem mais uma nova opção: "Preço de Entrada com Portes". Como o nome diz, o movimento de saída fica com o valor da entrada com os portes incluídos.

(15)

15 A partir da versão 12.1.0 de WinSEC é possível gerar automaticamente Documentos de Transporte com base nas Marcações criadas em WinADO.

Para aceder à manutenção de Documentos de Transporte deverá aceder à opção de menu Movimentos de Stock - Documentos de Transporte - Manutenção.

Quando se adiciona um documento de transporte do tipo Movimentação de Ativos Próprios (GA) não são apresentados valores, tal como na sua emissão.

(16)

16 Um documento do tipo GA deixa de ser possível comunicar à AT.

Na Geração de Documentos de Transporte se selecionar a aplicação WinADO é possível selecionar as Marcações por Número ou Data.

Após selecionar o número de uma marcação ou a data, é carregada a informação necessária à geração dos documentos de transporte correspondentes com base na informação das Marcações. No caso do utente do WinADO não ter parametrizada a Entidade WinSEC correspondente, ao carregar a informação será criada a entidade com base na informação do utente no WinADO.

(17)

17 No canto inferior esquerdo da janela é possível verificar o número de documentos de transporte a gerar, assim como é possível navegar nos mesmos através das setas.

Após inseridos os filtros estes ficam bloqueados. Para os desbloquear e limpar existe no canto inferior direito a imagem de uma borracha.

Por omissão todos os documentos têm a opção “Gerar Documento” selecionada. Caso não pretenda gerar algum documento basta retirar a seleção da opção “Gerar Documento”.

Ao clicar em aplicar são gerados todos os documentos de transporte com a opção “Gerar Documento” selecionada. É possível consultar os documentos gerados através da Manutenção de Documentos de Transporte.

A aplicação WinSEC na versão 11.0.00, ao adicionar uma instituição o campo Motivo de Isenção fica preenchido com o valor “Isento de IVA nos termos Art.º 9º do CIVA”. Neste campo é possível escrever texto diferente das opções disponíveis.

(18)

18

Na funcionalidade foi adicionado na aplicação o campo Caso

este campo for selecionado o imposto é considerado nulo.

Ao indicar que um Artigo tem Taxa de IVA igual a zero, o fica preenchido com o valor que estiver na ficha da Instituição (parâmetros) mas este deixa de ser de preenchimento obrigatório. Neste campo é possível escrever texto diferente das opções disponíveis.

(19)

19 O campo Regista Documento de Transporte está disponível e selecionado por omissão na adição de

e de Este está disponível mas não

selecionado por omissão na adição de e e de

(20)

20 No dia 1 de julho de 2013, entrarão em vigor as alterações ao novo Regime dos Bens em Circulação (DL n.º 147/2003 de 11/07), introduzidas pelo DL n.º 198/2012 de 24 de agosto. Assim, a emissão de documentos de transporte, em 3 exemplares, deverá ser efetuada nos seguintes termos:

Por via eletrónica;

Programa de computador certificado pela AT; Programa produzido pela própria empresa; Através do Portal AT;

Manualmente em papel, impresso em tipografia certificada.

Também a partir desta data, para as empresas cujo volume de negócios seja igual ou superior a €100.000,00, têm a obrigatoriedade de comunicar os Documentos de Transporte emitidos à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), antes do transporte se iniciar, através de:

Transmissão eletrónica de dados

Por transmissão eletrónica em tempo real Através do envio de ficheiro

Através da emissão direta no Portal das Finanças do documento de transporte Serviço telefónico

Para os documentos emitidos em papel, com inserção no portal da AT até ao 5º dia útil seguinte ao transporte

Durante o período de inoperacionalidade do sistema de comunicação, não imputável à AT, devidamente comprovada pelo operador

A Comunicação antes do início do transporte implica a geração de 1 código de identificação. Este código é suficiente para acompanhar o transporte, exceto quando os documentos de transporte são emitidos manualmente e comunicados através do serviço telefónico. Neste caso, o documento emitido deverá acompanhar o transporte.

Em situações de inoperacionalidade, deverá proceder-se à emissão/impressão do documento de transporte, comprovar a situação de inoperacionalidade e comunicar os dados à AT até ao 5º dia útil após o início do transporte:

Inoperacionalidade do Sistema informático ou de acesso ao sistema (Software); Inoperacionalidade do Sistema informático da comunicação (Internet);

(21)

21 Inoperacionalidade do sistema da AT.

Quando há necessidade de se emitir Documentos de Transporte adicionais, deve fazer-se menção aos documentos globais ou originais e proceder à sua inserção no portal das finanças até 5 dias úteis após a sua emissão.

Para informação mais detalhada, deverá aceder a www.portaldasfinancas.gov.pt ou www.f3m.pt.

Para cumprir os novos requisitos legais, no que diz respeito à emissão e comunicação dos documentos de transporte, será necessário atualizar o para a versão 12.0.00 e efetuar algumas parametrizações.

A partir desta nova versão, o passa a estar nos termos da legislação em vigor. O n.º do certificado é:

Numa fase transitória, o seu dar-lhe-á alguns avisos:

(22)

22 

Depois de atualizar o , deverá efetuar algumas parametrizações, como sugerem os pontos seguintes.

O utilizador deverá começar por aceder ao menu “Utilitários” e efetuar as parametrizações que se seguem.

(23)

23 A comunicação dos documentos de transporte faz parte de um vasto leque de alterações ocorridas recentemente no Regime de Bens em Circulação e que foram introduzidas pelo DL n.º 198/2012, de 24/08.

Deste modo, para que consiga proceder à comunicação dos Documentos de transporte, terá de, em primeiro lugar, aceder ao portal das finanças, em www.portaldasfinancas.gov.pt e, através de “Os Seus Serviços > Outros Serviços > Gestão de Utilizadores”, criar um subutilizador, autorizando a operação

Esta operação deve ser efetuada atempadamente, sob pena de, a partir do dia 1 de Julho de 2013 não conseguir comunicar os documentos de transporte à AT, incorrendo, assim, em penalidade legais.

No pode ativar a comunicação, por defeito, dos documentos de transporte via WebService, à AT.

Acedendo ao menu <Utilitários < WebserviceAT > Parâmetros>, deverá colocar a identificação do subutilizador criado e a respetiva password, como demonstra a imagem seguinte.

Deverá aceder a “Utilitários > Parâmetros da Instituição” e atualizar a seguinte informação:   Contribuinte  Região de Imposto  Morada  Localidade  Código Postal  Motivo Isenção

(24)

24  (Página 2)  Documentos Anulados  (Outras Ligações) o o o o Siga as instruções:

No separador atualizará, como demonstra a imagem seguinte: o n.º de Contribuinte, a Região do Imposto, a Morada, a Localidade, o Código Postal e o Motivo Isenção:

O preenchimento destes campos, permitirá que todos os seus documentos de transporte contenham esta informação pré-preenchida.

No separador poderá definir se os documentos de

transporte anulados influenciam ou não a validação da sequência

(25)

25 Suponha que temos 2 documentos de transporte:

Doc. n.º 1 01/07/2013

Doc. n.º 2 02/07/2013

O Doc. n.º 2 é anulado.

Para adicionar novos documentos, terá duas hipóteses:

Parâmetro selecionado

Poderá adicionar o Doc. n.º 3 com data igual ou superior a 01/07/2013.

Parâmetro não selecionado

Apenas poderá adicionar o Doc. n.º 3 com data igual ou superior a

No separador o utilizador poderá efetuar as

ligações aos restantes produtos da linha que possua e que concorram para a geração dos documentos de transporte.

(26)

26  A ligação , permitirá gerar o documento de Movimentação de Ativos Próprios acedendo às fichas dos bens do Imobilizado, através da tecla de função no campo assinalado a imagem abaixo.

 A ligação , permitirá inserir no documento de transporte viaturas que estejam registadas na Gestão de Viaturas, através da tecla de função no campo assinalado a imagem abaixo.

(27)

27  As ligações e e-SAD, permitirão gerar documentos de

transporte a partir das marcações efetuadas.

 Esta funcionalidade estará disponível até ao final do próximo mês.

Num 2º passo, o utilizador deverá aceder ao menu “Tabelas” e efetuar as parametrizações seguintes:  Fornecedores  Economatos  Valências  Taxas de IVA  Entidades  Códigos Postais  Textos Base

Acedendo a “Tabelas > Fornecedores > Manutenção”, o utilizador deverá certificar-se que os dados de morada e o n.º de contribuinte, estão totalmente preenchidos, para que os documentos de transporte a gerar contenham esta informação, sem necessidade de a introduzir manualmente.

A ficha do fornecedor contém ativo por defeito o parâmetro O utilizador pode retirar este parâmetro.

(28)

28 O utilizador deverá certificar-se que os dados de morada, e o n.º de contribuinte, no caso das Entidades, estão totalmente preenchidos, para que os documentos de transporte a gerar contenham esta informação, sem necessidade de a introduzir manualmente.

Esta operação deve ser repetida em

(29)

29 Sempre que o código postal não seja nacional, deve aceder-se a “Tabelas > Códigos Postais”, retirar o parâmetro em “Nacional” e preencher os campos “País” e “Sigla”.

Acedendo a “Tabelas > Textos Base”, o utilizador pode definir um conjunto de textos a utilizar em diversos documentos.

Poderá utilizar qualquer um dos textos pré-definidos nos documentos a seguir mencionados:  Movimentação de Stocks o Entradas o Saídas o Devoluções Internas o Devoluções Externas o Transferências o Documentos de Transporte

(30)

30  Manutenção

 Tipos de Documentos de Transporte  Encomendas

o Manutenção

Caso não tenha pré-definido um o utilizador poderá fazê-lo aquando da geração do documento de transporte, adicionando-o na respetiva janela, como demonstra a imagem seguinte:

O 3º passo consiste em aceder ao menu “Artigos”, e parametrizar os itens seguintes:  Motivo de Isenção

 Tipo SAF-T (PT)

Se o utilizador tiver definido o motivo de isenção nos parâmetros da instituição, ao aceder a “Artigos > Manutenção”, este campo aparece preenchido com essa informação.

(31)

31 O utilizador deve aceder a “Artigos > Manutenção” e verificar o de cada artigo. Por defeito, todos os artigos que controlam stock serão do tipo e, os artigos que não controlam stock serão do tipo

Caso o artigo utilizado não tenha indicado o não conseguirá gerar o SAF-T (PT).

O 4º passo consiste em aceder ao menu “Movimentos de Stock”, e parametrizar os itens seguintes:

(32)

32  Documentos de Transporte

o Tipos de Documentos de Transporte

Neste menu, “Movimentos de Stock > Documentos de Transportes > Tipos de Documentos de Transporte”, são sugeridos os tipos de documentos de transporte seguintes, de acordo com a estrutura do SAF-T (PT).

Os documentos de transporte sugeridos pelo são os seguintes:  Guia de Movimentação de Ativos Próprios – GA

 Guia de Consignação – GC

 Guia de Devolução – GD

 Guia de Remessa – GR

 Guia de Transporte – GT

O utilizador deverá ter em o seguinte: todos os documentos de transporte, à exceção dos documentos com o movimentam Stock, isto é, os documentos de transporte geram registos de movimentação de stock.

O utilizador poderá definir outros tipos de documentos de transporte, como sugere a imagem seguinte, assegurando-se que cada novo tipo de documento corresponde a um dos Tipos enunciado no parágrafo anterior:

(33)

33 Ao criar um novo tipo de documento de transporte do tipo ou o utilizador é obrigado identificar, pelo menos, uma das séries: ou Se for um documento de transporte significa que o documento de transporte será concluído no fim do registo. Neste caso, deverá ser assumido

Se for um documento de transporte significa que o documento de transporte não será concluído no fim do registo. Neste caso, deverá ser assumido um n.º de

Quando o documento passar ao estado “Fechado”, deixará de ter um n.º de série provisório e passará a ter um n.º de sério definitivo, seguindo a ordem estabelecida na

Nos tipos de documentos de transporte existentes, a e a já estão preenchidos, por defeito, podendo ser alterados.

No campo de poderá inscrever alguma observação que considere pertinente. Aqui, pode escrever o texto ou então, através da tecla de função indicar um dos textos definidos no menu “Textos Base”.

Ao aceder a “Utilitários > Gestão de Utilizadores > Utilizadores” deve definir quais são os utilizadores que terão permissões para alterar a identificação dos documentos de Transporte, isto é, aqueles utilizadores que poderão alterar as séries dos documentos.

(34)

34 Para registar documentos de transporte, deverá ter em atenção as indicações que se seguem:

 Movimentos de Stock o Documentos de Transporte  Manutenção  Geração Automática  Emissão  Mapa Resumo o Entradas o Saídas o Devoluções  Internas  Externas o Transferências

Acedendo a “Movimentos de Stock > Documentos de Transportes > Manutenção”, o utilizador vai registar os seus documentos de transporte.

(35)

35 O utilizador poderá indicar o documento de transporte como e, neste caso, ao gravar, ele comunica-o à AT.

Quando o estado do documento é apenas é possível alterar os campos: Observações, Expedição, secção Documento e as Observações da linha.

Quando o estado do documento é é possível alterar todos campos, exceto: Tipo de Documento, Tipo de Entidade de Origem e Tipo de Entidade de Destino.

Se o utilizador definir que o documento está ele não vai ser comunicado à AT quando é gravado. Esta comunicação só ocorre quando o estado do documento é alterado para

Contudo, em cada documento de transporte que seja criado, o utilizador pode optar por não o comunicar à AT, retirando o parâmetro do campo

Para criar um documento de transporte, o utilizador terá, ainda, de indicar: 1. Tipo de Documento 2. Série 3. Origem 4. Destino 5. Inserir Linhas 6. Valores 7. Destinatário 8. Expedição

O utilizador deve selecionar um dos tipos de documentos pré-definidos, podendo ainda, criar novos tipos de documentos de transporte, selecionando .

(36)

36 Depois de selecionar o Tipo de Documento, será ativada a série definida por defeito.

Contudo, o utilizador poderá definir outra série, desde que não coincida com uma já existente.

O utilizador deverá definir a origem e o destino do transporte.

Se a origem não possuir morada indicada, assume-se como dados de carga aqueles que constam da morada da Ficha da Instituição.

(37)

37 Na janela “Movimentos de Stock > Documentos de Transporte > Manutenção”, ao selecionar a tecla de função poderá usufruir, à semelhança do que já acontece, de várias opções para introduzir os artigos.

Caso o artigo escolhido estiver isento de IVA, será indicado o Motivo de Isenção definido nos Parâmetros da Instituição.

O Utilizador pode, na linha, alterar o tipo de isenção de IVA.

Se o documento de transporte selecionado for uma estão, poderá escolher, através da tecla de função no campo um bem cuja ficha esteja criada em

Na mesma janela, poderá optar por retirar o parâmetro do campo .

Neste caso, vai escolher um do e deve ter em atenção que, por se tratar de um

documento de transporte do tipo

O utilizador deverá definir os valores globais do Desconto e dos Portes. Caso os Portes estejam isentos, deverá indicar o motivo de isenção.

(38)

38 No campo poderá utilizar um dos textos pré-definidos em

A informação neste campo está pré-preenchida de acordo com a parametrização definida. Contudo, o utilizador poderá alterar esta informação.

O n.º de do é para os documentos do tipo e , e tem de

ser .

Nos documentos do tipo , o n.º de deve ser ao indicado na .

A informação neste campo está pré-preenchida de acordo com a parametrização nos parâmetros da instituição. Contudo, o utilizador poderá alterar esta informação.

Nos dados de expedição, temos de indicar a data e a hora do início do transporte / carga. Esta data é sugerida e é igual à data do Documento. A hora de carga e a data e a hora de descarga, deverão ser indicadas pelo utilizador.

A data e hora de carga, devem obedecer aos seguintes requisitos:  Maior ou igual que a data do documento

(39)

39  Superior à Data/Hora atual

 Inferior à Data/Hora de Descarga

Poderá ser importante dar alguma margem na hora de início de transporte, para que não se corra o risco de não conseguir comunicar o documento de transporte, por já ter sido ultrapassada a hora de início de transporte que, os documentos correspondem à hora de carga.

Para evitar o desfasamento da aconselhamos o utilizador a sincronizar o seu computador com a hora do Observatório Astronómico de Lisboa, seguindo as instruções que estão no link

Em “Movimentos de Stock > Documentos de Transporte > Geração Automática”, poderá gerar documentos de transporte a partir de movimentos de stock já registados:

 Saídas

 Devoluções Internas  Devoluções Externas  Transferências

Deverão ser escolhidos os movimentos de stock, completando os dados em falta e gerados os respetivos documentos de transporte.

(40)

40 Recorde-se que, para cada movimento de stock registado, deverá gerar tantos documentos de transporte quantos os destinos identificados no movimento.

Em versão a sair durante o mês de Junho, esta funcionalidade será atualizada, no sentido de poder gerar estes documentos em simultâneo para todos os destinos incluídos no movimento de stock.

A partir deste menu, o utilizador pode emitir / imprimir os documentos de transporte gerados, utilizando os filtros disponíveis.

(41)

41 O documento de transporte emitido conterá o respetivo código de identificação, remetido pela AT aquando da comunicação do documento de transporte, como demonstra a imagem seguinte:

Na emissão do documento de transporte, quando o NIF do destinatário não está preenchido ou é 999999990 é impressa a designação

Devido à Certificação dos Documentos de Transporte no , alguns comportamentos são limitados.

Desde logo, as para os mapas de emissão de documentos e de encomendas (Emissão de Documentos, Emissão de Documentos de Transporte, Nota de Encomenda e Nota de Encomenda S/Preços C/Textos) foram bloqueadas por password.

Para alterar ou adicionar uma nova vista, deverá contactar a F3M.

A partir deste menu, o utilizador pode emitir mapas resumo dos documentos de transporte gerados, utilizando os filtros disponíveis.

(42)

42 Também nos movimentos de Saída, de Devolução Interna, Devolução Externa e de Transferência deverá indicar se pretende que os mesmos registem ou não, documento de transporte.

Ao gravar o documento, aparecerá a janela e terá de

proceder à geração de tantos documentos de transporte, quantos os destinos escolhidos aquando da gravação do movimento de saída, como sugere a imagem seguinte.

(43)

43 No caso da expedição ser efetuada com recurso a esta poderá ser escolhida a partir da

, acionado a tecla de função no campo

Depois de gravado um movimento que deu origem a um documento de transporte, apenas é possível alterar a informação dos campos e

Após a inserção de toda a informação necessária a um documento de transporte, vai-se proceder ao seu registo / gravação.

Uma vez que o utiliza o sistema de comunicação à AT via WebServiçe, quando o documento o documento de transporte é gravado, será comunicado à AT, segundo as parametrizações definidas.

(44)

44 Após a comunicação, ser-lhe-á devolvida uma de duas mensagens:

 Caso ocorra alguma falha no envio, será devolvida uma mensagem: o Exemplo:

Neste caso, não tem a aplicação na versão que suporta a comunicação dos documentos de transporte. Terá de a atualizar e o problema ficará resolvido.

 Caso ela seja efetuada com sucesso, é devolvida a seguinte mensagem:

Devido à Certificação dos Documentos de Transporte no , os documentos de transporte não podem ser apagados, isto é, sempre que necessitar, o utilizador terá de anular o documento de transporte. Este procedimento, não apaga o documento, antes o anula e guarda como anulado.

Os documentos de transporte apenas poderão ser anulados até ao minuto anterior à data / hora de início de transporte.

(45)

45 Caso o documento já tenha sido comunicado à AT, a anulação sê-lo-á, também.

Se anular um documento de transporte para o qual foi criado um movimento de stock, pode optar por apagar também o movimento de stock associado.

Caso o utilizador pretenda apagar um movimento de stock para o qual foi gerado um documento de transporte, poderá acontecer uma de duas situações:

 Quando o movimento de stock dá origem a documentos de transporte, é possível remover o movimento, sendo anulados automaticamente os documentos de transporte associados.

(46)

46  Quando o movimento de stock teve origem num documento de transporte, apenas o

conseguirá remover a partir da anulação do respetivo documento de transporte.

Após o registo dos documentos de transporte, poderá consultar toda a informação existente sobre a sua comunicação à AT, acedendo ao menu <Utilitários < Webservice AT>Manutenção/Submissão Doc. Transporte>.

(47)

47 Os documentos ainda não comunicados, não possuem código de identificação AT e estão assinalados na coluna “Ação” :

 R – Documento Registado na aplicação, mas não foi possível comunicá-lo à AT  A – Documento Anulado na aplicação, mas não foi possível comunicá-lo à AT

 Vazio – o documento foi comunicado ou não é possível comunicar, porque, por exemplo, já foi ultrapassada a data/hora de início de transporte.

Estes documentos, podem ser comunicados a partir deste menu até ao minuto anterior à data/hora de início do transporte. Para tal, basta selecionar x os documentos pretendidos e enviar . Os documentos cuja data/hora de início de transporte já foi ultrapassada, não poderão ser selecionados para envio/comunicação.

Na coluna Código Doc., os campos que aparecem a cinzento , poderão ser preenchidos manualmente para os casos em que, nos termos legais, a comunicação foi efetuada através do serviço telefónico.

À direita na tabela , podemos encontrar toda a informação sobre o último estado de comunicação dos documentos de transporte gerados. Através da sua análise, estamos em condições de saber se há erros e quais são, para os podermos corrigir e assim efetuar a comunicação, nos termos legais.

Na coluna mais à esquerda , pode consultar o histórico de estados de todas as comunicações efetuadas para cada documento.

Por defeito, apenas aparecem neste quadro os documentos gerados e não comunicados à AT, uma vez que o filtro está ativo.

(48)

48 Caso o utilizador pretenda consultar todos os documentos gerados, comunicados e não comunicados, deverá retirar o filtro e refrescar a informação.

Nesta versão do (V. 12.0.00), o utilizador pode gerar e consultar os ficheiros SAF-T (PT) gerados, através de “Utilitários > SAF-T PT”.

(49)

A partir da versão de é possível parametrizar na conta de Incidência qual a conta de iva associada e a conta de Inversão de Sujeito Passivo.

Ao indicar, na linha de movimento de stock, que a entrada ou devolução externa do artigo foi adquirido ou devolvido com o Iva na regra da Inversão de Sujeito Passivo/Aquisições Intracomunitárias o valor considerado é sem IVA ficando o Preço Com e Sem IVA igual.

Ao indicar, na linha de movimento de stock, que a saída ou devolução interna do artigo que foi adquirido ou devolvido com o Iva na regra da Inversão de Sujeito Passivo/Aquisições Intracomunitárias o valor considerado é Sem IVA.

(50)

50 Ao indicar, na classificação manual, conta de incidência com conta de Iva e conta de Iva de Inversão parametrizadas na WinCTB estas são preenchidas automaticamente.

Na linha de IVA teremos então por ordem:

Conta de IVA - Conta de IVA dedutível ou liquidado.

Descrição da Conta IVA – Esta encontra-se sempre bloqueada.

Conta de IVA de Inversão – Esta encontra-se disponível para remover conteúdo caso não deseje executar inversão de Sujeito Passivo/Aquisições Intracomunitárias de IVA.

Conta de IVA Suportado – Esta encontra-se sempre bloqueada. Taxa de IVA – Esta encontra-se sempre bloqueada.

Conforme parametrizações indicadas teremos os seguintes movimentos contabilísticos gerados:

Parametrizações Conta Valência Valor

Conta: 611 Conta IVA: 2432

Conta IVA Suportado: 2431 Percentagem IVA: 6%

Valor Base: 100.00; Valor IVA: 6.00

Distribuição: 901 40% (CIVA) 902 30% (CIVA) 903 20% (SIVA) 904 10% (SIVA) 611 901 40.00 611 902 30.00 611 903 20.00 611 904 10.00 2431 1.80 2432 4.20 Conta: 611

(51)

51 Conta IVA Suportado: NA

Percentagem IVA: 6%

Valor Base: 100.00; Valor IVA: 6.00

902 30% (CIVA) 903 20% (SIVA) 904 10% (SIVA) 611 903 21.20 611 904 10.60 2432 4.20 Conta: 611 Conta IVA: 2432

Conta IVA Suportado: 6811 Percentagem IVA: 6%

Valor Base: 100.00; Valor IVA: 6.00

Distribuição: 901 40% (CIVA) 902 30% (CIVA) 903 20% (SIVA) 904 10% (SIVA) 611 901 40.00 611 902 30.00 611 903 20.00 6811 903 1.20 611 904 10.00 6811 904 0.60 2432 4.20 Conta: 3111711 Conta IVA: 2432

Conta IVA Suportado: 2431 Conta IVA Inversão: 2433 Percentagem IVA: 6%

Valor Base: 100.00; Valor IVA: 6.00

Sem Valência 3111711 100.00 2432 6.00 2433 6.00 Conta: 3111711 Conta IVA: 2432

Conta IVA Suportado: 2431 Conta IVA Inversão: 2433 Percentagem IVA: 6%

Valor Base: 100.00; Valor IVA: 6.00

903 (SIVA) 3111711 903 100.00

Conta: 3111711 Conta IVA: 2432

Conta IVA Suportado: 2431 Conta IVA Inversão: 2433 Percentagem IVA: 6%

Valor Base: 100.00; Valor IVA: 6.00

901 (CIVA) 3111711 901 100.00 2432 6.00 2433 6.00 Conta: 3111711 Conta IVA: 2432

Conta IVA Suportado: 2431 Conta IVA Inversão: 2433 Percentagem IVA: 6%

Valor Base: 100.00; Valor IVA: 6.00

901 50% (CIVA) 903 50% (SIVA) 3111711 901 50.00 3111711 903 50.00 2432 3.00 2433 3.00

(52)

52 As parametrizações de IVA foram revistas para que os registos de movimentos contabilísticos sejam mais intuitivos e automáticos.

A partir da versão de é possível parametrizar na conta de Incidência qual a conta de IVA associada.

Ao nível da parametrização das contas de IVA foram adicionadas as parametrizações da conta de IVA Suportado e a percentagem de Dedução.

A alteração introduzida afeta os movimentos contabilísticos na , o módulo de Compras na

e os movimentos de Stock em .

As aplicações referidas devem ser todas atualizadas para as versões: ,

e .

Nas taxas de IVA são apresentadas as parametrizações na das respetivas contas de Iva, pois estas irão influenciar a classificação contabilística dos movimentos de stock.

(53)

53 Ao indicar, na classificação manual, conta de incidência com conta de Iva parametrizada na

esta é preenchida automaticamente.

Conforme parametrizações indicadas teremos os seguintes movimentos contabilísticos gerados:

Parametrizações Conta Valência Valor

Conta: 611 Conta IVA: 2432

Conta IVA Suportado: 2431 Percentagem IVA: 6%

Valor Base: 100.00; Valor IVA: 6.00

Distribuição: 901 40% (CIVA) 902 30% (CIVA) 903 20% (SIVA) 904 10% (SIVA) 611 901 40.00 611 902 30.00 611 903 20.00 611 904 10.00 2431 1.80 2432 4.20 Conta: 611 Conta IVA: 2432 Conta IVA Suportado: NA Percentagem IVA: 6%

Valor Base: 100.00; Valor IVA: 6.00

Distribuição: 901 40% (CIVA) 902 30% (CIVA) 903 20% (SIVA) 904 10% (SIVA) 611 901 40.00 611 902 30.00 611 903 21.20 611 904 10.60 2432 4.20 Conta: 611 Conta IVA: 2432

Conta IVA Suportado: 6811 Percentagem IVA: 6%

Valor Base: 100.00; Valor IVA: 6.00

Distribuição: 901 40% (CIVA) 902 30% (CIVA) 903 20% (SIVA) 904 10% (SIVA) 611 901 40.00 611 902 30.00 611 903 20.00 6811 903 1.20 611 904 10.00 6811 904 0.60 2432 4.20

(54)

54 Na emissão de notas de encomenda foi acrescentada a emissão do campo “Data de Entrega”. O seu funcionamento é o seguinte:

 Incluir Preço

o Quando este Parâmetro não está selecionado é apresentada a informação referente à “Data de Entrega” das linhas da encomenda.

o Quando este Parâmetro está selecionado não é apresentada a informação referente à “Data de Entrega” das linhas da encomenda.

(55)

55  Observações

o Este parâmetro quando selecionado apresenta a “Data de Entrega” associada ao cabeçalho da encomenda, como é possível verificar na imagem seguinte.

(56)

56 Mas quando este campo não está preenchido a informação não é apresentada.

(57)

57

Foi introduzido na ficha da Instituição ( o novo

parâmetro .

Quando o utilizador adicionar uma nova Devolução Externa, o campo

irá por defeito apresentar o valor do campo apresentado anteriormente nos parâmetros da Instituição, sendo que o utilizador poderá no modo de adição de uma Devolução Externa selecionar ou não este campo independentemente de o mesmo estar selecionado nos parâmetros da instituição. Na adição do Artigo a Data introduzida será a utilizada para o cálculo do custo médio do artigo.

(58)

58 Após proceder à validação da Devolução Externa, será aberta automáticamente a mensagem apresentada na imagem seguinte, onde o utilizador deverá efetuar o Recálculo do Custo Médio do Artigo, caso não o faça, o custo médio do Artigo poderá não ser afetado.

Neste mapa foi acrescentado o campo “Afetação”, que quando selecionado apresenta a listagem tendo como base a data de afetação que nas Devoluções Externas influenciam o cálculo do Custo Médio, correspondendo a data de afetação à data da linha do Artigo, enquanto que aos restantes movimentos correspondem a data do movimento.

(59)

59 Tal como no “Mapa de Inventário à Data” neste mapa foi acrescentado o campo “Afetação”, apresentando os registos ordenados pela data de afetação sendo os filtros da data aplicados à mesma.

(60)

60 No “Mapa Comparativo de Stock” foi adicionado o campo “Devolução Externa Influencia o cálculo do Custo Médio dos Artigos”, sendo que este só estará visível quando o campo “Atualização de Stock (Movimento) – Devolução Externa” está selecionado nos parâmetros da instituição.

Este campo foi adicionado com o intuito de suprir a necessidade de criar uma Devolução Externa que influencie o cálculo do Custo Médio aquando de linhas de Stock contado inferior ao stock Real.

(61)

61

Tal como o , na funcionalidade foi

igualmente adicionado o campo ,

mantendo o mesmo comportamento do descrito anteriormente.

O recálculo do custo médio usa como histórico para a sua determinação os registos da conta corrente do artigo, pelo que, sempre que o registo corresponde a uma , e esta tem a indicação de que não é para influenciar o custo médio, então atribui-se no registo da conta corrente o custo médio do registo anterior. No final, o custo médio determinado é atribuído ao artigo, pelo que implicitamente segue a mesma regra.

(62)

62 Foi adicionado nesta versão o parâmetro assim acedendo a

é possível definir qual a unidade de medida que pretende que seja carregada por defeito na altura da adição de um novo artigo. Na imagem seguinte poderá visualizar este novo parâmetro.

(63)

63 1.

Nesta versão foram efetuadas alterações ao nivel das descargas para WinCTB e adicionado o novo campo “Movimentos Fluxo de Caixa” na funcionalidade”Listagem de Fluxos de Caixa”.

O layout da janela de descargas para foi alterado, estando as funcionalidades dispostas de uma forma diferente da versão anterior mas mantendo-se o seu comportamento.

Nesta mesma janela de descargas para foi adicionado a funcionalidade “Valida Documentos” ( ) que permite mostrar dos documentos selecionados os que estão prontos para serem descarregados.

(64)

64

Nesta funcionalidade foi adicionado o campo “Movimentos Fluxo de Caixa” podendo obter uma

listagem para as seguintes opções:

Possibilidade de listar todos os fluxos de caixa.

(65)

65 

Lista todos documentos lançados sem fluxos de caixa e/ou documentos em que o saldo das

(66)

66 Foram efetuadas alterações na funcionalidade das descargas, assim, ao proceder

à mudança de estado de documentos para é validado se o

documento já foi descarregado na Contabilidade. Neste caso, é listado ao utilizador quais os documentos que já foram descarregados, sendo questionado se deseja continuar com a operação para estes documentos.

(67)

67 Caso o utilizador prima “Sim” à questão se “Deseja continuar?”, é removida a ligação entre o documento da aplicação de origem e o movimento da Contabilidade.

(68)

68 Este documento tem como objetivo descrever um conjunto de alterações realizadas no âmbito da aplicação , nomeadamente ao nível de:

 Avaliação de Produtos e Serviços de Fornecedores;  Mapa Comparativo de Gastos;

 Distribuição dos Portes nas entradas;  Autorizações nos Pedidos;

 Motivos de Atualização de Stock.

Nesta nova versão foram adicionadas um conjunto de opções no âmbito de Avaliação de Produtos/Serviços, estando disponíveis acedendo ao menu “Tabelas-> “Fornecedores” -> “Avaliação de Produtos/Serviços”.

Passa a ser possível o registo por um colaborador da instituição de “Avaliações dos Produtos/Serviços” fornecidos pelos fornecedores. A avaliação da conformidade de cada critério tem disponíveis as seguintes opções:

(69)

69  Sim;

 Não;

 Não Aplicável.

Ao gravar a avaliação, estando a ligação de à ativa, caso exista alguma não conformidade aparece uma janela para registo da reclamação.

A janela principal da avaliação dos produtos e serviços é apresentada na imagem seguinte.

A janela principal da avaliação dos produtos e serviços tem os seguintes comportamentos:  O “Número” da avaliação é gerado automaticamente;

 Se o número do “Fornecedor” estiver preenchido apenas irão aparecer documentos de entrada daquele fornecedor, caso contrário aparecem todos os documentos de entrada.  O preenchimento dos campos “Nº Entrada”, “Fornecedor”, “Data”, “Tipo” e “Refª” são

efetuados com os dados da entrada selecionada.

 Quando algum dos pontos a avaliar for avaliado como “Não Conforme”, ao gravar, se a instituição tiver ligação à Tesouraria configurada, é apresentada uma janela de registo de reclamação na Tesouraria em que os campos são preenchidos da seguinte forma:

o O Código é igual ao último + 1;

o A Data é preenchida com a data da avaliação;

o O Fornecedor, caso exista algum na Tesouraria com o mesmo número e nome do que o fornecedor da avaliação então é preenchido, caso contrário fica em branco.

(70)

70 o O Motivo é preenchido com a informação inserida pelo responsável que registou a avaliação, os dados do documento, observações e quais os pontos considerados não conformes.

 Se uma avaliação deu origem a uma reclamação na Tesouraria (e esta ainda não foi eliminada), então ao eliminá-la a reclamação da Tesouraria irá ser também eliminada e, caso não seja possível, a avaliação não será eliminada.

 Ao Alterar-se uma avaliação que deu origem a uma reclamação na Tesouraria (e esta ainda não foi eliminada) então, no caso de alteração de pontos que estavam ou passaram a ser Não conformes, ao gravar irá ser apresentada a reclamação gravada com mais descrição no campo Motivo.

Validações necessárias:

 Tem que ser preenchido o número de entrada ou os restantes dados do documento.  Quando se preenche nº de entrada e os restantes campos do documento, todos estes têm

que estar de acordo (os dados do documento serem os da entrada seleccionada).  Não pode existir mais do que uma avaliação de uma entrada.

 Não pode existir mais do que uma avaliação de um documento (referência / fornecedor).  Quando não existem registos na tabela pontos a avaliar não é possível gravar a avaliação.

Na opção “Pontos a Avaliar” é onde se faz a manutenção dos pontos a ter em conta na “Avaliação de Produtos/Serviços”, sendo possível adicionar, alterar ou remover novos pontos a avaliar. De referir que os pontos a avaliar apresentados na imagem seguinte estão introduzidos por defeito e disponíveis para a avaliação.

Ao adicionar um novo ponto a avaliar, os campos a preencher são o “Código” e a “Descrição”.

Está disponível a opção “Imprimir Registos”, de forma a obter uma listagem com todos os pontos a avaliar.

(71)

71 Esta opção permite a impressão de uma listagem das fichas da avaliação, preenchendo os campos de forma a obter a listagem pretendida num dado momento.

Esta opção permite também imprimir uma ficha de avaliação vazia, de forma a poder ser preenchida manualmente se assim se pretender, assim deverá selecionar o campo “Imprimir Ficha Vazia”, assinalado na imagem seguinte, ficando todos os campos limpos e bloqueados.

.

(72)

72  Opção Ficha Vazia

(73)

73 Esta opção permite obter um resumo das avaliações registadas na aplicação acedendo a “Tabelas”-> “Fornecedores”-“Tabelas”-> “Avaliação de Produtos/Serviços”-“Tabelas”-> “Mapa Resumo”.

A opção “Mapa Resumo Avaliação de Produtos/Serviços” tem os seguintes comportamentos:  Nunca são mostrados valores percentuais no detalhe das Avaliações pois uma

Avaliação só pode ser Conforme, Não Conforme, exclusivamente.

 Um Ponto Avaliado é considerado “Conforme” quantas vezes for marcado como Conforme em Avaliações. O mesmo para” Não Conforme” e “N/A”.

 Uma Avaliação é considerada Conforme se apenas existirem pontos avaliados como Conformes e “N/A”.

 Uma Avaliação é considerada “Não Conforme” se algum ponto nela avaliado estiver como “Não Conforme”.

Em seguida são apresentados os vários mapas/documentos emitidos pela opção “Mapa Resumo Avaliação de Produtos/Serviços”:

(74)

74  Avaliações com Agrupamento e com Detalhe

(75)

75  Pontos Avaliados sem Agrupamento e sem Ponto

 Pontos Avaliados com Ponto

(76)

76 Nesta versão foi adicionado um novo mapa designado “Mapa Comparativo de Gastos.

Este mapa foi adicionado de forma a permitir emitir as variações dos artigos ao nivel de preços e quantidades agrupados por “Tipo de Local/Entidade” ou por “Artigo”, filtrados por “Tipo de Local/Entidade” e comparativamente entre dois anos/meses.

Na imagem seguinte é possível visualizar a janela do “Mapa Comparativo de Gastos”.

Em seguida são apresentados exemplos dos vários mapas/documentos emitidos pela opção “Mapa Comparativo de Gastos”:

(77)

77 Passa a estar disponível a opção de distribuir o valor dos portes pelos artigos para o cálculo do custo médio.

Acedendo ao menu “Utilitários”-> “Parâmetros da Instituição”-> “Dados Gerais”-> “Página 2” é possível proceder à parametrização da distribuição dos portes através das opções disponíveis.

No caso de na parametrização estar definido que os portes “Não” influenciam o cálculo de custo médio, é possível definir em cada entrada e sempre que se pretenda que os portes influenciam o cálculo de custo médio, desde que selecione essa opção quando está a registar a entrada, estando essa opção assinalada na imagem seguinte.

(78)

78 A distribuição dos portes é efetuada acedendo ao menu “ Movimentos de Stock\Entradas” e “Movimentos de Stock\Devoluções Externas”, sendo a janela chamada através do botão “Distribuir Portes”.

(79)

79  A distribuição do valor de portes pelas linhas pode ser efetuada das seguintes formas:

o "Não" - Não faz distribuição

o "Sim (Distribuição por % do valor)" - Distribui o valor dos portes pela % do valor das linhas.

o "Sim (Distribuição por % da quantidade) " Distribui valor dos portes pela % da quantidade das linhas.

o "Sim (Distribuição equitativa) " - Distribui o valor dos portes pelo número de linhas. o "Sim (Distribuição Personalizada) " - O utilizador faz a distribuição da forma que

pretender.

 De seguida são apresentados os comportamentos de cada uma das opções de distribuição dos portes:

o "Não" – A grelha fica bloqueada e não permite alterações.

o "Sim (Distribuição por % do valor) " - A grelha fica bloqueada com exceção da coluna Incluir.

o "Sim (Distribuição por % da quantidade) " - A grelha fica bloqueada com exceção da coluna Incluir.

o "Sim (Distribuição equitativa) " - A grelha fica bloqueada com exceção da coluna Incluir.

o "Sim (Distribuição Personalizada) " - A grelha fica bloqueada com exceção da coluna Incluir e da coluna “Portes C\Iva”.

Caso os portes influenciem o cálculo do custo médio a pré -classificação WinCTB não vai incluir o movimento para a conta portes.

Nesta versão foi introduzida uma nova funcionalidade designada “Estado Autorização dos Pedidos”, onde passa a ser possível definir um estado para cada um dos pedidos. Esta funcionalidade está

(80)

80 disponível nos “Pedidos de artigos” (Pedidos de Valência/ Pedidos de Economato), “Pedidos de Cozinha” e “Pedidos de Lavandaria”.

De forma a ativar esta nova funcionalidade deverá aceder ao menu “Utilitários”-> “Parâmetros da Instituição”-> “Dados Gerais”-> “Página 2” selecionando o campo “Utilizar Autorizações nos Pedidos”, assinalado na imagem a seguir apresentada:

Podem ser definidos 4 estados de autorização dos pedidos:  Aberto;

 Autorizado;  Não Autorizado;  Suspenso.

 Caso o parâmetro “Utilizar Autorizações nos Pedidos” não esteja ativo, o estado será sempre “Autorizado”,

 O botão “Estado Autorização” , muda o estado de todas as linhas quando possível (sendo que, não é permitido mudar de “Estado Autorizado ou “Suspenso” para os estados “Não Autorizados” ou “Aberto” se já existirem itens entregues ou encomendados).

(81)

81  O botão “Estado Autorização” , fica bloqueado se o parâmetro “Utilizar Autorizações nos Pedidos” não estiver selecionado ou se o utilizador não tiver acesso ”Alteração de Autorizações de Pedidos”

 No caso de o utilizador não ter permissões, mesmo estando o parâmetro “Utilizar Autorizações nos Pedidos” ativo o estado do pedido ficará “Aberto” por defeito.

De forma a obter um mapa resumo de autorização de pedidos deverá aceder o menu “Artigos”-> “Pedidos de Artigos”-> “Mapa Resumo de Autorização de Pedidos”. Este mapa pode ser configurado de acordo com as necessidades utilizando os filtros disponíveis.

(82)

82  Opção Artigos Todos

 Opção Pedidos Autorizados

De forma a tornar a opção “Comparativo de Stock” mais completo, foi adicionada uma tabela de motivos, que irá permitir no momento da correção das diferenças entre os artigos indicados na aplicação e o stock real contado pelos colaboradores da instituição, adicionar o motivo dessa mesma diferença.

Nesta nova versão foi adicionada a tabela “Motivos”, onde poderá registar todos os motivos que geram diferenças de stock e se irão repercutir no comparativo de stock onde estará disponível o campo “Motivo”.

Esta nova tabela está disponível acedendo ao menu “Tabelas”-> “Motivos”.

Para além de inserir o motivo poderá definir igualmente as contas WinCTB no campo “WinCTB – Reclassificação e regularização de inventários” de forma a possibilitar descargas para a aplicação WinCTB caso exista ligação ativa à mesma, uma vez que ao proceder à atualização do comparativo de stock, serão geradas entradas, saídas ou devoluções externas de stock.

(83)

83 Acedendo ao “Comparativo de Stock” é possível definir um motivo para todos os registos de atualização como se pode verificar na imagem seguinte ou adicionar um motivo registo a registo, utilizando para isso as opções “Adicionar Registo” ou “Alterar Registo” ( ).

Assim os movimentos gerados pelas atualizações de stock já podem ser descarregados para a aplicação WinCTB.

(84)

84 Em WinGTE foi inserido um novo comportamento de Fluxos de Caixa sendo que a descarga de WinGSL para WinGTE toma como base esse novo comportamento.

Apenas as entradas que tenham o tipo de documentos de Tesouraria Vendas a Dinheiro têm fluxos de caixa.

Foi adicionado também um novo mapa que permite tirar uma listagem dos Fluxos de Caixa gerados, agrupando os resultados por Fluxo de Caixa ou por Documentos.

Existe um novo parâmetro, por instituição, que indica qual o comportamento a utilizar nos Fluxos de Caixa.

A opção “Fluxos de Caixa por Fornecedor” mantém o comportamento dos fluxos de Caixa, selecionar conta de Fluxo de Caixa quando a conta selecionada começa por 1.

(85)

85 A opção “Fluxos de Caixa por Parametrização de Contas (WinCTB)” usa a parametrização de Contas da WinCTB para gerar os Fluxos de Caixa quando grava a linha de classificação.

A janela de classificação foi alterada para ter um funcionamento semelhante com o da janela de movimentos da WinCTB:

1º Uso de Fluxos de caixa por Entidade.

o Quando é indicada uma conta 11, 12 ou 13, aparece o campo Fluxo de Caixa.

o Quando este campo é preenchido, ao gravar a linha é criada uma linha de fluxo de Caixa associada à linha de movimento.

o Na classificação automática, cria a linha de fluxo conforme o fluxo de Caixa parametrizado no Fornecedor do documento, ou caso não exista parametrização, usa a conta fluxo indicada nos parâmetros.

 2º Uso de Parametrizações de Fluxos de Caixa.

o Ao gravar uma linha de movimento, é verificado se existe alguma parametrização de fluxo para a Conta/Valencia indicada na linha de movimento. Se existir, cria uma linha de fluxo de caixa associada.

Esta Parametrização pode ser feita com contas integradoras, então caso não exista nenhuma parametrização específica para a conta de lançamento indicada na linha de movimento, é verificado se existe alguma parametrização para as suas contas integradoras.

o O fluxo só é registado caso existam contas 11/12/13 no movimento contabilístico.

o Na classificação automática, depois de ter todas as linhas de classificação, constrói as linhas de fluxo com base nas parametrizações existentes da WinCTB.

 É possível inserir/alterar linhas de fluxo manualmente.  Para ambos os comportamentos:

o Ao gravar registo é feita uma validação em que o saldo das linhas de movimentos das contas 11+12+13 tem que ser igual ao saldo das linhas de fluxos de caixa ou quando o Saldo das Linhas de Fluxo de Caixa é zero  Só se trabalha com Fluxos de Caixa no ano 2012 ou superior.

Novo mapa Fluxos de Caixa que tira uma listagem de Fluxos de Caixa.

Esta listagem pode ser filtrada por intervalo de Datas, por Fluxo de Caixa e por tipo de Documento.

Referências

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