CONTROLES INTERNOS NECESSÁRIOS PARA A GERAÇÃO E ENTREGA DOS ARQUIVOS DO BLOCO K: UM ESTUDO APLICADO EM UMA INDÚSTRIA DE EMBALAGENS DE SANTA CATARINA | Revista Tecnológica

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CONTROLES INTERNOS NECESSÁRIOS PARA A GERAÇÃO E ENTREGA DOS ARQUIVOS DO BLOCO K: UM ESTUDO APLICADO EM UMA INDÚSTRIA DE

EMBALAGENS DE SANTA CATARINA

Gian Carlo Ely1 Cleonir Paulo Theisen2

RESUMO

Esta pesquisa busca auxiliar as empresas em entender melhor a obrigatoriedade do bloco K, quais as informações necessárias a serem entregues e como elas devem ser entregues para a receita federal. Os assuntos abordados são SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e bloco K, controles internos e contabilidade de custos. Os métodos utilizado são o método dialético e o método dedutivo, os níveis de pesquisa são descritivo e explicativo, o tipo de projeto é de pesquisa aplicada, os delineamentos da pesquisa são bibliográfica, documental e de estudo de caso, os instrumentos de coleta de dados são entrevistas e reuniões e relatórios para observação, a população alvo foi uma indústria de embalagens de Santa Catarina e a técnica de análise dos dados é qualitativa. De acordo com os registros do bloco K disponibilizados através do guia prático da EFD, é possível ter um entendimento de quais informações e como elas devem ser estruturadas para atender à exigência do bloco K, com isso, as empresas precisam adaptar seus controles internos a fim de garantir a entrega das informações obrigatórias. Os principais resultados obtidos na aplicação do estudo são que para a entrega dos arquivos do bloco K os principais controles internos necessários são os de fábrica, como o controle das operações, dos apontamentos, dos consumos, dos estoques e das movimentações de todos os produtos.

Palavras-chave: Bloco K. SPED. Controles Internos.

1 INTRODUÇÃO

A criação do bloco K vem para se tornar mais uma medida entre tantas outras já criadas pelo governo no intuito de aumentar o controle das informações, evitar a sonegação e a manipulação de informações por parte das empresas. Nesse sentido, as empresas precisam se adequar cada vez mais em amentar e melhorar seus controles para enviar as informações da forma mais correta possível.

Dentre as informações obrigatórias do bloco K, as principais são: o consumo especifico padronizado; o estoque escriturado; as outras movimentações internas entre mercadorias; os

1_{Aluno do MBA em Controladoria e Finanças Corporativas da UCEFF. E-mail: gian_ely@hotmail.com.} 2_{Orientador do MBA em Controladoria e Finanças Corporativas da UCEFF. E-mail: cleonir@uceff.edu.br.}

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itens produzidos; os itens consumidos; a industrialização efetuada por terceiros - itens produzidos; e a industrialização em terceiros - insumos consumidos.

Como a obrigação do Bloco K exigirá das empresas um controle interno maior de suas operações e movimentações de estoque, essa nova medida imposta pelo governo pode se tornar um incomodo grande por conta das dificuldades das empresas em gerenciar as informações do seu negócio. Já Poltronieri (2012) destaca que os controles internos são importantes para o governo, os investidores e para a sociedade, pois são eles que passam confiança e credibilidade nos relatórios da companhia e em sua própria organização interna.

Ainda segundo Poltronieri (2012), a necessidade da melhoria dos controles internos dentro da organização é necessária devido ao aumento da complexidade dos processos organizacionais, o aumento do tamanha das organizações e a necessidade de descentralização do processo decisório. Um forte sistema de controle interno fortalece a governança corporativa, auxilia a alcançar os objetivos da gestão, diminui o risco de fraldes e roubos e traz confiabilidade nos demonstrativos financeiros.

Os controles internos se destacam por garantir a segurança das informações, tanto na estrutura operacional quanto na elaboração de registros contábeis, financeiros e administrativos. Pode ser definido como controle interno todos os elementos que permitem o acompanhamento e a conferência das informações exercidas internamente. (ELIAS, 2010)

Para Elias (2012), o controle interno também valida se todos os planos adotados estão sendo executados de acordo com as instruções e com os princípios estabelecidos. Tem como objetivo mostrar as falhas e erros, voltado a correção dessas falhas e erros para evitar que voltem a acontecer, sua utilização pode se aplicar a tudo: pessoas, atos e processos.

Complementando, Oliveira (2013) comenta que o controle interno consiste em averiguar se as atividades planejadas estão sendo executadas, o controle é que exerce papel fundamental na detecção de eventuais desvios ou problemas, possibilitando correções antecipadas para que o processo se reorganize na direção dos objetivos traçados.

Com essa nova realidade imposta pelo governo através do bloco K para as empresa, a eficiência das informações prestadas dependerá cada vez mais do nível de controle interno e dos processos operacionais. Pois os controles internos precisam garantir que as movimentações e informações internas sejam entregues com segurança e confiabilidade.

Sendo assim, surge o seguinte problema de pesquisa: Quais os controles internos necessários para a geração e entrega dos arquivos do bloco K para uma indústria de

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embalagens de Santa Catarina? Para responder ao problema de pesquisa, tem-se o seguinte objetivo: Demonstrar quais os controles internos necessários para a geração e entrega dos arquivos do bloco K na indústria de embalagens de Santa Catarina.

As informações obrigatórias a serem informadas pelo bloco K já são uma realidade futura para as empresas, em busca dessas informações as empresas devem criar diversos controles internos. Por conta disso, no âmbito social, o presente estudo justifica-se em auxiliar as indústrias que ainda não iniciaram a implantação do bloco K em entender melhor o funcionamento do mesmo. Para a indústria de embalagens de Santa Catarina o estudo se justifica em conhecer a realidade atual dos seus controles internos e o que falta para ela gerar e entregar os arquivos do bloco K corretamente.

2 AMBIENTE DE ESTUDO

A indústria do estudo terá sua identidade preservada. Ela iniciou seus trabalhos na década de 90 com o intuito de criar soluções em embalagens para seus clientes, sempre buscando as melhores tecnologias e possibilitando aos produtos maior segurança e qualidade. Além disso, alinhando inovação, corpo técnico e mão-de-obra especializada a empresa atende as mais variadas necessidades de seus clientes. Todos os seus investimentos são voltados às questões tecnológicas, bem-estar dos funcionários e a sustentabilidade.

Os processos produtivos da empresa são bastante complexos, o investimento em tecnologia e pessoas são importantíssimos para criar as soluções em embalagens. A indústria é moderna e planejada, a produção e verticalizada, ou seja, procura produzir internamente tudo o que puder. Cada setor produtivo é responsável por uma parte da produção, onde gera um estoque em processo para o setor seguinte até a conclusão do produto. Dados coletados na empresa (2016).

3 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

Nos capítulos a seguir serão apresentados conceitos e estudos referentes ao SPED e BLOCO K, Controles Internos e Contabilidade de Custos.

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Este capítulo retrata assuntos sobre surgimento do SPED e seus objetivos e também sobre o Bloco K, quanto ao início da obrigatoriedade, quem é obrigado a prestar as informações, quais as informações obrigatórias e qual a periodicidade de entrega das informações.

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi instruído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e constitui-se em um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. Dentro os principais objetivos de sua criação estão: promover a integração entre os fiscos, mediante padronização e compartilhamento as informações contábeis e fiscais; racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes; tornar mais celebre a identificação de ilícitos tributários. Como principais benefícios estão: eliminação de custos com dispensa de emissão e armazenamento de papel; uniformização das informações; fortalecimento do controle e da fiscalização; rapidez do acesso das informações; aperfeiçoamento do combate à sonegação, Receita da Fazenda (2015).

Sobre à obrigatoriedade do Bloco K, em primeiro momento, foi apresentado pelo Ajuste Sinief 17, de 21 de outubro de 2014, onde nele dizia que a escrituração do Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque seria obrigatória, a partir de 1º de janeiro de 2016, para os estabelecimentos industriais ou a eles equiparados pela legislação federal e para os estabelecimentos atacadistas, podendo, a critério do Fisco, ser exigida de estabelecimento de contribuintes e de outros setores, www.confaz.fazenda.gov.br (2015).

Após uma mudança ditada pelo Ajuste Sinief 8, de 02 de Outubro de 2015, a escrituração do Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque passou a ser obrigatória em três situações diferentes: a partir de 1º de Janeiro de 2016, para os estabelecimentos industriais classificados entre os Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), 10 a 32, onde o faturamento anual é igual ou superior a R$ 300.000.000,00; a partir de 1º de Janeiro de 2017, para os estabelecimentos industriais classificados entre os CNAE 10 a 32 com faturamento anual igual ou superior a R$ 78.000.000,00; e a partir de 1º de Janeiro de 2018, para os demais estabelecimentos industriais, estabelecimentos atacadistas classificados entre os CNAE 462 a 469 e os estabelecimentos equiparados a indústria. www.confaz.fazenda.gov.br (2015).

Neste mesmo Ajuste Sinief 8, de 02 de Outubro de 2015, foi esclarecido mais algumas informações importantes sobre o bloco K: a primeira informação explica que estabelecimento industrial é aquele que possui qualquer dos processos que caracterizam uma industrialização,

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seguindo a legislação de ICMS e de IPI, e cujos produtos resultantes sejam tributados pelo ICMS ou IPI, mesmo que de alíquota zero ou isento; a segunda informação define que para fins de estabelecer o enquadramento do faturamento nos prazos de obrigatoriedade, considera-se faturamento a receita bruta de venda de mercadorias de todos os estabelecimentos da empresa no território nacional, industriais ou não, excluídas as vendas canceladas, as devoluções de venda e os descontos incondicionais concedidos; a terceira informação acrescenta que o exercício de referência do faturamento deverá ser o segundo exercício anterior a início da vigência da obrigação. www.confaz.fazenda.gov.br (2015).

O entendimento legal quanto a caracterização e modalidades de estabelecimento industrial está descrito no artigo 4º do Decreto nº 7.212, de 15 de junho de 2010, onde caracteriza-se como industrialização qualquer operação que modifique a natureza, o funcionamento, o acabamento, a apresentação ou a finalidade do produto, ou aperfeiçoe para consumo. Dentre as modalidades de industrialização estão: I - a que, sobre matérias-primas ou produtos intermediários, importe na obtenção de espécie nova (transformação); II - a que importe em modificar, aperfeiçoar ou, de qualquer forma, alterar o funcionamento, a utilização, o acabamento ou a aparência do produto (beneficiamento); III - a que consista na reunião de produtos, peças ou partes e de que resulte em um novo produto ou unidade autônoma, ainda que sob a mesma classificação fiscal (montagem); IV - a que importe em alterar a apresentação do produto, pela colocação da embalagem, ainda que em substituição da original, salvo quando a embalagem colocada se destine apenas ao transporte da mercadoria (acondicionamento ou reacondicionamento) ou; V - a que, exercida sobre produto usado ou parte remanescente de produto deteriorado ou inutilizado, renove ou restaure o produto para utilização (renovação ou recondicionamento); Parágrafo Único. São irrelevantes, para caracterizar a operação como industrialização, o processo utilizado para obtenção do produto e a localização e condições das instalações ou equipamentos empregados, www.planalto.gov.br (2015).

Referente as informações obrigatórias a serem entregues no bloco K, segundo o Guia Prático EFD, estão a produção, os consumos de insumos para essa produção, bem como o estoque escriturado ao final do período. Essas informações serão distribuídas nos seguintes registros: Registro K001 - Abertura do Bloco K; Registro K100 - Período de apuração do ICMS/IPI; Registro K200 - Estoque escriturado; Registro K220 - Outras movimentações internas entre mercadorias; Registro K230 - Itens Produzidos; Registro K235 - Itens Consumidos ; Registro K250 - Industrialização efetuada por terceiros - itens produzidos;

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Registro K255 - Industrialização em terceiros - insumos consumidos; Registro K990 - Encerramento do Bloco K. Receita da Fazenda (2015).

Além dos registros obrigatórios dentro do bloco K, existe registros auxiliares que anteriormente não estavam sendo completamente utilizados e que terão papel fundamental na entrega do bloco K, como o Registro 0020 – Tabela de identificação do item (produto e serviço); Registro 0205 – Alteração do Item; Registro 0210 – Consumo Específico Padronizado (Ficha Técnica), Receita da Fazenda (2015).

Quanto a periodicidade da prestação das informações do Bloco K, ainda segundo o Guia Prático EFD, é entregue mensalmente junto com o SPED Fiscal. Ainda segundo o Guia Prático EFD, temos as seguintes considerações e orientações adicionais sobre a entrega do bloco K: os controles devem ser aprimorados nas empresas e a contabilidade de custos deve ser integrada com a contabilidade financeira; o bloco K somente se refere a quantidade, porém, essas quantidades de saldo devem fechar rigorosamente com o bloco H; a periodicidade da entrega do bloco H não se altera com a obrigatoriedade do bloco K; não podem ser feitos ajustes de estoque, porém é permitido transferência entre itens que devem ser informados no registro K220; a forma de controle estabelecida é por ordem de produção; somente é possível ter uma ficha técnica por produto; quando é utilizado um item não previsto da ficha técnica deve ser informado qual foi o item substituído, Receita da Fazenda (2015).

3.2 CONTROLES INTERNOS

Este capítulo visa explicar o conceito de controle interno, qual a sua contribuição para as empresas, qual a sua abrangência e atividades e também como esse assunto é abordado no Brasil e nos Estados Unidos.

Segundo Poltronieri (2012), Elias (2010) e Oliveira (2013), o conceito de controle interno, em um contexto organizacional, é um conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger ativos, verificar a adequação e o suporte dos dados contábeis, ajudar a direção na condução dos negócios e prover a eficiência operacional.

Poltronieri (2012) ainda complementa que a qualidade e a efetividade dos controles internos auxilia nos mecanismos de redução de custos de agências, fortalece a governança corporativa, atenua os riscos de fraudes e permite que os objetivos da empresa sejam alcançados. Além disso, comenta também que os controles internos referem-se a conjuntos de

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atividades para orientar, gerencial e encaminhar a empresa para uma direção. Sendo considerados como mais do que uma simples regras, pois também envolvem os princípios, crenças, valores e cultura de uma companhia.

No Brasil, exceto as instituições financeiras, não existem regulamentações especificas ou estruturas de controles que devem ser aplicadas pelas organizações em geral. Contudo, no setor público o CFC possui a resolução 1.135/08, onde aprova a NBC T 16.8 que trata sobre os assuntos de controles internos para esses setores. Diferentemente dos Estados Unidos, onde diversos atos já foram divulgados para fomentar a necessidade, importância e obrigatoriedade dos controles internos, haja vista as características do mercado de ações, das consequentes regulamentações emitidas pelo Governo e também pelos órgãos de classe. (POLTRONIERI, 2012)

Sobre controles internos no Brasil, Oliveira (2013) também comenta que países como o Brasil somente agora começam a dar importância a assuntos como o controle interno, onde em muitos casos o controle interno é confundido com os conceitos de auditoria interna, o que é totalmente equivocado.

Para completar, Oliveira (2013), fala sobre os cinco componentes do controle interno, que são: ambiente de controle; avaliação de risco; informação e comunicação; atividades de controle; e monitoração. Esses componentes estão inter-relacionados e cada um envolve diversas políticas e procedimentos necessários para atingir os objetivos da entidade na elaboração de relatórios financeiros, na obediência das leis e regulamentos e nas operações.

3.3 CONTABILIDADE DE CUSTOS

Este capítulo descreve sobre a contabilidade de custos, sobre as questões legais da aplicação da contabilidade de custos e também apresenta conceitos sobre terminologia de custos, classificação de custos, métodos de custos e sistemas de acumulação de custos.

O conhecimento dos custos é essencial para qualquer empresa dar continuidade em suas atividades. Sua utilização, mensuração e controle não pode ser algo secundário, pois é uma ferramenta imprescindível para uma boa administração. Quanto melhor for estruturado o sistema de custos da empresa, melhora será o resultado obtido de suas operações. (MEGLIORINI, 2012).

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Além de conhecer os custos para a tomada de decisões, a empresa deve fazer a apuração de custos para atender as exigências legais quanto à apuração de resultados de suas atividades e avaliação de estoques. Para atender essas exigências, o método deve estar adequado as princípios contábeis e com as normas e legislações vigentes. (MEGLIORINI, 2012).

Dentre os conhecimentos básicos de custos, Megliorini (2012) e Martins (2010) comentam da mesma forma sobre os conceitos de terminologia de custos, classificação de custos e métodos de custos. A terminologia de custos é a separação dos significados dos principais termos, que atualmente são: gastos; desembolso; custos; despesas; investimentos; perda. A classificação de custos está relacionada as diversas finalidades para as quais o custo é apurado, temos então a seguinte separação: custos diretos e indiretos; custos fixos e variáveis. Os métodos de custos determinam o modo como serão valorizados os custos aos produtos, atualmente existem diversas formas, entre as tradicionais e mais utilizadas estão: custeio por absorção; custeio variável; custeio ABC.

Ainda dentro da contabilidade de custos, existem os diferentes sistemas de acumulação de custos ou simplesmente sistemas de custeio, que servem para mensurar e registrar os custos dos produtos fabricados. Os principais sistemas de custeio são custeio por ordem e custeio por processo. (ALEQUEXANDRE, 2010). Para a entrega do bloco K, segundo o guia prático EFD, o sistema obrigatório é o custeio por ordem de produção.

Sobre isso, Alequexandre (2010) comenta que no custeio por ordem, cada pedido representa uma ordem de produção separada, com isso, os custos são apropriados as ordens por meio de requisições de materiais no caso de materiais diretos e por meio de direcionadores de custos no caso dos custos indiretos. Ainda segundo o autor, o custeio por ordem aumenta o custo com o controle das operações.

Ainda de acordo, Padoveze (2012), enfatiza que um custeio por ordem coleta os custos de cada serviço ou partida de produção sem levar em conta o período da apuração. Nesse sistema, a acumulação dos custos vai desde o início até o final da produção e o total dessa acumulação é distribuída para um único produto (uma casa, uma turbina) ou para todas as unidades de produtos pertencentes a ordem (10.000 canetas, 10 dúzias de calças). A aplicação desse custeio é basicamente para bens fabricados sob encomenda, produção não padronizada ou não repetitiva.

Outros autores, como Atkinson et al (2015) e Megliorini (2012) concordam sobre a aplicação do custeio por ordem, que é utilizado para empresas que trabalham sob encomenda,

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onde o custo é acumulado e calculado para cada ordem. Isso ocorre porque os custos variarão devido as diferenças nos serviços e materiais aplicados a cada ordem.

4 METODOLOGIA

A presente pesquisa utilizou como método de pesquisa o método dialético e o método dedutivo. De acordo com Marconi e Lakatos (2008, p. 83) “O método é o conjunto das atividades sistemáticas e racionais que, com maior segurança e economia, permite alcançar o objetivo – conhecimentos válidos e verdadeiros -, traçando o caminho a ser seguido”. Segundo Cervo, Bervian e Silva (2007), o método dedutivo procura tornar uma verdade particular, partindo de uma verdade universal, está técnica procura construir estruturas lógicas na relação entre antecedente e consequente, entre premissas e conclusão. Sobre método dialético, Marconi e Lakatos (2008) comenta que para a dialética, as coisas não são analisadas como objetos fixos, mas sim em objetos em movimento, partindo da premissa que nada está acabado e sempre em desenvolvimento, o fim de um processo é sempre o começo de outro.

Sobre níveis de pesquisa, utilizou-se neste trabalho a forma descritiva e explicativa que segundo Marconi e Lakatos (2009) a forma descritiva abrange aspectos de descrição, registro, analise e interpretação de fenômenos atuais que levam em consideração o seu funcionamento no presente, ou mesmo uma simples descrição de um fenômeno.

Para esta pesquisa foi adotado o tipo de projeto de pesquisa aplicada, que segundo Marconi e Lakatos (2009) a pesquisa aplicada como o próprio nome indica se caracteriza por seu interesse prático, onde os resultados são aplicados ou utilizados na solução ou no auxílio de problemas percebidos na realidade.

Referente aos meios de estudo, a presente pesquisa foi elaborada de forma bibliográfica, documental e de estudo de caso. De forma bibliográfica, pois foram utilizados livros e meios eletrônicos que continham materiais já elaborados com assuntos relevantes ao tema que estava sendo analisado. Segundo Marconi e Lakatos (2008, p.160) “A pesquisa bibliográfica é um apanhado geral sobre os principais trabalhos já realizados, revestidos de importância, por serem capazes de fornecer dados atuais e relevantes relacionados com o tema”. Elaborado de forma documental, pois houve coleta de informações e segundo o que diz Marconi e Lakatos (2008) a característica da pesquisa documental refere-se restritamente a documentos, escritos ou não que podem ser elaborados no antes ou depois que o fenômeno ocorre. De estudo de caso

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também, pois este trabalho baseou-se especificamente em uma indústria de embalagens de Santa Catarina, Bervian e Silva (2007), o estudo de caso se caracteriza por pesquisar os aspectos variáveis da vida de determinado indivíduo, família, grupo ou comunidade que seja representativo de seu universo.

A coleta dos dados se baseou por meio de entrevistas e reuniões com a equipe da empresa envolvida e também de relatórios para observação. De acordo com Marconi e Lakatos (2008) a entrevista é um encontro entre duas ou mais pessoas onde uma delas possui a finalidade de obter informações sobre determinado assunto através de uma conversação de natureza profissional.

Quanto a delimitação da área ou população alvo, a pesquisa foi realizada em uma indústria de embalagens de Santa Catarina (2009) faz-se necessário evitar temas bastante abrangentes que sejam inviáveis como objeto de pesquisa aprofundada ou que conduzem a discussões intermináveis, ou descobertas já superadas.

Após o levantamento dos conteúdos necessários para a elaboração do trabalho, faz-se necessário analisar e interpretar dos dados coletados. Este estudo de caso tem características qualitativas e nesta pesquisa busca-se reduzir a distância entre teoria e dados e entre o contexto e a ação, usando a compreensão dos fenômenos pela descrição e interpretação, lembrando que a experiência do pesquisador são elementos importantes na análise e compreensão dos dados estudados. Conforme Fachin (2006), a variável qualitativa é caracterizada pelos seus atributos, e desta forma, relaciona aspectos não apenas mensuráveis e sim definidos descritivamente, podendo assim ser definida simplesmente como uma extensão em termos do qual o atributo da variável possa ser apreciado.

5 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS

Neste item está apresentado a análise dos dados referente ao estudo, separado em duas etapas, na primeira a apresentação e descrição dos registros do bloco K e na segunda os controles necessários para a indústria de embalagens fazer a entrega desses registros.

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Antes de aplicar ou de fazer análises sobre o bloco K e seus controles necessários, é preciso inicialmente conhecer os registros obrigatórios e quais os dados a serem informados. Desta forma, abaixo está uma apresentação e descrição dos registros do Bloco K de acordo com o Guia Prático EFD disponibilizado no site da Receita Federal.

Quadro 1: Registro K001 - Abertura do Bloco K

REGISTRO K001 - Abertura do Bloco K

Nº Campo Descrição Tipo Tam Dec Obrig

01 REG Texto fixo contendo "K001" C 004 - O

02 IND_MOV Indicador de movimento:

0- Bloco com dados informados; 1- Bloco se dados informados

C 001* - O

Fonte: Adaptado do Guia Prático da EFD, Versão 2.0.18.

O Registro K001 do quadro 1 é o primeiro que deve ser gerado para a abertura do bloco K, indicando se há informações nos próximos registros do bloco.

Quadro 2: Registro K100 – Período de apuração do ICMS/IPI

REGISTRO K100 – Período de apuração do ICMS/IPI

Nº Campo Descrição Tipo Tam Dec Obrig

02 DT_INI Data inicial a que a apuração se refere N 8 - O

03 DT_FIN Data final a que a apuração se refere N 8 - O

Caso o bloco K tiver a indicação de dados informados, os próximos registros deverão ser preenchidos obrigatoriamente. Então, seguindo a sequência, o próximo registro é o K100 demonstrado pelo quadro 2, que se refere ao período de apuração do ICMS/IPI da empresa, normalmente o mês inteiro, podendo ser informado mais períodos desde que um mesmo período não se repita.

Quadro 3: Registro K200 – Estoque escriturado

REGISTRO K200 – Estoque escriturado

Nº Campo Descrição Tipo Tam Dec Obrig

02 DT_EST Data do estoque final N 8 - O

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04 QTD Quantidade em estoque N - 3 O 05 IND_EST Indicador do tipo do estoque:

0 = Estoque de propriedade do informante e em seu poder;

1 = Estoque de propriedade do informante e em posse de terceiros;

2 = Estoque de propriedade de terceiros e em posse do informante

C 1 - O

06 COD_PART Código do participante (campo 02 do registro 0150): - proprietário/possuidor que não seja o informante do arquivo

C 60 - OC

O terceiro registro do bloco K apresentado pelo quadro 3 se refere ao registro K200 do estoque escriturado, nele deve ser informado item a item qual a posição de estoque na data final informada pelo registro K100, de quem é a propriedade do estoque (do informante ou de terceiros) e em qual posse esse estoque se encontra (do informante ou de terceiros).

Os tipos de itens obrigatórios a ser entregue quando houver são o 00 – Mercadoria para Revenda, 01 – Matéria-Prima, 02 – Embalagem, 03 – Produto em Processo, 04 – Produto Acabado, 05 – Subproduto, 06 – Produto Intermediário e o 10 – Outros insumos, de acordo com o registro 0200. Quando o saldo do item for zero (quantidade = 0) fica facultado a informação, pois caso um item não estiver informado será automaticamente atribuído saldo zero a ele. A quantidade deve ser expressa conforme a unidade de medida utilizada pela empresa no controle do estoque. O cálculo do saldo do estoque deve ser caracterizado pelos apontamentos de estoque inicial, entrada, produção, consumo e saída, ou seja, toda a movimentação interna do item, representado pela seguinte fórmula:

ESTOQUE FINAL = ESTOQUE INICIAL + ENTRADAS – SAÍDA

Quadro 4: Registro K220 – Outras movimentações internas entre mercadorias

REGISTRO K220 – Outras movimentações internas entre mercadorias

02 DT_MOV Data da movimentação interna N 8 - O

03 COD_ITEM_ORI Código do item de origem (campo 02 do

registro 0200)

C 60 - O

04 COD_ITEM_DEST Código do item de destino (campo 02 do registro 0200)

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05 QTD Quantidade movimentada N - 3 O

O Quadro 4 demonstra as informações do Registro K220 - Outras movimentações internas entre mercadorias, este registro serve para informar quando a empresa precisa transferir quantidade de um item para outro, sendo que o item de origem terá a quantidade em estoque diminuída e o item de destino terá a quantidade aumentada. Um exemplo prático dessa movimentação é a reclassificação de um produto em outro código em função do cliente a que se destina o produto.

Quadro 5: Registro K230 – Itens produzidos

REGISTRO K230 – Itens produzidos

02 DT_INI_OP Data de início da ordem de produção N 8 - OC

03 DT_FIN_OP Data de conclusão da ordem de produção N 8 - OC

04 COD_DOC_OP Código de identificação da ordem de produção C 30 - OC

05 COD_ITEM Código do item produzido (campo 02 do registro

0200)

C 60 - O

06 QTD_ENC Quantidade de produção acabada N - 3 O

O registro K230 – Itens produzidos, demonstrado pelo quadro 5 se refere a produção de produto em processo e a produção acabada, os produtos em processo são os que não estão prontos para serem comercializados mas que estão prontos para serem consumidos na próxima etapa de produção, já os produtos acabados são os que estão prontos para serem comercializados.

Este registro somente deverá ser informado quando houver produção da ordem de produção no período, sendo obrigatório o respectivo consumo para efetuar essa produção. Somente será aceito produção igual a zero quando a ordem de produção não for concluída até a data final do período de apuração e também quanto houver o apontamento de consumo para a ordem de produção, nesta situação a informação de produção igual a zero passa a ser obrigatória, pois ordem de produção fica caracterizada como produção em elaboração.

Quadro 6: Registro K235 – Itens consumidos

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02 DT_SAIDA Data de saída do estoque para alocação ao

produto

N 8 - O

03 COD_ITEM Código do item componente/insumo (campo

02 do registro 0200)

C 60 - O

04 QTD Quantidade consumida do item N - 3 O

05 COD_INS_SUBST Código do insumo que foi substituído, caso ocorra a substituição (campo 02 do registro 0210)

C 60 - OC

No quadro 6 acima representada está o Registro K235 – Itens consumidos, este registro serve para informar todos os consumos do período, sendo que é obrigatório informar pelo menos um consumo sempre que existir uma produção informada pelo registro K230. Também é obrigado informar consumo nesse registro quando a ordem de produção iniciar no período e não concluir no período, esse consumo irá caracterizar a ordem de produção como produção em elaboração.

Para informar os consumos de insumos do item produzido no registro K230, os itens desse registro precisam constar no Registro 0210 – Consumo Específico Padronizado. Em caso de substituição do item normalmente consumido, o novo item consumido também deve constar no Registro 0210.

Quadro 7: Registro K250 – Industrialização efetuada por terceiros - itens produzidos

REGISTRO K250 – Industrialização efetuada por terceiros – itens produzidos

02 DT_PROD Data do reconhecimento da produção ocorrida no terceiro

N 8 - O

03 COD_ITEM Código do item produzido (campo 02 do registro 0200)

C 60 - O

04 QTD Quantidade produzida N - 3 O

O Registro K250 – Industrialização efetuada por terceiros – itens produzidos, observado acima pelo quadro 7 tem como objetivo informar a produção que foi industrializada por terceiros. O registro não é obrigatório quando a empresa não efetuar nenhuma industrialização em terceiros, quando a empresa efetua industrialização em terceiros a obrigação é de reconhecer a produção, sendo que não há obrigação quanto a data do reconhecimento da produção.

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Quadro 8: Registro K255 – Industrialização em terceiros - itens consumidos

REGISTRO K255 – Industrialização em terceiros – insumos consumidos

02 DT_CONS Data do reconhecimento do consumo do

insumo referente ao produto informado no campo 04 do registro K250

N 8 - O

03 COD_ITEM Código do insumo (campo 02 do registro

0200)

C 60 - O

04 QTD Quantidade de consumo do insumo N - 3 O

05 COD_INS_SUBST Código do insumo que foi substituído, caso ocorra a substituição (campo 02 do registro 0210)

C 60 - OC

Quando o registro K250 é informado, o Registro K255 – Industrialização em terceiros – insumos consumidos apresentados pelo quadro 8 deve ser obrigatoriamente informado com a quantidade de consumo dos insumos que foram remetidos para efetuar a industrialização em terceiros. Da mesma forma que o Registro K235, os consumos dos insumos e os consumos de insumos substituídos do item produzido precisam constar no Registro 0210 – Consumo Específico Padronizado.

Quadro 9: Registro K990 – Encerramento do Bloco K

REGISTRO K990 - Encerramento do Bloco K

02 QTD_LIN_K Quantidade total de linhas do bloco K N - - O

Por fim o quadro 9 que demonstra o Registro K990 – Encerramento do Bloco K, destina-se para identificar que o bloco K está finalizado.

5.2 CONTROLES INTERNOS

Após conhecer quais informações e como elas devem ser estruturadas e entregues para atender à exigência do bloco K, é importante as empresas identificarem quais controles internos são necessários. Haverá controles já efetuados e em correto funcionamento e controles que

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ainda deverão ser implantados e/ou modificados, poderá haver mudanças tanto na questão de sistemas de controle quanto questões de procedimentos e organização dos apontamentos de fábrica.

Para esse estudo, que se destina a uma indústria de embalagens de Santa Catarina, primeiramente foi necessário identificar como estava esses processos de estruturação para atender as exigências do bloco K. Então por meio de entrevista com os responsáveis, apresentada de forma descritiva a seguir, pôde-se verificar na questão dos controles internos o que já estava feito e o que ainda necessitava ser feito.

Inicialmente, para um correto entendimento precisa-se saber como funciona o fluxo dos processos e das informações de produção da empresa. Então, na empresa do estudo, o processo é bastante complexo e possui várias etapas de produção, sendo que alguns produtos passam por todas as etapas e outros somente por algumas etapas. Tanto físico como em sistema, a estrutura dos itens está montada para a matéria prima ser consumida para gerar um produto em processo, o produto em processo sempre é consumido na etapa seguinte para gerar um novo produto até chegar no item acabado, em outras palavras, cada processo de produção gera consumos de matéria prima e/ou produtos em processo para gerar um novo produto.

Depois de conhecer o fluxo dos processos da empresa, foi necessário saber qual o nível de controle desses processos e das informações. Logo, soube-se que no primeiro processo já existem problemas para o coreto preenchimento do bloco K, pois existe o consumo das matérias primas e ele não está identificado para qual produto foi consumido, sendo que o produto resultante desse consumo também não é apontado, para fins de informação somente o processo seguinte tem o devido apontamento de produção na fábrica. Dessa forma surge o primeiro controle interno que deverá ser implantado e/ou alterado para que exista a produção desse item em processo e o consumo devidamente identificado para essa produção. Outro problema identificado no processo inicial é que em algumas matérias primas similares existem vários códigos de entrada, sendo que nas fichas técnicas essa matéria prima é unificada, então a empresa deverá logo unificar os lançamentos de entrada dessas matérias primas para não ter problemas com os saldos de estoque.

Seguindo as etapas, a empresa já estruturou praticamente todo os demais processos de informações, todos os apontamentos de fábrica estão implantados e as informações são geradas no sistema por ordem de produção, sempre sendo respeitado a estrutura básica descrita acima, onde o setor produtivo consome o produto gerado pelo setor anterior para gerar a produção

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acabada ou a produção para o setor seguinte. Nesta fase pôde-se ver que a empresa consegue facilmente gerar as informações para o bloco K na questão de consumos e produções, claro que sempre há pequenos ajustes e afinamentos a serem feitos para garantir 100% do processo das informações. O que está sendo trabalhado é a estruturação de todas as fichas técnicas padrões e a validação das informações geradas pelos apontamentos de produção.

Segundo os responsáveis da empresa, os trabalhos agora também estão em pegar as informações que já estão sendo gravadas no sistema de produção da empresa e alinhar elas com um segundo sistema, que irá juntar todas essas informações para gerar corretamente as informações do bloco K, esse segundo sistema é responsável atualmente pelo cálculo de custos mensal e que também atenderá as questões legais e estruturais do bloco K.

A empresa estudada não possui produção em terceiros até o momento, então não precisa se preocupar em informar o registro K250 – industrialização efetuada por terceiros – itens produzidos e K255 – industrialização efetuada por terceiros – insumos consumidos. Resta a ela então estruturar as informações dos registros K200 – estoque escriturado; K220 – outras movimentações internas de mercadorias; K230 – itens produzidos; K235 – insumos consumidos.

Para Elias (2010), os controles internos são responsáveis por garantir a segurança das informações, então, para não ter dificuldades em fazer a entrega das informações obrigatórias do bloco K, os principais controles internos são aqueles que devem estar dentro da fábrica, principalmente os consumos e produções identificados por ordem de produção. Facilitando muito o trabalho quando essas informações são feitas em um sistema informatizado de apontamento de produção, dessa forma consegue-se ter uma situação real do estoque e das movimentações de produção. Outro ponto importante de controle interno também é a ficha técnica do produto com o consumo especifico padronizado, onde o consumo real deve ser igual ou muito próximo do consumo padrão.

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Pensando em ter maior controle dos contribuintes e com o objetivo de diminuir a sonegação e a manipulação das informações, a receita federal criou a obrigação do Bloco K para ser entregue junto do SPED (sistema público de escrituração digital). Para muitas empresas, essa mudança pode significar muitos ajustes internos no próprio fluxo de suas

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informações, pois as informações obrigatórias exigem que os controles internos garantam que as movimentações e informações internas sejam entregues adequadamente.

Diante da obrigatoriedade do bloco K, primeiramente foi necessário entender como e quando surgiu o bloco K, a partir de quando passa a ser obrigatório para as empresas, quais os tipos e portes das empresas que estão obrigadas, quais as informações que devem ser entregues e qual a periodicidade da entrega das informações. Todas as informações necessária sobre o bloco K foram então extraídas do site da Receita Federal através dos Decretos, Ajustes Sinefs e do Guia Prático da EFD (Escrituração Fiscal Digital) e resumidamente podemos dizer que o bloco K surgiu através do Ajuste Sinief 17, de 21 de Outubro de 2014; inicialmente a obrigatoriedade era para todas as industrias a partir de 1ª de Janeiro de 2016, posteriormente essa data foi alterada para a partir de 1º de Janeiro de 2016 para industrias com faturamento igual ou superior a R$ 300.000.000,00, a partir de 1º de Janeiro de 2017 para indústria com faturamento anual igual ou superior a 78.000.000,00 e a partir de 1º de Janeiro de 2018 todos os demais estabelecimentos industriais, equiparados e atacados; as principais informações a serem entregues são o consumo especifico padronizado, as movimentações internas entre mercadorias, a produção (própria e/ou em terceiros), os consumos de insumos para essa produção (consumo próprio e/ou em terceiros) e o estoque escriturado ao final do período; a periodicidade de entrega do bloco K é mensal juntamente com o SPED.

Após detalhar e explicar cada um dos registros obrigatórios dentro do bloco K, pode-se perceber que quanto a estrutura dos arquivos não há muita dificuldade, porem o que torna difícil o preenchimento são as informações obrigatórias: será necessário informar o estoque ao final de cada período, ao qual deverá respeitar a regra básica dos estoques (Estoque Final = Estoque Inicial + Entradas – Saídas); toda a produção própria e de terceiros da empresa no período, sendo que a produção é para os produtos abadados e os produtos em processo (componentes, conjuntos); todo o consumo próprio e de terceiros detalhado para a produção informada, esse consumo deverá sempre respeitar o consumo especifico padronizado e qualquer mudança de consumo deverá ser informada; por fim também foi criado o registro para outras movimentações de mercadorias que servirão para transferir as quantidades de estoque de um item para outro, esse registro ajuda no caso de precisar resolver problemas de classificação e cadastros incorretos e/ou duplicados.

Para a empresa estudada na pesquisa, os achados da entrevista indicam que o processo de fábrica é bastante complexo, porém a empresa tem conhecimento de todas as suas etapas e

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já estruturou praticamente todos os pontos de apontamento de produção e consumo com um sistema automatizado. Falta a ela estruturar e unificar o controle dos códigos de matéria prima, estruturar os arquivos para entrega e também partes que ainda não se tem nem produção e nem consumos apontados.

Dentre o principal achado da pesquisa, observou-se que há dificuldades de preenchimento das informações, porém com o controle interno das operações, dos apontamentos, dos consumos, dos estoques, das movimentações de todos os produtos é que as empresas conseguirão garantir as informações. Ajuda muito se o controle interno já está estruturado através de um sistema informatizado de apontamento e movimentações dos estoques.

Este trabalho também deixa aberto possíveis trabalhos futuros, o bloco K é bastante abrangente e as observações e opiniões entre as empresas sobre o assunto podem se comportar de acordo com o seu porte, seu níveis de controles internos, seus sistemas de apontamento, seus colaboradores e sua forma de cálculo de custos. O que é certo é que a obrigação está ai para todas as empresas em seus prazos e que todos de uma forma ou outra terão que entregar as informações para a receita federal.

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