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O que é a gestão de projetos para que serve?

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Academic year: 2021

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O que é a gestão de projetos… para que serve?

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Out-of-the-box challenge…(5 min)

Como deve funcionar a mente de um gestor de projetos?

Conseguem com 6 fósforos construir 4 triângulos equiláteros iguais?

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Out-of-the-box challenge…(5 min)

Como deve funcionar a mente de um gestor de projetos?

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O que é um Projeto?

Uma organização designada para cumprir um determinado objetivo!

Criada com esse objetivo e dissolvida após a sua conclusão

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Características de um projeto

• Único

Nunca é exatamente repetido

• Finito

Tem um principio e um final

• Complexo

Tarefas e recursos interdependentes num contexto organizacional

• Tem risco associado

Grau de incerteza

• Potencial de conflito

Em virtude da complexidade, incerteza e das colisões que as visões e necessidades de cada stakeholder

Por vezes é um enorme exercício de inteligência emocional nas organizações

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O que é a Gestão de Projeto?

“A Gestão de Projetos é constituída por um conjunto de processos de gestão focados no planeamento , na

organização e no controlo de todos os aspetos de um

projeto, bem como na motivação de todos os elementos

envolvidos, com o intuito de alcançar com segurança e

dentro dos prazos acordados, os objetivos estabelecidos

para o projeto”

(7)

O que é a Gestão de Projeto?

“É a aplicação de conhecimentos, competências,

ferramentas e técnicas a atividades de um projeto por forma a cumprir os requisitos desse projeto”

PMBOK, PMI

(8)

O que é a Gestão de Projeto?

• Planeamento, organização, direção e controlo dos

recursos duma entidade para concretizar um objetivo especifico, satisfazendo as necessidades e expectativas dos stakeholders

• Recursos humanos, financeiros e operacionais (equipamentos, maquinas etc), ….

• Objetivos: âmbito, organização, custo, prazos, ….

• Processo de gestão: planear, organizar, implementar, controlar, documentar

• Lidar com a mudança: alterações durante a execução

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O que é a Gestão de Projeto?

O ciclo virtuoso…

Planeamento:

- Objetivos - Recursos - Definição estratégica

Execução - Imputação de recursos - Gestão da execução - Coordenação de esforços - Motivação

Controlo - Medição de resultados - Reporting - Resolução de probelmas

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O Gestor de Projeto

Missões e responsabilidades

• Planear o que fazer e quando

• Recrutar e organizar a equipa

• Identificar riscos e constrangimentos

• Orçamentar o projeto

• Negociar e/ou apoiar a negociação de contratos

• Executar o projeto, acompanhando e gerindo a mudança

• Controlar e monitorizar o avanço do projeto

• Papel integrador: reúne e concilia os interesses dos stakeholders (cliente, board, equipa de projeto, fornecedores etc)

Assegurar a entrega do âmbito, no prazo e dentro do orçamento

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O Gestor de Projeto

O decisor!

• Decisões técnicas: tecnologia, arquitetura, critérios de aceitação

• Decisões comerciais: fazer dentro ou subcontratar? Quem subcontratar?

• Decisões financeiras: validação do business case, aprovação de gastos

• Decisões de RH: manter a equipa focada e motivada

Só há um tipo de pessoa que nunca toma uma decisão errada…a que não decide!

Uma não decisão é pior que uma má decisão!

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O Gestor de Projeto

O que mantém as equipas motivadas. Algumas dicas…

• “A mim ninguém me diz nada, a mim ninguém de liga”

• Manter a equipa informada

• Dar empowerment…a quem o merece

• Os elogios são em publico, as reprimendas em privado

• Premiação: monetária ou não

• Atividades extra trabalho: jantarada, saídas, atividades de team building

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O Gestor de Projeto

Tipos de liderança

Liderança transacional / Conceito Command and Control, relação entre líder e seguidor assente numa transação de recompensas e castigos, gerando motivação extrínseca pouco internalizada. Exemplo: estruturas militares,

empresas familiares

Liderança transformacional / Conceito de Servant Leadership, o líder ao serviço partilha o poder, coloca as necessidades dos outros em primeiro lugar e ajuda as pessoas a desenvolverem e desempenharem as suas funções tão bem quanto possível. A liderança ao serviço inverte a pirâmide do poder; em vez das pessoas trabalharem para servir o líder, o líder existe para servir os outros.

Exemplo: start-ups, innovators

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O Gestor de Projeto

Tipos de liderança

Um exemplo de mudança

https://www.youtube.com/watch?v=QhwVqhlpHTY&t=2s

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Metodologias

Waterfall

Lean

Agile

E agora?

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Metodologias

1º ensinamento

“Nenhuma metodologia é simplesmente melhor que outra … pode ser mais ou menos

apropriada para o tipo de projeto em causa!”

Miguel Cordeiro, in daily business

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Metodologias

Waterfall

• Focam no âmbito do projeto e em função do mesmo, determinam os custos e desenham o cronograma.

• Baseado na sequencialidade das fases do projeto e com processos de passagem e handover bem definidos

• São bem sucedidas em ambientes ordenados e/ou previsíveis.

• Utilizam estruturas de comando e controlo

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Metodologias

Agile

• Focalizam na noção de “valor” para o cliente e é a partir dessa noção que

definem o conceito de qualidade e os possíveis constrangimentos ou limitações do projeto

• Assentes em ciclos iterativos de inspecção/adaptação&ajuste

• Adequados em contextos de mudanças frequentes. “Caórdicos” [caos + ordem]

• Utilizam estruturas mais planas, colaborativas e com uma abordagem de valor partilhado

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Metodologias

Lean (Kaizen, Kanban, Six Sigma…)

• Partilham princípios com os métodos ágeis, no sentido em que o foco é no valor, que pode ser pela eficiência ou qualidade, que é possível retirar dos processos.

• Muito assentes na deteção e eliminação do desperdício (MUDA)

• Abordagens altamente estruturadas e metodológicas

• Principalmente utilizadas em ambientes de produção ou em atividades puramente transacionais.

• Muito uteis para sistematizar praticas de melhoria continua nas organizações

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Metodologias

Incerteza

Complexidade Requisitos

pouco maduros Experiência

passada

Requisitos bem definidos

Estabilidade

Elevada

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Metodologias

Inovação disruptiva (ex.

novas features da Uber) Gestão de produto

(ex. versões um produto de software) Projetos de Infraestrutura

(datacenter, networking etc) Compliance & Regulatory

(fiscal, setor farmacêutico, life critical etc)

Implementação de um ERP, CRM

Projetos de EAI

(Enterprise Application Integration)

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Metodologias

E as abordagens Lean?

Projetos relacionados com aumentos de

eficiência e/ou qualidade de produto

Abordagens

Revisão de processos e procedimentos

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Alguns conselhos e ensinamentos…

• KISS – Keep It Simple Stupid

• Lei de Murphy

• Se pode correr mal,…vai correr mal

• Se não se fizer nada em contrario, o normal será correr mal haver desvios

• Mais do mesmo sem sempre é uma boa estratégia. Não ficar preso aos sucessos do passado

• Lei de Pareto (80 / 20)

• Etica! Em caso de duvida dizer sempre a verdade

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