UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA CENTRO SOCIOECONÔMICO
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS DA ADMINISTRAÇÃO
Carlos Alberto Kinzel Martins Jhonnys Felipe Conceição
Gestão de estoques: análise no estoque de uma microempresa de aquecedores
Florianópolis 2019
Carlos Alberto Kinzel Martins Jhonnys Felipe Conceição
Gestão de estoques: análise no estoque de uma microempresa de aquecedores
Trabalho de Curso apresentado na disciplina CAD7305 como
requisito parcial para a obtenção do grau de Bacharel em
Administração pela Universidade Federal de Santa Catarina.
Enfoque: Monográfico – Artigo
Área de concentração: Gestão de Estoques Orientador: Prof. Dr. Ricardo Niehues Buss
Florianópolis 2019
Carlos Alberto Kinzel Martins Jhonnys Felipe Conceição
Gestão de estoques: análise no estoque de uma microempresa de aquecedores
Este Trabalho de Curso foi julgado adequado e aprovado na sua forma final pela Coordenadoria Trabalho de Curso do Departamento de Ciências da Administração da Universidade Federal de Santa Catarina.
Florianópolis, 14 de Novembro de 2019.
________________________ Prof. Dra.Márcia Barros de Sales Coordenadora de Trabalho de Curso
Avaliadores:
________________________ Prof. Ricardo Niehues Buss, Dr.
Orientador
Universidade Federal de Santa Catarina ________________________ Prof. Dr. Paulo Otolini Garrido, Dr.
Avaliador
Universidade Federal de Santa Catarina ________________________
Prof. Maurício Carreira Cosentino, Me.
Avaliador
“A vida não se trata de meta ou linha de chegada, e sim quem você se torna durante o caminho percorrido”.
AGRADECIMENTOS
O agradecimento especial vai para nosso orientador, Dr. Ricardo Buss, que durante todo o processo de nascimento do presente artigo esteve presente colaborando e dando feedbacks construtivos, sempre educado e cordial, fazendo-nos crer que ele escolheu a profissão certa e mais nobre de todas, e que nós temos uma grande jornada a ser trilhada. Posteriormente um muito obrigado para Julia e Luiny, que estiveram conosco dando apoio incondicional em todos os momentos, e aos nossos pais, que batalharam duro para que tivéssemos condição de concluir um curso superior.
RESUMO
Empresas de pequeno porte vivem em meios competitivos, concorrendo entre si e entre empresas com relevância a nível nacional, com cenários diversos e dinâmicos. Realizar uma boa gestão de estoque, buscando equalizar a oferta e demanda, pode gerar um diferencial competitivo significativo, destacando a pequena organização em questão e fazendo-a submergir em meio ao ambiente que está inserida. Esse processo é difícil, e requer sintonia entre tecnologia e capacidade intelectual. O objetivo deste estudo é realizar um diagnóstico de como é feita a gestão de estoque, e indicar possíveis ações com potencial de melhoria na forma como é gerido, sob a ótica da utilização do método da curva ABC. O estudo foi efetuado em uma pequena empresa que revende aquecedores de diversos modelos e componentes, localizada na cidade de Florianópolis - SC. Utilizou-se de pesquisa descritiva e exploratória, bibliográfica e documental na empresa, além de entrevista não estruturada com gestor. A análise pôs uma luz sob o quão difícil é para uma empresa pequena realizar boa gestão de seus estoques, mostrando lacunas de melhorias de processos internos, que podem auxiliar de forma significativa na tomada de decisão, principalmente utilizando de ferramentas já bem discutidas no meio acadêmico.
Palavras chave: Gestão de estoque. Logística empresarial. Gestão de estoques. Curva ABC.
ABSTRACT
Small businesses companies exists in competitive environments, competing with each other and between national level companies within diverse and dynamic scenarios. Good inventory management, that seeks to equalize supply and demand, can be a significant competitive differential, highlighting the small organization and submerging it into surrounding environment. This is not an easy process and requires tuning technology and intellectual capacity. The main objective of this study is to make a diagnosis of how inventory management is currenty operated and to indicate possible actions for improvement in the way it is managed, under the ABC curve method. The study was conducted in a small company that resells several models of heaters and its components, located in the city of Florianópolis - SC. Descriptive, bibliographic and exploratory research was applied besides documents and interview with the company manager. This analysis has shed light on how difficult it is for a small business to manage stocks, showing gaps in internal processes which can significantly assist in decision making, mainly using tools already known and discussed in academia. Key words: Inventory management. Business logistics. Inventory managements. ABC Curve Method.
1 INTRODUÇÃO
No ambiente dinâmico das organizações, é natural que a escassez de recursos seja naturalmente incômoda para quem os gerencia. De maneira geral, essa preocupação é inerente a todas as pessoas ligadas direta ou indiretamente às atividades produtivas. Essa escassez exige qualificada administração desses recursos. Nesse âmbito, o estoque tem muitas vezes aspecto de suma importância, já que a operação das organizações é mantida e baseada
utilizando-se dele.
Estoque pode ser definido como qualquer item físico que está parado sem estar sendo utilizado, seja um produto final que ainda não teve saída ou como a matéria-prima e insumos que ainda não foram utilizados para produção. (BALLOU, 2012; BORGES, 2010)
O setor de estocagem tende a ajudar na redução de gastos, pois o mesmo tem função de manter uma quantidade mínima de insumos ou produtos, visando não afetar o atendimento das demandas. Alguns estudos são divergentes sobre o assunto, pois os itens em estoques são considerados capital parado, além de ocupar espaço físico que poderia ser melhor aproveitado. Por outro lado, manter um estoque proporciona determinado nível de segurança para a empresa em diferentes períodos, criando resistência à oscilação de vendas e produção. (SLACK, 2009; BORGES, 2010)
Gerir os estoques no âmbito da cadeia de suprimentos é fundamental para a boa eficiência dos insumos das organizações. Vive-se em um local em que a economia é fortemente afetada por fatores ambientais, organizacionais e tecnológicos, que tornam a concorrência cada vez mais acirrada entre as organizações do ambiente. Estes fatores são imprevisíveis, e exigem que as empresas estejam em constante mudança, adaptando-se ao ambiente organizacional. É preciso mensurar os prejuízos dos estoques mal otimizados, para que os gestores possam ser auxiliados na tomada de decisão tanto sobre sistemas internos de operações como na realização de parcerias com fornecedores. (FARIAS e COSTA, 2010)
Estoques representam gastos para a organização e estão relacionados a acumulações de matérias-primas, suprimentos e materiais em geral que surgem em numerosos pontos do canal de produção e logística das empresas. Estoque é envolvido pela logística como um todo, junto de processamento de pedidos, transporte, armazenagem, logística interna, distribuição, embalagens e assistência. (ENGBLOM, 2012; BALLOU, 2012).
Novas estratégias precisam ser implementadas, e o planejamento de novos processos é fundamental para a tomada de decisão. A gestão de estoques, por meio de suas ferramentas,
como a curva ABC, mostra-se forte aliada para as empresas, nos processos de organização, gestão e controle dos estoques. Por meio do método ABC é possível evitar que materiais de alta rotatividade sofram ruptura, potencializando ganhos para as organizações, uma vez que com estas faltas os processos de vendas e produção podem ser diretamente afetados.
Os estoques fazem parte do planejamento estratégico de uma organização, além de influenciar diretamente na rentabilidade da empresa. O problema é que nem todos os gestores percebem isso. A implementação e boa utilização da curva ABC pode gerar melhores resultados na gestão. A gestão dos estoques tem sido tratada com pouca importância. As principais técnicas que são utilizadas para o dimensionamento de estoques de pequenas empresas são extremamente manuais e antigas, envolvendo muitas vezes mais conhecimento de vivência do baseado em evidências e em procedimentos recomendados pela administração. Existem inúmeros métodos que podem ser aplicados para embasar as tomadas de decisões, que envolvem o momento certo, e a quantidade certa para adequação de estoques. Além de os gestores muitas vezes utilizarem ferramentas obsoletas, ainda há o uso extremo da intuição e da experiência pessoal, levando uma linha de pensamento e decisões sem embasamento em dados (STUKART, 2006; GIANESI e BIAZZI, 2011).
Não é plausível que os estoques sejam geridos de maneira com que todos os itens sejam tratados com igualmente importância numa organização. Alguns possuem representatividade significativamente maior nos ganhos da empresa, enquanto outros pouco representam na receita. Por isso a aplicabilidade do método da curva ABC é tão importante como opção de gerenciamento de estoque. Por meio desse método, é criada priorização de alguns produtos perante outros, percebendo assim quais itens são mais importantes frente aos demais, e separando-os por isso (GIANESI e BIAZZI, 2011).
Com esse método aplicado, a empresa tem em mãos grande parte dos dados necessários para tomadas de decisões em relação ao estoque, se deve ou não investir em determinado produto classificado como tipo C, visto que o mesmo não é algo que traga tamanha vantagem financeira para a instituição e se deve aumentar o nível de obtenção de material do tipo A e B (OLIVEIRA, 2011).
Segundo Dias (2012) a curva ABC é uma excelente técnica para uma análise do estoque por parte da gerência, pois demonstra quais itens são os mais relevantes e se os mesmos são os principais responsáveis por grande parte do faturamento da instituição. A partir disso a empresa terá uma base mais sólida para saber em quais equipamentos deve-se investir e até mesmo evitar desperdícios com materiais de menor circulação.
Desse modo, o objetivo deste estudo é realizar um diagnóstico de como é feita a gestão de estoque e indicar possíveis ações com potencial de melhoria na forma como é gerido, sob a ótica da utilização do método da curva ABC.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 ESTOQUES
A caracterização de estoque é corretamente utilizada quando se tem mais produtos, insumos para produção, ou peças armazenadas, do que a organização exige para funcionar (MARTINS, 2009). A construção de um estoque pode gerar inúmeras vantagens competitivas frente às necessidades do ambiente em que a organização habita. Para fins especulativos, pode-se comprar grandes quantidades de um produto ou insumo visando uma possível alta de preços, ou inclusive possível falta do item no mercado, buscando também manter a regularidade da existência do produto para venda, caso sua escassez seja atingida por alguma fonte externa. Para redução de custos, a compra de produtos em grandes quantidades facilita a negociação com os compradores, já que aumenta-se o poder de barganha, diminuindo assim os custos. Além da compra em lote ser otimizada pelo custo de transportes e outros inerentes, beneficia também que o setor de compras tenha que comprar muitas vezes, já que comprar uma vez por mês é mais eficiente de acordo com as necessidades, do que diariamente. É muito difícil precisar com exata medida a demanda que um determinado produto terá. Nisso, o estoque beneficia a organização, para que os itens estejam à disposição caso necessário (POZO,2010). Segundo Zermati (2000) as principais características negativas ao construir um estoque são:
- Alguns produtos são extremamente sensíveis, e tem vida útil curta, aliada a dificuldade extrema de armazenagem.
- A falta de algum produto em estoque pode beneficiar muito a concorrência, já que o consumidor poderá encontrar o que deseja em outra organização, e isso gerará a perda de uma venda, e possivelmente a perda de um cliente.
- O custo alto de um produto armazenado em grande quantidade, e com baixo volume de vendas, representando assim capital imobilizado, com baixa liquidez e sem geração de renda.
Vários problemas como de atraso em entregas, greves de colaboradores, crises, defeitos durante a produção, podem ser praticamente neutralizados com a utilização de estoque. Mesmo a cadência entre utilizações dos produtos e entregas sendo diferente, é
possível afirmar que os estoques têm fortíssima função de equilíbrio entre essas cadências distintas (ZERMATI, 2000).
Os estoques tem forte ligação com diversas atividades podendo influenciar positiva ou negativamente na capacidade de atender a demanda e produção. Os estoques são fatores chaves na flexibilidade e elasticidade operacional, influenciando no desempenho operacional entre entradas e saídas, e podem ainda minimizar ou ocultar os erros de planejamento. As principais funções do estoque segundo Vendrame (2008) são:
a) Promover o abastecimento e reposição de materiais e produtos;
b) Neutralizar os riscos e efeitos gerados pelo tempo de entrega no fornecimento de materiais e produtos;
c) Reduzir riscos com períodos sazonais;
d) Proporcionar economias de escala através da compra em lotes maiores; e) Gerar rapidez no processo produtivo;
f) Prestar rápido atendimento às necessidades.
Um estoque pode ainda ser classificado de 5 formas distintas conforme Ballou (2012). - Em trânsito, quando os estoques estão entre a estocagem e a produção, fazendo parte assim do canal de suprimentos.
- Especulação, quando além de suprir demandas das operações de suprimentos, algumas matérias primas são adquiridas com o objetivo da especulação sobre a possível mudança de preços, geralmente adquiridos pela gerência financeira da empresa.
- Natureza Regular ou Cíclica, que abrange as necessidades para a demanda natural entre os abastecimentos
- Segurança, que protege e dá margem para possíveis variações de demandas - Obsoleto, que representa a parte que perde valor, ocupa espaço sem dar retorno.
2.2 GESTÃO DE ESTOQUE
A gestão de estoque passa por uma série de atividades e ações, comandadas por dados, que permitem a auditoria de uma boa utilização dos recursos, se eles estão estrategicamente localizados, se são adequadamente bem manuseados, permitindo assim o acompanhamento e controle. A programação e o planejamento das necessidades de um
estoque, o controle das compras realizadas para o mesmo, a localização do produto armazenado, a forma com que será movimentado, devem ser coerentes e otimizadas para que os custos do produto não sejam aumentados e repassados aos consumidores finais. (FILHO, 2006)
Segundo Vendrame (2008), a gestão de estoque é basicamente o ato de realizar a gestão de recursos com valor econômico, porém em estado de ócio, e destinados ao suprimento de possíveis necessidades futuras de material em uma organização. Essa gestão sofre em muitas áreas forte negligência, mesmo com tamanha importância e dificuldade. É preciso concebê-la como área estratégica, e não classificá-la como de baixa importância ou delegá-la para setores com níveis hierárquicos operacionais. Mesmo com essa forte negligência, têm havido movimento perceptível para a mudança desse cenário desfavorável, principalmente por algumas organizações que já notaram como a gestão de um estoque pode impactar positivamente ao longo de toda a cadeia de suprimentos, e da quantidade de diferenciais competitivos que isso pode oferecer (GARCIA et al., 2006)
É preciso buscar o equilíbrio entre a necessidade e os recursos em espera, sem prejudicar o nível econômico dos investimentos feitos pelos empreendedores. Também segundo Vendrame (2008), estoque é concebido como certa quantidade de itens mantidos em disponibilidade constante e renovados, em formato de ciclo, para produzir lucros e serviços. É preciso portanto otimizar o investimento, buscando sempre aumentar o uso de forma eficiente do capital, reduzindo ao ponto mínimo a necessidade de delegação de investimentos em estoque.
De maneira geral, a venda de produtos e serviços ocorre em quantidades não tão grandes, e o cliente é quem determina o que efetivamente ele irá adquirir. Por isso algumas organizações optam por utilizarem estoques, visando atender demandas. É importante se atentar constantemente aos produtos com baixo volume de saídas, já que isso pode fazer com que um estoque, ou parte dele, torne-se investimento negativo, afetando os cofres da organização, podendo até inviabilizar as atividades da mesma.
É necessário que se busque a gestão coerente e bem executada dos estoques, e que se identifique através dela o direcionamento de investimentos para produtos que tragam maior retorno para a empresa, já que isso auxilia na saúde financeira e bem estar da mesma. É preciso identificar e realizar o monitoramento constante de quanto de estoque será necessário, quando o estoque deverá ser reabastecido, o que deve efetivamente ser armazenado a mais, controlar as compras para reposição, acompanhar o valor do estoque, armazenar de maneira adequada e conforme exigências e sacar itens que não possuem giros significativos. O
acompanhamento desses pontos é determinante para que a melhor gestão dos estoques aconteça, visando sempre a maximização dos resultados (DIAS, 2010).
Contudo, é imprescindível ter total controle dos estoques, através de inventários e auxílio de diversos softwares, atualizados constantemente para que o processo produtivo das organizações não seja afetado, ou se afetado, que seja o mínimo possível. (DIAS, 2010)
Como ferramenta de auxílio de gestão é indicado o MRP - Material Requirement Planning (plano de necessidade de material). Segundo Dias (2010), o uso da ferramenta MRP pode auxiliar no controle, já que é possível observar a disponibilidade real de produtos acabados ou insumos, e também visa realizar as operações com o nível mais baixo de inventário possível, integrando e realizando o planejamento das atividades de manufatura, programação de despacho e suprimentos. Por meio dele, é possível observar a necessidade de recompra do que a organização precisa para funcionar e produzir seu produto final.
É de suma importância que os estoques sejam controlados, especialmente a gestão de saída dos produtos. O objetivo é que os investimentos na área sejam otimizados, buscando sempre o menor capital investido possível, em conjunto com a máxima otimização de espaço e adequação entre demanda e estoques. Cada organização deve enquadrar sua operação em modelos inteligentes e existentes, a fim de encontrar o modelo ideal. (DIAS, 2010)
Segundo Dias (2010), muitas ferramentas podem auxiliar as organizações a controlar a saída dos produtos estocados. Modelos como FEFO, FIFO e LIFO são comumente utilizados em empresas de todos os portes possíveis.
FIFO - Significa que o primeiro produto que entra, é o primeiro que sai. Ajuda para que o produto seja vendido, saia do estoque, antes que fique defasado. (FOCO LOGÍSTICO, 2019)
LIFO - Significa que o último que entra, é o primeiro que sai. Método mais comum utilizado para produtos acabados que não possuem data de vencimento. (FOCO LOGÍSTICO, 2019)
FEFO - Significa que o produto que vence primeiro, é o primeiro que sai. Auxilia para que os produtos sejam comercializados antes de não poderem mais serem consumidos, pela data de validade. (FOCO LOGÍSTICO, 2019)
2.3 CUSTOS ASSOCIADOS AOS ESTOQUES
Uma gestão aprimorada de estoques, provenientes de práticas aguçadas da logística, é peça fundamental que auxilia na redução dos custos intrínsecos inerentes aos produtos armazenados. A representatividade de um produto armazenado frente aos custos logísticos varia de acordo com o volume de utilização do mesmo. Se a intensidade for alta, pode representar mais da metade dos custos logísticos e podem impactar diretamente um quarto do custo total do item. (BALLOU, 2012)
Para Ballou (2012) é preciso buscar um nível ideal de produtos estocados, sempre tendendo para o mínimo possível dentro do necessário para que a organização seja autosuficiente. É preciso adequar os espaços necessários para a armazenagem, observar a rotatividade com que os produtos são buscados, e o quanto eles valem. Ao possuir estoques desnecessários, são criados inúmeros custos através deste desperdício. Ao perceber esse potencial adormecido é que os gestores agem, de forma remediadora, infelizmente, já que o objetivo final é realizar a utilização de forma eficiente e o tempo entre o problema ser descoberto até ele ser sanado pode ser grande demais (PALMISANO et al., 2004).
Os custos de estoques podem ser associados a estrutura física e à gestão. No tangente físico, podem ser subdivididos entre custos de operação, manutenção, instalações, perdas com quebras ou validades, e produtos obsoletos. Abrangendo a gestão, os custos podem ser separados em 3 subáreas.
A primeira delas é o custo de falta, provenientes da falta do produto em estoque, não satisfazendo assim a necessidade do mercado. Esse custo é impactante e pode gerar perda de fatia de mercado, perda de venda, aparência de má gestão perante os consumidores, e em muitos casos alguns contratos de compra e venda possuem multas caso o não cumprimento aconteça. A segunda subárea é referente ao custo de pedido, que se refere a um novo requerimento de compra, e é diretamente impactado por valores de envios do item, recebimento e conferência. A terceira subárea é a manutenção dos estoques. Esta é diretamente impactada pela dimensão tomada pelas estruturas armazenadoras, e o tempo em que os estoques são utilizados. Quando há produto parado, estocado sem uso, representa capital mal investido que poderia vir a ser utilizado em outras áreas e potencializá-las (GARCIA et al., 2006).
3 CLASSIFICAÇÃOABC
O método foi elaborado pelo economista Wilfredo Frederigo Samaso, Italiano, nascido em 1848 e falecido em 1923. Originalmente foi elaborado um estudo para entender a distribuição de renda de uma população. Notou-se que grande parte da riqueza concentrava-se em cerca de 20% da população, e os demais 80% detinham números não significativos de riqueza. Posteriormente, esse método foi sendo aprimorado para outras áreas, como por exemplo, utilizado na gestão de estoque de empresas. Hoje é considerado uma grande técnica para análise, pois evidencia quais materiais são os mais lucrativos e, assim sendo, dando um suporte maior para o setor de administração da empresa tomar decisões mais seguras (DIAS 2012). Segundo Slack, Chamber e Johnston (2009) todo estoque que possuir mais de um produto pode ser estudado visando saber quais desses produtos são os mais importantes para a organização. Nesse caso, a aplicação do método ABC traria grandes informações, visto que é um método de certa forma simples de se aplicar, trazendo assim informações necessárias para que os responsáveis possam tomar decisões gerenciais com mais precisão.
Segundo Martins (2009), o método da curva ABC é uma maneira de analisar em determinado período de tempo quais foram os produtos que possuem maior saída, e também os que possuem maior valor financeiro. A finalidade seria poder analisar todo seu estoque e diferenciar os produtos mais importantes, tendo assim uma forma de gerenciar seus recursos financeiros em cima de produtos que lhes tragam maiores lucros.
O método de análise da curva ABC é um dos mais usuais. Ainda segundo Martins (2009), pela análise é verificado em determinado espaço de tempo o consumo, o valor monetário ou quantidade dos produtos que estão estocados, a fim de classificá-los em ordem de relevância. Os que obtiverem mais relevância, considerando valor ou quantidade, ganham classificação A. Aos que atingem critérios médios, ganham classificação B, e os que atingem os menores critérios de importância ganham avaliação C.
Para DIAS (2012), o método pode ser dividido em três diferentes diferentes categorias: grupo A, grupo B e grupo C.
No grupo A estão localizados cerca de 20% dos produtos mais importantes para organização, ou seja, os que possuem mais saídas e que não podem faltar em momento algum. Esse grupo representa de 35% a 70% do giro de estoque.
No grupo B encontram-se cerca de 30% dos produtos. São produtos com o giro de estoque menor em relação ao grupo grupo A, porém são produtos que possuem suas saídas superiores ao grupo C, sendo assim considerados produtos de média demanda. Tais produtos podem responder entre 10% e 45% da movimentação do estoque.
Por fim, o grupo C, que é considerado o restante dos materiais encontrados nos estoques, e que possuem baixa demanda no mercado. É considerado o grupo com maior número de ítens no estoque, podendo chegar a 50% do material total. Seu giro de estoque fica em torno de 10% do total.
Em diversas empresas o método ABC é feito frequentemente durante certos períodos do ano, pois com isso tem-se uma análise melhor das necessidades em relação a produtos e valores. Tendo sempre o estoque atualizado é possível manter um melhor controle do que se deve investir. Manter atualizado também traz a segurança à gerência em fazer os investimentos, pois os produtos que são considerados A em um período podem mudar de classificação dependendo do momento, como por exemplo, sazonalidades durante o ano. (DIAS, 2010)
Assim sendo, os produtos de classificação A merecem um tratamento especial em relação os de B e C, pois são os que mais fazem a diferença na empresa. Neste caso é de extrema importância que não se falte tais produtos no estoque, podendo correr risco de rompimento no processo produtivo da empresa, caso seja industrial, ou rompimento no processo de comercialização. Em contrapartida, os classificados como C tendem a não receberem grandes investimento, podendo até serem mantidos com estoques mínimos.
Para Lima (2017) a Curva ABC oferece diversas vantagens, são elas:
1. Organização de estoque: demonstra quais são os produtos que tem em estoque e quais precisam ser comprados.
2. Redução de desperdícios: Evita que sejam gastos com produtos com baixa demanda, utilizando, apenas, o necessário para cada processo. No caso de produtos classificados como C, essa vantagem é muito visada pelos gestores.
3. Investimento: Com todas as informações do estoque, o gestor pode tomar decisões mais seguras sobre onde pretende investir.
4. Lucratividade: Após a redução com desperdícios, pode-se dizer que o método ABC influencia diretamente na lucratividade da empresa.
Além da utilização do método ABC para saber quais produtos são os mais rentáveis, é possível que o método seja utilizado também para a readequação e distribuição dos produtos
em estoque. Sabe-se que o layout do estoque preza pela facilidade de acesso dos colaboradores aos produtos com maiores saídas. Sendo assim, o método ABC colocaria os produtos A em lugares estratégicos no decorrer do estoque. Pode-se dizer que os produtos A e B ficariam mais na parte de baixo das prateleiras enquanto os de C ficariam no alto, pois por terem menos saídas não há necessidade de ficarem junto dos outros.
Essa distribuição no estoque é necessária, pois grande parte do tempo gasto no estoque é ocasionado pelo deslocamento do colaborador no local. De acordo com Rosa et al (2014), layout é como o estoque está distribuído em relação a maquinário, produtos, etc. Conforme for feito, pode influenciar na produção, lucratividade, e no bem estar da empresa, podendo também influenciar nos preços finais que chegarão ao cliente.
4 METODOLOGIA
A metodologia utilizada no presente artigo refere-se a um estudo de caso e usará como base uma pesquisa exploratória e com uma abordagem qualitativa. Para Gil (2008) existem três tipo de métodos de pesquisas, são eles: pesquisa exploratória, pesquisa descritiva e pesquisa explicativa. A pesquisa exploratória tem como um dos principais objetivos familiarizar o autor a determinado assunto que ainda é pouco conhecido a fim de torná-lo mais explícito. Esse tipo de pesquisa inicia-se, geralmente, por uma pesquisa bibliográfica que pretende mostrar diversas compreensões sobre o assunto.
Uma abordagem qualitativa, segundo Moretti (2018), apresenta os resultados através de percepções e análises. Ela descreve a complexidade do problema e as motivações são mais subjetivas. Uma das vantagens desse tipo de pesquisa é que respostas simples como “sim” ou “não”, são incomuns e rechaçadas. Com isso, tem-se uma quantidade de informações a serem analisadas que proporcionam uma realidade mais assertiva sobre o assunto a ser analisado. Vale ressaltar que uma abordagem qualitativa produz conhecimento científico derivado de vivência real de alguém com relação ao assunto principal
O presente estudo iniciou-se com pesquisa bibliográfica feita através das leituras de artigos científicos e livros sobre gestão de estoque em geral e sobre o método da curva ABC, buscando melhor entendimento sobre o assunto a ser analisado.
Posteriormente, para chegarmos ao nosso objetivo, foi feita uma entrevista aberta semiestruturada com o gestor de uma empresa de aquecedores no bairro Trindade, na região da grande Florianópolis, a fim de compreender como se deu a influência do método ABC nas
tomadas de decisões na empresa e, consequentemente, quais os avanços que o método trouxe para a gestão de estoque da empresa. Algumas palavras chaves foram utilizadas para que se pudessem obter as informações necessárias, como por exemplo: gestão de estoques, curva ABC, otimização, controle e logística.
Para comprovação da melhoria na empresa através do método da curva ABC, analisamos uma planilha excel cedida pelo gestor que mostra os produtos A, B e C, separados em categorias e possuem dados como: quantidade vendida no período, lucro bruto, porcentagem no lucro bruto, e categorização.
5 APRESENTAÇÃOEANÁLISEDOSDADOS
5.1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA
A empresa Só Aquecedores foi fundada em Maio do ano 2000, pelo proprietário Gilson e sua esposa Márcia. Na sua fundação só haviam dois funcionários, onde Gilson era o vendedor e também instalador, e sua esposa cuidava da parte de atendimento, agendamento e da parte financeira. A empresa fica situada na rua Professor Lauro Caldeira de Andrada, 20, bairro Trindade, na cidade de Florianópolis-SC. O foco da organização é a venda de aquecedores a gás para casas e apartamentos. Também trabalha com comércio de aquecedores solares e elétricos, mas com menos enfoque, pois a venda destes produtos não é significativa. Produtos utilizados para a instalação de condicionadores de ar também são comercializados. A empresa tem um forte diferencial, pois ao realizar a venda, também marca a instalação do produto, fornecendo também assistência técnica para aquecedores que não foram comprados na organização. Possui clientes fidelizados desde o início da organização. 89% das vendas são realizadas para pessoas físicas, representando assim maioria significativa dos clientes cadastrados e fiéis. Vendas para empresas também são realizadas, mas em menor número, já que geralmente este tipo de cliente consegue condições de pagamentos e preços melhores diretamente com fábricas ou com empresas conhecidas a nível nacional.
5.2 CARACTERIZAÇÃO DO ESTOQUE
O estoque da organização é composto por dois espaços, um de 10m² e outro de 26m², localizados no mesmo local de venda dos aquecedores, conforme Figura 1. Os produtos estocados são: aquecedores a gás, solar, elétrico, pressurizadores e material de instalação
(mangueiras de água, mangueiras de gás, registros, dutos de exaustão, acabamentos em alumínios). Os materiais de instalação possuem controle de estoque menos rigoroso, aparentemente por não terem um valor agregado alto. Como o local é junto do ponto de venda, o acesso aos produtos é fácil e rápido. O estoque 1 acondiciona produtos da marca Rheem (figura 3), que é a mais comercializada pela organização.
Estima-se que em pouco tempo esse espaço precisará ser readequado, já que as vendas desses produtos representam maior porcentagem no total das vendas, e demandam mais espaço para estoque. O estoque 2 armazena os produtos das marcas Rinnai, Orbis, Lorenzetti e Komeco (figura 2), que possuem giro menos significativo nas vendas, mas compõem o leque de opções disponíveis pela organização.
Figura 1: planta baixa
Fonte: Elaboração própria (2019)
Os produtos são dispostos em estoque de acordo com suas respectivas marcas, posteriormente de acordo com as suas litragens. A disposição não é feita através de ordem de saída. Ou seja, produtos com alta saída acabam ficando por vezes mais ao fundo do estoque, enquanto produtos com baixa saída acabam ficando mais próximos da porta do mesmo. Não existem gôndolas que auxiliem na armazenagem. As caixas ficam empilhadas umas às outras, de acordo com a litragem, diretamente no chão. O produto armazenado não possui quebras relacionadas ao ambiente ou ao número de caixas empilhadas. A iluminação é artificial e não prejudica o andamento das funções.
Fonte: Elaboração própria (2019) Fonte: Elaboração própria (2019)
O software utilizado para gestão do estoque é chamado de: Clipp Store. O sistema engloba compras, vendas, financeiro, estoque, e emissão de nota fiscal. O software tem mais utilidades que não são utilizadas pela gestão, e o conhecimento é disseminado no boca a boca entre os integrantes do time.
Para análise do método ABC e a gestão do estoque do presente estudo, foram considerados os seguintes pontos:
A análise foi realizada com produtos que tiveram movimentação de estoque no período observado;
Foram analisados dados de produtos classificados como A, B e C, separadamente, com enfoque em produtos de classificação A.
O período de vendas e compras analisado é de 01/01/2019 até 30/06/2019
A empresa trabalhou no período analisado com 278 unidades totais estocadas, sendo 18 unidades diferentes classificadas como A, representando 69,6% do lucro bruto no período analisado, 46 produtos classificadas como B representando 20,40% do lucro bruto no período analisado, e 214 classificadas como C, representando 10% do lucro bruto no período analisado, tendo como capital estocado R$157.249,30 reais.
Figura 3 - Estoque 3 Figura 2 - Estoque 2
Gráfico 1- Representatividade de A, B e C nos produtos estocados
Fonte: Elaboração própria (2019)
Serão analisados os produtos que foram classificados como itens A, pois possuem representatividade mais significativa dentre os estocados, conforme demonstrado no Quadro 1. Dos 18 itens com essa classificação, 7 deles são aquecedores de uma única marca, ou seja, cerca de 38,8% dos produtos “A” vem de aquecedores da marca Rheem. Essa marca está alocada em um estoque com tamanho reduzido (ESTOQUE 1 da figura 1).
Figura 1 - Prateleiras
Dos 11 itens que não são da marca Rheem e são classificados como “A”, dois deles são aquecedores oriundos da marca Rinnai, que hoje estão sendo armazenados em partes do estoque 2 (ESTOQUE 2 da figura 1). Esses também são armazenados em forma de pilhas, menores do que as visíveis no estoque 1, pela menor saída e consequentemente pelo baixo número de produtos estocados.
Os itens 11, 15 e 18 são Bombas Pressurizadoras de diferentes potências, e ficam estocadas em prateleiras que ficam ao lado do balcão principal (figura 1 e figura 4) e ficam à mostra para que o cliente consiga ver as opções ao chegar ao balcão. O estoque acaba sendo o ponto de venda/amostra.
O item 10 fica armazenado no balcão em gavetas nomeadas. Um detalhe que podemos citar é que esse item tem maior saída em época chuvosa, pois com descargas elétricas oriundas de tempestades e com variação de energia, essa peça pode vir a queimar e consequentemente o aumento na demanda por esse item aumenta.
Fonte: Elaboração própria (2019)
O item 16 não possui acumulação em estoque, e basicamente só é vendido sobre pedido. Nesse caso o tempo de entrega entre o pedido até a instalação pode variar de 4 até 10 dias, tempo que o fabricante necessita para despacho ou fabricação caso não possua estocado. Ao chegar, a peça fica armazenada temporariamente no próprio espaço comercial da empresa esperando a data para instalação, que pode ser de dois dias ou até mesmo no próprio dia de chegada.
Os itens 6, 12 e 13 são os itens que possuem maior saída na loja em questão de quantidade vendidas. São peças utilizadas nas instalações dos aquecedores. O armazenamento é feito no “balcão de estoque” (figura 1) em gavetas específicas para cada peça e modelo. Essas gavetas são nomeadas com de acordo com as peças que armazenam, para facilitar e agilizar o processo de separação de material, e não possuem endereçamento de estoque no sistema. São os itens que a loja tem maior estoque. Além de serem vendidos para as instalações dos aquecedores, são frequentemente comercializados no próprio balcão para instaladores autônomos e pessoas físicas.
5.3 GESTÃO DA SAÍDA DO ESTOQUE
Existem alguns modos em que as saídas e baixas em estoque são geradas. A primeira e mais comum é a venda direta no balcão pelos vendedores da loja, onde o cliente se aproxima e geralmente já tem em mente qual produto ou peça está a procura. Quando a compra é realizada, o produto é destinado para seu consumidor e tem baixa no sistema Clipp store, que faz a gestão do estoque.
A segunda maneira se dá pelos próprios técnicos de instalação e manutenção, que visitam a residência do cliente e levam os aquecedores e peças para instalação dos mesmos, tirando-as do estoque da loja e diminuindo o mesmo no sistema. A consulta de estoque geralmente é visual, já que os produtos são sempre os mesmos. Segundo a própria organização, não há necessidade de consulta no software. Entretanto é comum que os estoques das peças de instalação não sejam assertivos e confiáveis.
Alguns instaladores costumam solicitar peças sobressalentes e acabam por não devolvê-las ao estoque ao não utilizá-las, ou utilizam-nas e não diminuem os valores estocados. A gestão de saída não pareceu ser muito bem estruturada e isso abre margem para diversos possíveis problemas, como:
A existência de erros ao cadastrar os produtos quando são comprados, gerando confusão na hora de saída, dessa forma fazendo com que os vendedores/instaladores deem baixa nos produtos errados;
Produtos podem estar sendo subtraídos sem o consentimento do gestor;
Os técnicos/colaboradores da organização utilizam os produtos mas não corrigem os estoques;
Podem existir produtos danificados que não possuem baixa efetuada no estoque. Não são realizadas contagens e inventários dos produtos em estoque ou área de vendas.
5.4 ESTOQUES DE PRODUTOS COM BAIXO OU NENHUM GIRO
Mesmo sendo uma empresa com renome nesse segmento, pelo menos a nível regional, e procurada quando o quesito é manutenção, vendas e instalações, existe prejuízo por ter estoque parado de diferentes peças. Um exemplo identificado foi quando houve um lançamento específico de um modelo de aquecedor cujo o tipo de gás era diferente do
habitual, nesse caso era o tipo de gás GN (gás natural), e foram adquiridos cerca de 15 aquecedores com capacidade de vazão de 21 litros para atender novos prédios que estavam saindo com esse tipo de gás, porém não houve saída desse modelo em específico. Esses produtos ainda se encontram em estoque trazendo assim prejuízo e capital de giro imobilizado.
No início da organização, a empresa trabalhou com venda e instalação de condicionadores de ar, e muitas peças para instalação eram utilizadas. Após o término dessa atividade na organização, algumas peças sobraram. Muitas dessas já foram vendidas e outras ainda esperam para que sejam. São produtos de baixo valor agregado, mas que acabam por ocupar espaços nos estoques que poderiam ser utilizados de melhor maneira. Alguns desses produtos ficam localizados em pontos privilegiados dentro das salas de estoques, acumulando poeira, estragando por conta do tempo, e gerando prejuízos pela estocagem. Atualmente, na empresa, o estoque parado fica em torno de R$20.000,00 entre peças e aquecedores.
5.5 MÉTODO ABC NAS COMPRAS
O gerente da organização é a pessoa responsável pelas compras. A reposição dos produtos é realizada de acordo com a venda dos mesmos. Não são consultados softwares para isso. O sistema da empresa oferece a opção de curva ABC de períodos para as análises caso o responsável queira fazer as compras baseadas nos históricos anterior, porém não é feito o uso do sistema para esse fim. Em conversa com o gerente, o mesmo afirmou saber, em teoria, sobre a Curva ABC, mas que geralmente realiza a compra de produtos quando estes começam a ficar escassos no estoque, por observação. A organização não tem uma métrica específica para a manutenção de estoque de segurança, e quando o responsável acha que é necessário a compra, ele a faz. O sistema não dispara nenhum alerta quando algum determinado produto acaba ou tem estoque abaixo do ideal.
Percebe-se que apesar de o método da curva ABC existir e estar presente na empresa, ele não é consultado para tomada de decisões de maneira geral. Isso basicamente é subutilizar o potencial que o método tem, colocando-o à prova na forma como os produtos guardados são geridos.
Por política de mercado, a loja tem contato direto com a fábrica, facilitando assim a negociação de preços e condições de pagamento mais flexibilizadas. Pela troca de estações,
mais aquecedores são vendidos no outono/inverno, e as compras são feitas a cada 15 dias. Em algumas vendas específicas, atípicas, o processo de compra pode ser feito em menor período de tempo. Com a baixa das temperaturas, o período correspondente aos meses de maio até setembro representam cerca de 60% do faturamento anual da empresa. Segundo a organização, é rentável durante esse período comprar a mais, mesmo que com uma demanda não tão grande na maior parte do tempo, buscando melhor preço e pronta entrega.
Os produtos classificados como A são responsáveis por praticamente 70% do lucro bruto da organização. Pela importância, a atenção da gestão deve ser direcionada para essa categoria. A maioria desses produtos são facilmente encontrados a pronta entrega em lojas concorrentes, especializadas ou não. A empresa analisada tem preços muito competitivos em produtos da marca Rheem, direcionando esforços em uma marca de confiança para criar maiores vendas. Hoje, a marca é a que mais recebe compras e é a que mais vende também. Pela negociação, os gestores afirmam que as condições de pagamento são mais flexíveis que as concorrentes, e a pronta entrega com certeza é um diferencial. Já foi comum consumidores buscarem produtos, e ao não encontrá-los na loja, irem até o concorrente. Por isso as compras e criação de estoques, são importantes. Tendo produtos em estoque, a chance de o consumidor entrar e sair com a compra efetuada é maior.
O lead time para a entrega dos aquecedores gira em torno de 3 a 5 dias, e como os consumidores são em maioria esmagadora pessoas físicas, acabam não aguardando o pedido. Esse aparentemente é o ponto crucial para que estoques sejam gerados. A empresa já buscou soluções diminuindo o intervalo das compras, que hoje é feito a cada 15 dias, mas acabou perdendo interessados em seus produtos.
6 RECOMENDAÇÕESPARAAGESTÃODOSESTOQUES
Com base nos conhecimentos bibliográficos e analisando os dados fornecidos pela organização, e as informações adquiridas em visitas e entrevistas, foram identificados alguns problemas que afetam diretamente na gestão de estoques. Alguns problemas não permeiam somente sob a ótica da utilização do método da curva ABC, mas entende-se que são problemas importantes com soluções que irão auxiliar também na tomada de decisão de maneira geral na empresa.
Para que os estoques sejam bem geridos, é preciso que os números de controle sejam confiáveis e assertivos. Um inventário deve ser realizado com o objetivo de mostrar realmente os produtos que estão estocados. A partir dos dados do inventário, os estoques reais deverão ser adequados no sistema utilizado pela organização, levando transparência e confiabilidade nas consultas dos vendedores, técnicos e gestores.
É sugerido que seja criado endereçamento dos produtos estocados. Mesmo que os produtos que mais geram renda para a organização sejam grandes e de fácil identificação e visualização, é importante endereçar visando o maior controle para os produtos pequenos, que englobam categorias A, B e C. O endereçamento é utilizado em grandes estoques, a priori, mas é sugerido para organizações que lidam com produtos pequenos e principalmente similares, o que pode ajudar a identificação de mangueiras, por exemplo, que variam suas medidas em milímetros. A identificação a olho nu dá margem para erros. A ideia é que as gavetas e prateleiras em que os produtos pequenos sejam estocados tenham etiquetas de identificação, não só com nome, mas com mais informações de um certo padrão dos itens. Além do endereçamento, criar setores no estoque também facilita a retirada e colocação de novos itens. A separação por setores, como por exemplo: Mangueiras, registros, suportes, centraliza os produtos similares e torna o estoque mais heterogêneo, facilitando a identificação e busca.
É preciso também que os colaboradores que utilizem o software que centraliza informações dos estoques sejam capacitados para que possam extrair o máximo que a ferramenta tem para oferecer. Com a capacitação, a familiarização e rotina de uso será questão de tempo. Não basta que as informações sejam colocadas no software, mas é preciso que o software seja utilizado por todos ao máximo, buscando extrair seu potencial e auxiliar ao máximo na confiabilidade e tomada de decisões. Erros de registro ou de saídas podem acarretar em diversos problemas, criando estoques virtuais. Numa pesquisa de estoque, por exemplo, o produto pode constar como disponível, e a informação não ser fidedigna. Produto que consta como disponível, pode fazer com que o comprador não realize seu reabastecimento, corroborando com a falta. Além disso, caso haja algum estoque alto de mais de forma errônea, os gestores podem buscar realizar liquidações, fazendo com que se desfaçam de itens que não necessariamente vendem pouco ou estão encalhados no estoque. Essas decisões são paliativas e não vão resolver o problema em seu cerne.
Não somente registros de entrada ou saída devem ter mais cuidado, mas liga-se o alerta também para o cadastramento de novos produtos, avarias, furtos, e erros no
cadastramento. Cada causa de erro de estoque precisa de uma solução a fim de saná-las em seu centro.
É comum que alguns instaladores levem peças sobressalentes em caso de necessidade. É também comum que eles acabem por esquecer de dar saída em todas as peças que são utilizadas, ou acabem esquecendo de sinalizar a utilização das mesmas para o responsável por dar baixas nos estoques. É preciso acompanhar os produtos que saem da loja, buscando identificar quais foram utilizados e se não foram, para que voltem para o local de origem. Recomenda-se que semanalmente, de preferência no início do expediente do primeiro dia útil, os técnicos solicitem as peças que irão precisar para o decorrer da semana, e no último dia útil devolvam as peças que não forem utilizadas. Com esse acompanhamento, o gestor poderá adequar periodicamente as peças menores trazendo maior confiabilidade nos números de produtos estocados.
Fora identificado que alguns produtos de baixo giro estão mais próximo das saídas do estoque. É mais indicado que produtos com giro menos significativo estejam mais distantes, pelo fato de serem incomumente buscados por vendedores, técnicos e clientes. Além disso, observando os dados da curva ABC identificou-se que existem muitos produtos estocados sem giro significativo nos últimos meses. Estoque é capital, e capital parado que deixa de ser utilizado para outras oportunidades. Recomendamos que os produtos classificados como C e não tenham giros significativos sejam liquidados pela organização. Ações de marketing e promoções agressivas podem auxiliar para que a procura desses produtos aumente, visando obter retorno do valor investido, mesmo que com prejuízo. Caso ações não cheguem a gerar resultados, é preciso buscar de maneira célere disponibilizar os espaços destes produtos em estoque, vendendo-os o mais rápido possível.
O objetivo de liquidar os produtos com baixo giro da classe C não é extingui-los por completo, mas sim adequar realmente os números de acordo com a sua necessidade. Não faz sentido um produto com histórico mensal de venda de 5 unidades, ser reabastecido em dúzias, mensalmente. Pode ser mais prudente diminuir as quantidades estocadas desses itens, e colocar em cheque a necessidade de estoque de outros.
Conforme análise dos dados e fotos, além da visita ao local, sugere-se algumas mudanças na parte estrutural da loja (Figura 5) que tem potencial de melhorar o layout no interior da mesma. As mudanças elencadas são:
Mudança entre a sala de estoque 1 e a sala da gerência/administrativo:
A sugestão é transferir a sala de Estoque 1 para a sala de gerência. No Estoque 1, como citado anteriormente, os produtos armazenados são da marca Rheem. A cada 15 dias, geralmente, quando são realizadas novas compras, o volume de produtos da marca que são comprados é significativo, e o espaço físico se torna pequeno e apertado. As caixas são empilhadas, e mesmo respeitando o número de empilhamento máximo, oferecem riscos para quem circula ao redor dos produtos, além de dificultar a remoção dos produtos quando são vendidos. A sala de gerência tem espaço maior, e é ocupada por somente 2 mesas e um balcão. 1 dessas mesas é usada de forma esporádica, não justificando o tamanho do cômodo e sua necessidade. A mudança traria mais conforto para a equipe que faz a gestão física dos estoques, mais segurança, e diminuiria a sala da gerência em prol da organização. A realocação não traria grandes complicações, e ainda sim potencializaria os ganhos.
Reestruturação do estoque 2:
Sugere-se que o estoque 2 tenha seu tamanho readequado. O espaço atual possui 26m², mas é mal utilizado por conta dos itens que são estocados. Para que sua utilização fosse otimizada, é sugerido que prateleiras mais altas, adjuntas às paredes, sejam implementadas, aumentando dessa forma o estoque em altura, e que produtos pequenos de classificação C, ou que não possuam giro registrado no período analisado, sejam estocados ao alto. O estoque poderia ser reduzido, melhor aproveitado e otimizado, aumentando também a área de venda disponível atualmente. A mudança não é difícil de ser implementada, já que as paredes são de divisórias plásticas, e trariam também benefícios, já que o ponto de venda seria aumentado, e o estoque otimizado sem prejudicar a circulação.
Fonte: Elaboração própria (2019)
7 CONCLUSÕES
Uma boa gestão de estoques sem dúvida é forte aliada dos empreendedores, podendo potencializar seus ganhos e alavancar o sucesso, tornando-se diferencial competitivo. Não é segredo que estoque parado, na prática, significa menor custo de oportunidade e maiores custos. As sugestões mencionadas no artigo são de suma importância para que a gestão de estoques seja melhorada e para que os gestores possam usufruir ao máximo da estrutura que possuem.
A empresa possui à disposição números que englobam o método da curva ABC. Entretanto, pouco a utiliza para a tomada de decisões, e por isso foram evidenciados gaps com oportunidades de mudanças. Caso a utilização fosse constante e de forma analítica, provavelmente melhorias simples já haveriam sido implantadas, como a necessária liquidação de produtos com giro nulo, de classificação C, a necessidade de conhecimento de ferramenta, e a readequação do layout, e o melhor acompanhamento com os produtos solicitados e utilizados pelos instaladores.
Não basta utilizar o software e as informações contidas nele, se elas não forem fiéis a realidade, e é preciso também que as pessoas se envolvam de forma completa para que o sucesso da organização seja o principal foco, utilizando ao limite as potencialidades que a tecnologia disponível possui.
É indicado que a classificação ABC continue sendo utilizada, porém com mais atenção e olhar crítico, tentando entender o que os números pretendem informar. O pensamento baseado em dados é necessário e a junção de conhecimento tácito e técnico somados à tecnologias com certeza trarão resultados satisfatórios. Desse modo o gestor terá muito mais condições de tomar decisões mais assertivas que melhore o desempenho da empresa.
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