Graduando em Economia Empresarial e Controladoria - USP
Thomaz Martins de Aquino
MEET – Um modelo para estruturação
da Gestão Empresarial
RESUMO
O “MEET – Modelo de estruturação de empresas” é uma metodologia que visa a elabo-rar um quadro com todas as atividades que ocorrem na empresa, de modo a identificar ferramentas essenciais para seu bom funcionamento seguindo o conceito do PDCA para criar uma ordem lógica de execução e criação de valor. A partir de 12 questionamen-tos, as atividades são alocadas em 3 perspectivas: atividades com foco no cliente, com foco interno e com foco no crescimento. Posteriormente, são levantadas as ferramentas necessárias para colocar essas atividades em prática, as metodologias necessárias para a criação e aplicação dessas ferramentas, os responsáveis e envolvidos. Criado de modo a suprir o MEG – Modelo de Excelência em Gestão da Fundação Nacional da Qualidade, a metodologia faz os empresários entenderem como a sua gestão funciona e onde suas atividades estão alocadas, fortalecendo a visão sistêmica e favorecendo a melhoria con-tínua. Possibilita, assim, às empresas olharem para o seu momento atual e perceberem onde devem dedicar seus esforços.
PALAVRAS-CHAVE
Modelo De Gestão, Estrutura Organizacional, Melhoria, Administração, Estratégia, Cadeia De Valor.
ABSTRACT
The Enterprise structuring model – MEET in Portuguese - is a methodology that aims to prepare a table of all activities taking place in a company, in order to identify essential tools for its goog operation, following the PDCA concept to create a logical order of ac-complishment and value creation. From 12 questionings, activities are allocated in three perspectives: Activities focused on client, focused internally and focused on growth. After, it is raised the necessary tools to put these activities into practice, methodologies necessary for the creation and application of these tools, those responsible and involved. Created in order to supply the MEG - Model of Excellence and Management (in Portuguese) of the Quality National Foundation, the methodology makes entrepreneurs understand how their management works and where its activities are allocated, strengthening the systemic vision and promoting continuous improvement. Therefore, it allows companies to look at their present moment and realize where they should devote their efforts.
KEYWORDS
Management Model, Organizational Structure, Improvement, Administration, Strategy, Value Chain
Janus, Lorena, n.19, Jan.-Jun., 2014. 25
INTRODUÇÃO
Em todo lugar do mundo, vemos empresas nascerem e morrerem, por falta de conhecimento do mercado, de preparo ou financiamento. Porém, o mais comum dos problemas encontra-se no próprio modelo de gestão da organização, por falta de conhecimento sobre o mesmo e da falta de um modelo inserido nas atividades empresarias.
Muitas organizações passam a “vida” sem compreenderem a forma com a qual o seu negócio entrega valor ao cliente final. Sua estrutura não expõe a cadeia de valor, sendo comum que membros dessas organizações não saibam identificar sua contribuição para o desenvolvimento das mesmas, gerando desânimo e inibindo possíveis ações de melhoria. É imprescindível que a organização e seus colaboradores compreendam onde cada atividade impacta nos resultados. Isso é fator determinante para o alinhamento de valores, entre empresa e colaborador, além da identificação correta das necessidades organizacionais.
Somente nesses casos, a empresa desenvolverá atividades e ferramentas necessárias para seu bom funcionamento, sem deixar de direcionar esforços em atividades vitais. Tendo compreensão de onde encontram seus problemas, pode crescer de forma contínua e sustentável.
OBJETIVOS
O estudo faz uma revisão sobre as mais populares metodologias de gestão do mundo, tendo como objetivo geral compreender a forma como as grandes organizações são geridas, suas atividades determinadas e as boas práticas executadas, tentando identificar o que é relevante na estrutura destas e o que pode ser aprendido e adequado para toda e qualquer organização. Direciona, assim, as de pequeno e médio porte.
O objetivo primário do estudo é fazer com que a organização direcione seus esforços, de modo a atingir uma estrutura de funcionamento sustentável – que gere crescimento organizacional – de forma simples e prática.
Os objetivos secundários são:
Proporcionar visão sistêmica, com cada membro conseguindo identificar onde sua atividade encontra-se na estrutura da organização;
Expor a cadeia de valor, de modo que a gestão da organização saiba dizer como o trabalho agrega ao cliente;
Garantir a possibilidade de participação de todos os colaboradores, pois sabendo identificar onde sua atividade impacta, o colaborador tem maior liberdade para propor melhorias.
METODOLOGIA
Neste estudo foram revisadas as metodologias: Modelo de Excelência em Gestão – FNQ, Framework de Classificação de Processos – APQC, PDCA e 5W2H.
Percebemos que para a realização de uma atividade qualquer, passamos por duas etapas: primeiro a planejamos, tentando identificar, desde o objetivo final até a forma com que cada passo deve ser dado (etapa de planejamento), para em seguida efetivamente realizarmos a atividade (etapa de execução). Posteriormente a essa realização, e comumente ignoradas, existem mais duas etapas muito importantes: avaliar como a atividade foi feita, seus resultados e problemas (etapa de checagem), para então melhorar o processo de realização da atividade (etapa de melhoria). Forma-se assim o ciclo PDCA (do inglês: plan, do, check, act).
Exatamente desse modo é que deveria ser gerida uma organização com atividades de Planejamento, atividades de Execução, atividades de Avaliação e atividades de Melhoria. Qualquer projeto empresarial precisa de um planejamento estratégico, organização e avaliação das possibilidades positivas e negativas. As ideias de uma empresa só começam a se concretizar depois que são colocadas no papel e, através de um mecanismo organizado, é possível saber como tudo será aplicado, quais os riscos, as vantagens e os custos. Assim surgiu o 5W2H, como uma ferramenta de gestão que visa a facilitar este processo de elaboração de um projeto. Através de um sistema de checklist de fácil entendimento, a ferramenta explora as principais questões que envolvem o processo e garante uma visão controlada e planejada do projeto.
Apesar de parecer complicada para quem não conhece, a expressão “5W2H” nada mais é do que uma referência às questões básicas da língua inglesa. Os “5W” referem-se ao ”What” (o quê), “When” (quando), “Who” (quem), “Where” (onde) e “Why” (por quê), enquanto “2H” inclui “How” (como) e “How Much” (quanto custa) na expressão. Essas interrogações são as perguntas essenciais para a elaboração do projeto empresarial e, por isso, elas ganham destaque ao utilizarem essa ferramenta de gestão.
Existe uma tendência global de as empresas operarem em uma gestão por processos, em que ela entende como o seu processo de entrega de valor ao cliente funciona no todo, sem se preocupar com as divisões funcionais.
Neste contexto foi criada a Classificação de processos (PCF) da APQC (American Productivity & Quality Center) que dita algumas prioridades e práticas de processos, mundialmente aceitos, a fim de auxiliarem as empresas.
Para implementar gestão por processos, empresa e colaboradores precisam de uma forte maturidade gerencial e conhecimento do assunto. Assim, este estudo tentará suprir essa necessidade e direcionar as atividades da organização de modo compatível a PCF,
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trabalhado de forma mais indireta e superficial. Mas ainda assim, contemplado em toda sua estrutura.
Por fim, uma organização de excelência atua seguindo o Modelo de Excelência da Gestão® (MEG), da Fundação Nacional de Qualidade. Modelo o qual está alicerçado em 13 Fundamentos e oito Critérios, com o objetivo de buscar a estruturação e o alinhamento dos componentes da gestão das organizações, sob a ótica de um sistema. Ele reflete a experiência, o conhecimento e o trabalho de pesquisa de diversas organizações e especialistas do Brasil e do exterior.
Os Fundamentos da Excelência expressam esses conceitos reconhecidos internacionalmente e que se traduzem em práticas, processos ou fatores de desempenho encontrados em organizações, que buscam constantemente se aperfeiçoar e se adaptar às mudanças globais. E seus critérios trabalham de forma conjunta, fazendo o modelo ser entendido de acordo com a seguinte lógica: “Por meio das demandas dos clientes e da
sociedade, a liderança desenvolve estratégias e planos que são executados por pessoas e processos com o objetivo de gerar resultados. Tudo isso só acontece, se as informações e
os conhecimentos estiverem permeando todos os critérios, as variáveis e a organização.” Dessa forma, o estudo tenta criar uma estrutura própria, pensada para suprir de forma simples e tangível todas as necessidades de gestão das organizações, contemplando todas as metodologias revisadas.
RESULTADOS E DISCUSSÃO
Embasados pelos pontos anteriormente apresentados, percebemos que a estrutura básica de gestão deve acontecer seguindo um ciclo PDCA, onde suas atividades deveriam estar alocadas e organizadas de modo a gerirem este ciclo de planejamento, execução, checagem e melhoria.
Assim, foi criado o Quadro MEET, que proporciona à empresa uma opção para alocar suas atividades e compreender o ciclo de execução.
Dentro desse ciclo, entende-se que uma empresa possui três pilares, ou perspectivas, de atividades.
Para Planejamento e Execução o MEET, competem-lhes duas perspectivas: a Perspectiva do Cliente (atividades de negócio) e a Perspectiva Interna (atividades gerenciais). Percebe que estas perspectivas não possuem o mesmo enfoque, pois para a realização de suas etapas de planejamento e execução utilizam-se de atividades e ferramentas diferentes.
equipes conjuntas que atuam na avaliação e na melhoria das atividades de planejamento e execução da organização como um todo. Pode ser considerada uma perspectiva de base, sendo primordial para a boa gestão a longo prazo.
Figura 01. Quadro MEET.
Como podemos observar, o quadro prevê que o conjunto de atividades da organização são três:
• Negócio: toda atividade que impacta diretamente seu cliente, • Interna: toda atividade que impacta a gestão da organização;
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Para a elaboração prática do modelo, deve ser realizado um levantamento de todas as atividades da empresa, seja por brainstorm ou via escopo das equipes. Em seguida, os colaboradores refletem sobre algumas questões (dentro de cada perspectiva), como intuito de alocar essas atividades ao quadro.
As questões são,
Na Perspectiva do Cliente (Atividades de Negócio):
1. Através de quais atividades a empresa define seu valor aos steakholders? 2. Através de quais atividades a empresa sabe como entregar esse valor?
3. Através de quais atividades a empresa gerencia essa entrega (relaciona-se com o cliente)?
4. Através de quais atividades a empresa executa essa entrega? Na Perspectiva Interna (Atividades Gerenciais):
5. Através de quais atividades a empresa sabe onde irá chegar? 6. Através de quais atividades a empresa sabe como chegar? 7. Através de quais atividades a empresa sabe quanto vai gastar? 8. Através de quais atividades a empresa executa (ou sabe como)? Na Perspectiva do Crescimento (Atividades de Melhoria): 9. Através de quais atividades a empresa levanta informações? 10. Através de quais atividades a empresa armazena informações? 11. Através de quais atividades a empresa utiliza essas informações? 12. Através de quais atividades a empresa melhora seus processos?
Posteriormente a essas reflexões, o MEET indica que se deve responder para cada atividade os seguintes pontos:
Quais as ferramentas diretamente envolvidas?
Qual metodologia embasa essa ferramenta e sua atividade? Quem é o responsável pela ferramenta?
Quem são os envolvidos?
Tudo é feito de modo que o próprio “corpo” do modelo, aliado a essas ultimas questões, faça a organização se atentar para a resposta de todos os pontos do 5W2H, o que torna muito mais claro o entendimento sobre as necessidades de cada atividade.
Por fim, o MEET aloca essas atividades e ferramentas no Quadro. De modo que aparecerão “buracos” e espaços brancos em alguns dos “retângulos” (questionamentos). Esses espaços são as atividades essenciais que não são realizadas por tal empresa,
exatamente as que faltam para se ter uma estrutura solida de gestão. Assim, partindo das perguntas sobre aquele aspecto (retângulo), a empresa deve direcionar seus esforços, de modo a desenvolver tais competências, atividades e ferramentas.
Como medida de boa prática do Quadro, recomenda-se que as atividades e ferramentas existentes na empresa estejam envoltas por uma linha preta; e envoltas de uma linha vermelha se forem as atividades e ferramentas que a empresa irá implementar ou direcionar seus estudos, a fim de entender qual a melhor forma de abordagem.
Recomenda-se criá-lo com quadro e post-it, permitindo a constante alteração. Nesse caso, pode-se utilizar canetas pretas e vermelhas para identificarem as atividades.
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Com o quadro preenchido, deve-se interpretá-lo: verificando se as atividades alocadas estão mesmo gerando o resultado esperado; verificando se estão operando dentro do ciclo PDCA, e se estão cumprindo todos os pontos de reflexão das “12 questões”. Caso não esteja alinhada com estes pontos citados, a organização deve criar, à parte, planos de ações para corrigir esses problemas de gestão. Com a implementação dos planos de ação e das atividades sugeridas, a empresa deve atualizar o MEET, deixando-o sempre fiel à realidade atual da gestão.
Caso a organização já possua atividades em todos os “retângulos”, quando o quadro for preenchido, a mesma deve apenas discutir se aquelas atividades contemplam de fato toda a abrangência dos questionamentos, propondo alterações, acréscimos ou mesmo excluindo atividades, de modo a atingir da melhor forma a entrega de valor ao cliente, já direcionando seus esforços nos planos de ação para otimizar essa relação entre as atividades e o resultado final da empresa.
Ao final do estudo foi elaborado um pequeno E-book, para auxiliar a execução e compreensão sobre como o MEET trabalha, para que pessoas, sem prévia capacitação, utilizem-se da metodologia.
Figura 03. E-book explicativo sobre o MEET, págs. 1 à 3, de 15.
CONCLUSÕES
O modelo criado consegue consolidar e unificar de maneira prática e tangível diversas metodologias de gestão, tornando-as parte da empresa e não uma ferramenta em paralelo. Identifica todas as atividades da organização, alocando-as segundo uma forma lógica de realização e entrega de valor, possibilitando a visão sistêmica por parte de todos os envolvidos.
Além de todos esses benefícios secundários, a metodologia traz uma estrutura em que a empresa irá gerir e ter melhoria contínua de suas atividades. Inclusive, para empresas de pequeno e médio porte, pode servir de modelo de gestão único, sanando problemas de retrabalho ou conflito de ferramentas.
A metodologia ainda serve de recurso para a empresa otimizar suas atividades, suprindo os problemas e gaps entre as mesmas, de forma a orientar essa troca de informação pelos objetivos finais da organização, de visão estratégica e de valor para o cliente.
Resumidamente, a metodologia serve como modelo de gestão, traz integração entre as atividades, reduz os gaps de informação, melhora a entrega de valor para o cliente, melhora o processo de execução da empresa, identifica problemas de gerenciamento, e auxilia no alinhamento estratégico.
Assim, percebemos que o estudo atingiu os objetivos propostos, estando a metodologia MEET pronta para a utilização do mercado.
REFERÊNCIAS
VALLE OLIVEIRA, S. B. Análise e modelagem de processos de negócio. Foco na notação BPMN. Ed. Atlas, 2009.
OSTERWALDER, ALEXANDER; PIGNEUR, YVES. Business Model Generation - Inovação em Modelos de Negócios Ed. Alta Books, 2011.
ROAM, DAN. Desenhando Negócios: Como Desenvolver Ideias Com o Pensamento Visual e Vencer os Negócios Ed. Elsevier, 2011.
TEIXEIRA, Hélio J.; SALOMÃO, Sérgio M.; TEIXEIRA, Clodine J. Fundamentos de Administração - a busca do essencial Ed. Elsevier, 2014.
FNQ. Modelo de Excelência da Gestão®. In: fnq. Disponível em: http://ftp2.fnq.org.br/2014/e-book_MEG.pdf.
ELO GROUP. Framework de Classificação de Processos de Negócio. In: bpmlab. Disponível em: http://bpmlab.com.br/moodle/course/view.php?id=129.
