GESTÃO DE QUALIDADE
GESTÃO DE QUALIDADE
EM EVENTOS
EM EVENTOS
Lisboa, 14 de Setembro de 2007
ANA DE BRITOHoje
Hoje
em
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dia
dia
,
,
s
s
ó
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permanecerão
permanecerão
no
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mercado
mercado
as
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empresas
empresas
de
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gestão
gestão
de
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eventos
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que
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tiverem
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qualidade
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Esta
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afirma
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não
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uma
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figura
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estilo
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consultoria
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.
É
A
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avalia
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um
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instrumento
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fundamental
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garantia
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qualidade
qualidade
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Para
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al
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m
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auto
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avalia
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devemos
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solicitar
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avalia
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aos
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:
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•
clientes
clientes
•
•
participantes
participantes
•
•
expositores
expositores
•
•
convidados
convidados
•
•
fornecedores
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•
•
patrocinadores
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Com base
Com base
na
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lise
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dos
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resultados
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,
,
poderemos
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melhorar
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os
os
nossos
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procedimentos
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e
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corrigir
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os
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Cada
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um dos
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fornecedores
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envolvidos
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,
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directa
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ou
ou
indirectamente
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, no
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evento
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possui
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modus operandi
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diferente
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outro
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do
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prestado
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procura
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estabelecimento
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qualidade
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dever
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por
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base:
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--
briefing
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minucioso
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--
visão
visão
global do
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evento
evento
--
cumprimento
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de
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timings
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optimiza
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ç
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dos
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canais
canais
de
de
comunica
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entre
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departamentos
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ind
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viduos
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adequa
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dos
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fornecedores
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ao
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evento
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escolha
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criteriosa
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QUALIDADE TOTAL
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QUALIDADE FINAL
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À
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semelhan
semelhan
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das
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fases
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realiza
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montagem
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desmontagem
desmontagem
de um
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evento
evento
dever
dever
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ser
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feita
feita
de forma
de forma
controlada
A
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fase
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ó
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s
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-
evento
evento
passa
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,
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indispensavelmente
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,
,
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atribui
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responsabilidades
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implementa
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procedimentos
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uma
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gestão
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de
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tempo
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rigorosamente
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controlada
Na
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fase
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p
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actividades
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dos
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diversos
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fornecedores
fornecedores
deverão
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ser
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devidamente
devidamente
coordenadas
coordenadas
e
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calendarizadas
Plano
Plano
operacional
operacional
de
de
desmontagem
desmontagem
de um
de um
evento
evento
- Desmontagem do equipamento de tradução simultânea - Desmontagem da sala de imprensa
- Desmontagem da sala de preparação dos oradores - Desmontagem da área de inscrições/informação
- Zonas de parqueamento atribuídas aos fornecedores e zonas de acesso
- Layout das salas – cadeiras, mesas, palco, écrans e equipamento a ser removido
- Plano do local do evento – salas a serem esvaziadas
Layout físico (utilização do espaço)
- Duração atribuída a cada actividade
- Sequência das actividades de desmontagem
Plano
Plano
operacional
operacional
de
de
desmontagem
desmontagem
de um
de um
evento
evento
- Distribuição de identificações a cores - Identificação dos funcionários do evento - Identificação do pessoal da segurança
- Localização do pessoal da segurança, funções e responsabilidades
Segurança
- Divulgação dos procedimentos de reporte a todos os funcionários
- Divulgação dos processos e procedimentos a todos os funcionários
- Atribuição de funções e responsabilidades pela desmontagem
Plano
Plano
operacional
operacional
de
de
desmontagem
desmontagem
de um
de um
evento
evento
- Verificar que a legislação do local do evento é cumprida durante a desmontagem do evento
- Verificar que a legislação aplicável é cumprida durante a desmontagem do evento
Obrigações contratuais
- Utilização segura do equipamento durante a desmontagem
- Segurança dos processos e procedimentos das actividades
- Segurança das estruturas durante a desmontagem - Verificação de eventuais obstruções e minimização de
riscos
- Avaliação do risco das actividades de desmontagem
Plano
Plano
operacional
operacional
de
de
desmontagem
desmontagem
de um
de um
evento
evento
- Remoção de todos os recursos Recursos
- Divulgação das responsabilidades de monitorização a todos os funcionários
- Divulgação dos procedimentos de monitorização durante a desmontagem a todos os funcionários
- Divulgação dos procedimentos de reporte durante a desmontagem a todos os funcionários
Monitorização
- Locais da sinalética identificados para remoção Sinalética
Plano
Plano
operacional
operacional
de
de
desmontagem
desmontagem
de um
de um
evento
evento
- Os organizadores deverão percorrer o espaço do evento para verificar que todas as estruturas foram removidas e que as instalações foram limpas e arrumadas
Antes de abandonar as instalações
- Calendário atribuído aos fornecedores para realizarem o seu trabalho durante a desmontagem
- Calendário de recolha dos fornecimentos
- Lista de fornecedores com informação sobre os seus fornecimentos durante a desmontagem
Ap
Ap
ó
ó
s o fim do evento, deverão ser tomadas, entre
s o fim do evento, deverão ser tomadas, entre
outras, as seguintes medidas:
outras, as seguintes medidas:
Check List
Check List
P
P
ó
ó
s
s
-
-
Evento
Evento
-- promover reunião para avaliapromover reunião para avaliaçção de desempenho ão de desempenho
individual, sectorial e global, com o objectivo de
individual, sectorial e global, com o objectivo de
recolher sugestões, informa
recolher sugestões, informaçções e avaliar processos e ões e avaliar processos e procedimentos;
procedimentos;
-- realizar inventrealizar inventáário dos equipamentos e materiais rio dos equipamentos e materiais remanescentes;
remanescentes;
-- acompanhar a desmontagem geral das instalaacompanhar a desmontagem geral das instalaçções, ões, m
Check List
Check List
P
P
ó
ó
s
s
-
-
Evento
Evento
-- realizar um levantamento estatrealizar um levantamento estatíístico ou recolha de stico ou recolha de dados indicadores do evento, tais como volume de
dados indicadores do evento, tais como volume de
opera
operaçções, nões, núúmero de participantes, nmero de participantes, núúmero e tipo de mero e tipo de refei
refeiçções, etc.;ões, etc.;
-- elaborar relatelaborar relatóório final de desempenho e resultados, rio final de desempenho e resultados, contendo basicamente as seguintes informa
contendo basicamente as seguintes informaçções:ões:
-- programaprogramaçção do evento;ão do evento;
-- histhistóórico das actividades;rico das actividades;
-- resultado das pesquisas realizadas com o presultado das pesquisas realizadas com o púúblico no blico no in
iníício, durante e no final do evento;cio, durante e no final do evento;
-- acompanhar a desmontagem geral das instalaacompanhar a desmontagem geral das instalaçções, ões, m
Check List
Check List
P
P
ó
ó
s
s
-
-
Evento
Evento
-- dados estatdados estatíísticos relacionados com as actividades, sticos relacionados com as actividades, tais como:
tais como:
-- nnúúmero de participantes por tipo (congressistas, mero de participantes por tipo (congressistas, expositores, convidados, acompanhantes, pessoal de
expositores, convidados, acompanhantes, pessoal de
apoio dos participantes, etc.);
apoio dos participantes, etc.);
-- nnúúmero e mero e áárea ocupada pelos stands;rea ocupada pelos stands;
-- participantes por participantes por áárea de actividade;rea de actividade;
-- participantes em funparticipantes em funçção dos cargos e funão dos cargos e funçções ões exercidos (propriet
exercidos (proprietáários, gerentes, supervisores, rios, gerentes, supervisores, consultores, professores, estudantes, etc.);
consultores, professores, estudantes, etc.);
-- participantes em funparticipantes em funçção da origem, nacionalidade, ão da origem, nacionalidade, domic
Check List
Check List
P
P
ó
ó
s
s
-
-
Evento
Evento
-- ananáálise das divergências entre a programalise das divergências entre a programaçção prevista ão prevista e realizada;
e realizada;
-- resultado financeiro;resultado financeiro;
-- avaliaavaliaçção comparativa em relaão comparativa em relaçção a eventos similares ão a eventos similares j
jáá realizados, nomeadamente quanto ao nrealizados, nomeadamente quanto ao núúmero de mero de participantes, etc.;
participantes, etc.;
-- sugestões, recomendasugestões, recomendaçções, informaões, informaçções e orientaões e orientaçções ões para futuros eventos;
para futuros eventos;
-- preparapreparaçção das pastas com a documentaão das pastas com a documentaçção do evento ão do evento (formul
(formuláários, relatrios, relatóórios, guiões de trabalho, rios, guiões de trabalho, correspondência, material publicit
correspondência, material publicitáário, comprovativos rio, comprovativos de pagamentos a fornecedores, cronograma financeiro,
de pagamentos a fornecedores, cronograma financeiro,
etc.);
Check List
Check List
P
P
ó
ó
s
s
-
-
Evento
Evento
-- relatrelatóório do inventrio do inventáário dos equipamentos e materiais rio dos equipamentos e materiais remanescentes;
remanescentes;
-- avaliaavaliaçção e parecer conclusivo sobre os factores ão e parecer conclusivo sobre os factores positivos e negativos que interferiram no curso do
positivos e negativos que interferiram no curso do
evento e sugestões para futuras promo
evento e sugestões para futuras promoçções similares;ões similares;
-- manter o contacto ou encaminhar correspondência de manter o contacto ou encaminhar correspondência de agradecimento
agradecimento ààs pessoas que tiveram maior s pessoas que tiveram maior participa
participaçção e destaque no evento, principalmente ão e destaque no evento, principalmente patrocinadores e colaboradores.
