Aprovado '
Elaborado por Fernando Cianci/BRA/VERITAS em 16/09/2014
Verificado por Mercio Sobrinho em 16/09/2014
Aprovado por Sandro de Luca/BRA/VERITAS em 16/09/2014
ÁREA GFI
Tipo Procedimento Regional
Número 45
Título Contas à Receber
Selecione o verificador do Documento:Mercio Sobrinho/BRA/VERITAS
Fernando Cianci16/09/2014 ÍNDICE: SUMÁRIO 1. OBJETIVO 2. APLICAÇÃO 3. ATRIBUIÇÃO E RESPONSABILIDADE 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
6.2 FATURAMENTO
6.3 NOTAS DE CRÉDITO (CANCELAMENTO) / GLOSA 6.4 RECEBIMENTO
7. REGISTROS 8. REVISÃO 9. ANEXOS
TEXTO DO PROCEDIMENTO:
1. OBJETIVO
O objetivo do presente procedimento é definir as rotinas bem como o funcionamento do contas a receber do BUREAU VERITAS BRASIL.
2. APLICAÇÃO
Este documento se aplica ao processo de definição das rotinas do contas a receber do BUREAU VERITAS BRASIL.
3. ATRIBUIÇÃO E RESPONSABILIDADE
3.1 Cabe a Diretoria Financeira a aprovação deste procedimento. 3.2 Cabe a Gerência Financeira a elaboração deste procedimento.
4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
a) Reconhecimento das perdas do recebimento de créditos – dedutibilidade para IRPJ e CSLL conforme artigos 9° a 12° da lei
Bureau Veritas Brasil – Todos os escritórios e atividades do Bureau Veritas, BVQI, Tecnitas, Inspectorate, AutoReg e AutoVis no Brasil.
GFI - Gerência Financeira
6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO/ATIVIDADE 6.1 Cadastramento de Clientes/Contratos
Todos os contratos firmados devem ser imediatamente registrados no ZIG. Para tanto deve ser solicitada ao responsável do cadastro a inclusão do cliente em questão. Todos os campos exigidos no modelo de cadastro do LN (PR 54) devem ser preenchidos.
O contas a receber terá um dia para o registro das solicitações. Qualquer exceção para este prazo limite será formalizada por comunicação interna a ser emitida pela Gerência Financeira.
O cadastro do contrato no SOP deve contemplar todas as informações exigidas e deve ser realizado tão logo tenhamos a confirmação do serviço a ser executado. Deve-se evitar a todo custo a concentração de solicitações de cadastro no momento do faturamento ao cliente.
Todos os custos e receitas relacionados diretamente com a execução de um contrato devem ser, obrigatoriamente, registrados com a referência do contrato no ZIG.
6.2 Faturamento
Existem dois tipos de faturas no sistema (pré-impressa e eletrônica):
• As faturas do tipo eletrônicas são geradas inicialmente no JDEdwards (SOP), pelas áreas Operacionais, criando um número de pré-nota (RPS - Recibo Provisório de Serviços). Após a criação da pré-nota, o analista do contas à receber emite a fatura final pelo site da respectiva Prefeitura Municipal. Este processo converte o número do RPS em um novo número de NF-e
Os clientes que estiverem incluídos no black list terão o seu faturamento automaticamente bloqueado. O faturamento dos clientes que fazem parte do black list só será liberado mediante aprovação da Gerência Financeira ou Diretoria Financeira.
6.3. Notas de Crédito (Cancelamento) / Glosa 6.3.1 Nota de Crédito
Para cancelamento total, deverá ser emitida uma solicitação de cancelamento de Nota Fiscal, assinada pelo Diretor da área, conforme o modelo anexo I, e encaminhada juntamente com a nota fiscal original (no caso de fatura pré-impressa) para o responsável do contas a receber.
As datas limite para solicitação de notas de crédito serão as mesmas definidas para a emissão de faturas em cada mês.
As solicitações devem ser emitidas com uma periodicidade mínima semanal. Deve-se evitar a concentração de pedidos de cancelamento durante a última semana do mês.
6.3.2 Glosa
Sempre que for necessária a glosa de uma fatura, deverá ser emitida uma solicitação de glosa da Nota Fiscal, assinada pelo Diretor da área, conforme o modelo anexo II, e encaminhada juntamente com a cópia da nota fiscal para o responsável do contas a receber.
Após aprovação da glosa, a área responsável deverá informar ao cliente os dados para pagamento via depósito.
Caso se faça necessário o depósito em conta, a área operacional deverá informar o código do ZIG, para que o cliente efetue o depósito em conta codificada.
É proibida a utilização de conta bancária diferente da codificada para recebimento de títulos.
Somente à área de cobrança possui autorização para negociar juros e multas existentes sobre títulos em atraso. Qualquer negociação feita pelas áreas operativas deverá ser informada e aprovada pelo GFI antes de concluída.
Caso a negociação seja concluída com juros e prazos diferentes do que consta na boleto bancário, o cliente deverá efetuar o pagamento via depósito bancário.
Toda negociação, depois de concluída pela área de cobrança, deverá ser informada ao contas a receber via LN.
Diariamente o contas a receber envia um arquivo texto (remessa) para o Bradesco com todas as informações das faturas emitidas no dia anterior para registro dos respectivos boletos no banco. Após liquidação desses boletos pelos clientes o banco envia outro arquivo texto (retorno) para baixa dos respectivos títulos no contas a receber e posterior contabilização.
Caso o valor creditado pelo cliente na conta corrente seja diferente do valor líquido do título em aberto, o contas a receber efetuará a baixa parcial do mesmo, retornando para o departamento de cobrança a fim de identificar o real motivo da diferença apontada.
O profissional encarregado pela integração do SOP (Sales Update) no módulo do contas a receber no JDEdwards será responsável pela análise documental e contábil dos registros gerados.
7. REGISTROS
a) Vide anexos
b) Lançamentos contábeis c) Relatório KPI’s
8. REVISÃO
Revisão 0 em 20/08/2007
Revisão 1 em 20/07/2011 - procedimento teve todo conteúdo e forma revisados Revisão 2 em 28/08/2014
9. ANEXOS
ANEXO I – Solicitação de Nota de Crédito para cancelamento de Nota Fiscal. ANEXO II – Solicitação de Glosa da Nota Fiscal.
