Gerência de Estratégia de Suprimento - PS/ES - Rev. 01/05/2018
1. Cadastro de um Novo Fornecedor no GEDEX
1. Antes de acessar o GEDEX, prepare toda a documentação a ser enviada para a Cemig. Crie uma pasta específica em seu computador, na qual sejam salvos todos os documentos a serem enviados. 2. Confira os documentos, nomeei-os adequadamente e os coloque na ordem indicada nas Instruções
de Cadastro (veja a ordem no item 19 deste documento). Isso facilitará o upload da documentação. 3. O Formulário de cadastro deverá ser enviado, obrigatoriamente, em formato Excel (XLS ou XLSX). O
GEDEX não permitirá o upload de formulário em outro formato.
4. Os demais documentos a serem enviados pelo GEDEX poderão estar em formatos diversos, mas dê preferência para o PDF.
5. Quanto aos documentos de comprovação técnica, organize-os por Grupos de Materiais e/ou Grupos de Serviços. Isso facilitará a análise de sua documentação.
6. Crie pastas compactadas para cada Grupo de Materiais e/ou Grupo de Serviços a ser analisado. Por exemplo, se para um grupo de serviços, você for enviar Acervo Técnico, Atestado de Capacidade Técnica, CREA do Responsável Técnico, Relação de Profissionais da Equipe Técnica e Comprovante do Vínculo do Responsável Técnico com sua empresa, ao invés de enviar esses documentos separadamente, junte-os em uma pasta compactada (ZIP).
7. Confira novamente toda a documentação a ser enviada, antes de acessar o GEDEX.
8. Acesse o GEDEX - https://gedex.cemig.com.br. Utilize o login e senha recebidos por e-mail.
9. Ao entrar no GEDEX, no canto direito superior, repare que o sistema lhe identifica como fornecedor. Além disso, o sistema lhe mostra se há alguma pendência com você, aguardando sua solução - símbolo de sino, com um círculo amarelo indicando a quantidade de pendências.
10. Para realizar o upload de documentação, clique sobre o botão “Exibir Menus do Sistema”, que fica no canto esquerdo superior (ao lado da logomarca GEDEX).
11. Em seguida, vá em Corporativo / Cadastro / Documento.
12. Em Cadastro de Novo Documento:
• Contexto: mantenha 0061 - PS/ES - Gestão do Cadastro de Fornecedores. • Grupo: mantenha EN - Empresas Nacionais.
• Autor Externo: o GEDEX reconhecerá o seu usuário. • Identificação Secundária: não preencher.
• Revisão: não preencher. • Título: não preencher.
13. Em Informações Complementares: • Portfólios: não preencher. • Aplicações: não preencher.
• Tipo de Documento: selecionar NOVO CADASTRO NACIONAL. • Classificação da Informação: selecionar RESERVADO.
Gerência de Estratégia de Suprimento - PS/ES - Rev. 01/05/2018 • Referência: não preencher.
• Observações: se necessário, escreva sua mensagem.
14. Em Alerta de Vencimento, não preencher.
15. Clique sobre o botão “Criar & Submeter ao Workflow”.
16. O GEDEX criará uma instância de atendimento para você. Isso pode demorar alguns segundos.
17. Será gerado um número de atendimento, do tipo NCN (Novo Cadastro Nacional), bem como a numeração sequencial do GEDEX.
18. Em Informações Principais, não é necessário nenhum preenchimento. Nesse quadro, constam apenas informações básicas da transação, como a identificação do fornecedor e o grupo de cadastro. 19. Em Arquivos Anexados haverá as opções de envio dos documentos. Os asteriscos vermelhos indicam
os documentos obrigatórios para envio:
• Formulário de Dados Técnicos, Jurídicos, Contratuais e Financeiros: permite o upload de um único documento, em formato Excel (XLS ou XLSX).
• Declaração sobre Trabalho Infantil e Escravo, Legislação Ambiental e Veracidade das Informações: permite o upload de um único documento, cujo modelo é disponibilizado pela Cemig junto às Instruções de Cadastro.
• Declaração para Acesso ao Portal de Compras: permite o upload de um único documento, cujo modelo é disponibilizado pela Cemig junto às Instruções de Cadastro.
• Certidão Negativa de Falência e Concordata: permite o upload de um único documento. • Qualificação Econômico-Financeira: permite o upload de múltiplos documentos. Tente
nomeá-los e organizá-nomeá-los de forma a facilitar a análise.
• Qualificação Jurídica: permite o upload de múltiplos documentos. Tente nomeá-los e organizá-los de forma a facilitar a análise.
• Qualificação Técnica: permite o upload de múltiplos documentos. Tente nomeá-los e organizá-los de forma a facilitar a análise, inclusive disponibilizando-os em pastas compactadas (ZIP) para cada grupo de material e/ou grupo de serviço.
20. Para fazer o upload de documentos, para cada um dos tipos de documentos indicados no item anterior, clique sobre o símbolo de nuvem, no canto direito.
21. Será aberta uma nova tela, clique sobre o símbolo de nuvem novamente.
22. Selecione o arquivo a ser enviado. O GEDEX automaticamente carregará o arquivo e sinalizará em azul escuro o símbolo que se encontra à esquerda do título do documento.
23. Repita o procedimento para os demais arquivos. 24. Confira se todos os documentos foram anexados.
25. Em Histórico de Revisões, não há preenchimento. Esse campo apenas informa data e horário dos envios de documentos.
26. Para enviar os documentos, no canto direito superior, clique no botão “Aprovar”.
Gerência de Estratégia de Suprimento - PS/ES - Rev. 01/05/2018
27. Será aberta uma nova tela, sobre o Workflow de Aprovação. Se necessário, preencha alguma informação em “Suas Considerações”. Clique em Confirmar.
28. Aguarde alguns instantes e pronto! Sua documentação terá sido enviada! Quando há algum erro, o GEDEX avisa ao usuário que a documentação não foi enviada. Por exemplo, quando faltou anexar algum documento obrigatório.
29. Guarde o número da instância criada (do tipo NCN-99999/9999), ele é o seu protocolo! Com esse número, você consegue localizar o processamento de seu cadastro junto à Equipe da Cemig, bem como consultá-lo pelo GEDEX.
2. Atualização do Cadastro de um Fornecedor no GEDEX
1. Para conferir quais documentos do seu cadastro na Cemig estão vencidos, acesse o Portal de Compras (http://compras.cemig.com.br/), com o seu login e senha, e confira na tela específica a documentação.
2. Confira também a possibilidade e oportunidade de ampliar seu portfólio junto à Cemig, analisando os documentos “Relação de Grupos de Materiais” e “Relação de Grupos de Serviços”. Sendo oportuno solicitar a inclusão de novos grupos em seu cadastro, obtenha os documentos necessários.
3. Antes de acessar o GEDEX, prepare toda a documentação a ser enviada para a Cemig. Crie uma pasta específica em seu computador, na qual sejam salvos todos os documentos a serem enviados.
4. Confira os documentos e os nomeei adequadamente. Isso facilitará o upload da documentação.
5. Quanto aos documentos de comprovação técnica, organize-os por Grupos de Materiais e/ou Grupos de Serviços. Isso facilitará a análise de sua documentação.
6. Crie pastas compactadas para cada Grupo de Materiais e/ou Grupo de Serviços a ser analisado. Por exemplo, se para um grupo de serviços, você for enviar Acervo Técnico, Atestado de Capacidade Técnica, CREA do Responsável Técnico, Relação de Profissionais da Equipe Técnica e Comprovante do Vínculo do Responsável Técnico com sua empresa, ao invés de enviar esses documentos separadamente, junte-os em uma pasta compactada (ZIP).
7. Confira novamente toda a documentação a ser enviada, antes de acessar o GEDEX.
8. Acesse o GEDEX - https://gedex.cemig.com.br. Utilize o login e senha recebidos por e-mail.
9. Ao entrar no GEDEX, no canto direito superior, repare que o sistema lhe identifica como fornecedor. Além disso, o sistema lhe mostra se há alguma pendência com você, aguardando sua solução - símbolo de sino, com um círculo amarelo indicando a quantidade de pendências.
10. Para realizar o upload de documentação, clique sobre o botão “Exibir Menus do Sistema”, que fica no canto esquerdo superior (ao lado da logomarca GEDEX).
11. Em seguida, vá em Corporativo / Cadastro / Documento.
Gerência de Estratégia de Suprimento - PS/ES - Rev. 01/05/2018 12. Em Cadastro de Novo Documento:
• Contexto: mantenha 0061 - PS/ES - Gestão do Cadastro de Fornecedores. • Grupo: mantenha EN - Empresas Nacionais.
• Autor Externo: o GEDEX reconhecerá o seu usuário. • Identificação Secundária: não preencher.
• Revisão: não preencher. • Título: não preencher.
13. Em Informações Complementares: • Portfólios: não preencher. • Aplicações: não preencher.
• Tipo de Documento: selecionar ATUALIZAÇÃO CADASTRAL NACIONAL. • Classificação da Informação: selecionar RESERVADO.
• Referência: não preencher.
• Observações: se necessário, escreva sua mensagem.
14. Em Alerta de Vencimento, não preencher.
15. Clique sobre o botão “Criar & Submeter ao Workflow”.
16. O GEDEX criará uma instância de atendimento para você. Isso pode demorar alguns segundos.
17. Será gerado um número de atendimento, do tipo ACN (Atualização Cadastral Nacional), bem como a numeração sequencial do GEDEX.
18. Em Informações Principais, não é necessário nenhum preenchimento. Nesse quadro, constam apenas informações básicas da transação, como a identificação do fornecedor e o grupo de cadastro.
19. Em Arquivos Anexados haverá as opções de envio dos documentos.
20. Por se tratar de uma atualização cadastral, nenhuma das opções de envio será entendida pelo GEDEX como de envio obrigatório. Portanto, é necessário que o fornecedor tenha conhecimento prévio da documentação a ser enviada para a atualização de seu cadastro (conferir no Portal de Compras -
http://compras.cemig.com.br/).
21. Em Arquivos Anexados:
• Formulário de Dados Técnicos, Jurídicos, Contratuais e Financeiros: permite o upload de um único documento, em formato Excel (XLS ou XLSX).
• Declaração sobre Trabalho Infantil e Escravo, Legislação Ambiental e Veracidade das Informações: permite o upload de um único documento, cujo modelo é disponibilizado pela Cemig junto às Instruções de Cadastro.
• Declaração para Acesso ao Portal de Compras: permite o upload de um único documento, cujo modelo é disponibilizado pela Cemig junto às Instruções de Cadastro.
• Certidão Negativa de Falência e Concordata: permite o upload de um único documento. • Qualificação Econômico-Financeira: permite o upload de múltiplos documentos. Tente
nomeá-los e organizá-nomeá-los de forma a facilitar a análise.
• Qualificação Jurídica: permite o upload de múltiplos documentos. Tente nomeá-los e organizá-los de forma a facilitar a análise.
Gerência de Estratégia de Suprimento - PS/ES - Rev. 01/05/2018
• Qualificação Técnica: permite o upload de múltiplos documentos. Tente nomeá-los e organizá-los de forma a facilitar a análise, inclusive disponibilizando-os em pastas compactadas (ZIP) para cada grupo de material e/ou grupo de serviço.
22. Para fazer o upload de documentos, para cada um dos tipos de documentos indicados no item anterior, clique sobre o símbolo de nuvem, no canto direito.
23. Será aberta uma nova tela, clique sobre o símbolo de nuvem novamente.
24. Selecione o arquivo a ser enviado. O GEDEX automaticamente carregará o arquivo e sinalizará em azul escuro o símbolo que se encontra à esquerda do título do documento.
25. Repita o procedimento para os demais arquivos.
26. Confira se todos os documentos foram anexados.
27. Em Histórico de Revisões, não há preenchimento. Esse campo apenas informa data e horário dos envios de documentos.
28. Para enviar os documentos, no canto direito superior, clique no botão “Aprovar”.
29. Será aberta uma nova tela, sobre o Workflow de Aprovação. Se necessário, preencha alguma informação em “Suas Considerações”. Clique em Confirmar.
30. Aguarde alguns instantes e pronto! Sua documentação terá sido enviada! Quando há algum erro, o GEDEX avisa ao usuário que a documentação não foi enviada.
31. Guarde o número da instância criada (do tipo ACN-99999/9999), ele é o seu protocolo! Com esse número, você consegue localizar o processamento de seu cadastro junto à Equipe da Cemig, bem como consultá-lo pelo GEDEX.
3. Correção da Documentação de um Fornecedor no GEDEX
1. Quando um documento é reprovado pela Equipe de Cadastro da Cemig, o fornecedor recebe um e-mail automático do GEDEX, informando-lhe sobre a reprovação.
2. Além do e-mail, a qualquer momento, o fornecedor pode consultar no GEDEX se há alguma pendência sob sua responsabilidade.
3. Acesse o GEDEX - https://gedex.cemig.com.br. Utilize o login e senha recebidos por e-mail.
4. Ao entrar no GEDEX, no canto direito superior, repare que o sistema lhe identifica como fornecedor. Além disso, o sistema lhe mostra se há alguma pendência com você, aguardando sua solução - símbolo de sino, com um círculo amarelo indicando a quantidade de pendências.
5. Havendo pendência, clique sobre o círculo amarelo, ao lado do símbolo de sino.
Gerência de Estratégia de Suprimento - PS/ES - Rev. 01/05/2018
7. Na coluna Status, haverá ainda a indicação da pendência, como por exemplo “REPROVADO”. Isso significa que a documentação que você enviou anteriormente foi reprovada pela Equipe da Cemig.
8. Para corrigir sua documentação, clique sobre o número da instância (NCN ou ACN) que você deseja corrigir.
9. Será aberta uma nova tela, com a indicação dos documentos que foram enviados anteriormente.
10. Os documentos destacados em verde foram aprovados pela Cemig. Os destacados em vermelho, indicam que foram reprovados pela Cemig. Já os destacados em laranja, indicam que foram parcialmente reprovados pela Cemig (é necessário clicar sobre o texto em laranja para visualizar quais foram aprovados e quais foram reprovados).
11. Para conferir o motivo da reprovação de cada documento, clique sobre o símbolo de “seta para baixo”, que se encontra à direita de cada documento. Será expandido o campo do documento, com a justificativa para a reprovação, como por exemplo: “Data vencida da certidão”.
12. Prepare toda a documentação a ser corrigida. Crie uma pasta específica em seu computador, na qual sejam salvos todos os documentos a serem reenviados.
13. Confira os documentos e os nomeei adequadamente. Isso facilitará o upload da documentação.
14. Quanto aos documentos de comprovação técnica, organize-os por Grupos de Materiais e/ou Grupos de Serviços. Isso facilitará a análise de sua documentação.
15. Crie pastas compactadas para cada Grupo de Materiais e/ou Grupo de Serviços a ser analisado. Por exemplo, se para um grupo de serviços, você for enviar Acervo Técnico, Atestado de Capacidade Técnica, CREA do Responsável Técnico, Relação de Profissionais da Equipe Técnica e Comprovante do Vínculo do Responsável Técnico com sua empresa, ao invés de enviar esses documentos separadamente, junte-os em uma pasta compactada (ZIP).
16. Confira novamente toda a documentação a ser enviada, antes de acessar o GEDEX.
17. Retorne ao GEDEX para fazer o upload da documentação.
18. Para fazer o upload de documentos, para cada um dos tipos de documentos reprovados, clique sobre o símbolo de nuvem (Enviar Nova Versão), no canto direito.
19. Será aberta uma nova tela, clique sobre o símbolo de nuvem novamente.
20. Selecione o arquivo a ser enviado. O GEDEX automaticamente carregará o arquivo e sinalizará em azul escuro o símbolo que se encontra à esquerda do título do documento.
21. Repita o procedimento para os demais arquivos.
22. Confira se todos os documentos foram enviados. Os documentos corrigidos ficam destacados em azul.
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23. NÃO faça upload de documentos que já estão destacados em verde, já que eles já estão aprovados pela Cemig. Isso poderá atrasar a análise de sua documentação, uma vez que a Equipe da Cemig terá que rever toda a documentação reenviada.
24. Em Histórico de Revisões, não há preenchimento. Esse campo apenas informa data e horário dos envios de documentos.
25. Para enviar os documentos corrigidos, no canto direito superior, clique no botão “Aprovar”.
26. Será aberta uma nova tela, sobre o Workflow de Aprovação. Se necessário, preencha alguma informação em “Suas Considerações”. Clique em Confirmar.
27. Aguarde alguns instantes e pronto! Sua documentação terá sido enviada! Quando há algum erro, o GEDEX avisa ao usuário que a documentação não foi enviada.
