TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO
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Análise dos Requisitos do Software de Gerenciamento de Estoque do
Almoxarifado Central da Secretaria de Saúde do Município de Três Rios -
RJ
Alexandre Lopes do Couto – alexandre0lopes@gmail. – UFF/ICHS
Resumo
Para desenvolver uma boa gestão de Almoxarifado é necessário ter acesso a ferramentas que possibilitam o alcance dos objetivos organizacionais. O presente relatório técnico compreende a análise da efetividade dos requisitos de uma dessas ferramentas: o software de gerenciamento de estoque do Almoxarifado Central da Secretária de Saúde da Prefeitura Municipal de Três Rios. Aponta-se também outras funcionalidades que poderiam ser implementadas que auxiliam na tomada de decisão do gestor e do Secretário de Saúde, com foco no planejamento de aquisições importantes e mais necessárias. Aborda-se conceitos como a eficiência no setor público e tecnologia da informação. Conclui-se demonstrando as limitações do trabalho e as proposições para novos estudos.
Palavras-chave: Almoxarifado; Gestão; Software;
1 - Introdução
De acordo com o Manual de Patrimônio do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, o conceito de Almoxarifado é tido como unidade administrativa que possui o fim de suprir material na quantidade certa, no tempo certo e ao menor custo possível aos demais órgãos ou unidades que fazem parte da cadeia de suprimento.
Para um bom gerenciamento de almoxarifado, o gestor deve reunir ao seu redor uma quantidade de ferramentas que torna seu trabalho mais fluido e preciso, como a quantificação e previsão de determinado material, classificação dos mesmos para a disposição e organização dentro de um espaço físico.
Uma ferramenta útil é a utilização de softwares que auxiliam o gerenciamento dos recursos disponíveis para a execução de um serviço ou a fabricação de um produto, e também permite a consulta de dados essenciais para a tomada de decisão, bem como a visualização, em números, de todos os materiais disponíveis e a necessidade de reposição.
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Os princípios Constitucionais da publicidade e da eficiência são respeitados quando há um bom gerenciamento de almoxarifado. Pelo princípio da publicidade, entende-se que o processo e a gestão devem ser transparentes, ao ponto de facilitar a fiscalização.
O princípio da eficiência diz respeito à maneira que o gestor deve conduzir as ações de um determinado órgão ou setor, de forma que suas ações ofereçam as melhores execuções para a Administração Pública.
Baseado nesses dois princípios faz-se necessário a utilização de um software que facilite a prestação de contas perante aos órgãos reguladores e possibilite a transparência dos procedimentos feitos pelo Almoxarifado.
O Sistema de Estoque é um software desenvolvido pela MFB Informática LTDA, modelado em Visual Basic, na versão 6.0, pelo qual o Almoxarifado desenvolve suas atividades com base nas informações obtidas por ele e presta contas ao Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro.
O manual de gerenciamento de estoque de patrimônio, disponibilizado pelo TCE/RJ, caracteriza como requisitos básicos a facilidade de manuseio, cadastro de materiais, entradas e baixas; demonstrativo contábil dos movimentos mensais e anuais; acesso rápido às quantidades em Estoque dos itens pesquisados; e funcionalidades que melhoram manutenção do estoque.
Identifica-se como problema organizacional a questão de o software licenciado ao Almoxarifado Central da Secretaria de Saúde do Município de Três Rios contribuir para uma melhor gestão do setor.
O presente relatório técnico pretende analisar o software utilizado pelo e verificar se atende às demandas do ambiente interno, através do levantamento dos requisitos básicos do software, bem como suas limitações, com o intuito de propor as melhorias necessárias para que essa ferramenta possa contribuir para o melhoramento da gestão do Almoxarifado Central.
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2 – Apresentação do Caso e Diagnóstico
2.1 - A Cidade
Três Rios é um município brasileiro, do estado do Rio de Janeiro, que situa-se na região Centro-sul Fluminense. Segundo dados estatísticos do IBGE/ (2015), o município possui 102.212 habitantes.
Em 14 de dezembro de 1938, o então distrito de Entre-Rios foi emancipado. Em 31 de dezembro de 1943 seu nome mudou de Entre-Rios para Três Rios, devido aos três rios que serpenteiam a região, Paraíba do Sul, Piabanha e Paraibuna.
A sede do poder executivo funciona no edifício-sede junto a Praça São Sebastião, Centro.
A Administração Municipal, segundo a Lei Orgânica do Município, é constituída dos órgãos que integram a estrutura administrativa da Prefeitura. Em seu art. 39, parágrafo 1, os órgãos da administração direta da Prefeitura são as secretarias municipais, administrações distritais e conselhos municipais.
2.2 - A Secretaria Municipal de Saúde
A estruturação da Administração Municipal tem como objetivo o cumprimento do dever do município que é a garantia da qualidade de vida compatível com a dignidade da pessoa humana.
Deve-se, portanto, assegurar educação, serviço de saúde, alimentação, habitação, transporte, saneamento básico e, suprimento energético, segundo planos e programas de governo.
Entre todas as atribuições previstas em lei, vale destacar a competência da secretária de saúde, que está diretamente ligada às funções do almoxarifado.
Cabe a secretária de saúde apresentar ao prefeito, à Câmera Municipal e aos Conselhos Populares, relatórios dos serviços prestados pela Secretaria Municipal de Saúde.
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2.3 - O Almoxarifado
De acordo com a Lei 8666/93, a Administração Pública, na pessoa física ou jurídica, deverá seguir procedimentos claros e objetivos no levantamento das necessidades, das descrições, das aquisições, dos recebimentos e das alienações de materiais.
O Almoxarifado Central compõe parte da estrutura da Administração Direta, com o intuito de intermediar os materiais entregues pelos fornecedores e as demandas dos setores que integram a Secretaria Municipal de Saúde.
O Almoxarifado Central da Secretaria de Saúde abastece 80 unidades e setores de saúde que compõem a Secretaria, para que esses desempenham suas funções administrativas e seus objetivos junto à sociedade, visando a proteção dos bens de consumo e permanentes.
De acordo com a Lei nº 4.320/64, um material de consumo pode ser entendido com todo material que perde sua identidade física ou sua utilização no decorrer de dois anos. O material permanente não perde sua identificação e sua durabilidade é superior a dois anos.
Essas duas categorias de materiais ingressam no Almoxarifado por meio de compra ou doação. No caso de compra, a Nota Fiscal e, no caso de doação, o Termo de Doação acompanha os materiais. Em situação de distribuição de materiais, a guia de registro de saída é o Pedido de Abastecimento.
O galpão localiza-se à Rua Domingos dos Anjos, 17, Centro, Três Rios – RJ. Não há nenhuma sinalização que anuncia uma instalação pública, de maneira a evitar paradas indevidas de outros veículos junto à entrada.
O espaço físico é destinado às prateleiras, com materiais de fácil manuseio e separação, há paletes com inúmeras caixas e outros materiais, cuja movimentação destes se torna impossível, devido ao peso e ao tamanho do material.
Há quatro servidores desempenham funções como almoxarifes e apenas dois, entretanto, possuem cursos de gestão de almoxarifado e patrimônio desenvolvido e ministrado pela Escola de Contas do Estado do Rio de Janeiro.
Para o Controle dos Bens Públicos, a Lei 4320/64, que classifica os critérios de contabilização e responsabilização pela guarda de materiais, a Lei 8666/9, que doutrina a forma como os materiais entram e saem sob supervisão de um servidor, e o Decreto ES
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RJ/02, bem como o Regimento Interno dos Tribunais de Contas, há determinações para que sejam desenvolvidos os requisitos que facilitam o controle interno pelo próprio setor.
Essas requisitos podem ser descritos com controle de recebimento de material, cadastramento e identificação, termos de responsabilidade, verificações periódicas e inventários.
Segundo o Manual de Gestão Patrimonial e Almoxarifado do Estado do Espírito Santo, as etapas do Controle Interno têm como objetivos a eficácia, entendida como foco a obtenção do resultado do controle; a eficiência, que preocupa-se em atingir os resultados com baixo custo; e a efetividade, que é a relevância dos resultados para o órgão público.
Para o cumprimento das exigências legais e a melhoria na qualidade da gestão e controle interno do setor, foi adquirida, pela Prefeitura Municipal de Três Rio, a partir de janeiro de 2010, a licença de um software de gerenciamento de estoque, cedido pela empresa MFB Informática LTDA, situada à Rua Mariano Procópio, 81- Três Rios, RJ – CNPJ4.301.929/0001-01.
2.4 – O Software
O software utilizado funciona no próprio terminal, dispensando servidores externos e acesso à internet. Todos os dados ficam armazenados no disco rígido da própria máquina em questão e os back-ups são feitos manualmente, em um disco de memória flash.
O acesso ao software se dá por meio de seu ícone na área de trabalho e da digitação de login e senha. A partir daí, o software exibe uma janela com menus principais e, após o acesso destes, menus secundários. Nos menus principais, encontra-se reunidos Artigos, Movimentação, Relatórios.
A interface do software é bem simplificada. Os nomes dos menus sugerem a atividade que lhe são conferidas. Em pouco tempo de uso, é praticamente possível dominar suas funções.
Constata-se que a facilidade de manuseio garante ao usuário conhecer completamente o software, respondendo às demandas dos processos diários de consulta, impressão, entradas e baixas.
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6 Figura 1Janela com os principais menus. Sistema de Estoque (2017)
Em Artigos, é possível visualizar menus secundários, como Fornecedores, Grupos de Materiais, Artigos e Seções, onde é possível fazer cadastros de materiais e visualizar quantidade em estoque.
Neste menu é pode-se efetuar o cadastro de materiais. Trata-se de um requisito útil e eficaz, pois por ele se registra todos os itens estocados, além das seções que são abastecidas pelo Almoxarifado, bem como os fornecedores que suprem a Secretaria Municipal de Saúde.
Percebe-se que através desse requisito a quantidade de unidades que pertencem a cadeia de suprimentos de matérias do Almoxarifado Central. Essa visão sistêmica permite julgar quão importante são atividades do setor.
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7 Figura 2 Cadastros de Materiais. Sistema de Estoque (2017)
Em Movimentação, encontra-se os tipos de movimentação registradas pelo software. No caso de ser entrada, o software exibe campos para a inserção de data, fornecedor, número da nota fiscal, identificação do material, quantidade e preço unitário. No caso de ser saída, o usuário deve inserir a data, o número do Pedido de Abastecimento, o local de destino do material (Seções) e a quantidade.
As entradas e baixas são devidamente registradas e para consultá-las o usuário pode digitar dados necessários nos campos específicos, que um relatório aparecerá, com informações como local de destino e preço unitário.
Verifica-se com esse requisito o volume de materiais que entram e saem no setor, sinalizando a necessidade de possuir instalações adequadas para o estoque dos inúmeros materiais que precisam ser armazenados.
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8 Figura 3 Entradas e Saídas. Sistema de Estoque (2017)
Em Relatórios, é possível imprimir os relatórios mensais com todas as entradas e saídas dos materiais em estoque, os movimentos de um determinado material e uma planilha que facilita a conferência do arrolamento anual.
Neste menu, os demonstrativos contábeis dos movimentos mensais e anuais são exibidos, tornando úteis para a conferência interna, podendo ser possível visualizar se os materiais foram inseridos no software com o preço e a quantidade corretos.
A Lei 4320/64 nos artigos 94, 95 e 96 determina que é necessário a realização anual de inventario, que é o arrolamento de todas as entradas e saídas registradas no software, além de relatórios mensais para conferência interna.
Pode-se acessar às quantidades em estoque dos materiais pesquisados, de maneira rápida, perfeitamente fácil e sua visualização é digital, poupando assim a impressão desnecessária de papel.
Percebe-se com esse requisito o alinhamento com a Lei que versa sobre a utilização de planilhas que facilitam a confronto do estoque físico, para elaboração de relatórios que são enviados ao TCE/RJ.
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9 Figura 4 Acesso aos demonstrativos anuais. Sistema de Estoque (2017)
Os requisitos facilidade de manuseio, cadastros de materiais, entradas e baixas, demonstrativo contábil dos movimentos mensais e anuais e acesso rápido às quantidades em estoque dos materiais pesquisados são suficientemente atendidos.
Para Dias (2010), as funções básicas que determinam a qualidade da gestão de estoque de materiais são a possibilidade de saber o que existe em estoque, tomar decisões sobre o que comprar, quando comprar e quanto comprar, acionar o setor responsável para aquisições e receber, armazenar e controlar os materiais estocados.
É perfeitamente possível ao gestor do Almoxarifado desenvolver essas funções básicas e ter domínio sobre todos os materiais que entram e saem e, ainda, prestar contas aos Tribunais desses, com precisão e rapidez, através dos requisitos apresentados.
Há, entretanto, outro requisito sumariamente importante para a melhoria da gestão dos bens em estoque que não fora atendido: funcionalidades que melhoram a manutenção do estoque.
Diante da realidade do Almoxarifado, o software poderia apresentar duas funcionalidades que potencializaria gestão do setor e contribuiria positivamente para a tomada
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de decisão: 1) emitir um alerta quando houvesse a necessidade de reposição de estoque de um material e 2) exibir um relatório com os materiais que apresentam maior consumo e demandam maior espaço físico de armazenagem.
3 – Referencial Teórico
De acordo com Rosa (2011), a manutenção das informações em todo processo logístico, que inclui a aquisição e a distribuição de materiais, deve ser atualizada de forma segura e rápida. O autor ressalta que é mandatória a informatização e a automação da manutenção das informações. A organização que se propõe a desenvolver essas duas práticas obtém maior otimização do tempo, maior confiabilidade no trabalho de manipulação dos dados, agilidade, disponibilidade de informação em qualquer lugar e hora e eficiência operacional.
A informatização e a automação da manutenção das informações é vista por Moreira (2003) como uma estruturação correta de sistemas de informação que possibilita aos gestores o consumo de dados onde e quando necessário.
A melhoria no gerenciamento das informações possibilita uma melhor tomada de decisão. A qualidade do processo de tomada de decisão para Gomes (2006) é possível quando as informações estão disponíveis, são confiáveis e seguras. Essas características melhoram a gestão do estoque.
Já Lima (2003) acredita que para uma melhor qualidade no processo de tomada de decisão um software que permite a descentralização da informação e a redução de ocorrência de erro contribui para a consolidação de uma visão estratégica eficaz.
É também notório o posicionamento de Pozo (2001), quando diz que gestores de organizações públicas e privadas devem prestar atenção devida à administração de materiais, uma vez que essa atividade afeta de forma positiva ou negativa os resultados da organização.
É importante ressaltar a necessidade de avaliar os requisitos imprescindíveis ao ambiente de trabalho no qual o software está em desenvolvimento ou em uso. Brown (2000) considera que no desenvolvimento de um software é fundamental a participação do analista e do cliente, assim como Kirzner (1996), quando diz que o planejamento, o controle e a armazenagem deve estar em conformidade com os requisitos do cliente.
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Caso o ambiente de trabalho e os requisitos do cliente não forem prioritariamente considerados, há grandes chances de o software não ser eficazmente usado e, para os devidos ajustes e alinhamento à realidade do ambiente, gerar custos maiores não previstos (SANTOS, 1999, p. 9).
Para Rosa (2013), o sistema de gerenciamento de estoque deve oferecer três requisitos básicas para o sucesso da gestão: identificação, quantidade e localidade. Chiku (2004), entretanto, considera a facilidade de interface um dos requisitos indispensáveis para a aquisição de um software.
Outro requisito importante é o evocado por acesso Hoffmann (2011), como a quantidade de estoque dos itens pesquisados, a qual possibilita a prestação eficaz dos serviços à cadeia de suprimento através do planejamento de compras.
4 – Plano de Ação
Baseado na análise discutida, aponta-se algumas considerações cabíveis e altamente práticas para a melhoria do armazenamento e manipulação dos materiais estocados e o uso potencialmente efetivo do software utilizado no Almoxarifado.
Para a implementação das melhorias no software, aplicou-se a planilha 5W2H padrão como elaboração do plano de ação, com a finalidade de dirigir os passos das execuções das melhorias propostas.
Implementação das funcionalidades que melhoram a manutenção do Estoque O que fazer Por que
fazer Onde fazer
Quando
fazer Quem Como Quanto
Melhoria 1: emissão de alerta quando o estoque de um material estiver abaixo do Permite ao usuário um feedback em tempo real, à medida que as baixas do estoque vão MFB Informática LTDA Até 05/03/2018 Técnico Responsável: Maurício Aplicar às futuras versões do software essa necessidade. Valor da licença R$ 580
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO 12 suficiente para abastecer todas as unidades acontecendo Melhoria 2: relatório onde apresenta os materiais que são altamente consumidos pelas unidades Permite priorizar a aquisição de bens mais requisitados por todas as unidades abastecidas MFB Informática LTDA Até 05/03/2018 Técnico Responsável: Maurício Aplicar às futuras versões do software essa necessidade. Valor da licença R$ 580
Tabela 1: Plano de ação Implementação de funcionalidades que melhoram a manutenção do Estoque. 2017.
Como resultado do plano de ação, percebe-se que as atualizações no software com as novas funcionalidades que melhoraram a gestão do Estoque não aumentam o valor da mensalidade que a Secretaria de Saúde já licitou.
Verifica-se que o prazo para a implementação das funcionalidades nas futuras atualizações é extenso propositalmente, devido à dificuldade do técnico responsável em trabalhar ao mesmo tempo com várias entidades do setor público.
Constata-se também que a Melhoria 1 evita a espera de uma conferência mensal ou anual para obter informações quanto ao nível de determinado material estocado e a Melhoria 2 colabora para uma melhor gestão do espaço físico do Almoxarifado e a programação da compra.
Para os autores Chopra e Meindl (2003), os gestores que possuem ferramentas como relatórios que possibilitam a previsão da demanda de materiais, são capazes de tomar decisões mais assertivas a respeito das quantidades que serão adquiridas.
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Martins e Campos (2009), contudo, afirmam que a estrutura física do Almoxarifado de materiais deve possuir um leiaute que facilite as atividades de recebimento e conferência, fornecendo ao gestor um ambiente favorável de trabalho.
Essas melhorias adequam o software à realidade singular do Almoxarifado, tornando-o uma ferramenta auxiliadora na obtenção da qualidade dos serviços prestados para a Secretaria de Saúde Municipal.
5 – Conclusão
A Administração Pública Municipal tem passado por mudanças profundas, com adoção de técnicas gerenciais cada vez mais modernas e práticas. Esse cenário é fortemente fomentado pela ideia de uma administração mais enxuta e eficiente.
Os desdobramentos que transformam a gestão pública estão cada vez mais associados ao uso de novas ferramentas tecnológicas, que facilitam e melhoram a qualidade da administração.
Alguns gestores, entretanto, desconsidera ou não compreende o valor das ferramentas que possui em mãos para a melhoria dos processos gerenciais. Com isso, a gestão de recursos e de pessoas tende a morosidade e enrijecimento.
O software Sistema de Estoque contribui com os requisitos básicos para o desenvolvimento das atividades do Almoxarifado: a facilidade de manuseio, o cadastro de materiais, as entradas e baixas, os demonstrativos anuais e mensais e o acesso aos materiais estocados.
Após a aplicação da planilha 5W2H padrão, entretanto, verifica-se a necessidade das melhorias apontadas para o enriquecimento da ferramenta como auxilio à gestão do setor. Uma vez implementadas, as funcionalidades trarão o amparo necessário para a tomada de decisão ao gestor e ao Secretário de Saúde.
A limitação deste trabalho caracteriza-se pela dificuldade em dialogar com a empresa que fornece o software, sugerir mudanças e estabelecer prazos para suas implementações. A resistência se deu pelo fato de a empresa não entender os problemas enfrentados pelo setor.
Como assunto para próximos estudos, propõe-se um estudo sobre como conscientizar os gestores de que o uso de novas tecnologias para gestão devem contemplar o ambiente
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interno e que a possibilidade de melhorias é sempre necessária em um mundo cheio de mudanças.
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