Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto
Instituto Politécnico da Guarda
R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O
ISABEL SILVA PEREIRA
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO EM COMUNICAÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICAS
i Para os meus pais.
ii
Ficha de Identificação
Discente:
Isabel Silva Pereira
Número:
5009042
Curso:
Comunicação e Relações Públicas
Estabelecimento de Ensino:
Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto
Orientador de estágio na ESECD – IPG:
Prof. Doutor Handerson Engrácio
Entidade de Acolhimento:
Top Hospedeiras
Morada:
Avenida Infante Santo, nº 42 - 7º piso Website da Entidade: http://tophospedeiras.com/ Email da entidade: [email protected] Caixa Postal: 1350-079 Lisboa Telefone da Entidade: Telf: (+351) 218 203 978
Supervisor do Estágio na organização:
Vanessa Estevão
Grau Académico:
Licenciatura em Fotografia e Mestrado em Design Editorial
Duração:
3 meses
Data de início de Estágio Curricular:
1 de Julho de 2019
Data de fim de Estágio Curricular:
iii
Agradecimentos
Em primeiro lugar começo por agradecer ao Instituto Politécnico da Guarda, em especial à Escola de Educação, Comunicação e Desporto por me ter dado a oportunidade de adquirir os conhecimentos com os quais vou desenvolver o meu futuro e o meu trajeto profissional.
Obrigada a todos os docentes que passaram por mim e me instruíram ao longo destes três últimos anos pois levo cada um deles no meu coração. Não tinha noção da responsabilidade que iria enfrentar, no entanto, tive muita sorte com o meu orientador, Prof. Doutor Handerson Engrácio. Um obrigada especial, pois foi essencial para a conclusão deste relatório. Obrigada pela paciência e toda a sua disponibilidade não só para comigo mas para com todos os alunos desta escola.
De seguida, quero agradecer ao Duarte Abreu e Sónia Almeida, chefes executivos da Top Hospedeiras, por me terem acolhido na sua organização e dado toda a instrução e apoio necessário. Não posso deixar de agradecer à minha Supervisora de Estágio Vanessa Estevão, que com a sua personalidade exigente me fez querer fazer e ser melhor dia após dia naquela empresa. Quero realçar também as minhas colegas de mesa, Carina, Madalena e Raquel que todos os dias tornaram aquele escritório um ambiente tranquilo e agradável. Obrigada à Guarda, cidade que me acolheu e deu amigos que vou levar comigo para a vida toda. Tânia, Inês, Rosário, Filipe, Nuno, Alex e Diogo, obrigada por me terem dado uma segunda família.
Por fim, agradeço ao meu porto seguro, à minha família que tanto riu e chorou comigo ao longo deste percurso. Aos meus Pais e Irmão por estarem sempre presentes nos bons e maus momentos, por lutarem e acreditarem em mim.
iv
Resumo
O presente relatório refere-se ao período de estágio curricular e às minhas tarefas desenvolvidas na entidade Top Hospedeiras, no âmbito da Licenciatura de Comunicação e Relações Públicas do Instituto Politécnico da Guarda.
A Top Hospedeiras é uma agência que presta serviços integrados de recursos humanos para eventos em todo o País Continental e Ilhas.
Durante os três meses de estágio foram várias as atividades desenvolvidas dentro da agência tais como, recrutamento de promotores para eventos, atualização da base de dados na plataforma Júpiter, renovação de acordos de parceria do Clube da água da empresa SIMAS de Oeiras e Amadora, coordenação de equipas, acompanhamento de eventos e ainda participação na área de promoção e ativação de marca para a empresa EPAL.
Desta forma o estágio curricular foi extremamente importante na medida em que me possibilitou adquirir novas competências e habilidades na minha área de estudos e a criação de relações não só profissionais mas também pessoais.
v
Abstract
The present report refers to the period of the curricular internship and to the tasks I developed in the entity “Top Hospedeiras”, in the scope of the degree of Communications and Public Relations of the polytechnic Institute of Guarda.
Top Hospedeiras is an agency that provides integrated services of Human Resources to events all across the country’s mainland and islands.
During the three months of the internship I developed several activities within the agency, for example, recruitments of promoters for events, update of the data base on platform “Júpiter”, renewal of deals of partnership of “Clube da Água” that belongs to SIMAS in Oeiras and Amadora, coordination of teams, keeping up with events and even participation in the promotion and brand activation sector for the company “EPAL”. This way the curricular internship was extremely important as it allowed me to acquire new competencies and abilities, in my sector of studies and the creation of relationships, not only professionals but also personal.
vi
Índice Geral
Ficha de Identificação ... ii Agradecimentos ... iii Resumo ... iv Abstract ... vLista de Acrónimos e de Siglas ... ix
Glossário de Termos Técnicos ... x
Introdução ... 1
Capítulo I - Top Hospedeiras ... 3
1- Contextualização Organizacional ... 3
1.1- Green Movement ... 4
1.2- História ... 4
1.3- Estrutura ... 4
2- Identidade Visual da Empresa ... 6
2.1- Nome ... 7
2.2- Logótipo ... 7
3- Cultura Organizacional ... 8
3.1- Missão, Visão e Valores ... 9
3.1.2- Visão ... 10 3.1.3- Valores ... 11 4- Comunicação da Empresa ... 12 4.1- Comunicação Interna ... 13 4.2- Comunicação Externa ... 14 4.2.1- Website ... 15 4.2.3- Redes Sociais ... 16 5- Responsabilidade Social ... 17 Capítulo II – Estágio ... 20 1- Contextualização ... 20 2- Plano de Estágio ... 20 3- Horário ... 21 4- Integração ... 21 5- Distribuição de Tarefas ... 21 6- Atividades Realizadas ... 22 6.1- Recrutamento ... 22
vii
6.2- Email: ... 23
6.3- Eventos ... 24
6.3.1- Ações SIMAS - Oeiras e Amadora ... 24
6.3.2- Festival Sons da Terra 2019 ... 25
6.3.3- Dia Internacional da Juventude ... 26
6.3.4 - Ação EPAL – “Água Sobre Rodas”... 26
6.4- Preparação de material para colocar nas redes ... 28
6.5- Relatórios ... 29
6.6- Atualização da Base de dados ... 29
6.7- Brainstorm ... 30
6.8- Parcerias ... 31
6.9- Colaboração e Organização do Evento “Dia Nacional da Água 2019” ... 33
Reflexão Final ... 34
Bibliografia ... 35 Anexos ... Apêndices ...
viii
Índice de Figuras
Figura 1- Organograma da Top Hospedeiras ... 5
Figura 2- Logótipo da Top Hospedeiras ... 8
Figura 3- SmartArt Circular - Valores da Top ... 12
Figura 4- Website da Top Hospedeiras ... 15
Figura 5- Website da Organização ... 16
Figura 6- Instagram da Top Hospedeiras... 16
Figura 7- Facebook da Top Hospedeiras ... 17
Figura 8- Evento Festival Panda ... 25
Figura 9- EPAL - "Água sobre rodas” - Receitas ... 27
Figura 10- Clube da água ... 28
Índice de Tabelas
Tabela 1- Eventos EPAL – “Água sobre Rodas” ... 27ix
Lista de Acrónimos e de Siglas
CDNJ- Centro Desportivo Nacional do Jamor CEO- Chief Executive Officer
EPAL- Empresa Portuguesa das Águas Livres IPG- Instituto Politécnico da Guarda
ODS- Objetivos de Desenvolvimento Sustentável SIG- Sistema Integrado de Gestão
SIMAS- Serviços Intermunicipalizados de Água e Saneamento SMS- Short Message Service
x
Glossário de Termos Técnicos
App: Programa informático/aplicação que visa facilitar a realização de uma tarefa num
computador ou num dispositivo móvel.1
Book: Sequência de fotografias que podem ser disponibilizadas por meio virtual ou em
livro ao cliente.2
Brainstorm: “Chuva de ideias”, uma técnica para resolver problemas específicos,
para desenvolver novas ideias ou projetos, para juntar informação e para estimular o pensamento criativo.3
Briefing: Reunião breve durante a qual são dadas informações e instruções consideradas
essenciais à realização de determinada tarefa.4
Chief executive officer: A pessoa que detém a posição mais importante dentro de uma empresa.5
Closet: Compartimento utilizado para guardar roupa, calçado ou utensílios domésticos.6 Colour scheme: Esquema de cores.7
Downloads: Transferência de ficheiros através de um modem ou rede.8
Email: Sistema de transmissão de mensagens escritas de um computador para outro via
internet/correio eletrónico.9
Estaff:Primeira APP de contratação direta de Promotores e Hospedeiras.10
1 Adaptado de https://dicionario.priberam.org/app,consultado a 26 de outubro de 2019.
2 Fonte própria, 26 de outubro de 2019.
3 Adaptado de https://www.significados.com.br/brainstorming/,consultado a 28 de outubro de 2019. 4 Adaptado de https://www.significados.com.br/briefing/, consultado a 28 de outubro de 2019. 5 Adaptado de
https://dictionary.cambridge.org/pt/dicionario/ingles/chief-executive-officer?q=Chief+executive+officer, consultado a 27 de outubro de 2019.
6 Adaptado de https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/closet, consultado a 27 de outubro
de 2019.
7 Fonte própria, 27 de Outubro de 2019.
8 Adaptado de https://dicionario.priberam.org/download, consultado a 28 de outubro de 2019.
9 Adaptado de https://dictionary.cambridge.org/pt/dicionario/ingles/email, consultado a 27 de outubro de
2019.
xi
Feedback: Resultado de um trabalho efetuado.11
Flyers: Ferramenta de marketing ou publicidade para divulgação de eventos ou
produtos.12
Netwoking:Troca de informações e conhecimentos com uma rede de contatos.13
Online: Disponíveis em rede;14
Outdoors: Ferramenta de marketing ou publicidade, cartaz de grandes dimensões
colocado geralmente em locais de muito movimento.15
Posters: Ferramenta de marketing ou publicidade, cartaz impresso geralmente decorativo ou publicitário.16
Responsive: Palavra que descreve a habilidade de responder e adaptar-se rapidamente a
diferentes desafios ou diferentes sistemas.17
Roadshows: Espetáculos ou eventos que por norma ocorrem em diferentes lugares do
país, para entretenimento ou para fornecer ao público informações sobre um produto ou sobre a empresa.18
Smartphone: Telemóvel com funcionalidades parecidas às de um computador pessoal,
nomeadamente com um sistema operativo com várias aplicações.19
Stakeholders:Pessoa ou um grupo, que legitima as ações de uma organização e que tem um papel direto ou indireto na gestão e resultados dessa mesma organização.20
Standby: Em contexto empresarial refere-se a deixar de lado por um momento
indeterminado.21
11 Fonte própria, 28 de outubro de 2019.
12 Adaptado de https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/flyer, consultado a 25 de outubro de
2019.
13 Adaptado de https://www.significados.com.br/networking/, consultado a 28 de outubro de 2019. 14 Fonte própria, 28 de outubro de 2019.
15 Adaptado de https://dicionario.priberam.org/outdoor, consultado a 25 de outubro de 2019. 16 Adaptado de https://dicionario.priberam.org/poster, consultado a 25 de outubro de 2019. 17 Adaptado de https://dicionario.priberam.org/responsivo, consultado a 28 de outubro de 2019. 18 Adaptado de https://dictionary.cambridge.org/pt/dicionario/ingles/roadshow, consultado a 25 de
outubro de 2019.
19 Adaptado de https://dicionario.priberam.org/smartphone, consultado a 28 de outubro de 2019. 20 Adaptado de https://dictionary.cambridge.org/pt/dicionario/ingles/stakeholder?q=Stakeholders,
consultado a 27 de outubro de 2019.
xii
Software: Conjunto de programas que comandam o funcionamento de um computador.22 Tablet: Dispositivo eletrónico portátil, usado para visualização e arquivos de vários tipos
de ficheiros digitais, comunicação móvel, entretenimento, entre outros.23 Target audience: Público-alvo.24
Team building: Criação de atividades feitas em equipa.25 Wallpapers: Imagens para fundo de ecrã.26
22 Adaptado de https://dicionario.priberam.org/software, consultado a 26 de outubro de 2019. 23 Adaptado de https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/tablets, consultado a 28 de
outubro de 2019.
24 Fonte própria, 27 de Outubro de 2019. 25 Fonte própria, 27 de Outubro de 2019. 26 Fonte própria, 28 de outubro de 2019.
1
Introdução
Este relatório foi feito no âmbito da unidade curricular Projeto/Estágio com o objetivo de concluir a Licenciatura de Comunicação e Relações Públicas.
O objetivo do estágio curricular consiste em pôr em prática os conhecimentos teóricos obtidos ao longo dos três anos de Licenciatura. Este foi realizado na empresa Top Hospedeiras, uma empresa especializada e que disponibiliza hospedeiras e promotores profissionais com experiência comprovada. Desta forma, o relatório vem por fim, delimitar as atividades realizadas na organização bem como os conhecimentos adquiridos ao longo do curso.
A razão pela qual escolhi esta entidade deve-se à minha vontade de perceber melhor como atua um Licenciado em Comunicação e Relações Públicas na área de gestão e organização de eventos pois não tive a possibilidade de usufruir da disciplina enquanto discente uma vez que, esta Unidade Curricular de opção se encontrava totalmente lotada.
Sendo a minha primeira experiência no mercado de trabalho, foi das mais importantes no meu percurso académico dado que me possibilitou crescer a nível profissional, mas também pessoal.
O meu plano de trabalho foi elaborado pela minha Supervisora Vanessa Estevão que me ajudou e acompanhou diariamente na realização das tarefas descritas (Anexo I).
Este relatório está dividido em dois capítulos. No capítulo I está presente a descrição da Organização, desde a história, estrutura, identidade visual, cultura e comunicação da empresa. O capítulo II vem apresentar uma descrição minuciosa de todas as atividades realizadas por mim, dentro da Top Hospedeiras.
Em relação à metodologia de trabalho usada para a elaboração deste relatório foi essencial a pesquisa bibliográfica, nomeadamente livros e material disponibilizado na internet e a observação como por exemplo os apontamentos que ia registando ao longo do estágio sobre o que via ou ouvia e que considerava ser importantes para, numa fase posterior, poder organizá-los e fundamentá-los.
3
Capítulo I - Top Hospedeiras
1- Contextualização Organizacional
A Top Hospedeiras é uma agência que presta serviços integrados de recursos humanos para eventos em todo o País Continental e Ilhas (tophospedeiras.com, 2019).
Devido à sua enorme experiência em eventos realizados em todo o país para empresas de referência e entidades estatais, a organização é especialista no recrutamento de recursos humanos para eventos, congressos, feiras, ações promocionais e lançamentos de produtos.
Para além de disponibilizarem hospedeiras e promotores profissionais com experiência comprovada, garantem ainda profissionalismo, rigor, qualidade e excelência uma vez que são fatores decisivos para o sucesso de um evento (Anexo II).
A Organização tem ao dispor um sistema SIR™ (Sistema Integrado de Relatórios), que foi criado pela mesma, para possibilitarem aos seus clientes um acompanhamento personalizado e uma útil gestão de campanhas em tempo real de acordo com o pretendido. É um software único que para além da produção de relatórios, proporciona gráficos e informação relativa à campanha ou ação promocional nos diversos pontos de venda.
A Top Hospedeiras tem muitos clientes tais como o Millenium BCP, a EPAL, a Mercedes-Bez, a GALP, a TAP Portugal, a Cuf, a Tiffosi, a Nike entre outros. Esta diversificada quantidade de clientes permite à organização manter uma alta reputação de mercado no qual já existe há vários anos. O fator referido demonstra o profissionalismo e a boa comunicação com as diversas empresas nacionais que se me mantêm com a entidade durante anos.
Para além do sistema SIR™, a empresa criou a primeira agência digital de hospedeiras e promotoras, Events Staff ou eStaff. Esta é uma App gratuita tanto para os clientes como para os promotores e pretende fazer uma ligação direta entre estes. Com isto, os promotores têm acesso a centenas de trabalhos publicados pelos clientes todas as semanas, e a ofertas únicas no telemóvel, o que facilita de imediato a sua contratação pois cada promotor tem o seu book e perfil profissional com fácil acesso. A aplicação está disponível para IOS e ANDROID (Anexo III).
4
1.1- Green Movement
A Green Movement é uma empresa especializada na criação de ações de sensibilização ambiental. A própria disponibiliza instrumentos de marketing e comunicação, como por exemplo, Posters, Flyers, Outdoors, Jogos Lúdico-pedagógicos, Roadshows, entre outros.
Aliando a criatividade e a inovação, a empresa concebe e implementa campanhas à medida de cada cliente. Esta faz ainda a idealização, conceção e produção de mascotes personalizadas assim como monitores para darem vida aos fatos, tornando-se num veículo de comunicação eficaz e diferenciador (Anexo IV).
A Green Movement acredita que as crianças e jovens são parte ativa da nossa sociedade possuindo um papel fundamental no aumento da consciencialização ambiental, por isso, cria clubes infantis ajustados às necessidades de cada preferência.
A Organização, dentro de todos os possíveis fatores ambientais foca-se num número limitado de áreas de atuação. Desde os recursos hídricos, resíduos, saúde e ambiente até à biodiversidade e ciência cidadã.
No ano de 2003 a Green Movement criou uma marca filial chamada Top Hospedeiras. Esta segue o mesmo conceito de promoção mas, mais baseada em organizações privadas.
1.2- História
A agência, segundo informação prestada pelo CEO Duarte Abreu, já teve várias localizações. Esta foi fundada, como referido anteriormente, como uma marca filial da Green Movement no ano de 2003 na Póvoa de Santo Adrião. Tendo intuito inicial apenas no design de feiras e exposições. Como a localização não era o ideal e esta está diretamente ligada ao sucesso ou ao fracasso de uma empresa, a entidade passou para o Lumiar, Marquês de Pombal. Mais tarde já com uma visão mais ampla, a Top começou a produzir eventos e por volta do ano de 2010 já contava com uma equipa de hospedeiras e promotores. Devido ao crescimento da empresa no mercado, os chefes executivos de seu nome Duarte Abreu e Sónia Almeida optaram por procurar um lugar que fosse adequado às suas necessidades de trabalho e a Top Hospedeiras passou a residir na Avenida Infante Santo em Lisboa onde se encontra até aos dias de hoje.
5 Através do organograma da figura 1, podemos perceber qual a estrutura da empresa. A Top Hospedeiras conta no momento com uma equipa de oito membros, exercendo cada um, adequadamente a sua função. Todos juntos, trabalham em prol do seu bom funcionamento. “O organograma é considerado como a representação gráfica e abreviada da estrutura da Organização” (Marques, 2012, p.361).
No caso específico da Top Hospedeiras, temos dois CEO’s (chief executive officer) de seu nome Sónia Almeida e Duarte Abreu. A direção da empresa está ao cargo destes dois chefes executivos que foram os criadores da mesma. Desta forma, de acordo com a minha supervisora Vanessa Estevão, o tratamento destes por CEO’s, é o mais indicado pois além de serem as pessoas com maior autoridade dentro da empresa, são também os responsáveis pelas estratégias da mesma. Como todos os executivos de uma organização têm uma função de grande responsabilidade. Exercem o cargo de liderança, ou seja, dirigem a agência, fazendo cumprir as diretrizes desta, e promovendo os
Figura 1- Organograma da Top Hospedeiras
6 desenvolvimentos sociais, financeiros e económicos. Estes têm como objetivo o lucro, contratação de empregados e modernização empresarial.
O cargo de maior responsabilidade dentro da empresa excluindo os CEO’s é ocupado atualmente por Vanessa Estevão. Esta é a gerente das três coordenadoras responsáveis pelo recrutamento de recursos humanos. Além disso, também faz parte da equipa de design gerida por Bruno Parente, e do departamento de contabilidade.
Bruno Parente é o diretor de design e informática tendo como função juntamente com Vanessa Estevão uma abordagem prática-criativa. Isto demonstra que uma boa comunicação entre os diferentes componentes da empresa são essenciais para atingir as metas definidas. O Bruno além da responsabilidade de projetos de design, é também responsável pelo desenvolvimento de diferentes softwares utilizados no dia a dia, dentro da entidade.
A nível hierárquico inferior, a empresa tem três coordenadoras/técnicas de recrutamento de promotores. A equipa é composta por Madalena Oliveira, Carina Matias e Raquel Pimpão. Estas são responsáveis por entrar em contacto com possíveis trabalhadores na área de promoção de diferentes eventos. Para além disto, têm como função realizar relatórios finais de cada evento, enviar emails com todos os detalhes necessários de cada ação, como o horário ou a localização entre outros. Fazem ainda entrevistas a novos candidatos para colaborarem com a empresa e serem assim parte da equipa, e gerem o closet da agência.
Por último, mas não menos importante, a direção de logística assegurada por Gonçalo André. Um cargo essencial para o bom funcionamento da empresa, visto que, é responsável por todo o transporte de pessoas, materiais e equipamento. Uma disponibilidade a tempo inteiro é exigida ao Gonçalo, para que tudo corra como planeado.
A organização estrutural dentro de uma empresa é então essencial para o bom funcionamento e eficiência da mesma.
2- Identidade Visual da Empresa
A identidade visual é uma junção de fatores gráficos e visuais representantes da imagem de uma empresa. Esta representação visual é essencial para o reconhecimento da marca
7 pelo público. Portanto, uma forte identidade visual é facilmente reconhecível em diferentes ambientes. Seja pela colour schemeescolhida pela empresa, ou o design do logótipo, a entidade é facilmente associada a qualquer elemento de promoção da mesma. “Para que sua marca seja ouvida e notada em um mercado tumultuado, precisa ter um posicionamento singular. Precisa também ser relevante para as necessidades e os desejos racionais dos consumidores” (Kotler, 2010, p.41). Tal como na nossa vida pessoal, no mundo empresarial, as marcas não existem sem uma identidade própria. Ao longo do tempo, uma identidade visual forte e constante permite ao público ganhar um fator de proximidade e credibilidade com a entidade. Significando que, os consumidores no momento da escolha do produto ou serviço pretendido têm tendência a escolher a marca que lhes é mais próxima. “Tal como uma pessoa, uma marca tem uma identidade física ou formal. Como uma pessoa, ela tem um carácter, uma personalidade ligada à sua história e aos seus valores fundamentais” (Lindon, et al., 1997, p.176).
2.1- Nome
A longo prazo o nome é um dos fatores de identificação da empresa mais relevantes. O nome é a palavra que une a relação entre a empresa e as pessoas que entram em contacto com ela. Este pode se tornar determinante num nível de crescimentos mais acentuado durante anos. A criação é um processo complexo, e deve ser um nome simples, memorável, eficaz e que fique no ouvido. “É o mais importante elemento do dispositivo identificador de uma marca” (Lindon et. al., 1997, p.176).
De acordo com informação recolhida juntos dos meus superiores Sónia Almeida e Duarte Abreu, a escolha do nome teve como prioridade a simplicidade para o fácil reconhecimento da empresa para clientes no mercado. O nome surgiu da conhecida expressão portuguesa “Top”, que para além de demonstrar qualidade, ajuda a realçar a mesma como líder da sua área, e o nome “Hospedeiras” refere-se eficazmente aos serviços fornecidos pela empresa.
2.2- Logótipo
Depois de ter escolhido o nome e de saber qual o público-alvo que a empresa pretende alcançar, o seguinte passo de acordo com Cides (2009) é a escolha do logótipo. Um logótipo é a principal representação gráfica para o público, por este motivo, é uma parte essencial da estratégia geral de marketing, de qualquer empresa. A American
8 Marketing Association (1960) define logótipo como “a parte da marca que é reconhecível, mas não é pronunciável, como um símbolo, desenho ou cores e formatos de letras distintivas” ( Pinho, 1996, p.15).
A figura 2 mostra o logótipo da Top Hospedeiras, produzido pelo Diretor de Design e Informática Bruno Parente.
A empresa decidiu apostar num design simples, mas funcional. Este design minimalista tem bastantes benefícios, a sua simplicidade permite ao consumidor interpretar e lembrar-se muito mais facilmente do mesmo. A sua simplicidade permite à empresa lembrar-ser mais direta para os seus clientes, sendo uma estratégia que os fideliza muito mais facilmente.
O logo é composto por um quadrado com os vértices redondos e o nome da empresa. A aposta da agência consistiu somente em duas cores, o rosa e o branco. “O mais correto tanto visualmente quanto tecnicamente é utilizar no logotipo somente as cores necessárias para transmitir o que você deseja” (Pertile, 2012, s/p). Ou seja, o autor diz ser importante ter em conta a consideração da mensagem que pretendemos passar e o tipo de emoção que queremos transmitir através da marca, usando assim, somente as cores precisas. Neste caso, a Top com a cor rosa apesar de ser muito associada ao mercado feminino pretende transmitir juventude, já com o branco, a agência pretende transmitir a ideia de segurança e equilíbrio.
3- Cultura Organizacional
Figura 2- Logótipo da Top Hospedeiras Fonte: https://www.facebook.com/tophospedeiras
9 A cultura organizacional é um grupo de valores e convicções que regem a maneira como uma empresa realiza os seus negócios, passado a partir dos seus líderes para todos os colaboradores. Segundo Barney (1985) é “um conjunto complexo de valores, crenças, pressupostos e símbolos que define o modo através do qual a firma conduz seus negócios” (Barney, 1985, apud Silva et. al., 2017, p.17).
Este conceito é importante na medida em que, as estratégias de trabalho adquiridas, serão tomadas com base na distinta cultura organizacional da empresa. Isto significa que estas mesmas estratégias serão mais eficazes por serem compatíveis com o tipo de personalidade mais comum entre os trabalhadores, criando um bom ambiente de trabalho e um aumento de produtividade. “Cultura faz menção aos sistemas, processos e expectativas comportamentais históricas que, por consequência direta ou indireta, influenciam todos os aspetos da organização” (Barney, 2003, apud Mayo et. al., 2017, p.17).
3.1- Missão, Visão e Valores
A missão, visão e valores “são os objetivos estratégicos que estabelecem a direção e a priorização das atividades de uma organização” (Daychoum, 2007, p.35). Isto é, são as metas devidamente criadas que definem o rumo, as prioridades e os planos estratégicos de uma empresa. A missão, visão e valores são as bases das decisões tomadas por parte de uma entidade. Quando assumidos e seguidos de maneira consistente, estes ajudaram a empresa a atingir os objetivos definidos. “São os fundamentos de atuação de uma organização e assumi-los com convicção permitirá encontrar os caminhos que a levarão aonde ela quer chegar” (Daychoum, 2007, p.35).
3.1.1- Missão
Conforme Kotler (2010), a missão é um conceito que define o objetivo claro da empresa para os seus clientes e para o mercado no geral. Esta missão deve ser esclarecida de uma maneira muito básica, pois é o elemento estrutural para a sua permanência em atividade. “A missão reflete o propósito básico da própria existência da empresa. A empresa deve caracterizar sua missão da maneira mais fundamental possível, pois é o que determinará sua sustentabilidade” (Kotler, 2010, p.46).
Já Moraes (2008) afirma que, a missão da empresa é a razão pela qual ela consegue existir, ou seja, é a sua identidade. Demonstra aquilo que a faz diferente das outras, os seus
10 valores e como se comporta em diversos negócios. “A missão da empresa é a sua razão de ser. Representa sua vocação, aquilo na qual ela se destaca, a essência dos seus negócios” (Moraes, 2008, p.58). Por fim remata dizendo que, “a missão deixa claro qual deve ser o foco da empresa” (Moraes, 2008, p.58) ou seja, este diz que a missão realça as prioridades da empresa.
Consoante a minha Supervisora Vanessa Estevão, a Top Hospedeiras tem como missão fornecer os recursos, tanto humanos como de equipamentos e um acompanhamento personalizado e contínuo de forma a adaptar-se às necessidades de cada um. O que me foi transmitido durante o estágio pelos meus superiores foi que é de extrema importância haver um acompanhamento constante durante todos os eventos, de maneira que toda a equipa consiga responder às necessidades de cada cliente ou ação promocional, bem como, ter a capacidade de apresentar propostas inovadoras. Ao prestar estes serviços, a Top Hospedeiras procura uma parceria de longa data com cada empresa, para uma sustentabilidade de mercado consistente. Isto já é visível com várias empresas nacionais bastante conhecidas pelo público Português.
3.1.2- Visão
A visão é como a organização se vê no futuro. Ou seja, é um conceito que define os objetivos de uma empresa a longo prazo, de modo a inspirar todos os colaboradores e stakeholders.
A visão é mais um desafio no qual a empresa tem que se organizar e unir os seus melhores recursos para atingir o seu objetivo definido. É uma ferramenta utilizada para uma mudança ou melhoria da entidade. “A visão é sempre um objetivo ambicioso que obriga a empresa a mobilizar esforços para atingi-la. Ela representa o papel de agente de mudança na organização” (Moraes, 2008, p.58).
É o que permite à empresa uma planificação e um rumo a tomar para uma consistente evolução da mesma. Portanto, a visão trata-se nada mais do ponto em que a empresa quer chegar “É o que proporciona à organização um sentido e uma orientação consistente ao futuro. Trata-se de aonde a empresa quer chegar” (Daychoum, 2007, p.35).
A primeira preocupação da Top Hospedeiras é o cliente, sendo a sua relação e o serviço prestado ao mesmo, a sua maior prioridade. Assim sendo, a visão da empresa refere-se tanto ao presente como a objetivos futuros. Este alto nível de exigência ajuda a empresa
11 a cumprir todas as metas a que se propõe. O bom desempenho constante da entidade é bastante importante pois permite satisfazer os seus clientes especialmente os de longa data, devido ao elevado nível de competência nos serviços prestados. Em relação a uma perspetiva futura, o foco da organização baseia-se na qualidade de todos os sistemas informáticos que apoiam o trabalho diário dos colaboradores e uma correção permanente de erros naturais provocados pelos mesmos.
Relativamente a todos os membros da equipa, a Top Hospedeiras promove a iniciativa de cada um para expressar as suas opiniões pessoais, incluindo ideias para o desenvolvimento dos métodos de trabalho dentro da entidade. Os CEO’s, Duarte Abreu e Sónia Almeida são da opinião que a voz de cada um é essencial para um bom ambiente de trabalho e um processo criativo eficiente. Estes têm portanto como ambição, que a Top Hospedeiras seja líder de mercado na sua área.
3.1.3- Valores
Os valores da empresa são os princípios que determinam a sua maneira de agir, isto é, determinam a maneira como a empresa se comporta em todos os seus negócios, a sua identidade e a maneira como interage e trata todos os clientes, fornecedores, funcionários ou parceiros. “Valores são crenças importantes da empresa. Fundamentam a maneira como a empresa desenvolve seus negócios, sua filosofia e a forma como se relaciona com seus clientes, fornecedores, funcionários e demais parceiros” (Moraes, 2008, p.58). São as regras éticas pelos quais a empresa se rege no seu comportamento dentro de todas as suas ações profissionais, ou como se comportam dentro do mercado. “São os compromissos e princípios éticos nos quais a organização baseia a sua conduta” (Daychoum, 2007, p.35).
Em conformidade com o que me foi transmitido pelos meus superiores Duarte Abreu e Sónia Almeida, a agência rege-se por um conjunto de valores que representam a sua natureza para o alcance do sucesso. Esses valores podem ser observados na figura 3.
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4- Comunicação da Empresa
A comunicação é o mecanismo pelo qual os seres humanos trocam informação, sentimentos, pensamentos entre outros. “Comunicar é pôr em comum uma informação, é partilhar uma opinião, um sentimento, uma atitude, um comportamento” (Caetano & Rasquilha, 2004, p.20). Em toda a história a comunicação sempre foi essencial para a evolução e desenvolvimento de civilizações. A gestão de comunicação é essencial para passar a imagem desejada de uma pessoa ou neste caso, de uma empresa. “A comunicação é um fator importante para um diferencial de competitividade, e de fundamental importância para a excelência nos relacionamentos das pessoas e das empresas”. (Ágil, 2014, p.5)
Uma estratégia de comunicação em contexto de empresas é denominada de comunicação empresarial. Esta inclui uma essencial componente de comunicação interna e externa. “A comunicação empresarial tem por objetivo conquistar a confiança, a credibilidade e a simpatia dos públicos de interesse da empresa” (Ágil, 2014, p.16). Ou seja, a
INOVAÇÃO EFICIÊNCIA QUALIDADE NO SERVIÇO RIGOR EXCELÊNCIA PROFISSIONA-LISMO
Figura 3- SmartArt Circular - Valores da Top
13 comunicação empresarial busca a conquista, satisfação e fidelização do cliente na específica target audienceda empresa.
Qualquer empresa que queira manter a sua boa imagem e o seu público tem de ser sempre transparente e sincera havendo assim, uma comunicação constante. “Qualquer entidade que deseje manter uma imagem favorável junto do seu público, terá de lhe dar conhecimento das suas atividades, do seu trabalho e da sua organização, criando, para efeito, um sistema permanente de comunicação” (Caetano & Rasquilha, 2004, p.36). A Top Hospedeiras pretende a diferenciação no mercado, desta forma aposta numa comunicação tanto interna como externa rumo à liderança. Os CEO’s acreditam que o bem estar da equipa juntamente com todas as ferramentas de trabalho necessárias ajudam a empresa no alcance do sucesso.
4.1- Comunicação Interna
A comunicação interna é um método dentro de uma empresa, que proporciona uma facilidade em transmitir mensagens estratégicas para todos os seus membros. Esta é importante para unir todos os trabalhadores de uma organização para um objetivo comum. A entreajuda e o bom ambiente de trabalho proporcionada por uma boa estratégia de comunicação é vital para passar uma boa imagem dos valores da empresa para o mercado externo. “Conjunto de ações que a organização coordena com o objetivo de ouvir, informar, mobilizar, educar e manter coesão interna em torno de valores que precisam ser reconhecidos e compartilhados com todos e que podem contribuir para a construção de boa imagem pública” (Curvello, 2012, p.22).
Uma boa estratégia de comunicação cria ainda um bom espírito de equipa entre os diferentes colaboradores, desde CEO a posições hierarquicamente mais baixas, para que a empresa consiga ultrapassar momentos difíceis rapidamente. “Neste campo há que criar e manter um fluxo de informações que abranja todos os sectores da organização, procurando estabelecer mecanismos de resposta rápida adequados entre os dois polos da empresa – administração/administrados” (Caetano & Rasquilha, 2004, p.35). Além disso, este espírito de equipa permite que conhecimentos sejam mais facilmente partilhados entre colaboradores. Esta é a maneira mais eficiente de aumentar o rendimento da equipa, e portanto, da empresa. Sendo isto uma prioridade para uma organização, a Top Hospedeiras não dispensa atividades de team building, incluindo jantares de natal, troca de presentes, almoços surpresa ou mesmo jantares de despedida feitos aos estagiários.
14 Dentro da agência o espirito de entreajuda sempre foi positivo e havia um bom ambiente de trabalho no geral. O estágio curricular foi diariamente um projeto de aprendizagem, no qual me senti apoiada pelos meus colegas e chefes, tendo sido a comunicação interna essencial para a minha própria evolução. Esta era facilitada pela regra de “portas abertas”, indicando a disponibilidade de todos os membros, incluindo os próprios CEO’s, prontos para suporte profissional. O facto de o escritório ser pequeno, fazia com que o espirito de equipa fosse facilmente visível não sendo necessário reuniões, apenas individuais quando necessário. Outra ferramenta que permitiu uma eficiente estratégia de comunicação interna foi o smartphone. A empresa fornece um smartphone a cada colaborador e este é usado como meio de comunicação e cria um contato telefónico profissional, usado dentro e fora da empresa. Além disto, cada colaborador é responsável por um email correspondente a um departamento diferente da empresa.
4.2- Comunicação Externa
A comunicação externa é um grupo de atividades de informação que promovem os valores de uma empresa para fatores externos do mercado. Estes incluem possíveis clientes, fornecedores ou investidores. Este método é essencial para a reputação de uma empresa e ao mesmo tempo informar o público dos seus serviços. “Comunicação externa é aquela que abrange consumidores, clientes, fornecedores, acionistas e o público amplamente afetado por jornal, revista, rádio, televisão agência de notícias, etc” (Bahia, 1995, p.16).
A política de comunicação externa é específica dependendo de vários fatores, estes incluem o serviço prestado pela empresa, target audience ou diferentes circunstâncias. Para isto ser possível, é necessária uma excelente comunicação interna, para que mensagem de uma boa equipa seja transmitida para o exterior. “O líder empresarial que não estiver preparado para o embate da comunicação interna, vai cometer falhas também na comunicação externa” (Pio, 2017, s/p).
De qualquer modo uma estratégia de comunicação externa eficaz não depende apenas de publicidade dos serviços prestados pela empresa, mas de ações promocionais originais que permitam a empresa destacar-se no mercado. No caso da Top hospedeiras, devido ao público jovem da maioria dos seus clientes, as suas campanhas são baseadas principalmente nas redes sociais. Estes apostam na publicidade no Instagram, Facebook ou website da entidade.
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4.2.1- Website
Nos dias de hoje a ausência de um website por parte de uma empresa transmite uma certa falta de credibilidade para os possíveis consumidores. Desta forma, este é fundamental pois trás não só uma maior visibilidade, mas também um maior alcance de negócio A figura 4 vem comprovar que no webiste da Top Hospedeiras encontramos uma pequena apresentação da empresa, qual o seu processo de trabalho, bem como, o tipo de serviços prestados e os contactos da entidade.
Na minha opinião falta um website adaptável ao ecrã de um tablet ou smartphone, além de ser mais prático no dia a dia o preenchimento da ficha de inscrição de cada promotor ou hospedeira na entrevista é feita em tablet por isso fazia todo o sentido a criação de um website responsive. Quando exposta a minha ideia à Sónia Almeida, CEO da Top Hospedeiras, foi-me dito que anteriormente tentaram criar um website responsive mas este não resultou como queriam e deixaram a ideia em standbay.
A agência podia ainda ter presente no website, alguns vídeos curtos de ações promocionais ou eventos e ainda a sua missão, visão e valores. Isto tornaria um website mais enriquecido e completo.
Um dos pontos positivos a meu ver, é que além da língua oficial portuguesa, podemos navegar no website em quatro línguas estrangeiras diferentes e interligar-nos diretamente ao email, Facebook ou Instagram como exibe a figura 5.
Figura 4- Website da Top Hospedeiras
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4.2.3- Redes Sociais
Atualmente, uma presença online é essencial. As redes sociais são a plataforma mais utilizada pelo público e clientes no geral para procurar mais informação sobre qualquer entidade. Portanto, tendo uma presença numa rede social aumenta a probabilidade de um possível contacto com um futuro cliente. “Como as medias sociais são de baixo custo e pouco tendenciosas, será delas o futuro das comunicações de marketing. As conexões entre amigos em sites de networkingsocial, como o Facebook e o MySpace, também podem ajudar as empresas a desenvolver insights sobre o mercado” (Kotler, 2010, p.9). A Top Hospedeiras usa diariamente o Instagram, e o Facebook. O Instagram visível na figura 6 permite que a Top Hospedeiras mantenha sempre os seus seguidores atualizados de cada evento ou ação promocional que a empresa faz, pois esta faz questão de partilhar todos os dias no feed ou mesmo nos stories fotos ou vídeos das ações que ocorrem.
Figura 5- Website da Organização
Fonte: http://tophospedeiras.com/
Figura 6- Instagram da Top Hospedeiras
17 O Facebook é uma rede social que está sempre em constante atualização. Daí a Top Hospedeiras também apostar imenso nesta ferramenta de trabalho. Cada coordenadora possui uma conta de Facebook em nome da agência o que faz com que se torne muito mais rápida a capacidade de resposta. A Top aposta na beleza visual, na criatividade e no conteúdo tanto no Instagram como no Facebook.
Como comprova a figura 7, a empresa para além da sua página oficial no Facebook, possui ainda um “grupo fechado” para os promotores existentes e os que se querem juntar à equipa, ficarem a par de todos os eventos e saberem de que forma se podem candidatar à vaga ou inscrever na agência.
5- Responsabilidade Social
As entidades socialmente responsáveis, para além de elevarem a satisfação dos funcionários e a fidelidade dos seus clientes, possuem uma maior capacidade de competitividade e inovação. Devem por isso, ser implementadas medidas de sustentabilidade para diminuírem o impacto adverso da sua atividade e contribuir para uma melhoria no meio ambiente. “Dirigir uma empresa de forma socialmente responsável implica tomar a decisão política de implementar programas, projetos e ações que
Figura 7- Facebook da Top Hospedeiras
18 melhoram a vida das pessoas que são afetadas pela gestão e colocar em prática valores éticos, códigos de conduta e declarações de princípios” (Cajazeira, 2013, s/p).
A Top Hospedeiras tenta ter uma preocupação diária para com o meio ambiente. Como o uso dos plásticos acaba por provocar muitos problemas não só a nível ambiental, mas também animal, foram substituídos os copos de plástico pelos copos de cartão dentro da empresa. Além disso incutem essa prática nos eventos que fazem de distribuição de bebidas. Assim, não só alertam e sensibilizam um maior número de pessoas mas também conseguem passar os seus valores e crenças como empresa. A entidade utiliza ainda uma máquina de filtração de água no escritório para uso de todos os trabalhadores o que faz com que não seja necessário comprarem garrafas.
Todos os dias são gastas inúmeras folhas para o recrutamento dos promotores e hospedeiras, uma vez que, é necessário fazer sempre uma nova busca consoante o local do evento, o horário e a disponibilidade destes. No entanto, a entidade tenta ao máximo reaproveitar as folhas como rascunho. Uma boa solução para isto, era criar um software que desse para selecionar todas aquelas pessoas na base de dados da empresa referentes ao local onde o evento fosse realizado e enviar email ou mensagem automaticamente, pois não só facilitava o trabalho das coordenadoras/técnicas que têm de fazer sempre uma nova busca e enviar mensagem via telefone a cada um dos promotores, como poupariam imenso papel.
Como na empresa apesar de não serem apologistas de garrafas de plástico, há sempre alguém que acaba por usar inconscientemente, uma vez que os almoços ou lanches são feitos dentro da organização, podiam ainda implementar a ideia de fazer recolha de tampinhas entre os seus colaboradores, pois estas após enviadas para empresas de reciclagem, permitem obter fundos para a aquisição de equipamentos ortopédicos.
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Capítulo II – Estágio
1- Contextualização
O estágio curricular é uma mais-valia não só a nível pessoal mas também profissional. O primeiro contacto com o mercado de trabalho proporciona a oportunidade de adquirir conhecimentos e competências relacionadas com a área e profissão escolhida.
O Estágio na Top Hospedeiras decorreu durante o período de 1 julho a 30 de setembro de 2019. Nesses três meses pude pôr em prática os conhecimentos teórico/práticos adquiridos na minha área de estudos, Comunicação e Relações Públicas. Tive a oportunidade de conhecer mais sobre a minha área de atuação pretendida, neste caso, gestão de eventos e protocolo que é a área que mais me atrai e interessa dentro das inúmeras possibilidades do curso e fui acompanhada por profissionais mais experientes, que me prepararam para assumir um papel mais qualificado no futuro.
No primeiro dia que cheguei à Top Hospedeiras fui de imediato recebida pelo CEO Duarte Abreu que me fez uma breve apresentação da empresa. Numa sala à parte explicou-me de que forma trabalhavam, quais os ideais e valores respeitados e qual seria o meu plano de trabalho. Este mostrou-se pronto a esclarecer qualquer dúvida ou a prestar qualquer ajuda perante alguma dificuldade.
De seguida, conheci as divisões da agência, toda a equipa da entidade, a minha mesa de trabalho e a plataforma Júpiter, isto é, a ferramenta usada diariamente pela Top Hospedeiras. Inicialmente todo o trabalho era verificado pelas minhas colegas de equipa, mas facilmente me adaptei e depois de duas semanas foi depositada total confiança em mim. Apesar da minha timidez, mostrei fácil aprendizagem e total disposição em colaborar com a empresa.
2- Plano de Estágio
O plano de estágio/plano de trabalho foi-me dado assim que cheguei à empresa pelo CEO Duarte Abreu e a minha Supervisora Vanessa Estevão (Anexo I).
Este consistia em:
Atualização de base de dados;
Recrutamento de pessoal para os eventos; Acompanhamento de eventos;
21 Gestão e Organização dos eventos;
Preparação de material para colocar nas redes (textos, fotos, etc). Gestão e Organização das redes sociais;
Acompanhamento da concorrência;
Organização administrativa da informação.
Devido a novas atribuições de tarefas, não me foi possibilitado terminar o plano de trabalho acima referido, nomeadamente a gestão e organização das redes socias. No entanto, além das funções presentes no plano de estágio tratei das parcerias tanto existentes como potenciais do Clube da água, SIMAS de Oeiras e Amadora.
3- Horário
Apesar da organização ter um horário de trabalho fixo (entre as 09h30 e as 18h30) era importante que toda a equipa tivesse um horário de trabalho flexível, uma vez que, além de ser necessário a presença e o acompanhamento da agência em alguns eventos, era preciso muitas das vezes, trabalhar ao fim de semana. Desta forma, cabia a cada colaborador gerir da melhor maneira o seu horário desde que as horas diárias fossem sempre cumpridas. Todos os dias as horas de trabalho eram registadas numa ficha onde constava o dia correspondente, a hora de entrada e a hora de saída (Anexo V).
4- Integração
É essencial uma harmoniosa integração na empresa para que os novos profissionais se familiarizem de maneira positiva e rápida. Não vi a minha integração como apenas uma forma de colocar em prática todo o conhecimento adquirido no Instituto Politécnico da Guarda mas vi sim como o início da construção da minha carreira. Apesar da minha timidez inicial ter sido um obstáculo para a minha construção a nível interpessoal, tive uma equipa de trabalho excecional que me ajudava sempre que era preciso. Com o passar do tempo deixei de me sentir apenas como uma estagiária e passei a sentir-me como um membro da Top Hospedeiras. O ambiente interno da empresa era ótimo, descontraído e sem grande pressão. O escritório estava devidamente equipado, tinha tudo o que era necessário para a realização das atividades, cada colaborador tinha uma mesa individual com o seu relativo material bem como, o seu computador e smartphone.
22 Cada colaborador da Top Hospedeiras tinha a sua tarefa de acordo com a sua função. O facto de ser feita uma divisão de tarefas é de extrema importância para que a empresa fique assim, bem organizada. Contudo, sendo uma agência que trabalha com mais de 5 mil promotores todos os dias, de diversos sítios do país, os imprevistos acontecem com frequência, o que faz com que a equipa se volte a reorganizar e as tarefas sejam assim substituídas no momento por outras de maior importância.
6- Atividades Realizadas
Foram bastantes as atividades que eu desenvolvi durante os três meses de estágio, utilizando sempre as técnicas e procedimentos adequados. Em todas elas procurei demonstrar empenho e dedicação de modo a responder às expectativas depositadas em mim.
6.1- Recrutamento
Sendo o recrutamento de recursos humanos a principal função da agência, a minha Supervisora Vanessa Estevão começou por me propor o recrutamento de hospedeiras e promotores para os eventos ou ações que iriam decorrer durante essa semana. Todos os dias a agência recebe pedidos de recrutamento ou orçamento, e assim que o evento é confirmado pela CEO Sónia Almeida com o Cliente, é-nos dada a informação precisa, como por exemplo, o número de promotores necessários, o local ou a data. De seguida é realizada uma folha de evento (Anexo VI), e é posteriormente colocada num sítio específico para que as colaboradoras saibam quais os eventos necessários a tratar. Inicialmente comecei por recrutar através da plataforma usada pela Top Hospedeiras, designada Júpiter (Anexo VII). Esta continha mais de 5 mil pessoas inscritas na agência e dava-nos a possibilidade de procurar através da altura pretendida, do sexo, da localidade, do email ou de outras possíveis formas, o que facilitava a procura.
É necessário ter em conta o processo de recrutamento e este vai desde o aspeto físico até aos conhecimentos e experiência dos candidatos. Este processo acaba por nos dar o resultado final do nosso trabalho, ou seja, o feedbackdos clientes e a visão das pessoas. “O recrutamento influencia diretamente os resultados obtidos e deve ser realizado buscando os ideias da empresa. Pessoas afinadas com os mesmos ideais e sintonia na metodologia do trabalho podem garantir a diferença e o sucesso com a concorrência do mercado” (Chimpolo, 2013, p.44).
23 Quando feita uma lista dos promotores escolhidos com o seu nome e número de telemóvel, é feito então o contacto. Primeiramente a Top Hospedeiras opta por enviar uma SMS (short message service) detalhada com a informação da ação a realizar, o dia, a hora, o local, o valor ganho à hora, o uniforme pretendido e as funções a serem executadas.
Depois das mensagens serem enviadas, os promotores interessados acabam por responder. Normalmente a agência opta por quem tem disponibilidade total pois faz com que seja mais fácil todo o processo desde o recrutamento ao evento, e com que não haja erros ou falhas uma vez que, a pessoa em questão vai desde logo instruída do que é necessário. É feito também uma lista de suplentes pois este trabalho é incerto e não há garantia de que a pessoa selecionada no dia da ação esteja presente ou acabe por desistir. Se o cliente optar por ser ele a fazer o processo de seleção, é então feito um book com as fotos e informações dos promotores disponíveis. Todos aqueles que ficarem selecionados são informados via SMS e mais tarde contactados via telefone. Caso esta plataforma não baste para encontrar o número de promotores precisos, a agência recorre ao recrutamento online no Facebook ou Instagram, referidos anteriormente.
Foram vários os eventos em que tive de recrutar pessoas, desde ações GALP, Festas do Barreiro 2019, ações da EPAL, SIMAS de Oeiras e Amadora, festas de aniversário TIFFOSI, VILANOVA, 8º Congresso Nacional dos Economistas, entre outros.
6.2- Email:
Depois de todo o processo de recrutamento, no dia anterior ao evento é enviado um email. Este é feito também na plataforma Júpiter, que já tem disponível o modelo e faz com que seja necessário modificar apenas as informações referentes a cada evento e cliente. O email ao contrário das SMS’s contem o número total de horas a realizar e o valor final a receber pela agência. Ainda no email consta também o link para que os promotores possam fazer o download da App da Top Hospedeiras. Esta App permite que a organização saiba se a pessoa em questão teve presente no evento, qual a sua localização e as horas de entrada e saída. É pedido ainda que coloquem três fotos na App e que façam um curto relatório. Como muitos acabam por desistir sem avisar, ou muitas das vezes chegar atrasados, o escritório tem então um televisor ligado vinte e quatro horas à App (Anexo VIII), o que permite que as coordenadoras acompanhem todo o evento e que resolvam de imediato alguma falha.
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6.3- Eventos
Durante o meu estágio tive ainda a possibilidade de participar em eventos da EPAL e dos SIMAS de Oeiras e Amadora, o que me permitiu crescer a nível profissional pois consegui não só ganhar experiência como adquirir novas habilidades e competências e ainda fazer contactos.
6.3.1- Ações SIMAS - Oeiras e Amadora
A Top Hospedeiras tem como um dos parceiros os SIMAS e juntos têm como principal objetivo a realização de ações ou eventos que possam consciencializar as pessoas para um mundo mais sustentável. Uma das principais finalidades destas organizações é incentivar as pessoas a beberem água da torneira. Os SIMAS são um serviço público não personalizado, de interesse local, que presta serviços relacionados com o respeito por padrões de responsabilidade ambiental, financeira e social. Estes pretendem garantir excelência e elevadíssima qualidade às populações residentes nos Concelhos de Oeiras e Amadora, no abastecimento público de água e na prestação de serviços de saneamento básico.
Para além do recrutamento de promotores para o Evento “Festival Panda” entre os dias 5 a 7 de julho, foi-me proposta a coordenação destes por parte da Top para representação dos SIMAS.
Conforme a página web Lemon.pt (2019) o Festival Panda é uma produção conjunta do Canal Panda, um canal temático educativo do segmento infantil da televisão e da Lemon Live Entertainment, que é uma das empresas líder a nível Mundial em conteúdos de entretenimento. Este era um evento infantil com várias animações e atividades programadas dedicadas à sustentabilidade ambiental e à preservação da natureza, com o tema “Planeta Feliz”.
A figura 8 pretende mostrar a equipa de promotores com qual eu tive a possibilidade de trabalhar.
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Figura 8- Evento Festival Panda
Fonte: https://pt-pt.facebook.com/clubedaagua
Tive como função a coordenação de uma equipa de oito elementos e consistiu em organizá-los e instrui-los relativamente às suas tarefas. Mascotes, mochileiros, assistência em jogos e distribuição de água da torneira numa carrinha. O primeiro dia foi sem dúvida uma aprendizagem para mim, mesmo tendo um briefing inicial do CEO Duarte Abreu, pois foi o meu primeiro contacto direto com o cliente e com os promotores. O balanço geral foi bastante positivo, o evento correu substancialmente bem, havendo sempre muita entreajuda.
O Festival Panda conseguiu assim, um total de 75 mil visitantes que marcaram presença não só no Parque dos Poetas em Oeiras entre os dias 5 e 7 de julho, como também em Vila Nova de Gaia, Viseu e Figueira da Foz.
6.3.2- Festival Sons da Terra 2019
Como coordenadora para representação dos SIMAS estive presente também no dia 19 de julho, no Festival Sons da Terra 2019 na Fábrica da Pólvora de Barcarena. Consistiu num evento onde se consagrava e celebrava a música, a gastronomia, os trajes e o artesanato de Portugal, e onde os SIMAS novamente estiveram presentes para receber todas as crianças e chamar a atenção de todos para a importância de uma mudança de hábitos. A minha função foi mais uma vez, instruir as promotoras da Top Hospedeiras das suas
26 funções para que durante o fim-de-semana conseguissem fazer o mesmo trabalho sem a necessidade da minha presença. O evento contou com vários artistas consagrados, tais como Ana Moura, Vitorino, a Orquestra Sete Sóis e Sete Luas entre muitos outros. O Festival Sons da Terra tem como objetivo receber todos aqueles que querem vivenciar, saber e experimentar o que é ser português.
6.3.3- Dia Internacional da Juventude
Dia 12 de Agosto é celebrado todos os anos, o Dia Nacional da Juventude e por decisão das Nações Unidas, as comemorações em 2019 tiveram como tema, a “Educação transformadora”. O que faz todo o sentido em ter presente os SIMAS de Oeiras e Amadora. Como coordenadora de uma equipa foi a minha última experiência, este evento realizou-se no Centro Desportivo Nacional do Jamor (CDNJ) e tinha como objetivo, lutar por uma educação mais relevante, ou seja, uma educação melhor para alcançar o desenvolvimento sustentável.
A minha função foi sempre como em todos os eventos dos SIMAS, organizar e orientar os promotores para aquilo que tinham de fazer, desde colocá-los nas posições certas, estar constantemente a trocá-los de funções por uma questão de haver rotatividade e não se tornar cansativo para ninguém, e prestar assistência e ajuda caso necessário.
6.3.4 - Ação EPAL – “Água Sobre Rodas”
A EPAL é a empresa responsável pelo abastecimento de água à cidade de Lisboa. Para festejar os seus cento e cinquenta anos, a empresa, em conjunto com a Câmara Municipal de Lisboa e com a Lisboa E-Nova, decidiu lançar um projeto para comemorar a água e contribuir para que Lisboa fosse um exemplo como capital Verde Europeia em 2020 (Anexo IX). Esse projeto consistiu também na presença de uma carrinha de roadshowem vários pontos da cidade. Teve como nome “Água sobre Rodas” e o seu principal objetivo para além de mostrar a qualidade da água da EPAL era promover e sensibilizar as pessoas para um uso mais consciente da água. A Top Hospedeiras tem na sua posse algumas carrinhas e estas são personalizadas de acordo com o pretendido pelo cliente.
Através da Tabela 1 conseguimos ver a minha participação como promotora na ação anteriormente referida, em vários locais diferentes da cidade:
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Tabela 1- Eventos EPAL – “Água sobre Rodas”
Fonte: Elaboração Própria
A ação foi um sucesso em todos os lugares, a escolha destes foi estrategicamente pensada, ou seja, foram escolhidos os locais com mais afluência de turistas e lisboetas para assim, atingirem o maior número de pessoas possível. Para haver uma maior adesão e suscitar curiosidade nas pessoas que por ali passavam, a EPAL decidiu oferecer água aromatizada, tratava-se de água da torneira com fruta ou especiarias, o que na minha opinião apesar de uma ideia simples, é uma ideia bem pensada e que marca pela diferença. Se fosse apenas água da torneira normal, talvez não houvesse tanta curiosidade por parte das pessoas em quererem experimentar. Assim que cheguei à ação, reparei que haviam receitas daquilo que estávamos a servir para oferecer a quem provava e a minha sugestão apresentada na figura 9, foi colocar as receitas de cada água aromatizada nos jarros em questão para que ficasse esteticamente mais bonito e para chamar mais a atenção, uma vez que o ser humano a meu ver é bastante influenciável claro pela qualidade em si mas também muito pela aparência e imagem.
Figura 9- EPAL - "Água sobre rodas" - Receitas
Fonte: Fonte própria
Dias Mês Local
17 e 18 Julho Torre de Belém - Lisboa
2, 20 e 21 Agosto Largo do Carmo - Lisboa
9, 10, 11, 12, 13 e 14 Setembro Largo do Carmo - Lisboa
28 A minha função não era só estar na carrinha a dar a provar água aromatizada, mas sim, promover a qualidade da mesma, promover a marca/empresa e incentivar as pessoas a beberem mais água da torneira e não comprarem tanta água engarrafada (Anexo X). A água era servida em copos de cartão por uma questão ecológica, e por dia, distribuímos em média, mais de mil e quinhentos copos. No final de cada evento, era ainda responsável pela arrumação de todo o material utilizado e o fecho da carrinha. Este trabalho possibilitou-me não só conhecer melhor a marca e a sua missão, como também algumas pessoas responsáveis pela EPAL e uma experiência na área de promoção e ativação de marca.
6.4- Preparação de material para colocar nas redes
Para conseguir projetar a empresa, é necessário ter uma boa imagem nas redes socias. Seja em textos, fotos publicadas ou partilhadas, tudo o que é colocado na internet acaba por estar em contacto com o público e transmitir valores, conceitos e até a história da empresa. Durante todos os eventos em que estive presente, foi-me dada ainda a responsabilidade de tirar fotografias, sendo a figura 10 uma delas, para que a empresa pudesse mais tarde colocar nas suas redes (Apêndice I).
Figura 10- Clube da água
29 As fotografias são sem dúvida uma mais-valia para as empresas divulgarem o seu trabalho, pois mesmo que a entidade tenha um conteúdo excelente e um timing certo da hora que atinge o maior número de pessoas, se a foto não tiver qualidade e não for minimamente interessante o público não vai parar para observar de que se trata.
Na minha perspetiva, a figura 10 é interessante uma vez que, tem presente a marca da empresa (SIMAS), o logótipo do Clube da água, as mascotes do Clube “Gui Gotas” e “Gotas Maria”, duas crianças de raça negra transmitindo que não existe descriminação de raças, o “jogo da glória” usado para a diversão das crianças e uma senhora a pedir água da torneira que é um dos objetivos pretendidos pela organização.
Esta tarefa permitiu-me ter uma visão mais ampla de maneira a ganhar alguma estratégia, pois como referi anteriormente, não basta tirar uma foto aleatória, é necessário termos um foco e haver um planeamento daquilo que queremos transmitir para o público.
6.5- Relatórios
No fim de cada evento, as coordenadoras fazem o relatório da ação para que seja enviado ao cliente. Este é feito também na plataforma Júpiter e consiste em anexar as fotos e os relatórios de cada promotor inseridos na app. Isto permite que o cliente tenha a noção e o feedback por parte das hospedeiras e promotores, de como correu o evento no geral. Foram poucos os relatórios que fiz ao longo do estágio, por questões de me terem atribuído outras tarefas na altura. No entanto, elaborei relatórios de ações como a GALP, Stand ECCA 2019, Aniversário TIFFOSI e SIMAS de Oeiras e Amadora.
6.6- Atualização da Base de dados
Ao longo do meu período de estágio fiz uma atualização de todas as fichas de inscrição presentes na Plataforma Júpiter - SIG (Sistema Integrado de Gestão) da empresa. Esta plataforma tem presente todos os promotores da agência.
Cada ficha de inscrição é atribuída a um promotor com um devido número e tem presente, todas as suas informações pessoais. Desde o nome, idade, género, altura, medidas corporais, número de calçado, contacto telefónico, email, eventos realizados e valor recebido ou em falta, ficha de cedência de imagem assinada, entre outras informações. A minha função foi contactar via telefone, cada promotor, atualizando assim, cada parâmetro anteriormente referido. Aos interessados em continuar a trabalhar para a entidade, era pedido cópia do cartão de cidadão, comprovativo de nib, fotografias e
