Manual Agenda de Exames

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Manual Agenda de

Exames

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 2 de 35 1 Apresentação da Agenda de Exames

A função Agenda de Exames tem como objetivo realizar agendamento de pacientes eletivos e internados para realização de procedimentos na instituição.

As agendas podem ser configuradas por médico, procedimento, agrupamento de exames, setor, estabelecimento, entre outros.

1.1 Principais Características ● Maior agilidade no agendamento de exames.

● Qualidade no atendimento através da confirmação do agendamento e apontamento dos tempos desde a chegada do paciente até conclusão dos exames.

● Visão global das agendas realizadas e futuras do paciente no ato do agendamento, evitando-se deslocamento do paciente até a instituição e a realização de exames sem necessidade.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 3 de 35 2 Sumário

1 Apresentação da Agenda de Exames ...2

1.1 Principais Características ...2

2 Sumário ...3

3 Fluxo da Função AGENDA DE EXAMES ...4

4 Principais Cadastros ...5

4.1 Configuração da Subpasta Agendas ...5

4.2 Configuração da Subpasta Horários ...7

4.3 Configuração Subpasta Bloqueios ...8

4.4 Configuração da subpasta Regras Agendas ...9

4.5 Configuração da subpasta Tempo Procedimento ... 10

4.6 Configuração da Subpasta Classificação ... 11

4.7 Configuração da Subpasta Motivos ... 12

4.8 Configuração da subpasta Médico por Exame ... 13

5 Principais Parâmetros ... 14 6 AGENDA DE EXAMES ... 15 6.1 Acessar a Função ... 15 6.2 Agendamento ... 16 6.3 Transferir Paciente ... 19 6.4 Histórico ... 21 6.5 Autorização ... 23 6.6 E-mails Enviados ... 24 6.7. Agenda Mensal ... 25 6.8 Lista de Espera ... 25 6.9 Consultar Dados ... 27 6.10 Recados ... 28 6.10 Anexos ... 30 6.11 Equipamentos ... 30

7 Opções do Botão Direito ... 32

7.1 Alterar Status da Agenda ... 32

7.2 Cancelamento do Agendamento ... 33

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 4 de 35 3 Fluxo da Função AGENDA DE EXAMES

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 5 de 35 4 Principais Cadastros

4.1 Configuração da Subpasta Agendas

Acessar a pasta Configuração, subpasta agendas, e preencher os campos conforme abaixo:

Descrição dos campos:

 Estabelecimento: Informe o estabelecimento base da agenda.

 Descrição/Sequência: Informe o nome da agenda (Sala, Equipamento).

 Descrição curta: Informar a descrição curta da agenda.

 Profissional: Selecionar o profissional que será gerado como requisitante no agendamento.

 Perfil exclusivo: Selecionar o perfil exclusivo ao qual a agenda está associada.

 Setor exclusivo: Informar se o setor se aplica a setor específico.

 Tipo atendimento: Informar o tipo de atendimento à que a agenda se destina.

 Minutos intervalo: Informar o número de minutos de intervalo.

 Quebra turno: Informa a hora de quebra de turno.

 Dias histórico: Informar o número de dias que o sistema deve manter.

 Médico executor: Identifica se a agenda exige médico executor.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 6 de 35  Procedimento: Identificar se a agenda exige a informação do procedimento.

 Processo: Seleciona o processo de aviso quando se altera a agenda.

 Agrupamento: Informa o agrupamento da tabela

 Classificação Integrada: Informa a classificação da agenda em relação à agenda integrada.

 Observação: Informa observações adicionais.

 Orientação: Informa orientações gerais da agenda.

 Encaixe: Informar a quantidade máxima de encaixes permitidas por dia para esta agenda. Zero não consiste.

 Quebra turno noturno: Informar a hora de quebra de turno.

 Utilizar na Agenda Integrada: Informar se a agenda deve ser exibida na agenda integrada.

 Gerar solicitação prontuário ao SAME: Gera a solicitação de SAME para a função Gestão de prontuários.

 Gerar solicitação prontuário ao SAME (CIP): Gerar solicitação ao Same para controle interno de prontuários.

 Alterar status do agendamento do paciente no dia: Informar se os agendamentos dessa agenda serão apresentados para alteração de status dos agendamentos do dia do paciente.

 Utilizar na agenda Web: Informar se a agenda deve ser exibida na Agenda Web.

 Apresentar médico executor Agenda Integrada: Informar se serão apresentados os nomes dos médicos na marcação na Agenda Integrada.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 7 de 35 4.2 Configuração da Subpasta Horários

Para configurar horários de funcionamento da agenda, basta selecionar a subpasta “horários” e clicar em NOVO ou em DETALHE para editar um horário já existente.

 Frequência: Informar a frequência em que deve ser gerada a regra de horário.

 Dia semana: Informar o dia da semana que deseja definir.

 Horário inicial: Informar a hora inicial do exame.

 Horário final: Informar a hora final do exame ou cirurgia.

 Horário inicial intervalo: Informar a hora inicial para algum tipo de intervalo da agenda.

 Horário final intervalo: Informar a hora final para algum tipo de intervalo da agenda.

 Duração: Informar o número de minutos de intervalo para esta agenda.

 Vigência inicial: Informar a data e horário inicial para a vigência da agenda.

 Vigência final: Informar data e horário final para a vigência da agenda.

 Profissional: Informar o médico padrão do horário.

 Profissional executor padrão: Informa o médico exclusivo para o procedimento.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 8 de 35  Classificação: Informar a classificação da agenda.

 Sala: Informar a sala em que se realiza o procedimento.

 Proced: Informar a procedência padrão para a geração da agenda.

 Convênio: Informa o convênio para a regra de horários.

 Categoria: Informar a categoria padrão para a geração de horários.

 Feriado: Identificar como será tratado o feriado, caso nulo, pega a regra de feriado da agenda.

 Semana que deve ser gerado o horário: Define em qual semana será gerado os horários.

4.3 Configuração Subpasta Bloqueios

Para configurar bloqueio do atendimento da agenda, selecione a subpasta “bloqueios” e clique em NOVO ou em DETALHE para editar um bloqueio já existente.

 Data inicial: Informar a data inicial do bloqueio.

 Data final: Informar a data final do bloqueio.

 Horário inicial: Informar o horário de início do bloqueio.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 9 de 35  Dia semana: Selecionar o dia da semana em que se aplicará a regra do bloqueio.

 Motivo: Selecionar o motivo do bloqueio.

 Observação: Descrever observações que possibilitem entender melhor o bloqueio.

4.4 Configuração da subpasta Regras Agendas

Para configurar as regras da agenda, basta selecionar a subpasta “regras agenda” e clicar em NOVO ou em DETALHE para editar uma regra já existente.

 Estabelecimento: Gerado pelo sistema.

 Convênio: Selecionar o convênio que se aplica a regra da agenda selecionada.

 Categoria: Informar a categoria do convênio para geração da regra.

 Plano: Informar o plano para as regras da agenda.

 Área: Selecionar a área do procedimento que restringe esta regra da agenda.

 Especialidade: Selecionar a especialidade do procedimento que restringe esta regra da agenda.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 10 de 35  Procedimento: Seleciona o procedimento, serviço ou taxa exclusivo que restringe esta regra da

agenda.

 Procedimento interno: Selecionar o procedimento interno para regra desejada.

 Médico: Informar o médico para regra.

 Perfil: Selecionar o perfil que atende a regra desejada.

 Regras agendamento: Identifica se esta regra serve para incluir ou excluir o procedimento.

 Consiste médico: Informar qual médico deve usar na restrição da regra.

 Forma consistência: Informar qual a forma de consistência para esta regra.

 Município IBGE: Informar se a regra se aplica para o Município do paciente.

 Qtde. Consistência: Informar qual a quantidade de procedimentos que podem ser utilizados na regra.

 Dia da semana: Informa o dia da semana para a regra.

Validade: Informa a hora inicial que deve valer a regra, de acordo com a hora do agendamento. 4.5 Configuração da subpasta Tempo Procedimento

Para configurar os tempos procedimento, basta selecionar a subpasta “Tempo procedimento” e clicar em NOVO ou em DETALHE para editar um tempo procedimento já existente.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 11 de 35 Descrição dos campos:

 Agenda: Seleciona a agenda a qual o tempo se refere.

 Exame: Seleciona o procedimento que atende a regra desejada.

 Proc. Interno: Seleciona o procedimento interno ao qual o tempo se aplica.

 Profissional: Seleciona o profissional que vai executar o procedimento (médico)

 Idade mínima: Informa a idade mínima para definição do tempo de agendamento do procedimento.

 Idade máxima: Informa a idade máxima para definição do tempo de agendamento do procedimento.

 Min. Duração: Informa a quantidade de minutos previstos para a execução do procedimento, considerando o tempo para preparo da sala e a higienização.

4.6 Configuração da Subpasta Classificação

Para configurar a classificação da agenda, basta selecionar a subpasta “classificação” e clicar em NOVO ou em DETALHE para editar um registro já existente.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 12 de 35  Classificação: Informar a classificação da agenda de pacientes (cirurgia e exames).

 Tipo: Informar o tipo de classificação da agenda de pacientes.

 Classificação atendimento: Selecionar a classificação correspondente para o atendimento. Caso preenchido esse campo o atendimento gerado via agenda terá essa classificação.

4.7 Configuração da Subpasta Motivos

Para configurar motivos de cancelamento da agenda, basta selecionar a subpasta “motivos” e clicar em NOVO ou em DETALHE para editar um motivo já existente.

 Estabelecimento: Selecionar o estabelecimento ao qual o motivo está vinculado.

 Código: Definir o código do motivo de cancelamento.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 13 de 35 4.8 Configuração da subpasta Médico por Exame

Para configurar médicos por exame na agenda, basta selecionar a subpasta “Médico por Exame” e clicar em NOVO ou em DETALHE para editar um registro já existente.

 Agenda: Informar o código da agenda.

 Área: Selecionar a área de procedimentos que atende a regra desejada.

 Especialidade: Selecionar a especialidade de procedimentos que atende a regra desejada.

 Grupo: Selecionar o grupo de procedimentos que atende a regra desejada.

 Procedimento: Selecionar o procedimento que atende a regra desejada.

 Procedimento interno: Selecionar o procedimento interno que atende a regra desejada.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 14 de 35 5 Principais Parâmetros

TABELA 1: Parâmetros da Função

Número Descrição Explicação

1 Exibir somente as agendas do estabelecimento do usuário.

Em caso afirmativo será apresentado somente às agendas do estabelecimento que o usuário estiver logado.

6 Forma de obtenção dos dados do convênio para o agendamento.

Neste parâmetro poderá ser definido se irá utilizar os dados do último agendamento, se não gera etc.

12 Regra para manutenção dos procedimentos ao copiar e/ou transferir agendamentos.

Neste parâmetro será definido se vai manter ou não os procedimentos. Válido tanto para o procedimento 'principal' da

agenda como também para os

procedimentos adicionais da mesma.

31 Permissão de acesso. Neste parâmetro define-se quem terá

acesso total, somente consulta etc. 78 Cancelar agenda de origem ao transferir agenda. Caso optar por não cancelar o paciente

ficará com dois ou mais agendamentos.

93 Consistir horário de agendamento em outras agendas.

Em caso afirmativo o sistema irá consistir ao realizar um novo agendamento em outras agendas.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 15 de 35 6 AGENDA DE EXAMES

Esta funcionalidade tem como objetivo o cadastramento de todas as solicitações de agendamento de exames a serem realizados.

6.1 Acessar a Função

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 16 de 35 Abrirá a seguinte tela conforme print abaixo:

6.2 Agendamento

Para realizar um agendamento, é necessário que as agendas estejam cadastradas, de acordo com as premissas do hospital e liberadas para os perfis de agendamento.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 18 de 35 Para realizar um novo agendamento, dar um duplo clique sobre o horário desejado do procedimento, será apresentado à tela abaixo:

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 19 de 35 Depois de informados os dados imprescindíveis, salvar o registro e a tela irá voltar para o modo de apresentação em “Grid”, deixando o horário selecionado agendado para o paciente.

Os horários passados não são mais apresentados para agendamento, isso evita que o usuário realize agendamentos incorretamente.

6.3 Transferir Paciente

É possível realizar uma transferência de um agendamento, para outro dia ou até mesmo para outra agenda. Para transferência, selecionar o paciente a ser transferido, clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção “Selecionar agenda para cópia e/ou transferência”.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 21 de 35 Depois, selecionar a agenda ou horário desejado, clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção “Transferir agenda selecionada”.

6.4 Histórico

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 Data: informar a data em que foi realizado o histórico.

 Data liberação: informar a data de liberação do histórico a partir da qual não poderá mais ser alterado.

 Profissional: informar o profissional responsável pelo histórico.

 Setor: gerado pelo sistema com a informação do setor atual do usuário que registrou o histórico.

 Prioridade: informar a prioridade do histórico.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 23 de 35 6.5 Autorização

Nesta pasta pode ser gerenciado se um procedimento exige autorização, pode fazer o registro da autorização para acompanhamento.

 Seq.: gerado pelo sistema, número sequencial de autorizações.

 Data pedido: gerado pelo sistema, número sequencial de autorizações.

 Usuário pedido: gerado pelo sistema, número sequencial de autorizações.

 Justificativa: descrever a justificativa para execução do procedimento.

 Observação: descrever alguma informação adicional da autorização.

 Data de liberação: informar a data da liberação da autorização por conta de quem agenda.

 Data da cotação: informar o momento que a área de compras terminou a cotação dos preços dos itens a autorizar.

 Dt. lib. envio convênio: gerado pelo sistema com a data em que a autorização foi liberada para envio ao convênio (Autorização convênio foi gerada à partir dela).

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 24 de 35  Data convênio: informar a data de autorização pelo convênio.

 Autorizador: descrever o nome da pessoa do convênio que deu a autorização.

 Usuário Autor: gerado pelo sistema, identifica o usuário que registrou a confirmação da autorização.

 Data prevista: informar a data prevista de realização do procedimento.

 Guia/Senha: informar o documento de autorização do convênio (guia ou Senha).

 Procedimento: selecionar o procedimento que esta sendo autorizado.

 Comprador: selecionar o comprador.

 Motivo negativa: informar o motivo pelo qual o convênio não aprovou a solicitação.

 Nome paciente: gerado pelo sistema.

6.6 E-mails Enviados

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 25 de 35 6.7. Agenda Mensal

Nesta pasta temos uma visão geral da agendo por mês conforme as legendas.

6.8 Lista de Espera

É possível colocar pacientes em fila de espera. Para isso, selecionar a pasta “Lista de espera” e clicar em “Novo”.

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 Agenda: informar a agenda a qual a lista de espera está associada.

 Data desejada: informar a data desejada pelo paciente.

 Agendado em: gerado pelo sistema com a data de agendamento do paciente na lista de espera.

 Paciente: selecionar a pessoa física que atende a regra desejada.

 Nascto: gerado pelo sistema.

 Telefones: informar o telefone do paciente.

 Pessoa contato: informar a pessoa que agendou para o paciente.

 Convênio: selecionar o convênio do paciente.

 Categoria: selecionar a categoria do convênio do paciente.

 Plano: informar o plano do convênio.

Caso o horário desejado seja liberado por cancelamento, será apresentado um alerta na agenda, informando que há lista de espera para este horário.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 27 de 35 6.9 Consultar Dados

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 28 de 35 6.10 Recados

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 Data recado: gerado pelo sistema no momento em que o recado foi registrado.

 Usuário registro: gerado pelo sistema com o usuário que registrou o recado.

 Recado: informar os dados do recado que a pessoa deixou.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 30 de 35 6.10 Anexos

Nesta pasta podemos registrar o diretório e o nome do arquivo anexado.

6.11 Equipamentos

Nesta pasta é registrado se para o exame selecionado na agenda será preciso algum equipamento específico para acompanhar o paciente no procedimento, neste caso já fica reservado.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 32 de 35 6.12 Opções do Botão Direito

6.12.1 Alterar Status da Agenda

Com o botão direito em cima do nome do paciente, pode-se mudar o status, conforme opções abaixo, o que alterará a cor de fundo daquele horário conforme as legendas.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 33 de 35 6.12.2 Cancelamento do Agendamento

Para realizar o cancelamento de um agendamento, clicar com o botão direito do mouse sobre o paciente desejado e escolher a opção “Alterar status da agenda -> Cancelada”.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 34 de 35 Será apresentada a tela para seleção do motivo do cancelamento. Selecionar uma das opções e clicar em “Ok”.

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Revisão: 000 Data alteração: 17/Mar/16 35 de 35 8 Passo-a-passo Agenda de Exames