EXCEL
Conhecido também como Planilha de Cálculos, o Excel têm a função de manipular cálculos matemáticos e lógicos, automatizando e dinamizando a construção de tabelas, trata-se de uma poderosa ferramenta para a construção de gráficos, possuem alguns recursos para administrar bancos de dados.
No Excel, os arquivos (pastas) são divididos em planilhas, cada planilha é como se fosse uma grande tabela. Geralmente quando criamos uma nova pasta (novo documento) no Excel iniciamos o trabalho com 3 planilhas.
Cada planilha do Excel conta com 65536 linhas numeradas (da linha 1 até 65536) e 256 colunas
(representadas por letras, de A até IV). As colunas do Excel seguem a regra: A, B, C, D, E, ..., Z, AA, AB, AC, AD, ...AZ, BA, BB, BC, ... , BZ, CA e assim até IV.
Cada célula (retângulo formado pelo encontro de uma linha com uma coluna) tem seu próprio nome, derivado da sua exata posição (A1, B2, C15 etc). É justamente nas células da planilha do Excel que podemos digitar o conteúdo que quisermos (texto, número, uma fórmula ou uma função).
O nosso problema aqui é velha dificuldade que o pessoal tem com a matemática, e graças a isto o Excel passa a ser um aplicativo abandonado por alguns.
TELA INICIAL DO EXCEL
COMPONENTES DO EXCEL
Barra de Menus: Esta barra encontra-se abaixo da barra de título, na parte superior da janela de aplicativo e é responsável pelo acesso a todos os comandos do Excel. Os comandos existentes na barra de menu podem ser acessados pelo clique do mouse ou pelo pressionamento simultâneo das teclas ALT e a letra que estiver sublinhada no menu desejado.
Boa parte do menu de opções do Excel é exatamente igual ao apresentado anteriormente no Word, e como já vimos anteriormente, muitas vezes existe a cobrança quanto a localização de determinada opção, por isto também vamos abordar as principais opções de cada menu.
Só quero lembrar que a característica marcante do Excel ainda é o seu poder de cálculo e isto não pode ser esquecido, assim, temos que tratar com mais carinho os comentários sobre estes recursos.
Menu ARQUIVO
Novo (CTRL + O): Selecionando a opção, um novo arquivo em branco será carregado em uma nova janela para uso.
Abrir (CTRL + A): Esta operação consiste em carregar o arquivo já existente para a memória RAM e conseqüente visualização na tela. Ao ser executada esta opção abre-se uma caixa de diálogo para que se possa escolher o arquivo a trabalhar.
Fechar: Este comando trata de fechar o arquivo ativo, não tendo relação com o fechamento do aplicativo (Excel).
Salvar (CTRL + B): Quando você salva um arquivo pela primeira vez no Excel é solicitado que você forneça um nome para ele. Esta informação é solicitada através de uma caixa de diálogo chamada Salvar como. Nas outras vezes, não será necessário o fornecimento do nome, pois o comando salvar é executado de acordo com os parâmetros já definidos, ou seja, salvar com o mesmo nome, no mesmo local, com a mesma extensão.
Salvar como: Dá a possibilidade de você alterar nome, destino, extensão, versão e até mesmo incluir uma senha no arquivo a ser salvo. O Excel permite você salvar seu arquivo com formato HTML para publicação na Internet. Configurar Página: Nesta opção podemos configurar Margens, Tamanho do papel, Origem do papel, definir cabeçalho e rodapé e área de impressão.
Visualizar Impressão: Permite visualizar na tela de seu computador como ficariam os trabalhos impressos, evitando possíveis gastos desnecessários com impressões erradas.
IMPRESSÃO (CTRL + P): A impressão de seus arquivos podem ser feita por dois caminhos:
Botão imprimir: imprime uma cópia do documento inteiro cada vez que for pressionada.
Pelo comando Imprimir do menu Arquivo (CTRL+P): Este comando controla como a planilha será impressa. Usado para imprimir com opções especiais inclusive com várias cópias ou páginas especificas.
Últimos arquivos: Mostram relação dos 4 (default, podendo ser alterado para até 9) últimos arquivos trabalhados no Excel.
Sair: Se você ativar essa opção imediatamente após ter gravado o arquivo atual, o programa será encerrado imediatamente, caso contrário aparecerá uma caixa questionando se deseja ou não salvar as alterações. Menu EDITAR
Desfazer (CTRL + Z): Desfaz a última ação, seja um texto digitado ou uma formatação aplicada.
Repetir (CTRL + R): Repete a ultima ação, seja um texto digitado ou uma formatação aplicada.
Recortar (CTRL + X): Recorta o elemento selecionado, este elemento é jogado para a área de transferência aguardando o comando colar.
Copiar (CTRL + C): Copia o elemento selecionado, este elemento é jogado para a área de transferência aguardando o comando colar.
Colar (CTRL + V): Cola o elemento que consta na área de transferência, anteriormente recortado ou copiado.
Colar Especial: Abre a você diversas possibilidades de você colar o elemento selecionado, colar somente valores, somente formato, somente fórmula, colar adicionando, subtraindo, multiplicando, dividindo, colar ignorando células em branco e colar transpondo (invertendo a matriz – o que era linha passará a ser coluna e vice-versa).
Localizar (CTRL + L): Usado para localizar um texto, caracteres, formatação de parágrafos ou até mesmo caracteres especiais, basta para isto digitar a palavra a ser localizada no espaço Localizar da caixa de diálogo e clicar em Localizar “próxima”.
Substituir (CTRL + U): Aqui você pode substituir seja um texto, um valor ou uma fórmula.
Ir para (CTRL + Y): Desloca seu cursos para uma determinada célula.
Menu EXIBIR:
Normal: Modo de visualização padrão do Excel.
Visualizar Quebra de Página: Modo de visualização que além dos elementos já conhecidos, apresenta uma linha imaginária representando as quebras de página. A grande vantagem é que você pode trabalhar em sua planilha tendo já uma visão de como ficará a disposição desta na página impressa.
Barra de Ferramentas: Esta opção permite que você selecione quais categorias da barra de ferramentas deseja ativar ou personalizar.
Barra de Fórmulas: Aqui você habilita ou não esta área, na qual você pode editar suas fórmulas. Caso você prefira desabilitar esta área, você pode trabalhar com suas fórmulas na própria célula.
Barra de Status: Aqui você habilita ou não a área responsável por mensagens de status do sistema. Cabeçalho e Rodapé: Apresenta a mesma caixa de diálogo do Configurar Página do Menu Arquivo.
Zoom: Permite você ajustar (ampliar ou reduzir) sua área de trabalho (o zoom mínimo é de 10% e o máximo 400%).
Menu INSERIR
Célula: Não tão comum quanto à inserção de linhas ou colunas a inserção de células também é possível, só devemos tomar o seguinte cuidado, ao selecionar esta opção abre-se uma caixa de diálogo na qual você deve escolher como proceder com a movimentação do restante do conteúdo.
• Deslocar as células para a direita: As demais células pertencentes àquela linha serão deslocadas para direita a partir do ponto de inserção, sendo que a última célula será excluída.
• Deslocar as células para baixo: As demais células pertencentes àquela coluna serão deslocadas para baixo a partir do ponto de inserção, sendo que a última célula será excluída.
• Linha inteira: Funciona da mesma forma, só que desloca toda a linha para baixo, excluindo a última.
• Coluna inteira: Idem, só que desloca toda a coluna para esquerda, excluindo a última.
Linha: Inserir linhas em uma planilha é uma tarefa muito comum e normalmente ocasionada pela necessidade de adicionar algum item a uma lista, ou devido à reformulação da estrutura ou visual da planilha. A operação é extremamente simples e pode ser feita por meio do menu Inserir ou do menu rápido. O cursor seletor sempre deve ser posicionado na linha onde se deseja ver inserida uma nova linha.
A linha onde o cursor está posicionado é deslocada para baixo. Quando uma linha é inserida, todas as fórmulas da planilha são reorganizadas para refletir as alterações feitas. A última linha da planilha é excluída sendo que a penúltima assume seu lugar.
Coluna: A descrição acima é valida para a inserção de colunas, só vale lembrar que neste caso as demais colunas são deslocadas para a direita e a última coluna é excluída.
Planilha: Para inserir uma planilha na pasta de trabalho, selecione uma das planilhas em cujo local você deseja que a nova seja inserida. Quando uma planilha é inserida na pasta de trabalho, as demais são deslocadas para a direita.
Gráfico: Expressar números em forma de gráficos é uma das características mais atraentes das planilhas eletrônicas. Em muitos casos, um gráfico pode sintetizar todo um conceito ou dar uma idéia precisa e instantânea sobre um determinado assunto que possivelmente exigiria a leitura atenta de muitas linhas e colunas de números da planilha.
O Excel possui uma grande variedade de tipos de gráficos que podem representar os dados por meio de dezenas de formatos em duas e três dimensões. Para criar um gráfico por meio dos menus, você deve ativar o comando Inserir/Gráfico.
Função: O Excel 2000 possui centenas de funções, e você certamente perderia muito tempo aprendendo cada uma delas. Você deve se preocupar somente com as funções mais utilizadas, para as outras, você pode utilizar o Assistente de Função. Por meio desse recurso você diz ao Excel qual função quer introduzir na célula atual e ele, mediante as caixas de diálogo, ensina e pergunta qual é o conteúdo dos argumentos da função.
Figura: Permite você inserir figuras em sua planilha, estas figuras podem ser inseridas do Clip-art, de um arquivo qualquer, do Wordart, do Autoformas, de um scanner ou câmera.
Hyperlink (CTRL + K): Caso queira criar somente um atalho para uma página Web em sua planilha crie
então um Hyperlink. Através do hyperlink você pode criar um atalho para qualquer outro aplicativo ou para dentro do próprio arquivo.
Menu FORMATAR
Célula: Esta opção apresenta algumas opções para a formatação da célula, como alinhar o conteúdo a direita, esquerda, centralizar, definir tamanho, cor e tipo de fonte, apresenta também alguns tipos de formatações voltadas a números.
Principais formatações numéricas
comando função Botão Estilo
Moeda
Formata a célula para que qualquer número tenha o formato da moeda do país. Estilo
Percentual
Formata a célula para que qualquer número tenha o formato de Percentual.
Separador de Milhar
Formata a célula para que quaisquer números escritos apresentem os pontos que separam os milhares.
Aumentar Diminuir casas decimais
Aumenta ou diminui as casas decimais de um número. Cada clique numa das ferramentas implica em alteração em uma casa decimal.
Linha: Esta opção apresenta algumas alternativas para formatação da linha, são elas:
• Altura: Permite a você determinar a altura da linha.
• Auto ajuste: Ajuste automático da altura da linha, de acordo com o conteúdo.
• Ocultar: Oculta a(s) linha(s) selecionada(s). • Reexibir: Volta a exibir as linhas que foram
ocultadas.
Coluna: Idem a opção Linha, esta opção apresenta algumas alternativas para formatação da coluna, são elas:
• Largura: Permite a você determinar a largura da coluna.
• Auto ajuste: Ajusta automaticamente a largura da coluna, de acordo com o conteúdo.
• Ocultar: Oculta a(s) coluna(s) selecionada(s). • Reexibir: Volta a exibir as colunas que foram
ocultadas.
• Largura padrão: Formata a coluna com o tamanho padrão do Excel.
Planilha: Esta opção apresenta algumas alternativas para formatação da linha, são elas:
• Renomear: Permite que você altere o nome da planilha.
• Ocultar: Oculta a(s) planilha(s) selecionada(s). • Reexibir: Volta a exibir as planilhas que foram
ocultadas.
• Segundo Plano: Permite que você pinte o fundo da área de trabalho, podendo até mesmo aplicar uma imagem, semelhante a um papel de parede. Formatação Condicional: Esta opção permite que você aplique formatações de acordo com o conteúdo de uma célula. Isto é possível graças às condicionais que você determina, elas é que vão determinar que tipo de formatação esta célula, ou região, terá.
Menu FERRAMENTAS
Você irá observar que este menu possui opções avançadas do Excel (Atingir metas, Cenários, Auditoria etc).
Normalmente em prova a cobrança é mais básica, e mesmo quando ocorre uma cobrança mais avançada, esta não se trata de uma questão prática (o como fazer), mas sim uma questão teórica (para que serve, o que faz).
Por isto vamos relacionar algumas ferramentas, não nos preocupando tanto com os detalhes e sim o para que serve cada ferramenta.
Verificar ortografia (F7): O Excel possibilita que você passe um corretor ortográfico semelhante ao do Word.
CUIDADO
Apesar de não tratar a sinalização do possível erro (traço ondulado vermelho), o Excel também trabalha com o corretor ortográfico, apenas ortográfico.
Atingir metas: Atingir meta faz parte do conjunto de comandos algumas vezes chamado de ferramentas de análise hipotética. Quando você conhece o resultado desejado de uma fórmula única, mas não conhece o valor de entrada que a fórmula precisa para determinar o resultado, você pode usar o recurso de atingir meta disponível através do clique em Atingir meta no menu Ferramentas. Enquanto está atingindo a meta, o Microsoft Excel varia o valor em uma célula específica até que uma fórmula dependente daquela célula retorne o resultado desejado.
Por exemplo, use Atingir meta para alterar a taxa de juros na célula B3 de forma incremental até que o valor do pagamento em B4 seja igual a R$900,00.
Macros: Esta ferramenta permite que você crie um programa (em Visual Basic) para automatizar tarefas repetitivas, facilitando assim a vida do usuário.
Opções: Por aqui você pode alterar diversas configurações do aplicativo.
Menu DADOS
Classificar: Permite classificar uma relação de itens, elegendo até 3 critérios de ordem. Pelos botões existentes na barra de ferramentas, esta operação é possível, mas somente por uma ordem (crescente ou decrescente).
Filtrar: Possibilita criar filtros com a finalidade de fazer seleções em uma base de dados, os filtros vão selecionar registros de acordo com os critérios estipulados.
Relatório Tabela Dinâmica: Ferramenta utilizada para gerar um resumo de seu banco de dados, uma das grandes vantagens é que você pode utilizar uma base de dados externa, com uma quantidade de registros bem superior às 65.536 linhas.
Menu JANELA:
Nova Janela: Possibilita abrir uma nova janela do arquivo ativo, desta forma você pode visualizar planilhas ou células diferentes de um mesmo arquivo em janelas distintas.
Organizar: Com esta opção você pode organizar a visualização das diversas janelas abertas, sejam elas janelas do mesmo arquivo ou janelas de arquivos diferentes.
Ocultar/Reexibir: Permite que você oculte uma janela. Dividir: Aqui você passa um traço horizontal dividindo seu texto em duas partes, cada metade tem sua navegação independente.
Congelar: Fixa uma região seja linhas ou colunas ou ambas, sua finalidade é manter fixa tais regiões evitando que as mesmas desapareçam em uma rolagem de tela.
Menu AJUDA
Ajuda do Microsoft Excel (F1): A Ajuda do Excel é uma ferramenta de consulta “online” completa, que você pode usar a qualquer momento. A Ajuda é particularmente útil quando você necessita rapidamente de informações, ou quando seu "Guia de Usuário" não está disponível. A Ajuda contém uma descrição de cada comando e quadro de diálogo, além de explicar muitos procedimentos para executar tarefas comuns.
O que é isto?: Mostra informações sobre o texto selecionado, informações do tipo formatação utilizada, função de algum botão etc.
Sobre o Microsoft Excel: Mostra versão do aplicativo e numero de série do mesmo.
BARRA DE FERRAMENTAS ATIVAS DO EXCEL
Barra de Ferramentas Padrão é um conjunto de botões que permite agilizar as operações mais utilizadas do Excel evitando-se percorrer pelo interior dos menus.
Nov o Abr ir Impr imir Visu aliz arIm pres são Verif icar Ort ogra fia Rec orta r Cop iar Col ar Col ar Volta r Ref azer Aut oSom a Ass iste nte deFu nção Cla ssifi caçã oem Ord em Asc ende nte Cla ssifi caçã oem Ord em Des cend ente Aux iliar Grá fico Map a Des enho Con trol ede Zoom Nov oAss iste nte deD icas Aju da Salv ar Cop iar f orm ato
Barra de Ferramentas Formatação, esta barra permite a utilização da maioria dos recursos de formatação encontrados no Excel. Font e Tam anho da Font e Neg rito Itálic o Subl inha do Alin har à Esq uerd a Cen tral izar Alin har à Dire ita Cen tral izar Col unas Sel ecio nada s Form ato de M oeda Form ato de P orce ntag em Sepa rado r de Milh ar Aum enta r Cas as D ecim ais Dim inui r cas as D ecim ais Tipo s de Bor da Cor es Cor da Font e
Fórmulas e funções no Excel
No Excel podemos fazer uso de cálculos para que o próprio programa calcule por nós. Existem basicamente dois tipos de cálculos, tanto fórmulas e funções devem, ao serem escritas, estar precedidas do sinal de = (igual).
Pode-se ver que a célula ativa (no caso, E11) está apresentando o valor 160, mas seu verdadeiro conteúdo está sendo mostrado na Barra de Fórmulas (=E4+E5), que é a fórmula que Soma o valor que está na célula E4 com o valor da E5. Ou seja, quando preenchemos uma célula com um cálculo, este implica no aparecimento do resultado, mas a fórmula ainda pode ser vista com a ajuda da Barra de Fórmulas.
Portanto, os cálculos no Excel, sejam fórmulas ou funções, são utilizados para automatizar a planilha de cálculos, desde que se utilize referência de outras células, onde estão localizados os dados a serem calculados. Fórmulas são os cálculos no Excel que parecem com expressões matemáticas, e que utilizam apenas operadores matemáticos e referências de células ou valores.
O uso dos parênteses no Excel tem a mesma função que possui na matemática, que é forçar a resolver uma determinada parte do cálculo antes de outra que teria menor prioridade. Sabemos que a multiplicação e a divisão têm maior prioridade que a adição e a subtração, e que, numa expressão, elas seriam resolvidas primeiro. Se possuirmos parênteses, a história pode tomar rumos diferentes, verifique os exemplos abaixo:
2+4*2 = 2+8 = 10 (Multiplicação realizada primeiramente, pois tem prioridade)
(2+4)*2 = 6*2 = 12 (Adição realizada primeiro, por causa dos parênteses)
Operadores matemáticos
Operação Matemática Excel Adição A+B =A+B Subtração A-B =A-B Multiplicação AxB =A*B Divisão A:B =A/B Potenciação AB =A^B Funções: são cálculos já pré-definidos no Excel, para executarmos equações matemáticas complexas, ou equações de comparação, referência, condição, contagem, e até mesmo, operações com texto.
Existem funções para as mais diferentes áreas de utilização de cálculos, como engenharia, matemática geral e financeira, trigonometria, geometria, estatística, contabilidade, e funções gerais como as que trabalham exclusivamente com hora e data, com texto e com referências condicionais. Basicamente qualquer função do Excel pode ser escrita com a seguinte Sintaxe:
=NOME_FUNÇÃO (ARGUMENTOS)
Na qual NOME_FUNÇÃO é o nome da mesma (cada função tem o seu) e os ARGUMENTOS são informações a que fazem trabalhar corretamente. Algumas funções solicitam um argumento, outras podem solicitar vários argumentos, outras funções simplesmente requerem os parênteses vazios.
Se alguma função necessita de mais de um argumento, eles vêm separados por ; (ponto e vírgula) dentro dos parênteses. Se, no lugar do ; (ponto e vírgula) aparecer um sinal de : (dois pontos), significa que estamos apontando para um intervalo de células (ou seja, C4;C20 é lido como C4 e C20 e a expressão C4:C20 é lido C4 até C20, incluindo tudo o que estiver no meio delas).
Abaixo uma listagem de funções usadas, com suas explicações e, é claro, os exemplos de como utilizá-las.
Função Usado para Sintaxe / Exemplo
SOMA Soma células que forem citadas dentro dos parênteses. =SOMA(Células) =SOMA(A4:A10) MÉDIA Calcula a média aritmética das células descritas no argumento. =MÉDIA(Células) =MÉDIA(C1;C2;C3) MÁXIMO Retorna o maior valor das células do argumento. =MÁXIMO(Cél) =MÁXIMO(A1:A9) MÍNIMO Retorna o menor valor das células do argumento. =MÍNIMO(Cél) =MÍNIMO(D1:D9) SE Realiza a avaliação de uma condição e retorna uma das 2 respostas definidas nos argumentos. =SE(Teste;VlrV;VlrF) =SE(A1<7;”Rep”;“Aprovado”)
AGORA Mostra Data e a
Hora atuais. =AGORA( ) HOJE Mostra Data Atual. =HOJE( ) TRUNCAR Corta o numero com a quantidade de casas decimais informadas. =TRUNCAR(Valor ; Qtd de casas decimais) =TRUNCAR(B1/3 ; 0) Ainda há muitas funções que podem ser úteis para os mais variados tipos de profissionais, como contadores, engenheiros, professores, ou qualquer um que queira trabalhar com o Excel como sua ferramenta de trabalho. Realizando Cópias no Excel
Não se preocupe com a quantidade de fórmulas que você vai ter de digitar, na verdade, com o recurso da ALÇA DE PREENCHIMENTO, o Excel construirá as outras baseadas no formato da original.
E como isto funciona?
Basta escrever qualquer valor em uma célula e arrastar pela alça para qualquer direção (acima, abaixo, direita ou esquerda). Na maioria dos casos, o Excel irá copiar o valor contido na célula para as demais.
Verifique na figura acima que a célula ativa (com a média já pronta) possui um quadrado preto em sua extremidade inferior direita. Ele aparece em todas as células que você selecionar e chama-se Alça de Preenchimento. Depois que construir a fórmula que deseja copiar, arraste a seleção pela Alça até atingir a linha ou coluna desejada.
CUIDADO:
Em alguns casos, a alça traz resultados diferentes do esperado, não uma simples cópia do elemento, seria o chamado “preenchimento automático”, um tipo de preenchimento de uma seqüência de valores.
Segue abaixo algumas seqüências conhecidas: • Nomes dos meses;
• Nomes dos dias da semana; • Datas.
• HoráRIOS
Podemos também, ao invés de clicar e arrasta a alça, simplesmente aplicar um clique duplo na alça, o efeito é praticamente o mesmo, ele preencherá as células (até onde o vizinho da esquerda foi...) na seqüência. Observe o exemplo:
Ao aplicarmos o clique duplo na alça o efeito é:
Note que as células foram preenchidas na seqüência até a célula B5 (o vizinho da esquerda ia até A5).
CURIOSIDADE:
Se quiser preencher uma seqüência numérica apenas, não é suficiente escrever apenas um número (se assim o fizer, o Excel irá duplicar o número em todas as células por onde a alça passou). Para fazer uma seqüência numérica, o usuário deverá escrever os dois primeiros termos da seqüência (em células adjacentes) e selecioná-los simultaneamente para proceder com o arrasto pela alça, ou clicar e arrastar pela alça com a tecla CTRL pressionada.
E se o conteúdo da célula fosse uma fórmula?
Quando utilizamos a alça e o conteúdo da célula é uma fórmula, também irá ocorrer o preenchimento, só que neste caso, vamos observar que as referências de células usadas na fórmula irão sofrer ajustes conforme a célula para onde estamos arrastando a alça, observe a figura:
Conforme a célula para onde você arrasta a alça, ocorre uma variação na formula.
Este tipo de atualização também ocorre no processo de copiar e colar, tanto por tecla de atalho, quanto pelo menu de opções ou através de botões da barra de ferramentas. Para entendermos melhor esta variação acompanhe a seqüência descrita abaixo:
