Caro Fornecedor,
A GSK está a mudar para a Facturação Electrónica
Como parte da política de melhoria contínua da GSK quanto à eficiência dos serviços tanto para clientes como para fornecedores, estamos a mudar para a facturação electrónica. No RU e nos EUA, já recebemos mais de 90% das nossas facturas electronicamente e a GSK completou recentemente, com sucesso, as campanhas na Europa e na Ásia. Neste momento, estamos no processo de mudar todas as facturas em papel e e-mail para a facturaçãoelectrónica usando a Tungsten Network.
Como fornecedor da GSK, os senhores foram incluídos no nosso programa de lançamento de facturação electrónica. De modo a facilitar a sua transição para a facturação electrónica, a GSK fez uma parceria com a Tungsten Network (criada pela facturação electrónica da OB10). Isto significa que a partir de 25 de Maio de 2015, todas as suas facturas para a GSK vão precisar de ser enviadas electronicamente através da Tungsten Network.
Estas alterações terão impacto sobre todos os fornecedores das empresas GSK nesta lista.
Os fornecedores podem escolher a partir de duas opções de serviços; a Solução Integrada que permite aos fornecedores automatizar de forma inteligente a partir do seu sistema de contabilidade existente. O Formulário Web é um portal online seguro onde as facturas podem ser introduzidas rápida e facilmente. Veja as Perguntas Frequentes fornecidas neste conjunto para mais informação sobre estas duas opções de serviço.
De forma a cumprir o prazo de 25 de Maio, tenha em atenção as principais etapas e expectativas:
Evento Data O que significa este prazo?
Prazo de compromisso
Segunda-feira, 13 de Abril de 2015
Os fornecedores que escolherem a Solução Integrada devem ter assinado os Termos e Condições da Tungsten Network até esta data de forma a concluir a configuração antes de terminar o prazo da campanha.
Os fornecedores que escolherem o Formulário Web devem estar registados online antes desta data.
Data de lançamento
O mais rápido possível
A GSK tem o prazer de confirmar que a Facturação electrónica e o Serviço de
Estado das Facturas da Tungsten Network já estão a funcionar, por isso registe-se
começando por usar o serviço o mais rápido possível para usufruir imediatamente. Prazo da
campanha
Segunda-feira, 25 de Maio de 2015
Os fornecedores são incentivados a registar-se e a começar a usar o serviço o mais rápido possível. Contudo, até esta data, todos os fornecedores devem estar registados como parte deste novo processo.
Aqui estão alguns dos vários benefícios de usar a Tungsten Network:
Entrega de facturas rápidas e garantidas à GSK dentro de 24 horas – receba o pagamento antes. Em consonância com os termos de pagamento padrão da GSK que têm início com a recepção da factura, porque o atrasos do papel acabaram.
Maior visibilidade – pode iniciar sessão em qualquer altura para visualizar o estado da sua factura e acompanhar o processo até ao pagamento
Menos erros – A Tungsten valida as suas facturas para detectar erros e outras falhas comuns
Há um pequeno custo associado ao uso da Tungsten Network mas acreditamos que isso será compensado pelos benefícios da facturação electrónica, a vantagem de pagamentos atempados e poupança de tempo, papel e despesas de correio assim como o acompanhamento online das facturas através do pagamento.
Solicitei à Tungsten que o contactasse nos próximos dias para o ajudar nos próximos passos. Se pretender contactar a Tungsten directamente entretanto, envie um e-mail para GSKregistration@tungsten-network.com ou visite www.tungsten-network.com/GSK.
Se tiver alguma dúvida a colocar à GSK, envie um e-mail para o endereço anterior e assinale o seu e-mail “FAO GSK Procurement Team” para que a sua dúvida possa ser encaminhada em conformidade.
Agradecemos desde já o seu apoio a esta importante iniciativa. Espero receber as suas facturas, através da Tungsten Network num futuro muito próximo.
Atentamente,
Simone Vicentini Richard Hollingsworth
Vice President Head of Procurement, Europe
Facturação electrónica - Perguntas Frequentes
Porque razão devo usar Tungsten Network para enviar as minhas facturas?
Em poucas palavras, esta será a única maneira através da qual a GSK aceitará a entrega de facturas de fornecedores.
A factura através da Tungsten Network é um requisito para realizar negócios com a GSK?
Sim, a GSK está activamente a remover o processamento de facturas em papel para aproveitar os benefícios que a facturação electrónica oferece, tanto à nossa empresa como aos nossos fornecedores.
Que vantagens traz se usar a Tungsten Network?
Envio seguro e garantido de facturas. Não existirão mais facturas perdidas durante o envio
Levaremos menos tempo a processar as suas facturas, pelo que nos permite pagar-lhe atempadamente. Não ocorrerão mais atrasos devido à ausência de informação, envio para o local errado ou intervenção manual
FORMATO DE DADOS DE QUALQUER FORMATO PARA QUALQUER FORMATOTecnologia - não é
necessário software ou hardware adicional
Maior transparência no processamento e melhor Gestão do Fluxo de Caixa resultante do acesso e comunicação
24 horas por dia, 7 dias por semana
Em conformidade com o IVA, independentemente do local de envio ou recepção das facturas
Envio fácil de facturas e com boa relação qualidade-preço, a qualquer momento O que é o Serviço de Estado das Facturas?
O Serviço de Estado das Facturas é uma funcionalidade fantástica da Tungsten Network, que todos os fornecedores da GSK podem usufruir sem qualquer custo adicional. Uma vez registado, poderá verificar rápida e facilmente o estado das suas facturas online, incluindo o estado “Recebido”, “Aprovado” e “Pago” – As informações principais como data de vencimento do pagamento e data de pagamento também serão apresentadas. Já não irá precisar de despender tempo e dinheiro a ligar para a equipa da GSK ou directamente para o centro de respostas.
A facturação electrónica será um requisito para novos candidatos e novos fornecedores?
Sim. A facturação electrónica através da Tungsten Network será incluída no processo de avaliação de novos clientes e propostas. Para contratos novos, a GSK irá incluir termos e condições nos contratos para futuros negócios que requerem que os fornecedores utilizem a rede Tungsten.
Terei de usar este serviço se os pagamentos estiverem a decorrer atempadamente?
Sim. A sua utilização do serviço Tungsten irá garantir que continuamos a pagar-lhe a tempo.
O que acontece se eu continuar a enviar facturas em papel?
Enquanto estiver a trabalhar com a Tungsten Network no sentido de concluir o seu registo, teremos todo o prazer em continuar a receber as suas facturas em papel. Definimos um prazo até 25 de Maio de 2015 para os fornecedores fazerem a transição para a rede. Quando estiver a enviar facturas através Tungsten Network, certifique-se de que deixa de enviar cópias em papel.
Existem custos associados a este serviço?
No caso de optar pelas Soluções Integradas haverá uma taxa de participação anual e uma taxa de transacção. Consulte o documento Opções em anexo para informações sobre os preços actuais.
No caso de escolher o Formulário Web não terá que pagar uma taxa de inscrição ou de participação para começar a utilizar este serviço. Apenas terá que pagar uma taxa por factura. Irá também receber 52 transacções gratuitas quando se registar.
O que cobre a taxa de inscrição da Solução Integrada?
A taxa de inscrição inclui o custo em que a Tungsten incorre ao configurá-lo na respectiva rede, assim como os custos gerais de manutenção da sua conta. Essa atualização ocorre uma vez por ano independentemente do número de clientes a quem presta manutenção através da rede.
Porque não são as taxas suportadas pela GSK?
Para utilizar o serviço Tungsten, tanto o cliente como a GSK pagam uma taxa, do mesmo modo que ambos iremos beneficiar do serviço. Actualmente, a GSK não cobre os custos dos Fornecedores na produção das suas facturas em papel. Tenha em conta que irá poupar nos gastos em papel, impressão e correio ao mudar para a facturação electrónica. A nossa análise demonstra que mudar para a facturação electrónica irá gerar poupanças aos fornecedores ao agilizar os processos e reduzir, significativamente, o prazo de pagamento das facturas. A GSK também deseja pagar aos seus fornecedores dentro dos termos e condições e cumprir com o Código de Melhores Práticas de Pagamento.
A GSK vai efectuar os pagamentos pela Tungsten Network?
A Tungsten não é uma plataforma de pagamento. A GSK continuará a usar o método de pagamento actual.
É necessário assinar um contrato com a Tungsten Network?
Sim, se optar por usar a Solução Integrada irá assinar um acordo específico com a Tungsten. Se optar por utilizar o Formulário Web ser-lhe-á pedido que aceite os termos e condições normais apresentados.
É necessário instalar algum software?
Não. Não é necessário nenhum software. A Tungsten fornece uma solução fácil de usar. Em vez de exigir um padrão de dados, a capacidade de QUALQUER FORMATO-PARA-QUALQUER FORMATO DE DADOS aceita facturas em qualquer formato e qualquer estrutura de ficheiro.
Já enviei alguns dados de factura diretamente a outros clientes. Posso enviar facturas EDI/XML directamente à GSK?
EDI e XML são apenas formatos de dados, portanto pode usar este formato preferido para emitir dados à Tungsten, caso escolha usar a Solução Integrada. A GSK não receberá quaisquer dados electrónicos directamente dos fornecedores, uma vez que recebemos um único ficheiro de factura consolidado da Tungsten que irá conter as facturas de todos os nossos clientes.
Já tenho uma configuração para disponibilizar facturas aos meus clientes através da Internet, permitindo-lhes visualizar uma imagem de uma factura online. Posso usar esta configuração em vez da Tungsten Network?
Não, Tungsten Network garante que a GSK recebe os dados que enviou num formato que irá carregar para o nosso software de contabilidade e, quando aplicável, irá corresponder a um registo de recibo de produtos. Disponibilizar à GSK uma imagem da factura ou uma opção para descarregar os dados num formato fixo não satisfaz os procedimentos de negócio da GSK.
E se eu não tiver um sistema capaz de criar facturas electrónicas?
Pode aceder à página Web segura da Tungsten e criar facturas online utilizando o Formulário Web. Não é necessário qualquer instalação de software. Apenas necessita de ter uma ligação à Internet e um navegador comum.
Posso usar a Tungsten Network para enviar facturas electrónicas a todos os meus clientes?
Sim. Assim que estiver inscrito na Tungsten Network, Tungsten poderá permitir-lhe enviar facturas electrónicas a outros clientes que fazem parte da rede, incluindooutras entidades da GSK. Se já é utilizador da Tungsten, então adicione as contas à sua lista de Clientes em baixo. Os seguintes são membros Tungsten da GSK e a Tungsten irá assisti-lo neste processo:
Estou a planear mudar o meu software de facturação brevemente. Posso esperar?
O objetivo que visamos é ter todos os fornecedores registados e a enviar facturas até 25 de Maio de 2015. Tungsten Network aceita qualquer tipo de dados para que possa aderir à rede e enviar as suas facturas e, quando estiver pronto a utilizar o seu novo software, basta avisar a Tungsten das alterações ao formato dos dados para poderem efectuar as alterações necessárias à rede, garantindo uma transição tranquila e ininterrupta no envio de facturas.
A Tungsten pode trabalhar com pessoal técnico que não fala inglês?
Se necessitar de apoio em outro idioma para iniciar a sua conta, ligue para +44 (0) 870 165 7430 e solicite apoio nos seguintes idiomas: Holandês, Francês, Alemão, Italiano, Polaco, Português e Espanhol.
A Tungsten também possui números locais de apoio ao cliente para os seguintes países: Austrália +61 (0)1800035399 Bélgica +32 (0)24031011 Dinamarca +45 (0)80885818 Finlândia +358 (0)800118871 França +33 (0)170708100 Alemanha +49 (0)69222220290 Irlanda +353 (0)12477709 Itália +39 0236006340 Malásia +60 (0)1800813158 Países Baixos +31 (0)207121385 Nova Zelândia +64 (0)800448121 Singapura +65 (0)8001204757 Espanha +34 (0)914141472 Suécia +46 (0)850578418 Reino Unido +44 (0) 870 165 7430
Existe mais alguma informação disponível sobre o serviço Tungsten?
Sim, consultewww.tungsten-network.com/GSK
Como posso obter mais informações acerca do modo de me tornar um Comprador que utiliza o serviço Tungsten?
AVISO: As informações contidas neste documento são proprietárias à Tungsten e destinam-se a funcionários, parceiros de negócios e clientes. Não podem ser copiadas, duplicadas, usadas de forma alguma ou transmitidas a terceiros sem o consentimento prévio, por escrito, da Tungsten. © Copyright 2014 Tungsten. Tungsten é uma marca comercial da Tungsten Corporation Plc e está protegida por lei. Tungsten logo™.
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e-Facturação e visão global das suas opções
Adira à Tungsten Network e beneficíe de:
Entrega de facturas seguras e garantidas: acabou-se o extravio de facturas por correio
Pagamento atempado: os seus clientes podem processar as suas facturas com maior rapidez
Acabaram-se os atrasos: As facturas não podem ser enviadas se estiverem incompletas, não aterram
na secretária errada e não necessitam de intervenção manual
Ligação em linha segura: envie facturas facilmente sem necessidade de software ou hardware
adicional
Acesso e relato 24/7: usufrua de maior transparência no processamento e melhor gestão do fluxo de
caixa
Cumprimento fiscal: cumprimento legal e fiscal garantido
Facturação sempre fácil e eficaz em termos de custo
A Tungsten oferece dois métodos básicos para enviar facturas e operações de crédito. Pode enviar um
ficheiro de dados directamente à Tungsten Network ou usar a nossa Solução Integrada ou criar facturas
usando o Formulário Web através do Portal.
Este documento explica o funcionamento da e-Facturação e quais as opções disponíveis.
Como funciona
Ao verificar facturas para duplicados e assegurando que incluem a informação exigida pelo seu cliente,
asseguramos um processamento directo automatizado, permitindo um pagamento atempado. Através do
Portal pode aceder ao arquivo Tungsten Network e a uma série de funções de relato.
Leia este documento atentamente antes de decidir se a submissão através da Solução Integrada ou do
Formulário Web através do Portal é a melhor opção para a sua empresa.
AVISO: As informações contidas neste documento são proprietárias à Tungsten e destinam-se a funcionários, parceiros de negócios e clientes. Não podem ser copiadas, duplicadas, usadas de forma alguma ou transmitidas a terceiros sem o consentimento prévio, por escrito, da Tungsten. © Copyright 2014 Tungsten. Tungsten é uma marca comercial da Tungsten Corporation Plc e está protegida por lei. Tungsten logo™.
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1. Solução Integrada: enviar um ficheiro de dados extraídos
A Solução Integrada proporciona-lhe um processo totalmente automatizado, em que os dados da factura
são extraídos directamente do seu sistema de facturação e entregues directamente aos sistemas
financeiros dos seus compradores. Significa que:
Processamos dados virtualmente em qualquer formato consistente de dados e tratamos da
transformação dos dados com base nos requisitos do seu cliente
Não é necessário instalar software ou hardware adicional
Pode enviar um ficheiro de dados consolidado para todas as suas facturas
Uma vez na rede, pode ligar-se facilmente e enviar facturas para outros clientes
Custos da Solução Integrada
Cada conta de Solução Integrada recebe 520 transações de fatura gratuitas por ano de contrato. Assim que
tiver usado estas transações, serão aplicados os preços abaixo. Iremos repor as faturas gratuitas
novamente a 520 na sua data de renovação.
Inscrição anual
€1.250*
1-520
Gratuita
Custos de transação por fatura para faturas adicionais
1 – 20 faturas por mês
€1
21 – 250 faturas por mês
€0,80
251 – 1000 faturas por mês
€0,60
1001 – 5000 faturas por mês
€0,44
Mais de 5001 faturas por mês
€0,32
* Serão aplicadas taxas de ligação ao comprador. A taxa anual cobre a criação e a manutenção da sua conta para uma única entidade fiscal. Note: as transacções são cobradas mensalmente de acordo com o volume.
Introdução à Solução Integrada
Quando o seu cliente o convidar a aderir à Tungsten Network, um dos nossos especialistas de activação irá
indicar-lhe o processo de registo.
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2. Formulário Web: enviar facturas electrónicas usando o Portal
O Formulário Web está concebido para empresas que enviam um volume reduzido de facturas aos seus
clientes por ano. O portal oferece-lhe uma ligação segura e garante a entrega da sua factura aos seus
clientes no prazo de horas, o que lhes permite processar a sua factura e realizar o pagamento
prontamente.
Custos para usar o Formulário Web
Uma vez registados, todos os fornecedores que usem este opção recebem automaticamente 52 transações
gratuitas. No final do seu aniversário (um ano após o registo), iremos repor a sua conta, sem custos,
devolver-lhe 52 faturas gratuitas para usar durante os próximos 12 meses.
Se usar todas as 52 faturas gratuitas e precisar de mais durante este período de 12 meses, será obrigado a
comprar transações adicionais (em quaisquer aumentos após um mínimo de 25 faturas), com um preço de
€
2 por fatura. Pode comprar transações à medida que necessitar. Quaisquer transações não utilizadas,
pagas por fatura irão expirar 12 meses a contar da data da compra. Se pagou crédito na sua conta, ainda irá
receber 52 faturas gratuitas em cada aniversário.
Custos de transação anuais por fatura
1 – 52 faturas por ano
Gratuitas
Cada fatura (compra mínima de 25)
€2
* Opções de pagamento: Pode pagar com PayPal ou cartão de crédito. Aceitamos Visa, MasterCard e Visa Debit.
