TIPOS DE DADOS. Microsoft Excel

uando Surgiram, as folhas de cálculo tinham como função simplificar cálculos dando ao utilizador uma folha para escrever e ao mesmo tempo disponibilizavam uma calculadora integrada nessa mesma folha. Mas as funções desta aplicação já são mais generosas e permite-nos utilizar outras funções que actualmente são necessárias numa folha de cálculo:

⇒ Criar e utilizar Bases de Dados.

⇒ Criar Macros para automatização de tarefas.

⇒ Realizar apresentações sobre Slides.

T

I P O S D E

D

A D O S

Ao digitarmos informação numa célula, o Excel analisa automaticamente essa informação e irá designar-lhe um atributo. Este atributo será útil para o modo como se irão realizar as operações, pois não é possível realizar operações matemáticas com dados com um atributo de texto. Esta identificação é dada pelo primeiro caracter dessa informação.

Texto O Excel considera texto tudo o que não se

encontre nas outras categorias de tipos de dados, se o texto digitado for muito extenso, o Excel estende-o para as células à direita. No caso destas conterem informação o seu conteúdo não será visível na sua totalidade.

Números A introdução de um número para que o

Excel o reconheça como tal, apenas pode conter os caracteres 0 a 9 e ainda os seguintes caracteres especiais: - + ( ) / $ % ,(virgula) .(ponto)

Se quiser introduzir um número negativo anteceda-o de sinal - ou introduza-o entre parêntesis.

Datas As datas são armazenadas pelo Excel

como números entre 1 e 65380, correspondendo o número 1 ao início do calendário do Excel (1 de Janeiro de 1900) e o número 65380 ao final do calendário (31 de Dezembro de 2078).

Horas As horas são armazenadas pelo Excel

como números decimais entre 0 e 1, por exemplo o número 0,25 corresponde às 6:00 horas e o número 0,5 às 12:00 horas.

Valores Lógicos Normalmente os valores lógicos resultam de uma função lógica ou de uma comparação. Os valores lógicos são: Verdadeiro ou Falso.

Valores de Erro Estes valores são visualizados quando uma

fórmula não pode ser calculada devido a um erro. Um valor de erro começa sempre por um cardinal.

Exemplos de alguns erros: #VALOR, #NÚM!, #NOME?.

Fórmulas Uma fórmula é uma sequência de valores,

referências, células, nomes, funções, ou operadores que produzem um novo valor. As fórmulas iniciam-se sempre com o sinal de igual (=). Um valor que resulta duma fórmula é sempre actualizado sempre que outros valores, dos quais a fórmula depende sejam alterados.

MA N I P U L A Ç Ã O D E DA D O S Para introduzir qualquer tipo de dado:

1. Coloque o cursor na célula onde pretende introduzir a informação. 2. Digite a informação pretendida.

3. Pressione a tecla de Enter ou pressione o botão de validação .

@

Para cancelar uma entrada de um dado, antes de pressionar a tecla de Enter, pressione a tecla de Esc. ou o botão de cancelar .

AL T E R A Ç Ã O D E DA D O S

Para emendar informação contida numa célula:

1. Coloque o cursor na célula em que pretende emendar a informação.

2. Pressione a tecla F2, pressione com o botão do rato na barra de fórmulas ou ainda pressione duas vezes consecutivas e rapidamente na célula.

3. Introduza a nova informação, pode utilizar as teclas Delete e Backspace, para apagar respectivamente o caracter à direita ou à esquerda do cursor.

EL I M I N A Ç Ã O D E DA D O S

Para remover o conteúdo de uma célula: 1. Seleccione a célula.

2. Pressione a tecla de Delete.

@

Quando utiliza o processo acima referido, apaga só o conteúdo da célula, a célula permanece na folha de trabalho.

TI P O S D E OP E R A D O R E S

Os operadores são usados para especificar uma operação.

Operadores Aritméticos + (Adição) - (Subtracção) * (Multiplicação) / (Divisão) % (Percentagem) ^ (Exponenciação) Operadores de Texto

O símbolo &é um operador de texto e possibilita a concatenação de duas ou mais cadeias de caracteres.

Ex:. =”bar”&”co” (Seria visualizado na célula a palavra barco).

Operadores de Comparação

= Igual

< Menor

<= Menor ou Igual que > Maior

>= Maior ou Igual que <> Diferente de

@

Qualquer operação que envolva operadores de comparação tem como resultado um dado do tipo lógico.

Operadores de Referência

: Operador de range. Quando utilizado entre duas referências devolve o conjunto de células entre essas referências.

Ex: B5:C6 significa o conjunto de células que vai de B5 a C6 (B5, B6, C5, C6). ( ) Espaço - Operador de intersecção, devolve as células em comum em dois ou mais grupos de células.

(,) Virgula - Operador de União devolve uma união entre dois ou mais grupos de células.

OR D E M D E PR E C E D Ê N C I A

Ordem de precedência Símbolo Nome

1 : Range 2 (Espaço) Intersecção 3 , União 4 - (Negativo) Negativo 5 % Percentagem 6 ^ Exponenciação 7 * e / Multiplicação e Divisão 8 + e - Soma e Subtracção 9 & Concatenação 10 =, >, <, >=, <=, <> Comparação EL A B O R A Ç Ã O D E FO R M U L A S

Entende-se por fórmula uma operação ou conjunto de operações numa determinada célula. Geralmente nas fórmulas utiliza-se referências a outras células para que com base nesses valores se calcule o valor da célula onde a fórmula é digitada, também se utiliza funções e conjuntos de células para executarmos determinadas tarefas.

As fórmulas têm como objectivo ajudar a analisar os dados de uma folha de cálculo. Quando os valores de que a formula depende forem alterados o Excel automaticamente faz a actualização desses valores na fórmula.

RE G R A S P A R A IN T R O D U Z I R U M A FO R M U L A N U M A CÉ L U L A.

• É sempre precedida do sinal igual (Ex: =A1+A2)

• Não pode conter mais de 255 caracteres

• A utilização dos parêntesis permite alterar a ordem de precedência dos operadores (Ex: =A5*(D7-D8), primeiro a subtracção depois a multiplicação)

MA N I P U L A Ç Ã O D E FO L H A S

O Livro pode conter várias folhas, por defeito, um livro abre com 16 folhas de trabalho (de folha1 a folha16). O numero de folhas por defeito num livro é personalizável no menu Ferramentas (Tools), comando Opções (Options), Secção geral (General), opção nº de folhas no novo livro (Sheets in new Workbook).

Os nomes das folhas aparecem numa barra que se encontra na parte inferior da janela do livro. A movimentação entre as diversas folhas é feita através da barra de folhas, pressionando o botão esquerdo do rato sobre a folha pretendida. O nome da folha activa encontra-se na barra a negrito.

Num livro é possível inserir, apagar, alterar o nome, copiar, mover ou esconder folhas. As folhas de um livro podem ser de quatro tipos consoante a sua função:

Folha de trabalho Introdução e cálculo de dados.

Folha de gráficos Gráficos que não estejam na WorkSheet. Folhas de VBA Linguagem Microsoft Excel Visual Basic. Folhas de Macros Microsoft Excel Compatibilidades com as versões

anteriores do Microsoft Excel. Nome do livro

Botões da janela

Barra de folhas

Elevadores

SE L E C Ç Ã O D E FO L H A S

É possível seleccionar em simultâneo diversas folhas de um livro, de modo a efectuar mais rapidamente operações de entrada, edição e formatação de dados.

Para seleccionar uma folha coloque o apontador do rato sobre o nome da folha e pressione o botão esquerdo do rato.

A folha seleccionada passa a ser a folha activa do livro. Em cada livro apenas se pode ter uma folha activa em cada momento.

Outra forma de deslocamento nas folhas e de activar uma folha é através das teclas CTRL+PgUp e CTRL+PgDn.

BO T Õ E S D E NA V E G A Ç Ã O

Os botões de navegação permitem disponibilizar os indicadores das folhas que fazem parte do livro e que não se encontram visíveis nesse momento.

Disponibiliza o nome da 1ª folha do livro.

Permite visualizar o nome da folha imediatamente antes. Permite visualizar o nome da folha imediatamente a seguir. Disponibiliza o nome da ultima folha do livro.

Estes botões permitem apenas disponibilizar o nome das folhas na parte visível da barra de folhas mas não activam a folha de trabalho, isto é, se a folha activa for a 1ª folha do livro e se pressionar sobre o botão visualiza-se o nome da ultima folha do livro mas esta não é a folha activa. A folha só é activada quando se pressiona o botão esquerdo do rato com o apontador deste sobre o nome da folha.

SE L E C Ç Ã O D E FO L H A S CO N T Í G U A S 1. Seleccione a primeira folha.

2. Pressione a tecla SHIFT, mantenha-a pressionada, e seleccione o nome da ultima folha do grupo que pretende seleccionar.

@

Se necessário utilize os botões de navegação para disponibilizar os nomes das folhas que não estejam visíveis.

@

Sempre que se encontra mais que uma folha seleccionada num livro aparece a indicação Grupo.

SE L E C Ç Ã O D E FO L H A S NÃ O CO N T Í G U A S 1. Seleccione a primeira folha.

2. Pressione a tecla CTRL, mantenha-a pressionada, e seleccione as outras folhas que irão fazer parte da selecção.

@

Se necessário utilize os botões de navegação para disponibilizar os nomes das folhas que não estejam visíveis.

@

Sempre que se encontra mais que uma folha seleccionada num livro aparece a indicação Grupo.

PA R A E F E C T U A R OU T R A S OP E R A Ç Õ E S SO B R E A S FO L H A S Pressione o botão direito do rato sobre a barra de folhas.

Depois seleccione o comando que pretender de acordo com as várias opções. As opções disponibilizadas são:

• Inserir folhas no livro.

• Apagar folhas do livro.

• Alterar o nome de uma folha.

• Mover ou Copiar folhas no livro.

CO L A G E N S ES P E C I A I S

Depois de usar o Copiar (Copy) pode usar o comando Colar Especial (Paste

Special) que permite colar só algumas características da informação copiada, tais

como formatações, fórmulas, conteúdos, etc... Para efectuar colagens especiais:

1. Seleccione a célula ou bloco de células pretendido. 2. Aceda ao menu Editar (Edit), opção Copiar (Copy).

3. Posicione o cursor na célula onde pretende colocar a informação. 4. Aceda ao menu Editar (Edit), opção Colar Especial (Paste Special).

5. Seleccione o tipo de informação que deseja:

• Tudo (All) - Copia toda a informação.

• Formulas (Formulas) - Copias apenas as fórmulas.

• Valores (Values) - Transforma a informação copiada (formulas) em

valores absolutos no local da colagem.

• Formatos (Formats) - Copia apenas as formatações. • Anotações (Notes) - Copia as anotações.

• Todos excepto Limites (All except Borders) - Copia tudo (conteúdo e

formatações), excepto os contornos.

6. Na secção Operação (Operations), indique se deseja executar alguma operação matemática entre as células de destino e as células copiadas (por exemplo, se for escolhida a operação de divisão o Excel divide o conteúdo anterior das células de destino pelo conteúdo das células copiadas).

7. Na caixa Ignorar Vazias (Skip Blanks) pode escolher se pretende ou não que o Excel copie apenas o conteúdo das células não vazias.

8. Na caixa de verificação Transpor (Transpose) indique se pretende ou não inverter a informação das linhas pelas colunas.

9. Pressione o botão OK ou Colar Ligação (Paste Link) consoante queira ou não criar ligações com o documento de origem da informação a ser colada, permitindo assim uma actualização da informação caso esta seja alterada no documento de origem.

AP A G A R IN F O R M A Ç Ã O Para apagar informação:

1. Seleccione a informação que pretende apagar.

2. Aceda ao menu Editar (Edit), opção Limpar (Clear).

3. De acordo com aquilo que deseja fazer, escolha um dos seguintes comandos do submenu Limpar:

• Tudo (All) - apaga tudo o que diz respeito à(s) célula(s) seleccionada(s); • Formatos (Formats) - apaga as formatações;

• Conteúdo (Contents) - apaga o conteúdo;

• Anotações (Notes) - apaga apenas as anotações das células.

@

Pode apagar de uma forma rápida o conteúdo das células seleccionadas: basta seleccionar o que pretende apagar e pressionar a tecla Delete.

PR E E N C H I M E N T O AU T O M Á T I C O

No Excel é possível copiar fórmulas de uma ou mais células para outra(s) de uma forma extremamente simples e que respeita os tipos de referências utilizadas nas fórmulas. Este processo também pode ser utilizado com outro tipo de dados.

Para executar o preenchimento automático:

1. Seleccione a célula que contem a fórmula, sem largar o botão do rato.

2. Arraste o cursor de modo a definir a célula ou o grupo de células para onde a fórmula vai ser copiada.

3. Aceda ao menu Editar (Edit), opção Preencher (Fill). No submenu deste comando escolha uma das opções Para Baixo (Down), Para Direita (Right),

Para Cima (Up), Para Esquerda (Left) ou Entre folhas de cálculo (Across Worksheets) (se pretender que o preenchimento seja efectuado para outras

folhas de trabalho do livro) de acordo com a selecção efectuada e no sentido do preenchimento automático pretendido (consoante a selecção, estarão disponíveis apenas algumas das opções deste submenu).

Esta operação também pode ser efectuada com o rato da seguinte forma: seleccione o grupo de células a partir do qual pretende fazer o preenchimento automático; posicione o apontador do rato no canto inferior direito deste grupo de células de modo a que este apareça com a forma de uma cruz negra e arraste a selecção de acordo com o que desejar.

AP A G A R CÉ L U L A S N A FO L H A D E TR A B A L H O

Quando se apagam células, elas desaparecem da folha e as células vizinhas são automaticamente deslocadas para preencher o espaço livre deixado pelas células removidas.

Para apagar células:

1. Seleccione a(s) célula(s) que pretende apagar.

2. Aceda ao menu Editar (Edit), opção Eliminar (Delete).

3. Para deslocar as células imediatamente à direita ou abaixo das células eliminadas para o espaço livre deixado por estas escolha, respectivamente,

Mover Células para a esquerda (Shift Cells Left) ou Mover Células para Cima (Shift Cells Up)

4. Pressione OK.

@

Na caixa de diálogo da opção Eliminar há também a possibilidade de apagar as linhas ou colunas correspondentes às células seleccionadas, escolhendo respectivamente Linha Completa (Entire Row) ou Coluna Completa (Entire

Column)

AP A G A R LI N H A S O U CO L U N A S C O M P L E T A S

1. Seleccione as linhas ou colunas que pretende apagar (através do indicador de linha ou de coluna).

2. Aceda ao menu Editar (Edit), opção Eliminar (Delete).

IN S E R I R CÉ L U L A S N A FO L H A D E TR A B A L H O

O Excel permite inserir novas células entre as já existentes numa folha de trabalho. Para inserir células:

1. Seleccione a área onde vai inserir as células.

2. Aceda ao menu Inserir (Insert), opção Células (Cells).

3. Escolha a opção Mover Células para a Direita (Shift Cells Right) ou Mover

Células para Baixo (Shift Cells Down) conforme pretenda empurrar as células

para a direita ou para baixo do local onde vai ser feita a inserção de células. 4. Pressione OK.

@

Na caixa de diálogo da opção Células há também a possibilidade de inserir as linhas ou colunas correspondentes às células seleccionadas, escolhendo respectivamente

IN S E R I R LI N H A S O U CO L U N A S C O M P L E T A S

1. Seleccione as linhas ou colunas que pretende inserir (através do indicador de linha ou de coluna).

2. Aceda ao menu Inserir (Insert), opção Coluna (Column) ou Linha (Row) conforme o que tiver seleccionado.

O Excel acrescentará o número de linhas ou de colunas que estavam seleccionadas.

T

I P O S D E

R

E F E R Ê N C I A

Os vários tipos de referência são utilizados quando se pretende fazer um processo de cópia de fórmulas e se deseja que as fórmulas reflictam os valores desejados sem editar essas mesmas fórmulas.

As fórmulas distinguem-se pelo formato com que as fórmulas aparecem na barra de fórmulas, o símbolo mais usado nas referências é o símbolo $.

OS M E C A N I S M O S D A S RE F E R Ê N C I A S

Uma referência a uma célula numa fórmula é uma indicação de que o programa deve ir buscar o valor contido na célula em questão e utilizá-lo nas operações indicadas na fórmula. TI P O S D E R E F E R Ê N C I A S • Referências Relativas; • Referências Absolutas; • Referências Mistas; • Referências Circulares;

• Referências a outras folhas do nosso livro de cálculo; • Referências Externas;

As referências são utilizadas quando pretende fazer um processo de cópia de fórmulas e deseja que elas reflictam os valores reais sem mais edição.

As referências distinguem-se pelo formato com que as fórmulas aparecem na barra de fórmulas, o símbolo utilizado nas referências mais simples é o $.

Referências Relativas

Este tipo de referência não é de carácter fixo, mas sim susceptível de actualizações mediante acções de cópia. Tem em conta a posição onde se encontra relativamente à folha de trabalho.

Referências Absolutas

Este tipo de referência é de carácter fixo, não sofrendo actualizações mediante acções de deslocação de cópia de informação. Indica ao EXCEL onde procurar uma célula baseada na localização exacta dessa célula na folha de trabalho.

Ex. de Referencia Absoluta - $A$1

Referências Mistas

Este tipo de referência permite conjugar e relacionar os dois tipos anteriores, consoante as necessidades do utilizador. Informa o EXCEL onde procurar outra célula pela combinação duma referencia exacta de coluna ou linha com uma relativa de linha ou coluna. Nesse caso apenas serão actualizáveis, através duma acção de cópia, as linhas ou colunas não antecedidas do símbolo $(dólar). Por exemplo, na referencia mista B$4, a referencia de coluna é relativa e a referencia de linha é absoluta.

Ex. de Referencia Mista - $A1 ou A$1

Referências Circulares

Este tipo de referência não deve ser utilizado. Este tipo de referência aparece quando o utilizador digita na fórmula o endereço da célula onde está a construir essa mesma fórmula.

Ex.: Estando posicionado na célula A3 digita-se a seguinte fórmula =A1+A3.

O Excel neste caso devolve uma mensagem advertindo o utilizador de que não consegue resolver referências circulares.

Referências a outras folhas do nosso livro de cálculo

Do mesmo modo que utiliza referências a células localizadas em qualquer local da folha de trabalho, também pode referenciar células localizadas noutra folha do mesmo livro de trabalho.

Ex.: O nome da folha de trabalho é sempre uma referência absoluta. A referência da célula pode ser relativa ou absoluta.

O ponto de exclamação separa a referência da folha, da referência da célula

=Folha2 ! A11

Referências Externas

Este tipo de referências permite utilizar células de outro livro de trabalho. Ex.: =[[Exemplo1.xls]]Folha1!$a$1

Esta fórmula vai devolver o valor que estiver na célula A1 da folha1 do ficheiro

Exemplo1.xls, na célula onde for digitada.

F

O R M A T A Ç Õ E S D E

C

É L U L A S

A altura das linhas e a largura das colunas podem ser ajustadas consoante as necessidades.

O tipo de letra, o alinhamento de um conjunto de células, os limites, o padrão e cor de fundo de uma área, os formatos numéricos,

ES T I L O S

Dá-se o nome de estilo a um conjunto de formatações, o Excel possuí alguns estilos pré-definidos como é o caso do estilo Normal que engloba todas as formatações por defeito (Alinhamentos, Tipos de letra, contornos, padrões, etc...). Mas o Excel permite ainda ao utilizador a criação de estilos próprios.

Para criar estilos:

1. Seleccione a célula formatada com os parâmetros que quer definir como estilo. 2. Aceda ao Menu Formatar (Format) opção Estilo (Style).

3. Na opção Nome do Estilo (Style Name) digite um nome para o seu estilo. 4. Pressione o botão Adicionar (Add).

Para aplicar Estilos:

1. Seleccione a célula ou conjunto de células pretendido. 2. Aceda ao Menu Formatar (Format) opção Estilo (Style).

3. Pressione na seta posicionada ao lado da opção Nome do Estilo (Style Name). 4. Seleccione o estilo que pretende aplicar.

5. Pressione no botão OK.

Para eliminar Estilos:

1. Aceda ao Menu Formatar (Format) opção Estilo (Style).

2. Pressione na seta posicionada ao lado da opção Nome do Estilo (Style Name). 3. Seleccione o nome estilo a eliminar.

4. Pressione no botão Eliminar (Delete).

5. Pressione o botão OK (Todas as células que possuíam o estilo eliminado assumem automaticamente o Estilo Normal).

AP L I C A Ç Ã O A U T O M Á T I C A D E FO R M A T O S

O Excel dispõe de esquemas de formatação pré-definidos. Quando se utiliza a

Formatação automática (Auto Format), este selecciona automaticamente a zona

(com informação) adjacente à célula corrente (ou podemos definir uma zona através de uma selecção), detecta os tipos de dados contidos nessa zona e aplica o formato correspondente.

Para aplicar os esquemas de formatação automática:

1. Seleccione o bloco de células pretendido ou posicione-se numa célula que tenha uma tabela adjacente.

2. Aceda ao menu Formatar (Format) opção Formatação Automática (Auto

3. Na opção Formato da Tabela (Table Format) seleccione o esquema de formatação pretendido (A ultima opção Nenhum (None), permite remover a

Formatação Automática da zona corrente). Na caixa Exemplo (Sample) obtém

uma pré-visualização do esquema seleccionado.

4. Caso não pretenda aplicar todas as formatações do esquema pressione o botão

Opções (Options) e seleccione só os tipos de formatos que pretende atribuir.

5. Pressione o botão OK.

CÓ P I A S D E FO R M A T O S

Para copiar formatos:

1. Seleccione a célula ou conjunto de células de onde pretende copiar o formato. 2. Pressione no botão da barra de ferramentas.

3. Seleccione as células para as quais pretende copiar o formato.

@

Se pressionar duas vezes consecutivas e rapidamente em cima do botão (pincel) pode efectuar a cópia do formato seleccionado para vários conjuntos de células. Para desligar esta opção pressione novamente no botão pincel.

FO R M A T A R O FU N D O D E U M A FO L H A

Para formatar o fundo de uma folha:

1. Aceda ao menu Formatar (Format) opção Folha (Sheet) e escolha a opção

Segundo Plano (Background) do sub-menu.

2. Na caixa de dialogo Abrir escolha um ficheiro que contenha a imagem pretendida (Ficheiros com extensão BMP que geralmente se encontram no directório Windows).

P

R O T E C Ç Ã O D E

F

I C H E I R O S

Para proteger um ficheiro deve-se aceder à caixa de dialogo Guardar Como (Save

As) através do menu Ficheiro (File) e pressionar o botão Opções (Options)

Existem dois tipos de protecção para os ficheiros. Um dos dois não permite aceder ao ficheiro Palavra-passe de protecção (Protection Password), outro permite visualizar o ficheiro mas não deixa gravar no ficheiro original qualquer alteração que se tenha efectuado Palavra-passe contra gravação (Write Reservation Password).

As palavras-passe podem ter até 15 caracteres e diferenciam maiúsculas de minúsculas. As protecções definidas na caixa de dialogo Opções de Gravação (Save Options) só serão activadas da próxima vez que se abrir o ficheiro.

P

R O T E C Ç Ã O D E

L

I V R O S

Outro tipo de protecção que pode realizar num livro é a protecção da estrutura desse livro, evitando assim que as folhas nele existentes possam ser eliminadas, movidas, escondidas, tornadas visíveis ou que se altere o nome, e não permite ainda que se insiram novas folhas dentro do livro.

Para proteger um livro:

1. Aceda ao menu Ferramentas (Tools), opção Protecção (Protect), sub-opção

Proteger livro (Protect Workbook).

2. Nesta caixa de dialogo pode optar por proteger as janelas e/ou a estrutura do livro bem como definir uma palavra-passe (opcional) para limitar a anulação desta protecção.

3. Pressione o botão OK.

Para desproteger um livro, aceda ao menu Ferramentas (Tools), opção Protecção (Protect), sub-opção Desproteger livro (Unprotect Workbook) que se encontra disponível caso o livro activo esteja protegido. Caso seja solicitado digite a palavra-passe.

Para proteger a folha:

Pode activar protecções ao nível das folhas, de modo a que o utilizador não possa alterar os dados nelas presentes.

1. Aceda ao menu Ferramentas (Tools), opção Protecção (Protect), sub-opção

Proteger folha (Protect Sheet).

2. Nesta caixa de dialogo pode definir uma palavra-passe para limitar a anulação desta protecção e pode ainda seleccionar o que quer proteger.

• Conteúdo (Contents) - Inibe qualquer alteração às células da folha.

• Objectos (Objects) - Inibe alterações aos objectos gráficos existentes na folha tais como, eliminação, redimensionamento ou deslocamento.

• Cenários (Scenarios) -Inibe qualquer alteração às definições de cenários existentes na folha.

3. Pressione o botão OK.

Para desproteger uma folha, aceda ao menu Ferramentas (Tools), opção Protecção (Protect), sub-opção Desproteger folha (Unprotect Sheet) que se encontra disponível caso a folha activo esteja protegida. Caso seja solicitado digite a palavra-passe.

O

P Ç Õ E S D E

I

M P R E S S Ã O

Alguns parâmetros de impressão devem ser definidos antes de ser realizada qualquer impressão, tais como, a impressora a utilizar, dimensão das folhas de papel ou tipo de informação a imprimir.

A definição das margens permite reservar uma zona da folha que não será impressa, no caso das margens direita e esquerda, ou que será impressa com informação do cabeçalho e rodapé.

Para Personalizar o cabeçalho e rodapé, depois de carregar nos respectivos botões, posicione-se na secção pretendida e digite o texto desejado, ou pressione os botões desta caixa de dialogo para incluir códigos pré-definidos.

Na tabela que se segue estão descritas as funções de cada um dos botões disponíveis nesta caixa de dialogo:

Botão Código Descrição

Este botão activa a caixa de diálogo Tipo de Letra (Font) para o conjunto de caracteres seleccionado. &[Página] No local onde figura o código, será impresso o

respectivo número de página.

&[Páginas] No local onde figura o código, será impresso o número total de páginas que compõem a impressão.

&[Data] No local onde figura o código será impressa a data do sistema.

&[Hora] No local onde figura o código será impressa a hora do sistema.

&[Ficheiro] No local onde figura o código será impresso o nome do ficheiro.

&[Separador] No local onde figura o código será impresso o nome da folha que contém a informação a ser impressa.

Para alterar a definição da página:

1. Aceda ao menu Ficheiro (File) opção Configurar Página (Page Setup). 2. Seleccione a ficha Página.

3. Na caixa Orientação (Orientation) indique se quer imprimir a folha ao alto -opção Vertical (Portrait) ou se quer imprimir a folha deitada - -opção Horizontal (Landscape).

4. Na caixa Escala (Scaling) pode definir a escala com que a informação vai aparecer impressa - opção Ajustar a (Adjust to) ou se pretende que a informação seja ajustada automaticamente para caber no número de páginas seleccionado - opção

Dividir por (Fit to). No entanto esta ultima opção tem limites, não pode colocar

informação de muitas páginas numa só.

5. Na opção Tamanho do Papel (Paper Size) seleccione o tamanho da folha em que a informação vai ser impressa.

6. Na opção Qualidade da Impressão (Print Quality) seleccione a qualidade de impressão pretendida.

7. Na opção Número da primeira Página (First Page Number) indique o número pelo qual o Excel vai começar a numerar as páginas a serem impressas.

8. Pressione o botão OK.

AN T E V I S Ã O D A IM P R E S S Ã O

Depois de efectuadas as especificações ao nível da folha, margens, cabeçalhos e rodapés, deve-se recorrer ao menu Ficheiro (File) opção Ver Antes (Print Preview) para visualizar uma antevisão da impressão. Desta forma podemos confirmar se a impressão está de acordo com o que se especificou na opção Configurar Página (Page Setup) do menu Ficheiro (File).

I

M P R E S S Ã O D E

F

O L H A S Para imprimir folhas:

1. Aceda ao menu Ficheiro (File) opção Imprimir (Print).

2. Na caixa Imprimir (Print What) indique se quer imprimir só a selecção, se quer imprimir as folhas seleccionadas ou se quer imprimir o livro todo.

3. Na opção Cópias (Copies) seleccione o número de cópias pretendido.

4. Na caixa Intervalo de Páginas (Page Range) indique se quer imprimir tudo ou defina o intervalo das páginas que quer imprimir.

5. Pressione o botão OK.

N

O M E S D A S

C

É L U L A S

Os nomes são identificadores, sugestivos e fáceis de relembrar, através dos quais se pode fazer referências a células, blocos de células, valores constantes ou fórmulas. Uma das vantagens de usar nomes é a facilidade com que ligamos a referência (nome) ao conteúdo da célula. (Ex.: Se desse o nome de IVA a uma célula, facilmente compreenderia que o conteúdo dessa célula seria um valor que representa o Imposto de Valor Acrescentado, poderia então construir fórmulas utilizando essa referência, =A2+IVA).

Vantagens na utilização de Nomes:

⇒ Cada livro pode dispor do seu próprio conjunto de nomes. Quando se cria um nome, este fica definido em todas as folhas do livro.

⇒ Os nomes podem ser criados de tal forma, que fiquem definidos apenas na folha onde foram criados. Deste modo num livro podemos ter o mesmo nome em várias folhas de trabalho.

⇒ Os nomes substituem a referência da célula em qualquer situação, como na digitação de fórmulas ou em caixas de dialogo.

⇒ A utilização de nomes na construção de fórmulas, torna as fórmulas mais simples e perceptíveis para o utilizador.

⇒ Caso se altere a estrutura da folha de cálculo, basta alterar a referência associada a um nome para que todas as fórmulas que utilizam o nome sejam automaticamente actualizadas.

⇒ A colocação de nomes na expressão de fórmulas é simples de efectuar através da caixa Nome (Name) na farra de fórmulas.

⇒ O Excel pode criar automaticamente nomes em função dos títulos das linhas e das colunas das tabelas presentes na folha de cálculo. Os nomes podem ainda ser definidos pelo utilizador.

C

R I A Ç Ã O D E

N

O M E S

Pode criar nomes de maneira a associar um nome a um bloco de células seleccionado ou ainda associar um nome a um valor constante.

Para associar nomes a células ou bloco de células:

1. Seleccione a célula ou conjunto de células pretendido. 2. Aceda ao menu Inserir (Insert) opção Nome (Name).

3. No sub-menu escolha a opção Definir (Define) - Serão exibidos todos os nomes definidos no livro.

4. Na caixa Nomes no livro (Names in Workbook) digite o nome que deseja atribuir. 5. Pressione o botão Adicionar (Add).

6. Pressione o botão Fechar (Close).

Para associar nomes a constantes:

1. Aceda ao menu Inserir (Insert) opção Nome (Name).

2. No sub-menu escolha a opção Definir (Define) - Serão exibidos todos os nomes definidos no livro.

3. Na caixa Nomes no livro (Names in Workbook) digite o nome que deseja atribuir à constante.

4. Na caixa Refere-se a (Refers To) digite a constante. 5. Pressione no botão Adicionar (Add).

6. Pressione no botão Fechar (Close).

CR I A Ç Ã O D E NO M E S A O N Í V E L D A FO L H A E A O N Í V E L D O

LI V R O

Quando se define um nome pelo processo que foi referido anteriormente, esse nome ficará definido para o Livro inteiro, sendo conhecido em qualquer folha de trabalho desse livro. Mas também poderá ser útil a criação de um nome que seja conhecido apenas na folha de trabalho onde foi criado, permitindo assim que exista o mesmo nome com outras referências noutras folhas de trabalho do mesmo livro, para isso basta digitarmos o nome na caixa Nomes no livro (Names in Workbook) antecedido do nome da folha e do sinal de ! (exclamação) Ex.: Folha2!soma (O nome soma só será conhecido na folha 2 do livro, em qualquer outra folha a fórmula =soma dará um erro do tipo #NOME?)

F

U N Ç Õ E S

As funções são como que fórmulas predefinidas internamente pelos programas, que podem ser usadas nas formulas criadas pelos utilizadores e que se destinam tornar possível ou a facilitar a realização de determinadas operações.

Uma função permite que lhe sejam introduzidos um ou mais valores e realizará a respectiva operação retornando o valor dessa operação na célula em que for digitada. Uma função pode ser utilizada isoladamente ou em conjunto com outras funções. Iremos seguidamente abordar algumas funções mais utilizadas. Estas podem ser classificadas em alguns grupos, sendo os mais significativos os seguintes:

• Funções Estatísticas;

• Funções Matemáticas e Trigonométricas;

• Funções de Data e Hora;

• Funções com Texto;

• Funções Lógicas;

• Etc.

Uma função tem sempre de ser inserida dentro de uma fórmula. Todas as funções são seguidas por parêntesis.

S

I N T A X E D E U M A

F

U N Ç Ã O Todas as funções têm a mesma sintaxe básica:

=Nome da Função(argumento1; argumento2; argumento3; ...)

Os parêntesis são utilizados para indicar os argumentos da função. O caracter separador de argumentos serve para separar os vários argumentos da função dentro dos parêntesis.

Ex. de uma função:

Neste caso, esta função soma, com os respectivos argumentos, devolveria na célula onde fosse digitada o valor 17.

@

O caracter separador de argumentos de uma função poderá variar conforme esteja definido para a configuração do País ou por escolha do utilizador no

Painel de Controle (Control Panel) - Em Portugal está definido o ; (ponto e

virgula).

Sinal de igual

Nome da Função

Parêntesis

Caracter separador de argumentos (;) Argumentos

Quadro exemplo:

Para além da função “SOMA” ou “SUM”, temos diversas outras funções estatísticas, entre as quais podemos apontar as seguintes:

FUNÇÕES ESTATÍSTICAS

1) Máximo (Max)

Devolve o máximo valor existente na série de valores indicados na lista de argumentos.

Sintaxe: Máximo(parametro1; parametro2; ...)

Ex.: =Máximo(B6:F12)

2) Mínimo (Min)

Devolve o mínimo valor existente na série de valores indicados na lista de argumentos.

Sintaxe: Mínimo(parametro1; parametro2; ...)

Ex.: =Mínimo(B6:F12)

3) Média (Average)

Calcula a média de um conjunto de valores, dados na lista de argumentos. Sintaxe: Média(parametro1; parametro2; ...)

Ex.: =Média(C6:C12)

4) Contar (Count)

Conta o numero de dados numéricos contidos na lista de argumentos. Sintaxe: Contar(parametro1; parametro2; ...)

FUNÇÕES MATEMÁTICAS E TRIGONOMÉTRICAS

1) Soma (Sum)

Esta função é possivelmente a função mais utilizada no Excel tendo inclusive um botão próprio na barra de ferramentas, a sua função é somar os valores que são introduzidos como parâmetros. Habitualmente, é classificada como uma função estatística, embora também possa ser considerada uma função matemática -efectua a soma ou o somatório dos valores indicados como argumentos.

Sintaxe: Soma(parametro1; parametro2; ...)

Ex.: =Soma(B6:B12)

Devolvendo como podemos verificar no quadro o valor 52.

2) Soma.Se (Sumif)

Esta função tem 3 parâmetros e soma os valores existentes nas células indicadas no terceiro parâmetro baseando-se num critério definido no segundo argumento e que actua sobre as células definidas como primeiro argumento.

Sintaxe: Soma.Se(Conjunto de células a pesquisar; critério de pesquisa; células a somar)

Ex.: Na célula D38 digitou-se: =Soma.Se(C31:C37;”Sim”;D31:D37)

O resultado desta função é 2450 que corresponde à soma dos subsídios a pagar (850+850+750).

3) Int (Int)

A função Int devolve a parte inteira de um numero que recebe como argumento (A parte inteira devolvida é sempre o menor inteiro mais perto do número introduzido como argumento).

Sintaxe: Int(número)

Ex.: =Int(9,995) - Devolve o número inteiro 9.

4) Abs (Abs)

A função Abs devolve o valor absoluto de um número ou seja o número sem o sinal.

Sintaxe: Abs(número)

Ex.: =Abs(-4.65) - Devolve o número inteiro 4,65.

=Abs(329) - Devolve o número inteiro 329. 5) Raizq (Sqrt)

Esta função devolve a raiz quadrada do valor introduzido como argumento. Sintaxe: Raizq(número)

Ex.: =Raizq(25) - Devolve o número inteiro 5.

=Raizq(Raizq(Raizq(256))) - Devolve o número inteiro 2. 6) Potência (Power)

A função potência calcula um número elevado a um expoente. Sendo o primeiro parâmetro da função a base e o segundo o expoente.

Sintaxe: Potência(base;expoente)

Ex.: =potência(3;2) - Devolve o número inteiro 9.

= potência(-2;3) - Devolve o número inteiro -8. 7) Arred (Round)

A função Arred permite arredondar um número indicado como primeiro argumento à posição indicada no segundo parâmetro.

Sintaxe: Arred(número;posição)

Ex.: =Arred(1,437;0) - Devolve o valor 1.

=Arred(12,645827;3) - Devolve o valor 12,646. 8) Contar.Se (Countif)

Esta função permite contar o número de células não vazias, do bloco de células definido no primeiro parâmetro, segundo um critério introduzido como segundo argumento.

Sintaxe: Contar.Se(bloco de células;critério)

Ex.: Se quisermos saber quantos vendedores do quadro exemplo não venderam nenhum Renault Laguna, bastaria digitar em qualquer célula a função com os seguintes argumentos

=Contar.Se(E6:E12;0)

Devolveria o valor 3 que corresponde ao número de zeros existentes na coluna de vendas do modelo Laguna (E6:E12), como podemos constatar na figura do quadro exemplo que nos aparece na página 26.

9) Pi (Pi)

Esta função devolve o valor da constante matemática Pi, e é um exemplo de ma função que não tem argumentos.

Sintaxe: Pi()

Ex.: =Pi() - Devolve o valor 3,14159265358979

10) Aleatório (Rand)

Esta função não tem argumentos e devolve um número aleatório entre 0 e 1, sem nunca tomar o valor 0 nem o valor 1 ( ]0,1[ intervalo aberto entre 0 e 1). Este cálculo é feito automaticamente sempre que a folha é recalculada. É também actualizado sempre que pressionarmos a tecla de F9.

Sintaxe: Aleatório()

Ex.: =Aleatório() - Devolve um valor gerado aleatoriamente entre 0 e 1 (0,775477507 por exemplo)

@

Se quisermos gerar um número inteiro aleatório entre 0 e 10, podíamos utilizar por exemplo a junção de duas funções: =Arred(10*Aleatório();0) -Devolve um número inteiro entre 0 e 10 (5 por exemplo). Esta fórmula gera um número aleatório entre 0 e 1 Aleatório(), multiplica-o por 10 e arredonda-o a 0 casas decimais.

11) Sen (Sin)

Esta função devolve a raiz quadrada do valor introduzido como argumento. Sintaxe: Sen(valor)

Ex.: =Sen(1)

12) Cos (Cos)

Esta função devolve o calculo do co-seno do argumento. Sintaxe: Cos (valor)

Ex.: =Cos(1)

13) Tan (Tan)

Esta função calcula a tangente do argumento. Sintaxe: Tan(valor)

FUNÇÕES DATA E HORA

As datas e horas podem ser visualizadas com diferentes formatações. No entanto são armazenadas no Excel como um número inteiro e um número decimal respectivamente. As datas estão compreendidas entre o dia 1 de Janeiro de 1900 e o dia 31 de Dezembro de 2078 e correspondem respectivamente ao número 1 e 65380.

Algumas das funções de Data e Hora mais utilizadas são:

1) Agora (Now)

A função Agora não tem parâmetros e devolve a data e hora do Sistema. Sintaxe: Agora()

Ex.: =Agora() - Devolve a data e hora actual 19-10-1997 23:50

2) Hoje (Today)

A função Hoje não tem parâmetros e devolve a data do Sistema. Sintaxe: Hoje()

Ex.: =Hoje() - Devolve a data do sistema 19-10-1997

FUNÇÕES DE TEXTO

1) Concatenar (Concatenate)

A função Concatenar permite juntar vários textos num só. Sintaxe: Concatenar(texto1;texto2;texto3;...)

Ex.: = Concatenar(“26”;” de”;” Fevereiro”;” de”;” 1996”) - Devolve a frase 26 de Fevereiro de 1996

FUNÇÕES LÓGICAS

As funções lógicas ou devolvem valores do tipo “verdade” ou “falso” ou, então, operam com valores desse tipo para efectuar outros cálculos.

A função lógica mais utilizada nas folhas de cálculo é a função “SE” ou “IF” que dá origem a um tipo específico de fórmulas, a que se pode chamar “fórmulas

condicionais” 1) Se (If)

Esta função tem 3 parâmetros, no primeiro digita-se uma condição, no segundo uma acção a realizar caso a condição digitada seja verdadeira e no terceiro uma acção a realizar caso a condição seja falsa. A função analisa a condição do primeiro parâmetro e realiza uma das acções declaradas.

A função poderá também ser argumento de outra função Se, pode-se ter até sete funções nos segundos e terceiros argumentos da função Se.

Sintaxe: Se(condição;acção se condição verdadeira;acção se condição falsa)

Ex.: = Se(A1<3;”menor que 3”;”maior que 3”)

No exemplo dado a função Se vai comparar o respectivo valor com o numero 3 e, se o valor for inferior a 3 escreve na respectiva célula menor que 3, se não, escreve maior

que 3.

A

S S I S T E N T E D E

F

U N Ç Õ E S

( F

U N C T I O N

W

I Z A R D

)

O Microsoft Excel disponibiliza um assistente de funções que tem como objectivo simplificar a utilização das mesmas. Este assistente encontra-se na barra de ferramentas , quando pressionado disponibiliza o primeiro passo do assistente de funções que permite escolher a categoria e a função a ser utilizada na célula seleccionada, o segundo passo permite digitar os parâmetros indicados pelo assistente para essa função. Quando terminar a introdução dos parâmetros a função ficará na folha de trabalho.

Na caixa Categoria da função (Function Category) estão descritas as várias categorias existentes. Na caixa Nome da função (Function Name) estão visíveis as várias funções da categoria seleccionada, na zona abaixo da categoria da função existe uma descrição da função juntamente com a sua sintaxe.

Se pretender utilizar a função Média (Average) na sua folha de trabalho pressione o botão Seguinte (Next) para introduzir os parâmetros da função.

Depois de pressionar o botão Seguinte (Next) aparece o segundo passo do assistente de funções que tem uma descrição da função e permite digitar os valores que quiser introduzir como argumentos (os parâmetros a Negrito (Bold) são os parâmetros que têm de ser preenchidos obrigatoriamente, os outros são facultativos). Na caixa Valor obtém uma pré-visualização do valor que vai ser devolvido pela função.

Se já introduziu os argumentos pressione no botão Terminar (Finish) para a função ficar na sua folha de trabalho, se quiser escolher outra função pressione no botão

Anterior (Back) para voltar ao primeiro passo do assistente de funções, se não desejar

que a função fique na sua folha de trabalho pressione o botão Cancelar (Cancel).

G

R Á F I C O S

Entende-se por gráfico toda a representação esquemática de valores numéricos que tenha como objectivo torna-los mais interessantes e de mais fácil leitura.

CR I A Ç Ã O D E U M GR Á F I C O UT I L I Z A N D O O BO T Ã O D O

AS S I S T E N T E D E GR Á F I C O S ( CH A R T WI Z A R D)

1. Selecciona-se a tabela sobre a qual quer construir o gráfico.

2. Pressiona-se no botão Assistente de Gráficos (Chart Wizzard) .

3. O apontador do gráfico muda para uma cruz, pode pressionar o botão do rato em qualquer local da folha para colocar o gráfico automaticamente ou pode arrastar pressionando o botão do rato para definir uma área onde o gráfico irá ficar. Quando largar o botão do rato vai aparecer o primeiro passo do assistente de gráficos.

4. Neste primeiro passo tem oportunidade de verificar se a selecção está correcta, se não for esse o caso pode definir um novo bloco de células. Para continuar pressione o botão Seguinte (Next) que fará com que apareça o segundo passo.

5. No segundo passo escolha o tipo de gráfico que melhor se adapta à sua informação através das teclas direccionais ou então pressionando com o rato no tipo de gráfico pretendido (no exemplo escolheu-se o gráfico de colunas), para acedermos ao terceiro passo pressione no botão Seguinte (Next), se deseja alterar alguma opção dos passos anteriores pressione o botão Anterior (Back).

6. No terceiro passo pode seleccionar um formato para o tipo de gráfico seleccionado no segundo passo (para exemplo seleccionou-se o formato 6), para continuar pressione no botão Seguinte (Next).

7. No quarto passo obtém uma pré-visualização do gráfico e pode definir se quer a informação agrupada por linhas ou colunas (marcas ou anos), neste caso a informação encontra-se agrupada por coluna (anos), pode também definir que coluna quer utilizar para eixo dos XX’, neste caso utiliza-se a primeira coluna da tabela (anos 1992, 1993, 1994 e 1995) e que linha quer utilizar para criar uma legenda para o gráfico, neste caso utiliza-se a primeira linha da tabela para a legenda (Renault, Fiat e Opel). Para aceder ao último passo pressione o botão Seguinte (Next).

8. Neste último passo pode definir um titulo para o gráfico digitando na área correspondente (não pressione ENTER quando acabar a digitação porque essa acção termina o Assistente de Gráficos), e pode ainda definir títulos para os eixos dos XX’ e dos YY’. Pode ainda definir se pretende colocar a legenda. Para acabar a construção do seu gráfico pressione o botão Terminar (Finish). Automaticamente o seu gráfico ficará inserido na folha.

Se alterar algum dado da sua tabela após a construção do gráfico, essa alteração reflecte-se automaticamente no gráfico.

PARA DESLOCAR O GRÁFICO NA FOLHA DE TRABALHO

Seleccione o gráfico pressionando o botão do rato em cima da área do gráfico e arraste-o para a nova localização.

PARA REDIMENSIONAR O GRÁFICO NA FOLHA DE TRABALHO

Seleccione o gráfico pressionando o botão do rato sobre a área onde se encontra o gráfico e posicione depois o cursor do rato numa das extremidades do gráfico até este tomar a forma de duas pontas de seta, arraste o gráfico até ao tamanho pretendido.

PARA ELIMINAR UM GRÁFICO NA FOLHA DE TRABALHO

Seleccione o gráfico e pressione a tecla de Delete.

FORMATAÇÃO DE GRÁFICOS

Depois do gráfico estar construído pode mudar a aparência do gráfico, formatando os vários elementos que constituem o gráfico, para formatar um gráfico é necessário que este se encontre em modo de edição, para isso pressione o botão do rato duas vezes rapidamente em cima da área do gráfico, quando esta operação for realizada o gráfico vai aparecer dentro de uma espécie de moldura. A partir desse momento podemos seleccionar qualquer elemento do gráfico (títulos, legendas, fundo, área do gráfico, etc.) de modo a poder formatá-los. Depois de seleccionar o elemento pressione o botão do rato duas vezes rapidamente em cima do objecto, terá acesso à caixa de diálogo Formatar onde pode escolher as várias categorias de formatação (Tipo de letra, Contornos, Padrões, etc...)