PROCEDIMENTO GESTÃO DO IMOBILIZADO

OBJETIVO

O Serviço de Aprovisionamento (SA) do Hospital de Magalhães Lemos, E.P.E. (HML, EPE) rege-se pelo presente Manual de Procedimentos, elaborado de acordo com o Manual de Procedimentos da ACSS, assumindo como objetivo definir os procedimentos e criar os circuitos para que todas as funções inerentes à Gestão de Património estejam documentadas e especificadas, em cumprimento da legislação em vigor, normas, procedimentos e disposições legais aprovados pelo Conselho de Administração.

RESPONSABILIDADES

É da responsabilidade do Conselho de Administração do HML, EPE a homologação e divulgação e da Res- ponsável do SA o cumprimento do presente procedimento.

1. Imobilizado

1.1 Organização e função

A função Gestão de Imobilizado, está organizada de acordo com a estrutura funcional representada na figu- ra abaixo, de forma a:

Controlar todos os bens de imobilizado afetos ao Hospital de Magalhães Lemos, EPE, relativamente ao seu cadastro, adições, amortizações, transferências, abates e reavaliações;

Garantir uma adequada segregação de funções;

Ser independente da Gestão de tesouraria;

Gestão de imobilizado

Gestão de património

1.2 Atribuições e responsabilidades

A função Gestão de imobilizado tem por atribuições e responsabilidades:

• Criar os mecanismos necessários que assegurem o cumprimento das normas e procedimentos definidos;

• Coordenar de modo contínuo e regular, todos os processos de imobilizado;

• Coordenar o registo das transações de imobilizado (aquisições, abates, transferências entre locali- zações e de imobilizado em curso);

• Assegurar que é atribuída a vida útil adequada a cada um dos bens de acordo com as normas inter- nas e diplomas legais a que estejam obrigados (se aplicável);

• Assegurar o cumprimento das políticas de cálculo (i) de amortizações, de acordo com a vida útil definida para cada um dos bens (ii) e das reavaliações;

• Controlar que o total de imobilizado e amortizações pelo cadastro, corresponde aos valores contabi- lizados

• Assegurar que o cadastro de imobilizado se encontra completo, correto e atualizado;

• Analisar e preparar o “orçamento de investimentos” e submeter à apreciação e aprovação do Vogal Executivo do Conselho de Administração;

• Assegurar em articulação com a Gestão Financeira de Imobilizado, o estudo de impacto em termos contabilísticos e financeiros das diferentes opções formais de organizar /classificar projetos de investimento ou obras de conservação;

• Comparar e analisar desvios face ao “Orçamento anual de Investimentos”;

• Assegurar todo o serviço relativo à Gestão de Imobilizado” que não se enquadre nas alíneas ante- riores.

A função Gestão Financeira de Imobilizado colabora com a função Gestão de Imobilizado e tem por atribui- ções e responsabilidades efetuar lançamentos e registos contabilísticos (relativos ao imobilizado) e proce- der à sua conferência, bem como assegurar outros serviços relacionados com a Gestão Financeira de Imo- bilizado.

A função Gestão de Património reporta à Gestão de Imobilizado e tem como atribuições e responsabilida- des:

• Efetuar o registo de todas as entradas (aquisições e transferências) de bens no cadastro;

• Efetuar registo de todos os abates de bens no cadastro;

• Garantir que o cadastro se encontra correto, completo e atualizado;

• Efetuar a gestão da manutenção dos bens;

• Colaborar na inventariação de imobilizado;

• Controlar e registar as transferências de bens imobilizados;

• Acompanhar o processo de alienação e destruição de bens imobilizados;

• Gerir a carteira de seguros do Hospital de Magalhães Lemos, EPE no que respeita à adequada cobertura de riscos (quando aplicável);

• Assegurar todo o serviço relativo à Gestão de Património que não se enquadre nas alíneas anterio- res.

As diferentes áreas, unidades ou serviços do Hospital de Magalhães Lemos, EPE, têm responsabilidade, em termos de Gestão de Património de:

• Validar tecnicamente e conferir, quando requerido, a receção dos bens;

• Manter em adequado estado de conservação os bens à sua guarda;

• Comunicar os bens desaparecidos, danificados ou obsoletos;

1.3 Segregação de funções

A Gestão de mobilizado deverá ser independente das funções:

• Gestão Financeira;

• Tesouraria;

A função Gestão de Imobilizado deverá estar organizada, sempre que possível de modo a que:

a) Não aprova Orçamento anual de investimentos;

b) Não efetua contabilização de imobilizado;

c) Só tem acesso à Aplicação de Gestão de Imobilizado quem dela necessita para desempenho das suas funções.

A função Gestão Financeira de Imobilizado deverá estar organizada, sempre que possível, de modo a que:

a) Não regista bens na Aplicação de Gestão de Imobilizado;

b) Não realiza investimentos;

c) Só tem acesso à Aplicação de Gestão de Imobilizado quem dele necessita para desempenho das suas funções;

A função Gestão de Património deverá estar organizada, sempre que possível, de modo a que:

a) Não efetua a contabilização do imobilizado;

b) Não realiza investimentos;

c) Só tem acesso à Aplicação Gestão de Imobilizado quem dele necessita para desempenho das suas funções.

2. Plano anual de investimentos Objetivos

Assegurar que todas as aquisições de imobilizado são devidamente orçamentadas e aprovadas.

Procedimentos e controlos A função Gestão de Imobilizado:

a) Elabora proposta de orçamento anual de investimentos a partir do plano de atividades em articula- ção com o Vogal Executivo do Conselho de Administração.

b) Verifica a informação recebida dos serviços quanto à totalidade, estimativa de valor e submete à apreciação superior.

c) Consolida a informação gerando o “Plano de Investimentos Anual”, em folha de cálculo;

d) Reúne todo o processo e remete para validação da Gestão Financeira e submissão a aprovação do Vogal Executivo do Conselho de Administração;

e) Procede à reformulação do “Plano de Investimentos Anual”, de acordo com as indicações do Vogal Executivo do Conselho de Administração, efetuando de novo as atividades referidas na alínea ante- rior.

f) Recebe o orçamento aprovado pelo Vogal Executivo do Conselho de Administração.

2.1 Análise dos desvios Objetivos

Assegurar que é efetuado o acompanhamento da execução orçamental de investimentos e obtidas as justi-

ficações para todos os desvios significativos em relação ao Plano Anual de Investimentos aprovado.

Procedimentos e controlos

A função Gestão de Imobilizado, mensalmente:

a) Elabora “Mapa de análise de desvios” comparando os valores orçamentados face aos reais;

b) Analisa e obtém justificações para os desvios existentes;

c) Assina o “Mapa de análise de desvios” em evidência dos controlos efetuados;

d) Apresenta o “Mapa de análise de desvios” mensalmente, juntamente com o justificativo dos desvios para apreciação e aprovação do Vogal Executivo do Conselho de Administração.

e) Recebe o “Mapa de análise de desvios”, devidamente aprovado;

f) Arquiva.

3. Aquisição de Imobilizado corporeo Objetivos

Assegurar que todos os investimentos em imobilizado estão previstos no Plano de Investimentos anual, se a despesa prevista pode ser realizada de acordo com a Lei dos Compromissos e comunicados à Gestão de Património.

3.1 Aprovação da Compra

Segue a mesma tramitação que a aquisição de outros bens e serviços (ver procedimento de Gestão de Aprovisionamento),

Procedimentos e controlos

A Requisição Interna / Nota de Serviço, para a compra de bens de investimento, tem que mencionar o des- tino do bem para posterior afetação pela Gestão de Património.

3.2 Receção de bens de imobilizado

Objetivos

Assegurar que segue o mesmo trâmite que a receção de outros bens e estes são devidamente comunica-

das à Gestão de Património.

Quando da entrega do bem/equipamento é elaborado um documento (Ficha de receção - Anexo I) onde se encontra registada a identificação do bem/equipamento, os intervenientes na receção, o centro de custo e o número de inventário.

Procedimentos e controlos

Todas as receções de bens de imobilizado são comunicadas à Gestão de Património pelo Aprovisionamen- to.

A Gestão de Património receciona uma cópia da fatura e da Requisição Interna do Aprovisionamento (aquando da entrega à Gestão Financeira do processo de despesa), para registo do cadastro, cada uma das partes assinam como evidência de receção e entrega respetivamente. (Imobilizado - Guia de Compra – Anexo II)

3.3 Registo contabilístico

A Gestão Financeira de Imobilizado:

a) Receciona a fatura e o respetivo processo de despesa do Aprovisionamento, assina em evidência da receção o protocolo.

b) Efetua registos contabilísticos respetivos.

4. Registo em cadastro e etiquetagem Objetivos

Assegurar que as aquisições de imobilizado são correta e integralmente registadas no cadastro e etiqueta- das (sempre que aplicável). (Espécimen de etiqueta – Anexo III)

Procedimentos e controlos A Gestão de Património:

a) Recebe informação / relação dos bens lançados pela Gestão Financeira de Imobilizado e compara com a relação de bens já registados na Aplicação de Imobilizado do Aprovisionamento;

b) Efetua o registo de cada um dos bens na Aplicação de Gestão de Imobilizado e gera a respetiva

“Ficha de Cadastro de Imobilizado”, para tal (e com base na fatura e requisição interna):

• Coloca o n.º do classificador geral, o mais adequado de acordo com a lista do CIBE;

• Confere e atualiza, se necessário, os dados transferidos através de ficheiro enviado em

suporte de papel e por correio eletrónico à Gestão Financeira de Imobilizado (regime fiscal,

reavaliações, situação, taxa de amortização, descrição do bem, data de aquisição, n.º da fatura, tipo de bem (novo/usado), quantidade adquirida, valor sem ICA, taxa de IVA, código de fornecedor, modo de aquisição.

• Insere data de aquisição, data de início de utilização, data do documento;

• Verifica e ajusta possíveis diferenças de arredondamento;

• Efetua a afetação do bem de acordo com o destino evidenciado na Requisição Interna (Cen- tro de Custo e local onde vai ficar localizado o bem, sala, quarto, etc);

• Após a afetação, confere os dados transferidos no ficheiro (conta do POCSS, taxa de amor- tização, centro de custo, classificação económica).

Após o registo anterior a Gestão de Património procede à etiquetagem:

a) Imprime as etiquetas com código de barras e numeradas sequencialmente, de forma a identificar o bem;

b) Procede à etiquetagem física dos bens, através da colocação de etiquetas, de acordo com as regras definidas.

Para os bens sujeitos a registo:

Providência a efetivação dos registos relativos aos investimentos sujeitos a registo, dos quais se salien- tam os terrenos e edifícios. A Gestão de Património:

a) Mantém os registos atualizados, sendo que para esse efeito, anualmente emite o relatório “Lista de terrenos, edifícios, veículos e diretos afins”,

b) Solicita ao Gabinete Jurídico informação sobre o registo do património do Hospital de Magalhães Lemos EPE e verifica a compatibilidade entre essa informação e os registos existentes no Hospital.

c) Solicita confirmações externas (no caso dos terrenos e edifícios) às respetivas Conservatórias, as quais são comparadas com o constante nos registos do Hospital de Magalhães Lemos, EPE, sem- pre que se justifique.

A Gestão Financeira, um elemento independente, periodicamente (preferencialmente, no mínimo numa base anual), procede à:

a) Reconciliação do total do cadastro em termos de imobilizado e amortizações, com os registos con-

tabilísticos;

b) Investiga e propõe regularização de eventuais diferenças existentes à Gestão de Imobilizado e à Gestão Financeira.

c) Após aprovação das regularizações das diferenças existentes (por parte da Gestão de Imobilizado ou Gestão Financeira) procede-se em conformidade.

5. Amortizações Objetivo

Assegurar que as amortizações e reintegrações são calculadas e contabilizadas corretamente de acordo com a vida útil dos bens registados no cadastro.

Procedimentos e controlos

As amortizações são calculadas automaticamente pela Aplicação de Gestão de mobilizado.

Mensalmente, a função Gestão de Imobilizado:

a) Executa na Aplicação de Gestão de Imobilizado a “rotina” para o cálculo de forma automática das amortizações;

b) Após conferência, remete até ao dia 5 de cada mês o ficheiro (via e-mail e em suporte de papel) das amortizações por centro de custo;

c) A Gestão Financeira - Efetua mensalmente a integração das amortizações remetidas pela Gestão de Património para a Gestão Financeira;

d) Compara os valores registados na Aplicação de Gestão de Imobilizado com os valores registados na Gestão Financeira para assegurar que a integração foi corretamente efetuada.

Mensalmente é descarregado e enviado por correio eletrónico (e entregue em suporte de papel) para a Gestão Financeira um ficheiro com as amortizações por Centro de Custo – Anexo IV. A aplicação GHAF gera também um Mapa histórico de amortizações por conta – Anexo V).

6. Imobilizado em curso Objetivo

Todas as imobilizações em curso são devidamente controladas e transferidas para o imobilizado quando disponível para uso.

Procedimentos e controlos

A Gestão de Imobilizado:

a) Receciona Autos de medição/faturas;

b) Validas as faturas com os contratos celebrados e com os respetivos Autos de Medição que se encontram validados pelo Serviço de Instalações e Equipamentos, devidamente capeados por informação onde estão confirmados os trabalhos realizados.

c) Regista os autos de medição e faturas na Conta da Obra do respetivo processo;

d) Receciona o Auto receção provisória / definitiva das empreitadas;

e) Confere os Autos de receção e os documentos comprovativos da realização do trabalho assinado pelo responsável do Centro de Custo onde as obras foram realizadas.

f) Remete as faturas, notas de encomenda e informações da Gestão de Imobilizado, do Serviço de Instalações e Equipamentos e auto de receção provisória à Gestão Financeira de Imobilizado para proceder ao lançamento contabilístico de transferência das contas de Imobilizado em Curso para as respetivas contas de Imobilizado.

g) Sempre que solicitado e de acordo com a legislação em vigor pode ser libertada parte do valor da garantia bancária.

h) Findo o prazo de garantia da obra e após a receção definitiva é comunicada a anulação da (s) garantia (s) bancária (s).

7. Transferências

7.1 Transferências internas Objetivos

Assegurar que as transferências de imobilizado entre localizações são correta e integralmente registadas no cadastro.

Procedimentos e controlos

As transferências internas podem ter origem nos diferentes serviços do Hospital de Magalhães Lemos, EPE.

O Serviço que requisita o bem emite um “Pedido de transferência de imobilizado” (Anexo VI) descreven- do o bem a ser transferido, a justificação e a indicação de alteração de afetação para o serviço que detém o bem.

A Gestão de Património:

a) Recebe o pedido de transferência de imobilizado onde está expressa por ambas as partes a inten- ção de receber e ceder o bem, ou seja assinado pelos responsáveis dos serviços intervenientes;

b) Analisa a sua validade (assinado pelos dois serviços / unidades envolvidas);

c) Submete o pedido de transferência à autorização superior.

d) Comunica aos serviços interessado a autorização de transferência;

e) Atualiza a ficha de cadastro de imobilizado na Aplicação de Gestão de Imobilizado;

f) Arquiva documento de movimentação de imobilizado;

g) Elabora relatório, mensal, com as transferências efetuadas durante o período

Após autorização superior o serviço que detém o bem entrega-o. O serviço requisitante recebe o bem, con- tra recebimento do “Pedido de transferência de Imobilizado” (documento de movimentação de imobilizado) assinado em evidência de receção e entrega respetivamente, ficando cada parte com uma cópia e reme- tendo cópia à Gestão de Património.

8. Abate de bens Objetivo

Assegurar que os abates de bens são devidamente aprovados e correta e integralmente registados no cadastro e contabilizados, quando aplicável comunicados às Finanças.

Procedimentos e controlos

8.1 Abate por inexistência do bem físico: sinistro ou furto de bens

A participação de uma ocorrência é necessária sempre que se verifique um caso de furto, extravio, incêndio, deterioração, etc.. O Serviço que detetou a ocorrência:

a) Emite de imediato o “Auto de ocorrência” que será verificado e assinado pela Gestão de Património e pelo Serviço de Instalações e Equipamentos;

b) Arquiva cópia e remete à Gestão de Património;

A Gestão de Património:

a) Receciona o Auto de Ocorrência;

b) Comunica o sucedido ao Vogal Executivo do Conselho de Administração e outros interessados dire-

tamente no ato;

c) Procede ao apuramento de responsabilidades e à participação às autoridades, nos casos em que tal se justifique.

Caso haja necessidade de abate do bem, a Gestão de Património após ter recebido o Auto de Ocorrência validado pela Gestão de Imobilizado e pelo Serviço de Instalações e Equipamentos e aprovado pelo Vogal Executivo do Conselho de Administração, com indicação de abate:

a) Solicita ao Serviço de Instalações e Equipamentos para emitir o “Auto de abate” – Anexo VII;

b) Regista o abate no cadastro de imobilizado na Aplicação de Gestão de Imobilizado;

c) Produz “Mapa de Abates – Auto de Abate – Imobilizado Corpóreo – Anexo VIII”

d) Remete à Gestão à Gestão Financeira de Imobilizado o Mapa de Abates, em ficheiro, devidamente documentado com as autorizações;

e) Arquiva Cópia junto dos documentos que lhe deram origem.

A Gestão Financeira de Imobilizado, analisa o mapa de abates, os documentos e o ficheiro enviados e efe- tua os respetivos registos contabilísticos.

8.2 Abate de bens obsoletos

O Serviço que identificou os bens em estado de obsolescência emite “Pedido de Abate”, com a descrição do estado do bem e justificação para o abate, e envia à Gestão de Património.

A Gestão de Património:

Recebe o pedido de abate, analisa e submete a parecer do Serviço de Insta lações e Equipamento ou Ser- viço de Informática (se não for o serviços emissor do pedido) e submete à aprovação da Gestão Imobilizado e do Vogal Executivo do Conselho de Administração sobre o destino a dar ao bem, a referir:

• Abate de bens obsoletos;

• Alienação a título oneroso;

a. Após aprovação, procede de acordo com o processo indicado (abaixo explicitado).

9. Alienação a título oneroso

Sempre que se realize uma alienação a título oneroso de bens esta tem de ser devidamente autorizada, de

acordo com limites de autoridade e competência definidos e documentada através de fatura ou documento

equivalente, que valide a venda efetuada.

A Gestão de Património emite “Pedido de abate” e submete a validação da Gestão de Imobilizado e Vogal Executivo do Conselho de Administração. Após aprovação a Gestão de Imobilizado:

a) Contacta possíveis compradores;

b) Recebe e analisa as diversas propostas de compra;

c) Emite parecer em relação ao comprador, submete à aprovação do Vogal Executivo do Conselho de Administração;

d) Após receção da aprovação, efetiva a venda;

e) Envia os documentos da venda para a Gestão Financeira de Imobilizado e Gestão de Património para que estes procedam à sua contabilização e atualização do cadastro respetivamente.

f) E envia-o à Gestão de Imobilizado, que o remete ao Vogal Executivo do Conselho de Administra- ção.

10. Inspeção física de bens da Entidade Objetivo

Assegurar que os bens de imobilizado são inspecionados regularmente de forma a garantir:

a) Existência e/ou titularidade;

b) Operacionalidade e obsolescência dos bens.

Procedimentos e controlos

A função Gestão patrimonial, semestralmente e sempre que se verifiquem alterações na direção do Centro de Custo:

a) Solicita aos Centros de responsabilidade confirmação, por escrito, dos bens existentes nos mesmos, de acordo com a folha de carga;

b) Verifica que a folha de carga confirmada corresponde à última versão;

c) Solicita esclarecimentos para bens não confirmados;

d) Solicita ao Centro de responsabilidade a preparação de Guia de transferência de imobilizado.

A função Gestão patrimonial, numa base sistemática e rotativa (anual), de modo a abranger a totalidade dos ativos significativos:

a) Gera listagens dos bens por Centro de responsabilidade, utilizando o relatório “Lista de inventário físico”, com os seguintes campos (necessários):

a. Tipo de bem;

b. Função ou aplicação;

c. Número de registo;

d. Localização;

e. Data da última auditoria;

f. Centro de custo;

g. Historial de localizações;

b) Efetua a verificação física da totalidade dos bens à guarda dos Centros de responsabilidade;

c) Obtém justificações quanto a quaisquer divergências;

d) Procede à confirmação que a titularidade se encontra registada em nome do Hospital de Magalhães Lemos, E.P.E., para os bens de imobilizado que possuem títulos ou registos de propriedade (viaturas, terre- nos, etc.);

e) Emite um “Relatório de inspeção física de bens” com conclusões, em resultado das verificações físicas, onde faz referência a eventuais necessidades de transferência ou abate/substituição dos bens;

f) Apresenta relatório, aprovado pelo Vogal Executivo do Conselho de Administração;

g) Procede de acordo com:

a. Procedimento “Transferência interna”;

b. Procedimento “Abate”;

h) Arquiva relatório e listagens dos bens sequencialmente por data.

11. Gestão de frota automóvel (ver PRO.005.HML) Objetivo

Assegurar que todas as despesas relativas à frota automóvel da Entidade são:

a) Atempadamente apresentadas;

b) Devidamente justificadas, quanto à sua:

a. Necessidade;

b. Despesa efetiva, comprovada por apresentação de fatura.

c) Razoáveis, face às necessidades.

Procedimentos e controlos

A função Gestão financeira de imobilizado, mensalmente:

a) Recebe as faturas aprovadas pelos responsáveis pelas viaturas, individualizadas por veículo, relativas a:

a. Combustível (cartões frota);

b. Portagens (recibo/estrato);

c. Verifica requisições existentes para a manutenção deste veículo, devidamente aprovadas;

d. Emite “Parecer final” sobre a adequabilidade das despesas;

e. Envia “Parecer final” e “Mapa de despesas”, para aprovação da Gestão patrimonial.

A função Gestão patrimonial:

a) Recebe a informação de despesas relativa a cada veículo existente na Entidade;

b) Analisa o nível de despesas (conservação e reparação) efetuadas com cada veículo;

c) Para situações analisadas com custos associados elevados, submete aos Serviços financeiros uma “Pro- posta de substituição do veículo”;

d) Recebe proposta aprovada e, caso o veículo seja imobilizado da Entidade, procede de acordo com o pro- cedimento “Abate”;

e) Efetua as atualizações necessárias no cadastro de imobilizado.

12. Informação de Gestão Objetivo

É produzida informação de gestão adequada à monitorização da atividade de gestão de imobilizado (movi- mentações, amortizações e investimentos) que permita atingir os objetivos do Hospital de Magalhães Lemos, E.P.E. de uma forma eficiente e eficaz.

Procedimentos e controlos

A função Gestão financeira de imobilizado, mensalmente:

a) Produz relatórios de acordo, através da “Aplicação de gestão de imobilizado” com o estabelecido no POCMS:

a. Mapa de amortizações e provisões;

b. Execução de programas e projetos de investimento;

c. Imobilizações afetas às atividades do HML, E.P.E.;

d. Relação de bens de imobilizado sem valorização;

b) Produz relatórios de gestão com a seguinte informação:

a. Imobilizações corpóreas em curso;

b. Desvios face ao “Plano de investimentos anual”, os quais envia para a Gestão de investimentos;

c. Bens utilizados em regime de locação financeira;

c) Envia informação tratada, mensalmente, à Gestão de imobilizado, devidamente assinada em evidência de execução;

d) Arquiva cópia da informação enviada, em pasta própria para o efeito, de forma sequencial, por data.

A função Gestão de imobilizado, na posse da informação produzida:

a) Analisa os valores obtidos em termos de razoabilidade;

b) Analisa desvios face ao “Plano de investimentos anual”;

c) Define medidas para ultrapassar deficiências detetadas; e, d) Reporta ao Vogal Executivo do Conselho de Administração.

13. Fluxogramas

Análise - Plano de investi- mento

Abertura de procedimento - Elaboração de convite e caderno de enca

gos

DOCUMENTOS RELACIONADOS

• PRO.001.SA – Gestão de Aprovisionamento

• PRO.002.SA – Manual de Procedimentos do Armazém

• PRO.005.HML – Regulamento de utilização de viaturas

ANEXOS:

• Anexo I – Receção de bens de imobilizado

• Anexo II – Imobilizado – Guia de compra

• Anexo III – Espécimen de etiquetas

• Anexo IV – Ficheiro de amortizações por centro de custo

• Anexo V – Mapa histórico de amortizações por conta

• Anexo VI – Ficha de transferência de Imobilizado

• Anexo VII – Fichas de abate dos Serviços de Instalações e Equipamentos e de Informática

• Anexo VIII – Auto de abate – Imobilizado Corpóreo