CHECK LIST DO PROCESSO DO CONVÊNIO

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UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA

PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO ORÇAMENTO E FINANÇAS

Coordenação de Convênios

1 CHECK LIST DO PROCESSO DO CONVÊNIO

Descrição Atendimento

Sim Não Fls.

1 Capa de abertura do processo

2 Ofício de encaminhamento do projeto, assinado por seu Coordenador, justificando a necessidade da realização do mesmo e de execução de Convênio com a Fundação de Apoio, endereçado ao Gestor de Convênios da UFJF 3 Projeto, devidamente assinado por seu Coordenador.

Deve conter informações suficientes para a abertura do programa. Sugerimos que preencha os itens necessários para a elaboração da Proposta de Trabalho (Art. 19, Portaria 507/2011)

4 Autorização da unidade acadêmica e do Departamento pertinente com relação à execução do projeto

5 Autorização do Gestor de Convênios da UFJF para execução do projeto e realização de convênio com a Fundação de Apoio, condicionada ao parecer de viabilidade financeira, excepcionando a exigência do chamamento público (art. 4º, §2º, III, Decreto

6170/2007 e art. 9º, III, Portaria Interministerial 507/2011)

6 Comprovação do cadastro e aprovação do projeto junto à Pró-Reitoria pertinente, nos termos do §1º, do art. 7º - Res. 03/2013, de 08/07/2013, Consul e art. 6º, §2º, Decreto 7423/2010.

7 Ofício informando que há interesse da Fundação de Apoio em celebrar convênio para execução do projeto.

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2 8 Comprovação de capacidade técnico operacional e

cadastramento no SICONV para execução do projeto pela Fundação de Apoio (art. 1°, §3º, art. 20, “b” c/c art. 21 e art. 38 – em especial §§ 4º, 5º, 6º e 7º, art. 39, I, todos da Portaria Interministerial 507/2011; art. 2º, II, IV e V, Decreto 6170/2007)

9 Comprovação de Credenciamento da Fundação de Apoio, conforme prescrito no art. 1º do Dec. 7423/2010 10 Parecer favorável sobre a viabilidade financeira da

COESF, com indicação do Programa e dotação

orçamentária, para abertura do Programa (art. 38, §10, Portaria Interministerial 507/2011)

11 Extrato do Programa lançado no SICONV (Art. 13, Dec. 6170/2007 e art. 47, Portaria Interministerial 507/2011)

12 Proposta/Plano de Trabalho, atendendo a todos os itens do check list elaborado pela Coordenação de Convênios (art. 19 c/c art. 25, Portaria Interministerial 507/2011) 13 Aprovação da Proposta/Plano de Trabalho pelo

Coordenador do Projeto, conforme art. 26 da Portaria 507/2011. (art. 39, II, Portaria Interministerial

507/2011)

14 Extrato do Plano de Trabalho aprovado no SICONV (Art. 13, Dec. 6170/2007 e art. 47, Portaria

Interministerial 507/2011)

15 Pré-empenho no valor total a ser transferido no exercício e, no caso de convênio com vigência plurianual, a comprovação do registro no SIAFI, em conta contábil específica, dos valores programadas para cada exercício subsequente. O registro acarretará a obrigatoriedade de ser consignado crédito nos orçamentos seguintes para garantir a execução do convênio. (Art. 9º, Decreto 6170/2007).

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3 16 Termo de Referência elaborado em consonância com o

Plano de Trabalho aprovado, atendendo a todos os itens do check list feito pela Coordenação de Convênios Básico (apresentação obrigatória antes de liberada a primeira parcela do repasse) (art. 1º, §2º, XXVI e art. 37, Portaria Interministerial 507/2011)

17 Aprovação do Termo de Referência pelo Coordenador do Projeto (art. 37, §4º, Portaria Interministerial 507/2011).

18 Extrato do Termo de Referência aprovado no SICONV (Art. 13, Dec. 6170/2007 e art. 47, Portaria

19 Minuta do Instrumento de Convênio, atendendo a todos os itens do check list elaborado pela Coordenação de Convênios (arts. 41, 42 e 43, Portaria Interministerial 507/2011).

20 Parecer Jurídico da Procuradoria Federal junto à UFJF acerca do atendimento dos requisitos legais e exigências formais para a formalização do convênio. (art. 44, Portaria Interministerial 507/2011).

21 Parecer Técnico realizado pela Pró-Reitoria

Competente, quanto ao atendimento das exigências formais e legais constantes na Portaria 507/2011 (art. 44, Portaria Interministerial 507/2011)

22 Instrumento de convênio assinado (art. 45, Portaria Interministerial 507/2011; art. 6º-A, §1º, do Dec. 6170/2007)

23 Extrato do Convênio do SICONV (Art. 13, Dec. 6170/2007, art. 47, Portaria Interministerial 507/2011) 24 Comprovação de publicação do Convênio (art. 46,

Portaria Interministerial 507/2011)

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4 SIAFI

26 Comprovação da disponibilização, por meio do site da UFJF e da Fundação de Apoio, da consulta ao extrato do convênio, contendo, pelo ao menos, objeto, a finalidade, os valores e as datas de liberação e

detalhamento da aplicação dos recursos, bem como as contratações realizadas para a execução do objeto ou inserção de link que possibilite acesso direto ao Portal de Convênios (Art. 53, Portaria Interministerial 507/2011)

27 Comunicação à Câmara de Vereadores sobre a celebração do convênio com envio do extrato do convênio retirado do SICONV (art. 48, Portaria Interministerial 507/2011)

28 Portaria de nomeação do fiscal ou comissão de fiscalização do convênio. (art. 65, Portaria Interministerial 507/2011)

29 Comprovação de registro do fiscal ou comissão de fiscalização no SICONV (Art. 13, Dec. 6170/2007, art. 47, Portaria Interministerial 507/2011)

30 Portaria autorizando, se for o caso, OBTV convenente e estipulando seu limite. (art. 64, §2º, Portaria 507/2011, art. 10, Decreto 6170/2007)

31 Pedido de repasse, conforme cronograma de desembolso aprovado.

32 Manifestação do fiscal ou comissão de fiscalização sobre a regularidade da execução do convênio (art. 55, Portaria 507/2011).

33 Autorização do repasse pelo gestor de convênios 34 Comprovação do repasse efetuado conforme

cronograma de desembolso aprovado, em consonância com as metas e fases ou etapas de execução do objeto

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5 do intrumento. (Art. 13, Dec. 6170/2007, art. 47,

Portaria Interministerial 507/2011)

35 Pedido de Aditivo, com 30 dias de antecedência antes do término do convênio ou no prazo estipulado no termo de convênio, feito pela convenente e dirigido ao Gestor do Convênio, com as devidas justificativas. (valor – altera o cronograma físico, cronograma de desembolso e plano de aplicação; prazo – altera cronograma físico e talvez desembolso) (art. 50, Portaria Interministerial 507/2011, art. 1º, §1º, IX, Decreto 6170/2007)

36 Plano de trabalho atualizado com o pedido de aditivo 37 Aprovação do Plano de Trabalho reformulado pelo

Coordenador do Projeto, conforme art. 26 da Portaria 507/2011 e manifestação do mesmo quanto à

pertinência do aditivo

38 Aprovação da Pró-Reitoria pertinente quanto à alteração do projeto, após aprovação dos órgãos colegiados acadêmicos competentes, nos termos do §1º, do art. 7º - Res. 03/2013, de 08/07/2013, Consul e art. 6º, §2º, Decreto 7423/2010.

39 Manifestação do Fiscal do Convênio acerca da pertinência da execução do aditivo.

40 Autorização do Gestor do Convênio para a realização do aditivo, condicionada ao parecer de viabilidade financeira.

41 Manifestação da COESF acerca da viabilidade

financeira e adequação das dotações orçamentárias, em caso de aditivo de valor.

42 Minuta do termo aditivo, atendendo aos pré-requisitos legais.

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6 acerca do atendimento dos requisitos legais para a

formalização do termo aditivo.

44 Em caso de aditivo inserido no SICONV faltando menos de 30 dias para o fim do convênio, deverá ser incluída justificativa para inclusão fora do prazo e juntado parecer favorável da Procuradoria Federal junto à UFJF, de acordo com exigência do SICONV

45 Termo aditivo devidamente assinado

46 Comprovação da inclusão do termo aditivo no Siconv (Art. 13, Dec. 6170/2007, art. 47, Portaria

47 Comprovação da publicação do Termo Aditivo 48 Comprovação do envio dos dados do Termo aditivo

para o SIAFI

49 Caso haja atraso em algum repasse, tendo em vista o cronograma de desembolso aprovado, deverá haver comunicação por parte da COESF ao Gestor do Convênio, informando o número de dias de atraso e a justificativa do mesmo. (art. 51, Portaria 507/2011) 50 Comprovação da realização no SICONV do Prorroga de

Ofício, realizado pelo Gestor do Convênio, prorrogando a vigência do convênio, pelo exato n. de dias de atraso do repasse. (Art. 13, Dec. 6170/2007, art. 47, Portaria Interministerial 507/2011)

51 Pedido de Ajuste de Plano de Trabalho feito pela convenente e dirigido ao Gestor do Convênio, com a devida justificativa (valor – altera o cronograma físico, cronograma de desembolso e plano de aplicação; prazo – altera cronograma físico e talvez desembolso)

52 Pedido de Ajuste feito pela convenente e dirigido ao Gestor do Convênio, com as devidas justificativas.

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7 53 Plano de trabalho atualizado com o pedido de ajuste

54 Aprovação do Plano de Trabalho reformulado pelo Coordenador do Projeto, conforme art. 26 da Portaria 507/2011 e manifestação do mesmo quanto à

pertinência do ajuste.

55 Aprovação da Pró-Reitoria pertinente quanto à alteração do projeto, após aprovação dos órgãos colegiados acadêmicos competentes, nos termos do §1º, do art. 7º - Res. 03/2013, de 08/07/2013, Consul e art. 6º, §2º, Decreto 7423/2010.

56 Manifestação do Fiscal do Convênio acerca da pertinência da execução do ajuste.

57 Autorização do Gestor do Convênio para a realização do ajuste, condicionada ao parecer de viabilidade financeira, caso altere o cronograma de desembolso. 58 Manifestação da COESF acerca da realização do ajuste,

em caso de alterar o cronograma de desembolso. 59 Comprovação da execução do ajuste de Plano de

Trabalho no SICONV (Art. 13, Dec. 6170/2007, art. 47, Portaria Interministerial 507/2011)

60 Comprovação da disponibilização (publicidade) no SICONV

61 Relatórios de fiscalização e acompanhamento da execução do Convênio. (arts. 67, 68, 70, Portaria Interministerial 507/2011; Art. 6º-A, §2º, II, Decreto 6170/2007)

62 Comprovação do acompanhamento da execução e da prestação de contas pela fiscalização via SICONV (Art. 13, Dec. 6170/2007, art. 47, Portaria Interministerial 507/2011)

63 Relatório de Análise de Prestação de Contas (art. 72, Portaria Internacional 507/2011, Arts. 1º, §1º, XII; 10,

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8 §§ 6º, 7º, 8º, 9º, 10, 11 e 12, Decreto 6170/2007)

64 Análise da prestação de contas (Art. 6º-A, §2º, I, Decreto 6170/2007)

Prestação de contas – procedimento de acompanhamento sistemático que conterá elementos que permitam verificar, sob os aspectos técnicos e financeiros a execução integral do objeto dos convênios e o alcance dos resultados previstos.