Manual Prático
13º Salário
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Índice
1. ROTINAS 13° SALÁRIO DOS SISTEMAS EBS ... 4
Definições ... 4
1.1. 2. CONFIGURAÇÕES DE EVENTOS ... 6
3. 1° PARCELA ... 9
4. 2° PARCELA ... 11
5. INFORMAÇÃO DE VALORES EXTRAS ... 13
6. CONFERÊNCIA DO CÁLCULO – MEMÓRIA DE CÁLCULO... 15
7. RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS ... 21
8. ESTORNO DO CÁLCULO ... 25
9. SALDO NEGATIVO DE 13° SALÁRIO ... 26
10. ADIANTAMENTO DO 13° NAS FÉRIAS ... 29
11. DÚVIDAS FREQUENTES ... 31
Não gerou 13° salário para alguns funcionários ...31
11.1. Licença maternidade ...32 11.2. Auxílio-doença ...32 11.3. Acidente de trabalho ...32 11.4. Serviço militar: ...33 11.5. Valor de INSS zerado na provisão de 13º salário. ...33
11.6. Arredondamento de valores de 13º salário ...33
11.7. Pagamento de 13º salário para Tomadores de Serviço ...33
11.8. Pagamento de 13º salário para sócios ...34
11.9. Pagamento de 13º salário para empregados comissionados ...34
Recolhimento de FGTS e INSS sobre 13º salário ...35
11.11.
Ausência de Fato Gerador / SEFIP sem movimento ...35
11.12.
Eventos variáveis recebidos no mês de dezembro ...35
11.13.
Reajuste Salarial ...36
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1.
Rotinas 13° Salário dos Sistemas EBS
Este manual apresenta as rotinas do módulo 13° Salário do Cordilheira Recursos Humanos e as principais parametrizações para a geração do 13° salário.
Definições
1.1.
• Primeira Parcela
Corresponde à metade do salário recebido pelo funcionário, no mês anterior, acrescido dos vencimentos variáveis, observando-se a proporcionalidade, quando o funcionário não esteve trabalhando todos os meses do ano, como é o caso de funcionário admitido no curso do mesmo.
Data limite para pagamento da primeira parcela: 30/11.
Descontos: Não há incidência de qualquer desconto no pagamento da primeira parcela do
Décimo Terceiro Salário.
FGTS: Há incidência do depósito de 8% sobre a primeira parcela. Idêntico procedimento também
se aplica no pagamento da 2ª parcela do 13º Salário e nos casos de Rescisão Contratual.
O recolhimento deve ser efetuado até o dia 7 do mês subsequente, juntamente com o salário do mês anterior. Não sendo dia útil, antecipar o recolhimento.
• Segunda parcela
Data limite para pagamento da segunda parcela: 20/12.
Remuneração: para os funcionários que recebem remuneração fixa e/ou remuneração variável,
os eventos que dependem de apuração da média, será na base de 1/11 avos da soma das importâncias recebidas nos meses trabalhados, até novembro. No entanto, observar também a proporcionalidade, quando o funcionário não trabalhou todos os meses do ano.
Após esse procedimento, uma vez apurado o valor que o funcionário teria direito em dezembro e observando o tempo de serviço do mesmo no respectivo ano, deduzir o valor pago na primeira parcela.
Imposto de Renda: A tributação do Imposto de Renda, considerado como devido exclusivamente
na fonte, dar-se-á por ocasião do pagamento da segunda parcela, separado dos demais rendimentos recebidos no mês.
A retenção é calculada sobre o valor total do Décimo Terceiro Salário, aplicando-se a Tabela Progressiva do Imposto de Renda vigente na época do pagamento. Se houver pagamento complementar do Décimo Terceiro Salário, após o mês fixado, recalcula-se o imposto devido sobre o valor total da
remuneração, pela tabela do mês de dezembro ou do mês da Rescisão Trabalhista e desconta-se o imposto retido anteriormente.
Contribuição Previdenciária: É calculada de acordo com a faixa que o valor bruto do Décimo
Terceiro Salário se enquadrar, separado das demais remunerações do mês, inclusive quando se tratar de Rescisão Trabalhista, observando-se o limite máximo previdenciário. O recolhimento da contribuição também será efetuado em GPS específica para esse fim, considerando como competência 13. Se o valor a recolher for inferior ao limite mínimo para recolhimento Previdenciário, o sistema o acumulará para ser recolhido juntamente com a guia do pagamento mensal em dezembro, com vencimento no dia 20 de janeiro.
No caso de rescisão trabalhista, o cálculo também é separado, mas o recolhimento é com as demais contribuições do respectivo mês, inclusive no mês de dezembro.
FGTS: Também há incidência do depósito sobre a segunda parcela, observando-se os mesmos
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2.
Configurações de eventos
Os eventos são os principais cadastros do Cordilheira Recursos Humanos, constituindo a base de todos os cálculos efetuados por este sistema.
Na instalação do software são disponibilizados 203 eventos pré-cadastrados com as devidas incidências para o IRRF, INSS, FGTS, etc. Estas incidências poderão ser alteradas, sendo, no entanto, de inteira responsabilidade do usuário os resultados decorrentes destas alterações.
Novos eventos poderão ser cadastrados utilizando os códigos entre 204 e 899. Os eventos a partir de 900 são reservados para uso da EBS Sistemas, e não deverão ser cadastrados novos eventos utilizando esses códigos. Também não devem ser utilizados nos
processamentos, com exceção dos eventos 937 - Desconto INSS retido em outras empresas, e 938 - Dias de Atestado.
Também neste cadastro são definidas as integrações, e os eventos que serão utilizados para informar as integrações quando do Cálculo de 13º Salário, Férias e Aviso Prévio.
Portanto, para cadastrar um evento, localize um número disponível entre 204 e 899 cadastre e configure, conforme orientações abaixo:
DICA: Clique no botão AJUDA, em EVENTOS, depois em GRUPOS DE EVENTOS para verificar o tratamento de cada grupo do sistema.
Os eventos para integração de novos eventos criados como quebra de caixa, produtividade, etc, que podem ser usados são:
118 e 158 para 13° e 127 / 136 / 173 e 166 para férias nesta sequencia.
Exemplo:
Dica: caso o evento que queira cadastrar exista um simular na base, realize o seguinte procedimento:
Exemplo: Preciso cadastrar um evento de horas extras 90% e não tenho no sistema. Acesse o cadastro do evento 9 – hora extra 50%, clique no botão copiar. Localize o próximo numero disponível entre 204 e 899, e clique em colar. Altere o nome e o percentual do evento.
Confira abaixo a configuração padrão do evento 9 – Horas Extras 50%. Esta configuração deve ser igual apara todos os eventos de horas extras. A opção de calculo Horas extras, faz o tratamento conforme legislação. Detalhes do cálculo, clique em Ajuda / Integrações.
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Observação: Para cadastrar novos eventos de integração, copie e cole em novos números os
eventos 118, 158, 127, 136, 173 e 166 e altere apenas o campo Descrição, mantendo o restante do cadastro sem alterações.
3.
1° parcela
Corresponde a metade do salário recebido pelo funcionário, no mês anterior, acrescido dos vencimentos variáveis observando-se a proporcionalidade, quando o funcionário não esteve trabalhando todos os meses do ano, como é o caso de funcionário admitido no curso do mesmo.
Caso tenha ocorrido afastamentos por Licença Maternidade e/ou Acidente de Trabalho no ano, deverá ser lançado em Informação de Valores Extras o valor de 13º Salário pago pelo INSS.
Para gerar a primeira parcela do décimo terceiro salário acesse: Módulos / 13° Salário / Primeira Parcela.
Mês/Ano para pagamento: Campo preenchido automaticamente conforme a Data do Sistema
informado na barra de atalhos.
Mês base para admitidos no ano: Informe o mês que será considerado para cálculo da primeira
parcela para admitidos no ano.
Veja um exemplo: a empresa pagará a 1° parcela em agosto e foram admitidos vários
funcionários no ano. Ao informar 8 no campo, será cálculo 50% do valor correspondente até o mês 8. Admissão: 01/04/2012, com salário de R$ 1.000,00. Até o mês 8, o funcionário possui 5 meses de empresa. Desta forma, o cálculo será: Salário 1.000,00 / 12 * 5 /2 = 208,33. Sendo mantido 12 no campo, irá considerar o tempo de empresa até dezembro, neste caso 9 meses, e o cálculo será R$ 1.000,00/12 * 9 /2 = 375,00.
10/36 Esta configuração é importante, pois caso ocorra demissão deste funcionário, não ficará com
saldo negativo de 13° salário.
Utilize filtros caso seja necessário.
Calcular somente salário básico e média de comissões: Se Marcado serão pago somente os
valores obrigatórios (salário, comissões), desmarcado pagará a média sobre todos os vencimentos variáveis (horas extras, adicional noturno, etc).
Para pagar médias de horas extras, adicional noturno DSR e Hora atividade de professores, deverá desmarcar esta opção.
Regravar cálculo já existente: Se marcada, fará o estorno e o recálculo da primeira parcela.
Botão "Processamento Agrupado": permite o acesso à rotina Módulos / Processamentos Agrupados, que possibilita o cálculo de várias empresas ao mesmo tempo.
Ao clicar em OK, será efetuado o cálculo.
4.
2° Parcela
A segunda parcela do Décimo Terceiro Salário pode ser calculada em novembro ou dezembro. Neste cálculo será pago o valor integral do 13º Salário e descontado o valor pago em adiantamento, se houver.
Caso tenha ocorrido afastamentos por Licença Maternidade e/ou Acidente de Trabalho no ano, deverá ser lançado em Informação de Valores Extras o valor de 13º Salário pago pelo INSS.
Data do Pagamento: Campo preenchido automaticamente conforme a data do sistema
informado na barra de atalhos. Permite alteração, pois a data de pagamento legal é 20/12 Utilize filtros caso seja necessário.
Regravar cálculo já existente:. Se marcada, fará o estorno e o recálculo da segunda parcela.
Botão "Processamento Agrupado": permite o acesso à rotina Módulos / Processamentos Agrupados, que possibilita o cálculo de várias empresas ao mesmo tempo.
Ao clicar em OK, será efetuado o cálculo, incluindo médias.
Para efetuar estorno do cálculo, acesse Módulos / 13° Salário / Estorno do Cálculo.
Algumas particularidades devem ser observadas ao efetuar o pagamento da 2ª parcela em novembro:
- Calculando a 2ª parcela em novembro, pode ocorrer admissão no início de dezembro, que daria direito de 1/12 ao funcionário. Neste caso, mesmo assim será necessário processar a 2º parcela em dezembro, para estes casos.
- A apuração do INSS de 13º continuará sendo efetuada pela rotina específica e continuará sendo efetuada somente em dezembro. O recolhimento do INSS continuará sendo efetuado com vencimento no dia 20/12. Nesta apuração, o sistema considerará valores de 13º pagos em novembro e em dezembro.
12/36 - A geração da SEFIP de 13º salário, também continuará sendo gerada em dezembro e entregue no mesmo prazo, independente de haver pagamento em novembro. Se houver funcionários admitidos em dezembro com direito ao 13º, para estes funcionários também será gerada a SEFIP. Desta forma, gerando o arquivo somente em dezembro, conforme o prazo legal, garante que todos os funcionários serão considerados no arquivo. Lembrando que não é possível enviar um arquivo em novembro e depois outro em dezembro, somente com os demais funcionários, pois o segundo arquivo sobrescreve o primeiro.
- Demais tributos, como FGTS, IRRF, PIS, serão apurados juntamente com a folha de pagamento, na Apuração Mensal de tributos do mês em que ocorrer o pagamento.
- O FGTS da 2ª parcela será gerado na SEFIP do mês de pagamento, juntamente com a folha de pagamento.
5.
Informação de Valores Extras
Caso tenham ocorrido afastamentos por Acidente de Trabalho no ano, o sistema emitirá um alerta e relacionará os funcionários que estão/estavam afastados.
Após verificar, o valor junto ao INSS deverá lançar em Módulos / 13° Salário / Informação de Valores Extras, o valor de 13º Salário pago pela Previdência Social.
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Pensão Alimentícia: Registre o valor para cálculo do IRRF e desconto da pensão no 13° Salário
conforme determinação judicial.
Rateio INSS: Caso o funcionário trabalhe em mais de um emprego informe a base de INSS para
cálculo de rateio.
Valor pago pelo INSS (Afast. Maternidade) até 2003: Informe o valor que a funcionária recebeu
do INSS a título de 13º Salário (válido até 12/2003).
Valor pago pelo INSS (Acidente e Maternidade Doméstica): Informe o valor que o funcionário
recebeu do INSS a título de 13º Salário.
6.
Conferência do Cálculo – Memória de Cálculo
A finalidade da memória de cálculo é a conferência das integrações (médias) apresentadas pelo sistema nos recibos de férias, 13º décimo terceiro salário, rescisão, complemento salarial e cálculo dos evento 28-Salário Maternidade e 964-Sal. Maternidade - Emp. Cidadã. Apresenta um relatório com as fórmulas de cálculo dos eventos de integração, listando os eventos de origem e a base de cálculo para a média.Ao ser calculada a primeira, segunda parcela e o pagamento de dezembro, na rotina Módulos / 13° Salário / Memória de Cálculo, será apresentada uma memória para cada cálculo, sendo a
identificação pela data de processamento e no caso do pagamento de dezembro como complemento.
Para visualizar, clique sobre o Tipo da Memória e em visualizar.
Neste quadro traz o nome do funcionário, o valor do salário (conforme informado no botão salário do cadastro do funcionário), os valores adicionais (Insalubridade, periculosidade, etc. Estes eventos devem ser informados como eventos fixos no cadastro do funcionário) e a data de
processamento do 13°, conforme a data do sistema informada na barra de atalhos no momento do cálculo.
16/36 Para cada opção de integração informada no cadastro do evento, apresentará os dados
considerados para o cálculo das médias:
O número de avos corresponde ao número de meses que o funcionário tem direito a 13°, considerando a fração de 15 dias trabalhados dentro do mês e a data de admissão, reduzindo os meses perdidos por faltas ou afastamento.
Média do ano: Somatório dos eventos / número de meses para média / 12 * número de
avos = valor da integração
Médias dos últimos N meses: Somatório dos eventos / número de meses para média / 12
* número de avos = valor da integração.
•Se for informado N (número) de meses maior que o número de meses de janeiro até o mês anterior ao processamento, então será considerado o número de meses de janeiro até o mês anterior ao processamento, por exemplo:
•N=12 meses, primeira parcela no mês 08, serão considerados número de meses para média = 07
•Se for informado N (número) de meses maior que o número de meses da admissão até o mês anterior ao processamento, então será considerado o número de meses da admissão até o mês anterior ao processamento, por exemplo:
•N=12 meses, primeira parcela no mês 08, funcionário admitido em 01/03
•Número meses para média = 5 (número de meses de acordo com a admissão até mês 07)
Último valor pago no período: último valor pago no período / 12 * número de avos =
valor da integração.
Fórmula evento sobre salário atual: O valor dos eventos parametrizados com esta opção
será atualizado tomando como base de cálculo o salário atual do funcionário, ou o último salário profissional ou o salário mínimo existente no cadastro das tabelas legais do mês/ano de
processamento, aplicando a fórmula interna do sistema que é utilizada para o cálculo mensal do evento.
Esta opção poderá ser informada para os eventos dos grupos: •20: Insalubridade sobre salário base;
•21: Insalubridade sobre salário mínimo; •22: Periculosidade;
•23: Adicional noturno integral; •24: Adicional noturno proporcional; •26: Horas extras;
•29: Eventos informados em horas; •30: Eventos informados em dias; •32: Cálculo sobre o salário base; •37: Cálculo sobre eventos especiais; •63: Adicional noturno com horas noturnas; •65: Insalubridade sobre salário profissional; •68: Adicional por tempo de serviço;
•69: Adicional noturno diário.
Exemplo de cálculo de alguns grupos de evento:
✓Insalubridade: O valor da insalubridade para base das integrações será atualizado pelo salário atual do funcionário, último salário profissional ou salário mínimo informado nas tabelas legais do mês/ano de processamento, dependente do grupo ao qual o evento de insalubridade estiver vinculado.Fórmula de cálculo da integração:
(Salário base atual * percentual do evento de insalubridade) / 12 * número de avos = valor da integração, OU
(Salário mínimo ref. mês/ano de processamento * percentual do evento de insalubridade) / 12 * número de avos = valor da integração, OU
18/36 (Salário profissional atual * percentual do evento de insalubridade) / 12 * número de avos = valor da integração.
✓ATS: O valor do ATS para base das integrações será atualizado pelo salário atual do funcionário ou conforme a parametrização da tabela de ATS, exceto ATS sobre evento pré-definidos. Fórmula de cálculo da integração:
(Base de cálculo atual * percentual adquirido) / 12 * número de avos = valor da integração. Utilizada somente quando não houver eventos pré-definidos na tabela.
✓Periculosidade: O valor da periculosidade para base das integrações será atualizado pelo salário atual do funcionário. Fórmula de cálculo da integração:
(Salário base atual * percentual do evento de periculosidade) / 12 * número de avos = valor da integração, ou conforme parametrizado no cadastro do sindicato.
✓Horas extras: O valor mensal das horas extras, do DSR e dos eventos que integram horas extras, de janeiro ou data de admissão até o mês anterior ao processamento, será atualizado com base no salário atual. Fórmula de cálculo da integração:
(valor das horas extras + DSR atualizados ) / número de meses para média / 12 * número de avos = valor da integração.
✓Adicional noturno: O valor mensal do adicional noturno, do DSR e dos eventos que integram adicional noturno, de janeiro ou data de admissão até o mês anterior ao
processamento, será atualizado com base no salário atual. Fórmula de cálculo da integração: (valor do adicional noturno + DSR atualizados) / número de meses para média / 12 * número de avos = valor da integração
O valor do adicional noturno e do DSR serão recalculados mês a mês com base no salário atual, de janeiro ou data de admissão até o mês anterior ao processamento.
O número de meses para média corresponde a quantidade de meses de direito até o mês anterior ao processamento.
Caso tenha afastamento, é apresentado o número de meses em que o funcionário permaneceu afastado.
As faltas injustificadas lançadas durante o ano são somadas e apresentadas em horas. São consideradas as faltas lançadas nos eventos pertencentes aos grupos28 - Faltas Integrais (horas) e 50 - Faltas Integrais em Dias, dentro do ano. A cada 15 dias de faltas, dentro do mês, o funcionário perderá um avo do 13º Salário.
Número de horas semanais (botão salário) X Número de semanas no mês (Cadastro do sindicato) / 30. Desta forma, um funcionário que possui informado no botão salário 36 horas semanais, no cadastro do sindicato 5 semanas, trabalha por dia, 6 horas e 180 por mês (36 X 5 = 180 / 30 = 6).
Neste exemplo, o funcionário trabalha 220/mês e 7,33/dia, portanto, as faltas injustificadas correspondem a 16 dias (120/7,33 = 16,37) e todas foram no mês de setembro. Para perder o avo, as
faltas devem corresponder a 15 dias ou mais dentro do mês. Para verificar em que mês ocorreu as faltas, emita a ficha financeira em Relatórios / Funcionários / Ficha Financeira, marcando a opção listas referência dos eventos.
Aqui são apresentadas as informações:
Mês/ano em que ocorreu o pagamento do evento
O evento lançado, neste caso os eventos 9 e 10 em meses distintos A quantidade de horas lançadas
Em qual evento será laçado o valor da integração, conforme configurado no evento. Observe que na coluna integração aparece o evento 113 e que na configuração do evento para cálculo normal do quadro Base para cálculo de 13° Salário está 113.
O valor base pago na época, ou se a opção de cálculo for Horas extras ou adicional noturno, o valor pago é recalculado conforme o salário atual.
Caso possua integração com DSR, o valor pago na época ou o valor recalculado sobre o valor base aplicado na fórmula (Valor base / dias úteis X domingos e feriados).
A média é calculada pela fórmula (valor da horas extras + DSR) / número de meses para média, neste caso: 13,64 + 3,41 / 8 = 2,13.
Para o pagamento em holerith, é aplicada a fórmula conforme a opção de cálculo que neste exemplo é Horas extras: (valor da horas extras + DSR) / número de meses para média / 12 * número de avos = valor da integração. ), ou seja,
20/36 51,14 + 12,78 / 8 /12 X 8 = 5,33, que será lançado no holerith no evento de integração 113.
7.
Recolhimento de tributos
No cálculo da primeira parcela é gerado somente o FGTS proporcional ao valor calculado e é recolhido juntamente com a SEFIP da folha mensal. Para conferir o valor do FGTS emita o resumo da Folha mensal nos processamentos 2 e 3 em Relatórios / Mensais / Folha Mensal. A soma dos 2 corresponde ao valor do FGTS apresentado pela SEFIP.
Não segunda parcela são calculados os demais tributos: INSS, FGTS, IRRF e PIS e há geração de uma SEFIP exclusiva do 13°.
Para gerar a SEFIP referente ao 13° salário, execute as seguintes rotinas:
1° Passo:
Módulos / 13° Salário / Apuração do INSS ou Tributos / Apuração do INSS do 13° Salário Esta rotina gera os valores de INSS referentes ao 13º salário. Depois de gerado o cálculo desta apuração permite emitir a memória de cálculo para conferência do tributo e suas guias para
recolhimento.
Clique em Calcular para executar o cálculo.
O Botão Ocorrências emite o relatório de inconsistência da última apuração gerada, desde que não seja fechada a tela de cálculo, pois as informações deste relatório são temporárias e são apagadas assim que alterado o mês/ano ou fechada a tela.
Emitir Guias: Gera em tela todas as guias selecionadas para que sejam impressas, salvas em PDF
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Protocolar: Gera informações das guias selecionadas para emissão e manutenção dos protocolos
no Gerenciador de Sistemas/ Módulos Extras.
Processamento Agrupado: 5. Permite o acesso à rotina Módulos / Processamentos Agrupados,
que possibilita a apuração do INSS de várias empresas ao mesmo tempo.
Informações necessárias para geração:
•Existência CNPJ/CEI no cadastro dos estabelecimentos. •Códigos de pagamento do INSS no cadastro da empresa.
•Valores extras, quando marcado no cadastro da empresa que possui.
•Existência CNPJ/CEI no cadastro dos tomadores, caso os funcionários estejam vinculados à tomadores de serviço.
2° Passo:
Módulos / SEFIP / Geração Individual
Mês/Ano: Informe a data de referência 12/AAAA.
Responsável pela Geração: Selecione o código do responsável. Código de Recolhimento: Informe o código de recolhimento do GFIP. Código de Pagamento GPS: Informe o código de recolhimento da GPS. Diretório: Informe o diretório onde será gerado do arquivo SEFIP.RE.
Quadro Processamento: Marque a opção 13º Salário que irá gerar o arquivo somente com as
informações de INSS sobre o 13º salário, conforme orientações do Manual SEFIP.
O botão Valores Extras, abre a janela que permite informar valores para a geração do arquivo da SEFIP.
O botão Geração Agrupada permite o acesso à rotina Módulos / Processamentos Agrupados, que possibilita fazer a geração agrupada da SEFIP, sem precisar acessar empresa por empresa para fazer a geração individual.
Nota: Se houver inconsistências na validação ou fechamento do arquivo SEFIP.RE, abra o arquivo,
e verifique o que causou o erro de acordo com o CÓDIGO de erro apresentado pelo sistema da SEFIP. O arquivo ERROACAO.DOC encontra-se no diretório C:\CAIXA\SEFIP\.
Clique em OK para gerar o arquivo SEFIP.RE Demais campos da tela de geração da SEFIP.
A opção Gerar Registro de Endereço dos Funcionários deve ser marcado quando solicitado pela CEF.
Somente Declaração ao FGTS e à Previdência: Não gera valores de recolhimento, sendo apenas
informativa.
GFIP Retificadora: Gera todos os funcionários do arquivo para a modalidade 9 - Confirmação de
informações anteriores. Para alterar a modalidade dos funcionários acesse o validador da SEFIP 8.0, e após importar o arquivo gerado pelo CRH, no menu Arquivo / Modalidade selecione os funcionários e a modalidade correta para os mesmos.
Se as opções Somente Declaração ao FGTS e à Previdência e GFIP Retificadora forem marcadas simultaneamente, prevalecerá a segunda opção.
Marque a opção Recolhimento Centralizado quando optar em recolher a GPS da matriz e filial em uma guia apenas.
Informe a Filial que deseja constar na GPS centralizada, podendo ser a Matriz ou Filial. Neste caso a GPS emitida sairá com os dados totais da matriz e Filial em apenas uma guia, com os dados da filial centralizadora que informou.
No quadro Recolhimento em Atraso informe:
Data Recolhimento FGTS: Informe a data de recolhimento desejada para a GFIP em atraso. Data de Recolhimento de INSS: Informe a data recolhimento desejada para a GPS em atraso. Importante: Antes de gerar o arquivo SEFIP.RE de qualquer competência em atraso, verifique se
existem rescisões processadas no mês seguinte a competência desejada. Em caso positivo verifique se foi emitida a GRRF e se FGTS do mês anterior a rescisão foi recolhido nesta guia. Se já foi recolhido poderá
24/36 gerar a SEFIP em atraso normalmente, mas se o FGTS do mês anterior a rescisão ainda não foi recolhido, siga o seguinte procedimento:
- Acesse a rotina Módulos / Rescisão de Contrato / Alteração de Rescisão; - Selecione o funcionário <F12>;
- Desmarque o campo GRRF já emitida;
8.
Estorno do Cálculo
Nesta rotina podemos efetuar o Estorno da Primeira ou da Segunda Parcela do Décimo Terceiro Salário
Informe o mês/ano, o processamento 3 para estornar o cálculo da primeira parcela ou 4 para estornar o cálculo da segunda parcela, utilize os filtros para selecionar apenas o funcionário ou outro filtro que precise e clique em OK.
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9.
Saldo negativo de 13° salário
Em Cadastros / Empresas / Recursos Humanos / Essenciais no quadro Opções, pode-se configurar para descontar ou não o ajuste do 13° salário negativo.
Descontar ajuste de 13º salário negativo: Caso selecione esta opção, no cálculo do
complemento de integração de horas extras e comissões no 13º salário da folha mensal de dezembro, serão gerados os eventos 985 e 986.
Exemplificando: o funcionário recebeu de janeiro a novembro 1.000,00 de comissão e em dezembro 200,00.
Na 1° parcela é calculada a média da comissão pela fórmula (Valor Base + DSR / 12) para cada mês. A soma total das médias mensais é dividida por 2. Neste exemplo a soma das médias de janeiro a outubro é 1187,93 que dividido por 2 é igual a 593,96, e consta no holerite no evento 118, conforme parametrização do cadastro do evento de comissões na aba integrações.
Na segunda parcela teremos o pagamento do salário integral + média de comissões recalculadas até o mês 11, o desconto dos valores pagos na primeira parcela e o desconto dos impostos.
No cálculo da folha de Dezembro, é reprocessado o cálculo dos valores do 13° considerando os eventos lançados para o pagamento de dezembro. Desta forma, ao lançarmos comissão de 200,00, a média destas comissões diminui e o funcionário terá um débito em seu pagamento com o valor da diferença (evento 986).
50% do valor do salário base
50% das médias de comissões
28/36 Na memória de Cálculo Complemento HE/Venc. Var. verifica-se o cálculo:
Na segunda parcela foram pagos 1193,57 de média de comissões, ao lançarmos as comissões de dezembro, a média ficou abaixo do que foi pago (1114,78). A diferença entre estes dois valores será descontada no pagamento de dezembro.
O mesmo ocorre se houver valores a receber, ou seja, se a média das comissões recalculadas em dezembro for maior que o recebido na 2° parcela, o funcionário receberá a diferença.
Para não efetuar o desconto do saldo negativo, deixa a opção Descontar ajuste de 13º salário
10.
Adiantamento do 13° nas férias
Emite a solicitação de Adiantamento do 13º Salário.Ao gerar as férias normais ou coletivas, o sistema emitirá um alerta, informando que este funcionário solicitou o adiantamento do 13° salário nas férias. Ao clicar em Sim, abrirá a tela de geração da primeira parcela.
Para emitir este alerta, deverá marcar no cadastro do funcionário a opção de Adiantamento 13º nas Férias, na guia de Dados Funcionais.
30/36 Informe o código de funcionário e clique em OK.
Para emitir os valores do 13° no recibo de férias, acesse Módulos / Férias / Emissão do Recibo e marque a opção “Incluir eventos de adiantamento de 13° Salário”.
11.
Dúvidas Frequentes
Não gerou 13° salário para alguns funcionários
11.1.
Se na conferência dos 13 salário identificou que para um ou mais funcionários não gerou o pagamento, deverá consultar em Módulos / Rotinas Anuais / Manutenção da RAIS/DIRF, o mês em que foi gerada o pagamento.
Informe o código do funcionário e o ano corrente. No quadro 13° Salário verifique os meses em que foram geradas as parcelas do 13° salário.
Neste exemplo, foi gerada apenas a segunda parcela integralmente em dezembro. Para estornar o cálculo acesse a rotina Módulos / Férias / Estorno.
32/36 Neste exemplo, a primeira parcela foi gerada em outubro/2012. Para estornar o cálculo acesse a rotina Módulos / 13° Salário / Estorno do cálculo. Neste caso, verifique se houve o recolhimento do valor referente ao FGTS da primeira parcela, no mês indicado.
Licença maternidade
11.2.
O sistema calculará o 13º salário integralmente. No holerith do processamento 4 - 2º parcela do 13º salário será gerado o evento 939, que tem natureza neutra, ou seja, não altera os valores no holerith. A função deste evento é fazer o controle do 13º salário referente aos meses de afastamento, deduzindo da GPS e informando na SEFIP.
Auxílio-doença
11.3.
O período de afastamento do funcionário, por auxílio-doença não decorrente de acidente de trabalho, exceto os 15 primeiros dias de ausência, cuja responsabilidade do pagamento dos salários é da empresa, não será considerado no cálculo. Tal período suspende temporariamente os efeitos do
Contrato de Trabalho. Assim o empregador, para fins de pagamento do Décimo Terceiro Salário, deve considerar somente os meses e fração superior ou igual a 15 dias efetivamente trabalhados. O
pagamento da parcela, relativo ao período do afastamento, é de responsabilidade da Previdência Social.
Acidente de trabalho
Parcela do Décimo Terceiro Salário, correspondente ao período do afastamento por Acidente de Trabalho, também é pago pela Previdência Social, devendo a empresa apenas complementar o valor do Décimo Terceiro Salário.
Segundo determina a legislação, o cálculo do 13º salário para empregados que estiveram afastados por acidente de trabalho no decorrer do ano base, deve ser feito como se devido
integralmente. Do valor calculado, deduz-se então a parcela paga pelo INSS ao funcionário a título de 13º salário, obtendo-se como resultado o valor devido pela empresa.
Para que o sistema calcule corretamente o valor devido pela empresa neste caso, é necessário informar o valor pago pelo INSS, em Módulos/13º Salário/Informação de Valores Extras/Valores Pagos pelo INSS (Afast. Acidente), antes de proceder o cálculo da Primeira Parcela. Se não for informado valor neste campo, o cálculo do 13º salário será processado integralmente.
Serviço militar:
11.5.
A Empresa é responsável pelo pagamento da parcela somente do período em que o funcionário esteve exercendo suas atividades na empresa, bem como o recolhimento do INSS e FGTS do valor correspondente. Não é devido o Décimo Terceiro Salário no período em que estiver prestando Serviço Militar.
Valor de INSS zerado na provisão de 13º salário.
11.6.
Verificar em Cadastros / Empresas / Parâmetros / Recursos Humanos / Essenciais, se o campo “Empresa Optante pelo SIMPLES” está marcado. Para empresas optantes pelo SIMPLES, não há cálculo de provisão de INSS, já que este imposto é pago juntamente com o SIMPLES Federal, calculado sobre o faturamento.
Arredondamento de valores de 13º salário
11.7.
Para os processamentos de adiantamento e/ou pagamento de 13º salário, o sistema não calcula arredondamento, pois o mecanismo do arredondamento exige seu pagamento em um mês, e
consequente desconto no próximo, e assim sucessivamente. No caso de 13º salário, o próximo
processamento será apenas no final do ano seguinte. Dessa forma, o sistema não tem como controlar tal processo para a rotina de 13º salário.
Pagamento de 13º salário para Tomadores de Serviço
34/36 O procedimento para gerar 13º salário para tomadores de serviço é o mesmo utilizado para a
folha de pagamento, ou seja, o processamento do cálculo deverá ser executado na rotina Módulos/13º Salário.
No caso de Cessão de mão de obra, se os empregados estiverem alocados em tomador de serviços (Módulos/Tomadores de Serviço/Cessão de Mão de Obra/Alocação de Funcionários), automaticamente o processamento de 13º estará vinculado a esse tomador.
No caso de Obra de Construção Civil, deve-se processar normalmente o 13º salário. Em seguida, na rotina Módulos/Tomadores de Serviço/Obras de Construção Civil/Rateio por Dias
Trabalhados/Digitação por Obra, deve-se fazer o lançamento dos dias trabalhados por tomador.
Depois, deve-se processar o cálculo do rateio como processamento 3, para primeira parcela, e 4 para segunda parcela, em Módulos/Tomadores de Serviço/Obra de Construção Civil/Rateio por Dias
Trabalhados/Cálculo do Rateio.
Pagamento de 13º salário para sócios
11.9.
Não existe previsão legal para pagamento de 13º salário para sócios e/ou diretores não empregados.
Porém, caso seja uma liberalidade da empresa, para efetuar tal pagamento a sócios/diretores no sistema, deve ser criado um evento de 13º salário, em Cadastros/Genéricos/Eventos. O grupo do evento deve ser 08-Retiradas de Sócios. Faz-se então uma retirada normal, informando esse evento com o respectivo valor.
Cabe ressaltar que, como não há previsão legal para pagamento de 13º salário a sócios/diretores, esse valor não vai para o campo referente a 13º salário no Informe de Rendimentos.
Pagamento de 13º salário para empregados comissionados
11.10.
No caso de comissionados, para o pagamento do 13º salário, deve ser efetuada a média das comissões. Para isso, o sistema utiliza as comissões pagas de janeiro até o mês anterior ao
processamento do 13º salário. Porém, alguns sindicatos definem um prazo menor (média dos últimos 6 meses, por exemplo), e para adequar o sistema ao período definido pelo sindicato, é necessário acessar o cadastro do evento de comissões, em Cadastros/Genéricos/Eventos, e no quadro “Base para Cálculo de 13º Salário” alterar a opção para “Média dos Últimos N Meses”, em seguida no campo “Meses para Média” informar o número de meses definidos pelo sindicato.
Para melhor visualizar o cálculo dessa média, pode ser emitida a memória de cálculo, em Módulos/13º Salário/Memória de Cálculo.
Ainda em relação aos funcionários comissionados, há sindicatos que exigem a atualização dos valores de comissões para cálculo do 13º salário, com base em índices fornecidos pelos mesmos. Neste caso, é preciso cadastrar os índices mensais para o ano corrente, em Cadastros / Genéricos / índices de
Atualização de Comissões. Cabe ressaltar que, para os meses em que não houver índice, deve-se
informar 1, e não deixar o campo zerado.
Após cadastrados os índices, acessar Cadastros/ Genéricos / Sindicatos / Parâmetros, no botão Parâmetros Gerais, quadro “Comissões” informar o código com o qual o índice foi criado no campo “Código do Índice”, e no campo “Opção de Atualização” informe uma das opções disponíveis. Para saber quais são estas opções, pressione a tecla F1 dentro do cadastro do sindicato, acessando a Ajuda da rotina.
Recolhimento de FGTS e INSS sobre 13º salário
11.11.
FGTS – deve ser recolhido sobre a competência da 1ª parcela e sobre a competência da 2ª parcela. Por exemplo, para adiantamento de 13º salário pago em novembro, o FGTS é recolhido na SEFIP de novembro, juntamente com a folha de pagamento.
Para a segunda parcela, paga em dezembro, o FGTS também é recolhido juntamente com a folha de pagamento, na SEFIP de dezembro.
INSS – somente é recolhido no pagamento da segunda parcela e será efetuado em uma GPS distinta. Após apurar o INSS referente ao 13° em Tributos / Apuração do INSS do 13° Salário, a GPS pode ser emitida em Tributos / Guias de Recolhimento / Tributos Mensais.
O valor de recolhimento do INSS será informado em uma SEFIP exclusiva para Informações de Valores Devidos à Previdência Social, competência 13. Para gerá-la veja o tópico Recolhimento dos tributos (SEFIP).
Ausência de Fato Gerador / SEFIP sem movimento
11.12.
Caso não haja fatos geradores a informar na competência 13, também é necessária a entrega da GFIP/SEFIP com Ausência do Fato Gerador (sem movimento). Neste caso não é possível efetuar a entrega através da importação do arquivo, conforme orientação da Caixa Econômica Federal, sendo necessário informar diretamente no programa validador da SEFIP, assinalando a opção citada acima, na tela de abertura do movimento, para o código 115.
Eventos variáveis recebidos no mês de dezembro
11.13.
Se durante o mês de dezembro o empregado receber eventos variáveis, que devam compor média para 13º salário, terá direito a receber o complemento de 13º salário.
36/36 Nesses casos, a empresa pode apurar a diferença e efetuar o pagamento complementar dos
valores que tenham sido pagos a menor, até o 5º dia útil do mês de janeiro do ano seguinte, conforme alguns entendimentos relativos ao Art. 459 da CLT.
Para esse complemento, o sistema recalcula as médias e paga a diferença automaticamente na folha mensal do mês 12 através dos eventos: 119 - Compl. Int. H.E. 13 Sal. e 120 - Compl. Int. Venc. Var. 13 Sal.
Caso no recálculo a média fique menor que o valor pago anteriormente, o valor será descontado somente se em Cadastros / Empresas / Parâmetros / Recursos Humanos guia Essenciais, no quadro Opções a opção “Descontar ajuste de 13º salário negativo” estiver marcada (opção disponível somente para a versão 2).
Quando marcada esta opção, caso a média dos eventos apurada na competência 12, resulte menor do que o 13º efetivamente pago na SEGUNDA PARCELA, as diferenças de HE (GRUPO 26) serão lançadas no evento 985-Desc. Int. H.E. 13 Sal, e a diferença da média de todos os demais eventos será lançada no evento 986-Desc. Int. Venc. Var. 13 Sal. Automaticamente.
A conferência do valor de complemento ou desconto referente à diferença do pagamento de 13º salário pode ser feita pela memória de cálculo de Complemento H.E / Venc.Var emitida em Módulos / 13º salário.
Para efeitos de cálculo dos complementos de INSS, IRRF, DIRF, INFORME DE RENDMENTOS e SEFIP, somente serão calculados se o valor da soma dos COMPLEMENTOS POSITIVOS (119, 120 e 984) for maior do que a soma dos COMPLEMENTOS NEGATIVOS (985 e 986). Se os COMPLEMENTOS NEGATIVOS resultarem maiores, não haverá desconto nas bases, todos os complementos serão desconsiderados. A única exceção é a RAIS, onde o valor negativo resultante da soma dos complementos será abatido da base, uma vez que esta rotina anual não calcula tributos, e serve para cálculo do pagamento do PIS, então o valor que deve ser informado é o efetivamente pago ao funcionário, ou seja, a dedução deve ser considerada.
Reajuste Salarial
11.14.
Ao atualizar a folha mensal da competência 12, o sistema verificará se houve reajuste salarial e o valor do 13º salário será recalculado e comparado com o valor do processamento 4 do mês 12, em caso de diferença será gerado o evento 984 - Compl. Reaj. Salarial 13 Sal.
