FLUXOGRAMA DA SEÇÃO DE COMPRAS DA DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO DO CAMPUS CURITIBA - IFPR

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FLUXOGRAMA DA SEÇÃO DE COMPRAS DA DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO DO CAMPUS CURITIBA - IFPR

Disciplina no âmbito do IFPR - Campus Curitiba - normas para a solicitação de compras de materiais/equipamentos ou contratação de serviços.

INFORMAÇÕES GERAIS:

1) Toda a aquisição de bens ou contratação de serviço deverá ser precedida de processo administrativo, compreendo Licitação, Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação, conforme disposto na Lei nº 8.666/1993 e demais legislações aplicáveis;

2) As solicitações de aquisição ou contratação deverão ser centralizadas nas Coordenações dos Cursos, e estes, por sua vez, enviarão as demandas do Curso compiladas para a Seção de Compras do Campus;

3) Antes de solicitar qualquer aquisição ou contratação o requisitante deverá consultar a Seção de Almoxarifado, no caso de bens de consumo e a Seção de Patrimônio, no caso de bens permanentes, a fim de verificar se o bem demandado dispõe de estoque suficiente de acordo com a necessidade, bem como se há viabilidade no quesito de espaço e infraestrutura da Unidade; 3.1) As consultas as Seções de Almoxarifado e Patrimônio serão formalizadas através do Formulário de Justificativa Padrão, contido no Anexo I deste Fluxograma.

FASES DO PROCESSO DE COMPRA/CONTRATAÇÃO: FASE 01:

INCLUSÃO DAS DEMANDAS NAS LICITAÇÕES DO IFPR:

1) Aguardar a divulgação do Calendário de Compras e Licitações (CCL) do Exercício, elaborado pela Pró-Reitoria de Administração - Diretoria Administrativa - Coordenação de Compras e Licitações (PROAD-DA-CCL) às Unidades/Campus do IFPR. O CCL costuma ser divulgado entre os meses de fevereiro a março de cada ano;

2) Após a divulgação do CCL a Seção de Compras da Unidade divulgará os prazos para o envio das demandas, de acordo com as fases do Calendário, aos interessados nos respectivos objetos;

2.1) A divulgação do CCL de que trata o item 2 será realizada via e-mail aos interessados dos objetos, a cada nova fase de prazos, bem como constará na

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http://curitiba.ifpr.edu.br/menu-institucional/calendario. A Direção de Ensino também será informada a cada nova fase de prazos;

2.2) No caso dos docentes, o CCL será enviado apenas aos e-mails dos Coordenadores dos Cursos e a Direção de Ensino, e estes, ficarão encarregados de replicar ao quadro de professores pertencentes aos respectivos cursos/áreas;

3) Recebimento das demandas de acordo com as fases do CCL e envio para a Reitoria para que seja licitado;

3.1) As demandas deverão ser encaminhadas eletronicamente, até as datas limites estipuladas e previamente informadas, para o endereço

compras.curitiba@ifpr.edu.br (os documentos anexos deverão estar em

arquivos editáveis e não em extensão pdf). Haverá confirmação de recebimento

em até 02 dias úteis. Caso essa confirmação não ocorra, favor entrar em contato com a Seção de Compras;

3.2) As demandas deverão ser encaminhadas em conjunto de 03 orçamentos para cada item solicitado (validade dos orçamentos: máximo de 60 dias, conforme § 3º do art. 64 da lei 8.666/93), bem como em conjunto de Justificativa para aquisição/contratação pretendida. Nos anexos I, II e III do referido fluxograma constam os Formulários Padrões para o preenchimento das demandas e suas Justificativas. Não serão aceitas demandas preenchidas em desacordo com os Formulários Padrões ou com dados/documentos pendentes. Caso surjam dúvidas no preenchimento, favor entrar em contato com a Seção de Compras para a devida orientação;

3.3) Os modelos de Requisição de Compra e Mapa de Pesquisa de Preço, bem como o de Justificativa, também serão encaminhados via e-mail a cada nova divulgação de prazos do CCL, bem como estarão disponíveis na página do Campus Curitiba, também no seguinte link: http://curitiba.ifpr.edu.br/menu-institucional/calendario ;

3.4) Caberá aos Coordenadores de cada curso compilar as demandas do quadro de professores do curso pelo qual é responsável e enviá-la a Seção de Compras nos devidos prazos. Serão recebidas apenas as demandas enviadas pelo Coordenador dos respectivos cursos;

3.5) Caso ocorra alguma inconsistência ou a demanda esteja pendente de alguma documentação, esta será devolvida ao Coordenador responsável para que sejam corrigidas as irregularidades e deverá ser enviada novamente no prazo máximo de 02 dias úteis;

3.6) Após a confirmação do recebimento de que trata o item 3.1, o requisitante deverá entregar as vias originais devidamente assinadas na Seção de Compras, em até 02 dias úteis, conforme segue:

3.6.1) Via original com o devido preenchimento e as devidas assinaturas na Requisição de Compras (caso a Requisição de Compras tenha mais de uma página, todas as folhas pertencentes a referida requisição deverão ser

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3.6.2) Via original com o devido preenchimento e as devidas assinaturas no Formulário de Justificativa (além das assinaturas nos campos adequados, todas as folhas da referida Justificativa deverão ser rubricadas por todos os servidores que assinaram os demais campos: Requisitante, Almoxarife, Diretor de Planejamento e Administração e Diretor Geral);

3.6.3) Via original com o devido preenchimento e as devidas assinaturas no Mapa de Pesquisa de Preços (caso o Mapa de Pesquisa de Preços tenha mais de uma página, todas as folhas pertencentes a referida requisição deverão ser

rubricadas pelo servidor que realizou a referida pesquisa de preços);

3.6.4) Vias originais com as devidas assinaturas nos Orçamentos (cada folha de orçamento deverá ser rubricada e conter o nº da matrícula Siape do servidor que realizou a pesquisa de preços);

3.5) Caso o servidor não tenha local para a impressão dos documentos de que tratam os subitens 3.6.1, 3.6.2, 3.6.3 e 3.6.4, por gentileza, comparecer a Seção de Compras, dentro do prazo estipulado (02 dias úteis) para que possa ser realizado tal procedimento. Tal procedimento é fundamentável para a instrução processual de todo e qualquer processo licitatório.

FASE 02:

EFETIVA COMPRA:

4) Aguardar a licitação e a sua homologação. Assim que as licitações forem sendo homologadas, todos os solicitantes serão informados via e-mail e havendo a confirmação destes para a compra dos itens solicitados, bem como orçamento disponível, a compra será efetuada. Será consultada previamente a Coordenação Contábil e Financeira da Unidade, a fim de verificar a disponibilidade orçamentária do Campus para as respectivas aquisições e contratações. Caso não haja orçamento disponível, o requisitante também será informado;

4.1) Será compartilhada uma planilha no Google Drive aos e-mails dos Coordenadores dos Cursos, bem como ao e-mail geral da Direção de Ensino, para o acompanhamento das homologações dos processos licitatórios. Bem como estará disponível para consulta no link a seguir: http://curitiba.ifpr.edu.br/menu-institucional/calendario . A atualização da referida planilha ocorrerá periodicamente, conforme as licitações forem sendo homologadas;

4.2) Para efeito de conhecimento, também é possível acompanhar o andamento das licitações através do portal de compras utilizado pelo Governo Federal, através do seguinte caminho: acessar ao site www.comprasnet.gov.br

- clicar nos ícones ACESSO LIVRE - Consultas - Atas de pregões/Anexos - preencher o campo Cód. UASG (Unidade de Compra) com o nº 158009 - e,

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após tais passos, abrirá a página para a consulta dos Pregões/Atas realizados (ou em andamento) pelo IFPR;

4.2.1) Ao final do nº do Pregão Eletrônico haverá o ano do referido Pregão; 4.2.2) Para verificar qual é o Objeto (do que se trata) do Pregão Eletrônico, clicar sob o ícone Termo de Adjudicação e ou Termo de Homologação. DISPENSA E INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO:

5) As dispensas de licitação ocorrerão em casos excepcionais, nas hipóteses do Artigo 24 e Artigo 25 da Lei nº 8.666/1993, que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública, conforme link a seguir:

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm ;

5.1) Caso seja necessário recorrer a dispensa ou inexigibilidade de licitação e, estando em acordo com a legislação e os artigos citados no item 5, enviar e-mail para a Seção de Compras (compras.curitiba@ifpr.edu.br), expondo a situação e a necessidade dos referidos procedimentos;

5.2) A Seção de Compras, por sua vez, irá verificar se a necessidade procede ou não, ou seja, se realmente não há nenhuma licitação vigente que possa ser utilizada para a aquisição ou contratação solicitada e, realmente não havendo, formalizará tal situação ao Diretor de Planejamento e Administração do Campus que deverá autorizar ou não o referido processo;

5.3) O prazo para resposta da viabilidade ou não da Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação será de até 05 dias úteis;

5.4) Caso seja deferida a solicitação para Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação, a Seção de Compras orientará ao solicitante quanto aos documentos necessários para a instrução processual;

5.5) Para efeito de conhecimento, as normas para a solicitação de materiais ou contratações de serviços via Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação pelo IFPR, estão contidas na Instrução Interna de Procedimentos – IIP nº 001/2011-PROAD-IFPR, conforme link a seguir: http://reitoria.ifpr.edu.br/wp-content/uploads/2011/08/IIP01.pdf

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ANEXO I – FORMULÁRIO PADRÃO PARA JUSTIFICATIVA

CAMPUS REQUISITANTE: CAMPUS CURITIBA SETOR/CURSO:

Nome do Requisitante: SIAPE:

Telefone: E-mail:

Segue Requisição de Compras em anexo: SIM  NÃO 

JUSTIFICATIVA PARA AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS

1. DESCRIÇÃO DO OBJETO BEM/SERVIÇO SOLICITADO

a. ESPECIFICAÇÕES GERAIS E/OU DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS

Fazer referência ao objeto de licitação. Com relação às especificações técnicas, informar que estas serão/estão encaminhadas anexas juntamente à Requisição de Compra.

A Unidade Requisitante deverá apresentar condições específicas para a fase licitatória ou no momento da celebração do contrato.

No caso de fornecimentos onde haja a necessidade de inclusão de maior detalhamento ou projeto de instalação/execução, tais documentos também deverão ser enviados, em via impressa e mídia digital.

b. DAS QUANTIDADES:

O Requisitante deve fundamentar nesse espaço a realização de planejamento do quantitativo de materiais que serão utilizados por sua unidade organizacional (Departamento, Pró-reitoria, Coordenadoria etc. ) para o período de 12 meses.

Mencionar e explicitar a necessidade da quantidade unitária a ser adquirida (ainda que estimada).

Sugere-se levar em consideração as especificidades de cada objeto, para que não sejam definidas quantidades insuficientes ou excessivas.

Todas as demandas de compra deverão ser aprovadas pelo gestor da unidade orçamentária (Chefes de Departamento, Pró-reitores, Diretores Gerais).

c. DO PREÇO ESTIMADO

A Unidade Requisitante deve confirmar, com fundamento em pesquisas de contratações anteriores que os preços dos itens demandados são razoáveis para a contratação, mesmo que não tenha sido aquela que realizou a pesquisa de mercado. Apresentar como os preços foram identificados.

• Estimar a despesa a ser suportada pela Unidade/Câmpus; • Viabilizar a fixação de preço máximo para a licitação;

• Indicar indício de preço inexequível caso identificado nas cotações realizadas por outros setores.

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a. JUSTIFICAR A IMPORTÂNCIA DA AQUISIÇÃO DOS BENS OU DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS NESTE MOMENTO PARA O DESENVOLVIMENTO DO SETOR (CONVENIÊNCIA E OPORTUNIDADE):

Considerando que a falta de motivação e de planejamento podem impedir que sejam atendidos os princípios da eficiência, eficácia e economicidade dos gastos públicos, o planejamento das contratações deve iniciar pela justificativa da necessidade desses itens, explicitando a adequação entre a demanda prevista e a quantidade a ser contratada, juntamente com demonstrativo de resultados a serem alcançados em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis, nos termos do art. 2º do Decreto 2.271/1997 e do benefício efetivo que seu atendimento possa retornar para a sociedade.

Para a motivação, informe como serão utilizados os itens (materiais, serviços) a serem adquiridos ou contratados, por quais setores e departamentos, dando uma visão da precariedade ou demanda destes pelos bens, apresentando as razões da definição da(s) especificação(ões) e quantidade(s) em relação às sua(s) adequabilidade(s) frente às necessidades

Apresentar quais serão os cursos e quantos alunos e servidores serão atendidos com a pretensa licitação. Faça uma análise exaustiva da situação atual, se possível com uma visão histórica da necessidade. Exponha informações relativas à ambiência interna e/ou externa. Contextualize e busque informações que definam o problema em questão. Na fundamentação da necessidade e do problema, deve-se procurar responder a perguntas tais como: Qual é a necessidade? Qual é o problema? O problema realmente precisa ser resolvido? Qual é o custo de resolvê-lo? Qual é o impacto de resolvê-lo? E o de não resolvê-lo? Quais as alternativas de solução?

Após a definição do problema, explicite quais as possíveis soluções que atenderiam à necessidade percebida. Analise cada uma das soluções encontradas e, após, justifique a escolha dos itens solicitados.

b. BENEFÍCIOS ESPERADOS COM A AQUISIÇÃO DOS BENS OU DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS:

Informe quais serão as benefícios esperados com a aquisição/contratação.

A fundamentação do objetivo da contratação deve ser coerente com o planejamento estratégico institucional e demonstrar como a contratação produzirá resultados relevantes ao interesse público, quais indicadores serão utilizados para acompanhar e garantir a produção desses benefícios pretendidos, quem será responsável pelo acompanhamento e avaliação desses indicadores e em que periodicidade, e a existência de um contexto adequado e da disponibilidade dos recursos necessários.

3. REFERENTE AO QUE ESTA SENDO DEMANDADO PELA UNIDADE INFORMO:

Há a necessidade do referido material no presente momento (não há mais em estoque): SIM ( ) NÃO ( )

Há local para instalação/armazenamento: SIM ( ) NÃO ( )

Há condições no local para Instalação/armazenamento: SIM ( ) NÃO ( )

Há pessoa habilitada para utilização/manuseio: SIM ( ) NÃO ( )

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Rua João Negrão, 1285, Rebouças – CEP 80.230-150 – Curitiba – PR. Fone/Fax: (41) 3535-1650 Homepage: http://www.ifpr.edu.br SIM ( ) NÃO ( )

Almoxarifado / Patrimônio Declaro a inexistência de saldo do material acima especificado.

Data: _____/_____/______

________________________________ Assinatura e carimbo do Almoxarife

Obs.: Em alguns casos esta etapa não se aplica. Para materiais de consumo consultar a Seção de Almoxarifado e para materiais permanentes consultar a Seção de Patrimônio.

Submetemos à apreciação da autoridade ordenadora da despesa para os fins de direito.

Declaramos, para os devidos fins, ter conhecimento referente a Lei 8.666/93, Art. 3 o que obriga a licitação a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia possibilitando selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração e que seja processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos.

E que a mesma Lei, referente ao pedido de compras em seu Art. 15, § 7 o diz que deverão ser observadas, ainda: I - a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de marca;

II - a definição das unidades e das quantidades a serem adquiridas em função do consumo e utilização prováveis, cuja estimativa será obtida, sempre que possível, mediante adequadas técnicas quantitativas de estimação;

III - as condições de guarda e armazenamento que não permitam a deterioração do material. Diretor de Planejamento e Administração

Existe a necessidade de aquisição material descrito acima. Estou de acordo com a justificativa. Autorizado  Sim Não

Data:_____/_____/_____ _______________________________

Assinatura e carimbo do Diretor de Administração e Planejamento Diretor Geral do Campus

De acordo.

Autorizo a abertura da licitação

 Aprovado  Não aprovado Nome do Autorizador/Ordenador de Despesas: SIAPE:

Telefone: E-mail:

Data:_____/_____/____ _____________________________________

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ANEXO II – MODELO DE REQUISIÇÃO DE COMPRA

Orientações para o correto preenchimento da Requisição de Compra: 1) Nº da Requisição: Preencher apenas o ano;

2) Data: Preencher com a data do preenchimento da requisição;

3) UGR: Preencher da seguinte forma: 151056 – Campus Curitiba (já estará previamente preenchido);

4) Setor: Preencher com o nome completo do Curso ou Setor Administrativo do Campus;

5) Requisitante: Preencher com o nome do docente ou do servidor requisitante; 6) Siape: Preencher com o nº da matrícula Siape do servidor requisitante; 7) Elemento Despesa: Não é necessário o preenchimento pelo requisitante; 8) Justificativa: Breve justificativa para a referida requisição de compra. No caso

da utilização ser em alguns dos cursos do Campus, identificar qual é o curso, em

quais períodos do curso será(ao) utilizado(s) o(s) item(ns) solicitado(s) e o nº médio de alunos que serão beneficiados por tal compra;

9) Item: Preencher com uma seqüência numérica crescente;

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11) Especificações: Especificação detalhada do item solicitado; 12) Qtd: Quantidade do item;

13) Unid: Unidade de medida do item;

14) PMUN – Valor médio: Valor médio unitário do item;

15) Total (*Na barra superior): Valor total (valor unitário multiplicado pela quantidade);

16) Total (* Na barra inferior): Valor total de todos os itens (soma dos valores da coluna Total);

17) Responsável pela elaboração das Especificações: Assinar e preencher com o nome legível do servidor que elaborou as especificações, bem como com o nº da sua matrícula Siape (aconselha-se utilizar carimbo institucional contendo tais dados);

18) Da veracidade dos orçamentos: Assinar e preencher com o nome legível do servidor que realizou a pesquisa de preços (orçamentos), bem como com o nº da sua matrícula Siape (aconselha-se utilizar carimbo institucional contendo tais dados);

19) Requisitante: Assinar e preencher com o nome legível do servidor requisitante dos itens, bem como com o nº da sua matrícula Siape (aconselha-se utilizar carimbo institucional contendo tais dados). *Não esquecer do preenchimento do campo “Data”.

20) Ordenador de Despesa (Diretor Geral do Campus): Recolher a assinatura do

Diretor Geral do Campus, bem como preencher com o seu nome legível e com

o nº da sua matrícula Siape (aconselha-se utilizar carimbo institucional contendo tais dados). *Não esquecer do preenchimento do campo “Data”.

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ANEXO III – MODELO DE MAPA PESQUISA DE PREÇO

Orientações para o correto preenchimento do Mapa de Pesquisa de Preço: 1) Nº da Requisição: Preencher apenas com o ano;

2) Item: Preencher com uma seqüência numérica crescente;

3) Descrição: Especificação sucinta do item solicitado (pode ser preenchido apenas com o título, deixando a especificação detalhada para o preenchimento da Requisição de Compras);

4) Quantidade: Quantidade do item; 5) Medida: Unidade de medida do item;

6) Preço 1 / Preço 2 e Preço 3: Preencher com o preço unitário fornecido pelo Fornecedor 1 e assim, sucessivamente, com os demais Fornecedores;

7) Fornecedor 1 / Fornecedor 2 e Fornecedor 3 (Razão Social + CNPJ): Preencher a Razão Social e o CNPJ da empresa onde se realizou a pesquisa de preço (não será aceito o preenchimento com o nome fantasia da empresa e sem o CNPJ); 7.1) Para o caso de pesquisa de preço online poderá ser utilizado o site

https://registro.br/cgi-bin/whois/ para consultar a Razão Social e o CNPJ da empresa, bastando apenas o preenchimento do domínio do site consultado;

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8) Preço Médio por UN. (PMUN): Valor médio unitário do item;

9) Preço Médio TOTAL: Valor total (valor unitário multiplicado pela quantidade);

10) TOTAL: Valor total de todos os itens (soma dos valores da coluna Preço Médio TOTAL);

11) Ao final do preenchimento, a via original deverá ser entregue com a assinatura,

nome legível e com o nº da matricula Siape do servidor responsável pela pesquisa

de preços (aconselha-se utilizar carimbo institucional contendo tais dados).

Curitiba, 06 de fevereiro de 2014.

INSTITUTO FEDERAL DO PARANÁ CAMPUS CURITIBA

DIRETORIA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO