EIM. Em plena ebulição, o mundo. O Santo Graal. dos gestores da informação EIM. Por Ana Lúcia Moura Fé. o volume atingiu 1,2 zettabytes, especialistas

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38 INFORMATION MANAGEMENT | JAN / FEV 2012 www.informationmanagement.com.br

Por Ana Lúcia Moura Fé

E

m plena ebulição, o mun-do digital tem produzido fortes mudanças na forma como se pensa a informa-ção corporativa. Nas em-presas, o desafio já não é captar o máxi-mo de dados que auxiliem o andamento dos negócios. A meta, agora, é encon-trar sentido na teia de informações que chega às empresas ininterruptamente, nos mais variados formatos e origens, em velocidade e quantidade sem prece-dentes (Veja quadro na p.40).

É uma meta incontornável, tendo

em vista que a avalanche de informa-ções tende a aumentar, turbinada por fatores como convergência tecnológi-ca, expansão do acesso e dos formatos multimídia e explosão da mobilidade, das redes sociais e das ferramentas de colaboração, só para mencionar as ten-dências mais comentadas. Somente em 2011, o mundo gerou 1,8 zettabytes de informações, taxa que dobra a cada dois anos, segundo a AIIM, entidade que divulga boas práticas em gestão da informação. É um número assombroso. Basta lembrar que há dois anos, quando

o volume atingiu 1,2 zettabytes, espe-cialistas arriscaram um cálculo com-parativo: o conteúdo digital do mundo equivalia a todas as informações que podem ser armazenadas em 75 bilhões de iPads Apple, ou todas as mensagens divulgadas no Twitter se toda popula-ção da Terra decidisse postar no micro-blog por um século, continuamente.

No âmbito corporativo, a geração e fluxo contínuos de informações acentu-aram o desequilíbrio entre os dois uni-versos de dados que povoam as organi-zações. De um lado, estão os dados

es-EIM

dos gestores da informação

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truturados, processados nos tradicionais sistemas informáticos da companhia e organizados para uso estratégico. De ou-tro lado, está o conhecimento não estru-turado, que representa não menos do que 80% dos inputs de dados e informações que circulam na empresa. Estes não pa-ram de crescer, oriundos de dentro ou de fora da companhia. Sem controle, filtra-gem ou integração, são pouco aproveita-dos nos processos de decisão. A fórmula para transformá-los em informações estruturadas, inteligentes e integradas tornou-se o Santo Graal para gestores da informação. E o mapa para encontrá-lo passa necessariamente pela incorpora-ção nos negócios do conceito de EIM, ou Enterprise Information Management. “Trata-se de mais um salto na evo-lução experimentada pela gestão da in-formação nos últimos dez anos”, explica Walter Koch, consultor internacional de gestão da informação e diretor da Ima-geWare. Desde o microfilme até o con-ceito multimedia de ECM (Enterprise Content Management), passando pelo popular GED (Gestão Eletrônica de Do-cumentos), é grande a lista de tecnolo-gias, metodologias e novas abordagens

que aperfeiçoaram a prática da gestão da informação ao longo do tempo, na estei-ra da evolução tecnológica (Veja quadro na p.41). O EIM posiciona-se no final dessa trilha, com o apelo de reunir todos os tipos de informação debaixo de um mesmo guarda-chuva. Segundo Koch, o conceito emerge em um contexto em que o mundo estruturado e o não estrutu-rado se sobrepõem, tornando difusas as suas fronteiras. Um exemplo que ele cita são as ferramentas de inteligência do negócio (BI) que são capazes de extrair informações de dados não estruturados.

AbordAgem holísticA

O EIM é uma abordagem mais holística do universo da informação corporativa, em comparação com o ECM. De acordo com Stephen Boschulte, consultor inter-nacional de EIM e autor do livro “A Prac-tical Guide for Implementing an EIM Program”, o EIM inclui a gestão de todos os ativos de informação, estruturados ou não, e permite que a empresa compreen-da, controle e alavanque proativamente essas informações em um esforço cole-tivo que envolve tecnologia e negócios.

A definição de EIM soa como

mú-EIM

o boom da

informação

Domeneghetti, da E-Consulting: dados não estruturados ajudam na tomada de decisão Fonte: AIIM/KPMG

• Em 2011, o mundo criou

1,8 zettabytes

de informações. Esse volume dobra a cada dois anos. • Por volta de 2020, o mundo irá

multiplicar por 50

o volume de informações e por 75 o número de repositórios de informação.

• Usuários de celulares passaram de 719 milhões em 2000 para 5,6 bilhões hoje, 70% em países em de-senvolvimento. Desses 5,6 bilhões,

835 milhões

usam smartphones.

•

69,1%

das empresas brasileiras já têm presença nas mídias sociais.

•

Facebook

já soma 800 milhões de usuários. Mais de 35 milhões são brasileiros. •

google+

, a rede

social do Google, pode virar 2012 com 400 milhões de usuários. •

94%

das corporações

americanas têm acesso móvel a e-mail e perto de 30% têm acesso móvel para sistemas como ECM, CRM, ERP.

•

47%

permitem uso de dispositivos móveis pessoais para acessar dados da companhia.

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sica para dez em cada dez executivos de TI, uma vez que promete resolver o desafio número um desses profissio-nais, que é o alinhamento da tecnologia com o negócio. “Mas isso não pode ser alcançado até que haja uma mudança fundamental na forma como esses dois grupos, TI e negócios, interagem e se comunicam”, diz o especialista.

De acordo com Boschulte, progra-mas de EIM focam cinco áreas prin-cipais (Veja quadro na p.44), que são Business Process Management (BPM), governança da informação, qualidade da informação, gerenciamento de meta-dados e padrões e Master Data Manage-ment (MDM). “Com EIM, todas as deci-sões sobre ativos de informação e infra-estrutura de apoio são tomadas por um conselho de governança que considera a organização como um todo, e não uma divisão ou indivíduo”, diz Boschulte. Com informações acuradas e consisten-tes à disposição, seja para funcionários, seja para bancos de dados computacio-nais, as tarefas ficam mais eficazes.

Lembrando que ECM foca normal-mente a informação não estruturada, ou seja, documentos, imagens e outros

ativos de informação que não se encai-xam bem em uma estrutura relacional, Boschulte destaca que a relação entre os dois conceitos é muito forte, porque faz parte do programa de EIM compre-ender, em todo o ciclo de vida da in-formação, a melhor forma de gerenciar conteúdos não estruturados. Estes, por sua vez, configuram o universo prin-cipal do ECM e representam a maior fatia das informações usadas em uma organização, entre documentos, ima-gens, e-mails etc. “Quem implementa programa de EIM utilizando o ciclo de vida da informação pode compreender melhor como esta será usada antes de considerar como ela será criada, manti-da e acessamanti-da”, diz.

ProPosição de vAlor

Na percepção de Boschulte, tomadores de decisão não estão muito preocupa-dos com o tipo de dapreocupa-dos utilizapreocupa-dos, e sim que as informações para tomada de decisões sejam confiáveis e disponí-veis. “Administradores de negócios são responsáveis por identificar, categori-zar e prioricategori-zar os ativos de informação de acordo com o valor estratégico da

empresa”, diz ele, acrescentando que são os técnicos da informação que se preocupam com os conceitos de dados estruturados e não estruturados.

Um desafio para gestores que que-rem emplacar projeto de EIM na sua empresa é que há uma percepção de que definir resultados é tarefa complicada. Boschulte relata que os programas de EIM mais eficazes adotam um docu-mento de proposição de valor que inclui métricas quantitativas e qualitativas e é periodicamente revisado e atualizado. “Tais métricas também são usadas pelo grupo de recursos humanos para alinhar as avaliações de desempenho individu-ais com os objetivos do programa de EIM e da empresa”, informa.

Quando o programa é bem-sucedido – ele continua, a organização experi-menta mudança cultural que melhora a colaboração entre os negócios e os recursos técnicos. O estudioso assegura que programas de sucesso conseguem provar que se autofinanciam.

Um novo ProFissionAl

Na AIIM, o presidente John Mancini afirma que a construção de estratégia

marcos na trilha da gestão da informação

década de 1960

- Microfilmes, sistemas COM (Computer Output to Microfiche), jaquetas e cartões-janela

década de 1970

– Document Imaging (processamento eletrônico de imagens)

década de 1980

– Electronic Document Management Sys-tems (EDMS), ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED), como esses sistemas ficaram conhecidos no Brasil

década de 1990

– Web Content Management (WCM)

Anos 2000

Enterprise Content Management (ECM) - Estraté-gias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar,

armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos rela-cionados aos processos organizacionais. Abrange todo o escopo de uma empresa, independentemente de a informação estar em documento físico, arquivo eletrônico ou e-mail. Foca normalmen-te a informação não estruturada.

Enterprise Information Management (EIM) – Abordagem mais holística, inclui a gestão de todos os ativos de informação, estru-turados e não estruestru-turados, e permite que a empresa compreen-da, controle e alavanque proativamente essas informações em um esforço coletivo que envolve tecnologia e negócios. Unifica ferramentas de gestão de informação e suas melhores práticas. Depende de integração e infraestrutura.

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holística para gerenciar a montanha de informações nas empresas, integrando--as ao fluxo dos processos de negócio, se tornou imperativa nas organizações. E como se não bastasse esse desafio em si, ele leva a um outro, também pre-mente, que é a escassez no mercado de um novo tipo de profissional da infor-mação com perfil adequado para a nova realidade.

“Tradicionalmente, a TI sempre focou o desenvolvimento de softwa-re empsoftwa-resarial e infraestrutura da in-formação. Agora, precisamos de uma nova geração de profissionais que com-preenda a gestão, utilização e aplicação dos ativos sociais e de informação da companhia”, explica Mancini.

A demanda por esse novo profissio-nal tem crescido, segundo o presidente da AIIM. A entidade dá a sua contribui-ção ao disponibilizar grande volume de conhecimento para formação nessa área. Além disso, começou a certificar o “Information Professional”, título que, segundo o Gartner, não se refere a alguém com um papel ou a uma habi-lidade, mas sim a um profissional com um grande conjunto de especializações (Veja quadro abaixo).

Segundo a AIIM, esse especialista

se torna imprescindível numa era em que ocorre a integração entre o tradi-cional “Sistema de Registro” e o novo “Sistema de Engajamento”. Nesse con-texto, o foco da gestão sai do conteúdo e do documento e passa para a gestão do social business. O objeto típico de gestão passa a ser a interação, e não um website, um documento ou um proces-so. Trata-se de cenário em que a com-panhia mais conhecida e falada é uma rede social, o Facebook, e não mais o site de buscas Google ou a fabricante de software Microsoft.

big dAtA

A necessidade de um novo profissio-nal da informação, nesta era do EIM, já é sentida na rotina de corporações que lidam com grande volume de da-dos, o chamado Big Data. Pesquisa do McKinsey Global Institute revela que em 2018 haverá, só nos Estados Unidos, escassez de 140 mil a 190 mil pessoas com habilidades analíticas profundas para aproveitar o Big Data em favor do negócio. Também haverá defasagem de 1,5 milhão de gerentes e analistas com o know-how suficiente para analisar o Big Data e tomar decisões eficazes.

A previsão preocupa porque,

segun-do o instituto, na medida em que explo-de a quantidaexplo-de explo-de dados no mundo, a análise do Big Data se torna ponto-cha-ve para competitividade dos negócios. A expectativa é que o crescente volume e detalhes de informações capturadas pe-las empresas, o aumento da multimídia, da mídia social e da “Internet das coi-sas”, entre outros adventos, irão impul-sionar o crescimento exponencial dos dados em um futuro próximo. Os ana-listas do instituto consideram que líderes empresariais, e não apenas gerentes que lidam com dados, terão de lidar com as implicações do Big Data.

roi nA mesA de

discUssão

Independentemente das eventuais di-ficuldades para implementação e de-finição de resultados de programas de EIM, parece não haver dúvidas entre os especialistas de que ausência de es-tratégias de gestão de dados impacta direta e negativamente o retorno do investimento dos sistemas de tecnolo-gia, e isso pode configurar forte justi-ficativa para projetos nessa área. A boa notícia é que tratamento de dados não estruturados entrará definitivamente para a pauta de discussões das

empre-EIM

o novo “information Professional” deve...

1

Garantir que a informação seja dinamicamente entregue aos funcionários e clientes via websites, dispositivos móveis e mídia social.

2

Melhorar a colaboração e o compartilhamento de infor-mações aproveitando soluções de colaboração virtual, redes sociais e tecnologias de comunicação existentes e emergentes.

3

Melhorar a pesquisa corporativa e o acesso à informação através de sistemas e plataformas.

4

Analisar continuamente as informações para identificar novas oportunidades de negócios e de melhorias.

5

Garantir segurança da informação apropriada e controle de privacidade entre sistemas e plataformas para proteger a organização e os seus funcionários.

6

Gerenciar informações e registros nos sistemas e plata-formas para efeito de compliance e e-discovery.

7

Simplificar e automatizar os processos de informação intensiva entre sistemas e plataformas para melhorar a eficiência e reduzir os custos.

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EIM

sas brasileiras nos próximos 2 a 3 anos, segundo Daniel Domeneghet-ti, sócio-fundador da consultoria E--Consulting.

Domeneghetti afirma que o ROI de tecnologia e sistemas está alta-mente ancorado na capacidade de transformar dados não estruturados em dados inteligíveis para tomada de decisão. Em outras palavras, quanto menos se tratar esses dados, menor será o retorno dos investimentos tec-nológicos.

Mas até que o tratamento dos dados não estruturados e sua inte-gração com o mundo estruturado sejam implementados, muito di-nheiro ainda será gasto em novas arquiteturas, tecnologias e sistemas que habilitam empresas a capturar e gerar um número ainda maior de informações para o negócio. Se não tratadas, irão se tornar “um munda-réu de dados que mais atrapalham do que ajudam”, nas palavras de Domeneghetti.

cinco principais

componentes de um

programa de eim

1

Gestão de processos de negó-cios/workflow (BPM): inclui a identificação dos processos de negócios mais eficientes e fer-ramentas de suporte de workflow que apoiem a visão, missão e objetivos da empresa.

2

Governança da informação: prática de patrocinar, executar e coordenar os ativos de informação de uma empresa por meio de um conjunto de políticas, processos, procedimentos, tecnolo-gias e padrões.

3

Qualidade da informação: pessoas, processos e tecnolo-gias que são necessários para garantir conteúdo de informações e valores de dados em conformidade com os requisitos de negócios.

4

Gestão de metadados: desenho, implementação e manutenção de modelos de comportamento/atividade criados por qualquer negócio ou sistema de TI. Um repositório é tipicamente desenvolvido para coletar modelos que estão em conformidade com a estrutura de governança.

5

Master Data Management (MDM): sistema que inclui pessoas, processos e tecno-logia de apoio e que desenvolve e mantém entidades de dados não transacionais de uma empresa. O seu objetivo é assegurar a co-erência e jurisdição dos ativos de informação.

Fonte: Stephen T. Boschulte - A Practical

Guide for Implementing an Enterprise Infor-mation Management Program - Executive Summary.