UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL – IACS DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
CENY FERREIRA SOARES
A GESTÃO DE DOCUMENTOS
ARQUIVÍSTICOS EM UM
ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA: O CASO DO ESCRITÓRIO SIQUEIRA CASTRO ADVOGADOS
NITERÓI 2013
CENY FERREIRA SOARES
A GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS EM UM ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA: O CASO DO ESCRITÓRIO SIQUEIRA CASTRO ADVOGADOS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para a obtenção do grau de Bacharel em Arquivologia.
Orientador: Profº Ms. Alexandre de Souza Costa
Niterói 2013
S676 Soares, Ceny Ferreira.
A gestão de documentos arquivísticos em um escritório de advocacia: o caso do escritório Siqueira Castro Advogados / Ceny Ferreira Soares – 2012.
52 f. : il.
Orientador: Alexandre Souza Costa
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, Instituto de Arte e Comunicação Social, 2012.
Bibliografia: f. 51-52.
1. ARQUIVO – ARQUIVO JURÍDICO. 2. ARQUIVO PRIVADO. 3. GESTÃO DE DOCUMENTOS. 4. GESTÃO DE INFORMAÇÃO. I. Alexandre Souza Costa (Orientador). II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
CDD 025.21
CENY FERREIRA SOARES
A GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS EM UM ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA: O CASO DO ESCRITÓRIO SIQUEIRA CASTRO ADVOGADOS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para a obtenção do grau de Bacharel em Arquivologia.
Aprovado em
BANCA EXAMINADORA
____________________________________________________________ Prof. Ms. Alexandre de Souza Costa - Orientador
Universidade Federal Fluminense – UFF
____________________________________________________________ Profª Drª. Joice Cléede Cardoso Ennes de Souza
Universidade Federal Fluminense – UFF
____________________________________________________________ Prof. Dr. Rodrigo de Sales
Dedico o presente trabalho a minha tia Cléa, que sempre me incentivou a continuar os estudos e acreditou na minha capacidade (saudades).
AGRADECIMENTOS
Nesse espaço reservado para agradecer as pessoas que me ajudaram direita e indiretamente na conquista alcançada e representada pelo presente trabalho de conclusão de curso (monografia), espero não esquecer ninguém.
Como não poderia deixar de ser, começo agradecendo aos meus pais pelo incentivo de ingressar no ensino superior e continuar com os meus estudos. Obrigada e minha gratidão eterna.
A minha amiga-irmã Thelma Barreto que sempre esteve comigo e que me deu a noticia que havia sido aprovada no vestibular. Obrigada de coração.
A minha tia paterna Cléa pelo incentivo, enquanto estava presente entre nós. Obrigada tia.
As minhas amigas da faculdade, em especial a Letícia Ribeiro que me auxiliava sempre que precisava. (amizade que levo pra fora da faculdade)
Aos mestres sem os quais eu nada saberia, passaram seus conhecimentos me enriquecendo ao longo do curso me fazendo cada vez mais me apaixonar pela minha profissão. Senão todos, alguns reservo carinho e lembranças eternas.
Ao meu orientador Alexandre pela paciência.
Não menos importante e ela sabe disso, Ana Vargas, amiga, colega de trabalho que se mostrou ser uma ótima co-orientadora, onde muito me ajudou lendo e relendo minhas páginas do tcc, me acalmando em meio ao meu nervosismo. A Ana o meu muito obrigado.
Termino agradecendo a Deus que sempre esteve comigo me iluminando, colocando pessoas/anjos na minha vida, pessoas com palavras e presença de paz e calma como a Jessica, amiga de luz enviada por Deus.
Senhor por tudo de maravilhoso e de aprendizado na minha vida. Obrigada.
"O futuro pertence àqueles que acreditam na beleza de seus sonhos" Elleanor Roosevelt
RESUMO
O presente estudo aborda a importância da Gestão de Documentos em um departamento de Arquivo em uma empresa privada, verificando se este segue os preceitos existentes de uma gestão Arquivística. Dessa maneira, o objeto de estudo dessa pesquisa é a Gestão de Documentos do Arquivo da empresa Siqueira Castro Advogados no centro do Rio de Janeiro. Ressalta-se a importância de aplicar a gestão documental proporcionando acessibilidade com eficácia para os usuários. Discorre sobre a funcionalidade de uma gestão interna, procedimentos próprios para gerenciar toda uma documentação de um arquivo privado jurídico. Expõe sobre a eficiência como um fator determinante para gestão documental nas atividades administrativas aplicadas aos serviços arquivísticos. A gestão aparece como um modelo sistêmico de organização que visa assegurar a eficácia na recuperação da informação contida nos documentos no momento de sua solicitação. As informações necessárias para a realização desse trabalho foram adquiridas através da coleta de dados por meio de um questionário. A observação das atividades do arquivo também contribuiu para a conclusão da pesquisa. Buscou-se também analisar o uso de instrumentos utilizados na empresa, tais como: tabela de temporalidade, plano de classificação e práticas próprias da gestão de documentos. Destaca-se que é de fundamental importância a consolidação e o tratamento com toda a documentação da empresa Siqueira Castro Advogados, uma vez que a mesma é importante para o sucesso, retorno financeiro e maior desenvolvimento da empresa.
Palavras Chave: Arquivo, Arquivo jurídico, Arquivo privado, Gestão de Documentos, Gestão de informação.
9 ABSTRACT
This study approaches the importance of Records Management in a Records Management department into a private company, with aim of observe if Archival Science theory is followed to obtain a records management. In this manner, the study object is the central records` management of the company Siqueira e Castro Advogados in Rio de Janeiro downtown. It is emphasized the importance of apply a records management providing accessibility with efficacy for the users. It discuss about the functionality of an internal management, own procedures to manage all documentation of a legal private central records management department. It exposes about efficiency as a determinant factor for records management in managerial activities applied to archival services. Management appears as a systematic control into organization that aims ensures efficacy in retrieval information contained in records at the moment of requests. Needed information to achieve the aim of this work were obtained through questionnaire data collection. The records management activities observation also has contributes to conclude this research. It seeks analyzes use of tools used by the company, as: records retention schedule, enterprise classification plan and records management own practices. It is noteworthy the fundamental importance of the consolidation and treatment of company Siqueira e Castro documentation, once that is important for the success, finance returns and major company development.
Key words: records management, legal records management, company records management, records management, information management.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ... 11
2 ARQUIVO: PROCESSOS JURÍDICOS/JUDICIAIS ... 16
2.1 Arquivos públicos e privados ... 17
2.1.2 Arquivos públicos ... 17
2.1.3 Arquivos privados ... 20
2.2 Processos jurídico-judiciais ... 21
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS... 24
3.1 Atividades da Gestão de Documentos...29
3.2 Gestão de Documentos no Brasil...35
4. SIQUEIRA CASTRO ADVOGADOS ...38
4.1 Breve Histórico Siqueira Castro Advogados (SCA) ... 40
4.2 Estrutura Organizacional SCA ... 41
4.2.1 Administração SCA ... 42
4.2.2 Setores Jurídicos ... 43
4.2.3 Arquivo Siqueira Castro SCA ...45
5 ANÁLISE DOCUMENTAL: ESTUDO DE CASO ... 50
5.1 Questionário como instrumento de coletas de dados... 50
5.2 Questionário como motivo de escolha: opção de coletas de dados ... 51
5.3 Sobre a entrevistada ...52
5.4 Questionário – Arquivo SCA ... 52
5.5 Tentativas de sintese das respostas obtidas ...59
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS ...60
REFERENCIAS...62
1 INTRODUÇÃO
A gestão de documentos é um conjunto de atividades que possibilita a organização e a recuperação das informações com mais eficácia e precisão. As instituições privadas devem implantar e utilizar os procedimentos de gestão documental de maneira adequada à sua realidade e necessidade, respeitando os princípios, técnicas e teorias arquivísticas, tornando-se assim um diferencial na busca pela informação.
Há tempos existe a necessidade de registrar as informações decorrentes das atividades da sociedade que produziu e produz grandes números de documentos em sua imensa diversidade, registrando os acontecimentos e conhecimentos adquiridos ao longo dos tempos. Esse processo de documentar as ações do passado possibilita a recuperação das informações com o intuito de dar subsídios às tomadas de decisão no presente. Além disso, permite gerenciar as informações da melhor maneira possível, auxiliando nas atividades de qualquer órgão e/ou instituição.
Com base neste pressuposto, optou-se em abordar as técnicas arquivísticas de uma empresa privada, onde, em contra ponto, depara-se com a escassez de literatura abordando esta temática. Sendo assim, este trabalho vem tratar e discutir a importância da gestão de documentos baseado no estudo de caso da empresa Siqueira Castro Advogados – SCA.
No decorrer dessa argumentação serão utilizadas eventualmente as siglas SCA – para substituir o nome Siqueira Castro Advogados por extenso.
O objeto deste estudo é a Gestão de Documentos do arquivo-sede da empresa privada Siqueira Castro Advogados, filial Rio de Janeiro. Justifica-se a escolha do objeto devido à relação laboral existente entre a empresa e a responsável pela autoria deste trabalho, a princípio como estagiária e posteriormente como auxiliar de arquivo. Esta experiência possibilitou a observação e o interesse pela temática a ser abordada, visto a ciência da importância dos princípios e práticas da gestão de documentos para uma administração de qualidade.
Diante da carência de literatura arquivística que aborde o tema deste trabalho, voltado, para o setor privado, busca-se aqui através de um estudo de caso e mediante questionário elaborado e aplicado no arquivo da empresa mencionada, verificar se a gestão da documentação respeita os princípios, leis e diretrizes da área, bem como apontar as deficiências caso exista e ressaltar as técnicas utilizadas que possibilitem a funcionalidade do arquivo.
Cada instituição, privada, se diferencia no que tange a gestão documental devido às características particulares de cada uma. A Arquivologia possui métodos, teorias e práticas
apropriados que permitem um tratamento dos documentos mais apropriado, além de elaborar regulamentos e diretrizes que sirvam como subsídios para a implantação da gestão de documentos dentre outras atividades e funções de responsabilidade do arquivo.
Em resumo, Arquivologia é “a disciplina que estuda as funções do arquivo (2) e os princípios e técnica a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos (1). Também chamada Arquivística.‟‟ (Arquivo Nacional, 2005).
Aplicar a gestão documental, gradativamente vem se tornando uma prática cada vez mais necessária e reconhecida pelas instituições e empresas, assim, observar a importância de tratar e gerenciar de maneira correta os documentos e informações, proporcionando uma maior acessibilidade aos usuários do arquivo.
Reconhecer e implantar uma política de gestão documental resulta em um retorno de ganhos para a empresa, proporcionando uma administração eficaz e eficiente. Um arquivo bem organizado está diretamente ligado à uma administração de qualidade. A ausência de uma gestão arquivística pode provocar problemas referentes à organização dos documentos, avaliação e recuperação dos mesmos e suas informações.
Nesse sentindo de acordo com Jardim:
[...] as características da administração pública brasileira propiciam, por motivos histórico-culturais, que a informação governamental – espinha dorsal do seu desempenho – seja mal produzida, mal utilizada, mal disseminada e, em geral, eliminada ou conservada sem critério pela própria administração. (JARDIM, 1987, p.39).
Aplicar conceitos, teorias e termos existentes na literatura arquivistica sobre o contexto de gestão de documentos e como será inserido nas suas atividades administrativas, garante que a instituição consiga aprimorar seu controle, rápidez e acessibilidade sobre as informações geradas. A citação abaixo exemplifica de uma maneira geral a gestão de documentos e sua aplicabilidade:
A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que após o uso adminitrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados, os que serão transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou
guarda permanente. (RONCAGLIO; SZVARÇA e BOJANOSKI, 2004, p.5).
O reconhecimento da gestão de documentos no âmbito empresarial é um processo de simplificação que automatiza os processos de gestão garantindo a padronização e a organização do acervo documental jurídico conforme as regras de operação definidas pela organização. Gestão de documentos, ainda segundo a NBR 9578 da ABNT (1986, p.1), é uma “metodologia de programas para controlar a criação, o uso, a normalização, a manutenção, a guarda, a prática e a destinação de documentos”.
De acordo com Indolfo (2007, p.35) a UNESCO (...) conceitua gestão de documentos como o “domínio da gestão administrativa geral com vista a assegurar a economia e a eficácia das operações desde a criação, manutenção e utilização, até a destinação final dos documentos”.
Seguindo o pensamento de Indolfo (2007, p.36), baseado no estudo RAMP1, há três etapas básicas da gestão de documentos conforme a elaboração de James Rhoads, que são:
Produção – Fase em que se administram os elementos específicos de um programa de controle e criação de documentos;
Utilização e conservação – Fase em que correspondem ao controle, utilização e armazenamento dos documentos necessários para realizar ou facilitar as atividades de uma organização;
Destinação (eliminação) – Fase na qual se definem os procedimentos para implantar um programa de eliminação de documentos. (RHOADS, 1983 apud INDOLFO, 2002, p.30).
Vale ressaltar que no arquivo jurídico da empresa SCA a segunda fase apontada pela autora é a que se melhor aplica nesse contexto, visto que o arquivo se restringe a guarda, conservação e acesso dos documentos em uso, considerando a finalização do prazo de vigência
1 Os estudos RAMP ou Records and Archives Management Programme foi um programa estabelecido pela UNESCO em 1979 que teve como objetivos: (i) tornar ao público geral e aos tomadores de decisão conscientes da importância dos documentos de arquivo para o planejamento e desenvolvimento da salvaguarda do patrimônio nacional; (ii) dar assistência aos Estados membros na criação de documentos arquivísticos eficientes e infra-estruturas de gestão de arquivos através da padronização, a legislação arquivística, treinamento e infraestrutura (edíficios e equipamentos); (iii) promover debates sobre as principais questões internacionais no campo arquivístico.
Disponível em
http://portal.unesco.org/ci/en/ev.php-URL_ID=1505&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html. Acesso em 24 de fevereiro de 2013. Tradução nossa.
dos documentos de idade corrente que são devolvidos aos clientes ou descartados mediante autorização dos mesmos.
Reforçando o conceito de gestão de documentos, ressaltamos a importância da criação da Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991, que regulamenta a gestão de documentos e dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como legitima a profissão de arquivista.
A lei mencionada conceitua gestão de documentos como:
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (BRASIL, 1991).
Sendo assim o presente trabalho de conclusão de curso tem por objetivos analisar a gestão de documentos em um arquivo de empresa privada, analisar se esta empresa utiliza os norteamentos oferecidos e estabelecidos pela literatura arquivísticas, e identificar se a SCA faz a utilização de uma política de gestão própria.
A intenção do trabalho em questão é mostrar que além de arquivo privado pessoal, também merece atenção os arquivos de empresas privadas/pessoas jurídicas, no que tange a produção literária sob essa temática, que é restrita a conceitos e termos relevantes quase ou de igual relevância a literatura sob a perspectiva pública, visto que ambas apresentam naturezas claras e distintas uma da outra.
Um segundo item a ressaltar é o reconhecimento de gestão documental não propriamente contida na literatura arquivística mais sim uma gestão que atende os valores e os interesses da empresa/instituição. Cabendo à gestão propiciar um bom funcionamento da empresa por meio da tomada de decisão, fundamentada no tratamento das informações relevantes e, por essa via, contribuir para o seu desenvolvimento e satisfação dos interesses de todos os seus colaboradores e usuários.
Ter um conceito de gestão que compreenda toda complexidade de uma organização e sirva como parâmetro para toda e qualquer empresa seja esta pública ou privada ainda é para alguns um processo a ser estudado cuidadosamente. Contudo, sabemos que gestão representa um conjunto de tarefas que procura oferecer eficácia e auxilio em todos os recursos disponibilizados
pela organização e/ou empresa em questão, a fim de serem realizadas as atividades da empresa. Sendo assim, utilizamos os conceitos e termos existentes na Literatura Arquivística.
Dessa forma, o trabalho ora apresentado estrutura-se da seguinte forma: o capítulo 2 apresenta o conceito de arquivo sob a perspectiva de um escritório privado da área jurídica. No capítulo 3, apresenta-se o conceito de gestão de documentos. Fundamental para compreensão do trabalho proposto nessa pesquisa. A proposta de metodológica do questionário aplicado na instituição com a profissional responsável pelo departamento de arquivo da SCA encontra-se no capítulo 4. Por fim, as considerações finais do trabalho apresentam o nosso esforço de compreensão da realidade encontrada.
2 ARQUIVO: PROCESSOS JURÍDICOS/JUDICIAIS
Este capítulo aborda o conceito de arquivo e documentos no âmbito de um escritório jurídico. Tratando-se de uma empresa privada cuja atividade fim é de prestar serviços, pretende-se aqui demonstrar a importância do arquivo e suas atividades para a prepretende-servação e conpretende-servação dos documentos, do seu valor jurídico e comprobatório, essenciais para tomadas de decisão.
Paes em seu livro “Arquivo: teoria e prática” discorrem sobre a perspectiva de Sólon Buck, ex-arquivista dos Estados Unidos, definindo arquivo como “(...) conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros” (PAES apud SOUZA, 1950).
Arquivo, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, organizado pelo Arquivo Nacional é um
“Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte”, ou ainda “instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. (Arquivo Nacional, 2004, p.19).
O conceito de arquivo é interpretado por cada individuo de modo diferente, sendo esta visão um retrato da cultura absorvida de cada cidadão. A finalidade dos arquivos é a guarda e conservação das informações geradas no âmbito das atividades de uma empresa e/ou instituição e que estejam registrados em qualquer suporte. Assim, Rousseau e Couture definem arquivo
Como um conjunto de informações e não como um conjunto de documentos. Mesmo que não haja dúvidas de que arquivo é um conjunto de informações, entende-se que o termo informação não é esclarecedor
quando se deseja conceituar arquivo. Entende-se que a informação arquivística não prescinde do seu suporte, mesmo que ele não seja passível de leitura a olho nu. (ROUSSEAU; COUTURE, 1994, p. 284).
Para efeito deste estudo tomemos arquivo como um conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados por uma entidade coletiva privada no desempenho de suas funções, e como serviço especializado no tratamento da documentação corrente, responsável pela guarda, preservação, conservação e acesso da mesma.
2.1 Arquivos públicos e privados
O conceito de arquivo apresentado anteriormente, extraído do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística traz como produtores de arquivo as entidades coletivas públicas e privadas. Sob esta perspectiva abordaremos arquivo público e privado na tentativa de conceituar e diferenciá-los, visto que tal abordagem facilitará posteriormente o entendimento sobre a tipologia documental predominante no arquivo SCA.
2.1.2 Arquivos públicos
Os arquivos públicos surgiram pela necessidade da administração pública de organizar seus documentos devido ao crescimento de informações nas instituições. Jardim (1987, p. 36) explica:
[..] as instituições arquivisticas públicas caracterizavam-se pela sua função de órgão estritamente de apoio à pesquisa, comprometidos com a conservação e acesso aos documentos considerados de valor histórico. “A tal concepção opunha-se, de forma dicotômica, a de „documento administrativo‟, cujos problemas eram considerados da alçada exclusiva dos órgãos da administração pública que os produziam e utilizavam.
Em 1991, a promulgação da Lei 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e estabelece as suas competências, vem reforçar a necessidade de um maior envolvimento do arquivista com as questões relacionadas à gestão dos arquivos correntes, pois ela estabelece que a gestão dos documentos públicos correntes seja de competência das instituições arquivísticas.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, arquivo publico é “Arquivo (1) de entidade coletiva pública, independentemente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país. Arquivo (2) integrante da administração pública.” (p.35).
Os conceitos de arquivo público também são alvo de discussão em determinados estados brasileiros como, por exemplo, São Paulo, onde a Casa Civil publicou um artigo discorrendo sobre uma possível nova conceituação de arquivo público agregando maior autoridade:
É urgente a definição de um novo conceito de Arquivo Público, de perfil institucional moderno e democrático. O Arquivo Público deve constar nos atos legais de criação como instituição de natureza técnica, capaz de atuar tanto como órgão de custódia e preservação cultural, quanto como órgão normativo e coordenador do sistema de arquivos, instrumento capaz de dar efetividade à política de gestão documental. Ao mesmo tempo, deve ter forte atuação política, situado em posição estratégica, de preferência no âmbito da administração pública direta, capaz de formular, programar e fiscalizar políticas de arquivo, em todas as esferas e poderes (SÃO PAULO, 1998).
A Resolução nº 27/2008, indica, em parte, esse perfil institucional, nos seguintes termos:
I - Personalidade jurídica própria que integre à Administração Pública Direta, por exercer funções típicas de Estado; II - Infra-estrutura física, material e tecnológica adequadas para a guarda, armazenamento e preservação de documentos de acordo com as normas e legislação em vigor; III- Recursos orçamentários e financeiros para a implementação e
manutenção das políticas arquivísticas estabelecidas; IV - Recursos humanos qualificados, dos quadros permanentes da Administração Pública, para dar cumprimento às especificidades de suas atividades. (CONARQ, 2008).
De acordo com Schellenberg (2006, p.31), um dos motivos da criação dos arquivos públicos foi o aumento dos documentos.
Com o decorrer do tempo, um governo naturalmente acumula tantos documentos que se faz mister tomar providências em relação aos mesmos.Quando tais documentos obliteram as repartições e dificultam a execução dos trabalhos, ocupando espaço valioso, servem como uma advertência diária de que alguma providência precisa ser tomada.
Continuando sob a perspectiva de Schellenberg em seu livro Arquivos Modernos (2006, p. 33), diz-se dos arquivos públicos que são:
(...) a principal fonte de informação de todas as suas atividades. Constituem os instrumentos administrativos básicos por meio dos quais é executado o trabalho governamental. Contêm provas de obrigações financeiras e legais que devem ser preservadas para protegê-lo. Englobam o grande capital da experiência oficial de que o governo necessita para dar continuidade e consistência ás suas ações, tomar determinações tratar de métodos. Em suma, constituem os alicerces sobre os quais se ergue a estrutura de uma nação.
A aplicação dos conceitos e princípios da arquivística, na administração de documentos, garante que as instituições públicas consigam aprimorar seu controle sobre as informações.
Nesse sentido, a aplicação de uma gestão de documentos contribui na transparência dos atos governamentais, tornando os arquivos colaboradores das instituições.
2.1.3 Arquivos privados
Para fins deste estudo, efetuou-se pesquisa sobre o termo arquivo privado. Constatou-se que a literatura da área ainda apresenta uma escassez de literatura abordando esta temática representativa sobre o tema arquivo privada no âmbito empresarial. Assim, definir um conceito de arquivo privado se torna uma atividade. “De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica diz de arquivo privado: “Arquivo (1) de entidade coletiva de direito privado, família ou pessoa.” (p.27). Nesta mesma fonte o termo arquivo particular possui conceito equivalente.
Alguns autores da área arquivística perceberam a importância de tratar a documentação produzida, recebida e acumulada também pelas entidades privadas. Santos é um dos autores que atua nessa temática e discorre que: “as instituições arquivísticas (...), nas suas específicas esferas de competência, (...) têm sido objeto constante de estudo no âmbito da Arquivologia.” (2009, p.31).
Mesmo sem uma literatura especifica que diferencie a documentação privada empresarial das demais, sabe-se que a mesma possui suas particularidades sobrepondo a documentação de caráter pessoal bem como da proveniente e sob custódia de entidade pública.
O capítulo três da lei nº 8.159 de 8 de Janeiro de 1991 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e respalda de algum modo os arquivos privados conforme disposto em seus artigos:
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. (BRASIL, 1991).
2.2 Processos jurídico-judiciais
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA), traz o conceito de documento como “unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.” (p.73).
O valor comprobatório (de prova ou testemunhal) dos documentos revela-se desde a sua criação, devido à necessidade de se registrar a informação. Documento será tratado aqui exclusivamente como prova de uma ação ou ato, enfatizando o seu valor primário, de uso e comprovação.
Compreende-se como valor primário o “valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.” (ARQUIVO NACIONAL, 2001).
Considerando a terminologia arquivística e adaptado-a para os documentos de âmbito jurídico, utilizamos a definição de Rousseau e Couture (1998, p. 117-8) para embasar a pesquisa:
como sendo a qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razões para as quais o documento foi criado. A noção de valor primário está diretamente ligada à razão de ser de documentos e recobre exatamente a utilização dos documentos para fins administrativos.
Ainda sob a perspectiva jurídica, o conceito de documento pode ser encarado como o de “documento oficial: Documento emanado do poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato.” (ARQUIVO NACIONAL, 2001).
A importância do documento se dá pela informação registrada independente do suporte utilizado para tal atividade. O documento passou a ser reconhecido pelo seu valor mediante poderes do uso das informações nele contidas. Com isso, podem-se observar valores agregados a ele: seu valor cultural, logo patrimonial; de registro de ação, valor de prova e informativo.
O objeto deste estudo é a gestão do arquivo privado da empresa SCA. Logo os tipos documentais de interesse para este trabalho são os processos jurídicos, considerados de acordo com a literatura arquivística, documentos correntes, visto que a empresa segue este ramo de atividade.
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica o conceito da palavra processo “é o conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial que constitui uma unidade de arquivamento.” (Arquivo Nacional, 2005, p.38.)
A palavra processo é definida de maneiras diferentes em cada área que este se apresenta, na área do Direito conhece-se processo por ser um modo de proceder nas atividades de exercício do poder. Consistindo em uma conseqüência de atos que produzem resultados no âmbito jurídico, estando respaldado por lei.
Como define BELLOTO no Glossário de Espécies Documentais (s/d) processo é uma “unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária formando um conjunto materialmente indivisível” (p.31).
Para melhor compreensão a respeito desse tipo de documento, de acordo com o Dicionário de Termos Jurídicos, processo é definido como:
Seqüência de providências orientadas por autoridade administrativa, em regra por sua iniciativa e que são formalizadas por escrito, para o fim de investigar algum fato ou apurar alguma denúncia sobre ocorrência ou conduta de alguém, gravosa ao serviço público (s.d; p.19).
Nesse sentido, processo vem a ser um procedimento, isto é, uma seqüência de atos, regulamentados por normas que produzam efeito jurídico. A consistência do processo está nos procedimentos estabelecidos por normas, que são necessários para a produção de um efeito jurídico final.
Dessa forma o processo é uma instituição, no sentido de que é uma organização estável das várias relações jurídicas existentes no processo, tendo em vista a realização de um fim objetivo. Com o objetivo de manter a qualidade dos documentos com caráter jurídico se faz necessário a
gestão desses documentos de modo que assegure a acessibilidade rápida dos processos mediante a solicitação dos mesmos.
Desse modo a implantação dos procedimentos de gestão documental é de responsabilidade de profissionais arquivistas que desenvolveram práticas e procedimentos estratégicos necessários a guarda, conservação e acesso dos processos. No arquivo jurídico da empresa Siqueira Castro Advogados, os processos são em sua maioria cópias judiciais utilizadas pelos advogados mediante solicitação de empréstimo ao arquivo. É responsabilidade do arquivo o tratamento desses documentos que de acordo com a especificação de cada peça processual.
Nesse viés, o capítulo a seguir abordará o contexto de gestão aplicada na documentação jurídica do Arquivo da Siqueira Castro Advogados. A relação processo e procedimento de gerenciamento de cada item documental serão apresentados as premissas existentes no arquivo e as diferentes minúcias processuais de cada setor.
3. GESTÃO DE DOCUMENTOS
Desenvolver um conceito de gestão que compreenda toda complexidade de uma organização e sirva como parâmetro para toda e qualquer empresa seja pública ou privada ainda é um processo a ser estudado cuidadosamente. Para a realização do presente trabalho essa questão é fundamental, já que literatura específica sobre gestão de documentos de arquivo na área privada é escassa.
A gestão de documentos começou a ser desenvolvida pela necessidade das instituições públicas organizarem uma grande massa de documentos produzidos e recebidos em meados do século XX após a segunda guerra mundial. A partir desse momento que a gestão de documentos se torna um processo de organização significativo nas instituições arquivísticas.
Sendo assim, sabemos que gestão de documentos representa um conjunto de tarefas e rotinas que procura oferecer eficácia e auxílio em todos os recursos disponibilizados pela organização e/ou empresa em questão, a fim de serem realizadas as atividades de organização de acervos arquivísticos. Dessa forma, utilizamos os conceitos e termos existentes na Literatura Arquivistica.
A citação abaixo exemplifica de uma maneira geral a gestão de documentos e sua aplicabilidade:
A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que após o uso adminitrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados, os que serão transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. (RONCAGLIO; SZVARÇA e BOJANOSKI, 2004, p.5).
Como decorrência do desenvolvimento científico, econômico e tecnológico, especialmente após a Segunda Guerra Mundial ocorreu um grande crescimento das atividades administrativas e logo, um grande acúmulo documental. Assim, as administrações públicas defrontavam-se então com muitos problemas em relação ao uso e a guarda dos documentos. Schellenberg destaca que:
Pode-se ilustrar esse fato com a experiência do governo federal dos Estados Unidos, que, sem dúvida, tem produzido mais documentos do que todos reunidos. A expansão de suas atividades, especialmente durante os períodos de emergência, resultou em colossal aumento do número de documentos. O volume
destes, até a Guerra Civil (1861), era de cerca de 100 mil pés cúbicos (2.832 m³); entre essa e a I Guerra Mundial, cerca de 1,5 milhão (42.480m³) e entre a I Guerra Mundial e o período da crise econômica, cerca de 3,5 milhões de pés cúbicos (99.120m³). Durante a década de 1930, quando o governo enfrentava a depressão econômica e se preparava para outra guerra mundial, foram acrescentados outros 10 milhões (292.200m³). Durante a II Guerra Mundial a produção atingiu a média anual de 2 milhões de pés cúbicos (56.640m³), média que já foi ultrapassada após essa época. (SCHELLENBERG, 2006, p. 66). Em uma tentativa de controlar os problemas relacionados ao uso e a guarda dos documentos nos Estados Unidos e no Canadá foram criadas comissões governamentais com o objetivo de melhorar os padrões de eficácia no uso dos documentos. Nesse período as instituições arquivísticas exerciam função de órgão exclusivamente voltado para a pesquisa, envolvidas somente com a conservação e acesso aos documentos de valor histórico. Segundo Jardim, 1987, p.36:
[...] as instituições arquivísticas públicas caracterizavam-se pela sua função de órgão estritamente de apoio à pesquisa, comprometidos com a conservação e acesso aos documentos considerados de valor histórico. A tal concepção opunha-se, de forma dicotômica a de „documento administrativo‟, cujos problemas eram considerados da alçada exclusiva dos órgãos da administração pública que os produziam e utilizavam.
Nesse período pós-guerra, os Estados Unidos e o Canadá encontravam-se em meio ao caos. Estavam diante de uma grande massa de documentos acumulados e passavam por vários problemas relacionados à administração do uso e da guarda dos documentos. Tentando minimizar os problemas encontrados, os americanos Frederick Taylor e Frank Gilbreth desenvolveram meios para mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo. Eles desenvolveram as atividades de forma a reduzir os custos financeiros e a ganhar tempo. Era o início de uma era da chamada administração científica.
A partir da era da administração científica, principalmente nos Estados Unidos, a idéia de eficiência passou a ser o objetivo central do país. Foram através da aplicação dos princípios da administração científica para a solução dos problemas documentais que foram desenvolvidos os princípios da gestão de documentos.
Assim, o Records Management, posteriormente traduzido como gestão de documentos no caso brasileiro, não surgiu da prática ou teoria dos arquivos, e sim da necessidade da administração pública em organizar e gerir os documentos acumulados. Inclusive nos Estados
Unidos os termos archives e records são diferentes. O primeiro refere-se a documentos que perderam sua utilidade corrente e o segundo os documentos em uso nas administrações.
Nesse sentido, nos Estados Unidos existe a figura do arquivista, que trabalha somente com os documentos de valor permanente e o administrador de documentos, que se ocupa dos documentos em fase corrente e intermediária. Essa distinção causa muitas discussões porque propõe uma separação entre a Arquivologia e a gestão de documentos, no caso americano Segundo Schellenberg, 2006, p. 54:
A expressão “encarregado dos documentos” é usada, neste caso, para designar qualquer funcionário que controle a administração dos documentos correntes. Pode ser um oficial de registro (registrar), isto é, uma pessoa encarregada de um serviço de comunicações (registry) ou um encarregado dos documentos (record officer) no sentido americano do termo, isto é, a pessoa que se ocupa dos documentos dentro de um órgão do governo.
Em meio a essas discussões e divergências a partir de 1940 e com o aumento acelerado da produção documental das instituições foram suscitadas uma série de problemas, como a necessidade de um aumento de pessoal, equipamentos, locais e materiais. Nesse período, o volume dos documentos oficiais aumentou de forma tremenda, devido ao aumento da população desde o século XVIII, o que provocou expansão das atividades do governo. Surgiram problemas relativos a incorporações nos arquivos históricos devido à superlotação dos depósitos.
Para tentar controlar esses problemas, foi desenvolvida uma estrutura organizacional denominada de pré-arquivo ou arquivo intermediário. A etapa do pré-arquivo passou a ser a fase em que os documentos estão entre sua retirada dos órgãos produtores e sua inclusão nos arquivos históricos. A função do pré-arquivo era a de preparar os documentos para serem incluídos nos arquivos históricos ou serem preparados para eliminação.
Houve discussões em relação ao termo pré-arquivo, pois foi evidenciado como um termo não arquivístico porque sugere que essa fase não faria parte do arquivo, pois seria alguma fase antes do arquivo. Logo, esse conceito caiu em desuso, porque independente da idade, os documentos integram o arquivo. Passa-se a utilizar então, somente o conceito de arquivo intermediário.
Ligado a esse conceito a surgiu a teoria das três idades. Essa teoria consiste em dividir o ciclo de vida em três fases distintas. São as chamadas fases corrente, intermediária e permanente. Cada uma dessas etapas corresponde a procedimentos técnicos diferentes. O tratamento
dispensado aos documentos na idade corrente pode condicionar o desenvolvimento das atividades arquivísticas nas idades intermediária e permanente. A gestão documental abrange todas as fases dos documentos, desde sua produção até sua destinação final. A teoria das três idades facilita a distribuição de documentos que compõem o conjunto, garantindo um melhor controle e organização documental e a redução da massa documental acumulada. Segundo Rousseau, 1990, p. 111:
O conceito de ciclo de vida transforma um conjunto de documentos quantitativamente demasiado importante, desmedido em relação aos meios de que se dispõe para se lhe fizer face, em subconjuntos que apresentam diferentes características.
A primeira idade do documento, a fase corrente, é quando os documentos ainda estão sendo utilizados para consultas freqüentes e são essenciais ao funcionamento cotidiano, ou seja, são os documentos vigentes. Os documentos nesta fase devem ser fácil e rapidamente acessíveis. Nessa fase, a gestão de documentos atua na perspectiva de controle da produção documental. Se nessa fase os documentos forem bem controlados e geridos, dificilmente encontraremos grandes problemas na avaliação e na fase permanente. Segundo Bernardes (2008, p. 10), nesta fase:
Os documentos estão estreitamente vinculados aos fins imediatos
(administrativo, fiscal, legal) que determinaram sua produção ou recebimento no
cumprimento de atividades e se encontram junto aos órgãos
produtores/acumuladores em razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados por eles. É nessa idade que os documentos devem ser avaliados determinando-se os prazos de permanência dos documentos no arquivo corrente, quando deverão ser transferidos ao arquivo intermediário, quais os que poderão ser eliminados e quais deverão ser recolhidos ao arquivo permanente.
A segunda idade é chamada fase intermediária, na qual os documentos são consultados com menos freqüência e aguarda sua destinação final, eliminação ou guarda permanente. Nessa fase a gestão documental é responsável pela transferência dos documentos para os arquivos centrais e/ou intermediários que são o local onde esses documentos serão guardados nos prazos de precaução, ou seja, por pelo menos um não a mais do ano normal vigente.
Já os documentos de terceira idade ou permanentes, são aqueles que possuem valor secundário ou histórico, sendo assim, preservados de forma permanente. Quanto aos documentos
permanentes cabe aos executores da gestão documental processar o recolhimento ao arquivo permanente.
A lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no artigo 8º dedica três parágrafos à identificação dos documentos públicos como corrente, intermediário e permanente. São eles:
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que mesmo sem movimentação, constituam de consultas frequentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
A necessidade de organizar e gerir os documentos levou a percepção de que a maneira mais eficaz de minimizar os problemas ocorridos quando aos documentos arquivisticos seria a implantação de um programa de gestão documental. Segundo o Manual de procedimentos de gestão documental da Justiça Federal2, a gestão documental é o:
Conjunto de métodos e procedimentos administrativos referentes às atividades do ciclo vital dos documentos, desde sua criação até sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente, considerando o planejamento, organização, controle e coordenação dos recursos humanos, materiais e operacionais (Conselho da Justiça Federal, 2001, p. 13).
A gestão documental garante aos órgãos o controle sobre as informações que produzem e recebe redução da massa documental, racionalização do espaço físico, além de proporcionar mais agilidade na recuperação das informações. Através da gestão documental são definidos normas e procedimentos técnicos relativos à produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos, bem como a definição de seus prazos de guarda e sua destinação final.
Ainda de acordo como o manual de procedimentos de gestão documental da Justiça Federal, a gestão de documentos tem como principais objetivos (2001)
Assegurar a eficiência na produção, administração, manutenção e destinação de documentos;
Disponibilizar a informação quando e onde seja necessária, atendendo as necessidades dos órgãos administrativos;
Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa científica;
Assegurar o uso adequado de processamento eletrônico de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação;
Assegurar a guarda dos documentos de valor permanente.
A gestão de documentos contribui para as funções arquivísticas sobre variados aspectos. Além de todo o controle documental destacado acima, foi através da gestão de documentos que as instituições arquivísticas em especial os arquivos nacionais dos E.U.A. e do Canadá, adquiriram experiência assumindo também a função de órgão de apoio a administração institucional, com a capacidade de orientar programas de gestão de documentos nos diversos organismos governamentais.
3.1 ATIVIDADES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
As atividades da gestão de documentos incluem, entre outras, a produção, a utilização e a destinação de documentos, a organização e arquivamento, a classificação e a avaliação. Para um melhor entendimento dos termos citados acima, cabe definir de forma sucinta essas atividades.
A produção de documentos consiste na elaboração de forma padronizada de tipos/séries documentais através do uso de sistemas de organização da informação e inserção de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. Sendo esta um conjunto de medidas e rotinas no qual permitem que as informações sejam produzidas e registradas em um suporte adequado e implantada em um canal de difusão apropriado. Abrange a elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização da informação. O controle da produção evita a criação de documentos inadequados e que não são úteis, diminuindo o volume documental a ser manuseado, gerido e eliminado. No controle da produção devem ser levadas em consideração as questões administrativas, legais, financeiras e históricas.
2 Programa de Gestão Documental Manual de Procedimentos do Conselho da Justiça Federal. Brasília: 2001.
A utilização dos documentos abrange as atividades de protocolo, como recebimento, classificação, registro, tramitação e expedição, bem como a organização e arquivamento, reprodução, acesso à documentação e recuperação das informações. Para o exercício dessa atividade, faz-se necessário implantar sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, compra de mobiliário adequado, materiais e local apropriado para a guarda da documentação. O fluxo dos documentos deve ser controlado através de conservação documental, uso de sistemas de arquivo e de recuperação da informação, através de gestão de arquivos, gestão de copiadoras e telecomunicação, análise de sistemas e centros de arquivamento intermediário.
Já a destinação de documentos é definida através da avaliação, que por sua vez, se desenvolve a partir da classificação dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados, seja por órgãos públicos ou por empresas privadas. A avaliação de documentos estabelece prazos de guarda e destinação final, garantindo a preservação dos documentos necessários e eliminando aqueles que já estão obsoletos. A destinação é estabelecida através de um programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais.
Na destinação, as funções do órgão central de administração de documentos devem ter caráter executivo de análise ou de iniciativa. Segundo Schellenberg, 2006, p. 72:
Deve-se dar a um órgão dessa natureza competência para: a) solicitar às repartições que formulem planos de destinação de documentos e submeter tais planos à apreciação da autoridade máxima no assunto; b) solicitar as repartições que comuniquem o descarte de seus documentos e que submetam à sua apreciação todos os pedidos de espaço ou de outros recursos para fins de arquivamento; e c) controlar o emprego de equipamento fotográfico e de outros processos de reprodução existentes nas repartições objetivando o uso comum dos mesmos por qualquer órgão que deles necessite.
A organização e o arquivamento são atividade da gestão que devem ser definidas de acordo com um plano de classificação. Os documentos devem ser ordenados de forma a agilizar o processo de recuperação da informação, com o objetivo de facilitar a busca direta dos documentos. Cada fase do documento deve ser tratada de forma particular. Essa forma de tratamento deve estar ligada à utilização que os usuários fazem dele.
O aumento do volume da informação traz muitas dificuldades na organização dos documentos correntes. Sua classificação, recuperação e conservação, muitas vezes, se tornam um
desafio para os profissionais. A divulgação da informação demanda o uso de diferentes suportes, desde o suporte papel até o informático. E os documentos produzidos e recebidos pelos variados setores de uma organização devem ser conservados durante um determinado período, no qual deverá ser recuperado facilmente, de forma que a informação nele contida seja eficaz.
Algumas vantagens de uma eficaz organização dos arquivos correntes são:
Diminuição do volume documental;
Aumento da segurança/proteção da informação;
Alcance da informação precisa no menor tempo possível;
Aumento da eficácia e da estabilidade administrativa da organização; Otimização do espaço físico e dos recursos humanos;
Diminuição dos custos da organização das massas documentais.
Os documentos intermediários também devem ser conservados por certo período para fins administrativos, legais ou financeiros. Esses documentos devem ser transferidos para outros depósitos arquivísticos. Essa prática reduz, vantajosamente, os custos de conservação e recupera os espaços que podem ser usados para outros fins. Segundo Rousseau, 1990, p. 120:
A organização dos arquivos intermediários consiste, pois, no estabelecimento de normas precisas que regem a transferência, da administração para os locais previstos para este fim, a arrumação, a recuperação e a conservação dos documentos semiactivos que os compõem.
Os documentos intermediários que não foram atribuídos valor secundário devem ser eliminados. Já os documentos que adquiriram o valor secundário devem ser transferidos ao arquivo permanente. A conservação desses documentos deve respeitar minuciosamente as regras de preservação arquivísticas, pois esses documentos vão ser preservados permanentemente ou até quando durar seu tempo de vigência previsto na tabela de temporalidade. Logo, se não forem bem preservados, seu tempo de vida será bem inferior ao necessário. Documentos na fase permanente que nunca receberam tratamentos especiais de preservação podem ser danificados por conta do manuseio e de outros fatores como luz, umidade, calor entre outros eventos.
A classificação documental é uma medida crucial dentro da gestão de documentos. É um procedimento técnico de gestão que organiza os tipos/séries documentais. A correta identificação da tipologia documental é fundamental para definir sua classificação, valor para preservação ou eliminação e utilização. A classificação é a junção de informações de acordo com as suas semelhanças e separação de acordo com suas diferenças. A classificação determina um local de referência a cada grupo de informações.
A classificação de documentos de arquivos é a criação de um sistema representativo, segundo o qual os documentos produzidos ou recebidos são organizados em determinada ordem de classes e subdivisões. O arquivista norte-americano Schellenberg, 2006, p. 84, afirma que "os princípios de classificação determinam o agrupamento de documentos em pequenas unidades e o agrupamento destas em unidades maiores, arranjados segundo um plano destinado a facilitar seu uso corrente." A classificação busca uma eficiente administração de documentos. Todas as outras etapas de controle documental dependem da classificação. Assim, se os documentos não estiverem bem classificados, todo o seu ciclo de vida será prejudicado. Segundo Oliveira, 2007, p.138:
A classificação documental possibilitará o amplo conhecimento da administração produtora/acumuladora, a identificação dos documentos, a inter-relação entre os conjuntos documentais, os documentos recapitulativos, o contexto histórico-administrativo em que os documentos foram produzidos, a diminuição do impacto na mobilidade de pessoal, a agilidade na tomada de decisões, além de racionalizar a produção e o fluxo documentais, aumentar a estabilidade, a continuidade e a eficiência administrativa, facilitando a avaliação, a seleção, a eliminação, a transferência e o recolhimento, na medida em que a classificação documental garante a transparência do acervo, o princípio da organicidade dos arquivos e o acesso às informações.
Como resultado da atividade de classificação, temos o plano de classificação de documentos de arquivo. O plano de classificação é o instrumento que agrupa os documentos de arquivo de acordo com o órgão produtor, função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação. Tem como objetivo garantir a eficiência na administração de documentos correntes, garantindo o controle dos documentos. Assim, se os documentos forem bem classificados e estiverem dispostos corretamente no plano de classificação, atenderão bem às necessidades dos usuários.
A avaliação consiste numa operação arquivística, onde através da análise documental, analisa valores para os documentos e seu ciclo de vida. A prática da avaliação visa estabelecer prazos de guarda e destinação, independente do suporte em que o documento está registrado. Segundo Camargo (2001) é o processo pelo qual, no âmbito dos arquivos, se estabelece e qualifica o valor dos documentos, determinando sua duração. A avaliação estuda as características dos documentos e analisa seus valores. É feita sobre a série documental, visa estabelecer sua destinação de acordo com suas atribuições.
Como dito anteriormente, a avaliação leva em consideração valores para os documentos. Os documentos podem ter valor primário (administrativo, jurídico ou legal e fiscal) ou valor secundário (histórico).
Valor primário é o valor que o documento apresenta para a consecução dos fins a que ele se propõe. Segundo Rousseau, 1990, p. 117, “O valor primário defini-se como sendo a qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razões para as quais o documento foi criado”. Ou seja, a noção de valor primário está ligada à razão de ser dos documentos de arquivo, o que o caracteriza como sendo documentos para fins administrativos. O valor administrativo é o valor que comprova os procedimentos adotados pelo órgão no desempenho de suas funções. O valor jurídico ou legal é aquele que envolvem direitos e caráter probatório. O valor fiscal é o valor que está relacionado a operações financeiras e a comprovação de despesas.
Já o valor secundário, segundo Rousseau, 1990, p. 117, “[...] defini-se como sendo a qualidade do documento baseada nas utilizações não imediatas ou científicas”. Sendo assim, é o valor que possibilita o uso dos documentos para outros fins distintos dos quais ele foi criado. Segundo o Manual de procedimentos, 2011, p. 27, “[...] o documento passa a ser fonte de pesquisa e informação sobre o próprio serviço e sobre pessoas, fatos ou fenômenos, cuja memória, em termos históricos, considera-se relevante”.
A metodologia da avaliação demanda o conhecimento das competências atribuídas às áreas e as atividades que justificam a tipologia documental produzida, para a correta atribuição de valores, prazos de retenção e destinação para os documentos. Assim, a avaliação é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos por ser um trabalho interdisciplinar, e nunca deve ser feito isoladamente. É um processo intelectual de análise dos documentos que requer trabalho e tempo. Segundo Oliveira, 2007, p. 139:
Avaliar é preciso, e o desejável é que a avaliação ocorra quando ainda exista a unidade do conjunto documental e quando a sua organização original é perceptível aos olhos dos técnicos. Quando se perde a unidade e a organização original, a tarefa de avaliar, que por si só é complexa, por exigir critérios técnicos seguros, torna-se mais onerosa em termos de tempo, recursos humanos, financeiros e materiais e corre-se o risco da dispersão dos arquivos.
Os objetivos da avaliação são o de contribuir para a racionalização dos arquivos e eficácia administrativa, à medida que viabiliza a consulta documental ao reduzir a “massa documental” através da eliminação dos documentos desprovidos de valor informativo. Além disso, aumentar o índice de recuperação da informação e garantir condições de conservação aos documentos permanentes.
A utilização dos critérios de avaliação deve ser iniciada no arquivo corrente, para que se avaliem não somente os documentos que vão ser eliminados, mas sim os documentos de valor informativo e probatório. É essencial também, a distribuição desses documentos com base em plano de classificação anteriormente elaborados, pois se o arquivo estiver desorganizado, a aplicação de critérios de avaliação torna-se quase impossível.
Para realizar a avaliação recomenda-se a criação de uma comissão de avaliação. Essa comissão deve ser constituída por um representante da unidade referente aos documentos que estão sendo avaliados, um profissional da área de arquivo, um representante da área administrativa e um assessor jurídico, além de pessoas envolvidas com a documentação do arquivo. Por ser um trabalho interdisciplinar, as disciplinas de Direito e Administração são essenciais para se ter uma avaliação mais criteriosa.
Para avaliar, é preciso levar em consideração algumas etapas importantes. São providências preliminares a serem tomadas:
Conseguir apoio da administração superior, ou seja, o órgão no qual está subordinado o arquivo;
Conhecer o funcionamento e a estrutura administrativa do órgão no qual está subordinado o arquivo;
Fazer um levantamento bibliográfico da história da instituição e das legislações que regem os procedimentos de avaliação;
Conhecer as atividades referentes a todas as fases de arquivamento (corrente, intermediária e permanente);
Conseguir informações sobre o plano de classificação adotado; Obter dados em relação a natureza da documentação;
Conferir as condições de armazenamento, o estado de conservação e o custo de manutenção dos depósitos;
Levantar todas as ações que se referem a eliminação efetuadas anteriormente no arquivo; Conhecer o perfil dos usuários do arquivo.
Depois de realizadas todas as etapas acima se iniciam o processo de avaliação, sendo necessário:
Constituir datas-limites para a guarda permanente, sempre levando em consideração o histórico do órgão;
Reproduzir os documentos em um alto grau de deterioração;
Convidar os usuários a participar de algumas decisões tomadas na avaliação, mediante publicação na tabela de temporalidade, por edital, circular, ou outros meios;
Utilizar todo o conhecimento levantado sobre as legislações e história da instituição a ser avaliada.
Os procedimentos mencionados acima corroboram na funcionalidade abrangente na aplicação de uma gestão de documentos correta em qualquer órgão institucional que aplique os preceitos de organização existente na arquivistica.
3.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL
Após a Segunda Guerra Mundial, a idéia da divisão do arquivo em três idades gerou algumas mudanças na Arquivologia, pois as instituições tiveram que mudar sua organização. No Brasil, como em alguns países latino-americanos, vigorou, durante muito tempo, o modelo de arquivo histórico tradicional, separado dos interesses da administração pública.
A Divisão de Pré-Arquivo criada em 1975, na estrutura organizacional do Arquivo Nacional constitui um marco importante na Arquivologia brasileira, pois marca o fato do Arquivo
Nacional dedicar-se à gestão dos documentos, com ações voltadas para arquivos não permanentes. A Divisão de Pré-Arquivo foi instalada em Brasília, demonstrando a preocupação do Arquivo em relação a sua atuação na administração pública da capital federal.
Mesmo assim, nessa época, o Arquivo Nacional passava por uma situação difícil, enfrentando diversos problemas funcionais e institucionais. Existiam documentos, tanto em sua sede no Rio de Janeiro quanto em Brasília, sem tratamento, e o acervo, de forma geral, era armazenado inadequadamente. Não existia um prédio onde pudessem guardar e conservar os documentos produzidos pela administração pública federal. Não havia nenhuma lei que lhe assegurasse as funções que lhe cabiam nem havia possibilidade de existência de uma política nacional de arquivos. Não havia também, recursos financeiros nem humanos para o desenvolvimento das atividades do arquivo. Em meio a essa situação, foi constatada a necessidade de uma redefinição institucional.
Assim, em 1980, foi firmada uma cooperação técnica com a Fundação Getúlio Vargas que mobilizou muitos profissionais a ajudarem em consultorias, quadros técnicos e apoio administrativo. A partir desse convênio com a Fundação Getúlio Vargas, o Arquivo Nacional pode desenvolver trabalhos e estudos com o objetivo de traçar um novo perfil institucional. Então, o Arquivo Nacional começou a passar por um processo de modernização visando o aperfeiçoamento dos serviços arquivísticos e a otimização dos recursos existentes.
Em 1982, foi realizada pela UNESCO a segunda conferência RAMP. Nessa conferência foi levantada pela diretora-geral do Arquivo Nacional do Brasil uma proposta de programa de modernização com base em um “projeto piloto de modernização em uma instituição arquivística do tipo tradicional”. Essa nova concepção foi aceita pelo Conselho Internacional de Arquivos que passou a apoiá-la com consultorias técnicas e possibilidade de estágios para os quadros do Arquivo Nacional.
Devido à falta de espaço físico, através da sugestão de Aloísio Magalhães, então secretário da cultura do Ministério da Educação e Cultura, surgiu a proposta do Arquivo Nacional utilizar o espaço da Casa da Moeda, que era formado por um conjunto de cinco prédios, para abrigar a documentação custodiada pelo Arquivo Nacional. O início dos trabalhos de planejamento para a transferência na nova sede só aconteceu em 1983. As obras, que tiveram que ser feitas só numa parte das instalações, já que outra parte é tombada como patrimônio histórico
nacional, exigindo para sua recuperação recursos inexistentes, foi concluído em 1984. Em janeiro de 1985, o Arquivo Nacional mudou-se para as novas instalações.
A partir da modernização, ocorreram algumas mudanças no modelo do arquivo histórico tradicional. A principal para nossa análise foi o fato de que o Arquivo Nacional aumentou os contatos com a administração pública federal por meio de seminário, cursos e publicações de manuais com vistas a interferir na produção, gestão e recolhimento dos documentos públicos federais. Em Brasília, assim como no Rio de Janeiro, criaram-se grupos de trabalho a fim de fazer um levantamento das massas documentais acumuladas nos órgãos. Dessa forma, iniciou-se a formação de uma equipe especializada em gestão de documentos.
Porém, ainda era grande a necessidade de uma lei de arquivos que protegesse o patrimônio arquivístico nacional. Foram instituídos alguns projetos e anteprojetos, mas somente em 1991, que é promulgada no Brasil a lei 8.159 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e estabelece as suas competências. Foi estabelecido na lei que a gestão de documentos públicos é de competências das instituições arquivísticas, como afirma o artigo 17 da lei 8.159: “A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, dos Distritos Federais e municipais”. Essa lei assegurou o acesso aos documentos de valor permanente e estimulou a pesquisa nos arquivos nacionais.
A lei 8.159 definiu os parâmetros da política nacional de arquivo e criou os instrumentos necessários para coordenar as atividades arquivísticas. Foi instituído um sistema nacional de arquivos, sendo seu órgão central o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Tal Conselho, criado pelo artigo 26 da lei 8.159, está vinculado ao Arquivo Nacional e não só define a política nacional dos arquivos como também tem o papel de orientar normativamente a gestão documental e a proteção aos documentos de arquivo.
A aplicação adequada de uma boa gestão propicia um bom funcionamento de qualquer empresa por meio da tomada de decisão fundamentada no tratamento das informações relevante e, por essa via, contribui para o seu desenvolvimento e satisfação dos interesses de todos os seus colaboradores.
