Depósito de documentos no RIA:

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1 RIA – Repositório Institucional da Universidade de Aveiro

Serviços de Biblioteca Informação Documental e Museologia ria-repositorio@ua.pt

Depósito de documentos no RIA:

o processo de auto arquivo passo-a-passo

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Sumário

1. Primeiro passo: LOGIN no RIA ... 3

1.1 Permissões de depósito... 3

2. Espaço pessoal para depositantes ... 3

3. Indicações gerais para iniciar o depósito de documentos no RIA ... 4

3.1 requisitos para depositar documentos no RIA. ... 4

3.2 auto arquivo – opções de depósito. ... 5

3.3 Tipologia de documentos ... 5

3.4 Nível de acesso e as políticas de copyright ... 5

3.5 Versões dos documentos – Preprint, Postprint e Versão final do Editor ... 6

4. Opção1: auto arquivo... 6

5. Opção 2: Importação de um ou mais ficheiros ... 7

6. Validação de registos ... 9

7. Direitos de Autor e Políticas de copyright ... 9

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1. Primeiro passo: LOGIN no RIA

Os utilizadores com afiliação à Universidade de Aveiro (UA) não necessitam de efetuar registo no RIA – Repositório Institucional da UA, a entrada é realizada através das credenciais de Utilizador Universal.

Assim, aceda ao RIA em http://ria.ua.pt e selecione a opção Entrar no menu lateral esquerdo.

Nesta página selecione a opção utilizador da UA (iniciar sessão com as credenciais de Utilizador

Universal da UA) e digite o seu email UA e a password respetiva.

1.1 Permissões de depósito

O auto arquivo de documentos no RIA implica a atribuição de permissões de depósito. Podem assumir funções de depositante docentes/ investigadores, investigadores bolseiros, alunos/funcionários/colaboradores em projectos com afiliação à Universidade de Aveiro.

Para agilizar o processo foi atribuído a todos os docentes/investigadores da UA funções de depositante e foram associados às comunidades em que se encontram afiliados. No caso de não estar associado a determinada comunidade com funções de depositante é

necessário que envie um e-mail para ria-repositorio@ua.pt com a indicação das comunidades do

RIA em que pretende depositar documentos.

2. Espaço pessoal para depositantes

Para aceder à Área Pessoal no RIA, basta efetuar login (selecione a opção Entrar na barra lateral) com as credenciais da UA (UU). Sendo depositante no RIA, na Área Pessoal poderá iniciar o processo de depósito de documentos e aceder a informação útil.

Na Área Pessoal pode:

a) Auto arquivar documentos no RIA através de uma das opções de depósito (Opção1 - Auto-arquivo | Opção2 - Importação de um ou mais ficheiros);

b) Ver depósitos aceites: acesso à lista de depósitos que foram aceites e estão disponíveis no RIA.

c) Depósitos por terminar: no momento de auto aqrquivo de documentos no RIA pode interromper o processo e gravar o mesmo. Nesta secção pode retomar o processo de depósito dos

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documentos que interrompeu e/ou remover os mesmos. Para retomar o processo de depósito basta selecionar a opção Abrir > Editar.

d) Depósitos em processo de aceitação: Lista dos documentos que foram submetidos por si e que se encontrar em processo de validação para posterior disponibilização no RIA.

e) Os meus documentos: visualização da lista dos últimos 10 documentos disponibilizados no RIA em que figuro como autor e possibilidade de acesso à lista completa (ver todos).

f) As minhas formas de nome: esta secção apresenta as diferentes formas de nome presentes nos registos do RIA em que figuro como autor/coautor/orientador e em que foi realizado o controlo de autoridade/validação da autoria (ligação das formas de nome aos dados que me identificam na Instituição - nome completo e IUPI).

g) Editar conta: selecione esta opção no menu larteral esquerdo do RIA se pretende efetuar alterações ao seu perfil no Repositório (nome, contacto, senha de acesso).

3. Indicações gerais para iniciar o depósito de documentos no RIA

As seguintes indicações pretendem salientar alguns dados ou conceitos que podem ser úteis reter antes de iniciar o processo de auto arquivo.

3.1 Requisitos para depositar documentos no RIA

- estar afiliado à UA

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3.2 Auto arquivo – opções de depósito

O auto depósito pode ser efetuado de duas formas, através do preenchimento manual do formulário de dados descritivos do documento (Opção1 – Auto arquivo), ou pelo carregamento automático de registos através da importação de ficheiros com dados bibliográficos oriundos de bases de dados (Opção2: Importação de um ou mais ficheiros).

As opções de depósito referidas implicam sempre a inserção do ficheiro digital do registo. (Ex. PDF). Para finalizar o processo de auto arquivo é necessário associar sempre o ficheiro digital correspondente.

3.3 Tipologia de documentos

Pode ser auto arquivado no Repositório a seguinte tipologia de documentos: artigos científicos, livros, capítulo de livros, comunicações (papers de conferência), recensão de livro/ artigo, relatórios, working papers.

O depósito das Dissertações de Mestrado e Teses de Doutoramento defendidas na UA são da responsabilidade das Bibliotecas da UA.

3.4 Nível de acesso e as políticas de copyright

A definição do nível de acesso é uma das etapas do processo de auto arquivo e deve ser definido com base na política de copyright estabelecida pelo Editor/Revista onde o documento foi publicado. Estas questões ligadas aos direitos de autor/copyright são válidas para todas as tipologias de documentos sendo que a fonte para obter informação sobre a autorização para disponibilização dos documentos em Repositórios Institucionais nem sempre é a mesma. Para obter informação sobre as políticas de copyright no momento de auto arquivo:

- verifique se é permitido o depósito em repositórios institucionais no contrato realizado entre si e o editor;

- se não tiver o contrato poderá verificar na plataforma Sherpa/RoMEO através da pesquisa por

nome do editor, revista ou ISSN se é autorizado o depósito e qual a versão autorizada; é

importante salientar que esta plataforma abrange na sua grande maioria revistas científicas o que significa que para o caso de outras tipologias de documentos (ex. livros, conference papers, realatórios, etc.) será mais difícil obter informação;

- em último caso poderá solicitar ao editor a disponibilização do documento publicado no

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3.5 Versões dos documentos – Preprint, Postprint e Versão final do Editor

As políticas de copyright e a autorização para depositar em Repositórios Institucionais está relacionada com a versão do documento. As diferentes versões de um documento, definem-se como Preprint, Postprint e Versão final.

a) Preprint: versão do documento que ainda não passou pelo processo de avaliação pelos pares (peer-review);

b) Posprint: versão aceite para publicação, depois de avaliada (peer-review); trata-se da versão final sem a formatação da revista (cabeçalho/rodapé, indicação do copyright C, etc.); c) versão final: documento com peer-review e com a formatação referente à revista/editor; trata-se da versão final do editor.

4. Opção1: auto arquivo

Depósito no RIA através do preenchimento de um formulário de dados descritivos do documento. Esta opção permite apenas a inserção de um documento de cada vez e é indicado para a inserção de documentos que não se encontrem indexados em bases de dados nem guardados no EndNoteX5 (nestes casos deve selecionar a opção 2: importação de um ou mais ficheiros).

Auto arquivo em 3 passos:

1. Aceda ao RIA (http://ria.ua.pt), e faça login (menu lateral – Entrar, com as credenciais da UA). Na sua área pessoal na opção1 – Auto arquivo clique em iniciar novo depósito e selecione a comunidade (departamento) e a coleção (tipologia do documento) em que pretende

depositar. Ex. BIO - artigos

2. Preencha o formulário de descrição do documento

Alguns campos são de preenchimento obrigatório (autor, orientador, título, título e data da publicação) bem como a identificação da autoria, definição do nível de acesso e upload do ficheiro digital.

Nota:

a) Campo Autor/Orientador - é obrigatório validar os autores e coautores afiliados à UA, para isso basta clicar em validar autor e na janela seguinte em procurar. No caso dos coautores que não pertencem à UA ou que não encontra informação quando faz pesquisa deve selecionar a opção

externo.

b) Campo Nível de acesso – deve indicar qual o nível de acesso do documento digital que irá anexar ao registo – acesso livre, período de embargo por 6meses, 1-2 anos, acesso restrito. A

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definição do nível de acesso deve respeitar as políticas de copyright da editora, estas políticas

podem ser consultadas em http://www.sherpa.ac.uk/romeo/. É importante realçar que a maioria

das revistas permite o depósito em acesso livre da versão do autor (postprint) em Repositórios Institucionais. A versão Postprint é a versão recomendada para depósito no RIA.

c) Durante o processo de depósito é necessário proceder à inserção o ficheiro digital

correspondente ao documento inserido. O sistema não permite que o depositante finalize o processo de auto arquivo sem que seja indexado um ficheiro digital (ex. PDF).

3. A etapa final passa por conceder à Universidade de Aveiro a Licença de distribuição não

exclusiva e por fazer a ligação do registo inserido à plataforma de gestão de currículos – DeGóis (esta último é facultativo, se não tiver conta no DeGóis selecione a opção Saltar);

5. Opção 2: Importação de um ou mais ficheiros

A funcionalidade de importação de um ou mais ficheiros no RIA permite a exportação de registos a partir de bases de dados (ex. Web of Science/ Scopus) e do EndNoteX5.

Importação em lote em 5 passos:

1. Selecione uma base de dados e efetue pesquisa ou abra a sua biblioteca EndNoteX5 no

caso de ser o local onde guarda os seus registos.

Dicas para a exportação de registos de uma das fontes selecionadas:

Web of Science (WOS)

1. Aceda em http://isiknowledge.com/WOS;

2. Efetue pesquisa (por autoria, para obter mais rapidamente a lista dos documentos em que é autor/coautor) e na página de resultados selecione os registos que pretende exportar;

3. No menu inferior da página de resultados selecione a opção Save to

other reference software e clique em Save para guardar este ficheiro

num sitio da sua máquina (ex. Desktop);

SCOPUS 1. Aceda em www.scopus.com;

2. Efetue pesquisa (por autoria, para obter mais rapidamente a lista dos documentos em que é autor/coautor) e na página de resultados selecione os registos que pretende exportar;

3. No menu superior clique em Export, selecione a opção RIS format e guarde este ficheiro num sítio da sua máquina (ex. Desktop);

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EndNote 1. Na sua biblioteca EndNoteX5 verifique se tem o estilo RefMan (RIS)

Export ou EndNoteExport. No caso de não ter selecione a opção Edit > Output Styles > Open Style Manager e selecione um dos estilos

referido;

2. Selecione as referências/registos que pretende exportar e selecione o estilo RefMan (RIS) Export ou EndNote Export;

3. Depois no menu File selecione Export e guarde este ficheiro num sítio da sua máquina (ex. Desktop);

2. Aceda ao RIA (http://ria.ua.pt), e faça login (menu lateral – Entrar, com as credenciais da UA). Na sua área pessoal, na opção2 - Importação de um ou mais ficheiros, selecione a comunidade (departamento) e a coleção (tipologia do documento) em que pretende depositar. Ex. BIO – artigos.

Faça o upload do ficheiro guardado.

3. Depois de ter realizado a importação em lote dos registos é necessário que volte à sua área

pessoal para poder finalizar o processo de auto arquivo. No menu depósitos por

terminar, estão presentes todos os registos importados e terá que editar registo a registo,

para isso basta selecionar a opção abrir e editar.

4. Ao editar terá que percorrer as várias páginas de descrição do documento, alguns campos

são de preenchimento obrigatório (ao percorrer as páginas os campos obrigatórios serão

assinalados com uma mensagem destacada). A identificação da autoria, definição do nível de

acesso e upload do ficheiro digital são exemplos de requisitos obrigatórios para finalizar o processo.

Nota:

a) Campo Autor/Orientador - é obrigatório validar os autores e coautores afiliados à UA, para isso basta clicar em validar autor e na janela seguinte em procurar. No caso dos coautores que não pertencem à UA ou que não encontra informação quando faz pesquisa deve selecionar a opção

externo.

b) Campo Nível de acesso – deve indicar qual o nível de acesso do documento digital que irá anexar ao registo – acesso livre, período de embargo por 6meses, 1-2 anos, acesso restrito. A definição do nível de acesso deve respeitar as políticas de copyright da editora, estas políticas

podem ser consultadas em http://www.sherpa.ac.uk/romeo/. É importante realçar que a maioria

das revistas permite o depósito em acesso livre da versão do autor (postprint) em Repositórios Institucionais. A versão Postprint é a versão recomendada para depósito no RIA.

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correspondente ao documento inserido. O sistema não permite que o depositante finalize o processo de auto arquivo sem que seja indexado um ficheiro digital (ex. PDF).

5. A etapa final passa por conceder à Universidade de Aveiro a Licença de distribuição não

exclusiva e por fazer a ligação do registo inserido à plataforma de gestão de currículos – DeGóis (esta último é facultativo, se não tiver conta no DeGóis selecione a opção Saltar);

6. Validação de registos

Finalizado o processo de auto arquivo de documentos no RIA, os registos passam pelo processo de validação que está a cargo da equipa do RIA (Biblioteca UA). Ao processo de validação de registos

estão associadas as seguintes tarefas:

a) validação dos metadados inseridos (dados bibliográficos) e inclusão de informação em falta ou que se considere relevante nos registos (DOI, ISSN, referência dos projetos, etc.);

b) verificação dos dados relacionados com o controlo de autoridade; c) nível de acesso dos registos: verificação da política de copyright;

Nota: A validação não é um processo imediato ao depósito de documentos no Repositório está dependente do número de documento depositados no período em questão.

7. Direitos de Autor e Políticas de copyright

Para mais informação:

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8. Serviço de Helpdesk

Este serviço tem como objetivo principal responder a qualquer dúvida ou esclarecimento e apoiar o depositante no processo de auto arquivo, bem como na clarificação de questões de direitos de autor e políticas de copyright.

O serviço de Helpdesk do RIA tem como finalidade dar resposta às questões relacionadas com o funcionamento da plataforma, o processo de auto arquivo de documentos e sobre as temáticas ligadas à disponibilização de informação num sistema de informação (copyright/direitos de autor). Em caso de dúvida ou qualquer esclarecimento, contacte:

E-mail: ria-repositorio@ua.pt

Telefone: 234 247 149; Ext. 22304 Presencial: na Biblioteca da UA