Manual do Usuário Sistema de Cadastro Via Web

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Manual do Usuário

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1. Conteúdo

1 Conteúdo...2 2 Tela de Acesso...3 2.1 Endereço Eletrônico...3 2.2 Tela de Acesso...3 2.3 Senha Errada...4

3 Tela Inicial do Sistema de Cadastro Via Web...5

3.1 Cabeçalho...5

3.2 Tela Principal...5

3.3 Menu...5

3.3.1 Cadastro de Clientes (Novo Cliente)...5

3.3.2 Cadastro de Clientes (Consulta Clientes)...14

3.3.3 Como Adicionar Nova filial...20

3.3.4 Recadastro...22

3.3.5 Mensagens...24

3.3.6 Como Deletar Cadastro...27

4. Mudar Aparência...34

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2. Tela de Acesso

2.1 O acesso ao sistema de cadastro via web se dará através do seguinte endereço eletrônico:

www.frimesa.com.br/fricliente

2.2 Tela de acesso

- Todos os representantes serão cadastrados pelo financeiro e seu login e senha serão informados.

- O cadastro de outros usuários não classificados como representantes, devera ser solicitado ao setor financeiro.

- Sendo já cadastrado, informar seu login e senha nos campos destinados e clique em “Logar”

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2.3 Senha Errada

Caso a senha seja digitada mais de três vezes errado, será necessário preencher no campo solicitado os caracteres mostrados na imagem, além da senha correta para que o usuário não seja bloqueado.

Quando houver interesse em trocar a senha ou em caso de esquecer, será necessário informar o setor financeiro para que seja providenciada a alteração.

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3. Tela Inicial do Sistema de Cadastro Via Web

Depois de efetuado o login será apresentada a seguinte tela:

A tela é dividida em três partes: cabeçalho, tela principal e o menu.

3.1 Cabeçalho

* Mostra o usuário que esta logado no momento “Seja bem-vindo: Luana”

* Mostra sua classificação “(FINANCEIRO)” se o usuário for um representante será classificado como (REPRESENTANTE).

* Home - possibilita ao usuário acessar a página inicial do sistema de cadastro. * Sair – possibilita ao usuário deslogar do sistema de cadastro.

3.2 Tela Principal

*No meio da tela principal está disponível a lista de avisos, nesta o usuário ira visualizar mensagens destinadas a todos os usuários, com assuntos gerais.

3.3 Menu

3.3.1 Cadastro de Clientes (Novo Cliente)

No cadastro de clientes o usuário terá a opção novo cliente, esta opção é destinada aos

clientes novos, ou seja, CLIENTES QUE AINDA NÃO TEM CADASTRO COM A

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Ao clicar neste botão será apresentada a seguinte tela:

– (Principal) Campos a serem preenchidos:

* Razão Social – A razão social deve ser preenchida de forma correta, em letra maiúscula, sem abreviações e sem acentos.

* Nome Fantasia – O nome fantasia deve ser preenchido de forma correta, Em letra maiúscula, sem abreviações e sem acentos.

* E-mail Xml/NFe – Este deve ser preenchido com um e-mail do cliente que seja destinado apenas ao envio do Arquivo Xml e Nota Fiscal Eletrônica. Deve ser preenchido de forma correta em letra minúscula.

Obs. Evitar mail de funcionários da empresa, pois em muitos casos os mesmos saem e o e-mail não é alterado. Isto gera diversas reclamações.

* Optante Simples – Neste campo o usuário apenas ira marcar as opções disponíveis, caso o cliente seja Optante pelo Simples Nacional marque (SIM), se o cliente não for Optante marque (NÃO).

Após o preenchimento dos campos informados acima o usuário clica no batão (Salvar), para assim obter a tela com os demais campos a serem preenchidos.

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– (Endereço) Campos a serem preenchidos:

*Vendedor Responsável – O usuário deve preencher com o código de representação do representante que irá atendê-lo.

*País – O usuário deve informar neste campo o país onde o cliente esta localizado.

*Uf – O usuário deve informar neste campo o estado onde o cliente esta localizado.

*Cidade – O usuário deve informar neste campo a cidade onde o cliente esta localizado.

*Endereço – O usuário deve informar neste campo o logradouro onde o cliente esta localizado.

*Número – O usuário deve informar neste campo o número do imóvel da empresa cadastrada.

Obs. Caso o estabelecimento seja sem número, o campo deve ser preenchido com zero “0”. *Bairro – O usuário deve informar neste campo o bairro onde o cliente esta localizado.

*Cep – O usuário deve informar neste campo o cep da cidade de onde o cliente esta localizado.

Obs. Nos casos em que houver erro de cep “CEP INVALIDO”, é necessário que o rep. Entre em contato com o setor de cadastro para que seja providenciado o cadastro do cep.

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*Telefone – O usuário deve informar neste campo o telefone do cliente. Obs. Sempre um número de telefone fixo!

*CNPJ – O usuário deve informar neste campo o CNPJ do cliente.

*Inscrição Municipal – O usuário deve informar neste campo a inscrição municipal do cliente, se tiver.

*Inscrição Estadual – O usuário deve informar neste campo a inscrição estadual do cliente, sem pontos.

Obs. Nos casos de clientes isentos de inscrição deve se marcar o campo (Isento?). *Tipo de Cliente – Neste campo o usuário devera marcar qual o ramo de atividade do cliente, de acordo com as opções disponíveis. Ex. Supermercado, Atacado, etc.

*Tipo Descarga – Neste campo o usuário deve marcar quais são as condições de descarga do cliente, de acordo com as opções disponíveis. Ex. Estacionamento Próprio, Via Pública livre, etc.

*Horário de Descarga – Neste campo o usuário devera acrescentar qual o horário que o cliente está disponível para receber a mercadoria.

Ex. DAS 8:00-18:00 HRS/ EM HR COMERCIAL

*Nº de Check-Outs – O usuário deve informar neste campo o número de caixas que o estabelecimento possui. Lembrando que todo comércio recebe pelos produtos vendidos desta forma pelo menos um caixa deve ter.

* Endereço Cobrança – Este campo só deverá ser preenchido caso o cliente tenha um endereço diferente do cadastrado para receber a cobrança. Se sim deverá ser informado, logradouro, número do imóvel, bairro, cidade, estado e CEP.

*Informação Adicional – Neste campo o usuário poderá acrescentar alguma observação relacionada ao cliente.

– ALERTA: Após clicar no botão (SALVAR) sempre observe a notificação disponível pelo sistema no canto direito superior da tela. Quando a mensagem informar que o endereço foi salvo com sucesso significa que você poderá dar continuidade ao cadastro. Porem se a mensagem for de erro (Ex. Cep invalido, Cnpj já está sendo utilizado, acentos inválidos...) significa que o cadastro não foi salvo, sendo assim não poderá ser enviado a financeiro a menos que o erro seja corrigido.

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– (Fornecedores) Neste campo é possível cadastrar alguns dos principais fornecedores que o

cliente possui para que seja coletado informações de mercado sobre o mesmo, caso seja necessário. (CAMPO OPCIONAL)

– Clica no botão (Novo Fornecedor)

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*País - O usuário deve informar neste campo o país onde o fornecedor esta localizado.

*Uf - O usuário deve informar neste campo o estado onde o fornecedor esta localizado.

*Cidade - O usuário deve informar neste campo a cidade onde o fornecedor esta localizado.

*Razão Social - A razão social deve ser preenchida de forma correta, em letra maiúscula, sem abreviações e sem acentos.

*Telefone – Neste campo o usuário deve informar o telefone do fornecedor, no primeiro campo o cód. de área e no segundo o número do telefone de forma correta.

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– Clica no botão (Novo Contato)

– Campos a serem preenchidos:

*Cargo – Neste campo o usuário deve selecionar um dos cargos que seja referente ao cargo que o contato informado ocupa dentro da empresa.

*Endereço – O usuário deve selecionar o endereço informado, aparecerá uma única opção de endereço que será relacionada ao endereço do cliente.

*Primeiro Nome – Informar o primeiro nome da pessoa citada como contato.

* Sobrenome – Informar o sobrenome da pessoa citada como contato.

*E-mail – O usuário deve informar neste campo o e-mail da pessoa citada como contato de forma correta em letra minúscula.

*Sexo – Selecionar alguma das opções citadas.

*Telefone - O usuário deve informar neste campo o telefone da pessoa citada como contato.

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– (Diretores) (CAMPO OPCIONAL)

– Clica no botão (Novo Diretor)

– Campos a serem preenchidos:

*Nome – Informar neste campo o nome completo do diretor da empresa.

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opções que esteja relacionada ao cargo ocupado.

*Participação – Informar qual a porcentagem que o diretor informado possui em participação na empresa.

Após o preenchimento dos campos informados acima o usuário clica no batão (Salvar).

Após conferido e confirmado que os dados preenchidos estão corretos retornar a barra principal. Nesta estará disponível a opção enviar pendências para financeiro.

Basta clicar no botão que as informações serão enviadas para o setor financeiro onde o cadastro será encaminhado para análise.

Obs. Caso não seja do interesse do usuário enviar naquele momento o cadastro para financeiro, basta clicar no botão voltar, o cadastro ficara salvo e classificado como pendente para posterior envio.

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3.3.2 Cadastro de Clientes (Consulta Clientes)

Permite ao usuário acessar a opção de Consulta Clientes, nesta será possível pesquisar clientes já cadastrados no sistema, acompanhar sua situação e andamento.

– Pesquisa por filtros:

* Filtro por Razão Social: Neste deve ser descrito a razão social do cliente exatamente da forma em que foi cadastrado ou parcialmente com um símbolo de percentual ao lado (Ex. MERCADO BOM%)

* Filtro por cnpj: Neste deve ser descrito o cnpj do cliente completo sem pontos.

* Filtro por Vendedor: Neste basta selecionar o representante desejado.

Obs. O filtro por vendedor só estará disponível para usuários não classificados como representante, pois os representantes não terão acesso para visualizar clientes de outros representantes.

– Após preenchido o campo desejado clique nas opções disponíveis abaixo:

* Ativos: Este campo mostra ao usuário se o cliente informado no filtro esta ativo.

* Pendentes: Este campo mostra ao usuário se o cliente informado no filtro está com alguma situação pendente.

* Enviados Financ: Este campo mostra ao usuário se o cliente informado no filtro esta enviado para financeiro.

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nenhum cliente nos filtros. Apenas clique em cada um deles e serão visualizados todos os clientes naquela situação:

* Ativos: Disponibiliza ao usuário visualizar todos os clientes com status ativo.

* Pendentes: Disponibiliza ao usuário visualizar todos os clientes com status, NOVO e REPROVADO.

* Enviados Financ: Disponibiliza ao usuário visualizar todos os clientes com status ENVIADO_FINANCEIRO, ENVIADO_ANALISE.

– Significado de cada Status:

*Novo - clientes aguardando serem enviados para financeiro, estes ainda poderão ser editados antes de enviados.

*Reprovado – clientes que já foram enviados para financeiro, porém foram reprovados por algum motivo, como: falta de alguma informação, informação digitada errado ou mesmo reprovado por inadimplência.

No caso dos clientes com informações faltantes ou erradas será possível que o usuário edite e reenvie para financeiro.

No caso dos clientes reprovados por inadimplência, o representante deve verificar junto ao cliente se a interesse em comprar com pagamento antecipado, se sim se deve acrescentar no campo informações adicionais do cliente esta informação e reenviar para financeiro.

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*Enviado_Financeiro: Clientes encaminhados para o setor financeiro. Neste caso o usuário não terá mais a opção de editar o cliente. Apenas ira visualizar seus dados.

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*Enviado_Analise: Clientes que foram encaminhados para análise de crédito. Neste caso usuário não terá mais a opção de editar o cliente. Apenas ira visualizar seus dados e qual o funcionário do setor financeiro que esta responsável pelo seu cadastro naquele momento.

* Ativo: Clientes que já foram importados para o sistema frimesa, e já estão

disponíveis para venda. Os clientes nesta situação não poderão ser editados, apenas será possível visualizar, adicionar novo endereço (filial).

Opções

Nas opções o usuário poderá clicar na lupa, esta disponibiliza ao mesmo visualizar as informações sobre o cliente.

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– Depois que clicado na lupa o usuário ira visualizar a seguinte tela:

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Endereços

– Neste campo o usuário visualiza o endereço do cliente

Obs. Pode ocorrer deste cliente possuir mais de um endereço desta forma clique em “Sair”.

– Será apresentada a seguinte tela:

Gerenciamento de Endereços – Nesta tela o usuário ira visualizar todos os endereços do cliente e o status de cada um. Além disto poderá adicionar um novo endereço.

Lembrando que deve se analisar o CNPJ base do cliente apenas ira adicionar novo endereço se a base for a mesma.

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3.3.3 Como Adicionar uma Nova Filial

– Como adicionar novo endereço (FILIAL)

Obs. mesma base de CNPJ só muda o final

Através do filtro localize o cliente para o qual você deseja incluir a nova filial, se o mesmo já estiver classificado como ATIVO clique na lupa (visualizar), porém se estiver classificado como ENVIADO_FINANCEIRO ou ENVIADO_ANALISE clique no lápis (editar).

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Ao clicar nas opções citadas acima, ambas levarão a seguinte tela (Gerenciamento de Endereços):

Descendo a “barra” do navegador no final da tela estará disponível o botão (SAIR), clique nele e aparecerá a seguinte tela:

Clique no botão (+ NOVO ENDEREÇO) para incluir a nova filial, preencha todos os dados relacionados a nova filial, e após isto Enviar para Financeiro!

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3.3.4 Recadastro

O recadastro serve para que o representante possa reativar clientes que estão inativos no sistema Frimesa. Clientes que há mais de 90 dias não compram, ou que pagaram alguma duplicata em pefin-serasa. Reforçando o recadastro não serve para solicitação de aumento de limite ou prazo, está disponível apenas para reativar clientes inativos.

Após clicar em recadastro será apresentada a seguinte tela:

– Nesta o usuário devera preencher com o cnpj completo do cliente que deseja reativar, sem

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Após preenchido clica em (Pesquisar), será apresentada e seguinte tela:

– Os dados serão todos limpos para que o usuário preencha com os dados atualizados.

Todos são dados obrigatórios, sendo que o recadastro não será salvo se todas as informações não forem preenchidas. Os dados devem ser descritos de forma correta em letra maiúscula sem, pontos e acentos. Após preenchido bastar clicar em salvar e automaticamente o recadastro será enviado para financeiro para reanalise de crédito, a partir deste momento o usuário não terá mais a opção de editar apenas visualizar o recadastro.

Obs. Pode ocorrer em alguns casos de o cnpj informado não estar disponível para recadastro, nestes casos o sistema ira apresentar a seguinte mensagem (Nenhum endereço Encontrado!), quando ocorrer esta mensagem o rep. Deve entrar em contato diretamente com o setor de cadastro para que seja verificado o motivo pelo qual o cliente não está disponível para recadastro.

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3.3.5 Mensagens

Nas opções de mensagens os usuários poderá visualizar todas as mensagens recebidas por outros usuários e também terá a opção de enviar mensagens.

* No canto esquerdo da tela, abaixo do campo mudar aparência está disponível ao usuário um alerta de mensagens, toda vez que o usuário tiver uma mensagem não lida este campo estará em vermelho, com a seguinte mensagem:

(Você possui mensagens não lidas)

Após clicar em mensagens será apresentada a seguinte tela:

-Para facilitar na localização das mensagens, está disponível o filtro de mensagens, através deste o usuário poderá localizar uma mensagem em especifico, por tipo, por remetente, por cliente e mensagens lidas e não lidas, basta preencher o campo desejado e clicar no botão (PESQUISAR).

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– (Criar Notificações) Neste campo os usuários terá a opção de criar uma mensagem e enviar

a outro usuário.

*Campos a serem preenchidos:

Destinatário – Neste campo deve-se selecionar a opção único, desta forma o campo para preenchimento do destinatário ira aparecer. Basta selecionar o destinatário desejado.

Assunto – Neste campo o usuário deverá descrever o assunto da sua mensagem.

Tipo – Serão apresentadas algumas opções basta selecionar a opção desejada.

Mensagem - Neste campo o usuário deverá descrever qual o objetivo da sua mensagem.

Após preencher todos os campos clicar em (Salvar) e automaticamente a mensagem será enviada.

– Temos também os filtros, estes servem para que os usuários possam pesquisar as mensagens

por tipo, remetente, cliente e por mensagens lidas e não lidas, basta selecionar e (Pesquisar).

– Tipos Disponíveis:

*APROVADO – Normalmente este tipo de mensagem será utilizada pelo grupo financeiro para informar ao usuário se o cliente enviado foi liberado, qual o limite e prazo disponível.

*ERRO_IMPORTAÇÃO – Este tipo será utilizado apenas pelo grupo financeiro.

*REPROVADO – Normalmente este tipo de mensagem será utilizada pelo grupo financeiro. NÃO APROVADO CONSTA RESTRIÇÃO NO SERASA para informar ao usuário se o

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cliente enviado foi reprovado e qual o motivo.

*AVISO – Este tipo poderá ser utilizado por qualquer usuário para enviar alguma mensagem de aviso a outro usuário.

*ALERTA – Este tipo poderá ser utilizado por qualquer usuário para enviar alguma mensagem de alerta a outro usuário.

*AJUSTE_LIMITE – Normalmente será utilizado pelo grupo vendedor para solicitar reajuste de limite para algum cliente.

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3.3.6 Como Deletar Cadastro

No caso dos clientes classificados como (Pendentes) uma das opções disponíveis é a de deletar o cadastrado caso seja de interesse do usuário.

Porem para que seja possível deletar o cadastro desejado não pode haver nada vinculado ao mesmo, como mensagens, fornecedores, contatos ou diretores. Desta forma antes de deletar o cadastro se o mesmo tiver algum destes dados citados cadastrado é necessário deletar primeiro os dados para depois conseguir deletar o cliente.

Segue Exemplo abaixo:

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* Primeiro através da opção (Alterar Cliente), deve ser verificado se o cliente possui (Diretores) cadastrados:

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* Segundo verificar se possui (Contatos) cadastrados:

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* Terceiro verificar se o cliente possui (Fornecedores) cadastrados:

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* Quarto verificar se o cliente possui alguma mensagem vinculada a ele:

Pesquisar através do filtro por cliente, se houver alguma mensagem relacionada a ele, deve se deletar a mensagem:

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* Por último, após ter deletado todos os dados vinculados ao cliente, basta voltar a tela de pendentes e deletar o cadastro desejado:

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4. Mudar Aparência

No canto esquerdo da tela abaixo do menu, estará disponível ao usuário a opção de mudar de aparência a tela do sistema de cadastro, terão várias opções. Porém toda vez que o usuário deslogar a aparência volta para o modo padrão.

Avisos Importantes:

• Qualquer dúvida que o usuário tiver com relação ao Sistema de Gerenciamento de Clientes (FriCliente) é obrigatório que o mesmo entre em contato diretamente com o setor de

CADASTRO.

• O usuário deve acompanhar diariamente as mensagens sobre os clientes, repassadas por outros usuários e a lista de avisos!

• Filias de clientes já cadastrados no sistema frimesa, não são considerados novos, desta forma o usuário não poderá cadastrá-lo como novo cliente.

• Sempre buscar questionar o cliente se o mesmo algum dia já foi cadastrado com a frimesa, para evitar que clientes que já tem cadastro sejam incluídos no sistema como clientes novos.

• Se mensagem do recadastro for de (Endereço não Encontrado) ligar para o setor de cadastro para que seja verificado! Não incluir como novo.

• No caso de clientes novos que foram reprovados por inadimplência, se o representante não tiver interesse em cadastrá-lo é o obrigatório que o mesmo delete o cliente do sistema para que fique disponível para outros representantes!