POLÍTICAS DE ESTOQUES

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P

E

O recebimento é a porta de entrada da empresa para que os fornecedores possam realizar suas entregas conforme os pedidos recebidos. Muitos fornecedores terceirizam esse serviço e o recebimento é o local em que mais pessoas estranhas às suas atividades permanecem na empresa.

É preciso um rígido controle de pessoas ao recebimento, permitindo apenas a entra- da de pessoas autorizadas e somente nos locais em que sua presença é necessária.

Devem receber crachá́ de visitante e para isso vão fornecer seus documentos pessoais que serão devolvidos quando retornarem.

O ideal é ter no recebimento um lavatório perto da entrada para os visitantes utilizarem sem adentrar muito o ambiente da empresa. Quando da entrega física dos materiais os funcionários visitantes não devem ficar próximos desses materiais.

Criar procedimentos para o recebi- mento iniciando com a criação de um check list de suas atividades para que todos os funcionários executem o mesmo processo na hora de receber qualquer material.

Check List das atividades do recebimento

Descrição Sim Não Conferente

Conferência visual das mercadorias O fornecedor é Cadastrado?

Tem pedido?

Tem Nota Fiscal?

A N.F. foi conferida?

Peso bruto Tara do veículo

Peso da carga confere com a Nota Fiscal?

Quantidade de itens da Nota Fiscal confere?

Quantidade de volumes confere?

Frete da Nota Fiscal confere com pedido?

Conferir mercadorias

Se não houver nenhuma “não conformidade”, aceitar

Lançamento no verso da Nota Fiscal Lançar no RR (Relatório de Recebimento) Assinar o canhoto da Nota Fiscal Liberar veículo

Figura 9.1 – Exemplo de Check List

9.1. Recebimento de Materiais

As atividades do recebimento abrangem a recepção do material na entrega pelo fornecedor, a entrada física nos estoques e no sistema.

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Os materiais com politica de ressuprimento devem ser recebidos separadamente e os veículos de entrega terão livre acesso, dentro da janela de tempo, para acessar o recebimento.

Os materiais críticos no processo produtivo devem ser recebidos imediatamente e os setores interessados avisados na hora da chegada, priorizando a conferência quantitativa e qualitativa para sua liberação.

O recebimento de materiais deve ser padronizado para que todos os funcionários que ali trabalham executem suas tarefas seguindo a mesma rotina.

Para que isso aconteça, é necessário a elaboração de um check list de atividades de recebimento que deve ser obedecido por todos os funcionários do recebimento.

Após a conferência dos dados constantes do pedido de compras comparado com os dados constantes da Nota Fiscal, o responsável dará́ início ao recebimento do material.

Antes de descarregar o veículo, é preciso verificar se as mercadorias são realmente aquelas descritas na Nota Fiscal, se estão identificadas e em boas condições.

Por exemplo, verificar se não existem caixas danificadas, a quantidade de caixas está de acordo com o constante na Nota Fiscal, peso bruto do veículo e a tara para posterior conferência, e principalmente verificar uma amostra de cada produto diferente se condiz com a descrição da Nota Fiscal.

Ao descarregar o veículo, colocar os materiais na área de segregação de recebimento para conferência física.

Verificar os dados constantes do pedido e da Nota Fiscal dos materiais recebidos. Exemplo:

• A quantidade do material

• Peso

• Classificação fiscal

• Empilhamento máximo

• Volume

• A validade

• A marca

• A cor

• Voltagem

• O vencimento da Nota Fiscal

• Embalagem retornável

9.1.1. Recebimento

O recebimento de materiais é a área do almoxarifado que trabalha integrada com as áreas de contabilidade, compras, PCP e transporte, e, é o elo de integração entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físicos e contábeis.

O recebimento compreende quatro fases:

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• 1ª Fase: entrada de materiais;

• 2ª Fase: conferência quantitativa;

• 3ª Fase: conferência qualitativa;

• 4ª Fase: regularização.

1ª Fase – Entrada de Materiais

A primeira fase corresponde à entrada de materiais e, representa o início do processo de recebimento, tendo como propósito efetuar a recepção dos veículos transportadores, proceder à

triagem da documentação que suporta o recebimento, encaminhá-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes no sistema.

O recebimento dos materiais adquiridos no mercado fornecedor é passível de dupla conferência em momentos e locais distintos.

Na Portaria da Empresa

A recepção efetuada na portaria da empresa sofre critérios de conferência primária de documentação que objetiva identificar, constatar e providenciar, conforme cada caso:

 Se existe pedido de compras, referente à Nota Fiscal em análise, autorizado pela empresa.

 Se a compra devidamente autorizada tem programação prevista, estando no prazo de entrega contratual.

 Se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal.

Exame de Avarias e Conferência de Volume

O exame de avarias é necessário para apontamento de responsabilidades.

 A existência de avarias é constatada por meio da análise visual da carga, observando se as embalagens estão intactas e não apresentam sinais evidentes de quebra, umidade ou amassadas.

 A conferência de volumes é efetuada por meio da confrontação dos dados constantes na Nota Fiscal, campo transportador/volume transportado, com a contagem física dos volumes em questão.

Recusa do Recebimento

 Se houver divergências constatadas, elas serão apontadas no Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga (quando se tratar de transporte rodoviário) e também no canhoto da Nota Fiscal, para o processamento de ressarcimento de danos, se for o caso. Se houver irregularidades em relação às condições contratuais, deve-se recusar o recebimento, apontando no verso da 1a via da Nota Fiscal e nos documentos do transportador os motivos da recusa.

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 A Nota Fiscal em pauta será utilizada para acompanhar as mercadorias em retorno até o fornecedor. O seu cancelamento ou outras decisões tomadas a respeito correm por conta e risco do emitente.

Liberação do Transportador

 O transportador será liberado após os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento. Se houver na Nota Fiscal outros materiais que estejam em condições de recebimento, serão tratados conforme o procedimento para, em seguida assinar o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, quando se tratar de transporte rodoviário.

Descarga

 O material será descarregado e colocado em área de segregação para conferência física que normalmente fica próximo das docas para sua conferência física.

 Para a realização da descarga do veículo transportador, dependendo da natureza do material envolvido, é necessária a utilização de equipamentos de movimentação de materiais, tais como carrinho hidráulico, empilhadeiras e pontes rolantes, além da movimentação manual de carga, e é́ necessário trabalhar com segurança, não só com relação ao material, mas principalmente, ao pessoal.

2ª Fase - Conferência Quantitativa

A conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida. O conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade constante da Nota Fiscal.

A confrontação do recebido com o faturado é efetuada pelo conferente responsável pela área, e se a contagem não coincidir com os dados da Nota Fiscal, deve ser providenciada a recontagem feita por outro conferente.

Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, eles podem ser contados utilizando um dos seguintes métodos:

 Manual: para casos de pequenas quantidades.

 Por meio de cálculos: para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades.

 Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças, como parafusos, porcas ou arruelas.

 Pesagem: para materiais de maior peso ou volume, que pode ser feita com o veículo transportador em balanças rodoviárias ou ferroviárias, casos em que o peso líquido será obtido por meio da diferença entre o peso bruto e a tara do veículo. Materiais de menor peso podem ser conferidos por pesagem direta em balanças.

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 Medição: em geral, efetuada por trenas, paquímetros, réguas, micrômetros ou balanças.

3ª Fase - Conferência Qualitativa

A conferência qualitativa, atividade também conhecida como inspeção técnica, é da mais alta importância no contexto de recebimento de materiais, uma vez que visa garantir a adequação do material ao fim a que se destina.

Essa atividade é de grande importância para o bom desempenho das áreas de produção, vendas, marketing e finanças. A entrada no estoque de materiais defeituosos pode causar grandes danos financeiros porque no futuro os produtos fabricados com esses materiais apresentam de- feitos e devem ser substituídos, trazendo muitos contratempos à empresa e a possibilidade da perda do cliente.

A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica é feita por meio da confrontação das informações constantes no pedido de compras, das especificações técnicas contratadas na autorização de fornecimento e dos dados informados na Nota Fiscal pelo fornecedor, visando garantir o recebimento adequado do mate- rial contratado pelo exame dos seguintes itens:

 Características dimensionais;

 Características específicas;

 Restrições de especificação;

 Embalagem para transporte;

 Embalagem final.

4ª Fase - Regularização

 A regularização se processa por meio da documentação nos vários segmentos do sistema de recebimento, pela confirmação da conferência quantitativa e qualitativa, pelos laudos de inspeção técnica e pela confrontação dos dados do pedido contra a Nota Fiscal.

 Se, após essa fase, quando da conferência, nenhuma irregularidade se constatar, encaminham-se os mate- riais ao almoxarifado, os quais são incluídos no estoque contábil e físico, identificados mediante seu código na localização predeterminada, onde serão guardados adequadamente.

 Os limites permissíveis de aceitação de excessos entregues pelo fornecedor devem ser definidos pela empresa, devem ser definidos pela empresa, conforme sua conveniência.

Documentos Envolvidos na Regularização

Os procedimentos de regularização, visando à confrontação de dados e objetivando decisões, como, por exemplo, recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os seguintes documentos:

 Nota Fiscal;

 Conhecimento de transporte rodoviário de carga;

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 Documento da contagem efetuada;

 Parecer da inspeção, contido no relatório técnico de inspeção;

 Especificação da compra;

 Catálogos técnicos;

 Desenhos.

Processamento

• O material liberado deve ser processado mediante o documento Relatórios de Recebimento (RR).

• O Relatórios de Recebimento é uma planilha numerada sequencialmente em que o conferente lança todas as Notas Fiscais recebidas no dia.

• É preenchida em duas vias, e no final do expediente encaminha todas as Notas Fiscais ao setor de contas a pagar, protocolando a conferência e o recebimento delas para futuras diligências no caso de extravio por parte dos envolvidos.

Esse processamento dá origem a uma das seguintes situações:

 Lançamento no sistema informatizado;

 Devolução de material ao fornecedor;

 Reclamação de falta ao fornecedor;

 Entrada do material no estoque.

 Emitir etiqueta de identificação para todos os materiais que entram no recebimento.

Verificar se o item precisa de etiqueta de rastreabilidade.

Baixa do Pedido

• A baixa do pedido de compra pode ser feita manualmente ou pelo sistema eletrônico.

• A baixa manual deve ser efetuada com a colocação de um carimbo no verso da Nota Fiscal, efetuando as anotações necessárias, como quem foi o responsável pelo recebimento e conferência do material.

 No caso do uso do sistema eletrônico a colocação do carimbo é imprescindível, porém o pedido será baixado eletronicamente e enviado à contabilidade para liberar o paga- mento.

 Em ambos os casos, a Nota Fiscal original deve ser acompanhada com a via do pedido de compras anexa.

Devolução ao Fornecedor

 Quando constatada irregularidade insanável, providencia-se a devolução de materiais com defeito e/ou em excesso ao fornecedor, acompanha- dos de Nota Fiscal de devolução, emitida pela empresa compradora.

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 Quando constatado erro na leitura da Nota Fiscal, pode-se negar a aceitar a entrega e o veículo transportador de responsabilidade do fornecedor voltar com as mercadorias com a mesma Nota Fiscal de envio, não se caracterizando a entrega do fornecedor.

 Deve-se atentar para o prazo decadencial das devoluções que é de dez dias, a contar do recebimento. Expirado esse prazo e não devolvida a mercadoria, o fornecedor pode executar a duplicata caso não seja paga no vencimento.

 Independentemente da devolução por ocasião do recebimento, pode, eventualmente, ocorrer devolução ao fornecedor mesmo após tal operação e consequente pagamento.

 Quando o desempenho dos sobressalentes for acompanhado e se detectarem falhas prematuras, como vida útil significativamente inferior à esperada, devem ser realizados estudos especiais para determinação da causa da falha em operação.

 Caso seja detectado que a falha ocorreu por deficiência da matéria-prima, como não cumprimento da especificação metalúrgica, o fornecedor será acionado para, em primeiro plano, repor o material em questão e em seguida, se for o caso, ressarcir os prejuízos causados.

Depois de verificadas as mercadorias, emitir etiqueta de recebimento com a indicação de que os materiais estão liberados para guarda ou vão depender da aprovação do controle de qualidade. Se estiver aprovado, deve ser liberado e envia- do para o estoque onde será feita nova conferência, etiquetado conforme procedimento da empresa e guardado no seu local apropriado.

O canhoto da Nota Fiscal deve ser assinado pelo conferente responsável pelo recebimento no momento da guarda do material e no canhoto deve constar o seu nome completo, número da célula de identidade e carimbo da empresa. Lembre-se de que o canhoto da Nota Fiscal é documento obrigatório e pode ser utiliza- do quando houver reclamação ou envio de duplicata para protesto.

9.2. Entrada da Nota Fiscal no Sistema

As notas fiscais podem ser de dois tipos: Retrato e Paisagem.

São de série única e servem tanto para entrada como saída de materiais.

No corpo da nota tem um espaço reservado ao fisco para colocar a estampa fiscal com o número e a série. As empresas podem utilizar séries diferentes de Notas Fiscais, mas para isso precisam pedir autorização às Secretarias da Fazenda dos Estados.

Atenção

Verificar as informações das caixas para utilizar o equipamento de

movimentação apropriado.

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Depois de efetuadas as conferências físicas e fiscais, devemos efetuar o registro da entrada dos materiais no sistema. Efetuar o lançamento dos dados da Nota Fiscal no relatório de recebimento.

O verso da Nota Fiscal deve ser carimbado e assinado pelo conferente com data, hora, número do Relatórios de Recebimento e local do destino do material.

RR – Relatório diário de recebimento e controle de pedidos Data

RR- nº Veículo Nota

Fiscal Pedido Código do

Fornecedor Conferente Peça nº Descrição Quantidade Unidade Destino Observação

Figura 9.2

Para dar entrada no sistema, antes de efetuar o lançamento, é preciso verificar o cadastro do fornecedor, digitar a entrada nos campos apropriados e liberar a Nota Fiscal para contas a pagar.

O envio das Notas Fiscais ao setor contas a pagar deve ser feita todos os dias ao final do expediente no Relatórios de Recebimento em duas vias para protocolo.

O Relatórios de Recebimento é o documento numerado sequencialmente que controla as entradas de Notas Fiscais no recebimento e serve de protocolo de entrega das notas ao setor de contas a pagar da empresa, ao mesmo tempo que no caso de extravio de notas fiscais vai ajudar na sua rastreabilidade.

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9.3. Baixa do Pedido

A baixa do pedido de compra pode ser feita manualmente ou no sistema eletrônico.

A baixa manual deve ser efetuada com a anotação da entrada parcial e, se a entrega for parcial, o saldo pendente que o fornecedor deve entregar futuramente. Depois de fechado o pedido de compras, ou seja, quando a quantidade total do pedido for entregue, ele deve ser guardado por três meses.

Após este prazo passar os pedidos na fragmentadora de papel antes de serem jogados no lixo.

A baixa manual é executada quando a empresa não dispõe ainda de um sistema eletrônico. Isso é

importante para que não seja recebido material em excesso.

Quando a baixa no sistema é automática, ela se realiza ao dar entrada da Nota Fiscal no sistema.

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Exercícios

1. O que é o recebimento no almoxarifado?

2. O que é check list?

3. Quais são as atividades do recebimento?

4. Quais são as fases do recebimento?

5. Quais são as áreas que trabalham integradas ao recebimento?

6. Preencha a nota fiscal da Figura 9.3 com dados aleatórios.