Manual de Fatura - Votorantim

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ÍNDICE

1. FATURA ...5

2. COMO PROCURAR DOCUMENTO ...6

3. RESUMO DA FATURA ...9

3.1. Informações Gerais ... 10

3.1.1. Informações Gerais (CABEÇALHO DA FATURA) ... 11

3.1.2. Itens da Linha ... 13

3.1.3. Detalhes do Imposto do Item... 16

3.1.4. Resumo do Valor Total da Fatura ... 20

3.2. Desconto ou Débito ... 20

3.3. Informações dos Participantes ... 21

3.4. Termos de Entrega ... 22 3.5. Opções Multi-Linhas... 23 3.6. Aviso ... 23 3.7. Registro de Alterações ... 24 4. IMPRIMINDO A FATURA ... 24 5. SUBMETENDO A FATURA... 24 6. RESPOSTA DE FATURA... 25

6.1. Remover Resposta da Fatura da área de trabalho... 26

7. CANCELAMENTO DE FATURA ... 27

8. VISUALIZAR FATURA ENVIADA ... 30

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1. FATURA

O processamento de uma Fatura pode ser efetuado utilizando-se um ou mais pedidos e alterações de pedidos e suas respectivas linhas. As faturas podem ser criadas a partir de vários Pedidos ou Alterações de Pedidos, contanto que os Pedidos (ou Alterações) possuam a mesma Moeda, o mesmo Idioma e o mesmo Comprador. Se algum deles for diferente, o Supply Centre emitirá um aviso e não permitirá que o usuário prossiga.

Informações adicionais com relação a uma Fatura incluem:

• Se uma Fatura for criada a partir de vários pedidos, e for salva, essa fatura será

considerada como uma nova Fatura, mesmo que ela já exista para o mesmo conjunto de pedidos ou para um subconjunto dos pedidos selecionados para a criação da nova Fatura. A nova Fatura terá o status de processamento como “Pendente”, se tiver sido salva, ou “enviado”, se tiver sido submetida;

• É possível criar várias Faturas para um único Pedido. Entretanto, só poderá existir uma Fatura ativa por vez com o status de processamento definido como “Pendente”. As Faturas criadas anteriormente no status de processamento “Pendente” são alteradas para

“Substituída” e o documento se torna inativo.

• As Faturas com um status igual a “Substituída” só podem ser abertas no modo de visualização;

• A validação de uma fatura por parte dos alguns compradores pode ser visualizada no link “Resposta da Fatura”.

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2. COMO PROCURAR DOCUMENTO

Na barra de comandos, selecione Procurar e a opção “Document Search”. Apenas os pedidos aceitos podem ter suas faturas criadas no Supply Centre.

O fornecedor realizará a pesquisa do documento. - Tipo de Documento: Selecionar Ordem de Compra - Status: Selecionar Ativo

- Status do Processamento: Selecionar Respondido

- Procurar data inicial: Incluir uma data inicial para pesquisa - Procurar data final: Incluir uma data final para pesquisa

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Listarão todos os pedidos conforme a pesquisa.

Para criar uma fatura, o usuário deverá selecionar o pedido e clicar no botão “Fatura”.

1. Realizar o filtro

da pesquisa 2. Clique em

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A tela Confirmação da Fatura é exibida, relacionando as Informações do Comprador e os itens de linha que serão faturados. Essa tela permite que o usuário remova da fatura itens de linha não desejados. Veja abaixo como proceder:

Atenção: Para itens de serviço não deverá ser criada INVOICE. A criação deverá ser realizada Apenas para itens de material.

Lista de documentos

Clique em Fatura

Clique Ok.

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3. RESUMO DA FATURA

Após clicar em Continuar será aberta a tela “Resumo da Fatura” que fornece todos os campos que um usuário pode preencher ou modificar na Fatura do Comprador. As informações contidas no Pedido serão importadas na Fatura, eliminando a necessidade de inserir novamente informações duplicadas. Para simplificar as explicações, os exemplos a seguir serão divididos por seção.

Selecione a moeda da Fatura

Selecione a moeda da Fatura. Caso a moeda seja diferente de “BRL”(Real) informar a taxa de conversão para a moeda escolhida, assim como a data efetiva da conversão da moeda.

Clique no botão para Remover i tem(ns) Selecionado(s)

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3.1. Informações Gerais

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3.1.1. Informações Gerais (CABEÇALHO DA FATURA)

O campo Informações Gerais traz informações sobre toda a fatura. Os campos com (*) são de preenchimento obrigatório.

Campo

Tipo/

Tam. Valores Obrig. Origem Descrição

Número do Protocolo da Fatura

Texto/5

0 Sim Fatura

Número que identifica o documento de fatura no portal Quadrem, sugerido automaticamente pelo sistema. Pode ser alterado, pelo fornecedor para receber o mesmo valor do campo “Núm Ref Interna”. Isso facilita a identificação da nota fiscal no Portal Quadrem Data de Emissão data dd/mm/aaaa. Sim Fatura

Data de emissão conforme consta na Nota Fiscal impressa.

Propósito Lista de

Valores Original Sim Fatura

Tipo de fatura que está sendo criada. Sempre “Original”.

Tipo da Fatura Lista de Valores

Este campo deve ser preenchido pelo fornecedor com os seguintes códigos, de acordo com a opção que consta na NF original: . NF - (NOTA FISCAL) . NFF (NOTA FISCAL-FATURA) .NFe (FATURAMENTO ALTERNATIVO

Sim Fatura Tipo da Nota Fiscal.

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Núm Ref Interna Texto/4

0 Não Fatura

Número interno de identificação da Nota Fiscal

no fornecedor. Se não possuir, repetir o número da

Nota Fiscal impressa. Se for uma NFe, utilizar este

campo para informar um “número aleatório” e o “dígito

de controle” Utilizar o formato: xxxxxxxxx-y Onde: Xxxxxxxxx =>Número Aleatório (9 dígitos) Y => Dígito de controle (1 dígito). Data de vencimento da fatura

Data-hora dd/mm/aaaa. Não Pedido Data de vencimento da fatura Nota de

Embalagem/Númer o do aviso de

Embarque

Texto Não Fatura

Deve ser utilizado o ASN informado no próprio portal

(Se possuir). Número de Referência da Fatura Original Texto/4 0

Nota Fiscal (máximo de 14 posições) + "-" + Série da Nota (lista de valores)

Não Fatura

Número da Nota Fiscal. A série informada neste campo deve ser a mesma que consta na Nota Fiscal impressa. Deve

conter o número da fatura que será impresso no documento que acompanha a

mercadoria.

Final Invoice Texto/1 “Y” para sim

“N” para Não Sim Fatura

É utilizado somente para controle interno do fornecedor. Indica se esta é a

última fatura referente ao pedido selecionado. Moeda da Fatura Texto/3 BRL (Brasil / Real) Não Pedido Moeda do preço unitário.

Idioma Texto/2 pt (português) Pedido Sugerido automaticamente pelo Portal.

Moeda de

Pagamento Texto/3 BRL (Brasil / Real) Sim Pedido

Moeda de pagamento da fatura. Sugerido automaticamente pelo Portal. Anexos Arquivo

/2Mb Não Fatura

O sistema permite a inclusão de anexos, porém, esta funcionalidade não se aplica a

este comprador.

Observações Importantes:

Este documento deve ser obrigatoriamente preenchido no portal, a fatura deverá ser criada imediatamente após a emissão da Nota, sendo enviado à Votorantim antes da entrega efetiva do material, caso seja enviada depois a Invoice pode ser rejeitada pela Votorantim. Uma vez que este documento é utilizado para conferência na entrada do material e da Nota Fiscal. Nesta tela deverão ser preenchidos os campos que serão enviados a Votorantim.

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A Votorantim poderá rejeitar a Nota Fiscal se o total de itens faturados ultrapassar a quantidade total solicitada na Ordem de Compra.

Após preencher todos os campos, clique no botão “Salvar” para enviar posteriormente ou em “Submeter” para enviar à fatura para Votorantim.

Após “Submeter” à fatura, aparecerá uma tela de confirmação da ação.

3.1.2. Itens da Linha

Este campo mostra as linhas que compõem a fatura, são os itens originados do(s) pedido(s) de compra.

Remover Itens de Linha

Adicionar Novo Item Para editar informações sobre o item e de seus impostos, clique no número da linha, que está em formato de link.

Caso a quantidade faturada seja alterada diretamente da tela de Itens da Linha, o botão Atualizar deve ser clicado para que as alterações sejam aplicadas à nota fiscal. Clique na caixa ao lado dos itens de linha a ser em removidos

2. Clique no botão Remover Itens marcados;

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Valor Total do Item

Este campo mostra em detalhes o valor total do item:

Para voltar à tela Resumo da Fatura clique no botão Resumo da Página.

Para ver o próximo item de linha da Fatura, clique no botão Próximo.

Esta área mostra os detalhes da linha.

Aqui estão os impostos do item que devem ser preenchidos.

Desconto ou Acréscimo não são utilizados pela

Votorantim.

Valor total do item.

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Esta área possui todos os detalhes da linha. Os campos já estão preenchidos e tem como base o pedido de origem. Embora os campos estejam abertos para digitação, somente o campo “Quantidade” deve ser alterado, no caso de uma entrega parcial. Já o campo “Preço” não deve ser alterado.

Campo Tipo/Tam. Valores Obrig. Origem Descrição Quantidade

da Fatura

NUMÉRICO

/(9,6) Sim Fatura

Quantidade atendida para esta linha da Nota Fiscal.

Preço unitário

NUMÉRICO

/(9,6) Sim Fatura

Preço unitário para o item desta linha da nota fiscal com impostos inclusos conforme acordado previamente com a empresa compradora. Unidade de Medida do Preço Unitário NUMÉRICO /(9,6) Sim Fatura

Unidade de medida da quantidade, podendo ser identificação interna do fornecedor ou algum valor da lista de códigos padrão.

NCM Numérico/8 Sim Fatura

Código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) para o item. Se o código informado não for válido ou não estiver cadastrado nos sistemas legados Votorantim o valor é extraído internamente.

NCM – Não é necessário o preenchimento.

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3.1.3. Detalhes do Imposto do Item

Insira os impostos referentes a cada linha da Fatura.

Campos de preenchimento obrigatório: Campo Tipo/

Tam. Valores Obrig. Origem Descrição

Tipo de Imposto

Lista de Valores

ICMS - ICMS (SEMPRE INCIDENTE).

ICMS-S - ICMS - SUBSTITUICAO TRIBUTARIA (NÂO-INCIDENTE QUANDO TIVER DE SER SOMADO AO TOTAL DA LINHA OU INCLUSO NOS DEMAIS CASOS).

IPI - IPI (SEMPRE EXCLUSO)

Sim Fatura

É o identificador do imposto. Informe qual imposto está sendo destacado. Alguns compradores aceitam somente impostos de linha para itens de material. Como exemplo, o ICMS e IPI aplicado ao item devem estar sempre em nível de linha. Imposto Local/ Estado de Origem Texto/ 2 Não Fatura Sigla do Estado de Origem do produto Alíquota NUMÉR ICO/(9, 4) Sim Fatura Acrescente aqui a alíquota do imposto informado. Se for isento de ICMS, informe alíquota igual a 0 (zero). Base de Cálculo NUMÉR ICO/(9, 6)

Deve ser ≥ 0 Sim Fatura

Valor do item em que será incidido o imposto. Total do Imposto NUMÉR ICO/(9, 6)

Deve ser ≥ 0 Sim Fatura Valor total do imposto, em reais, da linha.

Observações:

- Em hipótese alguma a base de cálculo do ICMS pode ficar sem valor; se não tiver ICMS a calcular, entre com base de cálculo = 0 (zero).

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Observação: Caso haja o sistema composto de tributação, ou seja, um determinado imposto seja calculado sobre o valor do produto líquido, mais um imposto já inserido, o sistema oferece a facilidade de “cálculo aplicado”. Como exemplo prático, há um tipo de ICMS que utiliza o valor de IPI como base de cálculo. O exemplo abaixo se refere a este caso.

Selecione ICMS como tipo de imposto. Informe alíquota. O recálculo é feito sempre que um imposto é incluído. Se houver, informe o percentual de redução da base de cálculo sem o caracter “%”. Depois de incluído, a base de cálculo terá uma subtração desse percentual. Clique em “Atualizar” na página “Resumo da Fatura”. Selecione caso o imposto discriminado já

conste no preço unitário informado.

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Informe a alíquota do segundo imposto a incidir. Repare que a base de cálculo é o valor total da linha sem impostos.

Clique em “Aplicar” para calcular o novo valor de base tributável.

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Estes 2 quadros mostram os impostos aplicados na fatura no nível da linha e do cabeçalho. O primeiro quadro apenas mostra o somatório de todos os impostos aplicados em nível de linha. O segundo quadro pode ser atualizado e se refere aos impostos aplicados em nível de cabeçalho. Os detalhes de cada campo serão explicados em outra seção.

OBS: A Votorantim não considerará Impostos para o Cabeçalho. Em caso de dúvidas, entre em contato com a central de atendimento.

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3.1.4. Resumo do Valor Total da Fatura

Este campo deve ser checado antes de enviar a nota fiscal. Ele mostra o valor total da fatura somando o valor de cada item que a compõe.

Número de Linhas

Número total de linhas que compõem a fatura. Total de Impostos nos Débitos e Créditos

Total de impostos referentes aos débitos e/ou ao crédito. Não aplicável. Impostos na Fatura

Somatório de Impostos não Incidentes, ou seja, que não fazem parte do preço unitário. Total de Impostos Incidentes

Somatório de impostos incidentes na fatura. Valor do Subtotal

Valor total da fatura, sem impostos não incidentes. Desconto Total

Desconto total da fatura. Custo Total

Custo adicional. Total de Impostos

Valor total de impostos aplicados. Quantia Atual Paga

Valor a ser (preenchimento não obrigatório). Valor Total

Valor total, com impostos, descontos e débitos atribuídos.

3.2. Desconto ou Débito

A seção Descontos ou Despesas contém informações relacionadas a descontos e despesas com relação à fatura inteira. Os códigos de serviço mais utilizados são: Frete (Freight), Seguros (Insurance), Descontos (Discounts) e Outros (Other Discounts). Execute as etapas a seguir para preencher os dados desta seção:

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3.3. Informações dos Participantes

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3.4. Termos de Entrega

A seção Termos de Entrega fornece informações sobre entrega e transporte no nível de cabeçalho da Fatura em relação à Fatura inteira. Os itens de linha da fatura não possuem suas próprias informações de transporte.

OBS: Na primeira fase do projeto de Invoice (nota fiscal eletrônica), a Votorantim não considerará Termos de Entrega para o Cabeçalho. Em caso de dúvidas, entre em contato com a central de atendimento.

Para editar informações referentes aos termos de entrega, clique no botão “Modificar”.

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3.5. Opções Multi-Linhas

A seção Opções Multi-Linhas, é usada para adicionar ou alterar impostos aplicáveis à nota fiscal.

Caso necessário, selecione também as informações sobre as suas condições de entrega. Ao final, clique em Atualizar para aplicar as seleções à nota fiscal e retornar à aba Informações Gerais.

3.6. Aviso

A seção Aviso, é usada para adicionar qualquer aviso para o comprador quando necessário.

Clique em “Atualizar” para aplicar as seleções à cotação.

Preencha os impostos aplicáveis.

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3.7. Registro de Alterações

A seção Registro de Alterações, é usada para consultar as alterações realizadas na nota fiscal. As informações disponíveis nesta seção são: usuário que realizou a ação, data, hora e a ação tomada.

4. IMPRIMINDO A FATURA

Caso queira imprimira fatura, clique em “Imprimir”. Abrirá um arquivo com o resumo da fatura (Para isso, é necessário ter instalado na máquina o programa Adobe Acrobat Reader).

5. SUBMETENDO A FATURA

Após editar as informações da fatura, clique no botão “Submeter”:

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6. RESPOSTA DE FATURA

A validação ou não da Fatura eletrônica enviada no portal será informada ao fornecedor através de documentos disponibilizados no link “Resposta da Fatura”, localizado na Área de Trabalho do Supply Centre.

É importante que o fornecedor fique atento ao recebimento da resposta de fatura com aceite para só então, enviar a mercadoria para a Votorantim.

Para as faturas rejeitadas, será enviada uma mensagem com o erro encontrado. O fornecedor deverá localizar o problema e gerar uma nova fatura no SupplyCentre.

Verifique se a resposta da fatura obteve aceite ou rejeição, através do campo “Finalidade”. Caso a resposta da fatura conste como rejeitada, a causa da rejeição deve ser verificada no campo “Observação”.

Clique no botão “Fatura” para gerar uma nova fatura.

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Em alguns casos, a resposta da fatura é recebida como rejeitada, mas no conteúdo do campo observação, consta a informação de que a fatura está sendo analisada na Votorantim. Quando isso ocorre, você pode receber outras rejeições durante a validação na Votorantim, até que finalmente, você recebe uma resposta de fatura com aceite.

6.1. Remover Resposta da Fatura da área de trabalho

Para remover a sua resposta da fatura da área de trabalho, siga os procedimentos abaixo:

Após selecionar o link Resposta da Fatura, serão listadas todas as faturas que já foram respondidas.

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As respostas com status “Accepted” basta selecioná-las e clicar e remover. Já as que tiverem o status “NotAccepted” é necessário acessá-las, e no resumo da resposta selecionar o flag “Remover da área de trabalho”.

7. CANCELAMENTO DE FATURA

O cancelamento de uma fatura pode ser usado quando o fornecedor perceber que enviou uma nota fiscal eletrônica com informações divergentes da nota impressa, mesmo que a resposta da fatura tenha sido processada com sucesso na Votorantim.

O cancelamento também pode ser usado quando a nota fiscal impressa tem que ser cancelada pelo próprio fornecedor antes que a mesma seja enviada para a Votorantim e seja impressa uma nova nota fiscal para a substituição.

Veja abaixo como cancelar uma nota fiscal:

Na tela de procura por documentos, busque a ordem de compra referente à nota fiscal (invoice) que deseja cancelar.

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1. No formulário de cancelamento, você deve preencher os campos “Num Ref Fatura Original” e “Data de Emissão” com os mesmos valores que foram preenchidos na nota fiscal que você deseja cancelar.

2. No campo “Tipo de Fatura”, selecione o valor “Fatura Corrigida”.

Nota: Você não precisa preencher mais nenhum campo do cancelamento. Apenas os três citados acima.

3. Clique em Submeter.

4. Depois de enviado o cancelamento, você pode criar uma fatura com as informações corretas.

Após o envio do cancelamento, a Votorantim pode enviar para o fornecedor, uma notificação via e-mail caso encontre uma das situações descritas abaixo:

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• Cancelamento enviado após 30 dias do envio da NF. eletrônica. O fornecedor receberá uma notificação via e-mail informando que a NF não será cancelada;

• Cancelamento enviado com o campo “Num Fatura Original” ou “Data de Emissão” diferente do que foi informado na fatura enviada. O fornecedor receberá uma notificação informando que a nota fiscal não foi enviada eletronicamente;

• Cancelamento enviado sem que a nota fiscal eletrônica tenha sido enviada anteriormente. O fornecedor receberá uma notificação informando que a nota fiscal não foi enviada eletronicamente;

• Cancelamento enviado para uma nota fiscal que já tenha sido enviada eletronicamente e que também já tenha sido rejeitada. O fornecedor receberá uma notificação informando que a nota fiscal não foi enviada eletronicamente.

8. VISUALIZAR FATURA ENVIADA

Para visualizar suas faturas enviadas à Votorantim, utilize o menu, “Procurar> Documento Search” ou “Document History Report”.

Selecionando a opção “Documente Search” preencha os campos abaixo:

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“Status do Documento” selecione Ativo; “Status do processamento” selecione Enviado; “Nº do documento” insira o n° da Fatura;

“Datas de Início/Finalização” data em que o documento foi enviado à Votorantim. (Opcional)

Após preencher os parâmetros de busca, clique em “Procurar”. Será listados os documentos com essas características.

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Após clicar em “Gerar Relatório”, o documento será apresentado abaixo:

9. ATENDIMENTO QUADREM

Em caso de dúvidas não hesite em nos contatar, através da nossa central de atendimento 0800-604-7171 ou e-mail para sac@quadrem.com, de segunda à sexta-feira

das 8h às 18h.