RELATÓRIO
sobre as contas anuais da Empresa Comum Europeia para o ITER e o Desenvolvimento da Energia de Fusão relativas a 2015 acompanhado da resposta da Empresa Comum
(2016/C 473/05)
ÍNDICE
Pontos Página
INTRODUÇÃO . . . 1–3 34 INFORMAÇÕES EM APOIO DA DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE . . . 4 34 DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE . . . 5–17 34 Opinião sobre a fiabilidade das contas . . . 10 35 Opinião sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas . . . 11 35 Ênfase . . . 12–17 36 OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA . . . 18–19 37 Apresentação das contas . . . 18 37 Execução do orçamento de 2015 . . . 19 37 OBSERVAÇÕES SOBRE OS CONTROLOS-CHAVE DOS SISTEMAS DE SUPERVISÃO E DE
CONTROLO DA EMPRESA COMUM . . . 20–25 37 Adjudicação de contratos operacionais e subvenções . . . 21–22 38 Controlo e acompanhamento global dos contratos operacionais e das subvenções . . . . 23–25 39 OUTRAS QUESTÕES . . . 26–30 39 Estratégia de luta antifraude . . . 26 39 Quadro jurídico . . . 27–29 39 Relatório Anual de Atividades . . . 30 40 SEGUIMENTO DADO ÀS OBSERVAÇÕES ANTERIORES . . . 31–36 40 Direitos de propriedade intelectual e política industrial . . . 31–33 40 Acordo com o Estado anfitrião . . . 34–35 40 Normas de execução do Estatuto dos Funcionários . . . 36 40 ANEXO . . . 41
INTRODUÇÃO
1. A Empresa Comum Europeia para o ITER (1) e o Desenvolvimento da Energia de Fusão (F4E) foi instituída em março de 2007 (2) por um período de 35 anos. As principais instalações de fusão deverão ser implantadas em Cadarache (França), mas a Empresa Comum está sediada em Barcelona.
2. As atribuições da Empresa Comum são as seguintes (3):
a) fornecer a contribuição da Euratom para a Organização Internacional de Energia de Fusão ITER (4);
b) fornecer a contribuição da Euratom para «Atividades da Abordagem mais Ampla» (atividades de investigação complementares no domínio da energia de fusão) com o Japão tendo em vista um desenvolvimento rápido da energia de fusão;
c) preparar e coordenar um programa de atividades tendo em vista a preparação da construção de um reator de fusão de demonstração e de instalações conexas, incluindo a Instalação Internacional de Irradiação de Materiais de Fusão. 3. Os membros da Empresa Comum são a Euratom, representada pela Comissão Europeia, os Estados-Membros da Euratom e países terceiros que tenham concluído com a Euratom acordos de cooperação no domínio da fusão nuclear controlada (em 31 de dezembro de 2015: Suíça).
INFORMAÇÕES EM APOIO DA DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE
4. O método de auditoria adotado pelo Tribunal inclui procedimentos de auditoria analíticos, testes das operações ao nível da Empresa Comum e uma avaliação dos controlos-chave dos sistemas de supervisão e de controlo, completados por provas resultantes dos trabalhos pertinentes de outros auditores e por um exame das tomadas de posição da gestão.
DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE
5. Em conformidade com o disposto no artigo 287.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE), o Tribunal auditou:
a) as contas anuais da Empresa Comum para o ITER e o Desenvolvimento da Energia de Fusão (5), que são constituídas pelas demonstrações financeiras e pelos relatórios de execução orçamental (6) relativos ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2015;
b) a legalidade e regularidade das operações subjacentes a essas contas.
Responsabilidade da gestão
6. Nos termos dos artigos 39.o e 50.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1271/2013 da Comissão (7), a gestão é responsável pela elaboração e adequada apresentação das contas anuais da Empresa Comum e pela legalidade e regularidade das operações subjacentes.
(1) Reator Termonuclear Experimental Internacional (International Thermonuclear Experimental Reactor).
(2) Decisão 2007/198/Euratom do Conselho, de 27 de março de 2007, que institui a Empresa Comum Europeia para o ITER e o
Desenvolvimento da Energia de Fusão e que lhe confere vantagens (JO L 90 de 30.3.2007, p. 58), com a última redação que lhe foi dada pela Decisão 2013/791/Euratom do Conselho, de 13 de dezembro de 2013 (JO L 349 de 21.12.2013, p. 100), e pela Decisão (Euratom) 2015/224 do Conselho, de 10 de fevereiro de 2015 (JO L 37 de 13.2.2015, p. 8).
(3) O anexo indica sucintamente as competências, as atividades e os recursos disponíveis da Empresa Comum, sendo apresentado a
título informativo.
(4) A Organização Internacional de Energia de Fusão ITER foi instituída em outubro de 2007 por um período inicial de 35 anos com o
objetivo de executar o projeto ITER, que visa demonstrar a viabilidade científica e tecnológica da energia de fusão. Os membros são a Euratom, a República Popular da China, a República da Índia, o Japão, a República da Coreia, a Federação da Rússia e os Estados Unidos da América.
(5) As demonstrações financeiras incluem o balanço e a demonstração de resultados financeiros, a demonstração dos fluxos de caixa, a
demonstração da variação da situação líquida, bem como uma síntese das políticas contabilísticas significativas e outras notas explicativas.
(6) Os relatórios de execução orçamental são constituídos pelos relatórios em si e por uma síntese dos princípios orçamentais e outras
notas explicativas.
a) a responsabilidade da gestão relativa às contas anuais da Empresa Comum consiste em conceber, executar e manter um sistema de controlo interno relevante para a elaboração e adequada apresentação de demonstrações financeiras isentas de distorções materiais, devidas a fraudes ou erros, selecionar e aplicar políticas contabilísticas adequadas, com base nas regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão (8) e elaborar estimativas contabilísticas razoáveis conforme as circunstâncias. O diretor aprova as contas anuais da Empresa Comum após o seu contabilista as ter elaborado com base em todas as informações disponíveis e redigido uma nota, que acompanha as contas, na qual declara, entre outros aspetos, ter obtido uma garantia razoável de que essas contas dão uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira da Empresa Comum em todos os aspetos materialmente relevantes;
b) a responsabilidade da gestão relativa à legalidade e regularidade das operações subjacentes e à conformidade com o princípio da boa gestão financeira consiste em conceber, executar e manter um sistema de controlo interno eficaz e eficiente, incluindo uma supervisão e medidas adequadas para prevenir irregularidades e fraudes e, se necessário, processos judiciais para recuperar fundos pagos ou utilizados indevidamente.
Responsabilidade do auditor
7. Compete ao Tribunal, com base na sua auditoria, fornecer ao Parlamento Europeu e ao Conselho (9) uma declaração sobre a fiabilidade das contas anuais, bem como sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes. O Tribunal efetua a sua auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria e os códigos deontológicos da IFAC e as Normas Internacionais das Instituições Superiores de Controlo da INTOSAI. Estas normas exigem que o Tribunal planeie e execute a auditoria de modo a obter uma garantia razoável de que as contas anuais da Empresa Comum estão isentas de distorções materiais e de que as operações subjacentes são legais e regulares.
8. A auditoria implica a execução de procedimentos visando obter provas de auditoria relativas aos montantes e às informações das contas, bem como à legalidade e regularidade das operações subjacentes. A escolha dos procedimentos depende do juízo profissional do auditor, que se baseia numa avaliação dos riscos de as contas conterem distorções materiais e de não conformidade significativa das operações subjacentes com os requisitos do quadro jurídico da União Europeia, devidas a fraudes ou erros. Ao avaliar estes riscos, o auditor examina os controlos internos aplicáveis à elaboração e adequada apresentação das contas, bem como os sistemas de supervisão e de controlo utilizados para garantir a legalidade e regularidade das operações subjacentes e concebe procedimentos de auditoria adequados às circunstâncias. A auditoria implica ainda apreciar se as políticas contabilísticas são adequadas e as estimativas contabilísticas razoáveis, bem como avaliar a apresentação das contas no seu conjunto.
9. O Tribunal considera que as provas de auditoria obtidas são suficientes e adequadas para constituírem uma base das opiniões a seguir apresentadas.
Opinião sobre a fiabilidade das contas
10. Na opinião do Tribunal, as contas anuais da Empresa Comum refletem fielmente, em todos os aspetos materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de dezembro de 2015, bem como os resultados das suas operações e fluxos de caixa relativos ao exercício encerrado nessa data, em conformidade com as disposições do seu regulamento financeiro e com as regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão.
Opinião sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes às contas
11. Na opinião do Tribunal, as operações subjacentes às contas anuais da Empresa Comum relativas ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2015 são, em todos os aspetos materialmente relevantes, legais e regulares.
(8) As regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão inspiram-se nas Normas Internacionais de Contabilidade do Setor
Público (IPSAS) emitidas pela Federação Internacional de Contabilistas ou, quando pertinente, nas Normas Internacionais de Contabilidade (IAS)/Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS) emitidas pelo Conselho das Normas Internacionais de Contabilidade.
Ênfase
12. Sem colocar em causa as opiniões expressas nos pontos 10 e 11, o Tribunal chama a atenção para a questão exposta em seguida. Nas suas conclusões adotadas em 7 de julho de 2010 (10), o Conselho aprovou uma contribuição de 6,6 mil milhões de euros (a valores de 2008) da Empresa Comum para a fase de construção do projeto ITER, inicialmente planeada para 2020. Este montante, que duplicou os custos inicialmente orçamentados para esta fase do projeto, não incluía a soma de 663 milhões de euros proposta pela Comissão Europeia em 2010 para cobrir eventuais imprevistos (11).
13. A complexidade das atividades (12) do ITER leva a que o montante da contribuição da Empresa Comum para a fase de construção do projeto corra riscos significativos de vir a aumentar (13). Estes riscos resultam principalmente de alterações no âmbito (14) das prestações do projeto e atrasos do calendário atual, que foi considerado irrealista (15). A publicação de uma nova base do projeto ITER (âmbito, calendário e custos) por parte do Conselho da OI ITER, inicialmente prevista para junho de 2015, foi adiada para novembro de 2015 e novamente adiada para junho de 2016. Na sua reunião de 15-16 de junho de 2016, o Conselho ITER aprovou um calendário integrado atualizado para o projeto ITER que indica dezembro de 2025 como a data de conclusão da etapa estratégica da fase de construção do projeto («Primeiro Plasma»).
14. Em 2015, a Empresa Comum lançou um exercício importante para calcular a estimativa de custos à data da conclusão da sua contribuição para a fase de construção do projeto. O resultado foi um aumento dos custos esperados de aproximadamente 2 375 milhões de euros (16) (utilizando um grau de confiança de 50 %, aplicável a grandes projetos de engenharia) (17).
15. A Empresa Comum ainda não atualizou a valorização da sua contribuição para o projeto ITER após a conclusão da fase de construção.
16. Devido aos desafios que atualmente se colocam ao projeto ITER, em 2015 o diretor-geral da OI ITER apresentou ao Conselho ITER um plano de ação com medidas específicas para dar resposta aos principais problemas que afetam o desenvolvimento do projeto (18). O Conselho de Administração da Empresa Comum adotou o seu plano de ação, que apoia em grande medida o da OI ITER (19). Apesar de algumas medidas fundamentais terem tido início em 2015 (20), a execução plena dos dois planos de ação está agora sujeita às decisões adotadas pelo Conselho ITER na sua reunião de junho de 2016 relativas ao novo calendário e aos novos recursos do projeto ITER.
17. As observações que se seguem não colocam em questão as opiniões do Tribunal.
(10) Conclusões do Conselho relativas ao ponto da situação sobre o ITER de 7 de julho de 2010 (Ref. 11902/10).
(11) Comunicação da Comissão ao Parlamento Europeu e ao Conselho, de 4 de maio de 2010, intitulada «Ponto da situação sobre o ITER e opções para o futuro» [COM(2010) 226 final].
(12) Resultante, em particular, das soluções de engenharia inovadoras e dos desafios técnicos colocados por muitas das contribuições em espécie a fornecer pela Organização Internacional ITER (OI ITER), bem como das alterações nas especificações técnicas e no âmbito, que são da competência da OI ITER e sobre as quais a Empresa Comum tem pouco ou nenhum controlo.
(13) Como foi igualmente comunicado no Relatório sobre os progressos realizados pela Energia de Fusão apresentado ao Conselho da União Europeia e na 4.a Avaliação anual sobre a Energia de Fusão — Relatório apresentado ao Conselho da União Europeia, ambos de novembro de 2015.
(14) No que se refere aos pedidos de alterações ao projeto no âmbito das contribuições em espécie a fornecer à OI ITER, o anterior mecanismo de compensação dos aumentos de custos resultantes destas alterações (com base nas orientações «MAC-10») demonstrou ser ineficiente, em detrimento do custo da contribuição da Empresa Comum para o projeto. Em março de 2015, o Conselho do ITER concordou em substituí-lo por um novo mecanismo de fundo de reserva, concebido para compensar os desvios nos custos decorrentes das alterações no âmbito das contribuições das agências internas para o projeto.
(15) Ponto 12, nota de rodapé n.o 12, do Relatório do Tribunal sobre as contas anuais relativas ao exercício de 2013 (JO C 452 de
16.12.2014, p. 44).
(16) Esta estimativa inclui uma contribuição adicional de 300 milhões de euros em numerário para a OI ITER até 2020, e de 75 milhões
de euros relativos à transferência dos contratos da UE para o Japão, que não se encontrava prevista na base de custos inicial. Ver Relatório sobre os progressos realizados pela Energia de Fusão apresentado ao Conselho da União Europeia em novembro de 2015. (17) Esta nova estimativa representa um aumento de 35 % relativamente ao montante aprovado pelo Conselho em 2010. O facto de
também ser superior ao aumento de 428 milhões de euros comunicados pela Empresa Comum em novembro de 2014 (ver ponto 14 do relatório do Tribunal relativo a 2014) deve-se ao alargamento do âmbito do exercício de 2015, que procurou determinar a estimativa de custos à data da conclusão de toda a fase de construção, ao passo que o exercício anterior apenas estimava os desvios nos custos de contratos adjudicados.
(18) Em 5 de março de 2015, o Conselho da OI ITER nomeou um novo diretor-geral e aprovou o plano de ação para 2015.
(19) O Conselho de Administração da Empresa Comum aprovou os principais princípios definidos no plano de ação da Empresa
Comum, nomeadamente o apoio à criação de uma nova organização integrada, previsto pelo novo diretor-geral da OI ITER, e solicitou o exame de quaisquer questões jurídicas relativas à execução do plano de ação.
(20) Em especial, a criação de um mecanismo de fundo de reserva, do Conselho Executivo dos Projetos e de equipas de projeto integradas
OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA
Apresentação das contas
18. Nas notas às demonstrações financeiras, o quadro e as informações incluídos na rubrica 4.3.1.1. «Acordos de contratação com a Organização Internacional ITER» refletem os acordos de contratação assinados (coluna 3) e os acordos de contratação creditados até à data (coluna 4). No entanto, o quadro não indica o grau de adiantamento dos trabalhos em curso. Nas contas anuais de 2015, a Empresa Comum complementou estas informações com uma estimativa dos trabalhos em curso, tendo em conta o montante total das despesas com contratos relativos a acordos de contratação, e um quadro com indicação do cumprimento das etapas para cada acordo de contratação assinado com a OI ITER (21). Apesar da estimativa que figura nas contas de 2015, são necessários esforços suplementares para apresentar informações mais precisas sobre a situação e o valor das atividades desenvolvidas até à data pela Empresa Comum (22).
Execução do orçamento de 2015
19. O orçamento definitivo de 2015 disponível para execução era constituído por dotações de autorização no valor de 467,9 milhões de euros e dotações de pagamento no valor de 586,08 milhões de euros. As taxas de utilização das dotações de autorização e de pagamento foram, respetivamente, de 100 % e de 99,9 %. No entanto, a taxa de execução das dotações de pagamento em relação ao orçamento inicial de 2015 foi de 49 % (23). No que respeita às dotações de autorização, dos 467,9 milhões de euros disponíveis para atividades operacionais, 52 % foram executados através de autorizações individuais diretas e os restantes 48 % através de autorizações globais (24). A taxa de execução das dotações de pagamento em relação ao orçamento inicial de 2015 foi de 82 % (25).
OBSERVAÇÕES SOBRE OS CONTROLOS-CHAVE DOS SISTEMAS DE SUPERVISÃO E DE CONTROLO DA EMPRESA COMUM
20. Foram realizados progressos significativos em diversos domínios e o exercício realizado em 2015 pela Empresa Comum para calcular a estimativa de custos à data da conclusão para a fase de construção do projeto foi um feito importante (ver pontos 14 e 15). Quando da auditoria do Tribunal (abril de 2016), a Empresa Comum estava a aplicar algumas ações fundamentais para a sua gestão das suas atividades:
— a Empresa Comum prossegue o desenvolvimento de um sistema central e uniforme para integrar todos os dados operacionais, financeiros e orçamentais, que permitirá o acompanhamento e o controlo regulares das estimativas, dos custos e dos desvios. Na sua reunião de 8-9 de junho de 2015, o Conselho de Administração aprovou uma proposta apresentada pelo diretor para a execução de um sistema de Planeamento dos Recursos Empresariais (Enterprise Resources
Planning) no prazo de dois anos;
— a Empresa Comum desenvolveu um sistema (Contract Tracker) para gerir todas as adendas efetuadas aos contratos em curso de execução, bem como comunicar os desvios e o impacto nos custos;
— o sistema de informações sobre o valor do grau de execução das atividades (Earn Value Management) está a ser debatido com a OI ITER, tendo em vista melhorar a distribuição das etapas a que são concedidos créditos ITER ao longo da vida de um acordo de contratação (ver ponto 18);
— no que se refere à situação geral dos planos de ação adotados pela Empresa Comum em resposta às anteriores auditorias internas (26), à data da auditoria do Tribunal apenas cinco recomendações continuavam em aberto (27);
(21) Ver páginas 33 a 35 das Contas Provisórias da Empresa Comum relativas a 2015.
(22) À data da auditoria (abril de 2016), a Empresa Comum estava em vias de chegar a acordo com a OI ITER sobre a alteração do quadro
de distribuição dos créditos ITER ao longo da vida de um acordo de contratação, de forma a refletir de forma mais precisa os progressos alcançados por cada agência interna.
(23) As dotações de autorização disponíveis no orçamento inicial adotado em 3 de dezembro de 2014 elevavam-se a 953,6 milhões de
euros. Foram posteriormente reduzidas para 467,9 milhões de euros nos orçamentos retificativos de 9 de junho e de 2 de dezembro de 2015, devido aos atrasos registados na execução das atividades relacionadas com o capítulo orçamental da construção do ITER. (24) A reduzida taxa de execução de autorizações individuais é explicada pelos atrasos globais que afetam o projeto ITER.
(25) As dotações de pagamento disponíveis no orçamento inicial adotado em 3 de dezembro de 2014 elevavam-se a 645,09 milhões de
euros. Foram posteriormente reduzidas para 526,08 milhões de euros nos orçamentos retificativos de 9 de junho e de 2 de dezembro de 2015.
(26) Auditorias internas relativas a circuitos financeiros, gestão de subvenções, contratos de peritos, atividades operacionais prévias à
contratação pública, contratação pública relativa aos edifícios ITER, seleção e recrutamento, acompanhamento da execução dos contratos relativos aos edifícios ITER, preparação dos acordos de contratação pública, exame do procedimento de diálogo concorrencial para a adjudicação do lote 03 do concurso (Edifícios Tokamak) e exame limitado da gestão dos contratos. (27) Uma recomendação da auditoria à contratação pública relativa aos edifícios ITER, duas do exame do procedimento de diálogo
— em 2015, a Estrutura de Auditoria Interna da Empresa Comum realizou duas atividades de auditoria (relativas a sistemas de feixes neutros e a sistemas criogénicos). Procedeu igualmente ao seguimento de três auditorias (28), relativamente às quais todas as recomendações se encontravam formalmente concluídas;
— em 2015, o Serviço de Auditoria Interna (SAI) da Comissão Europeia efetuou o seguimento do exame limitado que tinha realizado em 2013 do procedimento de diálogo concorrencial para a adjudicação do lote 03 do concurso (Edifícios Tokamak). O SAI reconheceu os esforços envidados pela Empresa Comum para executar as recomendações destinadas a melhorar o processo de contratação em geral. Duas recomendações continuaram em aberto (29). O SAI também procedeu ao seguimento das recomendações pendentes da sua auditoria aos acordos de contratação, realizada em 2012. Concluiu que, das nove recomendações ainda pendentes após o primeiro seguimento, em 2014, sete foram executadas de forma satisfatória; as outras duas serão reavaliadas no âmbito de uma nova auditoria relativa à execução dos acordos de contratação (30);
— em 2015, a Empresa Comum encomendou uma avaliação independente dos seus contratos relativos a edifícios (31). Entre outras conclusões relativas aos atrasos e desvios nos custos registados pela Empresa Comum em matéria de edifícios (ver pontos 13 e 14), os autores confirmaram a avaliação de que o calendário e a reserva para imprevistos eram irrealistas em virtude da conceção pouco amadurecida do projeto;
— o sistema interno da Empresa Comum para a gestão de riscos de empresa não detetou quaisquer novos riscos em 2015. Das 16 ações definidas em 2015 para dar resposta a riscos elevados, 11 foram executadas, três estão em curso e duas ainda não tiveram início.
Adjudicação de contratos operacionais e subvenções
21. Recorreu-se aos procedimentos por negociação em 45 % dos 84 concursos para adjudicação de contratos operacionais abertos em 2015 (58 % em 2014). Embora a Empresa Comum tenha reduzido, em 2015, a percentagem de procedimentos por negociação, são necessários esforços para aumentar a concorrência nos seus procedimentos para a adjudicação de contratos operacionais. No que se refere às subvenções, o número médio de propostas recebidas foi de apenas 1,4 por convite.
22. O Tribunal auditou cinco procedimentos para a adjudicação de contratos operacionais. Registaram-se progressos significativos na atualização das estimativas de custos quando da abertura dos procedimentos. No entanto, identificaram-se as seguintes insuficiências:
— num caso, a estimativa de custos à data da conclusão (32) era 21 % superior (4,7 milhões de euros a valores de 2008) ao orçamento atribuído ao contrato no momento da abertura do procedimento. Num outro caso, registou-se um aumento de 20 % (11,9 milhões de euros a valores de 2008);
— um procedimento de contratação apenas foi concluído oito meses após a data definida na estratégia de contratação pública, devido, entre outros motivos, a um atraso de três meses na conclusão do procedimento de apresentação das propostas. Consequentemente, o contrato foi assinado em outubro de 2015 e não em fevereiro de 2015, como inicialmente previsto;
— num caso, apesar de o anúncio de adjudicação ter sido publicado no Jornal Oficial da União Europeia, a Empresa Comum não publicou uma referência a esse anúncio no seu sítio Internet, tal como exigido pelo seu regulamento financeiro.
(28) Seguimento das auditorias relativas à gestão de subvenções, às atividades operacionais prévias à contratação pública e a circuitos
financeiros.
(29) Recomendação 5 «melhorar a documentação dos contratos públicos» (classificada como importante) e recomendação 6 «assegurar
uma aceitação adequada das prestações fornecidas por terceiros que participam na contratação» (classificada como muito importante).
(30) Recomendação 7 «adotar e executar uma política de estimativa de custos à data da conclusão» (classificada como crítica) e
recomendação 9 «atualizar a conceção e o conteúdo do(s) instrumento(s) de TI utilizado(s) no planeamento, na comunicação e no acompanhamento do projeto (classificada como muito importante).
(31) Avaliação independente do projeto dos edifícios ITER (setembro-novembro de 2015), apresentada ao Conselho de Administração da
Empresa Comum em dezembro de 2015.
(32) A Empresa Comum define a estimativa de custos à data da conclusão como o custo total esperado de uma atividade prevista, de uma
componente da estrutura de repartição de trabalhos ou do projeto, quando o âmbito definido dos trabalhos fica concluído. A estimativa de custos aplicada é EAC50, que é o montante dos custos relativamente ao qual existe uma probabilidade de 50 % de que o projeto seja realizado a um custo inferior e, inversamente, uma probabilidade de 50 % de que o projeto seja realizado a um custo superior a esse montante.
Controlo e acompanhamento global dos contratos operacionais e das subvenções
23. A Empresa Comum dispõe de um sistema para realizar auditorias (33) ao nível dos contratantes com o objetivo de verificar o cumprimento dos requisitos de garantia da qualidade (34).
24. O controlo e o acompanhamento global dos contratos operacionais (incluindo a verificação financeira e da conformidade) foram abrangidos pela Estrutura de Auditoria Interna e pelo SAI da Comissão Europeia nos seus planos de auditoria de 2015 (35).
25. Em 2015, a Empresa Comum realizou auditorias ex post a três beneficiários aos quais tinha concedido subvenções (36). Apesar de estar a tomar as medidas necessárias para corrigir os erros detetados (37), não calculou uma taxa de erro residual, em virtude do reduzido número de auditorias ex post realizadas até ao momento (38) e do reduzido impacto das subvenções que concedeu a partir do seu orçamento global (39).
OUTRAS QUESTÕES
Estratégia de luta antifraude
26. Em 8-9 de junho de 2015, o Conselho de Administração da Empresa Comum aprovou uma estratégia de luta antifraude e o respetivo plano de ação. Em 9 de dezembro de 2015, a Empresa Comum também adotou uma decisão sobre as regras relativas às denúncias. À data da auditoria do Tribunal (abril de 2016), a maioria das medidas tinha sido executada, a comunicação estava a ser efetuada e estava a ser ministrada formação em todos os departamentos da Empresa Comum.
Quadro jurídico
27. O novo Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral da UE (40) foi adotado em 25 de outubro de 2012, com efeitos a partir de 1 de janeiro de 2013 (41). O regulamento financeiro quadro aplicável aos organismos (42) referidos no artigo 208.o do novo Regulamento Financeiro entrou em vigor em 8 de dezembro de 2013.
28. Em 2 de dezembro de 2015, o Conselho de Administração da Empresa Comum alterou finalmente o seu regulamento financeiro e respetivas normas de execução, tendo em vista harmonizá-los com o novo Regulamento Financeiro da UE. Em fevereiro de 2016, a Comissão Europeia emitiu um parecer positivo sobre as alterações introduzidas pela Empresa Comum nas suas normas financeiras, mas solicitou que esta considerasse desenvolver em mais pormenor determinadas disposições das suas normas de execução relativas a derrogações específicas ao Regulamento Financeiro da UE e ao regulamento financeiro quadro aplicável aos organismos previstos no artigo 208.o (43).
(33) Das 19 auditorias da qualidade realizadas em 2015, 15 estavam encerradas em abril de 2016, três permaneciam em aberto e uma foi cancelada. As auditorias identificaram 33 situações de não conformidade com os procedimentos e 127 domínios a melhorar. (34) As auditorias abrangeram o plano de qualidade, quaisquer situações de não conformidade com um requisito específico, controlo das
compras e gestão da subcontratação, gestão da documentação e dos dados, gestão das alterações e dos desvios, plano de controlo da qualidade de obras de construção civil, calendário pormenorizado do projeto, gestão do risco inerente aos contratos e plano de controlo da qualidade dos trabalhos técnicos.
(35) Ver ponto 20, terceiro e quarto travessões.
(36) As nove subvenções examinadas (três para cada beneficiário) totalizaram um milhão de euros, representando 5 % de todos os beneficiários de subvenções e 1,4 % do valor total das convenções de subvenção assinadas (66 beneficiários em abril de 2016 para um montante total autorizado de 76 milhões de euros desde que a Empresa Comum foi criada). O impacto financeiro dos erros detetados foi de 26 000 euros a favor da Empresa Comum.
(37) Através da compensação do montante ou da emissão de uma nota de débito.
(38) Cinco beneficiários e um montante total auditado de 5,7 milhões de euros, o equivalente a 7,5 % do número total de beneficiários e
do número total de convenções de subvenção assinadas desde a criação da Empresa Comum.
(39) Em 31 de dezembro de 2015, 1,7 % dos 4,4 mil milhões de euros das autorizações orçamentais totais desde a criação da Empresa
Comum (ver anexo I do Relatório de Gestão Orçamental e Financeira relativo a 2015).
(40) Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho (JO L 298 de 26.10.2012, p. 1).
(41) Artigo 214.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, com as exceções indicadas.
(42) Regulamento Delegado (UE) n.o 110/2014 da Comissão relativo ao regulamento financeiro-tipo para os organismos resultantes de
parcerias público-privadas (JO L 38 de 7.2.2014, p. 2).
(43) Em especial: os critérios para determinar se pode ser assumido um compromisso jurídico antes da autorização orçamental
correspondente (artigo 70.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro da Empresa Comum), os critérios para celebração de contratos com a
OI ITER, as agências internas ou os Estados membros anfitriões da OI ITER ou da Empresa Comum sem um procedimento de contratação pública (artigo 85.o-B), as condições que justificam a ultrapassagem da duração máxima de três anos para os contratos
no caso de prestações adicionais, nos termos do artigo 85.o-E e as normas sobre a elaboração, pelo Conselho de Administração, de
uma lista de organizações às quais podem ser concedidas subvenções sem um convite à apresentação de propostas, bem como a posterior utilização dessa lista (artigo 90.o-C).
29. O novo regulamento financeiro e respetivas normas de execução da Empresa Comum entraram em vigor retroativamente, em 1 de janeiro de 2016. As novas normas em matéria de contratos públicos e subvenções entraram em vigor em 1 de junho de 2016. A Empresa Comum está atualmente a proceder a uma revisão dos seus procedimentos e processos de trabalho que são afetados pelos novos requisitos.
Relatório Anual de Atividades
30. No Relatório Anual de Atividades da Empresa Comum relativo a 2015, o Presidente do Conselho de Administração faz referência às derrapagens de custos e aos atrasos verificados no projeto ITER até ao momento, bem como às expetativas de ter um novo orçamento e calendário em vigor até ao final de 2016. Além disso, o Diretor da Empresa Comum confirma que o sistema de controlo interno está a ser aperfeiçoado, tendo em vista atenuar de forma adequada os riscos observados pelo Tribunal, especialmente no que se refere ao montante da contribuição da Empresa Comum para a fase de construção do projeto ITER (44).
SEGUIMENTO DADO ÀS OBSERVAÇÕES ANTERIORES Direitos de propriedade intelectual e política industrial
31. Em 27 de junho de 2013, o Conselho de Administração adotou a decisão sobre a aplicação da política industrial e da política relativa aos direitos de propriedade intelectual e de difusão da informação da Empresa Comum para a Energia de Fusão.
32. A Empresa Comum preparou um documento de estratégia de contratação para cada ato de contratação. Elaborou também uma lista de verificação para acompanhar a execução da estratégia contratual em matéria de propriedade dos novos conhecimentos para cada ato de contratação.
33. No momento da auditoria (abril de 2016), a Empresa Comum tinha executado a maioria das disposições da Decisão do Conselho de Administração de 27 de junho de 2013, apesar de cinco ainda não estarem totalmente executadas (45) e de três continuarem pendentes (46). Está prevista uma avaliação do impacto da execução destas políticas, que no entanto ainda não foi realizada.
Acordo com o Estado anfitrião
34. Em conformidade com o acordo de anfitrião assinado com o Reino de Espanha em 28 de junho de 2007, deveriam ter sido disponibilizadas instalações permanentes à Empresa Comum em junho de 2010.
35. Na sequência dos contactos estabelecidos entre a Empresa Comum e o Governo espanhol, esta recebeu uma proposta formal em 10 de março de 2015. Em dezembro de 2015, o Estado anfitrião informou o Conselho de Administração da Empresa Comum que as discussões a nível ministerial para formalização da proposta de 10 de março de 2015 não estavam concluídas, e propôs que, em substituição, se desse início às negociações com o proprietário do edifício no qual a Empresa Comum se encontra atualmente localizada, tendo em vista torná-lo a sua sede permanente. À data da auditoria (abril de 2016), esta nova proposta estava a ser examinada pela Empresa Comum.
Normas de execução do Estatuto dos Funcionários
36. Em 2015, a Empresa Comum continuou a adotar, por analogia, diversas normas da UE para a aplicação do Estatuto dos Funcionários (47). No entanto, continuam por adotar algumas normas específicas para esse efeito (48).
O presente relatório foi adotado pela Câmara IV, presidida por Baudilio TOMÉ MUGURUZA, Membro do Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 18 de outubro de 2016.
Pelo Tribunal de Contas
Klaus-Heiner LEHNE
Presidente
(44) Relatório Anual relativo ao exercício de 2014, ponto 27 (JO C 422 de 17.12.2015, p. 33).
(45) Orientações sobre a compensação financeira pela participação num diálogo concorrencial.
(46) Alargamento da exoneração de responsabilidades nucleares, transição para uma contratação essencialmente baseada no desempenho
e exploração da possibilidade de um diálogo concorrencial em duas fases.
(47) No que se refere, nomeadamente, ao recrutamento, às pensões, às remunerações e subsídios, às condições de trabalho, às despesas
médicas, às normas deontológicas e de conduta e ao pessoal afetado fora da UE.
(48) Entre outras, em relação ao recrutamento de agentes temporários, ao recurso e contratação de agentes contratuais, bem como a
ANEXO
Empresa Comum Europeia para o ITER e o Desenvolvimento da Energia de Fusão (Barcelona) Competências e atividades
Domínios de competência da União segundo o Tratado
(Artigos 45.o e 49.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica)
Capítulo 5, sobre as «Empresas Comuns», do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica, em especial:
Artigo 45.o
«As empresas que sejam de importância fundamental para o desenvolvimento da indústria nuclear na Comunidade podem ser constituídas como Empresas Comuns, na aceção do presente Tratado, em conformidade com o disposto nos artigos seguintes…»
Artigo 49.o
«As Empresas Comuns são constituídas por decisão do Conselho. As Empresas Comuns têm personalidade jurídica.»
Competências da Empresa Co-mum
[Decisão 2007/198/Euratom do Conselho com a redação que lhe foi dada pela Decisão 2013/791/ /Euratom do Conselho e pela Decisão (Euratom) 2015/224 do Conselho]
Objetivos
— Fornecer a contribuição da Comunidade Europeia da Energia Atómica (Euratom) para a Organização Internacional de Energia de Fusão ITER;
— fornecer a contribuição da Euratom para Atividades da Abordagem mais Ampla com o Japão com vista à concretização rápida da energia de fusão;
— preparar e coordenar um programa de atividades tendo em vista a preparação da construção de um reator de fusão de demonstração e de instalações conexas, incluindo a Instalação Internacional de Irradiação de Materiais de Fusão (IFMIF). Atribuições
— Supervisionar a preparação do local de implantação do projeto ITER;
— fornecer componentes, equipamentos, materiais e outros recursos à Organização ITER;
— gerir modalidades de adjudicação de contratos face à Organização ITER e, em especial, procedimentos associados de garantia da qualidade;
— preparar e coordenar a participação da Euratom na exploração científica e técnica do projeto ITER;
— coordenar as atividades de investigação e desenvolvimento científico e tecnológico de apoio à contribuição da Euratom para a Organização ITER;
— fornecer a contribuição financeira da Euratom para a Organização ITER;
— diligenciar no sentido de serem disponibilizados recursos humanos para a Organização ITER;
— estabelecer a ligação com a Organização ITER e realizar quaisquer outras atividades para a prossecução do acordo ITER.
Governação Conselho de Administração, diretor e outros órgãos
O Conselho de Administração é responsável pela supervisão da Empresa Comum na prossecução dos seus objetivos e assegura uma colaboração estreita entre a Empresa Comum e os seus Membros na realização das suas atividades. Juntamente com o Conselho de Administração e com o diretor, que é o mais alto responsável pela gestão corrente da Empresa Comum, sendo igualmente o seu representante legal, a Empresa Comum possui diversos órgãos:
Mesa, Painel Técnico Consultivo, Comité de Compras e de Contratos, Comité de Administração e Gestão, Comité de Auditoria, Grupo de Exame Interno.
Auditor interno: Estrutura de Auditoria Interna e Serviço de Auditoria Interna (SAI) da Comissão Europeia, desde 1 de janeiro de 2012.
Auditor externo: Tribunal de Contas Europeu.
Autoridade de quitação: Parlamento Europeu, sob recomendação do Conselho. Atividades e serviços
forneci-dos em 2015
Para mais informações sobre as atividades e serviços fornecidos em 2015, queira consultar o sítio Internet da Empresa Comum: http://www.fusionforenergy.europa.eu/ Fonte: Empresa Comum Europeia para o ITER e o Desenvolvimento da Energia de Fusão.
RESPOSTA DA EMPRESA COMUM
14. A Estimativa na Conclusão (EAC) atualizada para as despesas diretas para a construção do Projeto ITER foi comunicada no Relatório ao Conselho da União Europeia da Empresa Comum (F4E) de 2015. No entanto, importa salientar que os dados preliminares comunicados não incluíam as contribuições em numerário efetuadas à Organização Internacional ITER (OI) para além de 2020. O motivo da incerteza relativamente ao nível exigido de contribuições em numerário à OI reside no facto de a OI ainda estar a trabalhar na revisão do programa da ITER e de os recursos necessários ainda não terem sido aprovados pelo Conselho da ITER.
Durante o ano de 2016, a F4E trabalhou em estreita colaboração com a OI ITER para centralizar os recursos nas atividades necessárias para atingir a meta do Primeiro Plasma (FP).
Foi desenvolvido, em simultâneo, um novo programa para um planeamento faseado das operações da ITER pela ITER OI. O plano foi analisado por um grupo de especialistas independentes nomeado pelo Conselho da ITER, tendo sido aprovado ad
referendum pelo Conselho da ITER, em junho de 2016, um programa atualizado da FP até ao FP em dezembro 2025 (1). Embora a EAC das despesas diretas da F4E para a construção do projeto ITER, de acordo com o novo programa, não tenham sofrido alterações substanciais em comparação com as estimativas comunicadas em dezembro de 2015, o trabalho desenvolvido em conjunto com a Organização ITER permitirá determinar com mais confiança o nível das contribuições em numerário à OI para além de 2020.
Além disso, a F4E efetuou uma estimativa das necessidades financeiras para a conclusão da fase de construção, tendo-a apresentado ao Conselho Diretivo em junho de 2016. Esta estimativa está a ser alvo de maior aperfeiçoamento devido à reunião do Conselho da ITER em novembro de 2016.
Por último, a Comissão está a preparar uma Comunicação ao Conselho e ao Parlamento para fazer avançar o Projeto ITER, solicitando um mandato sobre a posição da União Europeia na reunião do Conselho ITER que irá decorrer em novembro de 2016.
16. Embora muitas das ações definidas nos Planos de Ação da ITER e da F4E de 2015 fossem específicas, existiam várias ações relacionadas com uma melhoria contínua e de carácter permanente.
Dos seis principais grupos de ações no Plano de Ação da ITER 2015, quatro grupos de ações foram concluídos e dois estão em curso. A F4E reviu o plano de ação de 2015 em função das decisões tomadas pelo Conselho da ITER em junho de 2016 e considera que o plano não foi afetado de forma significativa.
Além disso, o novo diretor da F4E, a pedido do Conselho Diretivo, está a preparar um Plano de Melhoria que inclui os elementos do plano de ação de 2015, que ainda estão a ser implementados em conjunto com as novas prioridades que surgiram no decorrer de 2016, incluindo, entre outras, o Projeto Primeiro Plasma.
18. Quanto ao valor do trabalho em curso, a F4E utiliza o montante do crédito da ITER obtido versus o montante do crédito da ITER previsto. A F4E está em negociações com a ITER OI para a chegar a acordo sobre um perfil de distribuição de crédito que reflita mais diretamente o progresso de cada Contrato de Fornecimento.
19. Os atrasos do projeto ITER exigiram que as partes da ITER adotassem uma nova referência, o que definiu a data do Primeiro Plasma para dezembro de 2025. Os atrasos afetaram diretamente os compromissos individuais e os pagamentos da F4E, tendo-se verificado uma percentagem final de execução inferior à esperada no início do ano. Com a adoção de um programa mais realista, a planificação e a implementação do orçamento será melhorada e irá corresponder melhor às metas que a F4E terá de alcançar.
20. Monitorização de Dados e Sistema de Controlo central e uniforme
Em 2015, o Conselho Diretivo da F4E foi informado acerca da possível implementação de um sistema de informação. Foram levadas a cado atividades preparatórias nos meses seguintes, avaliando o estado atual dos Sistemas de Informação da F4E, a qualidade doa dados e a maturidade do processo.
No início de 2016, com a tomada de posse do novo diretor, foi efetuada uma avaliação externa, que incluiu um estudo do impacto, assim como uma análise do custo-benefício de várias opções.
(1) A aprovação ad referendum é um processo de aprovação sujeito a autorização por parte dos respetivos recursos orçamentais pela
Segundo esta avaliação, a abordagem mais rentável e com menos riscos para a F4E seria a introdução gradual de ferramentas de TI adequadas para a gestão dos custos. Será utilizado um modelo de dados geral como base para a integração de várias aplicações de TI por forma a garantir que são atingidas as melhorias pretendidas ao nível da planificação e do controlo de custos. Tal irá permitir a integração dos dados obtidos dos módulos existentes em Gestão de Projetos, Controlo de Desvios, de uma base dados para a estimativa na conclusão e de uma tabela de alocação de fundos para os vários projetos da F4E. A F4E começou a implementar as recomendações da avaliação externa.
Localizador de Contratos
A F4E implementou um Localizador de Contratos, um portal de partilha de documentação com os fornecedores, que permite que as equipas do projeto monitorizem e controlem as prestações dos contratos. Também é possível monitorizar as metas e o progresso global do projeto se o sistema for utilizado com a plataforma Primavera Scheduling. Trata-se da terceira geração deste sistema, que é adotado para todos os novos contratos.
Em 2015, a F4E também decidiu desenvolver uma ferramenta de Desvios e Alterações a Contratos para processar todas as alterações aos contratos. Esta ferramenta foi desenvolvida durante o ano de 2015, testada em 2016 e os seus módulos principais (desvio da F4E em relação ao Fornecedor e Desvio do Fornecedor) começaram a ser divulgados em julho de 2016.
A ferramenta Desvios e Alterações a Contratos engloba a execução do processo de desvio, incluindo o registo correto dos impactos financeiros, a verificação da disponibilidade orçamental antes do estabelecimento de um compromisso e a ligação ao Fundo de Reserva. A ferramenta está ligada à plataforma Localizador de Contratos para que todos os Desvios relativamente a um determinado contrato e o respetivo estado possam ser visualizados pela F4E e pelo Fornecedor. EVM
Quanto ao valor do trabalho em curso, a F4E utiliza o montante do crédito da ITER obtido versus o montante do crédito da ITER previsto (consultar a resposta ao n.o 18)
Implementação de auditorias internas
Em junho de 2016, a F4E tinha implementado todos os planos de ação de auditorias internas. Tal foi possível graças ao grande enfoque colocado pela gestão da F4E nesta área que suscita preocupações, e que foi identificada pelo Comité de Auditoria da F4E em junho de 2016.
Relatórios IAC
Os dois compromissos estabelecidos nas áreas de Sistemas de Feixes Neutros e Sistemas de Criogenia foram concluídos em junho de 2016. A auditoria a Contratos na Área de Criogenia e Ciclo do Combustível deu origem a sete recomendações emitidas pelo IAC, seis das quais foram aceites pela gestão da F4E (duas Muito Importantes, duas Importantes e duas Desejáveis). A auditoria a Contratos na Área de Feixes Neutros e Fontes de Energia e Alimentação Ciclotrónicas dos eletrões resultou em 15 recomendações, 13 das quais foram aceites pela gestão da F4E (cinco Muito Importantes e oito Importantes).
Quer os relatórios, quer os respetivos planos de ação propostos pela gestão da F4E foram discutidos e mencionados no Comité de Auditoria de junho de 2016.
Relatórios IAS
O IAS realizou um segundo acompanhamento desta análise limitada no procedimento de diálogo competitivo para a adjudicação do Conjunto de Propostas 03 com o objetivo de analisar as duas ações que não foram concluídas durante o primeiro acompanhamento. No relatório final de 15 de junho de 2016 reconheceu que a F4E determinou recentemente ações de atenuação apropriadas para essas duas recomendações.
Dado que as ações foram implementadas recentemente, não foi possível avaliar a eficácia das medidas durante a visita do IAS, pelo que as medidas serão avaliadas no segundo semestre de 2016 para concluir as recomendações.
O compromisso do IAS para com a Implementação de Contratos de Fornecimento, cujo trabalho no terreno decorreu na primeira semana de outubro de 2015, está em fase de finalização. A F4E recebeu um relatório provisório em 7 de junho de 2016 e a reunião final relativa a esta auditoria com o diretor da F4E foi realizada a 8 de julho. Não foram referidas recomendações essenciais no anteprojeto.
Gestão de Risco Institucional
Em junho de 2016, quando a última atualização foi executada e apresentada aos órgãos de gestão da F4E, existiam apenas três riscos muito elevados que foram acompanhados de perto pelos Quadros Superiores da F4E. Estes três riscos estão a ser mitigados através de sete ações. Durante a atualização de junho de 2016, a F4E identificou cinco novas ações para além das duas ações existentes, cuja implementação está a ser mais demorada do que o que foi inicialmente planeado.
21. A F4E visa reduzir a utilização de procedimentos negociados tanto quanto possível. Contudo, a natureza orientada para a investigação de alta tecnologia das atividades relacionadas com o Projeto ITER é tão evidente que é lamentavelmente frequente uma situação de competição limitada.
A F4E tirou partido da maior parte das oportunidades que detinha para aumentar a competição e o envolvimento da indústria. A partilha de informações com projetos inovadores de alta tecnologia semelhantes na Europa demonstra a existência de vários pontos e preocupações comuns nesta área.
Foi iniciado um fórum de discussão com várias organizações europeias com o objetivo de desenvolver uma estratégia comum para maximizar a rentabilidade para todos os intervenientes.
22. A F4E é da opinião de que as observações efetuadas pela ECA sobre os procedimentos de fornecimento selecionados dão resposta aos seguintes motivos:
EAC
O valor indicado no campo de orçamento alocado não incluiu quaisquer contingências para os riscos, mas apenas o âmbito. A EAC50 foi realizada numa fase posterior e teve em consideração incertezas e riscos que podem ser materializados ou não durante a implementação do Contrato.
Atraso num procedimento de fornecimento
O atraso de três meses foi principalmente causado pela prorrogação do prazo para a apresentação de propostas e do período para a clarificação das manifestações de interesse e das propostas.
Falha ao publicar uma referência ao anúncio de adjudicação no sítio web da F4E
Ocorreu um erro no processo de publicação da adjudicação. O anúncio de adjudicação foi publicado corretamente no Jornal Oficial, que constitui a referência legal para publicação, enquanto a publicação no sítio web consiste num canal complementar.
28. A F4E planeia introduzir essas disposições nas respetivas regras de execução, após consulta da Comissão, no final de 2016.
29. As novas exigências foram traduzidas em procedimentos de trabalho da F4E (políticas, processos, procedimentos, etc.).
30. A F4E está a melhorar continuamente o controlo a nível interno, centralizando recursos nas entregas da ITER exigidas para a meta do Primeiro Plasma, respeitando ao mesmo tempo o orçamento limitado até 2020.
Também estão em curso ações na F4E para otimizar a alocação de recursos humanos para áreas prioritárias, e em colaboração com a Organização ITER, para a manutenção dos desenhos e Interfaces tanto quanto possível, uma vez que este foi um dos principais fatores de custo no passado. Está a ser desenvolvido um sistema de controlo de custos do projeto para uma melhor monitorização da evolução dos custos e para a gestão de todas as alterações aos contratos.
A F4E também melhorou a monitorização do progresso do projeto e dos respetivos resultados (alcançar as principais metas, implementar o orçamento comparativamente ao plano, etc.) através da criação da Gestão de Projetos, do Departamento de Infraestruturas e Controlo e da introdução de Reuniões do Grupo Diretor do Projeto com periodicidade mensal.
Por último, a estrutura referente à propriedade e responsabilidade foi reforçada em outubro de 2016 com a criação de um novo departamento orientado para questões comerciais e financeiras. A equipa de Quadros Superiores também será reforçada. Será implementada uma simplificação organizacional e dos processos nos próximos meses.
32. Foi adotado o documento sobre a Propriedade Intelectual Individual (SIP), que está a ser utilizado há vários meses. Para formalizar a utilização do documento sobre a SIP, foi incluído um passo explícito em todos os novos processos para procedimentos de fornecimento ao abrigo do novo FR/IR, que foi revisto e atualizado em abril-junho de 2016.
33. A F4E conclui o plano de ação e implementou 28 das 32 ações. Foram canceladas quatro ações: uma tornou-se obsoleta, uma foi substituída pelos desenvolvimentos do projeto e duas foram canceladas até uma negociação bem sucedida com as partes interessadas. A Comissão realizará uma avaliação do impacto das atividades da F4E (e do projeto ITER na globalidade) durante 2016-2017.
35. Depois do reconhecimento por parte do Ministério espanhol de que o edifício proposto anteriormente não possuía o espaço de trabalho necessário para os funcionários da F4E na sede em Barcelona, foram iniciadas negociações para um novo contrato do edifício existente.
A F4E recebeu uma oferta formal do Ministério pelo edifício existente em 15 de abril de 2016. Esta proposta consistiu num contrato de locação a longo prazo para as instalações atuais e numa ampliação do espaço atual em cerca de 1 000 m2. A proposta foi apresentada e recebida pelo Conselho Diretivo da F4E em 28 de abril. Em 17 de maio, o Ministério transmitiu à F4E o novo contrato de locação, já assinado pelo proprietário do edifício.
O diretor da F4E assinou a proposta em 24 de maio e, em 8 de junho, o Ministério entregou a proposta à F4E, assinada pelo secretário de Estado para a Investigação, Desenvolvimento e Inovação espanhol.
Na reunião realizada no final de junho de 2016, o Conselho Diretivo da F4E tomou conhecimento da conclusão do contrato de locação a longo prazo para os escritórios da F4E entre os Estado espanhol e o proprietário do edifício e aprovou os planos para a remodelação do escritório atribuído à F4E.
36. Em conformidade com o artigo 110.o do Estatuto dos Funcionários e em conformidade com os prazos aí estabelecidos, a F4E adotou e aprovou as seguintes normas de execução durante 2015 e no primeiro semestre de 2016: — utilização e contratação de agentes temporários;
— avaliação de funcionários, agentes temporários e agentes contratados; — licença sem vencimento;
— promoção;
— reclassificação de agentes temporários; — reclassificação de agentes contratados; — trabalho a tempo parcial;
— teletrabalho; — horas de trabalho.
As restantes regras de execução estão na pendência da adoção de modelos de decisão aplicáveis a agências e a empresas comuns por parte da Comissão Europeia ou em estudo pela Comissão Europeia.
