UNIÃO POSTAL UNIVERSAL

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CONSELHO DE OPERAÇÕES POSTAIS Comissão 3 (Serviços Físicos)

Grupo «Avaliação e Melhoria da Qualidade do Serviço de Encomendas Postais» Relatório do Presidente do grupo

(Item 12 da pauta)

1. Assunto

Resultados da última reunião do Grupo «Avaliação e Melhoria da Qualidade do Serviço de Encomendas Postais», realizada em 1º de abril de 2014.

Referências/Parágrafos §§ 1 a 30 e anexo 1

2. Decisão esperada

Solicita-se ao Conselho de Operações Postais que: – aprove o presente relatório;

– tome nota dos custos de manutenção do sistema de reclamações via Internet estimados para 2014 e dos custos esperados para 2015; – aprove a recomendação do grupo de adotar o guia do usuário do

serviço de devolução de mercadorias;

– aprove a recomendação do grupo de incluir a utilização da mensagem EMSEVT v3 para o acompanhamento dos eventos no artigo RC 195 do Regulamento relativo às Encomendas Postais a partir de 1º de janeiro de 2015 e que adie a utilização obrigatória da mensagem PREDES v2.1 para 1º de janeiro de 2016;

– aprove a recomendação do grupo de modificar o Regulamento relativo às Encomendas Postais e a Convenção no sentido exposto no documento COP C 3 2014.1–Doc 3b (anexos 8 a 17);

– aprove o algoritmo de distribuição dentro dos prazos e as exigências funcionais gerais capazes de permitir a validação das normas de distribuição;

– note que não foi trazida nenhuma modificação à seção do plano de trabalho referente ao grupo;

– tome nota das metas sugeridas comunicadas pelo grupo para os indicadores de desempenho atribuídos à Comissão 3.

§§ 1 a 30 § 7 § 8 e COP C 3 GSIP 2014.1– Doc 5e.Anexo 1 § 12 e COP C 3 2014.1– Doc 3b.Anexos 19 e 20 § 14 e COP C 3 2014.1– Doc 3b.Anexos 8 a 17 § 18 e COP C 3 GEAQSCP 2014.1–Doc 5 § 26 e COP 2014.1– Doc 3.Add 3.Rev 2 § 30

I. Abertura da reunião e adoção da pauta (COP C 3 GEAQSCP 2014.1–Doc 1.Rev 1) /

1. O Presidente abriu a reunião e deu as boas-vindas aos participantes. A pauta foi adotada após modificação da ordem de discussão. A lista dos participantes é apresentada no anexo 1.

II. Relatório da reunião precedente (COP C 3 GEAQSCP 2014.1–Doc 2)

2. O Presidente apresentou o relatório da reunião precedente. Um debate foi realizado entre vários Países-membros sobre o § 39, relativo a um estudo que visa excluir as informações referentes ao fluxo de encomendas do grupo EPG das fichas de avaliação do desempenho do serviço de encomendas.

3. A Secretaria Internacional ressaltou que uma decisão do COP seria necessária para autorizar a exclusão desses dados dos relatórios.

4. O relatório foi aprovado sem modificação.

III. Relatórios de progresso dos trabalhos dos grupos ad hoc do Grupo «Avaliação e Melhoria da Qualidade do Serviço de Encomendas Postais»

a) Relatórios e avaliações e validação das normas de distribuição

5. Esta questão foi avaliada juntamente com a questão das exigências funcionais e os critérios de validação das normas de distribuição e o controle das encomendas (v. §§ 15 a 19).

b) Melhoria do sistema de reclamações via Internet

(COP C 3 GEAQSCP 2014.1–Doc 3b)

6. A Itália apresentou os trabalhos realizados desde outubro de 2013, centralizados na revisão do Regulamento relativo às Encomendas Postais para adaptá-lo à implementação do novo sistema atualizado de reclamações via Internet para as encomendas. O grupo ad hoc, em colaboração com a Secretaria Internacional, também havia melhorado o projeto de artigo RC 150 e os artigos correlativos, principalmente pelo acréscimo de uma proposta de modificação do artigo 19 da Convenção.

7. O grupo tomou nota do avanço global e dos resultados dos trabalhos, bem como da estimativa dos custos anuais de manutenção do sistema atualizado de reclamações via Internet para 2014 (179,70 EUR), dos custos esperados para 2015 (custos estimados de 2014 multiplicados por 2,4%) e do fato de que os membros que pagam menos de três unidades de contribuição à UPU continuariam acessando o sistema gratuitamente. Os custos para 2015 poderiam ser revisados caso fossem necessários novos desenvolvimentos do sistema de reclamações via Internet atualizado.

c) Serviços de devolução de mercadorias

(COP C 3 GSIP 2014.1–Doc 5e)

8. Os Países Baixos avaliaram os trabalhos do grupo ad hoc sobre o serviço de devolução de mercadorias e verificaram que o Grupo «Estratégia e Integração dos Produtos» recomendou que a Comissão 3 aprove o guia do usuário do serviço de devolução de mercadorias. Israel observou que a referência ao artigo 21.7 (Responsabilidade) do guia estava errada e que deveria ser corrigida por uma referência ao artigo 23.

d) Política, processos e encargos de trânsito

9. Os Estados Unidos da América apresentaram os trabalhos realizados desde a reunião de outubro de 2013. O grupo apresentou soluções técnicas possíveis para a análise das avaliações relativas aos eventos EMJ e EMK. Dois métodos foram analisados:

– Proporção de objetos para os quais são registrados e transmitidos dados relativos ao evento EMJ, ocasionando o registro e a transmissão de dados relativos ao evento EMK.

– Proporção de objetos para os quais são registrados e transmitidos dados relativos ao evento EMJ, ocasionando o registro e a transmissão de dados relativos ao evento EMK, em relação ao número total de objetos identificados como mal encaminhados/em trânsito a descoberto/devolvidos.

10. Após análise, o grupo estimou que a energia dedicada à melhoria dessas avaliações poderia ser dedicada, antes de tudo, a outros trabalhos prioritários, tais como a validação das normas de distribuição e o sistema de avaliação da qualidade. Com o tempo e com recursos, testes aplicando essas duas abordagens poderiam ser efetuados, e análises de suas respectivas incidências poderiam ser apresentadas ao grupo por ocasião de sua próxima reunião, para decisão sobre as eventuais metas.

e) Especificações mínimas

(COP C 3 GSIP 2014.1–Doc 5a)

11. O Canadá apresentou os trabalhos realizados sobre as especificações mínimas, abrangendo ações que permitiriam a implementação de novas especificações mínimas para as encomendas aplicáveis em 2015. O grupo ad hoc apresentou propostas de modificação dos artigos RC 195 e RC 68 quanto às mensagens EMSEVT v3 e PREDES v2.1.

12. O grupo examinou a aprovou as modificações ao artigo RC 195, mas não aquelas ao artigo RC 168, que propunham a utilização obrigatória de PREDES v2.1 a partir de 1º de janeiro de 2015. O grupo sugeriu que tal proposta fosse adiada para 1º de janeiro de 2016, quando um maior número de operadores designados usuários do IPS Light estivesse em condições de migrar para PREDES v2.1.

IV. Propostas de modificação do Regulamento relativo às Encomendas Postais resultantes dos trabalhos dos grupos ad hoc do Grupo «Avaliação e Melhoria da Qualidade do Serviço de Encomendas Postais»

(COP C 3 2014.1–Doc 3b)

13. O Presidente do grupo ad hoc encarregado do sistema atualizado de reclamações via Internet apresentou os trabalhos desse grupo relativos ao desenvolvimento do sistema em questão. Tais trabalhos conduziram à elaboração de propostas de modificação do Regulamento relativo às Encomendas Postais (anexos 8 a 16 do documento), bem como de uma proposta de modificação do artigo 19 da Convenção para análise com vistas à recomendação de sua apresentação ao próximo Congresso (anexo 17) como proposta do COP. Esse documento comportaria algumas modificações de ordem redacional trazidas pelo grupo ad hoc e outras modificações propostas por outros grupos em seus diversos anexos.

14. O grupo analisou e aprovou as propostas de modificação do Regulamento relativo às Encomendas Postais e da Convenção apresentadas no documento (anexos 8 a 17). O grupo também recomendou fixar a entrada em vigor das modificações em 1º de fevereiro de 2015.

V. Exigências funcionais e critérios de validação das normas de distribuição (COP C 3 GEAQSCP 2014.1–Doc 5)

15. Este item da pauta foi apresentado ao mesmo tempo que o item 10. A Noruega apresentou as exigências funcionais gerais necessárias para permitir a validação das normas de distribuição, bem como o acompanhamento e a melhoria do desempenho pelos operadores designados quanto à distribuição dentro dos prazos. Os princípios essenciais da metodologia da distribuição dentro dos prazos foram apresentados e descritos por meio do algoritmo no anexo 1 do documento.

16. A Austrália também apresentou o conceito de uma fusão dos relatórios de avaliação das encomendas na ferramenta de informação GMS STAR, de maneira a dispor apenas de uma única fonte de produção de relatórios. Propôs-se que o conceito fosse aprofundado por um grupo ad hoc, em colaboração com os setores competentes da Secretaria Internacional e outros grupos de trabalho.

17. A Secretaria Internacional destacou a necessidade de aprovar o algoritmo e os princípios estabelecidos no documento a fim de evitar atrasos nos trabalhos de validação das normas de distribuição. 18. O grupo aprovou o algoritmo de distribuição dentro dos prazos a ser utilizado para a validação das normas de distribuição, bem como as exigências funcionais gerais que permitirão tal validação.

19. Com relação ao item 10 da pauta (COP GEAQSCP 2014.1–Doc 10), o grupo decidiu que um resumo de alto nível das vantagens e das inconveniências de cada sistema de avaliação e de relatórios deveria ser elaborado e comunicado à próxima reunião do grupo para análise complementar.

VI. Implementação do EMSEVT v3.0 – Eventos de rastreamento e emprego dos códigos dos motivos

20. O grupo tomou nota dos progressos realizados na implementação do EMSEVT v3.0 e dos problemas levantados pelos eventos de rastreamento e pela utilização dos códigos dos motivos apresentados pela Secretaria Internacional. O grupo também tomou nota das vantagens apresentadas pela aplicação desse padrão de mensagem do ponto de vista do operador designado (relatório do Canadá).

VII. Metas de transmissão dentro dos prazos dos dados relativos aos eventos EMH e EMI

21. A Secretaria Internacional apresentou um estudo das incidências da modificação da meta de distribuição dentro dos prazos de 72 para 48 horas. Segundo este estudo, 5% dos operadores designados poderiam ser afetados e perder seu prêmio se a meta de distribuição dentro dos prazos passasse de 72 para 48 horas. As incidências foram consideradas mínimas, e o grupo poderia, inclusive, prever uma redução da meta para 24 horas.

22. O grupo tomou nota dos resultados do estudo e recomendou que o prazo de transmissão passasse de 72 para 48 horas, conforme indicado nas especificações mínimas para as encomendas.

VIII. Introdução de metas de desempenho mínimas para a transmissão e a avaliação dos dados relativos aos eventos EMJ e EMK

23. Este item da pauta foi apresentado com o relatório do grupo ad hoc encarregado da política, dos processos e dos encargos de trânsito.

IX. Trânsito a descoberto e pagamento para os objetos mal encaminhados 24. Este item da pauta foi transferido para a próxima reunião do grupo.

X. Conceito do sistema de controle das encomendas da UPU (COP C 3 GEAQSCP 2014.1–Doc 10)

25. Este item da pauta foi apresentado com o item 5.

XI. Organização dos trabalhos do Grupo «Avaliação e Melhoria da Qualidade do Serviço de Encomendas Postais» – Plano de Trabalho

(COP 2014.1–Doc 3.Add 3)

26. O Presidente apresentou o plano de trabalho do grupo. Nenhum comentário foi formulado. XII. Próxima reunião

27. A próxima reunião do grupo será realizada em Berna durante a sessão 2014 do Conselho de Administração.

XIII. Diversos e imprevisto

a) Análise das instruções para o estabelecimento dos formulários CP 78 e CP 87

28. A Secretaria Internacional apresentou os trabalhos dos Grupos «Normalização» e «Análise das Questões Operacionais e Contábeis» sobre a revisão e a harmonização dos formulários. Esses trabalhos contêm informações técnicas precisas sobre a maneira de estabelecer os formulários CP 78 e CP 87.

29. O grupo decidiu analisar as instruções para o estabelecimento desses formulários e apresentar suas conclusões ao secretariado do grupo (alex.gomesdasilva@upu.int) até 31 de maio de 2014. A versão eletrônica dos formulários será divulgada entre os membros do grupo para facilitar esse trabalho.

b) Principais indicadores de desempenho atribuídos à Comissão 3

(COP C 3 2014.1–Doc 13)

30. Solicitou-se ao grupo que comunicasse as metas para os principais indicadores de desempenho atribuídos à Comissão 3. Após discussão, o grupo propôs as seguintes metas:

– Indicador n° 4: número de operadores designados que recebem um prêmio de rastreamento das encomendas para a distribuição em relação ao número total de operadores designados. Meta proposta: 80%.

– Indicador n° 11: número de operadores designados que transmitem mensagens EDI padronizadas em relação ao número total de operadores designados. Meta proposta: 93%.

– Indicador n° 13b: número de operadores designados que participam do sistema de reclamações via Internet para as encomendas postais em relação ao número total de operadores designados. Meta proposta: 93%.

Berna, 1º de abril de 2014 Nils Venberget

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CEP C 3 2014.1–Doc 12.Annexe 1

Lista dos participantes

Membros

Argélia Alemanha

Estados Unidos da América Arábia Saudita Argentina Austrália Áustria Bélgica Benin Brasil Canadá

República Popular da China Cuba

Egito

Emirados Árabes Unidos Equador Espanha França Gana Grã-Bretanha Grécia Índia Indonésia Itália Japão Quênia Kuwait Malásia Noruega Nova Zelândia Países Baixos Federação Russa Suíça Tailândia Tunísia Turquia Observadores Azerbaijão Bangladesh Barbados Botsuana Burundi República do Cameroun República do Congo República da Coréia Dinamarca Finlândia Gabão Geórgia Guiné Israel Letônia Malauí Marrocos Moldávia Nigéria Uganda Polônia

Rep. Dem. do Congo Senegal

Cingapura Suécia

República Unida da Tanzânia Chade

Togo Vietnã Zimbábue

Outros

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