PROCESSO IDENTIFICAÇÃO VERSÃO FOLHA Nº

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Elaborado/revisado por:

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Marilúcia do Socorro Garcia

22/02/2017 Data

Aprovado para uso:

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Walter da Silva Santana 22/02/2017

Data 1. OBJETIVO

Estabelecer procedimentos para o acompanhamento e controle das atividades relacionadas à fiscalização do exercício profissional, bem como análise prévia dos processos que serão submetidos à análise e julgamento do colegiado.

2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

 Lei n 5.194 – 24 de dezembro de 1966  Resolução n1.008 – 27 de outubro de 1995  Resolução nº 1047 – 28 de maio de 2013  Decisão Normativa nº 74/2004 - CONFEA  IT. 01 – Processo Administrativo

 IT. 21 – Cobrança

3. PROCEDIMENTOS

Para abertura e trâmite de ―processos administrativos‖, a Área de Acompanhamento de Infração deverá seguir as orientações descritas na IT. 01 – Processo Administrativo.

3.1 Comunicados de Infração / Auto de Infração

Diariamente a Área de Acompanhamento de Infração realizará verificação nos Comunicados de Infração gerados no dia anterior, com o objetivo de identificar possíveis irregularidades em sua emissão. Caso seja identificada alguma irregularidade nos Comunicados de Infração, esta informação será encaminhada ao Líder da Área de Fiscalização, que tomará as medidas necessárias para correção ou determinará o arquivamento do documento.

Diariamente, os ―Comunicados de Infração‖ gerados por Analista/Agente de Fiscalização, deverão ser impressos na Área de Acompanhamento de Infração, que os encaminharão aos interessados via correio, por meio de correspondência simples (profissionais e empresas também são comunicados por e-mail e por mensagem de celular). O monitoramento do prazo para Autuação será feito pelo próprio Analista/Agente de Fiscalização que gerou o documento. Vencido o prazo concedido para regularização sem incidência de Multa e não havendo nenhuma manifestação do notificado, apresentando a regularização, solicitando prazo ou contestando a notificação, o Analista/Agente de Fiscalização efetuará pesquisa nos arquivos do Crea-GO, para certificar-se de que o empreendimento não está registrado no Conselho, e constatado que não ocorreu a regularização, o Analista/Agente de Fiscalização gera o AI - ―Auto de Infração‖ no sistema ―Central de Fiscalização‖.

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A Área de Acompanhamento de Infração deverá realizar os seguintes procedimentos: Para os Comunicados de Infração gerados no dia anterior pelos Agentes de Fiscalização, acessar a Central de Autos e seguir a sequencia:

 Emissões;

 Lista AR correios;

 Colocar o período solicitado;

 Situação A.R ( 06- Relatório de Ocorrência Enviado);

 Pesquisar; e

 Imprimir.

Para a impressão dos Comunicados de Infração, acessar a Central de Autos e seguir a sequencia:

 Emissões;

 Impressão de RO em (série/Individual);

 Para RO-impressão em série: Período elaboração (colocar o período), sigla do fiscal, Selecionar - Não gerar ROs entregues in loco, Reimprimir; e

 Para impressão individual, colocar o número do RO a imprimir e marcar se é para gerar o RO entregue ou não in loco.

Envelopar, encaminhando via RG.88 (carta simples), ou via fiscal (sem recibo de entrega), conforme anteriormente citado.

O Analista/Agente de Fiscalização gera o AI - ―Auto de Infração‖ no sistema corporativo ―Central de Autos‖, que automaticamente, gera o número e cria o processo com as seguintes peças: RMO – ―Relatório Matriz de Ocorrência‖, o ―Comunicado de Infração‖ e o AI - ―Auto de Infração‖. O processo ficará nos escaninhos aguardando o prazo legal.

Os Autos de Infração, de todos os Analista/Agente de Fiscalização, serão impressos diariamente na Área de Acompanhamento de Infração e enviados aos Interessados via correio, com Aviso de Recebimento - A.R,conforme item 3.3.

3.2. Processos instaurados por determinação

Nos casos em que há determinação para a instauração de processo, a partir de outro existente, a Área de Acompanhamento de Infração deverá formalizá-lo, efetuando o cadastro

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no Sistema Controle de Processos , acessando o Portal Interno, ícone Processos, cadastrar processo com o assunto ―Diversos Fiscalização‖; campo Obs.: vistoria em processo (n° ) ; efetuar despacho digital; juntar documentos pertinentes de acordo com a decisão; movimentar processo para a Área de Fiscalização, para que seja juntado o RMO e RO, comunicado de Infração.

Exceto os processos que serão instaurados a partir de processo ético, que deverão ser instaurados diretamente pela Área de Fiscalização. Em ambos os casos, os processos instaurados deverão aguardar prazo na Área de Fiscalização.

3.3 Correspondências

3.3.1 Envio do “Comunicado de Infração” e AI - “Auto de Infração”

3.3.1.1 Processos Aguardando despacho - escaninho "ESC-AAI-AGUARDANDO DEFESA"

 Em Data Mov Impressão, verificar a data do auto, caso já tenha completado 60(sessenta)dias da emissão, em "Assunto", clicar o número do auto, abrindo-se nova tela "Autuado Aguardando Defesa";

 Clicar em (Ver Auto), que abrirá na tela o respectivo auto;

 Verificar o motivo do Auto, e após consultas tomar as providências: - Se regularizado, encaminhar à liderança

- Caso negativo, reemprimir e reenviar (*); e

 Para finalizar, movimentar o auto, na seguinte sequencia: Correspondência Reenviada, Aai-Sede-Acomp. de Infrações, Esc-AAI-auto-Correspondência Reenviada, Cadastrar movimentação.

3.3.1.2 Processos Aguardando despacho - escaninho "ESC-AAI-AUTO-CORRESP.DEVOLVIDA"

Caso a correspondência tenha sido devolvida 03(duas) vezes pelo correio e também pelo fiscal, se o auto conter o CPF ou CNPJ, encaminhar na sequencia: Multa encaminhada - A PAGAR; AAI-sede-acomp.de infrações; Esc-AAI-D.O.U. auto aguardando publicação; Cadastrar movimentação.

Caso, não possuir o CPF/CNPJ, encaminhar na sequencia: Multa encaminhada - A PAGAR; AAI-sede-acomp.de infrações; Esc.aai-auto ag. Documentação; d) Cadastrar movimentação.

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Caso a correspondência tenha sido devolvida apenas 01(uma) vez: Verificar se o auto foi regularizado no prazo, neste caso encaminhar à liderança.

No caso de Autos não regularizados: Reimprimir o auto, e ré enviá-lo(*).

Para finalizar, movimentar o auto na seguinte sequencia: Correspondência Reenviada, AAI-Sede-Acomp. De Infrações, Esc-AAI-auto-correspondência reenviada, Cadastrar movimentação.

Obs: Todas as correspondências reenviadas, antes, serão verificadas quanto ao motivo da devolução, e confirmação ou, alteração do endereço, obtidos através de pesquisa em programas de empresa especializada devidamente contratada, Google, Art’s anteriormente anotadas, listas telefônicas.

Os endereços das firmas e profissionais registrados, são alterados através da ficha cadastral profissional/empresa e dos leigos através da Fiscalização, Central de Autos(análise) correspondências - atualização de endereço).

(*) As correspondências de Autos de Infração, via correio, são encaminhadas com AR à ARMAP através do RG.88, e as enviadas via fiscal, com Recibo de Entrega de Correspondência (Endereços que não possuem entrega domiciliar, em rodovias, zona rural, endereços incompletos, ou, insuficientes, autuado desconhecido e firmas que recusam receber via ECT), para o Agente de Fiscalização.

3.3.1.3 Comunicado de Infração

Para o envio dos ―Comunicados de Infração‖, o colaborador da Área de Acompanhamento de Infração deverá gerar na ―Central de Fiscalização‖ os ―Comunicados de Infração‖, para impressão em série, selecionando o dia anterior, proceder a impressão destes documentos, envelopá-los e preencher o RG.088 – Relação de correspondências, encaminhando os mesmos para Área de Recursos Materiais e Patrimoniais, para envio pelo Correio, por meio de correspondência simples.

3.3.1.4 Auto de Infração-AI

Para o envio dos AI's - ―Autos de Infração‖, o colaborador da Área de Acompanhamento de Infração deverá gerar na ―Central de Fiscalização‖ os ―Autos de Infração‖ de todos os Analistas/Agentes de Fiscalização, selecionando o dia anterior, após proceder a impressão dos autos, gerar e imprimir a relação diária de correspondência no programa ―Central de Fiscalização‖, verificando se todos os AI's - ―Autos de Infração‖ listados foram impressos. Caso contrário, deverá imprimir aqueles ausentes. Também no programa ―Central de Fiscalização‖, serão impressos os A.R. – Aviso de Recebimento. Os AI's - ―Autos de Infração‖ devem ser envelopados e o Aviso de Recebimento – AR colado no envelope.

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Posteriormente deverá ser preenchido o RG.088 – Relação de correspondências, encaminhando os mesmos para Área de Recursos Materiais e Patrimoniais, para envio pelo Correio.

O Aviso de Recebimento tem o objetivo de assegurar a certeza de que o Interessado teve ciência da autuação. O comprovante de recebimento do auto de infração deverá ser anexado ao processo administrativo e a data da entrega deverá ser cadastrada no sistema ―Central de Fiscalização‖, para acompanhamento dos prazos legais.

Observação: quando do recebimento do AR e, caso o processo esteja em trâmite em outras Áreas, a Área de Acompanhamento de Infração deverá arquivar a AR em local devido.

Caso o autuado recuse ou obstrua o recebimento do auto de infração, o fato deverá ser registrado no processo, que seguirá os trâmites normais.

3.3.2 Correspondências não encaminhadas pelos correios

Nos casos em que o endereço não foi localizado pelos correios, a Área de Acompanhamento de Infração deverá recolher todas as correspondências e tentar localizar o correto endereço em outros elementos constantes do banco de dados do Crea-GO, internet ou pesquisa em programas de empresa especializada devidamente contratada.

Com a localização correta do endereço, a Área de Acompanhamento de Infração deverá reenviar os AI's - ―Autos de Infração‖.

Quando não for possível localizar o endereço, deverá ser providenciada a citação do autuado por meio de publicação de Edital no Diário Oficial da União – DOU, em casos que no processo conste o CPF ou CNPJ do interessado, encaminhar por meio de correspondência simples.

3.3.3 Passo a Passo para cadastramento de Aviso de Recebimento-AR e correspondência devolvida

3.3.3.1 - A.R - PROCESSOS VIRTUAIS

No Portal interno do Crea-GO clica em “Fiscalização; Central de Autos (ANÁLISE); usuário e senha; Movimentação; Digita o número do Processo ou do Auto de Infração a movimentar; Verifica se o AR foi recebido, se consta assinatura e se não tem defesa no processo; Situação a Movimentar; opção 1 AR cadastrada; Destino; Escolha a opção AAI- Sede- Acompanhamento de Infrações; a data da juntada do AR é automática; Anexar Outro Documento; opção AR - Aviso de Recebimento retornada pelos correios; opção Escanear e colocar o AR no escâner com a frente para baixo; Aparecerá o quadro: MED- Movimentação

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Eletrônica de Documento; Clicar em Escanear página, uma vez escaneada aparece em azul; clicar então em Cadastrar Movimentação.

OBS 1.: Quando for A.R de correspondência reenviada, por qualquer motivo, via Correios ou via Fiscal, escolher os usuários: ESC. AAI- AUTO AGUARDANDO DEFESA (Para ―F‖) e ESC. AAI – MULTA MANTIDA (Para ―M‖);

OBS 2 .: Se o Processo consta com DEFESA, não cadastra o AR, guarda-lo junto com os demais no respectivo local para posterior arquivamento.

OBS 3.: Havendo informação de novo endereço pelo fiscal, fazer a atualização deste.

OBS 4.: Caso o fiscal devolva o A.R- Aviso de Recebimento, com a informação ― Deixado na Caixa de Correios‖, este deve ser cadastrado como ―Correspondência Devolvida‖, uma vez que não consta assinatura do recebedor.

3.3.3.2 - A.R - PROCESSOS FÍSICOS

No Portal interno do Crea-GO clica em “Fiscalização; Central de Autos (ANÁLISE); usuário e senha; Clicar em Movimentação; Digita o número do Processo ou do Auto de Infração a movimentar; Verifica se o AR foi recebido, se consta assinatura e se não tem DEFESA no processo; Clica em: Correspondência; Cadastrar AR; Digita a data da Juntada(data do dia), Nr. RO ou Processo; Clica em Cadastrar AR, vai aparecer o ―Termo de Juntada‖ o qual deverá ser impresso, devendo o AR ser anexado ao Termo de Juntada que deverá ser colocado no respectivo local para posteriormente ser juntado ao Processo físico. OBS 1.: Se o processo já estiver na ARMAP(Arquivo Geral) leva para a referida Área anexar, e se estiver com defesa em outra Área/Departamento, arquiva no respectivo local.

OBS 3.: Caso o fiscal devolva o A.R- Aviso de Recebimento, com a informação ― Deixado na Caixa de Correios‖, este deve ser cadastrado como ―Correspondência Devolvida‖, uma vez que não consta assinatura do recebedor.

3.3.3.3 - CORRESPONDÊNCIA DEVOLVIDA- PROCESSO VIRTUAL

No Portal interno do Crea-GO clica em “Fiscalização; Central de Autos (ANÁLISE); usuário e senha; Clica em Movimentação; Digite o número do Processo ou do Auto de Infração a movimentar; Verifique se não tem DEFESA no processo; Clica em Situação a Movimentar; Escolha a opção Correspondência Devolvida; Clica em Destino; Escolha a opção: AAI – Acompanhamento de Infrações; Clica em Motivo da Devolução; Verificar no envelope qual foi o motivo da devolução e clicar. Caso não seja possível identificar o motivo, clicar na opção: Outros; Clica em Anexar outro Documento; Correspondência Devolvida; Escanear e colocar o envelope no escaner com o lado onde está o A.R para baixo, Aparecerá o quadro:

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MED- Movimentação Eletrônica de Documento, Clique em: Escanear página, uma vez escaneada aparece em azul, após Cadastrar Movimentação.

OBS 1.: Quando a Correspondência Devolvida for alguma que foi reenviada, por qualquer motivo, via Correios ou via Fiscal, escolher os usuários: ESC. AAI- AUTO – CORRESP DEVOLVIDA (Para ―F‖) e ESC. AAI – MULTA MANTIDA – CORRESP DEVOLVIDA(Para ―M‖) OBS 2.: Se o processo estiver com Defesa em outra Área/Departamento coloca junto com os demais no respectivo local, para posterior arquivamento.

3.3.3.4 - CORRESPONDÊNCIA DEVOLVIDA- PROCESSOS FÍSICOS

 Clicar em: Movimentação

 Digitar o número do Processo ou do Auto de Infração a movimentar

 Verificar se não tem DEFESA no processo

 Clicar em: Situação a Movimentar

 Escolher a opção: -5 Correspondência Devolvida

 Clicar em: Destino;

 Escolher a opção: AAI – Acompanhamento de Infrações

 Clicar em: Motivo da Devolução

 Verificar no envelope qual foi o motivo da devolução e clicar. Caso não seja possível identificar o motivo, clicar na opção: Outros

 Clicar em: Cadastrar Movimentação

 Colocar no respectivo local para posteriormente ser anexado ao Processo

OBS.: Se o processo já estiver na ARMAP(Arq.Geral), leva para a referida Área anexar, e se estiver com defesa em outra Área/Departamento, guarda no respectivo local.

3.3.3.5 - CORRESPONDÊNCIA DEVOLVIDA COM COMUNICADO DE INFRAÇÃO  Clicar em: Movimentação

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 Verificar se já houve Cadastro de Processo, caso positivo descarte a correspondência.

 Verificar se houve regularização, caso positivo descarte

 Clicar em: Situação a Movimentar

 Escolher a opção: -5 Correspondência Devolvida

 Clicar em: Destino

 Escolher a opção: AAI – Acompanhamento de Infrações

 Clicar em: Motivo da devolução

 Verificar no envelope qual foi o motivo da devolução e clicar. Caso não seja possível identificar o motivo, clicar na opção: Outros

 Clicar em: Cadastrar Movimentação, e coloca o envelope no respectivo local para posterior reenvio.

3.3.3.6 - SITUAÇÕES DIVERSAS

1- Quando for devolvido correspondência de publicação no D.O.U, de processo virtual ou físico, não será cadastrada, é feito a pesquisa de um novo endereço, caso seja encontrado, a correspondência será reenviada ao novo endereço, o envelope devolvido e descartado.

2- Quando já tiver cadastrado AR e a correspondência for devolvida posteriormente, cadastra normalmente a devolução, porém, antes de escanear, escreve no envelope ―Devolvido após a entrega‖.

3- Quando voltar A.R de processo virtual que já esteja pago, parcelada ou o processo esteja em outra área/departamento, escreve a situação no AR colocando este junto aos demais. 4- Quando voltar A.R de processo físico que já esteja pago, localiza o processo, coloca o AR dentro guardando-o no escaninho de Multa Paga, para posterior baixa do mesmo e envio ao ARMAP (Arquivo Geral).

5- Correspondência entregue por fiscal, sem o RMO da entrega acompanhando, o mesmo deve ser localizado e impresso da seguinte forma:

Clica em emissões- RMO- Período de:----/--- /---/ a ---/---/----, colocando primeiro a data que consta no rodapé do recibo e depois a data do dia – Tipo empreendimento—Outros---à direita vai em todos- Entrega de Correspondência- Lotação: Escolhe a Inspetoria – Pesquisar, Imprimir.

6- Fazer o cadastramento do A.R ou da Correspondência Devolvida, porém, antes de clicar em Cadastrar Movimentação, busca no sistema o ítem Relatório Matriz de Ocorrência digitando no campo respectivo o nº do mesmo, após, clica em Cadastrar Movimentação.

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7- Quando o fiscal informar um novo endereço, tratando-se de leigo, o mesmo dever ser atualizado da seguinte forma:

-Clica em Correspondência -Atualização de Endereço -Nº RO ou C.I

-Preenche o campo endereço -Atualizar

Obs.: Em se tratando de pessoa física ou jurídica com registro, a atualização de endereço de ser feita por pessoa autorizada mediante uso de senha.

8- Item excluído

9- Quando for Correspondência Devolvida de AUTO de INFRAÇÃO, ou RECIBO entregue por fiscal, e já constar Multa Mantida, não cadastra, escreve a lápis no documento ―F‖ que virou ―M‖ e arquiva no respectivo local (virtual), se for de processo físico anexa ao mesmo.

3.4 Regularização de processos de AI – “Auto de Infração”

Quando o autuado desejar proceder o pagamento a vista do auto de infração a Inspetoria ou a Área de Atendimento, deverá emitir a guia de recolhimento. Periodicamente a Área de Acompanhamento de Infração deverá, através de consulta realizada ao ―Sistema de Arrecadação de Receitas‖, referente ao pagamento de multas, verificar quais processos administrativos em aberto encontram-se na Área de Acompanhamento de Infração aos quais deverá ser anexada cópia do relatório (parte específica do mesmo) para verificação do pagamento, e encaminhar o processo à Área de Recursos Materiais e Patrimoniais para arquivamento.

Quando o processo for eletrônico, o sistema corporativo ―Central de Autos‖ localiza no sistema ―Arrecadação de Receitas‖ o pagamento da multa, anexa automaticamente o comprovante da quitação e encaminha o processo para o arquivo digital.

Quando do pagamento parcelado do auto de infração, o processo de parcelamento de dívida deverá ser encaminhado à Área de Cobrança, para acompanhamento da quitação das demais parcelas, conforme IT. 21 – ―Cobrança‖. A Área de Atendimento deverá localizar e reunir todos os processos e encaminhá-los, juntamente com o processo de parcelamento de dívida para a Área de Cobrança.

Caso o autuado ou representante legal solicite também a quitação de processo em fase de dívida ativa (localizado na Dívida Ativa ou ACOB-DA), a negociação e emissão de guias deverão ser realizadas pela Área de Cobrança.

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Quando da juntada ao processo do Aviso de Recebimento – AR, inicia contagem de prazo de 10 dias para apresentação de defesa. Caso o interessado tenha apresentado a defesa, o processo será analisado conforme o item 3.6. Caso a defesa não seja apresentada, mesmo que o auto tenha sido objeto de regularização (posterior a autuação), o processo deverá ser analisado a revelia, conforme item 3.7.

Quando os processos eletrônicos estiverem com AR cadastrado no escaninho aguardando consulta, verificar se os mesmo foram regularizados ou não, movimentando-os de acordo com a situação, encaminhando para Área de Analises de Processos de Fiscalização.

3.6 Defesa e recurso de auto de infração

Ao receber defesa, o atendente deverá verificar se todos os itens listados no RG.05 – ―Checklist para Recebimento de Defesa‖ foram atendidos. Caso contrário, o interessado deverá ser informado que a defesa somente será aceita com a documentação conforme o RG supracitado. Caso seja apresentada ART, o atendente deverá verificar se os dados conferem com o Relatório Matriz de Ocorrência (endereço, área, serviço), caso contrário, informar que a ART não atende ao solicitado. No entanto, se o interessado insistir que a ART está correta, este deverá apresentar, por escrito, a justificativa que sustente sua afirmação.

No caso do recebimento de defesa pelas inspetorias, o atendente deverá marcar no RG.05 – ―Checklist para Recebimento de Defesa‖ os documentos apresentados e encaminhá-lo junto à mesma. Caso a defesa não apresente todos os documentos listados, ela será devolvida para a inspetoria, para as providencias necessárias.

O atendente deverá cadastrar no ―Sistema de Controle de Processos‖ 01 (um) documento de protocolo para cada Auto de Infração que for apresentada defesa.

Observação:

1. Para as defesas provenientes de inspetoria, o Departamento de Inspetorias deverá localizar o processo, por meio de consulta ao sistema Controle de Processos ou Central de Fiscalização e encaminhar esta à respectiva área.

2. Para as defesas entregues pelos correios, sob a forma de correspondências rastreadas, a Área de Atendimento deverá por meio de consulta ao site dos correios, localizar o rastreamento do objeto, imprimir a página e juntar ao documento recebido.

A defesa deverá ser juntada ao processo, juntamente com o RG.05 – ―Checklist para Recebimento de Defesa‖ e encaminhada para a Área de Análise de Processos de Fiscalização, que procederá a análise do processo e a elaboração do RG. 114 – ―Relatório e voto fundamentado‖, posteriormente o processo será encaminhado às Câmaras Especializadas.

Nos casos de multa mantida, o processo retornará à Área de Acompanhamento de Infração, que enviará um ofício informando da manutenção da multa e os prazos para apresentação de recurso.

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O processo deverá aguardar nos escaninhos da Área de Acompanhamento de Infração, conforme a data estipulada no ofício.

Caso o autuado ou seu representante legal apresente defesa referente ao processo à revelia, esta deverá ser recebida pela Área de Atendimento, que solicitará à Área de Análise de Processos de Fiscalização o retorno do processo para proceder a juntada da defesa. Posteriormente o processo será novamente encaminhado para Área de Análise de Processos de Fiscalização, contudo sem gerar efeito suspensivo do débito, que procederá a análise do processo e a elaboração do RG. 114 – ―Relatório e voto fundamentado‖, posteriormente o processo será encaminhado às Câmaras Especializadas. Uma vez encaminhado às Câmaras, o processo só receberá nova manifestação/documentação, após o julgamento em 1ª instância.

Caso o interessado apresente recurso, este deverá ser anexado ao processo juntamente com o RG.05 – ―Checklist para Recebimento de Defesa‖ e encaminhado à Área de Análise de Processos de Fiscalização que procederá a análise e emissão do RG. 114 – ―Relatório e voto fundamentado‖, para análise pelo Plenário do Crea-GO. Sendo mantida a multa, o processo retornará à Área de Acompanhamento de Infração que enviará um ofício informando da decisão.

O interessado poderá, então, apresentar novo recurso, que será anexado ao processo juntamente com o RG.05 – ―Checklist para Recebimento de Defesa‖ e encaminhado à Coordenadoria de Apoio ao Colegiado para análise pelo Plenário do Confea. Sendo mantida a multa, o processo retornará à Área de Cobrança que enviará um ofício informando da decisão.

Processos relatados que estão aguardando a análise pelas Comissões, Câmaras ou Plenário, se apresentados novos documentos antes dos seus julgamentos, deverão ser encaminhados de volta à Área de Atendimento para as alterações necessárias no ―Sistema da Central de Autos‖. Em seguida, os autos deverão ser enviados à Área de Análise de Processos de Fiscalização/ Coordenadoria de Apoio ao Colegiado para verificar a existência de fatos novos e elaborar novo RG. 114 – ―Relatório e voto fundamentado‖, devolvendo-os às Comissões, Câmaras ou Plenário.

3.7 Processos a revelia

Os processos sem regularização ou apresentação de defesa, nos termos do item anterior, que possuem aviso de recebimento (AR) ou Edital publicado no DOU, deverão ser encaminhados para a Área de Análise de Processos de Fiscalização, que procederá a análise do processo, encaminhando, posteriormente, à Coordenadoria de Apoio ao Colegiado para apreciação do Plenário ou Câmaras Especializadas.

Quando o autuado ou representante legal tiver interesse em proceder ao pagamento do auto de infração, e este constar na Coordenadoria de Apoio ao Colegiado, o interessado deverá ser encaminhado à Área de Atendimento para eventuais esclarecimentos das

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informações contidas no ―Sistema Central de Autos‖ e proceder a regularização da situação, sem, contudo, encaminhar o processo.

Antes do encaminhamento do processo à Coordenadoria de Apoio ao Colegiado ou análise deste pelas Câmaras Especializadas ou Plenário, deverá a Área de Análise de Processos de Fiscalização, verificar no ―Sistema de Arrecadação de Receita‖ a existência de processo com pagamento total do débito, procedendo a impressão da relação das guias recolhidas, anexando esta ao processo em questão, encaminhando para arquivamento. Quando o processo for eletrônico, o sistema corporativo ―Central de Autos‖ localiza no sistema ―Arrecadação de Receitas‖ o pagamento da multa, anexa automaticamente o comprovante da quitação e encaminha o processo para o arquivo digital.

Quando do parcelamento do débito, o processo de parcelamento de dívida deverá ser encaminhado à Área de Cobrança, após o pagamento da primeira parcela, para acompanhamento da quitação das demais parcelas, conforme IT. 21 – ―Cobrança‖. A Área de Atendimento deverá localizar e reunir todos os processos e encaminhá-los, juntamente com o processo de parcelamento de dívida para a Área de Cobrança.

Caso o autuado ou representante legal solicite também a quitação de processo em fase de dívida ativa (localizado na Dívida Ativa ou ACOB-DA), a negociação e emissão de guias deverão ser realizadas pela Área de Cobrança.

3.8 Monitoramento dos processos

3.8.1 Acompanhamento – prazos:

Periodicamente, a Área de Acompanhamento de Infração deverá monitorar os prazos estabelecidos em cada processo. Os processos sem regularização ou apresentação de defesas, que possuem aviso de recebimento (AR) ou Edital publicado no DOU, deverão ser encaminhados para as áreas pertinentes.

No processo eletrônico o sistema corporativo ―Central de Autos‖ monitora automaticamente os prazos estabelecidos em cada etapa do processo. Os processos sem regularização ou com apresentação de defesa que possuem Aviso de Recebimento (AR) são encaminhados para o escaninho virtual de consulta, para verificar a regularização do fato gerador do auto, posteriormente o processo eletrônico será encaminhado às áreas competentes.

3.9 Armazenamento de documentos

3.9.1 - Na Área de Acompanhamento de Infração Processos administrativos em meio físico– Os processos devem ser armazenados por:

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  Item excluído

 Tipo M (Multa Mantida):

- Separados por data do ofício de manutenção; - Por tipo: Profissional, Pessoa Jurídica ou Leigo; - Ordem alfabética.  Aviso Extrajudicial: - Ordem alfabética.  Correspondência Devolvida: - Ordem alfabética.  Ofícios: - Ordem alfabética.

 RMO – “Relatório Matriz de Ocorrência” –

- Os RMO’s emitidos devem ser armazenados por Analista/Agente de Fiscalização. Processos administrativos eletrônicos

Os processos devem ser armazenados por:

 Escaninho auto de infração lavrados aguardando defesa (ESC. – AAI – AUTO – AGUARDANDO DEFESA)

 Escaninho de auto de infração aguardando documentação (ESC. – AAI – AUTO – AG.DOCUMENTAÇÃO)

 Escaninho de auto de infração aguardando consulta (ESC. – AAI – AUTO – AGUARDANDO CONSULTAS)

 Escaninho de auto de infração mantido com correspondência devolvida (ESC. – AAI – AUTO – CORRESP DEVOLVIDA)

 Escaninho de defesas protocoladas (ESC. – AAI – DFESAS/DOCUMENTOS)

 Escaninho de Multa Mantida (ESC. – AAI – MULTA MANTIDA)

  Item excluído

 Escaninho de autos de infração com correspondência enviada (ESC. – AAI – AUTO – CORRESP REENVIADA)

 Escaninho de Multa Mantida mantidos aguardando documentação (ESC.- AAI – MULTA MANTIDA – AG. DOCUMENTAÇÃO)

 Escaninho de autos de infração para publicação em Diário Oficial (ESC. – AAI –DOU – AUTO – AGUARDANDO PUBLICAÇÃO)

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 Escaninho de autos de infração para publicado em Diário Oficial (ESC. – AAI –DOU– AUTO – PUBLICADO )

 Escaninho de Multa Mantida com correspondência devolvida (ESC. – AAI – MULTA MANTIDA – CORRESP DEVOLVIDA)

 Escaninho de Multa Mantida com correspondência enviada (ESC. – AAI – MULTA MANTIDA – CORRESP REENVIADA)

 Escaninho de Multa Mantida para publicação em Diário Oficial (ESC. – AAI – MULTA MANTIDA – D.O.U)

 Escaninho de Multa Mantida publicado em Diário Oficial (ESC. – AAI – D.O.U - MULTA MANTIDA – PUBLICADO)

 Escaninho de solicitação para instaurar processos (ESC. – AAI – MULTAS PERSONALIZADAS CÂMARAS)

3.9.2 Na Área de Análise de Processo de Fiscalização Processos administrativos eletrônicos

Os processos devem ser encaminhados por:

 Escaninho de autos de infração aguardando deliberação do colegiado (esc._apf_outros)

 Escaninho de autos de infração com defesa às Câmaras (esc.apf_defesa)

 Escaninho de autos de infração com defesa intempestiva (esc._apf_defesa intempestiva)

 Escaninho de autos de infração sem defesa (esc._apf_revelia)

 Escaninho de autos de infração sem defesa com evidências de regularização (esc._apf_sem defesa)

 Escaninho de autos de infração com pedido de reconsideração à Câmara (esc._apf_reconsideração câmara)

 Escaninho de autos de infração com recurso ao Plenário(esc._apf_plenário)

 Escaninho de autos de infração com pedido de reconsideração ao Plenário (esc._apf_ reconsideração plenário)

3.9.3 No Departamento de Fiscalização Processos administrativos eletrônicos Os processos devem ser armazenados por:

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 Escaninho de autos de infração aguardando analise do Gestor do Departamento de Fiscalização (escaninho_fisc) 4.REGISTROS  Relação de Correspondências  Memorando  Ofício

 RG. 05 – Checklist para Apresentação de Defesa  Edital

  Item excluído

 RG. 114 – ―Relatório e voto fundamentado‖

5. CONTROLE DE REGISTROS

Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma:

Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição

Relação de Correspondências Armário da Área de Acompanhamento de Infração Pasta Acesso livre Indexado por mês 2 anos (vigente e anterior) Lixo Memorando Armário da Área de Acompanhamento de Infração Pasta A/Z Acesso Livre Indexado por mês 2 anos (vigente e anterior) Lixo Ofício Sistema corporativo – ―Fiscalização - Central de Autos‖ Eletrônico Livre para consulta Indexado por número processo Permanente -

Processo em meio físico – Trâmite nas áreas

Pasta ―Processo Administrativo‖ Acesso livre Pasta ―Processo Administrativo‖ indexada por número Até a finalização do processo Área de Recursos Materiais e Patrimoniais Processo eletrônico – Sistema corporativo ―Registro – Processos‖ Eletrônico Livre para consulta e restrito para edição. Indexado por

(16)

Checklist para Apresentação de

Defesa - RG. 05 –

Processo em meio físico -Trâmite nas áreas

número Permanente Arquivo digital

Edital Armário da Área de Acompanhamento de Infração Pasta Acesso Livre Indexado por mês 2 anos (vigente e anterior) Lixo

número Permanente Arquivo digital

Item excluido

Item excluído Item excluido Item excluido Item excluido Item excluido Item excluído Item excluido Item excluido Item excluido Item excluido

Relatório e voto fundamentado – RG. 114 Sistema corporativo – ―Fiscalização - Central de Autos‖ Eletrônico Livre para consulta e restrito para edição. Indexado por número processo ou auto Permanente -