Lançamento de Faturas – Contas a Receber
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Fatura a Receber representa um crédito qualquer que a empresa tem em aberto ou uma venda a prazo que utilizou uma forma de pagamento diferente de dinheiro, ou seja, que não entrou dinheiro em caixa e será recebido em outro momento através do pagamento das faturas. As faturas podem ser do tipo (originadas de): cheque a vista, cheque a prazo, crediário, cartão, convênio ou financeira. No ERP quando o usuário realiza vendas com estas formas de pagamento e dependendo de algumas configurações (como se a Natureza de Operação utilizada na operação admitir integração com o financeiro) o sistema lança faturas a receber automaticamente. Mas, faturas também podem ser lançadas manualmente através desta rotina, e para isso, alguns campos devem ser informados:
Lançamento de Faturas
Cliente da fatura. O usuário poderá digitar o código ou realizar a busca através do recurso da lupa; Código do Cliente:
Data de emissão é a data do documento; Data de Emissão:
Data de lançamento é a data do cadastramento da fatura no sistema. Por exemplo, o usuário poderá estar lançando uma fatura hoje no sistema (Data de Lançamento), mas Data de Lançamento:
ela ter sido emitida ontem, ou seja, a data real do documento de ontem (Data de Emissão);
Valor total da fatura. A fatura poderá ser lançada em outra moeda, para isso, basta selecionar o símbolo da mesma. Valor total:
As moedas em que a empresa irá trabalhar geralmente são definidas na implantação do ERP e a atualização dos valores de cotação do dia é realizada na página de entrada do sistema, após a autenticação do usuário;
Quantidade de faturas que o sistema irá gerar. O sistema divide o valor total informado pelo número de parcelas para gerar o valor de cada fatura. Por padrão é possível gerar no máximo
Parcelas:
até 36 parcelas, mas este número poderá ser alterado em Parâmetros Globais – Financeiro – Campo "Quantidade máxima de parcelas para o lançamento de faturas";
Prazo entre as parcelas. A partir da data de emissão do documento adiciona os dias informados neste campo para calcular a data de vencimento da primeira fatura, para as demais
Prazo:
considera esta quantidade de dias como prazo entre elas;
Ao gerar a data de vencimento das faturas como alguns meses possuem mais dias, o dia de vencimento poderá variar. Exemplo: Data de emissão: 06/12 então a data de
Gerar vencimento fixo:
vencimento das faturas ficará: 05/01, 04/02 e 06/03. Marcando esta opção, as parcelas a serem geradas terão o dia de vencimento fixo, por exemplo: Data de emissão: 06/12, assim, data de vencimento das faturas: 06/01, 06/02 e 06/03. Caso a data de vencimento de alguma fatura caia no final de semana (sábado ou domingo) e nos Parâmetros Globais – Financeiro – a opção "Vencimentos de faturas apenas em dias de semana:" estiver marcada, o sistema colocará o vencimento da fatura em questão para a segunda-feira;
Número da Nota Fiscal de saída relacionada a esta Fatura a Receber;
Documento:
Série na Nota Fiscal de saída relacionada a esta fatura. As séries utilizadas no lançamento de faturas a receber são as séries de saída, porque Fatura a Receber é originada de uma Nota
Série:
Fiscal de saída. Estas séries deverão ser previamente cadastradas (Menu Faturamento -> Cadastros auxiliares -> Série de Nota Fiscal); Tipo de documento da fatura, que pode ser: Chq. Vista, Chq. Prazo, Crediário, Cartão, Convênio e Financeira.
Forma de Pgto:
Empresa do lançamento da fatura. O usuário poderá estar logado em uma unidade, mas fazer o lançamento por outra empresa, escolhendo a mesma neste campo; Empresa:
Os dados para a integração contábil também deverão ser informados. O usuário deverá selecionar o histórico da operação ou utilizar o recurso da lupa para localizar o histórico Contabilidade:
desejado. As contas débito e crédito serão exibidos de acordo com o histórico selecionado e o tipo de rateio também depende do histórico (Mais detalhes sobre os tipos de rateio ver manual de Contabilidade).
A conta fluxo de caixa representa o local de previsão para a entrada do dinheiro quando a fatura for paga e geralmente é caixa ou bancos. Através do botão será possível verificar dicas de preenchimento para o campo em questão.
Dica
As formas de pagamento poderão ser bloqueadas nas permissões de usuário no grupo Financeiro – Contas a Receber, subgrupo Permissões Gerais do Grupo Financeiro – Contas a Receber, permissão "Formas de pagamento bloqueadas".
Dados de Contabilidade
Os últimos dados a serem informados são: vendedor, usuário do lançamento da fatura e uma observação também poderá ser inserida. Ao informar o código do cliente o sistema sugere automaticamente o vendedor configurado em seu cadastro, mas, permitindo o usuário alterar esta informação.
Nota
Clicando sobre o ícone de será exibida uma nova janela onde será possível pesquisar pela conta débito ou crédito utilizando o nome do plano de contas, código de cadastro do microvix e a conta contábil;
O campo “Conta Contábil” no cadastro de plano de contas permite salvar o mesmo número em dois planos de contas diferentes, sendo assim, quando a pesquisa for realizada por meio da conta contábil, caso o usuário informe um número existente em mais de um plano de contas, o componente deverá apresentar múltiplos resultados para que o usuário faça a escolha entre as opções;
Dados da Conta a Receber.
Para lançar uma fatura de adiantamento referente a um orçamento/pedido é necessário ativar a opção "Adiantamento" e no campo "Nº do Pedido" (exibido caso a opção "Adiantamento" for ativada) informar o número do orçamento/pedido desejado.
Após a confirmação dos dados o usuário poderá alterar a data de vencimento de cada fatura, bem como os valores, inserir uma observação diferenciada para cada fatura e também configurar o portador das mesmas.
Gerar Faturas a Receber
Caso a forma de pagamento escolhida em tela for "Cheq. Vista" ou "Cheq. Prazo" será solicitado os números dos cheques.
Ainda é possível alterar o prazo podendo-se estabelecer um prazo maior ou menor entre as faturas. Para alterar o prazo entre as faturas, é necessário clicar sobre o link "Vcto." e na janela que se abrirá alterar os prazos desejados.
Alteração do Prazo de Vencimento
Nota
É possível configurar para que a data de vencimento das faturas nunca coincida com sábados e domingos (fim de semana). Nesta situação, o sistema colocará o vencimento da fatura para a segunda-feira. Para isso é necessário marcar a opção: "Vencimentos de faturas apenas em dias de semana" de Parâmetros Globais – Financeiro. É importante lembrar que este parâmetro é válido para todo o sistema, isto é, para todas as rotinas que geram faturas;
Também é possível configurar para que no lançamento de faturas do Contas a Receber, seja possível informar o nosso número. Esse campo estará disponível ao lado do campo "Portador", mas, para habitar este recurso é necessário entrar em contato com o Suporte Técnico Linx;
Nas permissões de usuário - grupo "Financeiro" - opção "Portadores Bloqueados", se o item "Estender bloqueio para lançamento de faturas" estiver marcado, os portadores que foram bloqueadas não estarão disponíveis no momento do lançamento da fatura;
Não será possível informar caracteres especiais no campo Observação Padrão.
Referente a cancelamentos pelo conciliador de cartões
Caso uma compra realizada por meio de cartão de crédito tenha sido cancelada, será feito um lançamento contábil com os valores pagos pela adquirente a titulo de cancelamentos. Este valor ainda poderá ser estornado pela adquirente. Para que esse procedimento ocorra, é necessário configurar um histórico à operação padrão "Cancelamento de pagamento em cartão - Conciliador", disponível em Adm./Financeiro > Cadastros Auxiliares > Contabilidade > Operações Padrões > Grupo Financeiro;
Se o histórico selecionado para o lançamento da fatura estiver relacionado ao rateio variável, os centros de custo serão abertos para que seja informado o valor para cada centro de custo.
Rateio entre Centro de Custos
Na última página será possível imprimir dois documentos: O boleto da fatura em Laser/Deskjet (para ser pago em banco) e a Duplicata Mercantil. Para a impressão do boleto bancário é necessário que a fatura esteja configurada com uma cobrança eletrônica previamente cadastrada e associada à conta fluxo da fatura. (Mais explicações ver Manual de Contabilidade – Plano de Contas).
Configurar operação padrão
Nota
A opção "Não ratear diferença entre centros de custo" permite que o usuário defina os valores manualmente para os centros de custos, esta opção somente é exibida para empresas que estiverem configuradas para trabalhar com apenas um nível hierárquico e caso o histórico selecionado possua rateio variável.
Impressão de Fatura
Enviar faturas por e-mail
Nota
É possível personalizar o campo "Assunto" do e-mail de envio ao cliente. Para isso é necessário acessar Parâmetros Globais > Financeiro, e no grupo "E-mails" irá constar o item "Título Personalizado".
Dica
O lançamento de faturas é controlado pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário tiver permissão para acesso (Grupo Financeiro – Contas a Receber, subgrupo Permissões Gerais do Grupo Financeiro – Contas a Receber, permissão "Lançamento de faturas");
Se no lançamento de faturas estiver aparecendo o campo "Status" é porque existem status no sistema configurados para serem selecionados no lançamento de faturas (Mais informações vide Item Cadastro de Status);
É possível determinar/restringir os históricos que poderão ser utilizados no lançamento de faturas. Para isso é necessário configurar em Permissões de Usuário – Grupo "Contabilidade" – Opção "Lançamento apenas nos Históricos".
